LA PLANEACION

LA PLANEACION
“Una organización que busca la calidad sin una
misión, visión y objetivos claros, es como un
barco en el que todo funciona bien, pero que no
sabe a donde vá.”
 Alfredo Acle.
Ramón R. Abarca Fernández
2
Definición de Planeación
• Proceso que incluye la definición de objetivos de la
organización.
• Determina la estrategia para alcanzar dichos objetivos
• Desarrolla una jerarquía completa de planes para
integrar y coordinar las actividades.
Planeación
• Propósitos:
–
–
–
–
Establece un esfuerzo coordinado
Reduce la incertidumbre
Reduce las actividades redundantes.
Establece objetivos.
Objetivos Organizacionales: Cimientos de la
Planificación
• Son metas a las cuales apunta un sistema administrativo
abierto
• Fluyen naturalmente de la misión o propósito.
Principios de la planeación
• PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal,
materiales, presupuesto etc.
• PRINCIPIO DE RACIONALIDAD
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener
unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos deben ser necesarios para lograrlos.
• PRINCIPIO DEL COMPROMISO
El tiempo es un factor de crucial importancia cuando se está definiendo plan, por eso debe determinar
se
con
mucha
precisión,
”No
hay un tiempo estándar para planear”. Solo se deben comprometer fondos para planeación que se
puedan asumir.
• PRINCIPIO DE LA PREVISIÓN
Cuando un plan se basa en estudios y experiencias anteriores. Este adquiere tal
consistencia que intenta reducir al máximo sus errores.
• PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD
Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas.
• PRINCIPIO DE CONTINUIDAD
Los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior, de manera que se eviten recesos por alter
aciones en el plan.
Etapas de la planeación (Koontz)
1.Conciencia de las oportunidades.
Advertir una oportunidad es el punto inicial real de la planeación. “Se debe
conocer la posición en la que nos encontraremos a la luz de los puntos fuertes y
las debilidades, comprender por qué se desea reducir la incertidumbre y saber
cuales son las expectativas de ganancias. La fijación de objetivos realista
depende de este conocimiento, “la planeación exige un diagnóstico realista de la
situación de las oportunidades”
2. Establecimiento de objetivos.
Consiste en establecer los objetivos para la empresa en general, y después para
cada área.
3. Consideración o desarrollo de premisas.
Las premisas son suposiciones sobre el ambiente en
que ha de ejecutarse el plan. En la organización se debe
desarrollar, divulgar y lograr acuerdos para utilizar
premisas críticas de planeación, como por ejemplo:
pronósticos, políticas, etc. Para el desarrollo de
premisas, los planificadores deben preguntarse: ¿cuál
será el mercado? ¿cuál será el volumen de ventas? ¿qué
precios tendré? ¿cuánto costará? ¿cuáles son las
tendencias del mercado en el largo plazo? ¿cómo
financiaré la expansión territorial?
4.
Determinación
acción.
de
cursos
alternativos
de
Consiste en examinar cuáles pueden ser los distintos
caminos o cursos alternativos de acción que nos
permiten alcanzar los objetivos.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción.
Después de buscar los cursos alternativos de acción y examinar sus
fortalezas y debilidades, debemos evaluarlas mediante una comparación
entre estos y las metas fijadas. En este caso es útil la investigación de
operaciones, las matemáticas y la informática
6. Selección de un curso de acción.
El administrador debe elegir o hacer el proceso de toma de decisiones.
7. Formación de planes derivados.
Para realizar el plan básico se requiere de planes derivados como
respaldo.
8. Elaboración del presupuesto.
El plan se convierte en números. El presupuesto de una empresa es la
suma total de los ingresos y gastos, con las utilidades
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
Misión
Visión
Objetivos
Estrategias
Políticas y reglas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
MISION
Es la razón de ser de la organización, para qué existe, cuál
es su función social, qué hace o debe hacer.
Es el punto de partida de la estrategia y lo que le da
cohesión e integridad a la organización
La Misión debe:
Tener estabilidad en el tiempo aunque puede ser ajustada
Quedar claramente definida, escrita y divulgada a todos
los trabajadores de la organización
Visión
• Comprensión compartida de lo que debe ser la organización y cómo debe
cambiar
• Imagen mental de un estado futuro deseable y posible para la organización
La Visión debe:
• Comprometernos de corazón
• Movilizar nuestra conciencia
• Motivar las preocupaciones y necesidades profundas.
• Estar basada en dos profundas necesidades humanas: calidad y dedicación
• Reflejar los valores prioritarios
• Engendrar autorreflexión personal
MISIÓN – CLINICA SANTAMARIA
•
Nuestra razón de ser, brindar atención en salud con calidez humana y calidad técnico
científica, de manera que pacientes, familiares y aseguradores reciban servicios oportunos,
accesibles, pertinentes y confiables; para lo cual se dispone con personal idóneo,
responsable, competente, respetuoso y satisfecho, que impulsando el trabajo en equipo
optimiza los recursos de la institución para así lograr la satisfacción de nuestros clientes.
Somos cultivadores de esperanza, luchamos incansablemente para la recuperación,
bienestar y confort de todos los usuarios, nuestro interés, mejorar la calidad de vida del
departamento y la región.
o
VISION
La Clínica Santa María SAS, Se concibe en el 2012 como una entidad prestadora de
servicios de salud Acreditada que constara con una planta física suficientemente bien
dotada con equipos de alta tecnología, recurso humano con un alto nivel científico, con
gran sentido de pertenencia, quienes a través de su compromiso y unión, lograrán la
satisfacción de nuestros usuarios, manteniendo el liderazgo en el departamento de
Sucre y regiones de córdoba y Bolívar, ayudando a construir cultura de calidad en la
atención, hábitos de vida saludables, empleo y educación en salud.
OBJETIVOS
• Son
declaraciones cualitativas o cuantitativas de las
aspiraciones de un individuo o grupo de individuos dentro
de una organización
• Es un estado futuro deseado de una organización o de uno
de sus elementos
• Son las metas que se persiguen, que prescriben un ámbito
definido y sugieren la dirección a los esfuerzos de planeación
de una organización
A pesar de que un objetivo debe lograrse en el futuro se
determina un lapso específico para su realización
OBJETIVOS CLINICA SANTAMARIA
•
•
•
•
•
Ser la mejor IPS de la región
Organización centrada en sus clientes
Mejoramiento continúo en búsqueda de la excelencia
Prepararse para la apertura económica
Mantener la viabilidad financiera
OBJETIVOS DE CALIDAD
•
•
Garantizar los derechos de todos nuestros usuarios
Alcanzar niveles adecuados de satisfacción de los usuarios con respecto
a los servicios ofrecidos
•
Garantizar que los servicios que presta nuestra institución se realicen
por personal competente, comprometido y amable.
•
Mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad para asegurar la
satisfacción de nuestros usuarios y el cumplimiento de las normas
vigentes.
•
Prestar a nuestros usuarios servicios de salud integrales, con el mínimo
de riesgos, en forma oportuna, con eficiencia, eficacia y continuidad.
•
Lograr rentabilidad social y financiera a través del fortalecimiento de la
gestión institucional y del apoyo logístico.
Otros objetivos
Hewlett – Packard (HP)
•
Lealtad de los clientes: Ofrecer productos, servicios y
soluciones de la más alta calidad y entregar más valor a
nuestros clientes ganando su respeto y lealtad.
•
Ganancia: Lograr una ganancia suficiente para financiar
el crecimiento de nuestra empresa, crear valor para
nuestros accionistas y proveer los recursos que
necesitamos
para
alcanzar
los
otros
objetivos
corporativos.
•
Liderazgo del mercado: Crecer mediante el ofrecimiento
continuo de productos, servicios y soluciones útiles y
significativos a los mercados que ya atendemos y
expandirnos en nuevas áreas que profundizan nuestras
tecnologías, capacidades e intereses de los clientes.
POLÍTICAS DE LA CLINICA
•
El beneficio institucional y de la empresa prima sobre el individual o el colectivo de un
grupo de sus componentes.
•
Mantener la identidad corporativa mediante
una gestión
flexible y abierta
permanentemente a los cambios del entorno y los requerimientos de los clientes.
•
La Organización dispondrá de la estructura funcional y la infraestructura física requerida
para alcanzar los grandes propósitos institucionales.
•
El talento humano es el mayor patrimonio de la institución, para su selección y
vinculación solo se tendrán en cuenta los méritos personales.
•
La satisfacción de los clientes, la rentabilidad, la calidad y la tecnología de punta son los
pilares de la institución.
•
El cumplimiento de los valores institucionales es obligatorio para todos los integrantes
de la institución y quienes interactúen con ella.
•
La Institución como entidad no tomará partido político en sus actuaciones, respetando
la libertad personal en este sentido.
•
La Institución profesa los principios doctrinales de la Iglesia Católica pero respeta los
demás credos.
•
Mantener un sistema de comunicación formal y ágil, basado en hechos y datos que sea el
punto de partida para todas las decisiones.
OTRAS PÒLITICAS
Nestlé
•
Entrar en Nestlé: La política de Nestlé consiste en
contratar colaboradores dotados de una personalidad y
de actitudes profesionales que les permitan desarrollar
una relación de largo plazo con la empresa.
•
El empleo en Nestle: Nestlé fomenta una política de
contratación de largo plazo. Cuando una actividad no
pueda ser mantenida dentro del grupo, se tomarán
medidas razonables para evitar despidos colectivos,
identificando en la medida de lo posible, a una empresa
externa dispuesta a retomar la actividad de Nestlé en
acción.
REGLAS
Reglas de seguridad de una empresa industrial
mexicana:
•
No fumar en las áreas de trabajo. Está estrictamente
prohibido fumar en la planta y patios exteriores,
excepto en sanitarios y comedor.
•
No limpiarse la ropa con el aire comprimido. Si desea
limpiarse la ropa de partículas, hágalo con la mano y
nunca con aire comprimido o utilice un cepillo de cerda
suaves y al momento de cepillarse hágalo dirigiendo el
movimiento en dirección a sus pies o hacia abajo y
nunca hacia su cara.
Estrategias
“Técnica y arte de concebir, preparar y dirigir las operaciones militares”
“Habilidad para dirigir un asunto y lograr su objetivo”
Diccionario de la Real Lengua Española
• Las formas de lograr los objetivos
• Las formas de moverse de la realidad a la visión
• Arte para definir las vías para vencer, sortear, saltar o irse por debajo
de las barreras
• Son las fuentes de diferentes tácticas.
Estrategias
Las estrategias propiamente son un conjunto amplio de orientaciones y
programas con un horizonte de mediano plazo, ayuda a alcanzar, la razón de ser de la
empresa (misión), los objetivos (visión) y sus planes de acción.
Clínica SANTAMARIA: CONVENIOS CON
OTRAS ESTRATEGIAS
Mc Donalls: Franquicia
Fabricato. Exportación
Empresas de aceites en Colombia: Alianza Team
Sony: innovación
Sab Miller – Bavaria: Adquisición
Caterpillar: Global
Estrategia organizacional
La estrategia comprende:
Valores
Programas
•
•
Promoción y Prevención
Adulto Mayor
•
•
RESULTADOS DEL PROGRAMA PHVA
En las varias reuniones en donde participaron representantes de todos
los estamentos de la organización se indagó sobre el, “qué es la Clínica
Santa María”, “qué hace”, “para qué lo hace”, “cómo lo hace” y “quien lo
hace” encontrándose muchas respuestas que en el fondo tenían un
significado común pero que denotaba la carencia de un proceso forma
de las definiciones básicas.
PRESUPUESTO
El pensamiento estratégico
Es la habilidad para entender el entorno, identificar e interpretar las
tendencias que pueden afectar la habilidad de la organización para
desarrollar la misión
Es ampliar la visión, observar, interpretar e integrar las diferentes
variables, es decir, visualizar posibles escenarios que configuran el
entorno y afectan a la organización, para ubicar en forma viable
una estrategia
La visión de futuro que se requiere desarrollar para un adecuado
pensamiento estratégico se concreta en el concepto de
prospectiva estratégica
Planeación Estratégica
Es una planeación a largo alcance que se centra en la organización como
un todo.
El proceso de planeación estratégica consiste fundamentalmente en
responder a las siguientes preguntas:
•
¿Quiénes somos?
Misión
•
¿En dónde estamos?
Diagnostico
•
¿Para dónde vamos?
Futuro probable
•
¿Hacia dónde queremos ir?
Futuro deseable
•
¿Hacia dónde podemos ir?
Visión del futuro
MODELO DE CAMBIO ESTRATÉGICO
VISIÓN
BARRERAS
IMPLICADOS
DIAGNÓSTICO
OBJETIVOS
AÑO 3
SITUACIÓN ACTUAL
PLANES
DE ACCIÓN
OBJETIVOS
AÑO 2
MISIÓN
OBJETIVOS
AÑO 1
PLANES
DE ACCIÓN
PLANES
DE ACCIÓN
ENTORNO
MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUEÑOS
VISIÓN
MISIÓN
OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
ESTRATEGIAS
BARRERAS
PLANES
DE
ACCIÓN
ACCIÓN
Valor de la utopía, imaginación,
arte y creatividad
Saber hacia donde vamos
Quienes somos, razón de existencia.
Identidad, “Guía de acción”
Categoría rectora de la
organización
Vías para alcanzar la Misión y los
objetivos
Dificultades y limitaciones,
debilidades y amenazas
Acción, guía, cuándo, con qué
recurso, quiénes
Características de la planeación estratégica
1. Esta proyectada a largo plazo
2. Está orientada hacia las relaciones entre la empresa y su ambiente de tarea,
en consecuencia, está sujeta a la incertidumbre de los acontecimientos
ambientales.
3. Incluye la empresa como totalidad y abarca todos sus recursos para obtener
el efecto sinérgico de toda la capacidad y potencialidad de la empresa,
comportamiento global y sistèmico.
Etapas de la planeación estratégica
1. Determinación de los objetivos empresariales
¡Cuál es el camino?
2. Análisis ambiental externo ¿Qué hay en el
ambiente?
3. Análisis Organizacional
tenemos en la empresa?
interno
¿Qué
4. Formulación de las alternativas y elección de
la estrategia. ¿Qué Hacer?
5. Elaboración de la planeación estratégica ¿
Cómo Hacer?
6. Implementación de la planeación estratégica
mediante planes tácticos y operacionales?
Oportunidades y
Amenazas
Potencialidad y
vulnerabilidad
Puntos fuertes y
puntos débiles
Fortalezas y
Debilidades
Determinación de los objetivos empresariales
OBJETIVOS
• Utilidad
• Expansión
• Seguridad
• Autonomía
Los objetivos organizacionales se establecen en función de la misión y de la
visión.
Ejemplos:
• Aumentar la producción con los mismos recursos disponibles
• Disminuir costos operacionales
• Mantener costos financieros y elevar los índices de liquidez.
FORMULACION DE ALTERNATIVAS ESTRATÉGICAS
Determinació
n de los
objetivos
empresariales
Análisis
ambiental
(oportunidad
es y
amenazas del
ambiente)
Adecuación entre los
requerimientos para
aprovechar las
oportunidades
ambientales y las
fortalezas, y neutralizar
las amenazas ambientales
y las debilidades internas
de la empresa
Análisis
organizacional
fortalezas y
debilidades de
la empresa)
PERFIL DE UN ANALISIS ORGANIZACIONAL
Nivel de la
Empresa
AREAS DE LAS EMPRESAS
RECURSOS
PRODUCCION
MARKETING
FINANZAS
ADMINISTRACI
ÓN
FINANCIEROS
$ por Fábrica, por
equipo, por
producto
$ por ventas, por
promoción, por
servicios, por
investigación de
mercado
$ por inversión a
largo plazo, por
aplicación de
recursos.
$ por sistema de
planeación y
control, por
desarrollo
gerencial.
# Localización de
las fábricas. Grado
de automatización
e integración
# Localización de
las oficinas de
ventas, de las
tiendas y servicio
al cliente
# de accionistas o
acreedores
principales
Localización de las
oficinas centrales
Características del
personal técnico y
de supervisión
Características del
personal de ventas
Características del
personal de
finanzas y
contabilidad
Características de
los gerentes y
personal de staff
Sistemas de
programación de
producción,
compras y control
de calidad
Sistemas de
distribución, de
servicios de
crédito, de
publicidad
Sistemas de flujo
de efectivo, de
planeación y
control
presupuestario de
contabilidad
Sistemas de valores
sociales de
planeación y
control, de
recompensas, de
autoridad.
FISICOS
HUMANOS
SISTEMAS
ORGANIZACIO
NALES
Tipos de planeación
ALCANCE
Largo plazo
Mediano plazo
Corto plazo
NIVELES
Institucional
Intermedio
Operacional
TIPO DE
PLANEACION
Estratégica
OBJETO
Elaboración
del
mapa
ambiental
para
evaluación.
Debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas.
Incertidumbre.
Táctica
Conversión
e
interpretación
de
estrategias en planes concretos en el nivel
departamental.
Operacional
Subdivisión de planes tácticos de cada
departamento en planes operacionales
para cada tarea.
Tácticas
“Conjunto de reglas para la instrucción y ejercicio de la tropa para la
realización de las operaciones militares”
“Método o sistema para realizar una cosa y alcanzar un objetivo”
Diccionario de la Real Lengua Española
• Son las formas de moverse de la estrategia a la acción
• Son las fuentes de la acción
• Son a corto plazo en su perspectiva
• Representan las múltiples vías para garantizar la estrategia
• Poseen un enfoque operativo
“La estrategia es fácil, lo difícil son las tácticas.
Convertir las estrategias en realidad, en resultados y
en un negocio productivo y competitivo, es posible si
la gestión del día a día organizacional, la
convertimos en tácticas que hagan posible el logro
de resultados y metas definidas en el plan estratégico.
Planeación táctica
La planeación táctica es el conjunto de la toma deliberada y sistemática de
decisiones que incluyen propósitos más limitados, plazo más cortos, áreas,. La
planeación táctica está contenida en la planeación estratégica y no representa
un concepto absoluto, sino relativo.
Nivel de Decisiones
( Se desarrolla en los escalones
medios de la empresa.
Dimensión Temporal
( Esta dimensionada a mediano
plazo)
Amplitud de efectos
( Las decisiones abarcan partes
de la empresa, es decir, amplitud
departamental).
Características
Algunas de las características principales de la planeación táctica son:
Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.
• Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio (gerentes divisionales
o funcionales).
• Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa.
• Se maneja información externa e interna.
• Está orientada hacia la coordinación de recursos.
• Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.
Planeación
Estratégica
3 - N AÑOS
Fundamentación
ESTRATÉGICA
PLAN DE LARGO PLAZO
Ciclo de
Planeación
PLAN TÁCTICO
1 AÑO
Misión, visión,
Valores,
Objetivos estratégicos
Análisis de asuntos críticos
Objetivos de largo plazo
Planes de acción estratégicos
Análisis de asuntos críticos
Metas
Planes de acción
PLAN DE OPERACIONES
Planes de trabajo
Presupuestación
1 AÑO
SEGUIMIENTO
Planeación táctica
Define con claridad QUÉ
se desea, CÓMO y
CUÁNDO se realizará y
QUIÉN será el
responsable.
Involucra cuatro
elementos primordiales:
Áreas de
resultados
claves
Análisis de
problemas
críticos
Metas
Planes
de Acción
Proceso de planeación táctica......
Dirección
elabora el plan
estratégico
Al final del
proceso se
evalúan
resultados y
retroalimenta al
plan estratégico
Informa a los
gerentes del plan
estratégico
Se continua con el
proceso
Cada gerente, con
su personal,
elabora el plan
táctico de su área
y se coordina con
los de otras áreas.
Aprobación del
jefe inmediato
superior
Si
Se implanta el plan
táctico
Acción
correctiva
Si
No
¿Se lograron
los planes?
No
Periódicamente se
evalúan
resultados y
retroalimentan
CLASES DE NIVELES DE PLANEACION EMPRESARIAL
Nivel de la
Empresa
Tipos de la Planeación
INSTITUCIONAL
ESTRATEGICA
TACTICO
Mercadológica
Financiera
De Producción
Recursos
Humanos
Plan de Ventas
Plan de Utilidades
Plan de Producción
Plan de Carreras
Plan de Inversión
Plan de
Mantenimiento
Plan de Promoción
Plan de Publicidad
OPERACIONAL
Plan de
Investigación de
Mercados
Plan de Relaciones
Públicas
Plan de Flujo de
caja
Plan de nuevos
equipos
Plan Presupuestal
de gastos
Plan de Suministro
Plan de Ingresos
Plan de
Racionalización
Plan de salarios y
remuneración
Plan de
entrenamiento
Plan de
reclutamiento y
selección
Plan de Beneficios
y servicios sociales
PLANEACION OPERACIONAL
Se refiere de manera especifica a las tareas y operaciones realizadas en el nivel
operacional; esta constituida por numerosos planes operacionales, los cuales
se pueden clasificar en cuatro clases.
a)
b)
c)
d)
Planes relacionados con métodos, denominados procedimientos
Planes relacionados con dinero, denominados presupuestos
Planes relacionados con el tiempo, denominados programas
Planes relacionados con comportamientos, denominados reglamentos.
Procedimientos
Flujograma Vertical
El circulo significa una operación (una etapa o subdivisión del proceso). Una
operación se realiza cuando se crea, se modifica, se mejora o se extrae algún
artículo. Ejemplo: emisión de un documento. Elaboración de un documento,
anexión de copias a un formulario, anotación de un registro, etc.
La flecha o círculo pequeño corresponde a un transporte o la tarea de llevar algo de
un local a otro. Ocurre cuando un objeto, un mensaje o documento se desplaza de
un lugar a otro.
El cuadrado indica inspección, verificación o control, sea de cantidad o de calidad.
Es la verificación o fiscalización, sin que haya realización de operaciones. Ej:
revisión de un documento, verificación de alguna firma.
La letra D representa una demora o un retraso, bien sea por congestión, por
distancia o por espera de alguna medida que debe tomas otra persona. Significa
una espera o un aplazamiento por agenda o la llegada de un elementos del que
dependa la continuación del proceso.
El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una parada casi
definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de
materiales) o un archivo (cuando se trata de documentos).
Flujograma vertical
A= Asistente
B= Diseñador
C= Mensajero
1
2
Recibe pedido
Revisor
Exportador
Almacenista
Jefe
Apuntador
Revisor
Comprador
1
Verifica el inventario
2
3
3 Realiza la toma de precios
4 Actualiza la compra
Asistente
Jefe
Flujograma de una rutina de compra y
recibo de material
Almacenamiento
Encargado de Transporte
Secciòn de Compras
4
5
5 Elabora el Pedido
6
6 Recibe la mercancia
7 Revisa la mercancìa
7
8
8 Remite la mercancia
9
9 Remite y distribuye
10 Apila la mercancìa
10
11
11 Orienta a los solicitantes
12
12 Revisa
Ejecuciòn
Autorizaciòn
Transporte
Verificaciòn
Recepciòn
Almacenamiento
Diagrama Pert