Área de Auditoría y Control Interno GUIA ABREVIADA PARA LA TRAMITACION DE GASTOS CORRESPONDIENTES A CONTRATOS CELEBRADOS AL AMPARO DE LOS ARTÍCULOS 68 Y 83 DE LA LOU. 1.- TRAMITACIÓN DE PAGOS. Para tramitar los gastos que supone llevar a cabo un contrato de investigación, podemos hacerlo a través de dos formas: - Pago directo - Adelanto de cajero. PAGO DIRECTO - El responsable de la unidad de gasto firmará la factura. - Rellenará y adjuntará a la misma un impreso de decreto de justificantes. - La remitirá a la Unidad de Control Interno, para su posterior contabilización y pago por el Área de Tesorería con cargo a su unidad de gasto. - Determinadas facturas además irán acompañadas de la siguiente documentación. CASOS ESPECIALES DOCUMENTACIÓN ADJUNTA Facturas con bienes cuyo coste de adquisición sea superior a 300.50€, o que su naturaleza así lo aconseje. Hoja de inventario con la etiqueta correspondiente, suministrada por la Sección de Inventario y Patrimonio. Se dirigirán al Área de Patrimonio e Inventario. Facturas de reparaciones Hoja de inventario del bien reparado. Facturas de material bibliográfico Sello de la Biblioteca Universitaria Facturas de agencias de viajes Comisión de servicio para el personal propio. Certificado de asistencia. Área de Auditoría y Control Interno 1 Facturas de restaurantes desglose de contraprestación total Facturas consecuencia ejecución de un contrato. con Memoria explicativa: motivo del gasto. No se admiten tiques. Deben pedir facturas. la Fotocopia del contrato, propuesta de gasto y acta de recepción con la última factura. de La normativa vigente sobre facturación ha eliminado los tiques sustituyéndolos por facturas simplificadas. Por tanto ya no se admiten los tiques como justificantes. Excepcionalmente, se admitirán los tiques de peaje y de aparcamientos siempre que vengan incluidos en una liquidación de gastos de viaje cuyo importe va a ser percibido por el comisionado. 2.- CUENTA JUSTIFICATIVA Este impreso se utilizará para justificar los acuerdos de cajero que hayan sido autorizados y estará compuesto por el conjunto de facturas en las que se ha gastado el adelanto concedido. Irá firmada por el responsable de la unidad de gasto y se acompañará de la siguiente documentación: - Original de todos los justificantes asociados al anticipo. - Decreto de justificante con cada una de las facturas o documentos de gasto. - Cuenta justificativa en la se relacionarán todos documentos asociados. -Acreditación del pago de la factura mediante justificante bancario o firma de recibí del proveedor. 3- JUSTIFICACIÓN DE GASTOS DE VIAJE Este impreso se rellenará para el cobro de cualquier desplazamiento, que irá acompañado de una comisión de servicio (personal propio) o de una autorización para otro tipo de personal vinculado con la UHU, más la fotocopia del D.N.I. o pasaporte en el caso de extranjeros. Las cantidades máximas que se devengarán por dietas dentro del territorio español serán: Área de Auditoría y Control Interno 2 CUADRO RESUMEN DIETAS TERRITORIO NACIONAL MANUTENCIÓN Media Completa ALOJAMIENTO1 Huelva máx. 80€ Madrid Barcelona 125€ 20€ 40€ KILOMETRAJE 0.19 €/km. Resto España 100€ 1. Este concepto se justificará con factura original. El desayuno se considera incluido en el alojamiento. Las dietas devengadas fuera de España, son retribuidas según lo establecido en cuadro adjunto en las Normas de Gestión del Gasto (web del Servicio de Auditoría y Control Interno). En caso de utilizar un medio de transporte público individual o colectivo se adjuntará la factura original correspondiente. Dicha factura deberá ir dirigida a la Universidad de Huelva, en cuyo caso se cargará al subconcepto económico 642.99 (otros gastos) y se decretará independientemente del impreso de justificación de gastos de viaje, aunque se tramitarán al mismo tiempo. En caso de que la factura fuera dirigida a nombre del perceptor se cargará a la aplicación correspondiente según los casos (ver cuadro aplicaciones presupuestarias) y formará parte del impreso de justificación de gastos de viaje como un comprobante más. EN NINGÚN CASO SE PAGARÁ GASOLINA NI TAXI ENTRE POBLACIONES. En aplicación de lo establecido en el R.D.462/2002, de 24 de Mayo sobre indemnizaciones por razón del servicio, cuando la comisión sea posterior a las 22 horas, y ello obligue a realizar la cena fuera de la residencia habitual, será obligatorio aportar factura o recibo del correspondiente establecimiento para poder devengar la manutención completa el último día de la comisión. 4.- HONORARIOS Se rellenará este impreso para todos los miembros de los contratos 68/83 incluidos en la memoria económica del mismo que reciban honorarios con cargo a ellos. El IRPF a deducir será del 15% para el personal ajeno a la Universidad de Huelva y el que determine la Unidad de Retribuciones para el personal con alguna vinculación a la Universidad de Huelva. Todos los honorarios deberán venir acompañados de la correspondiente propuesta de gasto, y se remitirán al Área de Presupuesto. En el caso de honorarios de investigadores pertenecientes a la UHU, no será necesario aportar la compatibilidad pues ya ha sido concedida anteriormente por el Rector de la Universidad de Huelva. Sin embargo, en caso del cobro de honorarios por parte de personal de Área de Auditoría y Control Interno 3 administración y servicios de nuestra Universidad si será necesario solicitar la compatibilidad a la Unidad de PAS. Es imprescindible hacer constar todos los datos fiscales para poder enviar el certificado de retenciones del impuesto sobre la renta. 5.- APLICACIONES PRESUPUESTARIAS CÓDIGO UNIDAD PROGRAMA CONCEPTO ECONÓMICO 642.00.- Personal. 80.12.__ Contratos 68/83 642.01.- Mat. Inventariable. 541-A 642.02.- Mat. Fungible. 642.03.- Dietas y locomoción 642.99.- Otros (servicios en general). 541-A.- Programa correspondiente a investigación. 6.- IMPRESOS Todos los impresos mencionados en la guía se encuentran en la página WEB del Servicio de Auditoría y Control Interno, así como la Normativa de Gestión del Gasto que se aprueba todos los años junto con el Presupuesto. Para cualquier duda concreta sobre la tramitación de estos gastos, se pueden poner en contacto con nosotros en la siguiente dirección: Universidad de Huelva Servicio de Auditoría y Control Interno. C/ Doctor Cantero Cuadrado, 6 21071 Huelva [email protected] Teléfono.- 959.218072; 218169; 218041 Área de Auditoría y Control Interno 4