procesos de atención al voluntariado

PROCESOS DE ATENCIÓN AL VOLUNTARIADO
Es habitual que a las asociaciones lleguen personas que quieren colaborar con la entidad. Para ello, tenemos
que tener bien definidos los procesos de atención de esas personas desde que se interesan (captación y
acogida) hasta que se integran en la asociación (formación y acompañamiento).
Es necesaria la existencia previa de un PROYECTO DE VOLUNTARIADO donde demos respuesta a
algunas cuestiones clave:
- Que filosofía de voluntariado tiene nuestra entidad
- Que papel juega y desempeña el voluntariado en nuestra entidad.
- Por qué tenemos / queremos / necesitamos voluntariado.
- ¿Quien se responsabiliza en nuestra asociación de llevar este programa de voluntariado?
- Qué (y cómo) ofrecemos a los voluntarios de la asociación
- Cómo es posible colaborar con nuestra organización.
Una vez que hemos decidido poner en marcha nuestras actividades contando con voluntariado deberíamos
de cumplir los siguientes requisitos:
Contar con un estatuto del voluntariado
Dedicar una partida del presupuesto para el voluntariado.
Gestionar los diferentes trámites necesarios:
Libro de altas y bajas.
Cobertura de gastos.
Seguro de R.C. y Accidentes
Certificados de colaboración
Si queremos hacer procesos de atención al voluntariado de calidad tendríamos que tener como objetivos los
siguientes:
Incorporación a las organizaciones de la figura del responsable de voluntariado, en aquellas que no la
tengan.
Designar una figura responsable de cada uno de los subprocesos, que puede ser el mismo responsable de
voluntariado o no.
Articular un sistema de detección de necesidades de los voluntarios en cada subproceso así como de
medición de su satisfacción con los mismos.
Ajuste mutuo de la persona voluntaria y la organización en cada subproceso.
Reforzar la participación de los voluntarios en la gestión de los procesos de atención al voluntariado.
Promover la coordinación y cooperación entre las organizaciones de voluntariado realizando acciones
comunes en algunos subprocesos, que posibiliten la relación y el ahorro de esfuerzos y recursos
desarrollando economías de escala.
CAPTACIÓN
Para la captación de voluntariado, el principal público objetivo deberían ser los propios miembros (socios no
voluntarios) o personas cercanas de la asociación. También podemos diversificar nuestros públicos y
dirigirnos a diferentes colectivos dependiendo de nuestras necesidades o preferencias: estudiantes, personas
jubiladas o prejubiladas, personas con disponibilidad por las mañanas,........
Para diseñar bien un proceso de captación es necesario seguir estos pasos:
Tener claro las necesidades concretas de voluntariado (cuántos , para qué, ..)
Tener claro el perfil de voluntario a captar (edad, formación, procedencia, disponibilidad,...)
Teniendo en cuenta el perfil, analizar las motivaciones de ese colectivo para querer participar.
Teniendo en cuenta las motivaciones, definir los mensajes que vamos a comunicar.
Elegir los medios que vamos a utilizar para difundir los mensajes.
Elaborar el proyecto de ejecución: cuándo lo vamos a hacer, con qué recursos, con qué personas y
con cuánto dinero.
Finalmente tendremos que hacer un seguimiento y evaluación del proceso.
Algunos objetivos a conseguir especialmente con los procesos de captación son:
Incorporar colectivos nuevos como voluntarios con respecto a la composición actual de las
organizaciones. Porque en la diversidad está la riqueza en una entidad.
Planificar la captación del voluntariado respecto a la globalidad de la organización y no proyecto a
proyecto. Porque así no crearemos expectativas que no podamos cumplir.
Favorecer una buena orientación de las personas que demandan incorporarse como voluntarios,
derivándoles si fuera necesario a otras entidades o centros de acogida de voluntariado.
Mejorar la percepción social del voluntariado a través de la imagen que transmiten las organizaciones en
sus acciones de captación. Porque nuestra manera de captar influye en lo se piense sobre otras
organizaciones como la nuestra.
Ofrecer al voluntariado a captar información sobre tareas, derechos, obligaciones,...Porque si no pueden
venir muchos pero no quedarse ninguno.
Adaptar los medios de captación a los colectivos a los que queremos llegar. Porque si no gastaremos
recursos y no obtendremos casi resultados.
AGOGIDA / PRESENTACION DE LA ENTIDAD
Para realizar el proceso de acogida hay que haber definido previamente las siguientes cuestiones:
Quien presenta la entidad.
Qué y cómo ofrecemos a los voluntarios que se incorporan.
Información de lo que es nuestra asociación: filosofía, valores, funcionamiento.
Qué vías de formación y participación hay en la entidad.
Cómo es posible colaborar con nuestra organización.
Tareas administrativas (papeleo, subvenciones, bases de datos, tesorería, atención telefónica).
Actividades de ocio y tiempo libre.
Dinamización de la asociación (Información, Dar a conocer la asociación –marketing, publicidad,
relaciones externas,etc...).
Normalmente, se tiene una entrevista inicial con la persona interesada en colaborar. Para ello tenemos que
tener bien definidos los contenidos y objetivos de la entrevista. A veces se les propone rellenar una ficha.
La incorporación en cada asociación es diferente: en unas es instantánea, en otras más lenta (primero se
asiste a una charla, luego se hace la entrevista...)
En algunas existen procesos de selección (se les pide hacer una formación previa ...). Algunas
organizaciones establecen un periodo de prueba (dos semanas, un mes..) antes de establecer el
compromiso.
Suele existir flexibilidad en horarios, ritmos, ... pero a cambio se exige responsabilidad y constancia.
Las organizaciones precisan gente dispuesta a comprometer al menos durante un curso..
Se suele firmar un escrito en el cual hay un compromiso mutuo entre voluntario y organización.
Para realizar un buen proceso de acogida aconsejamos tener en cuenta estos aspectos:
Establecer un acuerdo escrito entre la organización y la persona voluntaria que contemple adaptaciones
por ambas partes y que sea revisado periódicamente.
Proporcionar información sobre tareas y objetivos concretos de la actividad a la que se incorpore la
persona voluntaria.
Acortar el periodo de incorporación a la tarea desde la primera entrevista.
Consensuar con la persona su incorporación evitando hacer selección unilateral de la organización.
FORMACION
Para que el voluntariado pueda hacer bien su labor en la asociación es indispensable que la entidad le ofrezca
formación, y que esa formación no sea algo puntual, sin conexión ni planificación. Hay que definir un buen
proceso de formación que cuente con la elaboración de un plan de formación de nuestra entidad. Para
elaborar el plan de formación hay que hacer un análisis de las necesidades de formación de nuestra
asociación. Esto se hace con un pequeño cuestionario o si somos una entidad pequeñita en el equipo
directivo de manera subjetiva (lo que a ese equipo le parece que son las necesidades). A partir de ahí se
tienen que definir los objetivos, contenidos, metodología, calendario, recursos, etc.
El plan de formación tiene que recoger estos tipos diferentes de formación:
Formación inicial: la que se recibe cuando el voluntariado se incorpora a la entidad y que sirve para
situarnos en qué tipo de entidad estamos, en qué consiste nuestra tarea, etc. Es igual para todo el
mundo independientemente de lo que vayan a hacer en la entidad. Ejemplos:
Ideario, filosofía y valores de la entidad
El voluntariado en nuestra asociación: características, funciones.
Formación básica: es aquella que la organización nos facilita sobre cosas básicas del voluntariado en
general, del colectivo al que nos dirigimos en general, del funcionamiento de la entidad y los modos
de intervenir,...Es igual para todo el mundo independientemente de su tarea en la entidad. Ejemplos:
Cómo resolver conflictos en la asociación
El trabajo en equipo
Cómo hacer reuniones eficaces
Las políticas sociales y el asociacionismo.
Formación específica: es aquella que necesitamos para realizar bien nuestra tarea, suele profundizar
en aspectos que tenemos un conocimiento básico. Depende de qué tarea realicemos recibiremos
diferente formación. Ejemplos:
Cómo hacer subvenciones
Preparación de campamentos de verano y colonias
Problemática de la mujer maltratada
La formación tiene que ser algo continuo en una entidad, no se puede hacer formación al comienzo y luego
no volver a hacer nada más. El proceso de formación tiene que ser un proceso continuo y por lo tanto
tendremos que elaborar un plan de formación que recoja en qué momentos del itinerario del voluntariado se
da formación y de qué tipo, desde que entra la persona voluntaria en la organización hasta que se acabe la
relación de colaboración.
Para hacer una buena formación os damos estas sugerencias:
Presupuestar la formación como una partida dentro del presupuesto de la asociación (muchas veces no
nos formamos porque ni siquiera hemos previsto el dinero para ello)
Incrementar las acciones específicas de formación. (no todas las reuniones son reuniones de formación, a
veces es necesario combinarlo con formación externa, con asistencia a conferencias, etc)
Diversificar las acciones de formación en función del perfil de los destinatarios. (no es lo mismo
organizar una formación para gente joven que para gente adulta).
Desarrollar una formación específica de “responsables de atención al voluntariado”. (La formación es
importante para todos los miembros independientemente de si hacen una tarea más pequeña o más
grande. Nadie tenemos por qué saber hacer las cosas bien, pero sí podemos aprender)
Planificar acciones de formación común entre las distintas organizaciones. (A veces no nos formamos
porque sale muy caro al ser pocos. Si hablamos con asociaciones parecidas a la nuestra veremos que les
pasa lo mismo y haciéndolo juntas nos saldría más barato).
SEGUIMIENTO
El proceso de acompañamiento al voluntariado es un proceso que se inicia desde el mismo momento en que
la persona voluntaria entra en la organización. Al igual que la formación es un proceso que no se inicia y
termina (como la captación y la acogida) , sino que es continuo durante toda la permanencia del voluntariado
en la entidad.
Este proceso es quizá el más difícil de concretar pero es uno de los más importantes de cara a motivar y a
conseguir un voluntariado fiel y comprometido con el proyecto. Uno de los problemas mayores de una
organización que cuenta con voluntariado en sus actividades, es conseguir más voluntarios. Sin embargo
muy pocas veces pensamos en los que se van y en por qué se van. O si pensamos en ello siempre
encontramos razones de su marcha en motivos ajenos a la asociación. Tener un buen seguimiento del
voluntariado en una entidad es crucial para que el voluntariado tenga más permanencia y se implique más.
El seguimiento no tiene que tener como único objetivo el control de la labor del voluntario (asistencia,
actitudes, calidad del trabajo realizado,...) sino que el objetivo debe ser también proporcionar al voluntariado
las herramientas adecuadas para crecer y desarrollarse, para mejorar y para evolucionar con la organización.
Para definir un buen proceso de seguimiento / acompañamiento hace falta tener en cuenta las siguientes
pautas:
Establecer quien hace el seguimiento a cada voluntario /a
Elaborar un itinerario global del voluntariado y pensar en momentos concretos de acompañamiento y
evaluación.
Promover procesos de seguimiento individualizado a la persona voluntaria. (El acompañamiento /
evaluación en grupo está bien pero no puede ser el único)
Diferenciar el seguimiento como control de la tarea del seguimiento sobre motivaciones y otros
aspectos. (A veces puede ayudar que las personas encargadas de hacer el seguimiento sean diferentes
según cada tipo)
Generar procesos de participación del voluntariado en los proyectos y en la organización. (escuchar
la opinión del voluntariado y dar respuesta a algunas de las demandas que plantee es la mejor
herramienta de motivación y garantía de permanencia e implicación en el proyecto).
COSAS GENERALES