MACROPROCESO: EVALUACiÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y

MACROPROCESO:
EVALUACiÓN,
MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
CÓDIGO: U-PR-14.001.002
VERSiÓN: 3.0
PROCEDIMIENTO:
EVALUACiÓN
GENERAL Y SOBRE LA MARCHA
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PROCESO:
SUBPROCESOS:
Evaluación Independiente
1. INFORMACiÓN
1. Evaluación al Sistema de Control Interno UN-SIMEGE
2. Auditorias de Evaluación IndeDendiente
I
GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Evaluar la planeación, ejecución y control en la gestión de los procesos, programas, planes y proyectos de la Universidad, desde la
perspectiva del evaluador independiente. Su finalidad es generar información, recomendaciones, alertas y aprendizajes dirigidos a lograr la eficacia y la
eficiencia en la toma de decisiones oportunas que contribuyan al mejoramiento de la gestión.
ALCANCE: Aplica a todas las actividades de evaluación general y sobre la marcha de la Universidad Nacional de Colombia, en todas sus Sedes. Inicia
en el momento en que se identifica la situación a evaluar y se planifican las actividades a realizar y concluye con la socialización del informe final y el
diligenciamiento de los compromisos de mejoramiento por parte de los responsables del proceso evaluado.
DEFINICIONES:
1. Aprendizaje: proceso de aplicación del conocimiento adquirido a través de la Evaluación; es un medio importante para avanzar hacia los resultados.
~~
2.
Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
3.
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
4.
Evaluación: se considera como un proceso permanente y continúo de revisión y valoración de la planificación, la ejecución y la finalización de los
programas, procedimientos, planes o proyectos de la Universidad. Su finalidad es generar información, conocimientos y aprendizaje dirigidos a
alimentar la toma de decisiones oportunas y pertinentes para garantizar la eficiencia, la eficacia y la calidad de los procesos, resultados e impactos
generados.
5.
Evaluación sobre la marcha: es la que se realiza a programas o proyectos que al momento de su evaluación se encuentran en ejecución y que
tienen un periodo de tiempo definido. Este tipo de evaluación observa la evolución del desempeño o situación real respecto a lo planificado y si es
realizado de acuerdo con las normas vigentes. La evaluación sobre la marcha ofrece una retroalimentación sistemática, da señales de alerta
temprana y analiza los factores que pueden haber conducido a esos resultados. Tiene como fin que tanto las directivas de la Universidad, como
quienes dirigen los programas o proyectos y todos los interesados, puedan tomar decisiones oportunas que permitan corregir las deficiencias
detectadas, o aplicar planes remédiales, si es el caso.
6.
Gestión: Capacidad
7.
ONCI: Oficina Nacional de Control Interno.
8.
Retroalimentación: es un proceso, en el marco del desarrollo del
conocimientos que se utilizan para evaluar el progreso general
La retroalimentación puede consistir en observaciones, conclusiones,
para mejorar el desempeño y como base para la toma de decisiones y
9.
Verificación: comprobación de la verdad o autenticidad de alQo.
de la institución
para definir,
alcanzar
y evaluar
sus propósitos,
con el adecuado
uso de los recursos
disponibles
seguimiento y/o evaluación, mediante el cual se divulgan información y
hacia el logro de resultados o para confirmar el logro de resultados.
recomendaciones y lecciones extrafdas de la experiencia. Puede utilizarse
para fomentar el aprendizaje en la Universidad.
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MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
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PROCEDIMIENTO:
EVALUACiÓN
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1.
Constitución Polftica de Colombia: Artículos 209 y 269.
2.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993. Congreso de Colombia. Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
3.
Ley 872 del 30 de diciembre de 2003. Congreso de Colombia. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder
público y en otras entidades prestadoras de servicio.
4.
Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005. Departamento Administrativo de la Función Pública. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano.
5.
Resolución orgánica 5544 del 17 de diciembre de 2003. Contraloría General de la República. Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su
revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República.
6.
Resolución 334 del 10 de abril de 2007. Rectoría Universidad Nacional de Colombia. Por la cual se establecen las funciones generales de las
dependencias del Nivel Nacional de la Universidad Nacional de Colombia.
7.
U-IN-14.001.001
Elaboración Guías de Evaluación.
8.
U-IN-14.001.002
Elaboración de Informes.
9.
U-IN-14.001.003
Elaboración Compromisos de Mejoramiento.
10. U-IN-14.001.007
Archivo de Documentos.
11. Declaración Ética-ONCI.
CONDICIONES GENERALES:
1.
Responsables:
Los responsables de realizar las actividades de evaluación, implementar el presente documento, respetar y cumplir las
disposiciones aquí planteadas, son el Jefe de la ONCI junto con el grupo de profesionales que integran el equipo multidisciplinario de dicha Oficina.
Quienes conforman el equipo de trabajo de la ONCI, como evaluadores independientes de la gestión de la institución y comprometidos con sus
diferentes estamentos, contribuyen al mejoramiento de la gestión en un entorno ético, garantizan la imparcialidad de su trabajo y la responsabilidad
en la producción de la información, basados en los principios estipulados en la Declaración Ética de la ONCI1 y en las prácticas de auditoría
generalmente aceptadas.
2.
Resultados de la Evaluación: El trabajo de Evaluación realizado, concluye con la elaboración de un informe final, en el cual se incluye toda la
información, tanto de contenido como de la metodología que orienta la evaluación. El informe es una parte significativa de este procedimiento,
puesto que constituye la entrega oportuna de la información verídica, con el fin de brindar recomendaciones con miras al mejoramiento de la
gestión. El informe es dirigido en primera instancia a la Rectoría y las áreas evaluadas y/o interesadas y socializado a la comunidad en general
mediante la publicación de la Ficha Técnica en la Pagina Web.
1
~
Para mayor detalle, ver: Declaración Ética - Oficina Nacional de Control Interno. (http://www.unal.edu.co/controUnterno/index.html).
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INFORMACiÓN
SIA
yOTIVOS
otros
una
Guía
Evaluación
de
de
realizar
la
U-FT-14.001.002
instructivo
"Elaboración
cronograma
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evaluación
ACTIVIDAD
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cual
es
de
ONCI
Elaborar
Desarrollar
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relacionados
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Guía
Coordinador
Abarca
recolección
De
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N.A
N.A
ONCI
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DE
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SISTEMAS
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3.
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2. INFORMACiÓN ESPECíFICA DEL PROCEDIMIENTO
Para la elaboración de la Guía de Evaluación,
RESPONSABLE
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PROCEDIMIENTO:
EVALUACiÓN
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2.2
I
Emitir informe de
control preventivo
La ONCI ha establecido una herramienta para I ONCI
proporcionar de forma rápida una alerta de
alguna situación especial que se presente en el
desarrollo de una evaluación, con el fin emitir
un
aviso
temprano
y
brindar
las
recomendaciones respectivas para su mejora.
Coordinador
Oficio
N.A
Equipo de
Trabajo
Es así como a partir de las observaciones
realizadas, se elabora un breve informe sobre
las debilidades encontradas que deben ser
informadas
inmediatamente,
con
sus
respectivas
recomendaciones,
el cual es
enviado a la autoridad respectiva a través de
un oficio, solo en casos especiales se enviará
a la Rectoría.
2.3
I
Elaborar Informe
Preliminar
La presentación del informe como resultado de ~I
la evaluación, es una parte significativa de este
procedimiento, por tal motivo, se realiza una
versión preliminar que será discutida en
primera instancia por el equipo de trabajo con
el Jefe de la ONCI, quien as! mismo revisa el
informe, realiza el control de calidad al informe
y produce observaciones.
Coordinador
U-FT-14.001.003
N.A
Informe
Equipo de
Trabajo
Para la elaboración del informe de evaluación
se uir el instructivo "Elaboración de Informes":
3
Recibir
retroalimentación
del informe
preliminar
Una vez redactado y revisado el informe
preliminar, esta versión debe compartirse con
las áreas evaluadas y/o interesadas para
recibir observaciones, lo que permite asegurar
una comprensión común de las conclusiones
generadas y facilita la retroalimentación del
informe preliminar.
Cabe anotar que éste es un sistema de control
propuesto por la ONCI para evitar que se
genere
un
informe
con
conclusiones
parcializadas
debido
a
interpretaciones
erradas,
a
la
ausencia
las
pruebas
~~
ONCI
Coordinador de
la evaluación y
Equipo de
Trabajo
U-FT-14.001.003
Informe
N.A
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PROCEDIMIENTO:
EVALUACiÓN
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documentales suficientes o en los que falte
información.
Por tal motivo
las partes
interesadas son las primeras en conocer el
informe y realizar
los comentarios
que
los cuales podrán o
consideren convenientes2,
no ser considerados por la ONCI para realizar
los ajustes al informe, de acuerdo con su
pertinencia.
Se espera que las partes interesadas env[en
la retroalimentación del informe durante los
(15) d[as calendario a partir de la fecha de
recepción
del mismo
y presenten
sus
observaciones de manera argumentada; de
igual forma, el equipo de trabajo de la ONCI es
responsable de responder y brindar apoyo
sobre las inquietudes que tengan las partes
interesadas.
4
Ajustar y elaborar
la versión final del
informe y enviar a
las partes
interesadas
Una vez que se ha presentado el informe
preliminar a las partes interesadas, el equipo
de trabajo analiza las observaciones realizadas
y las incorpora, según crea pertinente. De esta
forma se obtiene la versión final del informe.
I
ONCI
Jefe de la ONCI
Coordinador de
la evaluación y
Equipo de
Trabajo
U-FT-14.001.003
N.A
Informe
Posteriormente, el jefe de la ONCI tiene la
responsabilidad de efectuar la última revisión y
de presentarlo a Rectoria y a las partes
interesadas.
Dependiendo
de la complejidad
de las
conclusiones
de la evaluación,
se debe
considerar
la posibilidad de realizar una
reunión con las partes interesadas, con el fin
de presentar los resultados obtenidos.
2 La ONCI establece y aplica internamente
procesos de control de calidad de los informes y de las recomendaciones
de Control Interno. (http://www.unal.edu.co/controUnterno/index.html).
~~
que produce como lo establece en la Declaración
Ética - Oficina Nacional
MACROPROCESO:
EVALUACIÓN,
PROCEDIMIENTO:
5
5.1
I
I
MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
•
EVALUACION
GENERAL
Socializar las
evaluaciones
realizadas
Socialización de las evaluaciones realizadas.
Socializar la
Evaluación al
interior del equipo
ONCI
Tanto los avances en el desarrollo de las
evaluaciones,
como
los
resultados
y
debilidades
encontradas
al culminar
una
evaluación,
son presentados
a todo los
integrantes de la ONCI. Para ello, la Oficina
implementa
como
práctica
interna
la
presentación por parte del grupo de trabajo de
un breve informe derivado de la evaluación,
con el fin de mostrar los avances realizados y
retroalimentar los temas evaluados.
I
ONCI
y SOBRE LA MARCHA
Coordinador
CÓDIGO: U-PR-14.001.002
VERSiÓN: 3.0
•
Pagina 6 de 8
N.A
N.A
U-FT-14.001.007
N.A
Equipo de
trabajo
I
ONCI
Coordinador de
la evaluación y
equipo de
trabajo
Memoria
Estas presentaciones
tienen lugar en las
videoconferencias mensuales, en las cuales
participan los integrantes de la ONCI presentes
en cada una de las sedes de la Universidad.3
5.2
I
Socializar la
Evaluación a la
comunidad
universitaria
Adicional a la presentación interna de los
resultados de las evaluaciones realizadas, el
equipo ONCI en su esfuerzo para promover y
aplicar el principio de publicidad que debe
atender la gestión de lo público, promueve y
desarrolla estrategias de divulgación de los
informes generados.
I
N.A
ONCI
Coordinador
evaluación
I U-FT-14.001.005
Ficha Técnica
Administrador de
la Web ONCI
Con este fin ha adoptado la presentación de
los informes finales a todos los potenciales
interesados, a través de la publicación de la
Ficha Técnica de la Evaluación en la página
Web de la ONCI cuya dirección es:
http://www.una/.edu.colcontro/
internol
La ONCI propicia espacios de discusión y reflexión al interior de su equipo humano como lo define en la Declaración Ética - Oficina Nacional de Control Interno.
(http://www.unal.edu.co/controUnterno/index.html).
3
~~
MACROPROCESO:
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MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
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VERSiÓN: 3.0
PROCEDIMIENTO:
EVALUACiÓN
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Esta publicación se realizará máximo a los 15
dias de emitido el informe final, se exceptúan
de esta publicación los informes de carácter
confidencial, los cuales dada su condición no
contarán con ficha técnica.
El seguimiento
a las recomendaciones
generadas en las evaluaciones, se indica en el
procedimiento "Seguimiento a Compromisos
de Mejoramiento".
6
Diligenciar los
Compromisos de
mejoramiento
Al finalizar las actividades de evaluación I ONCI
propias de la función de la ONCI, las cuales
quedan dispuestas en un Informe Final, se
seleccionan las debilidades y problemáticas
encontradas
y
las
recomendaciones
propuestas, para incluirlas en el formato
"Compromisos de mejoramiento" y se remiten
a las áreas evaluadas para que diligencien las
acciones
preventivas
o correctivas,
los
responsables de la correspondiente gestión y
el cronograma para su cumplimiento.
Jefe de la ONCI
U-FT-14.001.004
Coordinador
Compromisos de
Mejoramiento
N.A
Equipo de
Trabajo
Diligenciar
el formato
"Compromisos
de
Mejoramiento"
según lo indicado
en el
instructivo
"Elaboración
Compromisos
de
Mejoramiento" .
7
Archivar informes y
soportes
ELABORÓ
~~'
Los informes de evaluación y los documentos
soportes, se archivan en medio fisico y/o
magnético.
Para el archivo de la información generada por
la ONCI se debe seguir el instructivo "Archivo
de Documentos".
FECHA
FECHA
CARGO
30/09/2011
Asesores
30/09/2011
Jefe
30/09/2011
deInés
laONCI
v ONCI
Profesionales
REVISÓ
APROBÓ
Asesores
vGranados
Profesionales
CARGO
María
EauiDo
Urrea
Equipo
ONCI
I
ONCI
Coordinador de
la evaluación y
Secretaria de la
ONCI
N.A
N.A
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EVALUACiÓN,
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
•
EVALUACION
GENERAL
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CÓDIGO: U-PR-14.001.002
VERSiÓN: 3.0
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ONCI
\J\~
Partes
Interesadas