Procedimientos para los servicios de envío de correo en masa del

Centro de Tecnologías de Información
Procedimientos para los servicios de envío de correo en masa del
Centro de Tecnologías de Información.
Revisión: 1 de noviembre de 2011
Aprobado por:
Jose L Cuevas
24 de octubre de 2011
Estos procedimientos aplican a los servicios de envío de mensajes electrónicos en masa
provistos por el Centro de Tecnologías de Información (CTI) del Recinto Universitario de
Mayagüez (RUM).
Conceptos
Mensajes electrónicos
En el contexto de esta documento “mensajes electrónicos” comprenden correos
electrónicos y notificaciones electrónicas enviados por las herramientas institucionales
provistas por CTI, e incluyen eventos publicados en el servicio de “Agenda Colegial”.
Correo en Masa “Bulk Email”
Correo en masa es aquel correo o mensaje electrónico no solicitado enviado en grandes
cantidades a los constituyentes del Recinto.
Anejos
La palabra anejo o “attachment” se utiliza para identificar documentos electrónicos u otros
elementos que son enviados con un mensaje o correo electrónico.
Propósito
Limitar la exposición de los usuarios del servicio de mensajes electrónicos a correos que no
son importantes para su rol en la universidad.
Para garantizar la relevancia y valor de este mecanismo de comunicación.
Para garantizar un uso efectivo y eficiente del recurso computacional de la institución.
En respeto al tiempo personal de los individuos y sus recursos.
Bases Legales
Todo mensaje tiene que cumplir con la "Política Institucional y Procedimientos Para el Uso
Ético Legal de las Tecnologías de Información de la Universidad de Puerto Rico" (Certificación
Número 072 1999-2000) (http://www.uprm.edu/politicas/tecpolicy.pdf), la "Política Institucional
sobre el Uso Aceptable de los Recursos de la Tecnología de Información en la Universidad de
Puerto Rico" (Certificación Número 35 2007-2008) (http://www.uprm.edu/politicas/cert035.pdf),
la "Política Computacional y de Comunicaciones. Recinto Universitario de Mayagüez"
(Certificación Número 02-03-268) (http://www.uprm.edu/politicas/politicas01.pdf) y la ley federal
“Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing” (CAN-SPAM) Act of 2003.
El contenido de los mensajes están sujetos a los requerimientos de las siguientes leyes según
apliquen: FERPA, HIPAA, Gramm-Leach-Bliley Act, Red Flags (Fair and Accurate Credit
Transactions (FACT) Act of 2003).
El envío de mensajes electrónicos está limitado a mensajes de carácter oficial.
Mensajes oficiales a la comunidad universitaria serán aquellos para: notificar cambios
substanciales de estructura, gobierno, política, servicios y procedimientos institucionales; para
notificar riesgos de seguridad, propiedad, o investigación; para notificar acciones,
procedimientos o condiciones administrativos o académicos relacionados a un empleado o
estudiante; para notificar problemas de infraestructura. Mensajes oficiales pueden incluir
invitaciones para participar en encuestas endosadas por una dependencia institucional y la
misma cumple con los requerimientos institucionales para dicho instrumento.
Mensajes oficiales son emitidos por una oficina o dependencia institucional. Dado que su
naturaleza es en relación de transacción entre entidad y constituyente, o en relación de empleo
y no comercial, estos mensajes están exentos de los requerimientos de “op-out” de “CANSPAM Act of 2003”.
Toda entidad administrativa, decanatos y departamentos académicos del Recinto pueden
solicitar el servicio de mensaje electrónico siempre y cuando cumpla con los criterios de
mensaje “oficial” según estipulado en este documento. Todo mensaje que no cumpla con este
criterio deberá tramitar autorización del Rector(a) o la persona que éll o ella designe.
Mensajes en carácter “oficial” originados por organizaciones estudiantiles deben ser tramitados
por el Decanato de Estudiantes. De igual forma otras organizaciones o entidades que
requieran enviar un mensaje de carácter “oficial” deberán tramitar el mismo por una unidad
académica o administrativa del Recinto.
Mensajes informativos, eventos rutinarios o de carácter recurrente NO serán comunicados en
envíos en masa. Estos mensajes deben ser tramitados utilizando otros canales por ejemplo
“Agenda Colegial”, “Cartelera Colegial” u otros servicios ofrecidos por la Oficina de Prensa.
Mensajes de carácter comercial NO serán comunicados en envíos en masa, por ejemplo (sin
excluir otros):
Promociones de servicios o productos de entidades ajenas al Recinto. Excepto servicios o
descuentos coordinados oficialmente por el Recinto.
Solicitudes de contribuciones, “fund-raisings”, o ventas.
Mensajes relacionados a negocios operados por la facultad, empleados o estudiantes que
NO son parte de la institución.
Envíos de mensajes inmediatos o de urgencia:
El envío de mensajes urgentes o de divulgación inmediata esta reservado para mensajes de
alta importancia que cumplan con los siguientes requisitos:
Para diseminar información urgente sobre situaciones o condiciones que afecten la salud y
seguridad de la comunidad universitaria.
Para diseminar información que requiere acción inmediata, o en tiempo limitado en relación
a procedimientos administrativos y académicos.
Mensajes que no cumplan con estos requerimientos serán enviados según los procedimientos
establecidos.
El tramite de estos mensajes tiene que ser coordinado con CTI. El envío de mensajes en masa
demora tiempo y no garantiza cuando los usuarios van a acceder los mismos, por tal mensajes
sensitivos en tiempo deben ser evaluados para determinar los canales más apropiados y
estrategias a seguir para garantizar la divulgación apropiada.
Requerimientos de contenido
Para enviar un correo en masa el mensaje debe proveer lo siguiente:
Un correo electrónico (“email”) valido de la persona o entidad que envía el correo. Este
correo electrónico se utilizara en los campos de “FROM” y “REPLY-TO”. No se enviarán
correos anónimos.
El texto del mensaje debe incluir claramente el nombre de la oficina o entidad que envía el
mensaje incluyendo información de contacto.
Los mensajes serán en texto sencillo (“plain-text”) sin formato y sin anejos. Anejos pueden
ser incluidos como referencias (enlaces o urls) a documentos disponibles en algún otro
lugar en el web.
Mensajes a estudiantes están cubiertos por FERPA. La entidad o individuo que solicita el
envío de un correo en masa es responsable de velar por el cumplimiento de las
disposiciones requeridas por esta ley.
Solicitud de envío de mensaje en masa
Para solicitar la emisión un anuncio debe llenar una Solicitud de Servicio / Service Requests en:
http://www.uprm.edu/cti/helpdesk/index.php?page=start.
Debe utilizar los credenciales del portal para poder acceder el formulario en línea que permite
enviarnos su solicitud.
El mensaje incluido en la solicitud será enviado exactamente como fue recibido a través de la
herramienta de Solicitud de Servicios. CTI no es responsable de errores ortográficos o de
contenido.
El tiempo estipulado para atender una solicitud es de aproximadamente 48 horas en días
laborables. Solicitudes recibidas en días feriados o fines de semana serán atendidas el próximo
día.
Solicitudes de envío de mensajes serán evaluados en acorde a las estipulaciones establecidas
en este procedimiento. Una solicitud puede ser publicada en el calendario de eventos, enviada
por correo en masa o por notificación, o puede ser rechazada. La solicitud será actualizada
para documentar la acción tomada, incluyendo el envío o publicacción. El solicitante es
responsable de verificar el estado de su solicitud utilizando la herramienta de Solicitud de
Servicios (http://www.uprm.edu/helpdesk).