procedimiento para contratar proyectos informáticos con alta

PROCEDIMIENTO PARA CONTRATAR PROYECTOS INFORMÁTICOS
CON ALTA PROBABILIDAD DE ÉXITO TÉCNICO Y COMERCIAL
Díaz M.p, Hernández R.
Universidad de Ciencias Informáticas
Resumen
La importancia de garantizar mayores argumentos para la toma de decisiones al contratar un
proyecto conlleva a la necesidad de realizar estudios de viabilidad que garanticen una mayor
probabilidad de éxito en la ejecución del mismo. El trabajo que se presenta propone un
procedimiento auxiliado de una herramienta informática para evaluar la factibilidad técnica y
comercial de los proyectos informáticos antes de decidir su contratación y garantizar una alta
probabilidad de éxito en su ejecución. Se basa en un estudio comercial y una evaluación técnica,
que permite a través del trabajo de expertos y procesamientos estadísticos tomar decisiones a
partir de conceptos científicamente fundamentados sobre la aceptación o rechazo de los
proyectos. Llegando a la conclusión de que los estudios de factibilidad técnica y comercial son
imprescindibles para contratar un proyecto con alta probabilidad de éxito. El procedimiento que
se presenta para evaluar las probabilidades de éxito comercial y técnica de un proyectos permite
obtener resultados confiables, y la calidad de los resultados obtenidos con la aplicación del
procedimiento depende en gran medida de la experiencia de los expertos que intervienen en su
aplicación; permite además un uso más eficiente de los recursos materiales, humanos y
financieros al contratar la ejecución de proyectos con alta probabilidad de éxito.
Abstract
The importance of ensuring further arguments to the decision to hire a project entails the need to
conduct viability studies to ensure a greater likelihood of successful implementation. The work
presented proposes a process aided by a software tool for evaluating technical and commercial
feasibility of informatics projects before deciding their engagement and ensure a high probability
of success in implementation. Study is based on a commercial and technical evaluation, which
allows through the work of experts and statistical processing decisions based on scientifically
sound concepts regarding the acceptance or rejection of projects. The procedure is presented to
assess the likely success of a business and technical projects are providing reliable results, and
quality of results obtained with the application of the procedure depends largely on the
experience of experts involved in its implementation; also allows more efficient use of material
resources, human and financial resources to contract the execution of projects with high
probability of success.
Palabras Claves: Evaluación de proyectos, factibilidad técnica, factibilidad comercial, gestión
de proyectos, proyectos.
Keywords: Commercial feasibility, project, project evaluation, project management, technical
feasibility.
115
Introducción
Con el avance acelerado de la ciencia, la tecnología, y la necesidad del perfeccionamiento de los
procesos, el hombre ha ido evolucionando en su forma de pensar y de dar soluciones a las
problemáticas a las que se enfrenta, el avance de la informática ha conllevado a desarrollar
soluciones informatizadas de los procesos de la vida cotidiana. Esto conlleva al aumento
acelerado referente a la cantidad de proyectos informáticos a desarrollar. Por otra parte, con
respecto a la comercialización empresarial, el mundo de los negocios relacionados con este sector
se vuelve cada día más competitivo y exigente por lo que resulta imprescindible desarrollar
soluciones con mayor eficiencia y lograr los objetivos acortando los plazos de tiempo, en el
marco del presupuesto elaborado, la logística prevista, con tecnología de punta y con una elevada
calidad.
La planificación y evaluación de proyectos se ha transformado en un instrumento de uso
prioritario entre las empresas destinadas a la gestión de proyectos las cuales presentan dentro de
sus responsabilidades fundamentales la toma de decisión al aceptar el inicio de ejecución de un
proyecto. Resulta necesario disponer de un conjunto de antecedentes justificatorios que aseguren
una acertada toma de decisiones y hagan posible disminuir el riesgo de equivocarse al decidir la
ejecución de un determinado proyecto.
“Para elaborar un proyecto de investigación-desarrollo o de innovación tecnológica y estar
seguros del éxito es necesario tener una justificación sólida del mismo, lo que facilitará obtener
financiamiento para su ejecución e introducción en la práctica social. Esta justificación se
apoyará en los estudios de factibilidad técnica, económica y de mercado”. (Hernández, 2007)
Los enfoques más modernos del desarrollo asignan a la cantidad y a la calidad de las inversiones
un papel fundamental en el crecimiento de los países. Reconocen que éste se logra tanto
ampliando la inversión como incrementando la rentabilidad de los proyectos. De aquí la
necesidad de utilizar la técnica de la evaluación de proyectos como un instrumento para
determinar su factibilidad y asignar recursos a aquellos de mayor rentabilidad.
El análisis de factibilidad forma parte del proceso de evaluación al cual debe someterse todo
proyecto de software. En la actualidad en ocasiones se aborda este tema desde un enfoque
económico principalmente, olvidando los enfoques técnicos y comerciales de la solución a
desarrollar, los cuales también son de gran importancia dentro de un estudio de factibilidad en
proyectos de software por lo que también deben tenerse en cuenta.
Debido a la imperante necesidad del uso óptimo de los recursos para desarrollar los proyectos
informáticos, resulta necesaria la existencia de un procedimiento que permita evaluar la
factibilidad de cada proyecto en el orden técnico y comercial, lo que unido a un estudio de
factibilidad económica permita determinar las probabilidades de éxito de los mismos, facilitando
mayor información al decidir su contratación y garantizando un mejor uso de los recursos
disponibles.
1. Fundamento teórico
Según estudios bibliográficos realizados los estudios técnicos y comerciales no se realizan de
manera rigurosa a la hora de realizar los estudios de factibilidad, tampoco se encontró ninguna
herramienta informática capaz de procesar esta información y emitir un resultado que facilite la
toma de decisiones. La mayoría de los estudios que se realizan consiste en analizar un grupo de
indicadores definidos por el evaluador dependiendo de su conocimiento sobre el tema en
cuestión. Posterior a ello realizan una evaluación cualitativa sobre la factibilidad. Es por ello que
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en muchas ocasiones estos estudios son superficiales y los resultados que se obtienen carecen de
robustez provocando consigo deficiencias en la ejecución de los proyectos que fueron evaluados,
por lo que a continuación de desarrolla una propuesta de procedimiento para la realización de esta
evaluación.
2. Desarrollo del procedimiento
El procedimiento que se presenta tiene como objetivo evaluar la factibilidad técnica y comercial
de los proyectos informáticos, esta evaluación se realiza en la etapa Ex _Ante del proyecto, la
misma permite brindar argumentos suficientes para determinar si la ejecución del proyecto
resulta rentable desde el punto de vista técnico y comercial. Esto unido a un estudio de
factibilidad económico facilita mayor información al decidir la contratación de un proyecto
garantizando ejecutar aquellos que presenten altas probabilidades de éxito y consigo lograr un
mejor uso de los recursos disponibles. Este procedimiento es apoyado por una herramienta
informática constituida por una aplicación web y con una base de datos central, facilitando el
proceso de evaluación pues no es imprescindible contar con todos los expertos físicamente en un
mismo lugar pues la aplicación permite que dentro del período de evaluación previamente
establecido cada experto pueda acceder a la web para realizar su evaluación, además disminuye la
probabilidad de ocurrencia de errores en los cálculos, logrando una mayor eficiencia en el
proceso y dejando una traza de todo el flujo de actividad realizado.
2.1.
Conformar el comité evaluativo.
El comité evaluativo, que sería el encargado de poner en marcha la aplicación del método, debe
estar conformado por:
Analista: dirige todo el proceso de evaluación encargándose de registrar el proyecto, definir los
criterios a evaluar, realizar la selección de los expertos, verificar la consistencia de los expertos y
calcular el índice de factibilidad.
Expertos: Expresa la calidad del proyecto de acuerdo con sus conocimientos sobre la temática
que trata y califica los criterios empleados según la escala preestablecida.
Decisor: Individuo con suficiente conocimiento y aprobación por el jefe de la empresa u
organización, analiza y aprueba el proyecto teniendo en cuenta los resultados obtenidos y
observando el cuadrante en que se ubicó el proyecto en la evaluación de factibilidad realizada.
La herramienta informática permite adicionar usuarios para cada uno de estos roles asociándolos
con el proyecto que se vaya a evaluar. Además el sistema cuenta con un usuario adicional que
sería el administrador del sistema que es el encargado de gestionar usuarios que interactúan con
el mismo, así como de realizar la gestión de entidades, países y criterios propuestos al analista
para la evaluación de proyectos de software. En la herramienta dependiendo del rol que tenga
cada uno de los usuarios del sistema se habilitan solo las opciones a las cuales puede tener
acceso.
117
2.2.
Pasos del procedimiento
Selección de criterios a evaluar
Criterios técnicos
El estudio de factibilidad técnica en el campo de la informática, está integrado por los insumos, la
tecnología y los recursos humanos que son necesarios para garantizar la producción
comprometida a los costos establecidos. Dependen de las posibilidades de la tecnología instalada,
las herramientas informáticas, licencias disponibles, la organización de la producción que se
logre, los materiales e insumos necesarios, una planificación adecuada del tiempo y de los
recursos humanos requeridos, las regulaciones legales vigentes que pueden afectar el desarrollo
del proyecto y su aplicación. Basándose en lo anterior se debe definir el conjunto de criterios
técnicos que serán evaluados.
Criterios de mercado
La ejecución de un proyecto puede ser por demanda de un cliente o a riesgo. Cuando es por
demanda los riesgos se reducen pues se cuenta con un cliente seguro, aunque siempre se debe
explorar el mercado para conocer la posibilidad de extender el producto a otros clientes. Cuando
la producción es a riesgo hay que darle principal atención al estudio comercial, pues este puede
decidir si se ejecuta o no el proyecto. (Hernández, 2007)
El estudio comercial es fundamental para determinar la posible aceptación que tendrá el resultado
del proyecto, para lo que se debe caracterizar el producto que se obtiene, definir el mercado
potencial, conocer las características de los productos competidores, estudiar la oferta, la
demanda y el posible precio de la venta(Urda, 1998).
Otros aspectos importantes que permitirán definir el nivel de aceptación que tendrá el resultado
del proyecto, es el comportamiento del producto en el mercado, el área de mercado donde se
tiene acceso y la política de precios. Basándose en lo anterior se debe definir el conjunto de
criterios de mercados que serán evaluados.
Cada uno de los criterios de cada grupo, puede variar de acuerdo a los intereses y necesidades
que surjan a la hora de la evaluación, eliminando algunos o añadiendo otros que el analista estime
conveniente.
La herramienta informática cuenta con un grupo de criterios para cada tipo de estudio de
factibilidad, preestablecidos con previa conciliación de conocedores en el tema, sin embargo
permite adicionar otros o eliminar alguno de los existentes para el proyecto que se esté evaluando
dependiendo de las características del proceso de evaluación que se esté llevando a cabo.
Seleccionar los expertos.
Después que se han definido los dos grupos de criterios tanto del orden técnico como de mercado,
se selecciona un grupo de expertos. Estos deben tener completa disposición de llevar a cabo la
evaluación y sentirse preparados para opinar sobre el tema a tratar y su cantidad debe ser un
número mayor o igual a 7.
Evaluación de los expertos.
Una vez definidos por el analista los criterios que serán evaluados para el proyecto en cuestión, es
establecido el tiempo de evaluación, informándosele a los expertos el plazo que tienen para
evaluar el proyecto mediante la web y los objetivos que se siguen con esta evaluación. Estos
deben asignarle el peso de cada criterio para el proyecto en cuestión, donde la suma total de este
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debe ser igual a 100. La herramienta valida dicha sumatoria minimizando la probabilidad de
ocurrencia de errores.
Calcular la concordancia de los expertos.
Después que se le ha asignado un peso a cada uno de los criterios, el analista tendrá que verificar
la concordancia en el trabajo de expertos, para lo que se utiliza el coeficiente de concordancia de
Kendall y el estadígrafo Chi-cuadrado. La explicación de estos cálculos se podrá encontrar en la
bibliografía a la que se hace referencia en este artículo o en cualquier otro libro de estadística. La
herramienta informática realiza estos cálculos de manera automática facilitando el proceso de
evaluación y disminuyendo el tiempo de ejecución del procedimiento.
Si no existe concordancia en el trabajo de expertos se rechazan los resultados y se hace necesario
repetirlo, pero si existe concordancia el peso de cada criterio es el encontrado anteriormente.
Peso relativo de cada criterio.
Después de probar que hubo acuerdo entre los expertos se decide el peso relativo para cada
criterio teniendo en cuenta las evaluaciones realizadas anteriormente por los expertos. Además se
pasa a un segundo momento de evaluación en el que se le solicita a cada experto que califique
cada criterio en una escala de uno a cinco de acuerdo con su comportamiento dentro del estudio
de viabilidad técnica o de mercado según lo que se esté analizando en ese momento.
Con los datos obtenidos el estimador elaboraría la Tabla 1 donde la calificación final para cada
criterio sería el promedio de la calificación que otorga cada experto aproximadamente.
Tabla 1. Calificaciones para cada criterio.
C/E
E1
E2
E3
…
Em
C
P
P×c
C1
C2
C3
…
Cn
Calificación (C) = ∑ Calificaciones dadas por cada expertos/ Cantidad de expertos.
(1)
Calcular el índice de factibilidad técnica o de mercado.
Conociendo el peso promedio de cada criterio dado por los expertos y la calificación promedio
dada por los expertos a cada criterio se procede al cálculo de probabilidad de éxito técnico o de
mercado. (Hernández, 2007)
Peso anteriormente obtenido de cada criterio (P)
Calificación para cada criterio (C)
IF = ∑ P × c / 5.
(2)
119
Decisión a partir de los estudios de factibilidad técnica y comercial
Después de realizado el estudio de factibilidad técnico y comercial para el proyecto en cuestión,
ambos resultados permiten ubicar al proyecto en el cuadrante correspondiente dentro de la matriz
de decisión que se muestra en la tabla 2 sugiriéndole al decisor aceptar o no el proyecto de
software al cual se le ha gestionado la factibilidad. A dicha opción es que puede entrar el decisor
al sistema para consultar la evaluación realizada y así poder emitir una evaluación final acerca del
proyecto.
Tabla 2. Matriz de decisión.
Pc
Pc  0,3
0,3 < Pc < 0,5
0,5 < Pc < 0,7
Pc 0,7
Pt
Abandonar
Pt  0,3
0,3 < Pt <
0,5
0,5 < Pt
<0,7
Pt  0,7
Analizar los
indicadores de
mercado y los técnicos
profundamente
Analizar cómo
mejorar los
indicadores técnicos
Analizar cómo
superar los
indicadores de
mercado o los
técnicos
Analizar
cómo
mejorar los
indicadore
s técnicos
Analizar los
indicadores de
mercado y los técnicos
profundamente
Analizar cómo superar
los indicadores de
mercado o los técnicos
Analizar cómo
mejorar los
indicadores del
mercado
Analizar cómo superar
los indicadores de
mercado o los técnicos
Adelante
Adelante
Adelante cuidando el
movimiento del
mercado
Adelante
Adelante
Analizar cómo
mejorar los
indicadores de
mercado
Adelante
cuidando
el costo
y/o la
producción
El estudio anterior junto con la factibilidad económica que es necesario realizar para evaluar la
rentabilidad de los proyectos de software, permitirá decidir si es conveniente contratar el
proyecto.
120
2.3. Características generales de la herramienta auxiliar
La herramienta informática permite:
1. Gestionar Usuario que permite adicionar, modificar y eliminar usuarios.
2. Autenticar Usuario que permite comparar usuario y contraseña con los usuarios del
servidor de aplicaciones LDAP, comparar usuario con los usuarios del sistema y asignar
privilegios.
3. Gestionar Proyecto que permite adicionar, modificar y eliminar proyectos
4. Gestionar Evaluación que permite adicionar y eliminar expertos, adicionar y eliminar
criterios y listar proyectos
5. Gestionar Criterios que permite adicionar, modificar y eliminar criterios.
6. Calcular Concordancia que permite calcular la concordancia de los expertos.
7. Evaluar Criterio que permite asignar evaluación a un criterio
8. Aprobar Proyecto que permite listar proyectos y mostrar matriz de decisión
9. Calcular Factibilidad que permite calcular índice de factibilidad técnica o comercial del
proyecto.
10. Gestionar País que permite adicionar, modificar y eliminar país
11. Gestionar Entidad que permite adicionar, modificar y eliminar entidad
12. Gestionar Criterios Propuestos que permite adicionar, modificar y eliminar los criterios
propuestos
El sistema cuenta además con una interfaz amigable y fácil de usar, de manera que no sea una
dificultad para los usuarios el trabajo con la misma.
La eficiencia de la herramienta estará determinada en gran medida por el aprovechamiento de los
recursos que se disponen en el modelo cliente/servidor, y la velocidad de la consultas de la base
de datos.
La información manejada por el sistema está protegida de acceso no autorizado, y se especifican
los diferentes roles existentes para establecer el acceso de los usuarios a determinadas acciones.
La información manejada por el sistema permanecerá inalterada a menos que sea modificada por
personal autorizado, esta modificación será registrada, asegurando su precisión y confiabilidad.
El sistema podrá ser usado en cualquier sistema operativo.
En cuanto a requerimientos de software, decir que, en las computadoras de los usuarios solo se
requiere un navegador Web, bajo cualquier sistema operativo Windows NT en adelante o
cualquier distribución de Linux. En el servidor de base de datos se requiere Windows NT en
adelante o cualquier distribución de Linux.
En el cliente se requiere una máquina con 256 MB de RAM y un microprocesador de 1 GHz
como mínimo, el servidor Web junto con el servidor de base de datos debe tener 512 MB de
RAM, microprocesador de 2.00 GHz y 40 GB de disco duro mínimo.
Todas las máquinas implicadas en la funcionalidad de la aplicación incluyendo las PC clientes
deben estar conectadas a una red de 100 Mbps de velocidad con el objetivo de lograr un trabajo
más cómodo.
121
En la figura #1 se representa el diagrama de despliegue de la herramienta.
Fig 1: Diagrama de despliegue
3. Aporte e impacto del procedimiento propuesto
Actualmente la mayoría de los proyectos que se ejecutan en la UCI no cuentan con un previo
período de evaluación y aprobación que contenga un estudio de factibilidad, o este se realiza
de manera superficial y sin tener en cuenta parámetros de evaluación bien definidos y/o
evaluados. Con la aplicación de este procedimiento auxiliado por la herramienta informática
permite realizar un proceso de estudio de factibilidad garantizando argumentos justificatorios
bien fundamentados acerca de la viabilidad de ejecución del proyecto en cuestión, además
facilita la gestión d esta evaluación pues no resulta necesaria la presencia física de los
expertos en el lugar de la evaluación ya que estos pueden conectarse desde su puesto de
trabajo a la web y realizar la evaluación. Los cálculos estadísticos que propone el
procedimiento son realizados por el sistema minimizando la probabilidad de ocurrencia de
errores y facilitando la aplicación del procedimiento y el rango de tiempo necesario para
realizar la evaluación. La aplicación de este procedimiento permite además obtener resultados
confiables y así poder administrar mejor los recursos con los que cuenta la entidad ejecutora
de proyectos.
4. Conclusiones
122

Los estudios de factibilidad técnica y comercial son imprescindibles para contratar un
proyecto con alta probabilidad de éxito.

El procedimiento propuesto permite evaluar la factibilidad técnica y comercial de los
proyectos de software.

El procedimiento que se presenta para evaluar las probabilidades de éxito comercial y
técnica de un proyecto permite obtener resultados confiables.

La calidad del resultado obtenido con la aplicación del procedimiento dependerá de la
rigurosidad del procedimiento estadístico aplicado y de la competencia en el tema del
grupo de expertos seleccionados.

Facilita en gran medida el proceso de evaluación de proyectos informáticos en la etapa de
contratación.

La aplicación del procedimiento propuesto permite un uso más eficiente de los recursos
materiales, humanos y financieros al contratar la ejecución de proyectos con alta
probabilidad de éxito constituyendo así un elemento fundamental para organizar los
proyectos.
5. Referencias
Bravo, María de Lourdes. El método Delphy. Su implementación en una estrategia didáctica
para la enseñanza de las demostraciones geométricas. Cienfuegos: Revista Iberoamericana de
educación. ISSN: 1681-5653.
CMA-1, Colectivo de Matemática Aplicada. 2008. Conferencia 8: Dócimas no paramétricas.
La Habana. : s.n., 2008.
CMA-2, Colectivo de Matemática Aplicada. 2008. Criterio de expertos: Método Delphi. La
Habana: s.n., 2008.
CITMA (1995). Sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica. Dirección de política
científica y tecnológica. GIP. Ciudad de la Habana Cuba
CITMA (2005). Manual de procedimiento para la gestión de programas y proyectos. Ciudad
de la Habana, Cuba, Mayo del 2005.
Hernández, Rolando Alfredo. 2007. Curso básico de gestión de proyectos. La Habana: s.n.,
2007.
Siegel S. (1974). Estadística no paramétrica aplicada a las ciencias de la conducta. p(262273). México D. F. Ed. Trillas
Urda B. M. O. (1998). Gerencia de Proyectos de Ciencia e Innovación Tecnológica. Folleto
curso de postgrado. CITMA, Ciudad de la Habana, Cuba.
6. Correspondencia
Ing. Maylé Díaz Castro. Email: [email protected] Dirección: avenida: 39 #7215 entre 72 y 74. San
Antonio de los Baños. La Habana. Cuba Tel: 053-078775790 Institución: Kilómetro 2 ½ Carretera
San Antonio de los Baños. Universidad de las Ciencias Informáticas. Ciudad de la Habana. Cuba
Teléfono: (053) 07 835 8253
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