SEMOVIENTES

CÓDIGO: P-BS-09
PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES
FECHA APROBACIÓN:
03 DE MAYO DE 2010
VERSIÓN: 3
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SEMOVIENTES
REVISÓ
PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA DE
ALMACEN
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
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PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES
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VERSIÓN: 3
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1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades realizadas por el Almacén Departamental para los
movimientos de Semovientes a cargo de la Secretaría de Agricultura.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepción del informe de la Secretaría de
Agricultura, en el que se registran nacimientos, valorización, muertes, hurto y
venta de semovientes y finaliza con la actualización en el sistema de los
movimientos presentados en dicho informe en stock y en servicio.
3.
DEFINICIONES

SEMOVIENTE: Bien que consiste en ganado de cualquier especie.

NACIMIENTOS: Se presentan en el momento en que existan partos de
semovientes a cargo de la Secretaría de Agricultura, dando inicio a la vida
de nuevos animales, en el periodo de tiempo determinado.

MUERTE: Se presenta en el momento en que se extinga el proceso
homeostático del semoviente, finalizando su vida.

HURTO: Se presenta cuando existe un apoderamiento ilegítimo de bienes
ajenos, causando daño económico de lo hurtado.

VENTA: Es el instrumento legal por el cual una persona dueña de un bien, cede
su propiedad a quien lo compra a cambio de remuneración.
4.
RESPONSABLE:
Profesional universitario del Almacén Departamental.
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5. DESARROLLO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
PUNTO DE
CONTROL
INICIO
1
Auxiliar
administrativo
Recepcionar
mensualmente
informe de semovientes de la
Secretaría de Agricultura.
El informe
información
Almacén?
2
Recepción informe
Secretaria de
Agricultura
Informe
mensual de
Secretaría de
Agricultura.
SI
cuenta con la
requerida
por
4
NO
3
Auxiliar
administrativo
Devolver el informe para que se
agreguen los datos faltantes.
Devolver informe
NO
Hubo nacimiento de semovientes
en el mes?
4
7
SI
5
Auxiliar
administrativo
Realizar entrada al sistema de los
nacimientos
por
nuevas
existencias en stock, indicando
costo y registro del animal.
Realizar entrada
al sistema
Comprobante
de entrada
6
Auxiliar
administrativo
Se realiza la salida del stock en el
sistema, pasando el semoviente a
servicio, cargándolo al funcionario
encargado.
Salida del
sistema
Comprobante
de salida
NO
Se
realizó
compra
semovientes en el mes?
7
de
10
SI
8
Auxiliar
administrativo
Realizar y registrar la entrada en
el sistema por compra de bienes
devolutivos.
Realizar entrada
al sistema
Comprobante
de entrada
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
9
Auxiliar
administrativo
Registrar salida en el sistema por
bienes en servicio, efectuando la
salida de stock del semoviente.
FLUJOGRAMA
Registrar salida
del sistema
PUNTO DE
CONTROL
Comprobante
de salida
NO
Se realizó venta de semovientes
en el mes?
10
14
SI
Auxiliar
administrativo
Verificar que se tengan los
siguientes
datos:
género,
plaqueta, recibo de caja y costo
histórico y valorización del animal.
12
Auxiliar
administrativo
Realizar en el sistema el reintegro
del semoviente a stock (en su
costo histórico y valorización) a
través de una entrada por
devolución de bienes en servicio.
13
Auxiliar
administrativo
Registrar en el sistema la salida
por venta afectando el costo
histórico
y
la
valorización
acumulada del animal
11
Verificar datos
Documentos
Realizar
reintegro al
sistema
Registrar salida en
el sistema
Comprobante
de entrada
Comprobante
de salida
NO
14
Hubo muerte de animales?
17
SI
15
Auxiliar
Administrativo
Realizar la entrada del animal al
stock por devoluciones al servicio
(costo histórico y valorización).
16
Auxiliar
Administrativo
Realizar salida por merma en el
sistema, indicando plaqueta y
costo histórico del animal y
valorización.
Realizar entrada
Realizar salida
NO
17
Se presentó robo de animales en
el mes?
20
SI
Comprobante
de entrada
Comprobante
de salida
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FLUJOGRAMA
PUNTO DE
CONTROL
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
18
Auxiliar
Administrativo
Realizar la entrada del animal al
stock por devoluciones al servicio
(costo histórico y valorización).
Realizar
entrada
Comprobante
de entrada
19
Auxiliar
Administrativo
Registrar salida por hurto de los
animales en el sistema por el
valor histórico y la valorización.
Realizar salida
Comprobante
de salida
NO
20
Hay que realizar inventarios?
37
SI
21
Contador y
Profesional
Universitario
Planear
la
realización
del
inventario físico (fecha, duración,
equipo de trabajo, herramientas
necesarias, etc.).
22
Auxiliar
Administrativo
Contador y
Profesional
Universitario
Realizar corte en el sistema y
efectuar el conteo de los animales
registrando
el
peso
e
identificando la valorización del
animal.
Realizar corte
en el sistema
Reporte
23
Auxiliar
Administrativo
Confrontar los datos del sistema
con lo encontrado en campo.
Confrontar datos
Reporte
Hubo
valorización
semovientes?
24
de
Planear realización
de inventarios
Plan de
trabajo
NO
los
26
SI
25
Auxiliar
Administrativo
Registrar una entrada al sistema
por mejora del bien (semoviente)
en
servicio
cargando
la
valorización
a
la
plaqueta
correspondiente.
Hubo
desvalorización
semovientes?
26
Registrar entrada
Comprobante
de entrada
NO
de
31
SI
27
Auxiliar
Administrativo
Realizar
el
reintegro
del
semoviente a stock por entrada
devolutivos del servicio por el
costo histórico más la valorización
que lleve hasta ese momento.
Realizar reintegro
Comprobante
de entrada
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FLUJOGRAMA
PUNTO DE
CONTROL
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
28
Auxiliar
Administrativo
Registrar en el sistema la salida
por merma del costo histórico
más la valorización.
Registrar salida
Comprobante
de salida
29
Auxiliar
Administrativo
Registrar entrada por nuevas
existencias por el valor neto del
animal, de acuerdo a lo definido
en el inventario.
Realizar entrada
Comprobante
de entrada
30
Auxiliar
Administrativo
Realizar
salida
al servicio,
cargando el semoviente al
funcionario responsable.
Realizar salida
Comprobante
de salida
NO
31
34
Existen faltantes de animales?
SI
32
Auxiliar
Administrativo
Realizar la entrada del animal
faltante de acuerdo a la plaqueta
al stock por devoluciones al
servicio
(costo
histórico
y
valorización).
33
Auxiliar
Administrativo
Registrar salida del mismo, por
hurto de los animales en el
sistema por el valor histórico y la
valorización acumulada.
Se
encontraron
animales
adicionales a los reportados en el
sistema?
34
35
Auxiliar
Administrativo
Realizar la entrada al Almacén en
el
sistema
como
nueva
existencia.
36
Auxiliar
Administrativo
Realizar salida en el sistema de
stock y cargar el semoviente al
responsable, es decir, realizar
salida al servicio.
37
Realizar entrada
Comprobante
de entrada
Realizar salida
Comprobante
de salida
NO
37
SI
Realizar entrada
Comprobante
de entrada
Realizar salida
Comprobante
de salida
FIN
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GENERALIDADES:
DESCRIPCION DE SEMOVIENTES
1. RECEPCIÓN DEL INFORME DE SEMOVIENTES
Mensualmente, la Secretaría de Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural debe
presentar un informe a Almacén que contenga como mínimo:





Nacimientos: cantidad y precio por kilo reportado en Catama para el mes.
Compras: Cantidad y costo.
Ventas: resolución de baja de semovientes, plaqueta, género y recibo de
caja.
Muertes: cantidad y plaquetas.
Hurtos: Cantidad y plaquetas.
2. REGISTRO DE NACIMIENTOS
De acuerdo al informe presentado, se identifica la relación de nacimientos en el
mes, haciéndose una entrada al sistema por nuevas existencias. Para ello, se
toma como peso promedio 40 kilogramos y el valor por kilo el presentado en
Catama para el mes que se reporta, la multiplicación de estos datos brindan el
costo histórico del animal y es con el cual se realiza la entrada en el sistema,
para tal fin se sigue la ruta:
Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos –
entrada por nuevas existencias, y se visualiza de la siguiente manera:
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Inmediatamente se da ingreso del semoviente al stock, se debe efectuar una
salida al servicio. En este caso, en que la salida es un bien devolutivo, el
comprobante de salida va a la carpeta del funcionario encargado.
Se debe realizar el comprobante de salida en el sistema digitando en el mismo
el elemento que va a ser cargado al funcionario, a través de la ruta: Sistema
PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida al
servicio, y se visualiza de la siguiente manera:
3. REGISTRO DE COMPRAS:
Son operaciones mercantiles a través de los cuales se realiza la adquisición de
semovientes mediante la erogación de fondos provenientes de recursos
propios, convenios o cofinanciación.
Para realizar la entrada en el sistema por compra de semovientes, se sigue la
ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos
– entrada por compras, y se visualiza de la siguiente manera:
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Posteriormente se realiza la salida del stock en el sistema y se pasan los
bienes devolutivos (semovientes) al servicio.
4. REGISTRO DE VENTAS DE SEMOVIENTES
Cuando se realizan ventas de semovientes, se identifica la plaqueta del animal
vendido, y se realiza un reintegro al stock del mismo, es decir, se registra en el
sistema una entrada por devolución del servicio, para ello se sigue la ruta en el
sistema: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes
devolutivos – entrada por devolución del servicio, y se visualiza de la siguiente
manera:
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Posteriormente, se realiza en el sistema una salida por venta por el costo
histórico y la valorización acumulada de las plaquetas correspondientes a los
animales vendidos, este trámite se realiza siguiendo la ruta: Sistema PCTG –
módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por venta, y se
visualiza de la siguiente manera:
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5. REGISTRO DE MUERTE DE SEMOVIENTES
En el caso en que el informe relacione muerte de animales, se debe efectuar el
reintegro de los mismos al stock (en costo histórico y valorización) para
registrar las muertes de los mismos dándoles de baja en el sistema. Esta
operación se realiza haciendo una salida por merma.
Esta salida se realiza en el sistema a través de la siguiente ruta: Sistema PCTG
– módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por merma, y
se visualiza de la siguiente manera:
6. REGISTRO DE ROBO O HURTO DE SEMOVIENTES
En el caso en que se relacione robo de semovientes, es necesario realizar el
reintegro de acuerdo a las plaquetas de costo histórico y valorización del
animal, al stock para poder así, realizar la salida por hurto de los animales en el
sistema, de acuerdo al número de plaqueta, y valor histórico y valorización de
los mismos. Esta salida por hurto se realiza siguiendo la ruta: Sistema PCTG –
módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por hurto. Se
visualiza de la siguiente manera:
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7. REALIZACIÓN DE INVENTARIOS
El inventario de semovientes se debe realizar anualmente con corte 31 de
diciembre, para ello es necesario planificar las herramientas y demás
necesarios para la realización de esta actividad. Dicha planificación debe
enmarcar entre otras cosas las fechas de realización del inventario en campo,
el equipo humano, el registro del sistema a fecha de corte, el valor histórico y
valorizaciones (si existen), herramientas para desplazamiento y peso de los
animales, etc. Esta actividad se realiza conjuntamente con la Secretaría de
Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural.
Se procede a confrontar los datos arrojados en el sistema con lo encontrado
físicamente, adicionalmente se deben pesar los animales para identificar su
valorización o desvalorización frente al costo histórico.
Al realizar esta actividad se puede identificar:
a. Que exista valorización de los animales: En este caso, se realiza una
entrada en el sistema por mejora del bien en servicio, por la diferencia
positiva entre el valor a fecha de corte y el costo histórico del animal más
la valorización que en ese momento lleve el semoviente. La entrada por
mejora se realiza en el sistema de la siguiente manera: Sistema PCTG –
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módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por
mejoras, y se visualiza de la siguiente manera:
b. Que exista desvalorización del costo de los animales: En este caso se
realiza el reintegro del semoviente a stock haciendo una entrada por
devolutivos del servicio por el costo histórico más la valorización que en
ese momento lleve el semoviente. Posteriormente, se realiza una baja
por merma del semoviente teniendo en cuenta su costo histórico y
valorización, esta se registra en el sistema como salida por merma así:
Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos
– salida por merma.
Una vez efectuada la salida, se registra en el sistema una entrada por
nuevas existencias por el valor neto del animal, es decir, el valor real al
momento de efectuar el inventario, y se realiza una salida al servicio
para cargar el semoviente al responsable del mismo.
c. Que falten en campo animales frente a lo arrojado por el sistema: En
este caso, se realiza el reintegro de los animales de acuerdo a las
plaquetas (costo histórico y valorización) al stock, para posteriormente
realizar una salida por merma del inventario, teniendo en cuenta la
afectación tanto del costo histórico como de la valorización acumulada.
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d. Que la cantidad de animales en campo sea superior a lo arrojado por el
sistema: En este caso, se realiza una entrada al sistema por nuevas
existencias y posteriormente una salida al servicio, sacando del stock la
entrada por nuevas existencias registrada.
Nota: El costo en las salidas siempre debe identificar independientemente los
valores de costo histórico y valorización de los semovientes, por tener cuentas
contables diferentes.
8. CONFRONTAR REGISTROS CON CONTABILIDAD
Siempre que se realice algún movimiento de inventarios de semovientes, es
necesario confrontar que la afectación contable sea correcta, con el fin de
garantizar que los movimientos afecten las cuentas correctas y registre los
valores exactos.
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6. ANEXOS Y REGISTROS
Registro
Responsable
Comprobante
de entrada
Auxiliar
administrativo
Comprobante
de salida
Auxiliar
administrativo
Como
conservarlo
Medio
magnético y
físico
Donde
conservarlo
Archivo de
gestión de
almacén
Tiempo de
conservación
Según tabla
de retención
documental l
Medio
magnético y
físico
Archivo de
gestión de
almacén
Según tabla
de retención
documental l
Disposición
final
Disponer
según tabla
de retención
documental
Disponer
según tabla
de retención
documental
7. HISTORIAL
VERSIÓN
01
02
03
VIGENCIA
Según acto
administrativo
Según acto
administrativo
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IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
Versión inicial
Reingeniería de proceso
Revisión y ajuste como resultado la
Acción Correctiva No 01 del 15 de febrero
de 2010
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.