Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR
DEL DISTRITO FEDERAL
ELABORACIÓN
05
Pág.:
De:
01
04
1
7
Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén
General.
OBJETIVO GENERAL:
Verificar que los bienes que entreguen los Proveedores estén en perfectas condiciones
y correspondan a las especificaciones y cantidades solicitadas en el pedido,
examinando que la fecha de entrega se encuentre en el rango establecido o en su caso
emitir nota de penalización por entrega extemporánea, así como actualizar sus registros
de control de almacenes.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN:
•
El Contrato de Adquisiciones (Pedido), es el único documento oficial en que se
fundamentará la verificación de la entrega del Proveedor y deberá estar firmado por
los funcionarios de la Dirección de Administración y Finanzas.
•
Sólo se recibirán los bienes que se encuentren en buen estado físico.
•
Sólo se aceptarán los bienes que cumplan con las especificaciones señaladas en el
pedido.
•
El proveedor debe cumplir en tiempo y forma la entrega total del material solicitado,
de no ser así se aplicarán penas convencionales.
C. Eduardo A. Murillo Landeros
__________________________
J.U.D de Recursos Materiales
y Servicios Generales
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ELABORACIÓN
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2
7
Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén
General.
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
J.U.D de Recursos Materiales
y Servicios Generales
1
Recibe la autorización de la compra de
material, realiza todas las gestiones
para la compra y envía copia del
“pedido” de adquisición de bienes o
insumos al Personal encargado del
Almacén General.
5 min.
J.U.D de Recursos Materiales
y Servicios Generales
(Personal encargado del
Almacén General)
2
Recibe copia del “pedido”, archiva y
espera la entrega de bienes o insumos.
5 min.
Proveedor
3
Entrega al Personal encargado del 60 min.
Almacén General los bienes o insumos
solicitados por el J.U.D. de Recursos
Materiales y Servicios Generales, así
como la “factura” original del pedido.
J.U.D de Recursos Materiales
y Servicios Generales
(Personal encargado del
Almacén General).
4
Recibe los bienes o insumos de
acuerdo al “pedido”, los revisa y verifica
que
la
“factura”
no
tenga
enmendaduras ni tachaduras y que
tenga la misma descripción y datos
descritos en la copia del “pedido”.
5 min.
5
Verifica que la entrega del “pedido”
cumpla con la fecha de entrega
solicitada.
5 min.
6
Verifica que los bienes cumplan con las
características,
especificaciones
y
cantidades solicitadas en el “pedido”.
5 min.
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Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén
General.
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
Sella en el “pedido”
Aplicación de
penas convencionales si no se
entregaron los bienes o insumos en
tiempo y forma.
5 min.
¿CUMPLE CON LOS
REQUERIMIENTOS ANTERIORES?
8
Proveedor
9
J.U.D de Recursos Materiales
y Servicios Generales
(Personal encargado del
Almacén General).
10
NO
Rechaza el “pedido” de bienes o 60 min.
insumos presentados y los devuelve al
Proveedor mediante el “formato” de
rechazo a proveedores.
Recoge los bienes o insumos, los
revisa,
cumple
y
los
entrega
nuevamente al Personal encargado del
Almacén General.
5 min.
SI
Recibe bienes o insumos y acusa sello variable
de recibido en la “factura” del pedido
original, así como en la copia.
5 min.
11
Entrega al Proveedor “factura” original
del pedido para que inicie el trámite de
pago.
12
Ingresa los bienes o insumos en el 60 min.
sistema interno del Almacén General
actualizando sus registros y controles
de entrada, anotando la fecha de
entrada, el número de factura,
descripción del artículo, el número de
unidades, el importe total, etc.
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Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén
General.
Unidad Administrativa
No.
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Descripción de la Actividad
Archiva copia de la “factura” original y 30 min.
del “pedido” para su control.
Fin de Procedimiento
Nota: En caso de que se detecten
problemas con los bienes o insumos
entregados por los Proveedores
posteriormente, lo informará al J.U.D.
de Recursos materiales y Servicios
Generales para que efectué la
reclamación correspondiente dentro del
tiempo de garantía de los mismos.
C. Eduardo A. Murillo Landeros
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Tiempo
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Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén
General.
J.U.D. de Recursos Materiales y
Servicios Generales
J.U.D. de Recursos Materiales y
Servicios Generales (Personal
encargado del Almacén General)
Proveedor
Inicio
1
Recibe autorización de compra y
envía copia del “pedido” de
adquisición de bienes.
1
Pedido
2
Recibe “pedido”, archiva y
espera la entrega de bienes o
insumos.
1
Pedido
3
Entrega los bienes o insumos
solicitados, así como “factura”
del pedido.
Expediente
Factura
4
0
Recibe los bienes o insumos,
los revisa y verifica que sean
los mismos descritos en el
1
Resguardo
Pedido
5
Verifica que la entrega del
“pedido” cumpla con la fecha de
entrega solicitada.
A
0
ELABORACIÓN
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General.
J.U.D. de Recursos Materiales y
Servicios Generales
J.U.D. de Recursos Materiales y
Servicios Generales (Personal
encargado del Almacén General)
Proveedor
A
6
Verifica que los bienes cumplan
con todo lo especificado en el
“pedido”.
7
Sella en el “pedido” Aplicación
de penas convencionales si no
se cumple en tiempo y forma.
0
Pedido
¿Cumple
con los
requerimientos
anteriores?
SI
NO
B
8
Rechaza el “pedido” de bienes o
insumos mediante el “formato”
rechazo a proveedores.
0
Formato
9
Recoge los bienes o insumos,
los revisa y los entrega
nuevamente.
B
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Pág.:
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De:
7
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General.
J.U.D. de Recursos Materiales y
Servicios Generales
J.U.D. de Recursos Materiales y
Servicios Generales (Personal
encargado del Almacén General)
Proveedor
B
10
Recibe bienes o insumos y sella
de recibido en la “factura” del
pedido.
0
1
Factura
11
Entrega al Proveedor “factura”
del pedido para que inicie el
trámite de pago.
0
Factura
12
Ingresa los bienes o insumos,
actualiza sus registros y
controles de entrada.
13
Archiva copia de la “factura” y
del “pedido” para su control.
1
1
Factura y pedido
Archiva
C. Eduardo A. Murillo Landeros
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y Servicios Generales
Fin
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