Procedimiento Realizacion de Evaluaciones al Control

Código: EI-PD-02
Versión: 2.0
DIENTE
PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
PROCEDIMIENTO REALIZACIÓN DE
EVALUACIONES AL CONTROL INTERNO
Fecha: Noviembre 27 de 2014
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1. Objetivo
Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, a través del seguimiento a la ejecución de los
planes, programas, proyectos, resultados de la gestión, valoración de riesgos, reportes de indicadores de
gestión, con el fin de detectar desviaciones y promover acciones de mejoramiento para el Sistema de ConCo
trol Interno del Ministerio del Trabajo.
2. Alcance
Este procedimiento inicia con la programación de la evaluación al control interno de los procesos o áreas
específicas del Ministerio y finaliza con el seguimiento y verificación dell cumplimiento de las acciones de
mejoramiento definidas por el evaluado
valuado con miras a subsanar hallazgos identificados
identificados, en caso de presentarse.
3. Definiciones
mec
Sistema de Control Interno: Conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las activ
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen
de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de la políticas trazadas por la Dire
Dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.
Evaluación del Sistema de Control Interno: Actividad desarrollada cuyo objetivo es verificar la existe
existencia, nivel
vel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de
la entidad pública.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el
manejo de los recursos utilizados
lizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia: Capacidad de producir el máximo de resultado con el mínimo de recursos, energía y tiempo.
Evaluado: responsable o responsables por la gestión del proceso/ área / dependencia sobre la cual se
efectúa la auditoria.
Papeles de trabajo:: registros físicos o magnéticos que se pueden obtener del auditado y que sirven para
evidenciar un hallazgo o el cumplimiento de una actividad.
a
Plan de Mejoramiento. Es aquel aspecto que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los
objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento
que a nivel de su misión, objetivos, pprocesos,
rocesos, etc., deben operar la entidad pública para fortalecer integralintegra
mente su desempeño institucional, cumplir con su función, en los términos establecidos en la Constitución,
la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control polípol
tico y con los diferentes grupos de interés.
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Plan de auditoria: Es el documento mediante el cual el auditor define el objetivo, alcance, los criterios
legales, técnicos y la metodología para llevar a cabo la auditoria.
4. Generalidades
ralidades del procedimiento
El análisis de la evaluación que se realice debe tener presente:
Informar al responsable del proceso a evaluar, con mínimo cinco (5) días de anticipación, la fecha
de inicio de la evaluación.
El profesional responsable de la evaluación deberá diligenciar el programa de actividades indiviindiv
dual, de acuerdo al programa de auditorías internas.
Organizar el archivo, el cual hace referencia a la recopilación de toda la información que sustenta o
soporta el trabajo de la evaluación.
Enn los casos en que la respuesta al Informe Preliminar evidencie que el Evaluado presenta difedif
rencias importantes con las observaciones allí incluidas, las mismas serán aclaradas mediante una
reunión que será programada para tal fin. De dicha reunión se dejará
dejará un acta firmada por los asi
asistentes, en la cual se presenten las conclusiones a las que se haya llegado como resultado de los
temas tratados.
Para la elaboración del Informe Final se deben tener en cuenta los comentarios presentados por el
Evaluado en su respuesta al Informe Preliminar, según su pertinencia, así como las conclusiones
resultantes de la reunión adelantada, si hubo lugar a ello.
Dentro del Informe Ejecutivo se inclu
incluyenn las acciones que el Evaluado haya definido con el fin de
subsanar las observaciones presentadas en el Informe Final. se emit
emite y envía
env al Superior Jerárquico de la Oficina de Control Interno el Informe Ejecutivo, haciendo claridad sobre el particular.
5. Descripción de las actividades
No.
1
2
Actividad
Responsable
Elaborar Programa de Auditorías Internas,
Internas estableciendo el alcance, el objetivo,, los Procesos y/o DependenJefe Oficina de ConCo
cias a auditar, riesgos del proceso de auditoría.
trol Interno
NOTA: Este programa también incluye las auditorias de
segunda y tercera parte.
Profesional de la
Elaborar el programa de actividades individual, basabas
Oficina Control Inndos en el Programa de Auditorías Internas.
terno
Registro /documento
PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS
EI-PD-01-F-08
PROGRAMA DE ACTIVIDADES INDIVIDUAL
EI-PD-01-F-02
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Elaborar y comunicar al Jefe de la Oficina de Control
Interno el programa de trabajo de la evaluación a real
realizar.
Nota 1: Teniendo en cuenta los criterios asociados a
los procesos o áreas responsables específicas objeto
de la evaluación, tomando como referente el anexo 7.1
de este procedimiento.
Verificar y aprobar el Programa de Trabajo
Trabajo.
4
5
6
Comunicar a la dependencia responsable de la evaluación programada la fecha de inicio de la misma.
misma
8
Jefe Oficina Control
Interno
Preparar la evaluación, recopilando la información co
conforme a los criterios a evaluar durante el desarrollo de
la misma.
Profesional de la
Oficina Control Innterno
Solicitar información a la dependencia a evaluar que
permita analizar los tema a evaluar.
evaluar
Profesional de la
Oficina Control Innterno
Analizar la información recopilada, comparándola con
la normatividad aplicable y criterios establecidos.
7
Profesional de la
Oficina Control Innterno
10
PROGRAMA DE TRABAJO PARA EVALUACIÓN AL CONTROL
INTERNO
EI-PD-02-F-01
Memorandos remitidos
a Responsables de
procesos
LISTA DE CHEQUEO
AUDITORIAS INTERNAS
EI-PD-01-F-03
Correo Electrónico
Nota 1: Si es necesario,, se realiza visita al área evaluada con el propósito de aclarar inquietudes.
inquietudes
Profesional de la
Oficina Control Innterno
Elaborar y presentar el Informe Preliminar al Jefe de la
Oficina de Control Interno, basado en los resultados del
desarrollo de la evaluación..
Profesional de la
Oficina Control Innterno
INFORME DE
EVALUACIÓN AL
CONTROL INTERNO
EI-PD-02-F-02
Jefe Oficina Control
Interno
INFORME DE
EVALUACIÓN AL
CONTROL INTERNO
EI-PD-02-F-02
Profesional de la
Oficina Control Innterno
INFORME DE
EVALUACIÓN AL
CONTROL INTERNO
Revisar y aprobar el Informe Preliminar.
9
PROGRAMA DE TRABAJO PARA EVALUACIÓN AL CONTROL
INTERNO
EI-PD-02-F-01
Nota: En caso de presentarse observaciones por parte
del Jefe de Control Interno, el profesional efectuará los
ajustes pertinentes y remitirá nuevamente el Informe al
Jefe de la Oficina de Control Interno.
Remitir el Informe Preliminar al responsable de la ded
pendencia evaluada.
Papeles de trabajo
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EI-PD-02-F-02
Memorando remitido a
responsable de proceso
11
Analizar los resultados presentados en el Informe PrePr
liminar y remitir al Jefe de Control Interno las observaciones a que tenga lugar.
Responsable de la
dependencia evaaluada
Memorando remitido por
responsable de proceso
evaluado
12
Analizar las observaciones presentadas por el responrespo
sable de la dependencia evaluada.
Profesional de la
Oficina Control Innterno
N/A
13
Realizar Informe Final, incluyendo las observaciones
remitidas, por el responsable de la dependencia evaev
luada.
Profesional de la
Oficina Control Innterno
14
Revisar, aprobar y remitir el Informe Final al jefe jerárquico del responsable de lo evaluado.
evaluado
Jefe Oficina Control
Interno
Preparar y presentar Informe Ejecutivo para revisión.
Profesional de la
Oficina Control Innterno
INFORME EJECUTIVO
DE
EVALUACIÓN AL
CONTROL INTERNO
EI-PD-02-F-03
Jefe Oficina Control
Interno
INFORME EJECUTIVO
DE
EVALUACIÓN AL
CONTROL INTERNO
EI-PD-02-F-03
Responsable de la
dependencia evaaluada
DEFINICIÓN
ACCIONES RESULTADO DE LA EVALUACIÓN AL CONTROL
INTERNO
EI-PD-02-F-04
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16
17
Revisar, aprobar y remitir el Informe Ejecutivo al Señor
Ministro.
Nota: En caso de presentarse observaciones por parte
del Jefe de Control Interno, el profesional efectuará los
ajustes pertinentes y remitirá nuevamente el Informe al
Jefe de la Oficina de Control Interno.
Documentar e informar al Jefe de la Oficina de Control
Interno, las Acciones de Mejoramiento que permita
subsanar los hallazgos identificados en el Informe FiF
nal.
Nota 1: En caso de no efectuarse hallazgos que conlleven a generar acciones de mejoramiento finaliza el
procedimiento.
INFORME DE
EVALUACIÓN AL
CONTROL INTERNO
EI-PD-02-F-02
INFORME DE
EVALUACIÓN AL
CONTROL INTERNO
EI-PD-02-F-02
Memorando remitido a
responsable de proceso
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Validar la pertinencia de las Acciones de Mejoramiento
documentadas por el evaluado, analizando que dichas
acciones respondan a la corrección de los hallazgos
identificados en la evaluación efectuada y comunicar
aprobación al auditado.
ajusNota: Si las Accioness de Mejoramiento requieren aju
tes el responsable de la dependencia evaluada efe
efectuará las modificaciones pertinentes y remitirá nuev
nuevamente las acciones documentadas al Jefe de Control
Interno para su validación.
Implementar las Acciones de Mejoramiento en las fef
chas establecidas y efectuar el seguimiento corresponcorrespo
diente.
Nota 1: Si requiere reprogramar o reformular una o más
acciones se debe informar al Jefe de la Oficina de ConCo
trol Interno.
Informar al evaluado la realización del seguimiento a
las Acciones de Mejoramiento
Mejoramiento.
Profesional de la
Oficina Control Innterno
DEFINICIÓN
ACCIONES RESULTADO DE LA EVALUACIÓN AL CONTROL
INTERNO
EI-PD-02-F-04
Memorando remitido a
responsable de proceso
Responsable de la
dependencia evaaluada
DEFINICIÓN
ACCIONES RESULTADO DE LA EVALUACIÓN AL CONTROL
INTERNO
EI-PD-02-F-04
Profesional de la
Oficina Control Innterno
Memorando
21
Realizar el seguimiento a las Acciones de Mejoramie
Mejoramiento, determinando el cumplimiento de las mismas, así
como las observaciones a que haya lugar.
Profesional de la
Oficina Control Innterno
SEGUIMIENTO
ACCIONES RESULTADO DE LA EVALUACIÓN AL CONTROL
INTERNO
EI-PD-02-F-05
22
Enviar el resultado del seguimiento de las Acciones de
Mejoramiento al Evaluado.
Profesional de la
Oficina Control Innterno
Memorando
6. Requerimientos Técnicos
Actividad 4: Revisar y aprobar la propuesta del Programa de Trabajo para la Evaluación al Control Interno, en caso de ser necesario se ajusta realizando las inclusiones o exclusiones determinadas por el Jefe
de la Oficina de Control Interno.
Actividad 8: Revisar y aprobar informe preliminar.
Actividad 13: Revisar y aprobar el informe final.
Actividad 15: Revisar y aprobar el informe final para presentar al señor Ministro;
Ministro este documento refleja
de manera sucinta el desempeño de
del área evaluada.
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Actividad 18: El Profesional de la Oficina Control Interno valida la pertinencia de las Acciones de Mejoramiento documentadas por el evaluado para subsanar el o los hallazgos,
s, según corresponda
corresponda.
Actividad 21: El Profesional de la Oficina Control Interno revisa las evidencias de las acciones y determideterm
nar su eficacia, eficiencia y efectividad
7. Anexos.
7.1.
Anexo Documentación asociada a los procesos objeto de la evaluación interna.
El equipo auditor deberá revisar documentos conforme al alcance de la evaluación a realizar, entre los
cuales se encuentran:
•
•
•
•
•
•
•
•
Normatividad aplicable al proceso sujeto de auditoría.
Documentación publicada en la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestión
Mapa de Riesgos del Proceso
Plan de Acción del Proceso
Requisitos del cliente
Indicadores
Planes de Mejoramiento
Resultado de auditorías anteriores.
anteriores