Dossier Taller Gestión del Tiempo

Gestión del Tiempo
Emilio Solís
Experimento
@emi_sb
Duke University
[email protected]
PRODETUR
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PRODETUR
¿Para qué la Gestión del Tiempo?
Sucumbimos a la
desidia
Controlar mi tiempo
me ayuda
PRODETUR
"El trabajo se expande
hasta llenar el tiempo del
que se dispone para su
realización".
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PRODETUR
El tiempo... a nivel empresarial
¿Cómo te organizas?
*
*
*
*
*
*
*
Recurso fijo
Intangible
Limitante
No renovable
Muy estricto
Costoso de recuperar
No reciclable
PRODETUR
PRODETUR
El modelo...
Sistema que nos permita organizar los
recursos y establecer el orden apropiado para
la realización de las tareas necesarias dentro
de un periodo definido
Mi sistema de gestión debe ser...
* fácil, simple e intuitivo
* para mi
* No me puede quitar tiempo
Reloj del Apocalipsis
BCA Universidad de Chicago
Desde 1947 hasta hoy...
PRODETUR
PRODETUR
Mi sistema de gestión debe...
i – Facilitarme el seguimiento de mis tareas.
ii – Que NO todo sean prioridades.
iii - Añadirme otros niveles de organización.
iv - Tener en cuenta el ESTRÉS!
Fase previa...
Análisis de
la realidad
PRODETUR
PRODETUR
e-Mail
Los ladrones
de tiempo
Grandes clásicos...
Internet
* Visitas inesperadas
* Teléfono
* Desorden
* Reuniones
* Procrastinación
Si el tiempo es oro...
Perderlo puede salirnos
muy caro
PRODETUR
Redes sociales
Multitarea
Los nuevos...
PRODETUR
crime scene
Lo importante es el
“como” no el “que”
Contrólalos!!
* Mantén tu mesa ordenada (Antes de irte)
* Vacía tu escritorio y el de tu ordenador
* Cierra tu “puerta” un rato
* Las personas se mueven, es normal
* Quita llamadas en el ordenador
* Aleja libros, periódicos, notas...
* Resume, planifica y estima la duración
* Educa: ¿Tu qué harías?
* Cálcula costes: http://tobytripp.github.com/meeting-ticker/
PRODETUR
PRODETUR
No los dejes actuar,
busca soluciones...
Invierte tiempo para recuperarlo después
Tu puedes ser
uno de ellos...
PRODETUR
Executive Control in Cognitive Process Task Switching
Rubinstein JS, Meyer DE y Evans JE
Univeristy of Michigan (2001)
PRODETUR
¿Qué ocurre al iniciar una tarea?
1 – Implantación de nuevas metas y objetivos
2 – Activación de las reglas necesarias para llevar
a cabo la tarea
Executive Control in Cognitive Process Task Switching
Rubinstein JS, Meyer DE y Evans JE
Univeristy of Michigan (2001)
PRODETUR
Ideas...
No eres multitarea,
OLVÍDALO!!
PRODETUR
+ iDEAS
Clave
PRODETUR
Enfoca
PRODETUR
Aprovecha la productividad por la mañana
PRODETUR
ta
un
Ap
Retrásalo
45’
Empieza el
día con una
tarea
pendiente
ota
An
na
ña
Ma
PRODETUR
1 - Elige la tarea
2 - Pon en marcha el timer a 25’
3 - Trabaja hasta que suene la alarma
4 - Descansa 5’ y empieza de nuevo
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PRODETUR
5 - Cada 4 veces, toma un largo descanso
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Método Seinfield
ADEMÁS...
* Anota el tiempo por tareas
* Identifica las esenciales
* Ataca las tareas sapo temprano
* Utiliza el “banco del tiempo” a tu favor
* No te creas un fast worker
* Gratifícate
PRODETUR
¿Procrastinación?
PRODETUR
Yo... procrastino
Tú... procrastinas
Él... procrastina
Nosotros... procrastinamos
Vosotros... procrastináis
Ellos... procrastinan
PRODETUR
PRODETUR
y...
contra el estrés
Ser
CONSCIENTES
Libera
tu
mente
PRODETUR
Gracias!
Emilio Solís
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PRODETUR
La lista "B"
M
e encantan las continuas ideas que
voy encontrando por la red y los
truquis que se van planteando por la
blogosfera acerca de como ir
gestionando nuestro tiempo.
La verdad es que te sorprendes cuando,
además, esas pequeñas ideas de sentido
común son aprovechadas por grandes
visionarios, por que otra cosa no, pero gente
avispada hay por doquier, y lo transforman en
libros de éxito o varitas mágicas de la
eficiencia.
¿Que sugerimos? - Coge una pequeña hoja
de papel y anota 5 únicas tareas, entre las
cuales incluyas al menos, una de esas que
ocupan altas posiciones en tu lista. A partir de
aquí, dedícate única y exclusivamente a ellas,
ve tachando y no hagas otra cosa hasta que
las termines.
Cuando termines, repite la operación con otras
5, verás como es más fácil ir poco a poco que
viendo la lista de golpe!
Ojo:
* Elige bien las 5 tareas
* No las abandones hasta cumplir las 5
* Registra nuevas tareas que te lleguen para
después
En este caso, voy a comentar un pequeño
truco que ya ponía en marcha hace tiempo
pero que a día de hoy he visto ya en varios
blogs, se trata de como atacar la interminable
lista de tareas que tenemos día a día sobre
nuestra mesa, agenda, sistema GTD...
* Si has conseguido 4... solo te queda una,
que no salte de lista en lista!!
Como siempre, aparecen webs preparadas
para usar estos sistemas, échales un ojo por
s i t e p u e d e n a y u d a r : t h i n g l e r. c o m o
teamly.com
¿Qué ocurre cuándo la lista es demasiado
extensa? - Nuestro ímpetu por ir bajando el
número de cosas por hacer, ir tachando o
marcando como realizadas diferentes
acciones, nos lleva a coger y ponernos manos
a la obra con aquellas que menos nos
cuestan, sea por procrastinación o porque
requieran más tiempo y concentración, vamos
dejando de lado algunas de ellas, de modo
que... tendremos una serie de tareas inmóviles
que irán ocupando las primeras posiciones de
mi lista y que serán inamovibles de allí.
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
Emilio Solís
Consultor Formación
gottraining SL
Reuniones Eficaces - Ideas y trucos
Uno de los principales ladrones de tiempo en la actividad directiva suelen ser las reuniones mal
planteadas.
En general, una reunión eficaz no es aquélla en la que el directivo reúne a sus empleados
única y exclusivamente para transmitirles información. Quizás a eso, deberíamos llamarle
exposición o incluso “discurso”. Una reunión eficaz va más allá.
Una posible definición sería “el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el
logro de uno o varios objetivos.” Por lo tanto, la reunión implica interacción, colaboración,
participación y objetivos bien definidos. ¿Por qué algunas reuniones son ineficaces?
Son muchas las causas de la falta de eficacia de las reuniones, sin embargo, podríamos
destacar las siguientes:
La falta de un objetivo concreto y claramente definido a lograr.
La dispersión, los cambios de tema o el salirse del mismo.
La ausencia de un orden del día.
El no tener interés el asunto a tratar.
La susceptibilidad entre los asistentes. La falta de confianza.
La falta de participación de los asistentes.
La falta de habilidad de quien dirige la reunión. Ausencia de liderazgo.
El que existan participantes que hablen demasiado “protagonistas” y no dejen hablar a los
demás.
El convocar la reunión a una hora inapropiada.
Las reuniones demasiado largas.
El que haya demasiados participantes o estén mal elegidos.
El exceso de enfrentamientos con tensiones personales.
Las interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros.
Cuando no se comprende o no se conoce suficientemente el tema a tratar.
La falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunión. Se habla mucho y no se concreta al
final “qué” hay que hacer, “quién” lo tiene que hacer y para “cuándo” hay que hacerlo.
La toma de decisiones confusas o contradictorias.
Todos estos errores podemos automáticamente convertirlos en ideas. Por ejemplo, debemos de
definir claramente el o los objetivos de la reunión. Si no tenemos un objetivo bien definido
¿Para qué vamos a reunirnos?
Defina con exactitud objetivos de una sola línea de texto.
Estructure un “Orden del día”. No es suficiente con que el directivo conozca los objetivos de la
reunión. También será necesario que todos los participantes sepan de qué se va a hablar.
Indique con precisión el día, hora, lugar y duración prevista de la reunión. No hay peor cosa
que conocer la hora de inicio y desconocer la de finalización.
Procure que los temas a tratar tengan cierto interés para los participantes. En caso contrario
estaremos introduciendo un nuevo ladrón de tiempo para todos.
Intente centrar la reunión en los temas específicos para los que se han reunido. Es fácil caer en
la trampa de la dispersión de temas y al final, acabarán hablado de cualquier cosa menos de lo
que estaba previsto.
Su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión. Emplee el tacto y la
educación para conseguirlo.
Los asistentes deben, al finalizar la reunión, tener la impresión de que la misma ha sido
productiva y que ha servido para algo.
Debemos intentar que todos los participantes participen por igual. Fomente continuamente la
participación. Seguro que todos tienen algo interesante que decir. Evite que algún participante
monopolice la reunión. Agradezca su participación pero dé paso a los demás.
Elija y “pacte” la hora más apropiada para celebrar la reunión. Los participantes deben de estar
centrados en la reunión y no en la hora del almuerzo o la hora de marcharse a casa.
No realice reuniones demasiado largas. Lo único que conseguirá es agotar a los participantes y
que no deseen asistir a ninguna reunión suya. Un tiempo prudencial suele ser una hora u hora
y media.
Para algunos puede ser difícil dirigir una reunión con 20 personas. Divide y vencerás: trabaje
con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre 6 y 10 personas.
Intente que sus colaboradores vengan preparados. Por eso es importante elaborar un “orden
del día”. También debe de ser cuidadoso en la preparación de la documentación, materiales y
recursos que emplearán durante la misma.
Y al final de la reunión, no se olvide de definir claramente el QUÉ, QUIÉN, CUÁNDO y CÓMO
de todos y cada uno de los temas tratados.
Cualquier punto del orden del día debería seguir este esquema:
INTRODUCCIÓN, DESARROLLO y CONCLUSIÓN.
Muchos se entretienen demasiado en el desarrollo y no acaban de “cerrar” o concluir. En
definitiva se trata de que los acuerdos adoptados queden claramente reflejados y todos los
participantes conozcan con exactitud qué se va a hacer
Levantar acta de la reunión, puede ser una buena idea.
Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
#1 No leas el Email a primera hora
Retrasa ese gesto 45 minutos y reserva ese privilegiado momento para concentrarte,
hacer y terminar una de las dos o tres grandes tareas de tu día. Una tarea Clave.
#2 Pon un Inbox físico en tu mesa
Es un lugar donde irás poniendo todo el inevitable papeleo (informes, facturas…) que
vas recibiendo o te dejan a lo largo del día. En lugar de abarrotar tu mesa lo
arrinconas todo en esa caja o bandeja. Al final del día “procesas” y decides qué hacer
con todo ese papeleo.
#3 Herramientas de captura siempre a mano
En cualquier momento va a surgir una idea, una tarea, un encargo, un contacto o algo
que debes anotar. Si no utilizas una herramienta digital para capturar todo eso (tipo
Evernote), ten siempre a mano un bloc de notas donde anotar rápidamente cualquier
cosa. Siempre a mano pero a la vez escondido.
#4 “Arrincona” las tareas manuales
Destina los momentos de baja productividad o de mayor cansancio para las tareas
manuales, mecánicas y monótonas. Procesar documentos, ordenar papeles, organizar
carpetas y ficheros en tu ordenador, comprobar cifras… Hacer todo eso en tus horas
de máxima productividad es un error.
#5 Destina momentos para la actividad online
Si en tu día tienes momentos fijos e inamovibles para tu actividad online (blogs, redes
sociales…) es mucho más difícil que no sean una distracción. Ahora, si no hay un
momento para todo eso entrarás y saldrás una y otra vez sin parar. Elige qué
“ventana” del día es la mejor en función de tu carga de trabajo, energía y
rendimiento. Por ejemplo: “la última media hora de la mañana me dedicaré a todo
eso”.
#6 Utiliza auriculares
Si puedes, hazlo. Puedes escuchar música relajante que estimule tu concentración o
bien utilizar un generador de ruido blanco ( SimpleNoise, por ejemplo) que ayudarán
a aislar ruidos exteriores. Y aun cuando no escuches nada los auriculares ahuyentan
las ganas de interrumpirte que pueda tener algún compañero que pase a tu lado.
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Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
#7 Pide concentración a los que te rodean
Un gesto que no demasiada gente hace y que funciona. Antes de empezar una tarea
importante reclama a tus compañeros una tregua y un poco de silencio. Lo
entenderán perfectamente porque ellos necesitarán eso mismo poco después para
poder hacer bien sus tareas. El compañerismo no sólo está en las cervezas después
de la oficina.
#8 “Arrincona” tus llamadas de teléfono
Muchas de las llamadas que haces sabes que las tienes que hacer por adelantado. En
lugar de salpicar todo tu día llamando ahora, luego, más tarde, concentra todas las
llamadas que puedas en el mismo tramo del día (por ejemplo 30 min.) y haz una
ronda de llamadas.
#9 Reduce y limita tus salidas
Hay personas (clientes, proveedores, compañeros…) que lo primero que te dicen para
tratar cualquier tema es: “¿por qué no nos vemos y lo hablamos?”. El teléfono, una
videoconferencia… hay formas de tratar en remoto casi cualquier tema y son más
respetuosas con tu tiempo que hacer una salida. Y si tienes que visitar a alguien, no
lo hagas a media mañana o media tarde, o romperás por completo tu ritmo de
trabajo.
#10 Cuenta y comunica tus rutinas
Que tus compañeros, colaboradores y clientes conozcan tus rutinas de trabajo. Cómo
te organizas, cómo haces tus tareas, en qué momentos estás más concentrado…
Comunicar eso hará que tú les des un servicio mejor, que colabores mejor, que
trabajes mejor con ellos y para ellos. Anima al resto a que hagan lo mismo. (El
problema es que casi nadie hace esto.)
#11 Reduce y limita tus reuniones
Cuando te convoquen a una reunión, pregúntate si procede, si tienes que asistir, si
vas a aportar algo, si te va a aportar algo a ti. Si no es así, habla con el responsable
para hacérselo saber. Dejarte liar por cualquier reunión es nocivo a corto y largo
plazo (porque luego siempre va a más).
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Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
#12 Prepara tus reuniones
Si finalmente tienes que asistir, prepáralas. No vas de paseo al campo. Estás
trabajando. A) Acuerda cuánto va a durar B) Averigua de qué se va a hablar C) Si
tienes que aportar algo prepáralo D) A la salida ten muy clara tu próxima tarea.
#15 Acuerda “periodos de silencio”
Si con nuestros compañeros no nos cuesta hablar para organizar una cena de
empresa, ¿por qué nos cuesta tanto organizarnos en el trabajo? Podéis acordar tener
periodos de silencio, de tregua, de tranquilidad, donde TODOS podréis trabajar y
rendir mejor. Al final todos pasáis por lo mismo y necesitáis soluciones comunes a
un mismo problema: ruido+interrupciones.
#16 Recopila información online antes
Al preparar documentos, presentaciones, informes, estudios… es normal capturar
información de Internet. El problema es que ahí, las posibilidades de distraernos se
multiplican por mil. Recopila toda la información que puedas antes de empezar a
teclear y te costará mucho menos terminar ese documento.
#17 Antes de empezar revisa tu Planificación
Un ejercicio que te llevará 5 minutos que te servirá para dos cosas: A) Asegurarte que
lo que habías planificado para hoy es, en efecto, lo que debes hacer B) Visualizar el
día que te espera y detectar las tareas más importantes. Es como el “trailer” de tu día
de trabajo.
#18 Haz descansos frecuentes
Haz pausas y “descansos activos” entre tareas. Y eso significa hacer algo
completamente distinto a lo que hacías (ponerte a chatear no es descansar). Aléjate
de tu mesa, haz estiramientos, relájate, sal fuera… A partir de cierta hora no rindes
más y mejor sino menos y peor. Hay que saber descansar bien para ofrecer calidad y
agilidad.
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Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
#19 Utiliza la Técnica Pomodoro
Esta técnica en la práctica estimula tu concentración e intensidad. Puedes utilizarla
de forma puntual (si tú o tus compañeros tienen un día demasiado “festivo”) o de
manera continuada, como tu forma de trabajo habitual.
#20 “No me pases llamadas, estoy fuera”
Si vas a necesitar una o dos horas para terminar una tarea importante, pide en
recepción o a tus compañeros que no te pasen llamadas. Di que vas a salir fuera a
una reunión (aunque sea mentira). Terminarás tu tarea (muy bien) y luego podrás
devolver las llamadas cuando tú decidas. (Lo mismo aplicable a tu teléfono móvil,
que debe estar en silencio y boca abajo. ¡El buzón de voz funciona de maravilla!)
#21 Combate al interruptor
Hay gente que nació para hacer gracietas, molestar, parlotear y no dar un palo al
agua. Llevan la vagancia en su ADN. Sé tajante y expeditivo con ellos. Como te vean
tibio o incluso interesado en sus chorradas, te utilizarán como público y no pararán
de hacer visitas a tu mesa. Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse
firme, tajante y hasta enérgico con esos interruptores. O eso, o te acribillarán y
sufrirás.
#22 Aprovecha la hora de la comida
Haz todo lo posible por no comer en tu mesa de la oficina. Aun cuando te hayas
llevado la comida de casa puedes salir fuera o encontrar algún rincón alejado de tu
monitor. Si aprovechas bien esa 1-2 horas de la comida, puedes hacer más en tu
día y recuperar fuerzas para afrontar lo que queda del día.
#23 Utiliza las tareas de baja intensidad
Si estás despistado, espeso o hay mucho ruido a tu alrededor puedes echar mano de
ciertas tareas de baja intensidad productiva pero útiles al cabo. Algunos ejemplos
que yo practico: ordenar-limpiar mi Evernote, actualizar mis filtros y reglas en Gmail,
actualizar mis suscripciones en GReader, revisar estadísticas de visitas, seleccionar o
guardar en PDF artículos de interés, etc.
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Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
#24 Planea el día siguiente por adelantado
Destina los últimos 15-20 minutos a elaborar la lista de tareas que vas a hacer
mañana. De todo lo pendiente que hay por hacer qué se tiene que hacer mañana y
qué tareas son las más importantes. Hacer esa “foto” por adelantado te ayuda a
empezar con más ritmo e intensidad. (Es un fantástico —créeme— hábito que animo
a todo el mundo a practicar.)
#25 Antes de marchar “resetea” todo
Dedica los últimos dos minutos a recoger y limpiar tu mesa. Será como el ritual que
te ayudará a “resetear” toda la actividad del día. Y al día siguiente, cuando llegues
para empezar, la visión de una mesa despejada y limpia te transmitirá más calma que
otra cosa. El caos es divertido pero no funciona.
* Ideas recopiladas en thinkwasabi.com por Berto Pena
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w w w . g o t t r a i n i n g . e s
El Efecto Zeigarnik o por qué las películas con
mensaje suelen acabar!mal
marzo 9, 2011
Tras años y años viendo películas de todo tipo creo estar en condiciones de subirme al
tonel más cercano a proclamar una verdad universal: si uno oye hablar de un “film de
denuncia” que pretende transmitir algún mensaje con el que despertar las conciencias de
los espectadores, puede tener por seguro que en él morirá el protagonista. Hay una
explicación psicológica para ello.
Novecento
Aunque tal vez no haya un estudio científico al respecto (aunque podía habérmelo
inventado y que colase, “lo he leído en internet, será cierto”), no es una afirmación que
carezca por completo de base empírica. Muchos años delante de la pantalla me avalan.
Desde “El jardinero fiel” con su mensaje sobre las prácticas poco éticas de las empresas
farmacéuticas y los estragos que causan en el Tercer Mundo, pasando por “La vida es
bella”, “Diamantes de sangre”, “Haz lo que debas”, “Senderos de Gloria”, cualquier
film de Ken Loach y, en fin, el título que al lector se le venga a la mente, da la impresión
de que una película militante -llamada también “de denuncia social” o “cine de protesta”- ha de tener un final trágico que le haga a uno salir del cine o cerrar la página de
Megavídeo con pesambre y regoello.
Para ello suele ser necesario que muera el protagonista, o en su defecto algún personaje
estrechamente unido a él y que haya sido retratado previamente como la inocencia
personificada. Ante cuyo cadáver el protagonista, arrodillado, alce los puños al cielo
clamando justicia entre lágrimas contra sus asesinos. Bien sean nazis, terroristas,
comunistas, Ku Kux Klan o policías al servicio del Apartheid o de algún régimen
dictatorial tercermundista.
Bluma Zeigarnik
La explicación más inmediata es que un final trágico da el adecuado tono de seriedad que
la denuncia de cualquier injusticia requiere. Pero hay otra, algo más sutil, para la que la
psicóloga rusa de origen judío Bluma Zeigarnik otorgó un epónimo: el Efecto Zeigarnik.
Parece que en psicología y psiquiatría hay un síndrome o efecto para toda clase de
comportamientos y éste en concreto se refiere a “la tendencia a recordar tareas
inacabadas o interrumpidas con mayor facilidad que las que han sido completadas”. Dice
la Wikipedia que Bluma se percató de esto al observar cómo un camarero era capaz de
recordar fácilmente una larga lista de pedidos pendientes y sin embargo difícilmente
recordaba los platos que acaba de servir, lo que le llevó a publicar un estudio al respecto
en 1927.
Lo interesante de este hallazgo estuvo en que tiene consecuencias más allá de la
hostelería. En general todas las tareas inacabadas provocan estrés y resultan difíciles de
apartar de la cabeza. Por ello la gente olvida tras los exámenes lo estudiado, los
pilotos intentar aterrizar a pesar de que las condiciones no sean las adecuadas y cada
episodio de una serie a menudo termina en un momento de gran dramatismo conocido
como cliffhanger, que incita al espectador a permanecer delante del televisor la semana
siguiente a la misma hora.
Esta película no acaba en boda
La importancia del desenlace
Cuando somos espectadores de una narración nos encanta que la historia se cierre, que
el bueno sea reconocido, el malo reciba su castigo y que, en definitiva, el conflicto
quede resuelto. Por tanto una historia con un final trágico en el que no se haya
impartido justicia (“El patrón está vivo”, frase con la que concluía Novecento) es una
trama irresuelta que, como una espina clavada, incita al espectador a pasar a la acción y
tomar alguna clase de iniciativa para que dentro de su cabeza la historia pueda tener el
final que le corresponde.
Por eso -dejando de lado el cine pero sin abandonar del todo el terreno de la ficción- en
muchas reivindicaciones políticas, desde el Día de la Mujer Trabajadora hasta la Diada
catalana, se rememoran no los logros sino las derrotas y agravios sufridos. Para
movilizar a la población y que busque su particular “cierre” de tales narraciones.
Ladrones del tiempo
En una empresa, toda pérdida de tiempo lleva consigo una pérdida de dinero. En
consecuencia, la pregunta importante es:
¿Dónde y cómo se producen las pérdidas de tiempo en una empresa?
Existen cinco grandes áreas de pérdida de tiempo, son los llamados “Ladrones del tiempo”.
Es importante conocerlos y prestarle la suficiente atención con el fin de detectar si usted,
como responsable de la empresa, es el primero que da el mal ejemplo.
Los cinco Ladrones del tiempo son:
* Pérdidas de tiempo al INICIAR EL DÍA DE TRABAJO.
* Pérdidas de tiempo causadas por la DESORGANIZACIÓN.
* Pérdidas de tiempo causadas por las DESVIACIONES.
* Pérdidas de tiempo causadas por IMPLICARSE EN EXCESO.
* Pérdidas de tiempo por el EXCESO DE “PAPELEO”.
Veámoslos por separado.
1. PÉRDIDAS AL INICIO DEL DÍA DE TRABAJO
Los estudios realizados indican que algunos dueños o responsables máximos de pequeñas y
medianas empresas pierden hasta una hora al día del tiempo más productivo (las primeras
horas de la mañana) en actividades de escasa importancia para la productividad de la
organización.
¿En qué se pierde ese tiempo? Se pierde en: Llegar a la empresa después de la hora habitual
de trabajo.Dedicar las primeras horas de la mañana a hacer gestiones de escasa importancia
antes de llegar a la empresa. Saludar y conversar con todo el personal antes de llegar a su
mesa o despacho. Recorrer toda la empresa, aunque sea muy pequeña, para vigilar que todo
está listo para iniciar el trabajo (incluyendo la revisión de mesas, armarios, cajas de
herramientas, etcétera).
Tomar el primer café de la mañana antes de iniciar el trabajo. Leer el periódico, revistas,
correspondencia de escasa importancia, etcétera. Y otros hábitos similares.
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
2. PÉRDIDAS A CAUSA DE LA DESORGANIZACIÓN
Las dos principales causas de pérdida de tiempo a causa de la desorganización son:
Ausencia de planes de trabajo. Objetivos y prioridades confusas.
Para corregir estas deficiencias, le recomendamos recurrir al Diagnóstico D-038: AUTOEVALUACIÓN: ¿ES USTED UN DIRECTIVO O EJECUTIVO REALMENTE ORGANI-ZADO?, que
encontrará en la sección de Diagnósticos de la empresa de este mismo sitio web.
3. PERDIDAS A CAUSA DE LAS DESVIACIONES
La principal causa de desviación la constituye la atención de los asuntos personales.
Estos pueden llegar a provocar una importante pérdida de tiempo.
Es imposible eliminar por completo la necesidad de atender asuntos personales en horas de
trabajo, pero sí es posible que esas actividades no empresariales se eliminen de las tres o
cuatro horas clave del día; es decir, de las horas de la mañana. Recuerde que cuando usted
se dedica a atender asuntos personales en horas de trabajo, en realidad, está utilizando
"tiempo de la empresa" para dedicarlo a asuntos que no tendrán repercusión alguna en la
productividad del negocio.
Otras causas de desviaciones son:
Participar en reuniones y actividades fuera de la empresa que, en realidad, no requieren su
presencia. Dedicar demasiado tiempo a las personas que visitan la empresa. Convertir la
empresa en un centro de reunión social.
Hacer o recibir demasiadas llamadas personales. Y hábitos similares.
4. PÉRDIDAS A CAUSA DE IMPLICARSE EN EXCESO
Otra de las causas de pérdida de tiempo (medida en función de la relación tiempo invertidoresultado obtenido) radica en el hecho de dedicar excesivo tiempo a un trabajo que en
realidad no lo requiere. Por ejemplo:
Seguir buscando datos sobre un aspecto en particular cuando los que ya se tienen son
suficientes. Insistir en terminar personalmente un trabajo o tarea cuando alguno de sus
colaboradores podría encargarse de darle los "toques" finales.
Ser incapaz de reducir el tiempo dedicado a reuniones, llamadas, conversa- ciones, cuando
entran en una fase en la que se tocan aspectos sin importancia. Pretender participar y estar
al tanto de todo lo que sucede en la empresa. Y actitudes similares.
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
El dueño o máximo responsable de una empresa (grande, mediana o pequeña) debe ser
consciente de que su tiempo es importante y que, en consecuencia, debe dedicarlo a los
asuntos importantes, dejando que otros se encarguen de los aspectos que exigen menos
experiencia, conocimientos y capacidades de decisión. Cuando el dueño se implica en
asuntos poco importantes, lo que hace es aumentar, sin necesidad, los costes de la
empresa, dado que el tiempo más costoso para la empresa es el suyo.
5. PÉRDIDAS A CAUSA DEL EXCESO DE “PAPELEO”
Todas las empresas, incluso las pequeñas, muestran una tendencia (aparentemente
natural) a generar exceso de burocracia o "papeleo".
Para el dueño, la constante y pesada acumulación de papeles sobre su mesa puede llegar
a provocar una importante pérdida de tiempo y productividad. Algunos hábitos básicos
de trabajo que ayudan a reducir la "carga" del papeleo son las siguientes:
"Filtrar" el material de lectura que se recibe (correspondencia y similares) para eliminar el
que es innecesario e improductivo. Leer rápida y superficialmente el material de lectura
recibido hasta encontrar la idea central de cada comunicación y centrarse en ella.
Elaborar pequeñas guías antes de escribir o dictar una carta o informe. Dedicar sólo el
tiempo estrictamente necesario a trabajos que no se repetirán en el futuro. No convertir
la mesa de trabajo en un "archivo histórico" de la empresa. No pedir que le envíen copia
de todos los informes o cartas que se redacten en empresa: seleccione sólo los que son
importantes para su trabajo como dueño del negocio. Y hábitos similares.
ADVERTENCIA FINAL
Nótese que en los comentarios anteriores sobre la pérdida del tiempo nos hemos referido
únicamente al tiempo del dueño o máximo responsable. Pues bien, todas las
observaciones señaladas anteriormente:
SE APLICAN, POR IGUAL, A TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA. En las páginas
anteriores nos hemos referido únicamente al dueño o responsable por
dos razones:
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
Primero. Porque el tiempo del dueño o responsable máximo es el más costoso para la
empresa y, en consecuencia, sus pérdidas de tiempo son las más peligrosas para la
rentabilidad del negocio.
Segundo. Porque el dueño o responsable es el primero que debe dar el ejemplo al resto
de las personas que trabajan en la empresa, aunque sean sólo dos o tres; si el dueño o
responsable adopta hábitos eficientes de trabajo, sus empleados tenderán a imitarlo (lo
mismo sucede si él es el primero en dar el ejemplo de cómo se pierde el tiempo de la
empresa).
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RGPymes
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¿Qué es la procrastinación y por qué tendemos a ella?
20 de enero de 2011 | 17:57 - Sergio Parra
Yo tiendo a la procrastinación, a veces peligrosamente. La gente que me rodea, tiende a
la procrastinación. Probablemente todos vosotros tendéis en mayor o menor medida a la
procrastinación. Pero ¿qué diablos es la procrastinación y por qué está tan de moda
en Internet?
En pocas palabras, la procrastinación sería el hábito de aplazar las cosas que
deberíamos hacer, enredándonos en tareas menos importantes o incluso gastando
nuestro tiempo deliberadamente en cosas que nos obligamos a creer que son más
perentorias. Todo ello por miedo, por pereza, porque analizar demasiado algo nos lleva a
la parálisis! porque nuestro cerebro está diseñado para ello.
Posiblemente el término, hace unos años casi ajeno del acervo cultural de la gente, está
tomando relevancia gracias a Internet. Y es que Internet en sí mismo es una fuente
infinita de procrastinación, que se lo digan a los oficinistas que tienen un ordenador
delante y no dejan de entrar en Facebook para comentar fotos de gatitos.
Las distracciones son tan poderosas porque nos permiten evadirnos de lo que no
tenemos ganas de acometer. Aunque nuestros objetivos mentales sean razonables o
incluso necesarios para alcanzar algún fin importante, la mayoría de nosotros, en un
momento u otro, “nos despistamos”. No, lo haré mañana; no, todavía no me he puesto
con el inglés porque últimamente tengo mucho trabajo; no, me queda por resolver cuatro
cosas antes de acudir a la autoescuela! ¡son cosas muy importantes! ¡De verdad!
Si nuestro cerebro estuviera mejor ensamblado, quizá estaría dotado de una voluntad
más férrea que, ante las urgencias más serias, se atendría sólo a objetivos fijados
detenidamente.
Según el psicólogo Gary Marcus, esta generalizada propensión a las distracciones y las
ausencias mentales (y la facilidad para esgrimir excusas) es una consecuencia más de:
la deficiente integración entre un conjunto reflejo y ancestral de mecanismos orientados a
fijar objetivos (quizá compartido con todos los mamíferos) y un sistema deliberativo de
evolución más reciente, que, por inteligente que parezca, no siempre participa en el
proceso.
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Las estadísticas nos indican que entre el 80 y el 95 % de los estudiantes universitarios
postergan sus obligaciones, y dos tercios de todos los estudiantes consideran que
tienen por costumbre postergar las cosas.
Según otros cálculos, entre el 15 y el 20% de todos los adultos se ven crónicamente
afectados; y no puedo por menos que preguntarme si el resto sencillamente miente. A la
mayoría de las personas les preocupa la tendencia a postergar; en general la describen
como algo malo, perjudicial y estúpido. Y, sin embargo, casi todos incurrimos en ella.
El problema, pues, es que a menudo aplazamos lo que es importante hacer, incluso para
mejorar nuestra vida de algún modo, a fin de sumergirnos en otras actividades que no
nos permitan sentir remordimientos: ver la televisión, por ejemplo. No digo que ver el
último capítulo de Lost no sea importante, pero seguramente es un objetivo con menos
prioridad que muchos otros.
Y ¿cuáles son las cosas que suelen excitar nuestra procrastinación al máximo?
Las tareas más susceptibles de ser postergadas reúnen, por lo general, dos condiciones:
no nos divierten y no es obligatorio realizarlas ahora mismo. A la menor oportunidad,
aplazamos las tareas que más rechazo nos producen y nos recreamos en lo divertido, a
menudo sin detenernos a pensar en el coste final. La postergación es, en suma, el hijo
ilegítimo de la tasa de descuento al futuro (la tendencia a devaluar el futuro respecto al
presente) y el uso del placer como brújula chapucera.
En fin, lo dicho, que mañana me pondré. Prometido.
Vía | Kluge de Gary Marcus
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