Registro General de Actos de última voluntad

MINISTERIO DE JUSTICIA
CARTA DE SERVICIOS
Registro General de Actos de última voluntad
1.- DATOS IDENTIFICATIVOS –FINES Y SERVICIOS
El Registro General de Actos de Última Voluntad orgánicamente depende de la Dirección General
de los Registros y del Notariado, y dentro de la misma de la Subdirección General del Notariado y
de los Registros de la Propiedad y Mercantiles.
Fue creado el 14 de Noviembre de 1.885 con la finalidad de que todos los testamentos que se realizaran
en el territorio español pudieran quedar registrados, para garantizar el conocimiento de su existencia una
vez fallecidos los otorgantes.
SERVICIOS:
Pueden diferenciarse en tres ámbitos distintos
1. La expedición de los Certificados de Actos de Última Voluntad;
2. Registro de los partes testamentarios correspondientes a los testamentos otorgados;
3. Registro de las Actas de Notoriedad de Declaración de Herederos Ab-intestato.
1) Expedición de Certificados de Actos de Última Voluntad:
La solicitud de los Certificados por los ciudadanos tiene como objeto disponer de un documento que
resulta exigido para realizar distintos trámites, a saber:
-Para realizar la declaración de herederos.
-Para cobrar pólizas de seguros.
-Para cobrar pensiones.
-En procesos judiciales.
-Para cobrar cuentas bancarias
-Y en general en cualquier trámite donde sea preciso conocer la identidad de los
herederos de la persona fallecida.
En este primer ámbito se realizan las siguientes tareas:
La expedición de certificados de Actos de Última Voluntad, previa presentación de la partida de
defunción literal, para dar a conocer a los solicitantes información de personas fallecidas, sobre la
existencia o no de testamentos, y en caso afirmativo, lugar, fecha y nombre del Notario ante el que
se otorgaron. Con el Certificado deberán dirigirse al Notario correspondiente al último testamento,
el cual facilitará la copia autorizada del mismo dado que comprueba en el Certificado que el
testamento otorgado ante él es el último y por lo tanto válido.
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Expedición de certificados a personas que lo solicitan en vida, siempre que acrediten su personalidad
mediante presentación del D.N.I., por correo o a través de mandatario con poder notarial especial.
Expedición de certificados de personas fallecidas solicitados de oficio, por todos los órganos de la
Adminis tración Central, Autonómica y Local.
Expedición de certificados solicitados desde el extranjero por cualquier ciudadano español o
extranjero que necesite conocer si existe o no testamento.
Dirección General de los Registros y del Notariado
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•
Expedición de certificados solicitados por los organismos pertenecientes a los países firmantes del
Convenio de Basilea.
Atención personalizada a los usuarios que la requieren ante incidencias que surgen en la tramitación
de los Certificados.
Legalización de Certificados expedidos que van a surtir efecto en el extranjero.
La tramitación de los recursos presentados por los ciudadanos ante errores que puedan darse en el
contenido de los certificados, por responsabilidad patrimonial de la Administración, que son
remitidos al Área de Recursos de la Secretaría General Técnica para su resolución.
Coordinación desde el Registro del funcionamiento de las 20 Gerencias Territoriales del Ministerio,
que expiden también certificados de Últimas Voluntades, realizando todas las modificaciones que
sean precisas en la base de datos para una correcta expedición (búsqueda de testamentos que no
aparecen reflejados en la base de datos y que indican los solicitantes, oficios al Colegio Notarial
correspondiente y grabación de los partes testamentarios remitidos por el Colegio) y coordinación de
los medios técnicos y personales de que disponen para una adecuada atención al público.
Información solicitada relativa al Registro.
Contestación de las quejas y sugerencias que se reciban de los usuarios.
2) Registro de los partes testamentarios:
En este ámbito se realizan las siguientes tareas:
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La incorporación semanal a la base de datos del Registro de los partes testamentarios
correspondientes a los testamentos que se han realizado en ese período de tiempo, ante todos los
notarios españoles, los cuales remiten dichos partes a los 16 Colegios Notariales, desde donde se
envían al Registro.
Registro de los partes testamentarios que la Dirección General de Asuntos Consulares envía,
correspondientes a los testamentos otorgados en Embajadas Españolas ante Cónsules, por ciudadanos
españoles residentes en el extranjero.
Registro de los testamentos extranjeros hechos ante Notarios extranjeros, por cualquier ciudadano
que manifieste el deseo de que sea registrado, para lo que envía la primera copia autorizada
debidamente legalizada, bien por el correspondiente Notario o por el propio testador o mandatario de
éste, en aplicación de la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de
fecha 8 de Junio de 1.970 (normalmente son ciudadanos que tienen posesiones en España).
Registro de los testamentos autorizados en cualquiera de los países firmantes del “Convenio relativo
al establecimiento de un sistema de inscripción de testamentos”, realizado en Basilea el 16 de Mayo
de 1.972, ratificado por España el 28 de Junio de 1.985. La información en este caso es remitida por
los Registros de Actos de Última Voluntad de dichos países.
La constante depuración de la base de datos para garantizar la fiabilidad del contenido de los
Certificados expedidos.
3) El tercer ámbito es el Registro de Actas de Notoriedad de Declaración de Herederos Abintestato.
La Ley 10/1.992 de 30 de Abril, de Medidas Urgentes de Reforma Procesal (B.O.E. de 5 de
Mayo de 1.992), artículo 979 sobre Declaración de Herederos Abintestato, regula la tramitación
de herederos abintestato, que hasta ese momento se realizaba en los Juzgados de 1ª Instancia
correspondientes al último domicilio de la persona fallecida sin testar, en dos modalidades:
1.
2.
nte el Notario que corresponda según el último domicilio de la persona fallecida sin
testar, en el caso de que existan ascendientes, descendientes o cónyuge del fallecido.
Ante el Juzgado de 1ª Instancia que corresponda según el domicilio de la persona
fallecida sin testar, en los demás casos que no sean herederos directos.
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La finalidad de dicho Registro es detectar las duplicidades de actas de notoriedad de herederos
abintestato que se pudieran haber iniciado de la misma persona ante dos notarios distintos, lo que
se comunica en el plazo de 20 días a ambos para que una de ellas quede sin efecto.
En este ámbito se realizan las siguientes funciones:
§
§
§
§
§
Incorporación semanal a la base de datos del Registro de los partes de notificación de inicio
de declaración de herederos abintestato, tramitadas ante todos los Notarios españoles, los
cuales remiten dichos partes a los 16 Colegios Notariales, desde donde se envían al Registro.
Depuración semanal de la base de datos para garantizar la correcta detección de
duplicidades.
Comparación de los partes nuevos con los que ya existen en la base de datos para detectar,
en el menor tiempo, las posibles duplicidades.
Notificación en el caso de duplicidad de actuaciones, en un plazo inferior a 20 días hábiles
desde la fecha de inicio de la tramitación del Acta (tiempo que deben esperar los Notarios
para expedir copias), a los correspondientes Colegios Notariales y a los respectivos
Notarios, para que se suspenda la tramitación de la segunda acta iniciada.
Anotación en los registros que constan en la base de datos de todas las incidencias que se
hayan producido con respecto a un Acta (notificadas por los Notarios).
ESTADISTICAS AÑO 2.000
Un reflejo del volumen cuantitativo de los servicios prestados por el Registro puede deducirse de
la estadística del año 2.000 que se recoge a continuación.
Testamentos Registrados
Testamentos autorizados por Cónsules Españoles Registrados
Testamentos autorizados por Notarios extranjeros
Certificados expedidos por el Registro
Por las Gerencias
Expedición de Certificados en vida
Expedición de certificados solicitados de Oficio
Expedición de certificados solicitados desde el extranjero
Actas Notoriedad enviados por los Colegios semanalmente Registrados
Duplicidades detectadas y notificadas resueltas
Duplicidades detectadas y notificadas pendientes
Recursos presentados tramitados
Quejas y sugerencias contestadas
Información general escrita contestada
Información contestada por correo electrónico
552.584
394
233
226.513
215.737
180
3.075
1.088
82.858
178
37
10
12
23
4
2.- DERECHOS DE LOS CIUDADANOS USUARIOS
REGISTRO DE ACTOS DE ULTIMA VOLUNTAD .
•
•
•
•
DEL
Derecho a que el Registro les garantice la autenticidad del contenido del certificado para que se
cumpla la última voluntad del causante.
Derecho a la información completa e idónea necesaria para cualquier tema relacionado con el
Registro.
Derecho a que se le entregue el Certificado en el plazo mínimo posible.
Derecho a que se le informe sobre la tramitación del Certificado.
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•
•
•
Derecho a ser atendido de manera respetuosa y adecuada por los funcionarios con los que se
relacionen.
Derecho a presentar y ser contestados quejas o sugerencias cuando lo consideren oportuno.
Derecho a exigir responsabilidad del Departamento y del personal, cuando así corresponda
legalmente.
3.- FORMAS DE COLABORACION Y PARTICIPACION DE
LOS CIUDADANOS
Los ciudadanos podrán colaborar con el Registro realizando las sugerencias e iniciativas que
consideren oportunas, por todos los medios de que disponen actualmente: personalmente, por
escrito, telefónicamente y a través de Internet (página Web del Ministerio de Justicia y página de
Últimas Voluntades) para un mejor funcionamiento del servicio.
Concretamente, al solicitar el certificado de Actos de Última Voluntad, indicando cualquier
modificación en los datos personales y notificando el conocimiento de la existencia de
testamento para facilitar su búsqueda.
4.- CÓMO PRESENTAR SUS QUEJAS Y SUGERENCIAS
§
§
§
§
§
En los Libros de Quejas y Sugerencias habilitados en los registros de recepción y salida de
documentos de la Administración General del Estado, de acuerdo con lo dispuesto en el
Capítulo III del Real Decreto 208/1996, de 9 de Febrero, por el que se regulan los servicios
de información administrativa y atención al ciudadano.
En el Libro de Quejas y Sugerencias que se encuentra en la Oficina Central de Información
y Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia, y en cada una de las Gerencias
Territoriales.
Mediante el envío de escritos al Registro General de Actos de Última Voluntad.
Mediante llamada telefónica a los distintos números de teléfono del Registro General de
Actos de Última Voluntad.
Mediante correo electrónico dirigido a las siguientes direcciones:
[email protected]
-
§
§
§
www.mju.es/multimas.htm
Las Quejas deben hacerse constar en el correspondiente Libro, si bien puede ser utilizado
cualquier otro formato o carta, siempre y cuando se presenten por escrito y sean firmadas.
Las Sugerencias deben hacerse constar en el correspondiente Libro; no obstante, pueden ser
anónimas y presentarse utilizando cualquier formato o carta.
Una vez recibida la Queja o Sugerencia en el Registro, en un plazo máximo de 20 días se
dará contestación al ciudadano, informándole en su caso de las actuaciones realizadas o de
las medidas adoptadas.
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5.- NORMATIVA DEL REGISTRO GENERAL DE ACTOS DE
ULTIMA VOLUNTAD Y DEL REGISTRO DE ABINTESTATO.
1º.- Anexo II del Reglamento Notarial Vigente (Decreto de 2 de Junio de 1.944).
2º.- Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 08/06/1970
sobre registro de testamentos extranjeros.
3º.- Real Decreto 1689/1980 de 24 de Julio modificando artículo 4 del Anexo II para la
informatización del Registro.
4º.- Orden Ministerial de 29/12/1981 (BOE de 31/12/1981) sobre solicitud y expedición por
correo de Certificaciones del Registro General de Actos de Última Voluntad.
5º.- Ley 10/1992 de 30 de Abril, de Medidas Urgentes de Reforma Procesal (BOE de 5 de
Mayo de 1.992), artículo 979 sobre Declaración de Herederos Abintestato.
6º.- Real Decreto 1368/1992 de 13 de Noviembre de 1.992 (BOE de 18/12/1992) que regula
el Registro General de Actas de Notoriedad de herederos Ab-intestato.
7º.- Resolución circular de 31/03/1993 de la Dirección General de los Registros y del
Notariado sobre remisión de información al Registro por los Colegios Notariales.
8º.- Resolución de 12 de Noviembre de 1.998 de la Dirección General de los Registros y del
Notariado (B.O.E. de 5 de Marzo de 1.999) por el que se regula la expedición de certificados de
actos de última voluntad en las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia.
6.- COMPROMISOS DE CALIDAD
Nivel de calidad del Servicio que presta el Registro General de Actos de Última Voluntad y
el Registro de Actas de Notoriedad de Abintestato.
Los plazos de entrega de los certificados de Últimas Voluntades son:
De 48 horas por cualquiera de las vías de solicitud de Certificados establecidas por el Registro, a
saber: ventanilla, Colegio de Gestores, por correo y de oficio. (En los certificados solicitados por
correo, las 48 horas se refieren al tiempo que se tarda en ser tramitados en el Registro, teniendo
en cuenta que éste es mayor al añadir el tiempo de envío y remisión a través de Correos).
La fiabilidad del contenido de los certificados es en la actualidad de un 99%.
Para ese fin se realizan programas informáticos que detectan semanalmente los errores que se
producen en la base de datos cada vez que se incorpora un nuevo lote, y se cuenta con
funcionarios especialmente dedicados a la depuración de la base de datos del Registro.
El tiempo de resolución de los certificados erróneos que se rectifican siempre que es posible
es de 24 horas. (En los casos en que el error es debido a que el parte testamentario no está
grabado en la base de datos, se oficia al Colegio Notarial correspondiente y se expide cuando
responde el Colegio, al que se insta a que resuelva con rapidez su respuesta)
El Nivel de calidad del Registro de Actas de Notoriedad Ab-intestato.-
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La finalidad de dicho Registro es evitar duplicidades de las Actas de Notoriedad Ab-intestato,
que tienen un plazo de 20 días desde su iniciación a su autorización, avisando a tiempo de la
duplicidad para que no se concluya una de las dos actas iniciadas.
Por ello, el proceso de incorporación a la base de datos de las Actas Notariales iniciadas
cada semana y enviadas al Registro por los 16 Colegios Notariales, se realiza en 48 horas y
se notifica a los Notarios correspondientes la duplicidad el mismo día que se incorporan a
la base de datos.
OTROS COMPROMISOS PARA MEJORAR EL SERVICIO EN RELACIÓN AL PÚBLICO.
- En el Registro General de Actos de Última Voluntad, el personal responsable de las distintas
funciones que se prestan, así como el personal encargado de la gestión, se compromete a
observar unas reglas de atención al público basadas en los valores éticos de servicio al
ciudadano.
Así, en la ventanilla de atención al público se atiende a los interesados de acuerdo con los
principios de amabilidad, comprensibilidad de la información suministrada, rapidez,
imparcialidad, responsabilidad y eficacia.
- En el Servicio se dispone de unos teléfonos de información especiales que en cualquier
momento informan al ciudadano de la tramitación de los certificados solicitados por esa vía.
Igualmente se informa a las distintas unidades de la Administración que se interesan por
certificados solicitados de oficio.
- Existe un número de teléfono (91/390.48.68), con contestador, para que en caso de no poder
contactar directamente con el funcionario, los usuarios puedan dejar su mensaje al cual se
responde siempre con la información solicitada.
- Se tiene una relación telefónica directa diariamente con las Gerencias Territoriales del
Ministerio para facilitar que las gestiones a realizar en la base de datos se hagan inmediatamente
y puedan así expedirse los certificados solicitados en las Gerencias, en el momento.
7.- INDICADORES DEL NIVEL DE CALIDAD DEL REGISTRO.
Son los parámetros que nos indican en qué medida cumplimos nuestros objetivos de calidad, que
permanentemente serán revisados al objeto de comprobar el cumplimiento de los compromisos,
corrigiendo las desviaciones que se produzcan y actualizándolos cuando sea preciso.
Se enumeran a continuación:
- El tiempo medio de espera para la obtención de un certificado solicitado en ventanilla.
- El tiempo medio de tramitación de los certificados solicitados por correo.
- El tiempo medio de tramitación de los certificados solicitados de oficio.
- El tiempo medio de tramitación de los certificados solicitados desde el extranjero.
- El tiempo medio de incorporación a la base de datos del Registro de los partes testamentarios
de los testamentos otorgados en el extranjero.
- El tiempo medio de incorporación a la base de datos de los partes testamentarios enviados
semanalmente por los Colegios Notariales.
- El porcentaje de errores de los certificados expedidos.
- El tiempo de resolución de los certificados erróneos que se rectifican.
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- El porcentaje de expedientes de reclamación de responsabilidad patrimonial del Estado por
certificados expedidos erróneamente.
- El número de quejas recibidas.
- El número de sugerencias recibidas.
- El número de felicitaciones recibidas por los usuarios por la atención y trato de los
funcionarios.
- El número de cursos impartidos a los funcionarios de atención al público.
Indicadores del nivel de calidad del Registro de Abintestato
-
El tiempo medio de incorporación de los partes correspondientes a las Actas de Notoriedad
Abintestato enviados semanalmente por los Colegios Notariales.
El tiempo de comunicación a los Notarios de las duplicidades detectadas.
8.- DIRECTORIO DE INFORMACION
1º.- Oficina de Atención al Público del Registro .- C/ Ríos Rosas, 24 planta baja.
Horario de Lunes a Viernes de 9 a 14 horas y de 16 a 18 horas; Sábados de 9 a 14 horas.
2º.- Servicio de Información Telefónica
91/390.49.02
91/390.48.80
91/390.48.57
91/390.48.68 (contestador)
Página Web www.mju.es/multimas.htm
Fax Registro: 91/390.48.81
3º.- Oficina Central de Información y Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.C/ S. Bernardo, 45.
91/390.45.00
4º.- Dirección postal, telefónica y telemática de la Unidad Responsable de la Carta de Servicio.
- Registro General de Actos de Última Voluntad.C/ Ríos Rosas, 24, 3ª planta;
Teléf. 91/390.48.57;
Correo electrónico: [email protected].
5º.- Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia.
Andalucía
Gran Vía, 14, 3º
18010 Granada
958/ 22.09.74
Avda. Manuel Agustín Heredia, 10 2º
29001 Málaga
952/ 22.43.00
Pza. de España Torre Norte
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41013 Sevilla
954.23.90.01
Oficina Delegada en Ceuta:
Agustina de Aragón, 4
11701 Ceuta
956/ 51.94.90
Oficina Delegada en Melilla
Pasaje del Cargadero de Mineral. Local 4
52071 Melilla
952/ 67.11.82
Aragón:
Capitán Portolés, 1, 3, 5
50004 Zaragoza
976/ 22.25.15
Asturias:
Marqués de Pidal, 9
33071 Oviedo
985/ 27.29.87
Baleares:
Cecilio Metelo, 16-A
07001 Palma de Mallorca
971/ 72.03.22
Canarias:
Reyes Católicos, 47
35001 Las Palmas de Gran Canaria
928/ 33.26.04
La Marina, 20, 5º
38001 Santa Cruz de Tenerife
922/29.19.09
Cantabria:
Juan Herrera, 19, 3º
39002 Santander
942/ 22.54.01
Castilla-La Mancha:
Tinte, 3, 2º
02001 Albacete
967/19.14.73
Castilla y León:
Pza. Alonso Martínez, 7, 6º
09071 Burgos
947/ 27.61.51
María de Molina, 3 1º
47001 Valladolid
983/ 33.24.19
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Cataluña:
Pau Claris, 158
08009 Barcelona
93/ 482.34.90
Com. Valenciana:
Hernán Cortés, 24, entresuelo
46071 Valencia
96/ 394.34.55
Extremadura:
Avda. de España, 10, 1º
10071 Cáceres
927/ 21.36.76
Galicia:
Av. Alfonso Molina, 1
15006 Coruña
981/24.62.31
La Rioja:
Vara del Rey, 12
26002 Logroño
941/ 26.10.86
Murcia:
Santa Catalina, 4 2º
30004 Murcia
968/ 22.53.50
Navarra:
San Roque, s/n (Palacio de Justicia)
31011 Pamplona
948/ 29.90.23
País Vasco :
Subdelegación del Gobierno en Vizcaya
C/ Elcano, 10
BILBAO
944/ 24.54.18
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