Guía para realizar un proceso de confirmación efectivo con partes

Guía para realizar un
proceso de confirmación
efectivo con partes
externas
www.auditool.org
9/10/2009
Guía para realizar un proceso de
confirmación efectivo con partes
externas
Uno de los procedimientos más eficaces que puede utilizar el auditor para
asegurar la integridad, existencia y exactitud de los saldos de los estados
financieros, son las confirmaciones positivas con terceros.
Objetivo
El objetivo de la confirmación externa es obtener y evaluar evidencia de
auditoría a través de una comunicación directa de un tercero, en respuesta a
una solicitud de información sobre una partida particular que afecta las
aseveraciones hechas por la administración en los estados financieros.
Procedimientos
1) Selección de los terceros que vamos a confirmar.
2) Preparación de la confirmación por parte del auditor (las respuestas
deben estar dirigidas a la dirección del auditor y no al cliente)
3) Firma de la confirmación por parte de un funcionario de nivel adecuado
de nuestro cliente
4) Envío de la confirmación por parte del auditor (se le solicita a la
compañía que compre las estampillas o nos contacte con su
transportador de confianza para el envío de la confirmación)
5) Elaboración de un cuadro control para realizar el seguimiento a las
confirmaciones enviadas
6) Recibo de las confirmaciones en las oficinas del auditor en original.
7) Para las confirmaciones no recibidas podemos realizar un segundo
envío y/o contactar al tercero para solicitarle la respuesta.
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8) Confirmación telefónica del envío de la confirmación por parte del
tercero (Esto se hace para evitar que nos lleguen confirmaciones
falsas)
9) Determinación por parte del auditor de las diferencias entre la
confirmación recibida y la información de los registros contables del
cliente.
10) Comunicar al cliente los resultados del proceso de confirmación y para
los casos en donde se presentan diferencias se solicita al cliente
investigar las partidas conciliatorias y determinar si son necesarios
ajustes (El cliente es el responsable de determinar las causas de las
diferencias y sus implicaciones en los estados financieros, el auditor
evalúa y determina la validez de las decisiones que tome el cliente
sugiriendo ajustes).
11) Pasos alternos para confirmaciones no recibidas. La naturaleza de
estos pasos alternos varía de acuerdo con la cuenta y la aserción en
cuestión, pero debe ser tal como para que brinde evidencia de las
aserciones de los estados financieros que la solicitud de confirmación
debía brindar. Ejemplos de procedimientos alternos:
•
Cuentas por cobrar: Revisión de los abonos posteriores, revisión
de la documentación soporte (factura de venta) u otra
documentación del cliente que proporcione evidencia de la
existencia y pruebas del corte de ventas que provean evidencia
de la integridad.
•
Cuentas por pagar: Los procedimientos alternativos pueden
incluir la revisión de los pagos posteriores o la correspondencia
proveniente de terceros que proporcione evidencia de la
existencia y, la revisión de otros registros, tales como notas de
productos recibidos, que suministre evidencia de la integridad.
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¿Qué confirmamos?
Cuenta
Bancos
Inversiones
Cuentas por cobrar
Inventarios en poder
de terceros
Cubrimiento de los
seguros
Compañías
vinculadas
Obligaciones
financieras
Proveedores y
cuentas por pagar
Abogados
Corte Recomendado
A 31 de diciembre
A 31 de diciembre
Corte cercano al cierre a 31 de
diciembre (Ejemplo: 31 de
octubre). Para el corte a 31 de
diciembre revisamos los
movimientos del periodo no
cubierto.
A 31 de diciembre
Alcance Recomendado
100%
100%
A criterio del auditor
A 31 de diciembre
100%
A 31 de diciembre
100%
A 31 de diciembre
100%
Corte cercano al cierre a 31 de
diciembre (Ejemplo: 31 de
octubre). Para el corte a 31 de
diciembre revisamos los
movimientos del periodo no
cubierto.
A 31 de diciembre
A criterio del auditor
100%
100%
¿Porqué las confirmaciones de clientes y proveedores las realizamos
antes de cierre?
Las confirmaciones de clientes y proveedores son las más difíciles de conseguir y
pueden implicar invertir mayor tiempo para identificar posibles ajustes, teniendo en
cuenta que en los casos en donde se presentan diferencias el cliente debe entrar a
conciliar sus cifras con las cifras del tercero que confirmó. Por lo anterior,
recomendamos que estas confirmaciones se envíen con un corte antes del cierre a 31
de diciembre (Ejemplo, con corte a 31 de octubre de 2009), para que el proceso de
obtención, análisis y ajuste se realice antes del cierre.
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Caso Parmalat
El caso Parmalat es la historia de un gran fraude: se desviaron fondos para ayudar a
otras sociedades del grupo que estaban en crisis financiera, especialmente Parma
Tour.
El fraude fue de más de 10.000 millones de euros de activos inexistentes,
compensados con la misma cantidad de créditos bancarios, obligación y fondos
propios perdidos por todos los que habían confiado en la empresa.
¿Cómo se cometió el fraude?
Por lo que se sabe, el fraude se cometió con medios muy sencillos:
1) Control de la correspondencia de los auditores (cartas de confirmaciones
enviadas eran interceptadas por el cliente)
2) Recibos bancarios falsificados con un scanner y una fotocopiadora
(respuestas recibidas de los terceros confirmados eran falsificadas por el
cliente)
3) Cambios de domicilio social, para no tener que cambiar de auditor, como exige
la ley italiana, con lo cual era más sencillo engañar al auditor tradicional, que
continuaba haciendo su trabajo con la despreocupación nacida de la confianza
ganada con una documentación uniforme e históricamente falsa.
Información tomada de: www.interamericanusa.com
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