San Pedro Solóma - Contraloría General de Cuentas

Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO
Incompleto resguardo de documentos de respaldo (Hallazgo de Control Interno No.1)
Condición
En los expedientes de obras por contrato y por administración de los ejercicios fiscales de los años 2004,
2005 y 2006 de la municipalidad de San Pedro Soloma, Huehuetenango, no se encontraron algunos
documentos de respaldo y otros aparecen en fotocopia simples.
Criterio
El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno
Gubernamental, Norma 1.11 Archivos. Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,
emitir las disposiciones legales que correspondan, con base a las políticas administrativas e institucionales,
para que en todas las unidades ejecutoras de la organización, crean y mantengan archivos actualizados y
ordenados en forma lógica, con sistemas que permitan la identificación y localización de documentos e
información, así también que tengan una guarda y custodia adecuadas y 2.6 Documentos de Respaldo,
indica: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con
la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la
transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y
control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca,
para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis.
Causa
Descuido en el resguardo de la documentación de respaldo y falta de supervisión en las tareas asignadas al
personal subalterno.
Efecto
Dificultad en la fiscalización sobre la transparencia de la operación o erogación económica.
Recomendación
El Tesorero y Coordinador de la Unidad de Planificación Municipal, deben ejercer mayor control en el
requerimiento y recepción de los documentos de respaldo y el adecuado resguardo de los mismos.
Comentarios de la administración
El Señor Ervin Ramón Díaz Velásquez, Coordinador de la Unidad de Planificación Municipal, manifiesta que
si bien existen documentos en fotocopias es lógico que debe estar el original. El Secretario municipal
manifiesta que de hecho, que de lo solicitado en nota de auditoría de fecha 9 de agosto 2007, se da
respuesta en oficio número 106-2007 Ref-Srio, de los cuales se encontraban traspapelados, a excepción del
expediente del Proyecto de la aldea Yincú, no se encontró original, pero en anterior requerimiento de la
Contraloría de Cuentas se enviaron fotocopias de todos los documentos, porque habían emitido una sanción,
misma que al analizar las respuestas, se resolvió dejar sin efecto.
Comentarios de auditoría
El comentario de la administración no desvanece el presente hallazgo, por lo que se confirma el mismo.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto No.31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica
de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 22, para el Tesorero Municipal, por la cantidad de
Q8,000.00.
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Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO
Falta de las unidades de auditoría interna y administración financiera integrada municipal. (Hallazgo
de Cumplimiento No.1)
Condición
Se determinó que durante los ejercicios fiscales auditados 2004, 2005 y 2006 la municipalidad de San Pedro
Soloma, Huehuetenango, no contaba con los servicios profesionales de un Contador Público y Auditor, que
desempeñara las funciones de Auditor Interno, como lo es evaluar el ambiente y estructura de control interno,
en todos los niveles y operaciones que realizó dicha municipalidad y la Unidad de Administración Financiera
Municipal.
Criterio
El articulo 88 del Decreto 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, establece: Que las
Municipalidades deberán contratar a un auditor Interno, bien a tiempo completo o parcial; y de igual manera
el articulo 97 del mismo cuerpo legal indica crear su estructura administrativa, la unidad de Administración
Financiera Integrada Municipal AFIM-.
Las Normas Generales de Control Interno, contenidas en Acuerdo número 09-2003, emitidas por el Jefe de
la Contraloría General de Cuentas, en el numeral 1.8 CREACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LAS
UNIDADES DE AUDITORÍA INTERNA, indica: ¨Las autoridades superiores deben crear las unidades de
auditoría interna, de acuerdo a la complejidad de las operaciones institucionales y dotarlas de los recursos
necesarios, para que su gestión contribuya a mejorar la eficiencia y eficacia del Control Interno Institucional¨.
Causa
Las autoridades no le han dado importancia a crear la Unidad de Auditoría Interna y de Administración
Financiera Municipal.
Efecto
Ocasiona debilidad en el control interno institucional y falta de confiabilidad de las operaciones
administrativas y financieras.
Recomendación
El Alcalde Municipal y Concejo Municipal deben crear las Unidades de Auditoría Interna y de Administración
Financiera Integrada Municipal, para cumplir con la finalidad de fortalecer el Sistema de Control Interno y
reducir los riesgos financieros, contables y administrativos.
Comentarios de la administración
La contratación del Auditor Interno y la creación de la Unidad de Administración Financiera, se hará para el
ejercicio fiscal 2007.
Comentarios de auditoría
El comentario de la administración no desvanece el presente hallazgo, en virtud que la contratación del
Auditor Interno y la creación de la Unidad de Administración Financiera, será hasta para el ejercicio fiscal
2007.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica
de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde, dos Síndicos y Cuatro
Concejales, por la cantidad de Q20,000.00 para cada uno.
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Falta de envío de copias de contratos a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento
No.2)
Condición
Se estableció que las copias de los contratos, Contrato Administrativo de Obra Civil No.01, suscritos por la
municipalidad de San Pedro Soloma, Huehuetenango con la Empresa El Matellano por la cantidad de
Q402,835.00 en concepto de Construcción escuela aldea Poxlac, Contrato Administrativo No.02-2006,
suscrito con la Empresa Constructora de Occidente por la Construcción de Introducción de agua entubada
para las comunidades de Nenajap y Jolomar, por la cantidad de Q1.879,982.90, Contrato Administrativo de
Obra Civil No.03-2006 suscrito con la Empresa Constructora Los Cipreses, para la Construcción de escuela
caserío Chitamil, por la cantidad de Q352,600.00, ambos de fecha 03 de agosto de 2006; Contrato
Administrativo de adquisición de materiales de construcción No.03-2006, suscrito con el Señor Pedro Martín
propietario de Miscelánea San Pedrana, con fecha 23 de mayo de 2006, por valor de Q104,481.00 y
Contrato de Compra Venta No.30 de fecha 25 de enero de 2006, suscrito con Corporación General de
tractores, Sociedad Anónima, por la adquisición de una Excavadora hidráulica, marca Caterpilar, modelo
CL(320CL), Serie (SBN01290), por la cantidad de Q1.684,000.00, no han sido enviados al Departamento de
Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas.
Criterio
El Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, en su artículo
número 75 indica:
De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad
contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la
respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y
fiscalización.
Causa
Negligencia en la aplicación de disposiciones legales por parte de las autoridades municipales.
Efecto
Falta de confiabilidad en la documentación que legaliza y soporta las transacciones de la municipalidad,
causa inconvenientes en la fiscalización y centralización de dicha información por parte de la Contraloría
General de Cuentas.
Recomendación
Al Alcalde municipal de San Pedro Soloma, Huehuetenango, para que gire instrucciones al Secretario,
Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación e Ingeniero Supervisor, el debido cumplimiento de tales
disposiciones legales.
Comentarios de la administración
El Alcalde Municipal faculta al Secretario municipal para dar la información: Con relación a ello se recibió el
Oficio No.235-DIP-DC-2005 de fecha trece de diciembre de 2005, fue recibido el 11 de enero de 2006, y para
ello se remitió un memorial a la Contraloría General de Cuentas, pero que posteriormente no se recibió otro
requerimiento de las copias de los contratos por parte de la Contraloría General de Cuentas
Comentarios de auditoría
El comentario de la administración no desvanece el presente hallazgo, por lo que se confirma el mismo
Acción Correctiva
Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del
Estado, artículo 82, para el Alcalde, Secretario, Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación e
Ingeniero Supervisor de la municipalidad de San Pedro Soloma, Huehuetenango por valor de Q78,998.19
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para cada uno.
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