Resumen Ejecutivo N° UAI-CP-RE-2014-004

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
QUIMBIOTEC, C.A
Resumen Ejecutivo N° UAI-CP-RE-2014-004
RESUMEN EJECUTIVO DE LA ACTUACIÓN FISCAL PRACTICADA AL ACTA DE ENTREGA DE LA
GERENCIA DE PRODUCCIÓN DE FARMACOS RECOMBINANTES PPFR SUSCRITA EN FECHA 05-09-2012
Dependencia Evaluada
Código de la Actuación:
Gerencia de Producción de Farmacos Recombinantes PPFR
UAI/CP-ID/05-14
Tipo de Actuación:
Objetivo General:
Auditoría de Cumplimiento
Verificar la sinceridad y exactitud del Acta de Entrega de la Gerencia de
Producción de Fármaco Recombinante, suscrita en fecha 05-09-2012.
Alcance:
La actuación fiscal se circunscribió al análisis del contenido del Acta de Entrega de la Gerencia de Producción de Planta
Productora de Fármacos Recombinantes y de los correspondientes Anexos, la cual fue suscrita en fecha 05-09-2012, por
el Gerente de Producción de PPFR Saliente, y el Supervisor de Envasado y el Operario de Limpieza, respectivamente.
Observaciones Relevantes:
•
•
El Gerente de Producción de PPFR saliente, entregó
formalmente la dependencia bajo su responsabilidad mediante
Acta suscrita el 05-09-2012, entre su persona y el Supervisor
de Envasado y el Operario de Limpieza, respectivamente, no
obstante, no se evidencian los datos del documento mediante
el cual la Máxima Autoridad Jerárquica de Quimbiotec C.A.,
haya designado a los prenombrados ciudadanos para recibir la
Dependencia Entregada.
El Acta de Entrega de fecha 05-09-2012 y sus correspondientes
anexos, fue recibida en la Unidad de Auditoría Interna; en fecha
07-11-2012, vale decir, cuarenta y tres (43) días hábiles de
haber sido suscrita la misma.
•
El Acta de Entrega contiene: lugar y fecha de suscripción,
identificación de la dependencia, así como, los datos del
servidor público que entrega y los que reciben, con expresión
de las copias de los documentos que la acompañan, la firma en
original de quien entrega y de quien recibe, tal y como lo
dispone el artículo 10 de las NREOEAPOD. No obstante, el
Acta evaluada señala, no indica el motivo de la entrega ni su
fundamentación legal, y tampoco se señala que la relación de
los anexos forma parte integrante de la misma.
•
El servidor público saliente consignó un anexo correspondiente
con un Memorando Interno dirigido a la Gerencia de
Planificación y Presupuesto, mediante el cual le envía un
Reporte General del Presupuesto del año 2013 correspondiente
a la Planta Productora de Fármacos Recombinantes (PPFR),
aún cuando el año del cese en las funciones en el cargo de
Gerente de Producción de PPFR es el 2012, indicando además
en el Memorando, que el referido Reporte sustituye al enviado
el 16-08-2012, por lo que al tratarse de años distintos, la
información pudiera resultar inexacta; aunado a ello, no se
evidencia el Estado de las cuentas, la situación presupuestaria,
financiera y patrimonial de la dependencia que se entrega.
•
Se observó que al Acta de Entrega de la Gerencia de
Producción de PPFR, se anexo una relación de los Bienes de
dicha Gerencia, en atención con lo dispuesto en el numeral 3
del artículo 11 de las NREOEAPOD.
Conclusiones:
Recomendaciones:
•
Los anexos al acta de entrega en análisis, no contienen la
información necesaria y suficiente referida al Plan Operativo, ni
soportes
documentales
suficientes
que
demuestren
fehacientemente la situación de la ejecución del mismo, de
conformidad con los objetivos y metas fijadas.
•
Los anexos al acta de entrega en análisis, no contienen la
información necesaria y suficiente de los cargos existentes con
expresión de personal fijo y/o contratado.
•
El Acta de Entrega de fecha 05-09-2012 y sus Anexos, de la
Gerencia de Producción PPFR, no fueron consignados en esta
Unidad de Auditoría Interna en copia debidamente certificada.
Vistos los resultados contenidos en el presente Informe se concluye que
para la elaboración y suscripción del Acta de Entrega fueron
consideradas parcialmente las Normas para regular la entrega de los
órganos y entidades de la Administración Pública y de las respectivas
oficinas o dependencias, dictadas por la Contraloría General de la
República, toda vez que no se hace mención expresa de los datos del
documento mediante el cual la Máxima Autoridad Jerárquica de
Quimbiotec C.A., haya designado al Supervisor de Envasado y al
Operario de Limpieza, para recibir la Dependencia Entregada; del mismo
modo, el Acta de Entrega fue consignada ante la Unidad de Auditoría
Interna luego de transcurridos cinco (5) días hábiles; asimismo, no
ofrece el motivo ni la fundamentación legal correspondiente al cese en
funciones; tampoco se anexó la lista de cargos existentes con expresión
de personal fijo y/o contratado; igualmente, no contienen la información
necesaria y suficiente referida a la situación presupuestaria de la
Gerencia de Producción de PPFR; ni soportes documentales suficientes
que demuestren fehacientemente la situación de la ejecución del Plan
Operativo de la Gerencia entregada, de conformidad con los objetivos y
metas fijadas en el mismo, para el momento del cese en funciones de la
Gerente de Producción de PPFR; los anexos al Acta de Entrega de la
Gerencia de Producción de PPFR, de fecha 05-09-2012, no fueron
consignados en esta Unidad de Auditoría Interna en copia debidamente
certificada; a su vez, carecen de firma y sello.
•
•
Velar en el caso que no haya Servidor Público Designado en el
cargo para el momento del cese en funciones del Saliente, que
la Máxima Autoridad Jerárquica de Quimbiotec C.A., designe a
la persona que ha de recibir el Acta de Entrega y sus
correspondientes anexos, con la finalidad que una vez que se
practique el nombramiento del Servidor Público que ha de
asumir el cargo, tenga la oportunidad de formular
observaciones al Acta y sus Anexos en el supuesto que
considerara su procedencia, en resguardo de la debida
delimitación de responsabilidades, y de igual modo ofrecerle las
herramientas necesarias y suficientes, para que le de
continuidad administrativa al Plan Operativo que se encuentre
en curso y se le brinde la oportunidad de tomar las decisiones
que fueran pertinentes de ser el caso.
Velar porque las futuras Actas de Entrega y sus
correspondientes anexos, sean remitidos a la Unidad de
Auditoría Interna dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
a la suscripción de la misma, con la finalidad que el servidor
público saliente, pueda demostrar oportunamente dentro del
lapso legalmente establecido para ello, su debida diligencia, en
el cumplimiento de su deber como servidor público, de hacer
entrega de los bienes o recursos que administraba, manejaba
y/o custodiaba para el momento del cese en funciones, como
buena práctica en el ejercicio de una sana administración.
•
Señalar expresamente en el contenido del Acta de Entrega el
motivo del cese en funciones y la fundamentación legal
correspondiente, con el objeto que el Servidor Público Saliente,
pueda demostrar sinceridad de las causas que motivaron el
cese en funciones del servidor público saliente.
•
Incluir como Anexo al Acta de Entrega, información necesaria,
suficiente y debidamente suscrita, referida a la situación
presupuestaria de la Gerencia de PPFR; con el objeto de
ofrecer al Servidor Público Entrante, conocimiento suficiente
sobre la disponibilidad presupuestaria, para continuar la
ejecución del Plan Operativo que se encontrare en curso y en
caso de ser necesario, tomar decisiones oportunas para
alcanzar con eficiencia y eficacia las metas y objetivos
planteados en el Presupuesto correspondiente.
•
Adjuntar como Anexo al Acta de Entrega, el Plan Operativo
2012, y los soportes documentales suficientes que demuestren
fehacientemente la situación de su ejecución de conformidad
con los objetivos y metas fijadas, con la finalidad de demostrar
el porcentaje de ejecución del mismo, para el momento del
cese en funciones, de manera de ofrecer oportunamente al
Servidor Público que recibe la dependencia, el documento
necesario por excelencia, para garantizar la continuidad de los
Objetivos y Metas Programados y para la toma de decisiones
de manera oportuna.
•
Anexar la lista de cargos existentes con expresión de personal
fijo y/o contratado, jubilado y pensionado, de ser el caso; con la
finalidad de ofrecer al Servidor Público que recibe la
dependencia, información completa, oportuna, cuantitativa y
cualitativamente, en cuanto al personal con el que cuenta la
Gerencia que recibe y su situación Jurídica,
•
Consignar por ante la Unidad de Auditoría Interna, un (1)
ejemplar en copia debidamente certificada del Acta de Entrega
y sus correspondientes anexos, con la firma, sello de la
Dependencia que lo produjo y expresión en cada uno de ellos,
de la fecha corte en el que fueron elaborados, con el fin que los
documentos que respalden la situación de la Dependencia
Entregada al momento del cese en funciones del servidor
público saliente, ofrezcan confiabilidad, y certeza jurídica en
cuanto a su emisión, y archivo en donde se encuentren
debidamente resguardados.