Pago de Facturas

Pago de Facturas
Documento de Construcción
Copyright © 2014 | Bizagi
Pago de Facturas | 1
Tabla de Contenido
Diagrama del Proceso ........................................................................................................................ 2
Sub Proceso Devolver Factura Al Proveedor ....................................................................... 4
Modelo De Datos ................................................................................................................................. 4
Tablas Paramétricas ........................................................................................................................ 5
Construcción De Formas ................................................................................................................... 6
Forma Recibir Factura .................................................................................................................... 6
Forma Validar Factura ................................................................................................................... 8
Reglas De Negocio ............................................................................................................................. 11
Definir Expresiones ........................................................................................................................ 11
Acciones de la Actividad..............................................................................................................12
Participantes ..........................................................................................................................................17
Integrar ....................................................................................................................................................19
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 2
Diagrama del Proceso
A medida que su empresa crece el alto número de facturas que se deben procesar
diariamente, se convierte en una tarea crítica y complicada. Los impactos generados
por falta de disponibilidad o inadecuada atención son cada vez mayores haciendo
que está actividad se convierta en un problema: retraso en pagos, pagos
incorrectos, pérdida de descuentos, entre otras cosas.
Por esto Bizagi le ofrece la solución con el proceso de Pago de Facturas.
Pago de Facturas le ayudara a mejorar el proceso de recepción, verificación y
aprobación de una factura, reduciendo tiempos de procesamiento y evitando
información errónea.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 3
Adicionalmente Pago de Facturas le brinda ayuda con otros procesos de su cadena
de abastecimiento, por ejemplo, Pago de Facturas es el complemento perfecto para
el proceso de Solicitud de Compras.
Cuando una Solicitud es tramitada se crea un documento llamado Orden de
Compra para enviar al Proveedor y luego con el proceso de Pago de Facturas puede
pagar la factura asociada.
El documento lo guiará a través de la construcción del proceso Pago de Facturas.
El proceso empieza cuando se recibe una Factura.
La Factura recibida se asocia con la Orden de Compra que la generó y además se
ingresan los datos propios de ella, como el Número, Fecha de Pago y el Archivo
con la imagen de la factura.
Parte del proceso es evitar el pago de facturas con información errónea, por lo cual
es importante realizar una verificación de la Factura, es decir, revisar que los
Productos, Precio, Impuestos, Fechas, etc. concuerden con lo acordado con el
Proveedor en el momento de la compra.
Adicionalmente se puede requerir la aprobación de la persona que solicitó la
compra ya sea porque él/ella lo pidió o porque la persona que realizó la verificación
de la Factura lo considera necesario. Si es el caso, el proceso llega hasta el
solicitante.
Finalmente se realiza la imputación contable de la Factura mediante una interfaz
con el ERP de la compañía.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 4
Sub Proceso Devolver Factura Al Proveedor
Pago de Facturas le ayuda a evitar el pago de facturas incorrectas, por eso si en
alguno de los pasos la información de la Factura no es correcta o los Productos o
Servicios que fueron facturados no son conformes, se debe devolver la Factura y/o
los productos al proveedor. La devolución se realiza a través del sub proceso
Devolver Factura al Proveedor.
Modelo De Datos
Para el mejor control de la información, Pago de Facturas maneja como entidad
principal Factura, en ella se encuentran sus principales atributos: Productos
Facturados, Costo Total, Impuesto, Número de Factura, Número de Orden (Orden
de compra con la cual está asociada), Centro de Costo, Datos del Proveedor, y los
Datos del Pago, como Forma, Termino, Fecha e información referente a Descuentos.
Adicionalmente se utilizan las entidades maestras Orden de Compra (Purchase
Order) y Productos Facturados (Invoice Products).
En el proceso una Factura puede tener varios productos, por eso la entidad Factura
(Invoice) tiene una tabla
de Productos Facturados (Invoiced Products)
para
representar la relación uno a muchos.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 5
Una Factura solo puede estar asociada a una Orden de Compra.
Tablas Paramétricas
El proceso le permite tener de forma rápida información de uso frecuente utilizando
tablas paramétricas. Por ejemplo datos del Proveedor, Opción de Pago, Términos
de Pago y Centros de Costos.
Cada una de estas entidades contiene información que le será útil en el proceso,
por ejemplo en la entidad Proveedor se encuentra la información de los
proveedores de la compañía, como el Nombre, Dirección, Teléfono, E-mail, Forma
de Pago, entre otros. El Proveedor de la Factura debe estar en los valores de la
entidad, sino un Administrador debe ingresar la información de este.
Opciones de Pago y Términos de Pago son las políticas de las Formas y los Términos
de Pago que tiene la compañía. Por ultimo Centro de Costo contiene los Centros
de Costos de la compañía.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 6
Construcción De Formas
Pago de Facturas utiliza varias formas que le ayuda en el manejo de la información
de su proceso.
Forma Recibir Factura
La forma utilizada para la primera tarea incluye un campo de búsqueda Orden de
Compra.
La forma incluye los criterios por los cuales puede realizar la búsqueda: Número de
Orden, Fecha de la Orden, Proveedor y Cantidad.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 7
Solo las Órdenes de Compra que no han sido facturadas se muestran en la
búsqueda.
Los campos Número de Factura, Fecha de Pago y el archivo de la factura son
obligatorios.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 8
Forma Validar Factura
La forma de la tarea Validar Factura utiliza cuatro grupos:

Información de la Factura: Fecha, Número, Archivo, Fecha y Forma de Pago,
Centro de Costo y la información referente a Descuentos.

Información del Proveedor: Nombre, Id, Forma de Pago.

Información de los Productos Facturados: Cantidad, Precio Unitario y Precio
Total.

Comentarios de Aprobación
Los datos de esta forma se pueden ingresar de dos formas, la primera, si la Factura
está asociada a una Orden de Compra, toda la información se carga de forma
automática desde la orden, si no todos los campos se deben ingresar de forma
manual.
La forma tiene dos pestañas, la primera con la información de la Factura, y la
segunda con la información de la Orden de Compra, si la Factura no está asociada
a ninguna orden, la segunda pestaña queda como no visible.
Para el cálculo del Costo Total y del Impuesto se realiza con un botón que ejecuta
la siguiente regla.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 9
En caso de tener una base diferente de impuestos se puede modificar, ya que los
campos son editables.
La forma de Aprobación tiene la información ingresada en la forma anterior como
no editable. Los campos Aprobación de Productos y Servicios y Comentarios de
Aprobación son obligatorios.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 10
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 11
Reglas De Negocio
Definir Expresiones
Buscando la flexibilidad de su proceso, Pago de facturas utiliza varias compuertas
para indicar el camino a seguir.
La primera compuerta decide si la Factura puede continuar en el proceso o si debe
ser regresada al Proveedor. Si los datos de la Factura son correctos se continúa con
la segunda validación.
La segunda compuerta valida si se necesita la aprobación de los productos o
servicios que están siendo facturados, si esto se presenta, el caso va al Solicitante
de la Compra si no, se continúa con la actualización del ERP de la compañía.
La actividad Aprobación de Productos/Servicios solo es posible cuando la Factura
está asociada con una Orden de Compra.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 12
La última compuerta utilizada valida si los Productos Facturados deben ser
regresados al proveedor, si no, el caso finaliza.
Acciones de la Actividad
El proceso tiene varias reglas de negocio, las principales son:
Fijar la fecha del día como la Fecha de Recepción de la Factura, esta regla se ejecuta
al entrar a la actividad Recibir Factura.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 13
Asignar la Orden de Compra a la Factura, si el campo de Orden de Compra tiene
información se relaciona la Factura con la Orden de Compra que la generó y
viceversa. Toda la información referente al Proveedor, Descuentos, Creador de la
Solicitud de Compra y
Centro de Costos se ingresa a la Factura de forma
automática desde la orden.
Si la Factura no se relaciona con ninguna Orden de Compra la regla no aplica.
La regla se ejecuta al inicio de la tarea Validar información.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 14
Cuando la Orden de Compra existe se deben agregar a la Factura los productos
que fueron cotizados y comprados mediante ella, para eso se utiliza la siguiente
regla:
La regla valida si se aplica descuento, si hay descuento calcula los costos teniendo
en cuenta el porcentaje de descuento sino el cálculo se realiza con los precios
normales.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 15
La última regla utilizada es a la salida de la actividad Justificar Rechazo, y consiste
en notificar que la Orden de Compra ya no está facturada. Es importante que la
Orden de Compra esté disponible para próximas búsquedas.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 16
En la actividad Informar al Proveedor, se envía un correo con la justificación del
rechazo de la factura.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 17
Participantes
Para la definir quién debe realizar cada tarea se van a utilizar roles. En el asistente
busque
la quinta opción, Participantes. Haga clic en definir participantes.
La primera actividad es realizada por la persona con el Rol de Recepcionista.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 18
Las tareas Validar Factura, Justificar Rechazo y Regresar Productos las realiza la
persona con el Rol de Asistente financiero.
La tarea Aprobación de Productos/Servicios es realizada por la persona que realizó
la solicitud de compra.
Todos los participantes y las reglas de negocio del proceso se pueden configurar
de acuerdo a las necesidades de su compañía.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential
Pago de Facturas | 19
Integrar
La parte de integración se debe configurar. El proceso tiene una tarea automática
Actualización del ERP de la compañía con ayuda de una interfaz se realiza la
actualización.
Copyright © 2014 | Bizagi
Confidential