F-01/P-GCN-013 - SECOD - Instituto de Investigaciones Eléctricas

REQUISITOS DE GARANTIA DE CALIDAD
APLICABLES A PROVEEDORES CALIFICADOS
DURANTE SU PARTICIPACIÓN EN ACTIVIDADES
IMPORTANTES PARA LA SEGURIDAD
SOLICITUD DE COMPRA No.: ________________________________
Estado del
Documento
Fecha
Nombre/Puesto
Elaboró:
"Nombre y cargo de quien elabora (INVDPT/IGC)"
Revisó:
"Nombre completo"
Gerente de "Nombre de la Gerencia"
Aprobó:
"Nombre completo"
Responsable de Garantía de Calidad
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Firma
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1. PROPÓSITO Y ALCANCE.
Definir los requisitos de Garantía de Calidad que aplican a los proveedores calificados durante las etapas de
concurso, adquisición de bienes y ejecución de servicios en proyectos del IIE con actividades importantes para la
seguridad.
2. REQUISITOS.
2.1. Documentos requeridos de la compañía proveedora de bienes o servicios.
En la tabla 1, se describen los documentos que el proveedor de bienes y servicios debe entregar para su
revisión y/o aprobación:
a) Con la propuesta
b) Una vez adjudicado el pedido o contrato pero antes del inicio de las actividades en el IIE.
c) A la entrega de los trabajos.
2.2. Legibilidad y reproducibilidad de la información.
Toda la documentación entregada por el proveedor calificado, debe ser perfectamente legible y
reproducible, ya que eventualmente puede ser tratada como registro.
2.3. Sub-proveedor de bienes y servicios.
En caso de que el proveedor de bienes o servicios utilice sub-proveedores para llevar a cabo las actividades
objeto del contrato o solicitud de compra, los sub-proveedores deben estar previamente calificados por el
proveedor de bienes o servicios con base en los requisitos de su propio Programa de Garantía de Calidad
aprobado. Lo anterior no exime al proveedor de Servicios de ser la única responsable de los trabajos
contratados ante el Instituto de Investigaciones Eléctricas. Este requisito es aplicable también para los
contratos adjudicados por Asignación Directa o Concurso.
Para el caso de empresas mancomunadas o conjuntas, las cuales son la unión de dos o más empresas para
la realización de un servicio, especificar claramente la parte que cada una de ellas se obliga a realizar, éstas
deberán estar calificadas por Garantía de Calidad / IIE en el alcance de las actividades importantes para la
seguridad en que pretendan participar.
2.4. Control de herramienta y equipo de medición y prueba, utilizados en los servicios del proveedor.
Las herramientas y equipos de medición y prueba que el proveedor de servicios utilizará para el servicio
contratado deben ser verificados o calibrados por algún organismo de acreditación debidamente
autorizado:
a) Antes de su uso
b) Al vencer su periodo de calibración si continúa en uso, y
c) Al término de los trabajos validar las mediciones o ajustes realizados con ellos.
El proveedor de los servicios presentará los equipos y sus certificados de calibración a la Gerencia solicitante
del IIE, quién verificará si son aceptables.
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2.5. Auditorías, vigilancias e inspecciones para proveedores de servicios.
Garantía de Calidad del IIE podrá realizar auditorías y vigilancias a las actividades del proveedor de servicios.
Para ello el personal de Garantía de Calidad del IIE tendrá libre acceso a las instalaciones, documentación y
trabajos del proveedor de servicios o sub-proveedor de servicios relacionados con las actividades
contratadas. El incumplimiento de este requerimiento será razón suficiente para la cancelación del contrato.
De así requerirlo, el personal de la Central Nucleoeléctrica de Laguna Verde podrá participar en los grupos
de auditorías o vigilancias, o bien, podrá realizar sus propias inspecciones en relación con el trabajo del
proveedor de servicios, quién para ello le dará las mismas facilidades indicadas por Garantía de Calidad del
IIE en el párrafo anterior.
2.6. Desviaciones e incumplimientos.
Cuanto el IIE detecte desviaciones o incumplimientos en la ejecución de las actividades del proveedor de
servicios, emitirá los Reportes de Condición correspondientes y a través del responsable del IIE del contrato,
el proveedor de servicios se obliga a corregir tales condiciones adversas a la calidad.
Cuando el propio proveedor de servicios detecte incumplimientos con lo establecido en su Programa de
Garantía de Calidad, procedimientos o términos del contrato, deberá emitir sus propios documentos de
control de acuerdo a sus procedimientos aprobados, notificando a Garantía de Calidad del IIE y al Jefe(a) de
Proyecto del IIE de la emisión, disposición y cierre de los mismos.
Cuando el proveedor de los servicios se encuentre prestando sus servicios en las instalaciones del IIE, las no
conformidades relacionadas con aspectos técnicos y de calidad de los bienes o servicios bajo el alcance del
contrato, será reportadas a la Gerencia del IIE contratante, para su procesamiento bajo el sistema de control
de no conformidades del IIE.
Cuando el proveedor de servicios considere que no podrá cumplir con algún punto de la especificación,
planos, procedimientos u otros documentos y requisitos contractuales, podrá someter a aprobación de la
Gerencia contratante y de Garantía de Calidad del IIE, por escrito una solicitud de desviación al contrato.
2.7. Paro de trabajo.
Cuando el incumplimiento por el proveedor de servicios con los requisitos establecidos arriesgue o ponga
en duda la calidad de los trabajos, Garantía de Calidad podrá detener la ejecución de los mismos hasta que
tales incumplimientos sean corregidos. En este caso, los retrasos ocasionados serán imputables al
proveedor de servicios.
2.8. Registros.
Las hojas de datos, formatos y registros en general que sean llenados y/o firmados por el proveedor de
servicios, deben incluir invariablemente el nombre de la personal junto a la firma, así como la fecha.
Cualquier modificación o alteración de registros debe ser autentificada por la firma de personal autorizado y
fecha.
2.9. Acceso al IIE y a la CNLV.
Cuando los trabajos se realicen dentro el IIE, la Gerencia contratante, orientará al proveedor de los servicios
para que obtenga el acceso a las instalaciones del IIE. Si los trabajos se van a realizar en las instalaciones de
la CNLV, la Gerencia Contratante a través de Garantía de Calidad del IIE, dará a conocer al proveedor de los
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servicios los requisitos que debe cumplir para el acceso, protección radiológica, seguridad industrial y
cualquier otro administrativo para el ingreso a las instalaciones de la CNLV, según aplique.
2.10.
Terminación y entrega de los trabajos.
El trabajo encomendado al proveedor de servicios se considera totalmente terminado cuando, además de
la conclusión física de los trabajos, el proveedor de servicios ha generado toda la documentación requerida
en el inciso C de la tabla 1 de este documento y cualquier otra establecida en el contrato.
Al término de los servicios, el proveedor de los servicios deberá notificar al área de la Gerencia contratante
para que coordine o lleve a cabo la inspección y/o revisión del paquete de trabajo, emitiendo el un acta de
entrega-recepción por todo el servicio o si lo solicita al proveedor se pueden emitir actas de entregarecepción por parcialidades terminadas del servicio contratado.
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TABLA 1
DOCUMENTOS QUE EL PROVEEDOR DE BIENES O SERVICIOS DEBE ENTREGAR AL IIE.
A1) CON LA PROPUESTA (PROVEEDOR DE SERVICIOS):
1) Evidencia de la experiencia del proveedor de servicios en el alcance específico del contrato.
2) Copia no controlada del Manual de Calidad, actualmente en uso por el proveedor de servicios.
3) Lista de procedimientos técnicos y de Calidad, instructivos, especificaciones, entre otros,
aplicables a los trabajos a realizar.
4) Organigrama del proyecto y lista del personal técnico y de Calidad calificado que participará en los
trabajos y evidencia de su calificación.
5) Lista de herramientas, materiales y equipos que utilizará el proveedor de servicios para realizar el
trabajo objeto del contrato o pedido.
6) Evidencia de que el proveedor se encuentra en la lista de proveedores calificados del IIE.
A2) CON LA PROPUESTA (PROVEEDOR DE BIENES):
1) Copia no controlada del Manual de Calidad, actualmente en uso por el proveedor de bienes o
evidencia de que el fabricante del producto cumple con un Sistema o Programa de Calidad.
2) Para suministro de bienes con clase de calidad QA, capacidad para proporcionar la documentación
que demuestre la calificación del bien. En el caso de software I/S que haya cumplimiento con un
programa de aseguramiento de la calidad de software.
3) Evidencia de la experiencia del proveedor de bienes en el alcance específico de la solicitud de
compra
4) Si es un distribuidor, carta de representación del fabricante del bien con clase de calidad QA
(Quality Assurance – Garantía de Calidad)
B1) YA ADJUDICADO EL CONTRATO (PROVEEDOR DE SERVICIOS):
1) Evidencia de que las herramientas y equipos de medición y prueba del proveedor de servicios han
sido verificados y liberados EMA (norma NMX-EC-17025) o por alguna entidad de acreditación
debidamente autorizada de acuerdo a la normativa aplicable
2) Diagramas de flujo o equivalente que indique la secuencia de los trabajos, inspecciones y pruebas.
3) Copia controlada de los procedimientos administrativos, técnicos y de garantía de calidad
aplicables a los trabajos, para revisión del área técnica y de Garantía de Calidad.
(ver notas 1 y 2 al final de la tabla)
4) Copia controlada del Manual de Calidad del proveedor de servicios, asignada a Garantía de
Calidad, si no ha sido previamente asignada.
5) Paquete muestra de documentación final (todos los registros a utilizar en blanco)
6) Evidencia de la calificación del personal técnico y de Garantía de Calidad del proveedor de
servicios, de acuerdo a sus procedimientos.
7) Evidencia de calificación de procedimientos especiales del proveedor de servicios (ej. Soldadura,
pruebas no destructivas, entre otros)
8) Evidencia de resultados satisfactorios en modelos (mock-up) antes del inicio de trabajos en
campo.
9) Evidencia de cumplimiento de materiales y refacciones con códigos, normativa y especificaciones
aplicables en caso de que la compañía proveedora de servicios proporcione cualquier material.
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TABLA 1
DOCUMENTOS QUE EL PROVEEDOR DE BIENES O SERVICIOS DEBE ENTREGAR AL IIE.
OTROS:
B2) YA ADJUDICADO EL CONTRATO (PROVEEDOR DE BIENES):
1) Documentación que demuestra la calificación del bien como son:
a. Códigos (en el caso de software – en caso de no poder entregarlos, entregar evidencias de
que se aplicó un Programa de Garantía de Calidad del software).
b. Pruebas aplicadas al bien
c. Certificado de calificación
C) A LA ENTREGA DE LOS SERVICIOS:
1) Reporte con el resultados de las pruebas aplicadas
2) Certificados requeridos considerando la normativa aplicable.
3) Solicitudes de desviación del contrato o pedido
4) Documentación final del producto o servicio.
5) Reportes de inconformidad cerrados.
6) Evidencia de cierre de reportes de condición cuando el IIE detecte solicitudes de acción correctiva
y deficiencias de auditoría, emitidas por Garantía de Calidad del IIE o por el propio proveedor de
servicios.
7) Índice del paquete de documentación final.
8) Certificado de cumplimiento.
9) Lista de todos los procedimientos utilizados por el proveedor de servicios para este contrato.
10) Copia del certificado de aceptación final.
OTROS:
Nota 1.
Las hojas de ruta, diagramas de flujo y procedimientos de procesos especiales a utilizarse en actividades
relacionadas con el código ASME, deben someterse también a revisión y establecimiento de puntos de inspección
por parte del Grupo de Inspección Independiente Equivalente antes de su uso
Nota 2.
Una vez que los procedimientos del proveedor de servicios son aceptados por el IIE, el proveedor debe enviar una
copia controlada de ellos a Garantía de Calidad y al área supervisora. Cambios a procedimientos aceptados, deben
someterse a revisión y aceptación del IIE, antes de su uso.
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