AdministraciÓn: COMO MEDIR LA GESTION

Administración
¿CÓMO MEDIR LA
GESTIÓN EMPRESARIAL?
Carolina Obregón Sánchez
Periodista M&M
Ante la necesidad de hacer empresas más eficientes y eficaces y de
mantener el control de la organización, los Indicadores de Gestión
Empresarial, permiten medir, conocer y analizar los resultados de esta
labor, convirtiéndose en el mecanismo más eficaz y menos costoso para
saber hacía dónde va una empresa.
E
n el mundo de hoy, las empresas exitosas cuentan
con una clara orientación a nivel estratégico soportada en sistemas de información que les permite
establecer los parámetros para medir la efectividad de
sus negocios.
Los Indicadores
de Gestión Empresarial (IGE),
buscan medir
si una empresa va o no por
buen camino a
cumplir con su
visión, objetivos
y metas.
Estos parámetros son conocidos como los Indicadores
de Gestión Empresarial (IGE) y según Andrés Sánchez
Prieto, Coordinador de Mercadeo VISION de la Universidad de La Sabana, se pueden definir como “los
procesos integrales que facilitan la medición de los
logros y el cumplimiento de la misión y objetivos de la
organización en sus diferentes áreas”.
Los IGE se han convertido en el modo más rápido y
confiable de tantear oportuna y objetivamente las
actividades de gestión, financieras, operativas y administrativas propias de una empresa. Tanto los resultados,
el control empresarial y el desempeño de los empleados,
son medidos para saber exactamente hacia dónde va
la empresa. Los beneficios que reporta este método
de medición empresarial son importantes a la hora de
identificar los aciertos y errores en las actividades de
cada nivel de la organización.
Foto: Mabel Fertigung
A nivel del negocio y sus actividades, los indicadores
impulsan la eficiencia, eficacia y productividad de cada
área, permiten priorizar actividades y procesos basados en la necesidad de cumplimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo, identifica oportunidades
de mejoramiento y optimización en aquellas labores o procesos que por su
comportamiento y tendencias requieren de una reorientación o un refuerzo.
Otras ventajas de la aplicación de los indicadores a nivel organizacional es la
de disponer de información corporativa con la cual se establecen prioridades
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Igualmente, los IGE, fortalecen la
cultura y clima organizacional ya que
promueve el trabajo en equipo, motiva a sus miembros a alcanzar metas
retadoras propiciando una gestión de
mejoramiento continuo, contribuye al
desarrollo y crecimiento a nivel personal y profesional y genera e impulsa
procesos de innovación y creatividad
enfocados a la gestión del día a día.
¿Pero qué se requiere para llegar a
este punto de medición? Sánchez
Prieto, explica que “esto conlleva
un proceso integral de planeación
estratégica y operativa” en la que se
tienen en cuenta todos los procesos
y proyectos de todas y cada una de
las áreas de la empresa (presidencia,
gerencias, jefaturas, operativas), las
cuales realizan un trabajo colaborativo y multifuncional bajo los mismos
objetivos, estrategias e indicadores.
La Información: Base del
Éxito Empresarial
La clave del éxito empresarial está
determinada por “una clara orientación a nivel estratégico soportada
en sistemas de información” afirma
Andrés Sánchez, lo que permite que
en todos los niveles de la organización, además de conocer su misión,
visión, objetivos o logros; se conozca
a ciencia cierta qué se está evaluando
mediante los IGE.
nalidad brindar información sintética,
concreta y relevante para conocer el
desempeño de la empresa y de sus
negocios.
Para este proceso es importante
determinar qué tipo de información
se requiere para cada empresa de
acuerdo a su actividad, para optimizar
la relación costo-beneficio de su autogestión; teniendo en cuenta que la
calidad y claridad de ésta, va a fijar las
actividades para el éxito empresarial.
Andrés Sánchez, explica que la falta
de información y/o la baja calidad de
la misma, pueden hacer que se tomen
decisiones erróneas y llevar a la empresa a un “navegar sin rumbo”.
¿Qué se Puede Medir?
Andrés Sánchez asegura que “en el
campo de la administración moderna,
la administración de la organización
está fundamentada en los procesos
que se manejan al interior de la
misma”, razón por la cual son las
directivas o el responsable de cada
área quienes determinan qué se debe
medir de acuerdo a una labor previa
en la que se definen los objetivos de
esta medición, teniendo en cuenta
que ellos deben estar acordes con los
lineamientos a nivel organizacional
y/o empresarial.
Sin embargo, los indicadores de gestión en la empresa, deben cumplir con
las siguientes características:
• Ser medibles: Es decir que lo que
se desea medir se pueda medir,
ya sea en términos del grado o
frecuencia de la cantidad. Por
ejemplo, el número de muebles
hechos por operario en un período
de tiempo.
El desempeño, la
actitud, aptitud
y capacidades de
los funcionarios o
empleados de una
organización, son indicadores que reflejan
si una persona está en
capacidad de cumplir
con las funciones que
se le asignan. Los directivos deben fijarse
en estos indicadores
para seleccionar el
mejor personal.
Foto: For Mobile
Gráficos Indupalma
de acuerdo con los factores críticos
de éxito, necesidades y expectativas
de los clientes de la organización, se
establece una gerencia basada en datos y hechos corroborados con información confiable y oportuna, permite
reorientar políticas y estrategias con
respecto a la gestión y control de la
organización.
De esta manera cada área encamina
sus esfuerzos para cumplir con los
objetivos trazados y sabe cómo van
a ser medidos estos esfuerzos. En
este sentido los IGE tienen como fi-
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Los directivos de la
organización, son las
personas que deben
determinar qué áreas,
actividades y funciones
merecen ser medidas y
qué indicadores se tendrán en cuenta en esta
medición. El análisis y
las posteriores correcciones, también están
bajo su mando.
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Algunos indicadores están enfocados en medir aspectos de alto
impacto en una organización, éstos
son:
De Productividad
Miden la eficiencia de las operaciones en una organización, así
como el rendimiento de los recursos
utilizados en las actividades ejecutadas dentro del proceso. Tiene una
relación directa con la productividad
del negocio y sus procesos (con lo
que se tiene, ¿qué se puede hacer?).
Ejm: Relación de horas humanas
laboradas frente a las unidades
producidas.
De Efectividad ó Comerciales.
Miden el logro de los resultados
propuestos, indicándonos si se hicieron las cosas que se debían hacer,
es decir el cumplimiento de objetivos, metas. Muestran el proceso
evolutivo de la empresa en función
de las ventas, la participación en el
mercado, el número de clientes, su
tasa de crecimiento, entre otras clasificaciones que requiera la empresa
teniendo en cuenta la naturaleza y
finalidad. Ejm: Número de quejas
recibidas de los clientes, tasa de
participación en el mercado.
Financieros
Analizan la contabilidad frente al
comportamiento financiero de la
empresa. Ellos reflejan el comportamiento que ha tenido la empresa en
el pasado pero no proporcionan una
guía adecuada, válida y estratégica
para las acciones que la organización, en cabeza de sus directivos,
debe realizar hoy y en el largo plazo,
para crear un valor financiero futuro
sostenible. Ejm: Rentabilidad sobre
las ventas, patrimonio.
• Poderse Controlar: El indicador
debe poderse controlar por parte
del equipo de trabajo responsable
del proceso.
Teniendo en cuenta estas características, se determinan los indicadores que
van a ser analizados, que pueden ser
de de efectividad o de eficiencia. Así,
si una empresa está orientada hacia
los procesos, un indicador puede ser
el proceso o los resultados.
Así, si una empresa está orientada
hacia los procesos, un indicador
puede ser el proceso o los resultados.
Sánchez lo explica de esta manera:
“haciendo un paralelo con el deporte,
podemos entender en qué consisten
los indicadores del proceso y de resultados mirando como los llevamos a
los procesos de la empresa, tomando
como fuente la cadena de valor. Si
miramos por ejemplo en el fútbol y
hoy en día con la entrada en el juego
del Ganagol, los indicadores de resultados son entre otros: número de
Foto: KMCA
Clases de indicadores
• Tener significado: El medidor o
indicador debe ser reconocido
fácilmente por todos aquellos que
lo usan y participan en el proceso.
Es decir, el indicador debe tener
una breve descripción sobre qué
es y que pretende medir.
La productividad, es uno de
los factores de
mayor preocupación y riesgo
en una organización. En este
sentido, los IGE
además de indicar qué procesos
se deben medir,
determina si
éstos se están
cumpliendo.
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partidos ganados, empatados y perdidos, discriminando estos resultados
si el equipo juega de local o visitante.
En contraste y analizando el mismo
ejemplo del fútbol, los indicadores
de proceso pueden ser: el número
de horas entrenamiento, la cantidad
de partidos amistosos jugados, el
porcentaje de fallas cometidas, entre
otros”.
Para realizar un indicador se debe
tener en cuenta que éste debe tener
los siguientes componentes:
• Objetivo: Para qué servirán los
resultados de la medición de determinado indicador.
• Definición: Construir el significado
colectivo del indicador.
• Diseño: Compuesto por: Nombre
de la variable: Lo que se mide.
Denominador. Es la meta que se
proyecta realizar. Numerador: Es
lo que se realizó, tendiendo en
cuenta la meta proyectada.
• Responsabilidad: Quién lidera el
proceso de creación y realización
de los IGE.
• Tiempo: Es el límite de tiempo de
realización de la medición.
• Procesamiento: Labor de llevar a
cabo la medición y efectuar los
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Foto: For Mobile
resultados (éstos se pueden dar en cifras absolutas, en
porcentajes, en tasas o en medidas estadísticas).
• Toma de decisiones: De acuerdo a los resultados, evaluar
qué se puede hacer.
• Consideración de gestión: valorar si las decisiones fueron correctas y/o si necesitan corregirse.
Ilustremos lo anterior con el siguiente ejemplo de Indicador
de Gestión de Efectividad:
Variable: Número de marcos para ventanas.
Denominador: Se deben producir 5.000 marcos para ventanas
en 3 meses. Por mes se deben producir 1667 marcos para
ventanas.
Numerador: Se produjeron 675 ventanas en el primer mes.
Tiempo: Se medirá la producción de este primer mes.
Fórmula:
Número de marcos
para ventanas
675
1667
X 100%
Si una organización rige sus actividades de acuerdo a los indicadores,
a su análisis y a los correctivos correspondientes; los resultados en
términos de efectividad y eficiencia serán los mejores.
Resultado: Según resultados de la fórmula, sólo se realizó
un 40.49% de la producción total de marcos para ventanas
que se deben producir en un mes. Esto se traduce en una
deficiencia del 59.51% en la productividad mensual. Es
decir que si la meta proyectada es de 5000 marcos para
ventanas en tres meses, éste indicador de productividad
debe analizarse para tomar los correctivos necesarios para
cumplir la meta.
Así se muestra cómo los resultados de IGE, son de gran
utilidad a la hora de tantear si las metas empresariales
se están cumpliendo. Sin embargo, “no solo debemos
conformarnos con la identificación y construcción de los
indicadores de gestión en nuestra organización, ahora es
necesario mirar qué se va ha hacer con la información
proveniente de estos al interior de la organización”, dice
Andrés Sánchez.
El análisis posterior a estas mediciones debe guiar la toma
de decisiones para hacer los correctivos necesarios. De
esta manera se pueden suplir las falencias o eliminar los
obstáculos que impiden que el indicador sea positivo.
Lo importante es involucrar a tiempo este tipo de procesos, como parte de la planeación de la empresa. Los IGE,
son una herramienta que permite al empresario a saber
hacía dónde va y si su negocio va por el camino correcto
a convertirse en una empresa de éxito. M M
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Fuentes:
Andrés Sánchez Prieto. Coordinador de Mercadeo VISION de la Universidad de La Sabana.