El presente documento contiene la descripción general de las

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD
CATOLICA MANIZALES.
El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad
Católica de Manizales en cuanto a los procesos de gestión documental llevados en la actualidad,
los cuales son necesarios para establecer los criterios de uso del Software de Gestión documental
(SGD-UCM).
FLUJO DOCUMENTAL
1. El Sistema de gestión documental de la UCM es una herramienta que busca reducir el flujo de
documentos físicos y manejo de copias. En este sentido, el usuario será responsable del
manejo electrónico de la información.
2. Es responsabilidad de la persona que genera el documento clasificarlo en el expediente
correspondiente de acuerdo a la tabla de retención documental.
3. Todos los documentos recibidos, sean de tipo interno o externo, deben tramitarse de acuerdo al
tiempo límite asignado, la aplicación brindará información del estado actual del documento.
4. Al recibir una notificación de recepción de un documento en SGD-UCM, cada usuario debe
verificar la información y darle trámite.
5. Todos los documentos para trámite interno y externo, serán creados, consultados y tramitados
en SGD-UCM.
6. Para distribuir las comunicaciones y correo físico al interior de la universidad se manejará una
planilla de entrega generada por SGD-UCM.
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
1.
Quienes realizan o aprueban un documento (comunicación interna, externa y actas.) son las
únicas personas autorizadas para realizar modificaciones en los mismos.
1. Cuando se elabora un documento desde el sistema, será considerado “borrador” hasta el
momento en que éste sea aprobado mediante firma.
2.
Los documentos después de aprobados no podrán ser modificados, salvo aprobación explícita
del administrador del sistema en cuyo caso deberá existir registro completo de la solicitud.
3.
Todo documento debe cumplir con su normal flujo documental, lo que incluye la generación, la
respuesta del mismo o la terminación si es el caso.
4.
En las comunicaciones externas es responsabilidad de quien las genera, radicarlas en el
sistema, imprimir el original en papel membrete y la copia en papel blanco, luego debe remitir
las comunicaciones debidamente firmadas a la unidad de correspondencia con su respectivo
sobre para su despacho; si las comunicaciones llegan con errores ortográficos o
gramaticales,
serán devueltos a la dependencia que la generó para iniciar nuevamente el
proceso y se anularan en el sistema.
RESPONSABILIDADES
1.
Cada usuario es responsable del acceso a la aplicación SGD-UCM. El hecho de no acceder a
la aplicación no lo exime de la responsabilidad para los trámites requeridos de los
documentos.
2.
El sistema posee un método de identificación único, que garantiza que quien acceda a éste
sea quien posea nombre usuario y contraseña asignada. Esta contraseña es completamente
personal, privada e intransferible.
3.
Cada usuario es responsable de la información que ingresa al sistema y de las acciones que
sean generadas con éste.
4.
Cada usuario es responsable de cerrar sesión de la forma adecuada, para evitar que terceras
personas accedan al sistema en su sesión de usuario.
5.
Todas las acciones generadas en la aplicación serán registradas bajo el usuario que inicia
sesión.
6.
Cada usuario es responsable de tramitar sus documentos, en los tiempos establecidos en el
flujo de trabajo definido en el sistema para dichos documentos.
7.
Al quedar un documento en proceso, la responsabilidad del trámite respectivo es del usuario o
usuarios a quien (es) le (s) fue transferido. En este punto, se deben realizar consultas de
seguimiento por parte de quien inicia el trámite del documento, para determinar en qué estado
se encuentra.
8.
Los directores, coordinadores, jefes de unidades académico administrativo y los demás
asignados, tienen la posibilidad de realizar control sobre las acciones de las personas a su
cargo por medio de las opciones que contiene la aplicación habilitadas para este fin.
OTROS LINEAMIENTOS
1. La Unidad de Correspondencia es el área autorizada para el recibo, envío y registro de toda la
correspondencia movilizada en la Universidad.
2. Todo tipo de comunicación que ingrese a la Institución será abierta, radicada y digitalizada en
la ventanilla única, esto con el fin de dar trámite en la dependencia competente.
3. La información recibida tiene carácter Institucional y está protegida por protocolos de
confidencialidad que deben observar todos los funcionarios que se relacionan con el proceso
de Gestión Documental.
4. En la unidad de correspondencia no se recibe documentación personal.
5. Los Documentos que llegan encuadernados o argollados no se digitalizan, estos se radican y
se envían como anexos de forma física a la dependencia correspondiente
6. En el caso del correo que ingresa para la comunidad de las Hermanas Dominicas de la
Presentación y el Fondo de empleados no se hará la apertura de este, solo se registrara en la
planilla de entrega correspondiente.
7. Las Guías anexas que llegan con todo tipo de mercancía no se digitalizan, se registran en el
módulo de correspondencia y se guarda en la unidad de correspondencia por 6 meses,
pasado este tiempo se eliminan.
8. Con el objeto de generar una verdadera cultura de ahorro de papel en la institución, no se
imprimirán los documentos de carácter informativo que circulen a través del SGD-UCM,
debido a que este permite llevar una trazabilidad y consulta de la información en tiempo real.
GLOSARIO
Acta: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos
administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una
reunión.
Comunicación externa: Tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para
responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser
dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias
que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo.
Comunicación interna: Es una comunicación escrita de carácter interno; la comunicación interna
se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y
aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Universidad.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de
manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que
sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario.
Documento electrónico: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Esta
información es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento Informativo: Medio que sirve para dar a conocer
información sobre un
acontecimiento de interés institucional, bien sea académico o administrativo.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Flujo Documental: Asignación de los documentos a los flujos electrónicos, a través criterios de
distribución, actividades y tiempos de atención definidos para cada proceso.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan
en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Sesión de usuario: Período de tiempo que un usuario se relaciona con una aplicación. La sesión
de usuario comienza cuando el usuario accede a la aplicación y termina cuando sale de la misma
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.