SPF_PFA 20100708 Instructivo sobre el Uso de Plantillas en

Dirección Gral. De Tecnología – Consejo de la Magistratura
Poder Judicial de la Nación
Consejo de la Magistratura
Dirección Gral. de Tecnología
GUIA BASICA DE
Configuraciones y uso
del WEBMAIL en
Proyecto piloto de
Comunicaciones con la
PFA y el SPF
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Índice
I.
II.
III.
IV.
1.
2.
V.
Objetivo: ..................................................................................................... 2
Alcance ....................................................................................................... 2
Descripción General .................................................................................. 2
Instrucciones de Configuración: .............................................................. 2
Solicitud de Acuse de recibo ................................................................ 2
Creación de las plantillas ...................................................................... 5
Uso de la herramienta configurada ........................................................ 13
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I. Objetivo:
El propósito de las configuraciones es brindar apoyo técnico al proyecto piloto, llevado a cabo
por la Comisión de Gestión de la Corte Suprema de Justicia de la Nación, mediante el cual se
pretende agilizar el trámite de solicitud de informes por parte de los tribunales, a las distintas
comisarías de la Policía Federal Argentina (PFA) y al Servicio Penitenciario Federal (SPF), a
través del uso del correo electrónico.
II. Alcance
La herramienta utilizada es la aplicación Webmail, para acceder a las configuraciones que
fueron conformadas para la funcionalidad específica, según se describe en la presente.
III. Descripción General
En base al objetivo funcional establecido por el proyecto, y las posibilidades que brinda el
servicio de correo y la aplicación webmail, se definieron las siguientes pautas de utilización así
como diversas configuraciones como complemento, con el objeto de facilitar la tarea específica.
Pautas de utilización
Cuenta de correo: se utilizan las cuentas de correo institucionales de cada Secretaría de
Juzgado o bien del Tribunal.
Acuse de recibo: se configura la cuenta de correo para solicitar un acuse de recibo por cada
mail enviado.
Configuraciones particulares definidas
Lista de contactos: En el servicio de correo, se crearon listas de contacto específicas,
conteniendo las cuentas de correo de las distintas Comisarías de la PFA (‘Lista de comisarías’)
y del Servicio Penitenciario Federal (‘Lista C-SPF’).
Plantilla: Tomando como base los modelos suministrados por la Comisión, se elaboraron los
correspondientes códigos fuente para configurar las plantillas en el webmail. Dicha
configuración está a cargo de los propios usuarios, siguiendo el procedimiento descripto en el
presente instructivo.
IV. Instrucciones de Configuración:
1. Solicitud de Acuse de recibo
Solicitar un acuse de recibo tiene como fin asegurarse de que el destinatario del mail
recibió el mismo. Para ello, se deber marcar la opción correspondiente, cada vez que se
envía un correo.
Se procederá de la siguiente manera, a fin de establecer por defecto que en todo envío
de correo se encuentre marcada dicha opción:
1. Seleccionar “Opciones”, que se encuentra en el menú sobre el lado izquierdo de la
pantalla, para que se expanda su contenido
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2. Seleccionar la opción “Correo”, haciendo clic sobre ese ítem.
3. Se visualizará la siguiente pantalla:
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Donde se seleccionará el cuadro “Redacción del Mensaje”.
4. Se desplegará la siguiente pantalla de Opciones de Correo, en la cual se seleccionará
“Siempre” en la opción “¿Solicitar acuses de recibo?”.
Luego se guardará esta configuración, haciendo clic en el botón “Guardar opciones” que se
encuentra al pie de la pantalla.
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2. Creación de las plantillas
Pautas Generales:
-
Para la creación y posterior utilización de plantillas, la Dirección General de Tecnología
del Consejo de la Magistratura elaboró cada documento que deberá utilizar el personal
de las dependencias, dentro de la aplicación de correo Webmail del Poder Judicial de la
Nación, en base a los modelos confeccionados por el fuero.
-
Se deberá crear una plantilla para cada formulario, conforme los modelos estándares de
cada actividad. Por ejemplo: una plantilla para las comunicaciones a la Policía Federal
(correspondiente a las direcciones de la “Libreta Comisarías”), una plantilla para las
comunicaciones al Servicio Penitenciario Federal (correspondiente a las direcciones de
la “Libreta C-SPF”), etc.
-
Se recomienda no modificar los documentos de la Dirección General de Tecnología,
dado que contienen código HTML, lenguaje propio de Internet.
Pasos a seguir:
1. Ingresar al sitio http://webmail.pjn.gov.ar
Donde:
Usuario: Será el nombre de la cuenta institucional.
Contraseña: La correspondiente para tal usuario.
2. Seleccionar “Opciones”, que se encuentra en el menú sobre el lado izquierdo de la
pantalla, para que se expanda su contenido.
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3. Seleccionar la opción “Correo”, haciendo clic sobre ese ítem.
4. Se visualizará la siguiente pantalla:
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Donde se seleccionará el cuadro “Redacción del Mensaje”.
5. Se desplegará la siguiente pantalla de Opciones de Correo, en la cual se seleccionará
“Crear plantillas y respuestas de formularios”:
En este momento se creará una plantilla, para lo cual se dará clic en el botón “Modificar”:
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Nota: Observar que el combo que se encuentra al lado del botón “Modificar”, contenga
“Crear plantilla”.
6. En la pantalla que se mostrará a continuación, dar un nombre a la plantilla y en “Tipo de
plantilla” seleccionar HTML.
Nota: El nombre de plantilla “PFA” es sólo a modo de ejemplo.
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7. Como paso siguiente, se insertará en la ventana “Plantilla”, el texto de uno de los
documentos que fuera enviado (como se mencionó al inicio, se deberá repetir los pasos
desde el Paso 3, por cada documento, a fin de generar la plantilla respectiva).
Ventana de
inserción del texto
8. Previo a guardar la plantilla, se deberá insertar en el texto que aparece los datos propios del
juzgado, los cuales son: Nro. de Juzgado y de Secretaría, y domicilio.
Nota: A fin de ubicar rápidamente dónde insertar tales datos, se recomienda
presionar a la vez CTRL+F y colocar “juzgado”. Ver imagen en el gráfico que se
acompaña a continuación.
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La información indicada en el punto 8 se agregará en las posiciones indicadas en la figura
siguiente.
A
B
C
D
E
F
Donde:
A = Nro. del juzgado.
B = Nro. de la secretaría.
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C = Nro. de la calle (en este caso la calle es Talcahuano, pero se puede sobrescribir el
texto con el domicilio que correspondiera).
D = Piso.
E = Nro. de oficina.
F = Teléfono/Fax.
9. Guardar la plantilla creada, dando clic en el botón “Guardar plantilla”.
Si la plantilla se guardó correctamente, en el tope de la pantalla aparecerá el siguiente
mensaje:
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10. Una vez que la plantilla fue creada, se saldrá de esta pantalla, dando clic en el botón
“Volver a Redacción del Mensaje”, que se encuentra al pie de la misma pantalla.
Esta acción llevará a la pantalla de Opciones de Correo.
Seleccionar “salir” para cerrar la sesión de correo.
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V. Uso de la herramienta configurada
Ingresar al webmail, seleccionar correo y luego redactar.
1. Dado que se ha creado una plantilla, en la ventana de “Redacción del mensaje” aparecerá
un combo llamado “Plantilla” donde se podrá seleccionar una de las plantillas disponibles
(en este caso “PFA” es la plantilla que se creó en el apartado anterior).
Nota: Verificar que se encuentre marcada la opción “Solicitar un acuse de recibo”, a fin
de asegurarse de recibir un correo de aviso cuando el destinatario lea el mensaje.
2. Al seleccionar la plantilla creada, aparecerá en el texto del e-mail, su contenido.
Se deberá completar dicha plantilla, con el texto correspondiente de acuerdo a los
motivos para los que se requiera información.
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Nota: Los datos del juzgado corresponderán a aquellos insertados, siguiendo los pasos
del apartado anterior, en el momento de crear la plantilla.
3. El paso siguiente será seleccionar los destinatarios del e-mail. Para ello, se dará clic en el
ícono “Direcciones”.
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4. Aparecerá la siguiente pantalla, donde se seleccionará la libreta de direcciones, la cual
incluye los destinatarios del e-mail.
5. Una vez completadas estas selecciones, pulsar el botón Buscar, para que el sistema
recupere la lista de direcciones, desde donde se seleccionará los destinatarios.
Se podrán seleccionar uno o más destinatarios de alguna de estas maneras (observar que
los destinatarios seleccionados se visualicen en la ventana de la derecha):
1. Posicionando el cursor sobre el destinatario, dando doble clic sobre él.
2. Posicionando el cursor sobre el destinatario, dando clic en el botón
“Para >>” .
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3. Seleccionando un rango de destinatarios dando clic en el botón “Para >>”.
Los puntos 1 y 2 podrán repetirse tantas veces como destinatarios se deban incluir en el e-mail.
Para seleccionar un rango de destinatarios, se dará clic en el primer y en el último destinatario
de la lista, manteniendo presionada la tecla Mayúscula (flechita hacia arriba).
Los botones “Cc >>” y “Bcc >>” se utilizan para colocar a un destinatario como receptor de
copia (visible) del e-mail y de copia oculta, respectivamente.
Finalizada la selección de los destinatarios, se dará clic en Aceptar.
6. En la pantalla de Redacción del mensaje sólo restará completar el Asunto del e-mail:
7. Finalmente, se dará clic en el botón “Enviar mensaje”.
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