PRO-DO-004 - CICLO DE VIDA DEL ESTUDIANTE

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PROCEDIMIENTO DE CICLO DE VIDA ESTUDIANTIL
1. OBJETIVO
Identificar y describir detalladamente todas las actividades involucradas en el ciclo de vida del
estudiante de la Universidad, desde que ingresa hasta que logra obtener la calidad de
egresado.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a conocer todas las características que hacen parte del ciclo de vida
estudiantil, la cual involucra inscripción, selección, admisión, matricula financiera, matricula
académica, expedición de certificados de notas y de estudios, deserción, presentación de
pruebas de estado y graduación en la Universidad.
3. RESPONSABILIDAD
3.1.
CONSEJO ACADÉMICO: Es el órgano de gobierno colegiado e integrado por las
autoridades académicas de una Universidad donde se estudia y aprueba las políticas
académicas relacionadas con la Universidad, estudiantes y docentes.
3.2.
CONSEJO DE FACULTAD: Es el órgano de gobierno colegiado e integrado por las
autoridades académicas de la Facultad donde se estudian y aprueban las políticas
académicas relacionadas con la Facultad.
3.3.
RECTOR: Representante legal de la Institución y es el responsable de gestionar y
ordenar internamente los recursos de la Universidad para garantizar las condiciones de
calidad el servicio educativo prestado.
3.4.
VICERRECTOR DE DOCENCIA: Es la autoridad académica encargada de dar
cumplimiento a la política académica establecida en la Universidad.
3.5.
JEFE DEPARTAMENTO DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADEMICO: Persona
encargada de liderar todas las actividades relacionadas con el ciclo de vida del
estudiante desde su inscripción hasta su graduación y garantizar los estándares de
calidad de las actividades intermedias.
3.6.
DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMISIONES UNIVERSIDAD NACIONAL: Es el ente
encargado de diseñar, aplicar y evaluar las pruebas escritas de selección de
estudiantes a todos los aspirantes de la Universidad.
3.7.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL DEPARTAMENTO DE ADMISIONES: Es la
persona encargada de liderar las actividades que facilitan el ciclo de vida del estudiante
en la Universidad en las actividades financieras, académicas, servicio al cliente y
graduación.
3.8.
TÉCNICO ADMINISTRATIVO: Es la persona encargada de operacionalizar todas las
actividades necesarias para facilitar el ciclo de vida estudiantil en los aspectos
financieros, académicos, servicio al cliente y graduación.
Revisado por: Ángel Britton Howard
Cargo: Representante de la Dirección
Aprobado por: Fernando Cabarcas Charris
Cargo: Vicerrector de Docencia
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
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3.9.
PERSONAL DE APOYO: Son las personas encargadas de apoyar las actividades de
archivística, atención al público, apoyo a la docencia entre otras, en las facultades o
dependencias adscritas.
3.10. ESTUDIANTE: Es la razón de ser de la Universidad, es el insumo que ingresa a la
Institución con la expectativa de recibir un servicio educativo de calidad y obtener al
final un título universitario.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento se definen los siguientes términos:
•
ACADEMUSOFT: Es el Sistema de Información que gestiona todas los procesos
académicos de la Universidad, el cual tiene acceso preferencial para estudiantes,
docentes y administrativos.
• ADMISIÓN: Es la actividad que se ejecuta cuando el estudiante cumple con todos los
documentos y requisitos solicitados por el Departamento de Admisiones y Registro
Académico.
• AL@NIA: Es el Sistema de atención de solicitudes implementado por el Departamento
de Admisiones y Registro Académico para gestionar de forma eficiente todas las
solicitudes realizadas por los estudiantes.
• ECAES: Son los exámenes realizados por el ICFES con el fin de evaluar la calidad
académica de los estudiantes que egresan de una institución de educación superior.
• GRADUACIÓN: Es la actividad por medio de la cual una institución de educación
superior reconoce un título universitario previo cumplimiento de todos los requisitos
exigidos para otorgar tal reconocimiento.
• INSCRIPCIÓN: Es la actividad mediante el cual la Universidad da a conocer su oferta
académica y el aspirante manifiesta su interés de ingresar a un programa académico
de la Universidad a través de la cancelación de unos derechos y del registro de sus
datos personales y académicos en el Sistema de la Universidad
• MATRÍCULA ACADÉMICA: Es la actividad mediante el cual se establece la relación
entre el estudiante y la universidad a través de la inscripción de las asignaturas que el
estudiante cursará para poder avanzar en el plan de estudios para el cual fue admitido
en la Institución.
• MATRÍCULA FINANCIERA: Es el valor cancelado por los estudiantes a cambio de la
prestación del servicio educativo con una vigencia de un período académico (16
semanas).
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• PERÍODO ACADÉMICO: Es el lapso de tiempo en el cual se desarrollan las
actividades académicas de la Universidad, normalmente se tienen establecidos 16
semanas para cada uno de ellos.
• REINTEGRO: Es el proceso que debe realizar el estudiante cuando por razones
personales o académicas tuvo que suspender los estudios al menos en un período
académico.
• SELECCIÓN: Es el mecanismo establecido por la Universidad donde se establecen los
criterios que escogerán del personal inscrito los estudiantes que cumplen en alto grado
con los estándares solicitados.
• SOLICITUDES: Son los diferentes requerimientos que realizan los estudiantes ante el
Departamento de Admisiones y Registro Académico y demás estamentos con relación
a las situaciones académicas que se pueden presentar en el desarrollo del ciclo de vida
del estudiante.
• SPADIES: Sistema de Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de
Educación Superior. Es una herramienta informática que permite hacer seguimiento al
problema de la deserción en la educación superior, es decir, a los estudiantes que
abandonan sus estudios superiores.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones y
seguirse los siguientes lineamientos:
a) EFICIENCIA: Es la correcto desempeño de las actividades que hacen parte del ciclo de
vida del estudiante enmarcadas en la planificación, ejecución y control, además de
solucionar acertadamente las solicitudes académicas realizadas.
b) EFICACIA: Es realizar las actividades que hacen parte del ciclo de vida del estudiante
de forma oportuna para evitar traumatismos en el desarrollo de las actividades
subsecuentes. Al igual que solucionar en el menor tiempo posible las solicitudes
académicas realizadas.
c) ÉTICA: Garantizar el cumplimiento de la normatividad institucional para los procesos
académicos.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
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DESCRIPCIÓN
Definir los cupos que se van a
RESPONSABLE
Consejo Académico
DOCUMENTOS/
REGISTROS
Resolución Académica
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10
ofrecer para cada período
académico
Ofertar los programas académicos
Jefe del Departamento
que cuentan con registro calificado
de Admisiones y
para la inscripción de los
Registro Académico
aspirantes.
Dirección Nacional de
Admisiones
Universidad Nacional /
Jefe del Departamento
Seleccionar mediante examen de
de Admisiones y
admisión y pruebas específicas, a Registro Académico /
Coordinaciones de los
los mejores aspirantes inscritos
Programas que
requieren pruebas
específicas de
selección.
Jefe del Departamento
de Admisiones y
Registrar en el sistema de
información académico los
Registro Académico /
admitidos por primera vez
Jefe de la Oficina de
Informática
Jefe del Departamento
Liquidar matrícula financiera
de Admisiones y
Registro Académico
Jefe del Departamento
de Admisiones y
Registro Académico,
Decanos,
Atender solicitudes
Vicerrectores,
Consejos Superior,
Académicos y
facultades
Realizar matrícula académica
Participar en actividades de
docencia, culturales, deportivas,
investigativas, de asociación,
extensión y personal de apoyo.
Participar en órganos de gobierno
a nivel Institucional.
Registrar calificaciones.
Publicidad en diferentes
medios de comunicación
Publicación en la página
web del listado de
admitidos
Sistematización en el
Sistema de Información
Académico de los
admitidos.
Volante financiero
liquidado para cada
período académico
Solicitudes de estudiantes
realizados por
comunicación verbal,
escritas o electrónica.
Jefe del Departamento
de Admisiones y
Registro
Académico/Estudiante
Registros de las
asignaturas matriculadas
por cada uno de los
estudiantes de la
Universidad.
Estudiante
Actos administrativos,
registros escritos, fílmico,
fotográficos, digitales.
Estudiante
Actos Administrativos
Docentes y Jefe del
Departamento de
Admisiones y Registro
Académico
Registros de las
calificaciones ingresadas
por los docentes en los
períodos habilitados por el
calendario académico.
Registro de las
calificaciones ingresadas
por el funcionario de
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Definir estados académicos
Jefe del Departamento
de Admisiones y
Registro Académico
12
Realizar Seguimiento a la
deserción
Jefe del Departamento
de Admisiones y
Registro Académico
13
Realizar Pruebas de Estado
ECAES
14
Verificar el cumplimiento de
requisitos de grado.
15
Graduar
Estudiante
Jefe del Departamento
de Admisiones y
Registro Académico
Jefe del Departamento
de Admisiones y
Registro Académico
admisiones por fuera de
las fechas habilitadas por
el calendario académico
Estados académicos de los
estudiantes de acuerdo a
su rendimiento académico
y a lo estipulado en el
reglamento estudiantil.
Reportes generados por el
sistema SPADIES después
de haber ingresado la
información de las
variables críticas
Resultado de la prueba.
Listado de estudiantes a
graduar.
Libro de Registros
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
Acuerdo Superior N° 010 de agosto 3 de 1989 Estatu to estudiantil.
•
Calendario Académico
•
Instructivo de Admisión
•
Instructivo de Matricula Académica
•
Instructivo de Matricula Financiera
•
Instructivo de registro de calificaciones
•
Instructivo de Solicitudes
•
Instructivo de Graduación
•
Instructivo de Pruebas ECAES
•
Instructivo de Seguimiento a la Deserción
•
Instructivo de Estados Académicos
8. REGISTROS
1. Resolución Académica de Cupos por período académico
2. Publicidad en medios impresos, digitales y radiales por período académico
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4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Publicación de admitidos en el portal web por período académico.
Sistematización de admitidos en Academusoft por período académico.
Numero de matriculas financieras liquidadas por programa por período académico.
Número de estudiantes matriculados por programa por período académico.
Número de solicitudes académicas realizadas.
Informe de desempeño de ECAES por período académico.
Listado de estudiantes a graduar.
Libro de registro de graduados.
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
0
Octubre 31 de
2009
Lina Barros J. –Juan
Carlos Farelo
VERSIÓN ORIGINAL
1
Abril 5 de 2010
Unificación de diversos procedimientos al
Ing. Dieter Suárez Polo
interior de la misma dependencia con la
Ing. Cristian Solano
finalidad
de comprender de manera sistémica
Payares
como
se
forma y se le agrega valor nuestro
Sandra Liliana Delgado
principal cliente.
Gómez
Actualización de registros y documentos de
referencia
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