INSPECCION Y VIGILANCIA Código: IV-SS-GU

INSPECCION Y VIGILANCIA
GUÍA PARA LAS DILIGENCIAS DE INSPECCIÓN Y
VIGILANCIA.
Código: IV-SS-GU-001
Versión: 1
Vigencia:19/12/2014
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OBJETIVO
Contar con un documento guía que detalle las actividades a desarrollar en las diligencias de
inspección y vigilancia, permitiendo a los inspectores de la Unidad Administrativa Junta Central
de Contadores contar con una herramienta metodológica que permita evaluar el cumplimiento de
todas las actividades propias del ejercicio de los Contadores Públicos y de las Sociedades de
Contadores prestadoras de los servicios contables, debidamente registrados en la Junta Central
de Contadores en cumplimientos de la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y las demás
normas contables y de información financiera vigentes en la República de Colombia.
ALCANCE
La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores como Entidad del Estado
encargada del registro, control y expedición de la tarjeta profesional para los Contadores
Públicos y las Sociedades de Contadores prestadoras de los servicios contables, tiene la función
de inspección y vigilancia de las actuaciones de los Contadores Públicos y de las sociedades
prestadoras de los servicios contables, por delegación de la Ley y normas vigentes en
Colombia, garantizando el cumplimiento de las normas en materia de contabilidad y de
información financiera y aseguramiento de información, dado que el Contador Público es
fedatario y guardián de los intereses socio-económicos, así mismo, la Unidad Administrativa
Especial Junta Central de Contadores podrá solicitar documentos, practicar inspecciones,
obtener declaraciones y testimonios así como aplicar las sanciones personales o institucionales
a quienes hayan violado las normas aplicables.
El procedimiento descrito en esta guía corresponde a las actividades que desarrollaran los
profesionales, que conforman el grupo de inspección y vigilancia de la Unidad Administrativa
Especial Junta Central de Contadores, desde el momento en que se le notifica de la diligencia
asignada mediante la entrega del oficio comisorio, la descripción de las actividades a cumplir en
desarrollo de la delegación hecha para la obtención de documentos para verificar u obtener
información del inspeccionado para determinar si el profesional de la Contaduría o si es la
Sociedad prestadora de los servicios contables cumple con los requisitos de ley para el
desarrollo de su objeto social.
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NORMAS GENERALES
CAPÍTULO PRIMERO
COMPETENCIA, ATRIBUCIONES Y FUNCIONES
1. MARCO LEGAL
1.1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
a. Constitución Política de Colombia,
b. Ley 43 de 1990. Por la cual se adiciona la ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de
contador público y se dictan otras disposiciones,
c. Ley 1314 de 2009 Artículo 9,
d. Decreto 1510 de 1998. Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 43 de 1990,
e. Decreto 1955 de 2010. Por el cual se modifica parcialmente la estructura de la Junta Central
de Contadores y se dictan otras disposiciones,
1.2. NORMAS DE APLICACIÓN ESPECIFICA
Resolución de la Junta Central de Contadores N. 014 de 2014.
Acto administrativo por medio del cual se reglamenta el ejercicio de la función de inspección y
vigilancia de competencia de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores,
reglamentando las facultades que le confiere la ley 43 de 1990 y el Decreto 1510 de 1998 a la
Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores para ejercer su función misional de
Inspección y vigilancia garantizando que el ejercicio de la contaduría pública sea ejercida por
Contadores Públicos debidamente inscritos, así mismo velar por que quienes ejerzan la
profesión, lo hagan de conformidad con las normas legales.
1.3.
MARCO CONCEPTUAL
El artículo 2 de la Ley 43 de 1990, dispone que: “Los contadores públicos y las sociedades de
contadores públicos quedan facultados para contratar la prestación de servicios relacionados
con la ciencia contable en general y tales servicios serán prestados por contadores públicos y
bajo su responsabilidad”.
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El artículo 5 de la Ley 43 de 1990, indica que sin perjuicio de la inspección, control y vigilancia
atribuidos a otras entidades gubernamentales, las sociedades de contadores públicos están
sujetas a la inspección y vigilancia de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de
Contadores.
La Ley 43 de 1990, establece cuales son las actividades relacionadas con la ciencia contable en
general como: todas aquellas que implican organización, revisión y control de contabilidades,
certificaciones y dictámenes sobre estados financieros, certificaciones que se expidan con
fundamento en los libros de contabilidad, revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoría y
todas las actividades conexas con la función profesional del contador público, como asesoría
tributaria y asesoría gerencial en aspectos contables y similares entre otras.
En virtud del mandato contenido en el artículo 2, del Decreto 1510 de 1998, las sociedades de
contadores públicos y demás personas jurídicas que contemplen dentro de su objeto social el
desarrollo de actividades relacionadas con la ciencia contable, o la prestación de servicios
inherentes a esta disciplina, deberán inscribirse ante la Unidad Administrativa Especial Junta
Central de Contadores y estarán sujetas a su inspección y vigilancia.
El parágrafo del artículo 2, del Decreto 1510, faculta a la Junta Central de Contadores para
expedir la reglamentación sobre los requisitos y trámite de solicitudes de inscripción de los entes
sometidos a su inspección y vigilancia.
El ordinal 3, del artículo 8, de la ley 43 de 1990 establece para los contadores públicos la
obligación de cumplir las normas legales vigentes.
1.4.
INSCRIPCIÓN
La inscripción en el registro profesional y la expedición de la tarjeta profesional de Contador
Público y la tarjeta de registro de las Entidades que presten servicios Propios de la Ciencia
Contable se reglamenta en el acto administrativo de la Junta Central de Contadores, Resolución
013 del 29 de enero de 2014.
El artículo 7 de la Resolución 013 de enero 29 de 2014, emitida por la Junta Central de
Contadores, establece el procedimiento para la inscripción en el registro profesional de
Contadores Públicos, así:
1. El solicitante de inscripción debe radicar en la Unidad Administrativa Especial Junta
Central de Contadores en físico o cualquier otro medio tecnológico que establezca la
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entidad, el formulario diseñado para el efecto , acompañado de los documentos soporte
de su solicitud, relacionados en el artículo 2" de la presente resolución. En todos los
casos debe allegarse en físico los documentos originales exigidos en los literales d y f del
mencionado artículo.
2. Si al verificar la solicitud, se encuentra que esta no cumple con los requisitos
establecidos, la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores requerirá al
interesado para que subsane dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo del
requerimiento.
3. Se entenderá que el peticionario ha desistido de la solicitud si hecho el requerimiento de
completar los requisitos, o solicitadas las pruebas documentales que permitan verificar la
información aportada, no da respuesta en el término de un (1) mes. En este caso se
ordenará el archivo temporal del expediente, sin perjuicio de que el interesado presente
posteriormente solicitud de desarchivo, sujeta al procedimiento establecido en la presente
resolución.
4. Las solicitudes de inscripción en el registro profesional de Contadores Públicos se
resolverán por medio de acto administrativo notificado en los términos previstos en los
artículos 65, 70 y concordantes del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
5. Aprobada la solicitud de inscripción, se procederá a la anotación del número de tarjeta
profesional en el Registro de Contadores Públicos, con indicación del número de
resolución en la que consta su aprobación, el nombre completo del contador, su
identificación y la institución Universitaria que expide el título.
6. Cumplido el trámite anterior, se procederá a la elaboración y expedición de la
correspondiente tarjeta profesional.
7. La tarjeta profesional expedida se entregará personalmente al solicitante, o a quien éste
autorice, caso en el cual la autorización deberá estar presentada en original con firma y
huella del interesado, anexando copia de la cédula de ciudadanía de la persona
autorizada.
El artículo 12 de la Resolución 013 de enero 29 de 2014, emitida por la Junta Central de
Contadores, establece el procedimiento para la inscripción y expedición de la tarjeta de registro
de las entidades que presten servicios propios de la ciencia contable, así:
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1. El solicitante de inscripción debe radicar en físico o por el medio tecnológico que
establezca la entidad, el formulario previsto para el efecto, acompañado de los
documentos pertinentes.
2. Si al verificar la solicitud se encuentra que no cumple con los requisitos establecidos, la
Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores requerirá al interesado para
que los complete, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo del
requerimiento.
3. Se entenderá que el peticionario ha desistido de la solicitud, si hecho el requerimiento de
completar los requisitos o documentos que permitan verificar la información aportada, no
da respuesta en el término de un (1) mes. En este caso se ordenará el archivo temporal
del expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente solicitud de
desarchivo, sujeta al procedimiento establecido en la presente resolución.
4. Las solicitudes de inscripción y expedición de la tarjeta de registro de las entidades que
presten servicios propios de la ciencia contable se decidirán mediante acto administrativo
notificado en los términos previstos en los artículos 65, 70 y concordantes del Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
5. Aprobada la solicitud de inscripción, se procederá a la anotación del número de tarjeta en
el Registro de las personas jurídicas que prestan servicios propios de la ciencia contable,
con indicación del número de resolución en la que consta su aprobación, el nombre
completo de la sociedad con su correspondiente NlT.
6. Efectuado el trámite anterior, se procederá a la elaboración y expedición de la
correspondiente tarjeta de registro.
El artículo 13 de la Resolución 013 de enero 29 de 2014, emitida por la Junta Central de
Contadores, establece el valor de la tarjeta de registro de las personas jurídicas que será el
equivalente a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes a la fecha de radicación de
la solicitud, valor que se aproximará al múltiplo de mil más cercano.
1.5.
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La función de inspección y vigilancia está a cargo de la Unidad Administrativa Especial Junta
Central de Contadores y por delegación en la Ley 43 de 1990, Ley 1314 de 2009, los Decretos
1510 de 1998 y 1955 de 2010, reglamentado con la Resolución 014 del 29 de enero de 2014,
emitida por la Junta Central de Contadores y demás normas concordantes y complementarias.
El artículo 1º de la Resolución 014 del 2014 establece las actividades a desarrollar en el ejercicio
de la función de inspección y vigilancia, así:
1. Vigilar que la profesión de la Contaduría Pública sea ejercida por Contadores Públicos
debidamente inscritos y con Tarjeta Profesional, así como las Personas Jurídicas que
ejerzan actividades propias de la ciencia contable como profesión liberal, lo hagan
conforme a lo establecido en las normas legales, a efecto de preservar la confianza de la
comunidad en general.
2. Requerir a los Contadores Públicos y las entidades que presten servicios propios de la
ciencia contable sujetos a su jurisdicción, Ia información necesaria para verificar el
cumplimiento de las obligaciones legales, en lo que respecta a las actividades o servicios
relacionados con la ciencia contable.
3. Practicar diligencias de inspección a los Contadores Públicos y las entidades que presten
servicios propios de la ciencia contable, en los respectivos domicilios o lugares donde
desarrollen actividades propias de la contaduría pública como profesión liberal.
4. Adoptar las medidas pertinentes para que se subsanen las irregularidades e
inconsistencias detectadas en el desarrollo de la Profesión de la Contaduría Pública.
5.
Verificar que las entidades que presten servicios propios de la ciencia contable, prevean
dichas actividades en su objeto social.
6. Promover la inscripción y registro en los términos de Ley, de las entidades que presten
servicios propios de la ciencia contable.
7. Solicitar y recaudar la documentación, así como toda aquella información que sea
necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas a la Unidad Administrativa
Especial Junta Central de Contadores, en la Ley y demás normas legales reglamentarias
o complementarias.
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8. Reportar los hallazgos detectados para adoptar las medidas pertinentes y dar traslado a
las autoridades competentes cuando a ello hubiere lugar.
9. Coordinar con las autoridades de inspección, vigilancia y control, que la profesión
contable sea ejercida por Personas Naturales o Jurídicas debidamente autorizadas en los
términos de ley.
10. Conocer, tramitar y resolver sobre las irregularidades o inconsistencias observadas por
las autoridades que ejercen inspección, vigilancia y control en las Entidades sujetas a su
competencia, de las cuales den traslado a la Unidad Administrativa Especial Junta
Central de Contadores.
Lo acontecido en las diligencias de inspección y vigilancia, se hará constar en Acta, que
suscribirán el Representante Legal de la Sociedad o Persona Jurídica inspeccionada y el(los)
funcionario(s) delegado(s) o el contratista designado para tal efecto, quienes rendirán el
respectivo informe de la diligencia.
En acatamiento de lo ordenado por el artículo 4º. Del Decreto 1510 de 1998 y sin perjuicio de la
aplicación de sanciones de competencia de otros entes, la Junta Central de Contadores podrá
imponer sanciones de amonestación, multas, suspensión de la inscripción y cancelación de la
Inscripción a los entes sometidos a su inspección y vigilancia, a los contadores públicos socios,
asociados, partícipes, empleados, o que de alguna manera se encuentren vinculados con
personas jurídicas sometidas a la inspección y vigilancia de la Junta Central de Contadores, se
les aplicará el régimen disciplinario previsto en la Ley 43 de 1990.
1.6.
OTRAS DISPOSICIONES
Los contadores públicos y las entidades que presten servicios propios de la ciencia contable,
quienes se encuentren inscritos en la Unidad Administrativa Especial Junta Central de
Contadores y se les haya expedido tarjeta profesional o la tarjeta de registro, respectivamente,
deberán actualizar anualmente su información personal, antes del primero de marzo de cada
año, a través del medio tecnológico que establezca la Unidad Administrativa Especial Junta
Central de Contadores; información que permita contar con datos actualizados, reales y
fidedignos.
De conformidad con el artículo 2º del Decreto 1510 de 1998, para efectos de la vigilancia a que
se encuentran sometidas, las Sociedades de Contadores Públicos y demás personas jurídicas
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que se constituyen en lo sucesivo y que contemplen dentro de su objeto social el desarrollo de
actividades relacionadas con la ciencia contable, o la prestación de servicios inherentes a esta
disciplina, deberán inscribirse en la Junta Central de Contadores dentro de los noventa (90) días
siguientes a la fecha de constitución o de la reforma estatutaria o, del respectivo registro en la
Cámara de Comercio, de tener dicha obligación legal.
Para todos los efectos legales, incluidos los relacionados con los procesos de contratación, la
inscripción de los entes sometidos a la inspección y vigilancia de la Junta Central de Contadores
se acreditará mediante la tarjeta de registro, expedida previo cumplimiento de los requisitos
establecidos para el efecto.
Previa revisión de los expedientes de las personas jurídicas inscritas en la Junta Central de
Contadores, en los términos de la Resolución No 013 de 2014, levantará, a través de acto
administrativo, la restricción contemplada en el parágrafo primero de dicha normativa a los entes
cuyos socios o asociados sean contadores públicos en un porcentaje igual o superior al 80%.
La Junta Central de Contadores enviará a los organismos de control, inspección y vigilancia del
estado, la relación de las sanciones ejecutoriadas impuestas como resultado de las
investigaciones disciplinarias adelantadas contra los entes inscritos.
2. SUJETOS Y OBJETO DE LA ACTUACIÓN
2.1.
SUJETOS PASIVOS
2.1.1. Contadores Públicos
2.1.2. Sociedades de Contadores
2.1.3. Otras Personas Jurídicas con ánimo o sin ánimo de lucro (inscritas que cumplieron
requisitos establecidos en resolución 229 de 2004, vigente hasta el 28 de enero de 2014).
2.2.
OBJETO
2.2.1 Jurídico - Legal
Velar por que las actuaciones de los contadores públicos y de las sociedades de contadores, con
objeto principal la prestación de los servicios propios de la ciencia contable en general, cumplan
con los requerimientos de la Ley 43 de 1990 y a los Decretos reglamentarios 1510 de 1998 y
1955 de 2010.
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3. OBJETIVOS Y ORIGEN DE LAS ACTUACIONES
3.1. OBJETIVOS
Ejercer una gestión oportuna y eficaz cuando quiera que se adviertan posibles irregularidades de
los contadores públicos o de las sociedades de contadores y demás personas jurídicas, ya sea
por solicitud de los particulares, para verificar y analizar los hechos denunciados, u
oficiosamente por determinación de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de
Contadores, con el fin de:
3.1.1. Velar por el adecuado cumplimiento de las normas legales y estatutarias.
3.1.2. Comprobar que las actividades de las sociedades de contadores, relacionadas en su
objeto social, correspondan con las actividades contratadas con sus clientes.
3.1.3. Verificar que el componente societario o accionario de la sociedad corresponda con el
exigido por la Ley 43 de 1990 para su constitución.
3.1.4. Revisar en las sociedades que ofrecen el servicio de Revisoría Fiscal que esta actividad
la cumplan los profesionales de la contaduría pública que ejercen el rol de revisor fiscal y
que no superen el número máximo de sociedades a cargo, según lo establecido por la
Ley.
4. ORIGEN DE LAS INVESTIGACIONES
4.1.
Investigaciones de oficio, por petición de terceros o por reporte de otras entidades de
control (Medidas Administrativas), para las sociedades registradas en la Unidad
Administrativa Especial Junta Central de Contadores objeto de inspección, control o que
se encuentren en un proceso concursal.
Se lleva a cabo a través de:

Una diligencia de inspección: consiste en el desplazamiento de una comisión, de
funcionarios comisionados o contratistas delegados, al domicilio de la sociedad, con el fin
de desarrollar las actividades establecidas en la diligencia para conocer información del
inspeccionado mediante la revisión y análisis de los documentos contables y jurídicos.
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
Requerimiento mediante oficio: documento a través del cual se presenta la comisión
asignada por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y los faculta
para solicitar documentación para analizar en el sitio de la inspección.

Toma de información: Los comisionados atendidos en el domicilio de la sociedad
inspeccionada pueden acceder a la documentación que consideren necesaria para el
desarrollo de la investigación y siguiendo el protocolo establecido mediante una lista de
chequeo.
Las diligencias pueden tener origen en uno o varios de los siguientes eventos:
4.1.1. Interno

Por petición del Director de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de
Contadores, o sus Delegados.

A solicitud de alguna de las dependencias competentes que conforman la Entidad,
cuando con ocasión del estudio de algún documento o hecho se considere que existe
mérito para adelantar una investigación administrativa o diligencia de inspección.

Por selección del líder del grupo de inspección y vigilancia de la Unidad Administrativa
Especial Junta Central de Contadores, en cumplimiento de una planeación y aplicación
de criterios definidos con el Director General de la Entidad.
4.1.2. Externo

Por petición de la Presidencia del Tribunal disciplinario.

A solicitud de otros organismos del Estado.

Por solicitudes o denuncias recibidas de particulares como socios o los administradores
de sociedades, clientes o usuarios de los servicio contables.

Por petición de los revisores fiscales, los acreedores, trabajadores o un tercero, en cuyo
caso la diligencia se ordenará de oficio.
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DE LA ACTUACIÓN
1.1.
HERRAMIENTAS PARA EL INSPECTOR
Las herramientas con las que cuenta el funcionario o contratista delegado por la Unidad
Administrativa Especial Junta Central de Contadores, siendo el punto de partida para la
preparación y desarrollo de la diligencia, son las siguientes, en orden de importancia:
5.1.1. HERRAMIENTAS INTERNAS:

Expediente: Recopilación de documentos identificados con una numeración consecutiva,
cumpliendo con los lineamientos de gestión documental (foliados), y organizado en un
legajo (expediente), con la información de la sociedad prestadora de los servicios
contables o del Contador Público objeto de la diligencia o tramite radicado en la Unidad
Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

Archivo físico de expediente: Los expedientes recibidos del área de registro de la
Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, una vez finalizada la
diligencia y su resultado consignado en informe, se remite al área de registro para
continuar con el proceso del trámite solicitado; los expedientes generados en el área de
Inspección y Vigilancia se archivan y custodian en esta área, previa la revisión por parte
del comité de inspección y vigilancia.

Archivo sistematizado: Base de datos en Excel construida en el área de Inspección y
Vigilancia, relacionando información del inspeccionado como nombre o razón social, NIT,
dirección, nombre del representante legal, número de expediente, número de oficio
ordenando la diligencia, fechas de diligencia y de recibo del informe.

Bases de datos: El área de Inspección cuenta con los siguientes programas especiales
para obtener información de inspeccionados:
a. MYJCC. Aplicación formada con las solicitudes de registro recibidas de los
usuarios para emisión de la tarjeta profesional de Contador público o el registro de
sociedades.
b. RUES. Base de datos de la Cámara de Comercio, donde registra la Información
Básica y General de las sociedades inscritas en la Cámara de Comercio.
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c. Estudios realizados por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de
Contadores.- Con fundamento en la experiencia y en la información recibida, estudios e
investigaciones que pueden servir como herramientas para el funcionario.
5.1.2. HERRAMIENTAS EXTERNAS

Certificados de existencia y representación legal emitidos por las Cámaras de Comercio.

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN (RUT, Resoluciones etc).

Entidades que tengan o hayan tenido relación con lo que se pretende investigar.

En algunas ocasiones, antes de decretar la investigación se hacen averiguaciones
preliminares a través de oficios enviados a la sociedad.

Dirección Nacional de Estupefacientes.

Superintendencia de Sociedades.

Superintendencia Financiera y de valores
CAPITULO SEGUNDO
DE LA PLANEACIÓN
1. PLANEACION DEL TRABAJO
La planeación es el camino para alcanzar con éxito los objetivos buscados, minimizando costos,
buscando agilizar el trabajo involucrando las necesidades del recurso técnico y humano y, en
general, combinando los recursos disponibles, para obtener resultados óptimos frente a los
objetivos propuestos.
La diligencia se planea desde el momento en que se recibe una solicitud de un tercero o se
genera al interior del área de inspección y vigilancia, debiendo seguir los pasos siguientes:
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1.
Selección de inspectores para la diligencia: recibido el expediente del área de registro con
las observaciones o recomendaciones o cuando el área de inspección y vigilancia hace la
selección de las sociedades para inspección el primer paso del proceso es la asignación de
inspectores.
2.
Ordenamiento de la diligencia: de oficio el director general ordena la diligencia de inspección
o para verificación de la documentación aportada en las solicitudes de registro
recepcionadas en la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.
3.
Planeación de la diligencia: con base en la documentación que conforma el expediente los
comisionados proceden a documentarse para preparar el desarrollo de la diligencia, así:
3.1
Análisis de antecedentes: Consultando el expediente se obtienen los elementos para
elaborar el plan o programa de trabajo de inspección o de vigilancia.
3.2
Revisar los documentos y fuentes que aporten información relativa a la sociedad que se
encuentren en los distintos expedientes (Jurídica, Revisión, Visitas, Concordatos,
Liquidación Obligatoria, Ley 550 de 1999, Ley 43 de 1990 y Balances), procediendo con:
3.3

Lectura de los estatutos, Certificado de representación legal o actas aportadas en las
solicitudes para conocer aspectos a analizar o evaluar en el desarrollo de la diligencia,
como objeto social, órganos de administración, funciones y limitaciones, revisoría fiscal y
reformas.

Impresión documento con información obtenida de la aplicación MYJCC con el fin de
conocer indicadores, tendencias y la determinación de áreas críticas que ameriten
atención especial en desarrollo del trabajo.

Revisar expedientes de visitas anteriores a la sociedad, sus resultados y actuaciones que
se encuentran en trámite, lo cual suministrará elementos de juicio adicionales y permitirá
establecer si las observaciones formuladas han sido atendidas.
Obtener información del sistema que alimenta y administra la Unidad Administrativa
Especial Junta Central de Contadores con el fin de evaluar aspectos relacionados con el
cumplimiento de normas que rigen el ejercicio de la ciencia contable y que pueda ser de
interés en el desarrollo del trabajo.
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3.4
Consultar e imprimir la información general de la sociedad a través de la consulta al
Sistema General de Sociedades RUES.
3.5
Consultar trámites que se estén llevando a cabo en otros grupos de la Unidad
Administrativa Especial Junta Central de Contadores
3.6
Solicitar a otras entidades gubernamentales o privadas, la colaboración en el suministro
de información necesaria para el desarrollo del trabajo.
2. PROGRAMA A DESARROLLAR
Como resultado del análisis y evaluación de los documentos aportados en el expediente, los
funcionarios comisionados o contratistas delegados elaboran el programa o plan de trabajo,
herramienta que debe ser flexible permitiendo hacer los ajustes al mismo, como resultado del
conocimiento real de la sociedad al momento de la diligencia in situ (el las instalaciones del
inspeccionado).
El programa debe contener el objeto de la diligencia, los procedimientos a aplicar y la estimación
del tiempo necesario para su desarrollo previo acuerdo con los integrantes del grupo
comisionado o con el coordinador de grupo de inspección cuando se presentan divergencias u
opiniones diferentes.
La cantidad, calidad, oportunidad y alcance de los procedimientos se determinarán básicamente
con las circunstancias específicas a investigar y se tendrán en consideración las condiciones de
alerta, la evaluación del control interno y el trabajo realizado por el revisor fiscal.
CAPITULO TERCERO
DE LOS PROGRAMAS Y PROCEDIMIENTOS
En la labor de campo de los comisionados se cuenta con un tiempo limitado, por lo tanto, para
que su trabajo sea proactivo, ágil y objetivo, debe comenzar por conocer si la sociedad presta
servicios de revisoría fiscal y auditoria externa y estas forman parte de las actividades principales
que ofrece la sociedad.
Los procedimientos que a continuación se describen son guías para el desarrollo de la diligencia
de inspección y vigilancia; la comisión queda facultada para evaluar, seleccionar y ajustar
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aquellas que a su juicio sean las adecuadas y aconsejables para su aplicación en la diligencia,
por el tipo de sociedad y actividades que desarrolla y que son objeto de análisis según la
facultad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.
1. DESARROLLO DE LA VISITA
1.1. Desplazamiento a la sociedad
Con la delegación otorgada por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores,
mediante oficio firmado por el director general, los comisionados organizan el programa de la
diligencia y los elementos necesarios para la actividad (el expediente, libros de consulta,
planillas, lápices, esfero, borrador, formatos y hojas membretadas), y se desplazan al domicilio
de la sociedad.
1.2. Presentación
La diligencia se inicia presentando el oficio al representante legal de la sociedad inspeccionada
(principal o suplente), el original del oficio se entrega al representante legal y la copia firmada,
con indicación de la fecha de recibo se archiva en el expediente de la Unidad Administrativa
Especial Junta Central de Contadores. La representación legal se verificará con un certificado de
existencia y representación legal actualizado, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio
social.
Cuando no pueda iniciarse la diligencia, por ausencia del representante legal o su delegado o
porque éstos o sus delegados no ofrezcan la colaboración necesaria, se procede a elaborar un
acta de la diligencia indicando como requerimiento que el representante legal responda por
escrito, dirigido al director de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, los
motivos para no atender la comisión y por la negativa para suministrar la documentación
solicitada, contando con tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que el funcionario se
presentó en la sociedad.
1.3 Conocimiento de la compañía
Una vez recibidos en el lugar de la inspección y posterior a la entrevista con los directivos de la
sociedad para conocer detalles de la actividad relacionada en el objeto social para tener una
visión general de la misma, se desarrolla la diligencia teniendo presente el objetivo solicitando la
documentación necesaria para obtener la evidencias por el cumplimiento de las normas legales
por parte del inspeccionado.
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1.4 Área de trabajo
Solicitar un sitio o lugar de trabajo, preferiblemente en el departamento de contabilidad o cerca
de éste, de tal forma que se pueda acceder fácilmente a la documentación y a las personas a
quienes sea necesario consultar o las que asigne la administración para atender la diligencia.
1.5. Conocimiento del Sistema Contable
En la entrevista se solicita la exhibición de libros auxiliares de ingresos, patrimonio, las cuentas
por cobrar, conocer la forma como se realizan los asientos contables, los documentos que
genera el programa contable y si el registro de las operaciones se hace en línea, para así
comprender el manejo del manual de contabilidad existente y del código de cuentas respectivo.
Cotejar la información registrada en la contabilidad con los contratos firmados por la sociedad
con los clientes, verificar la prestación del servicio frente a la factura y su relación con los
servicios prestados según lo escrito en el contrato de servicios.
1.6. Revisoría Fiscal o Contador del Inspeccionado
En lo posible que el Revisor Fiscal o el Contador de la sociedad inspeccionada esté presente en
la entrevista con el representante legal, para conocer las funciones que desarrolla en el ejercicio
de su trabajo, así mismo, obtener las evidencias en cuanto a los informes que presenta el revisor
fiscal y los estados financieros que certifica el contador; cuando sea del caso solicitar la
exhibición de los papeles de trabajo que elabora el revisor fiscal, donde se evidencie el
cumplimiento de las labores que legalmente le corresponde desarrollar.
De las instrucciones, conclusiones y demás anotaciones plasmadas en los papeles de trabajo,
se tomarán las que sean importantes en desarrollo del trabajo, de acuerdo con los objetivos de la
diligencia o de la función de vigilancia de la Entidad. Ello conducirá según el caso, a efectuar los
ajustes necesarios al programa inicialmente elaborado.
1.7. Ajustes al programa o plan de trabajo
Considerando las circunstancias especiales de cada sociedad, la comisión efectuará los ajustes
necesarios al programa, incluyendo áreas y procedimientos no contemplados inicialmente, para
lograr no solo los objetivos propuestos sino también aquellos de importancia que surjan de la
diligencia. Los ajustes se darán a conocer al líder del grupo de inspección.
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2. PROCEDIMIENTOS DEL TRABAJO DE CAMPO - DOCUMENTOS JURÍDICOS
En el desarrollo de la diligencia de inspección tendrá acceso a documentos con información
jurídica de la sociedad, por lo tanto, tenga en cuenta en el análisis de los documentos solicitados
lo siguiente:
2.1. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad de fecha reciente, es
posible que en los documentos aportados por la sociedad, en las solicitud de registro o por
la inscripción de un contador público, exista un certificado con fecha no vigente y verifique:

La fecha de constitución y el término de duración de la sociedad (Artículos 19, 28,
110 Y 158 del Código de Comercio).

La inscripción del representante legal, así como de los miembros de junta directiva y
revisores fiscales, si existe la obligatoriedad de tener revisor fiscal. (Artículos. 163 Y
164 del Código de Comercio).

El registro de las escrituras públicas de constitución y de reformas, si las hubiere. En
este punto, se debe efectuar la reseña de cada una de éstas, indicando las
modificaciones más sobresalientes y las fechas en que fueron inscritas (Artículo 158
del Código de Comercio). Información que debe cotejarse con los registros en el libro
de actas de la sociedad.
2.2. Escrituras públicas de constitución y de reformas más recientes que aparecen inscritas en
el registro Mercantil, así como de las no registradas, si tiene conocimiento de alguna o
algunas, para conocer los cambios societarios y cumplimiento de los requisitos de ley,
necesarios para el registro de la sociedad en la Unidad Administrativa Especial Junta
Central de Contadores:

La composición societaria o accionaria, porcentajes, aumentos y disminuciones del
capital. En este punto, puede solicitar al revisor fiscal, si lo hubiere, o al
representante legal, una certificación sobre la composición accionaria o participación
de los socios o accionistas, nombre e identificación de cada uno, la profesión y
número de tarjeta profesional; en cuanto al capital social, indicar el monto a que
asciende la participación de los socios en las compañías limitadas, en las sociedades
anónimas y por Acciones Simplificadas (SAS) el capital autorizado, suscrito y pagado
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y el asignado en las sucursales de sociedades extranjeras. Cotejar esta información
con los registros en los libros de contabilidad.

2.3.
2.4.
Si la constitución de la compañía y las reformas estatutarias se ajustan a la ley
(Artículos 110 al 123, 329, 330, 337, 340, 360, del Código de Comercio, 4 de la Ley
43 de 1990)
Libro de actas de asamblea general de accionistas o junta de socios, así como de la junta
directiva, si la hubiere, con el fin de establecer: (Artículos 195 y 361 del Código de
Comercio).

Si las reuniones de los mencionados órganos sociales se han llevado a cabo en las
fechas previstas en la ley y los estatutos. En este punto, solicitar al representante
legal, la correspondencia enviada y recibida para constatar el medio y la antelación
con que fueron convocados los socios o accionistas (Artículos 181, 182, 302, 349,
359, 372, 422 al 426 del Código de Comercio, y la Ley 43 de 1990).

Si los acuerdos o modificación en la composición societaria se encuentran
registrados ante la Cámara de Comercio, cambio que puede evidenciarse en el
certificado de representación legal posterior a la fecha del acuerdo.

Si existe causal legal de disolución de la compañía que hubiera sido conocida para la
fecha de la investigación por el máximo órgano social o por los administradores o por
el revisor fiscal, si lo hubiere, qué medidas se han adoptado para enervarla, o si por
el contrario se procedió a convocar al máximo órgano social para declararla disuelta
y en estado de liquidación (Artículos 218, 220, 319, 321, 333, 342, 370, 457, 458,
459 del Código de Comercio).
Libro registro de acciones en las sociedades anónimas y sociedad por acciones
simplificadas (SAS) o de socios en las compañías de responsabilidad limitada, a efecto
de poder determinar, en su orden:

Verificar que los movimientos de acciones o participación societaria están registras
para cada uno de los socios o accionistas y si los títulos valores han sido expedidos
para cada uno de los aportantes, así como lo relacionado con la enajenación y el
traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales, prendas, gravámenes y
demás limitaciones de dominio (Artículos 195 y 384 al 402 del Código de Comercio).
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2.5.
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
Cotejar que los socios o accionistas se identifican en el libro con su nombre,
nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de cuotas o acciones
que cada uno posee, así como lo relacionado con los embargos, gravámenes y
cesiones de cuotas que se hubieren efectuado (Articulo 361 del Código de
Comercio).

Cotejar los saldos de los derechos a favor de los socios o accionistas correspondan
con los registros en la contabilidad, cuenta de patrimonio y que el libro se encuentre
registrado ante la Cámara de Comercio.
Los aumentos y disminuciones de capital, colocaciones, negociaciones y readquisiciones
de acciones, cesiones de cuotas sociales, cumplan con los requisitos señalados en la ley
y en los estatutos, tales como:

Que las disminuciones de capital con restitución efectiva de aportes, cuenten con la
aprobación del máximo órgano social y la respectiva autorización de la Unidad
Administrativa Especial Junta Central de Contadores (Artículo 145 del Código de
Comercio y Ley 43 de 1990).

Que los reglamentos de colocación de acciones, hayan sido aprobados por el órgano
competente (junta directiva o máximo órgano social), que se hayan tenido en cuenta
los requisitos legales pertinentes exigidos en la ley y los estatutos (plazos, precios,
derecho de preferencia, forma de pago, etc.), que se hayan entregado los títulos
respectivos y que se hayan efectuado las anotaciones del caso en el libro de
Registro de Acciones (Artículos 384 al 397 del Código de Comercio).

Que las negociaciones de acciones, cuenten con los requisitos legales exigidos en la
ley y los estatutos sociales (plazos, precios, derecho de preferencia, forma de pago,
etc.). En este punto, solicitar al representante legal, la documentación enviada y
recibida para el efecto (Artículos 301, 329, 330, 331, 397 del Código de Comercio).

Que las readquisiciones de acciones cuenten con la aprobación del máximo órgano
social, así como también si dicho órgano social autorizó la apropiación de una
reserva para readquisición con cargo a las utilidades (Artículo 396 del Código de
Comercio).

Que las cesiones de cuotas sociales y del interés social, cumplan los requisitos
legales exigidos en la ley y los estatutos sociales (plazos, precios, derecho de
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preferencia, forma de pago, etc.). En este punto, se puede solicitar al representante
legal, la documentación enviada y recibida para el efecto (Artículos 301, 329, 329,
330, 331, 338, 362 al 367 del Código de Comercio).

Que el capital asignado por la casa matriz a sucursales de sociedades extranjeras
cumpla con los requisitos fijados por la Oficina de Cambios, el Departamento
Nacional de Planeación y de la Superintendencia de Sociedades.
3. PROCEDIMIENTOS DEL TRABAJO DE CAMPO EN EL ÁREA CONTABLE

Solicite los libros oficiales de: actas del máximo órgano social, de registro de socios o
accionistas y de junta directiva, dependiendo el tipo de sociedad, y efectúe la reseña
anotando la fecha y el número de registro de la Cámara de Comercio de cada libro,
el último folio utilizado y la fecha del último registro contable o acta asentada.

Cuando se establezca que la contabilidad no se lleva al día solicite fotocopia del
último folio utilizado del libro diario y mayor y balances y en el acta de la diligencia
dejar la constancia de entrega de documentos y la fecha del último registro ingresado
a la contabilidad en libros oficiales.

Solicite el último balance y estado de pérdidas y crúcelo con el libro mayor y balance,
para determinar si las cifras fueron fielmente tomadas de éste.

Cotejar con la tarjeta del contador o revisor fiscal los datos de quien firma los estados
financieros.

Solicitar y analizar los documentos que dieron origen al registro de los ingresos que
se reportan en los estados financieros de los últimos ejercicios.
4. TERMINACIÓN DEL TRABAJO DE CAMPO
Una de las tareas finales en la diligencia de inspección, antes de que ésta concluya, es una
revisión de la labor desarrollada y sus resultados, para cerciorarse que ha cumplido con los
objetivos fijados, estableciendo así posibles puntos pendientes o documentos o pruebas que
deben ser solicitados.
Concluido todo el trabajo de campo se elabora el acta de cierre conde se incluye la Constancia
por la devolución de los Documentos recibidos para análisis y consulta; documento que debe ser
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firmada por el representante legal o su delegado y por los miembros comisionados por la Unidad
Administrativa Especial Junta Central de Contadores.
El documento acta de cierre o constancia relaciona la fecha de iniciación y terminación de la
visita, el acto administrativo que la ordenó, la dirección de la sociedad inspeccionada, la fecha a
la cual se encontraron los libros oficiales de contabilidad, relación de los hechos más relevantes
encontrados (por ejemplo: contabilidad no se encuentre al día, libros en blanco etc.).
CAPITULO CUARTO
PAPELES DE TRABAJO
1. CONCEPTO
Los papeles de trabajo es la evidencia documental que resume la labor desarrollada por el las
personas comisionadas o delegadas por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de
Contadores en relación con los puntos objeto de la diligencia. Los documentos están
conformados por las planillas de análisis elaboradas por el inspector y los recibidos del
inspeccionado para soportar, aclarar o demostrar una situación encontrada. Conforman la base
documental para sustentar informes y demás providencias que origine la diligencia.
En ellos se consignan los procedimientos aplicados, el análisis efectuado, la relación existente
con otras áreas revisadas, y las conclusiones a que haya lugar.
2. CARACTERÍSTICAS
Los documentos recibidos y los papeles de trabajo elaborados durante la diligencia de
inspección deben tener las siguientes características:
 Son confidenciales, por tanto, el personal de la sociedad inspeccionada o las personas
ajenas a la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores no deben tener
acceso a ellos, ya que en algunos casos describen circunstancias sujetas a reserva
comercial. Esta reserva no se extiende a las autoridades judiciales.
 Deben ser claros, de tal manera que no requieran de explicaciones o aclaraciones
adicionales a los usuarios de los mismos.
 Deben contener la evidencia suficiente para sustentar todas y cada una de las
conclusiones emitidas por el inspector.
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3. CONTENIDO
Los documentos que harán parte del expediente, una vez efectuada la diligencia de inspección,
se legajaran en el orden siguiente:
1. Copia del oficio con el cual se ordena la diligencia de inspección, documento que debe
contener la firma de recibido por parte del inspeccionado y la fecha.
2. Informe de la diligencia de inspección y vigilancia, elaborado como resultado del trabajo
de análisis de información obtenida de los documentos solicitados, las observaciones
como desarrollo de la diligencia, las conclusiones y la relación de documentos
observados y de los cuales se solicita fotocopia.
3. Acta de la diligencia de inspección, es el documento donde se relacionan los hechos
observados y la documentación analizada y de la cual se obtiene fotocopia. El documento
debe ser firmado por el representante legal de la sociedad inspeccionada y por los
inspectores delegados por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de
Contadores, una copia se le deja al inspeccionado y el original se incluye en el
expediente de la diligencia.
4. Documentos suministrados por la sociedad inspeccionada, esta parte del expediente se
forma con los documentos originales o fotocopias entregados a los inspectores que
intervienen en la diligencia de inspección. La comisión debe abstenerse de solicitar
fotocopias de documentos innecesarios o que ya se encuentren en el expediente
aportado por el solicitante.
5. Documentos suministrados por terceros: En el desarrollo de la actuación, muchas veces
se requiere información de fuentes externas que complementan el trabajo de campo
adelantado en las sociedades inspeccionadas; documentos estos que forman parte del
expediente y serán tenidos en cuenta en el análisis de los hechos que los originaron.
4. OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo o soportes aportados por el inspeccionado u obtenidos de otras fuentes
constituyen las evidencias obtenidas antes y durante la actuación y cumplen los siguientes
objetivos fundamentales:
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 Determinar si la sociedad o el contador prestan sus servicios contables conforme lo
establece la Ley y la técnica contable.
 Facilitar la preparación del informe.
 Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones contenidas en el informe.
 Proporcionar información para la elaboración de la resolución de Cargos, y de las
resoluciones por las cuales se imparten órdenes o se imponen sanciones.
 Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
 Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y de los
procedimientos aplicados.
 Servir de guía en revisiones posteriores.
5. PLANEACIÓN Y PREPARACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La preparación adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa planeación antes y
durante el curso del trabajo. A medida que se va desarrollando el proceso de verificación la
persona debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que
presente la evidencia en la forma más efectiva.
CAPITULO QUINTO
INFORMES Y CONCLUSIONES
El Informe emitido, como resultado de la diligencia de inspección y vigilancia desarrollada, debe
elaborarse siguiendo el orden establecido en el formato guía y lo firman las personas delegadas
en calidad de inspectores de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores; el
contenido debe ser claro y preciso, teniendo en cuenta que las observaciones o hallazgos estén
debidamente soportados con documentos.
Existen dos modelos de informe que se elaboran según la diligencia desarrollada, que puede ser
por solicitud de registro y por inspección a sociedades prestadoras de los servicios contables, el
esquema del informe contiene igual número e capitulo y su distribución es la siguiente:
1. Encabezado:
Está formado por la ciudad y fecha en que se presenta el informe, dirigido al director
general de la UEA Junta Central de Contadores, en el asunto se relaciona el motivo de la
diligencia: cuando es por solicitud de registro se incluye el número de expediente
asignado al solicitante y número de oficio que ordena de diligencia; para una diligencia de
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inspección se relaciona sólo el número del oficio comisorio. Elaborar texto introductorio al
contenido del informe.
2. Información general del inspeccionado:
En este capítulo se diligencia con la información jurídica del inspeccionado como:
 Nombre
 NIT
 Número de Tarjeta de Registro ante la Unidad Administrativa Especial Junta Central
de Contadores.
 Representante Legal
 Dirección del domicilio comercial o el de notificación judicial.
 Nombre del Revisor Fiscal
 Fecha de constitución – indicando día, mes y año
 Número de registro mercantil o de Cámara de Comercio
 Fecha de la diligencia de inspección – indicando día, mes y año
 Fecha de terminación de la diligencia – indicando día, mes y año
Generalidades de la actuación administrativa, indicar en un párrafo lo siguiente:
 Acto administrativo que la ordenó
 Lugar de la diligencia
 Fecha en la cual se realizó.
 Razones que motivaron la diligencia.
 Normas que aplican para el desarrollo de la diligencia.
3. Conclusión:
En esta sección se escribe un resumen de la diligencia, extractado de los Capítulos
denominados recomendaciones o del contenido del informe y hallazgos; se diligencia con
las observaciones más representativas detectadas en desarrollo de la diligencia de
inspección, en especial las violaciones a los controles de ley o la prestación de los
servicios contables de manera ilegal.
4. Contenido del informe y hallazgos:
En este capítulo se narran los hechos o se amplían las situaciones observadas en
desarrollo de la diligencia de inspección, conservando un orden lógico, conforme se haya
elaborado la planeación de la diligencia, utilizando herramientas como la lista de chequeo
que guía al inspector para obtener los documentos del inspeccionado, corroborando su
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autenticidad, analizar su contenido o simplemente para documentar el hecho objeto de la
diligencia.
Tener en cuenta que la lista de chequeo es una guía y no necesariamente es para pedir
copia de la totalidad de los documentos allí relacionados, la comisión evalúa y determina
que documentos conformarán el soporte o prueba de una inconsistencia o el
incumplimiento de una norma.
El objetivo de éste capítulo es el de conocer detalles del inspeccionado en cuanto al
ejercicio de la profesión contable, contando así con los elementos de juicio suficientes
para determinar si cumple o no con lo preceptuado en la Ley; el informe debe relacionar
puntos de interés evidenciados y consignados en el acta elaborada en conjunto con el
inspeccionado, por lo tanto, el contenido del informe corresponde a una ampliación o
descripción detallada de los hechos o puntos observados, el resultado del análisis a los
documentos solicitados al inspeccionado o una información que la comisión considere de
relevancia y que sea de importancia para que la Unidad Administrativa Especial Junta
Central de Contadores ejerza las funciones delegadas por la Ley.
Es preciso que en este punto se siga el mismo orden establecido en el aparte sobre
razones que motivaron la diligencia, dejando para el final los hechos y circunstancias
nuevas.
El informe debe ser redactado en forma adecuada y clara utilizando muy bien el lenguaje,
de manera que quien lo lea no necesite aclaraciones ni interpretaciones del funcionario.
Deben utilizarse cuadros, referencias o ejemplos sobre casos concretos.
Cada observación debe hacer referencia a la norma legal o contable que se cumple o se
transgrede con la actuación, el registro o la situación de que se trate.
Tratar que en cada tema se relaten los hechos y situaciones de manera resumida con el
propósito de no repetir la observación o dispersar las irregularidades en varios temas. En
cada una de las diligencias se recomienda tener en cuentas los aspectos siguientes:
 Obtener la relación de los socios o accionistas de la firma de contadores,
indicando: nombres y apellidos, número de identificación, número de la tarjeta
Profesional.
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 Solicitar el libro de socios o de accionistas, registrado en la Cámara de Comercio,
para cotejar la información suministrada en la solicitud para el registro de la
sociedad o con la relación que entregue el Representante Legal de la sociedad
inspeccionada.
 Solicitar el libro de Actas, registrado en la Cámara de Comercio, para conocer las
decisiones de la junta de socios o accionistas respecto a la empresa y su
conformación societaria, su objeto social, reformas y otros aspectos.
 Tener en cuenta los requisitos exigidos en la Ley 43 de 1990, Ley 1510 de 1998,
Resoluciones 013 y 014 del 2014, emitidas por la Unidad Administrativa EspecialJCC, el Código de Comercio y demás normas concordantes.
 Solicitar el libro auxiliar de las cuentas de ingreso, con el propósito de conocer
cuáles son los clientes de la sociedad; esta información es útil para cotejar con la
relación de clientes que se pide al Representante Legal (numeral 5)
 Solicitar una relación de los clientes de la Sociedad de Contadores, indicando
nombre o razón social, número de NIT., tipo de servicio que les presta, los
Contadores Públicos trabajadores o empleados asignados, indicando la
identificación y número de la Tarjeta profesional de cada uno de estos
trabajadores de la Sociedad de Contadores (esto con el propósito de establecer el
número de revisorías asignadas a cada uno colaboradores).
 Revisar selectivamente algunos contratos vigentes con clientes, si es del caso
obtener fotocopia al detectar alguna inconsistencia.
 Obtener declaración o testimonios que considera pertinente, teniendo en cuenta el
artículo 9º de la Ley 1314 de 2009.
 Las relaciones de información, obtenidas del inspeccionado, que se hagan en
papel con membrete de la entidad y con la firma del Representante Legal o el
Contador de la entidad quien lo suministra.
 En el evento en que no se obtenga información de algún documento o el
inspeccionado suministre alguna información, o cuando se encuentran los libros
oficiales en blanco o atrasados, se deberá dejar constancia en el acta de cierre de
la visita.
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 Demás aspectos que la comisión considere de importancia para incluir en el
informe.
Tener en cuenta que la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores NO
tiene la competencia para hacer AUDITORIAS, la función de inspección y vigilancia es
para cotejar o verificar que la sociedad inspeccionada cumple con los requisitos exigido
en la Ley para el correcto ejercicio en la prestación de los servicios relacionados con la
ciencia contable
5. Anexos:
En este numeral se hace una breve relación de los documentos consultados durante la
diligencia y obedece al desarrollo de la diligencia de inspección, ordenada por el Director
General de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, donde se
solicita fotocopia de algunos documentos que a criterio de la comisión y conforme a la
planeación de la diligencia o por solicitud del área de registro de la Unidad Administrativa
Especial Junta Central de Contadores, son necesarios para sustentar un hallazgo u
observación que indican incumplimiento de alguno de los requisitos exigidos en la Ley.
Los documentos recibidos del inspeccionado se relacionan indicando el nombre del
mismo y la cantidad de folios recibidos.
6. Firma:
Todo informe debe ir firmado por los inspectores quienes participaron en la actuación,
indicando claramente su nombre completo, profesión, cargo que ocupa o tipo de contrato
y dependencia donde desempeña sus funciones.
Elaborar la Resolución de Cargos.
Es el acto administrativo por el cual se elevan los cargos que surgen de los hechos y
circunstancias irregulares observadas durante la diligencia. En este documento se consignan
todos los hechos irregulares en que incurre el inspeccionado, debidamente sustentados, y en
forma clara y sucinta, los que ameritan ser explicados por las personas que en la sociedad
tienen o tenían la responsabilidad o el manejo del área a que el hecho hace referencia:
representante legal, revisor fiscal, miembros de junta directiva, ex-representantes legales, exrevisores fiscales, ex-miembros de junta directiva.
Este acto administrativo guardará el siguiente orden:
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Datos de la sociedad.
Acto Administrativo que aceptó y ordenó la investigación administrativa o la visita.
Hechos a verificar: Son las razones que fundamentaron el desarrollo de la actuación.
Documentos consultados.- Se citan los libros y documentos que se examinaron en el
curso de la diligencia.
 Irregularidades observadas.- Debe indicarse con número separado cada observación que
deberá ser clara, concreta y referida al hecho o circunstancia irregular observada.
 El resumen de las pruebas que obran en el expediente de papeles de trabajo y que
sustentan el cargo.
 La mención de las normas legales infringidas.
 Traslado de cargos.- Se ordenará expresamente el traslado de la resolución, fijando el
plazo para rendir las explicaciones o presentar las aclaraciones allegando las pruebas o
la relación de éstas. En este punto debe expresarse el nombre completo de la persona a
quien se corre traslado del pliego, la calidad que ostenta y el cargo o cargos a los cuales
deben responder cada uno.
 Firma.- La resolución de cargos deberá ir firmada por el director de la Unidad
Administrativa Especial Junta Central de Contadores.
Resolución archivando la actuación, cuando no hay lugar a formulación de cargos.
La resolución debe estar suficientemente motivada, por tanto, debe contener:
 Una relación de los motivos que dieron origen a la actuación.
 Un resumen de los hechos o circunstancias a verificar en la sociedad; una síntesis de lo
observado y la relación de las pruebas que obran en el expediente de papeles de trabajo
y que sustentan la afirmación sobre la no existencia de irregularidad o violación a la ley o
a los estatutos y la conclusión sobre el hecho o circunstancias analizados que motiva el
archivo de la actuación: si es de oficio la resolución debe ser de cúmplase; si es a
petición de parte deberá notificarse al solicitante, así como al representante legal de la
sociedad a quien se le enviará copia de ésta para su conocimiento.
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Cuando hay lugar a pliego de cargos, vencido el término de traslado del mismo,
Se efectúa control de términos para verificar si la respuesta fue emitida oportunamente por parte
de las personas a quienes se dio el respectivo traslado.
Determinado lo anterior, se procede a evaluar las explicaciones dadas o adoptar la decisión
correspondiente con fundamento en las diligencias adelantadas, lo que genera un oficio o
resolución de órdenes, dependiendo de las infracciones encontradas en la sociedad. La
resolución de órdenes contiene:
 Una parte motiva, en la que se realice un resumen de lo actuado, así como de las
explicaciones dadas a los cargos observados y la decisión de la Unidad Administrativa
Especial Junta Central de Contadores, y una parte resolutiva que comprende las órdenes
impartidas y el plazo para su cumplimiento.
 Vencido el término concedido, se requiere al representante legal, si no se ha dado
respuesta, so pena de hacerse acreedor a las sanciones de ley.
 Verificado el cumplimiento total de las órdenes impartidas se elabora el respectivo auto
de archivo de la actuación.
Descargos presentados por el inspeccionado, como resultado de la evaluación a los
descargos recibidos se pueden imponer sanciones a los administradores o ex-administradores,
revisor fiscal o ex-revisor fiscal de la compañía, atendiendo la naturaleza de las infracciones
encontradas en la sociedad.
El acto administrativo sancionatorio debe contener:
 Una parte motiva que contendrá una síntesis de lo actuado, así como de los descargos
presentados y de las apreciaciones del Despacho en relación con las irregularidades
encontradas en desarrollo de las diligencias practicadas.
 Una parte resolutiva en la que se impone la respectiva sanción, fijando la cuantía de la
misma si se trata de multa, la persona objeto de la sanción debidamente identificada, su
cargo en la respectiva sociedad, si aún se halla en ejercicio del mismo, el término para la
cancelación de ésta, con indicación de la entidad bancaria y cuenta de la
Superintendencia de Sociedades.
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 Además deberá indicar el plazo para el pago de dicha sanción, y la forma cómo se
demostrará ante la entidad éste, so pena de adelantar el respectivo proceso de
jurisdicción coactiva.
 Se debe precisar la prohibición de cancelar la multa con dineros de la sociedad.
 Si se trata de multas por incumplimiento de órdenes impartidas, se le debe hacer saber al
sancionado que el pago de la multa no lo exonera del cumplimiento de las órdenes.
Esta resolución debe ser notificada al sancionado.
Oficios. Si de la actuación hay lugar a informar a otras Entidades, cuando resulten hechos que
sean de competencia o pueden tener incidencia en las actuaciones o procesos que ellos
adelanten (vr. gr. Fiscalía General de la Nación, la DIAN, etc.).
Memorandos. Según el caso, el documento se dirige a los diferentes grupos de la Entidad, bien
sea porque uno de ellos solicitó la práctica de la diligencia o porque de los hechos observados
deba iniciarse otro proceso dentro de la Entidad (Conciliación, Control, Seguimiento Económico y
Financiero, Concordato o Liquidación Obligatoria, Conglomerados, Jurídica, Diagnóstico
Concursal). De acuerdo con lo establecido en la Resolución 100-3086 de 2007.
NOTA. El expediente y los documentos soporte de la diligencia se entregan al líder de
inspección y vigilancia, junto con los papeles de trabajo. El expediente de la diligencia solicitada
por el líder del área de registro se remite con el resultado de la diligencia y el expediente
organizado por la diligencia de inspección se remite el comité de Inspección para evaluar el
resultado de la diligencia; los expedientes que sin la identificación de hechos a subsanar por
parte del inspeccionado se les da traslado al archivo del área de inspección y vigilancia y para
los que amerite requerimiento al inspeccionado se procede a emitir los oficios correspondientes,
los cuales firmará el director general a nombre de la Unidad Administrativa Especial Junta
Central de Contadores.
DEFINICIONES:
Las definiciones a términos pueden incluirse en el texto o al final del documento en un capitulo
independiente.
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DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación.
MATRICULA: Acto en el cual se inscribe al solicitante en el registro de contadores públicos.
REQUERIMIENTO: Comunicado que se expide con el fin de notificar al solicitante la falta de
algún documento o requisito citado en la resolución que rija en el momento de su radicación.
REITERACIÓN: Comunicado que se expide posterior a la respuesta recibida al requerimiento
enviado por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, cuando el
documento aportado no cumple con lo requerido.
MYJCC: Sistema de información usado por la entidad para el registro y control de la información.
PRESUSTANCIACIÓN: procesos en el cual se procede con la primera revisión a los
documentos radicados para solicitar un trámite en la Entidad. El objetivo es verificar que la
documentación aportada corresponda y cumpla con los requisitos establecidos en la
normatividad vigente.
SUSTANCIACIÓN: Verificar que la documentación aportada corresponda y cumpla con los
requisitos establecidos en la normatividad vigente.
OFICINA SECCIONAL: Corresponde a unidades ubicadas en las universidades de los diferentes
municipios y departamentos que tienen programas de Contaduría Pública; su función es la
ofrecer los servicios misionales de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de
Contadores como: recibir las solicitudes de trámite de Tarjeta Profesional que presenten los
aspirantes a obtener la tarjeta profesional de contador público o para el registro de las
sociedades prestadoras de los servicios contables, documentos que se remiten a la sede Central
de la Entidad, ubicada en Bogotá.
La Junta Central cuenta con las siguientes seccionales: Barranquilla, Bucaramanga, Cali,
Valledupar, Pereira, Armenia y Leticia.
COMITE DE REGISTRO: Es la reunión periódica (dos veces al mes), presidida por el Director
General de la Entidad, el líder del área de Registro, para decidir sobre las solicitudes recibidas y
que hayan cumplido con los requerimientos establecidos para la obtención de la Tarjeta
Profesional o registro de la sociedad de contadores.
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TRIBUNAL DISCIPLINARIO: Es el Equipo conformado por 11 dignatarios, Representantes de:
Sector administrativo comercio, industria y Turismo, Contaduría general de la Nación, DIAN,
Consejo gremial Nacional, Contadores públicos, Instituciones de Educación superior y la
secretaria general, encargados de la aprobación de las Tarjetas Profesionales.
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN: Es el documento de aprobación emitido por el Tribunal
disciplinario en cada sala de Registro.
SESIONES DEL TRIBUNAL: Tiempo definido para decidir sobre procesos disciplinarios de
contadores públicos y de sociedades de contadores que se encuentren en un proceso
investigación por presunto ejercicio ilegal de la profesión.
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