Siete estrategias de procesamiento de pedidos para acelerar el

INFORME TÉCNICO
Siete estrategias de procesamiento
de pedidos para acelerar el crecimiento
de su comercio electrónico
1 Estrategias de
automatización
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pedidos ™
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INFORME TÉCNICO
Siete estrategias de procesamiento de pedidos para
acelerar el crecimiento de su comercio electrónico
Por Chris Arnold, vicepresidente de Operaciones y Desarrollo de Soluciones, Intelligrated
La mayoría de las empresas de comercio electrónico
precisión y rentabilidad a medida que la empresa crece y
comienzan de a poco, procesando los pedidos a través
surgen las demandas estacionales.
de métodos manuales y enfrentando el crecimiento
con la incorporación de más personal, más turnos y más
espacio de almacenamiento. Este enfoque tiene una
utilidad limitada, ya que el éxito viene acompañado con
1. Busque una forma de analizar los datos
comerciales para establecer perfiles de pedidos
un aumento en el volumen de los pedidos, las líneas
Todas las empresas de comercio electrónico en
por pedido y la complejidad, lo cual hace inevitable
crecimiento usan algún tipo de software de
la necesidad de implementar un cierto nivel de
administración para sus operaciones, incluso si todavía
automatización en las instalaciones. Para el momento
trabajan con documentos impresos e introducen los
en que una empresa de comercio electrónico en
pedidos manualmente. Recopilar y analizar los datos
crecimiento maneja más de 3000 pedidos por día, con
sobre pedidos de estos sistemas de software es un
más de 500 números de referencia (o menos cuando hay
paso importante para prepararse para las fluctuaciones
artículos voluminosos que ocupan mucho espacio en el
de demanda estacionales y los picos de actividad. Los
almacén), un esquema de procesamiento manual lleva
datos históricos permiten observar perfiles de pedidos,
a un tope en la productividad. Esta situación conlleva
revelar las preferencias de los clientes, identificar los
menores ingresos debido al aumento de los costos de
números de referencia más rentables y organizar
mano de obra, los errores en los pedidos o el inventario
las categorías de productos de movimiento rápido
y la incapacidad de enviar los pedidos a tiempo durante
o lento. Parece fácil, pero extraer esta información
los picos de actividad. En consecuencia, el costo de
puede resultar complejo, incluso para las empresas
manejo por pieza aumenta y perjudica la eficacia
grandes que usan soluciones de planificación de
operativa y la rentabilidad que se esperaba obtener con
recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) y
los volúmenes de pedidos mayores. En este documento,
sistemas de administración de almacén (WMS, por sus
analizaremos siete estrategias de crecimiento para
siglas en inglés). Los procesos de establecimiento de
procesar los pedidos, además de algunos consejos
perfiles de pedidos y planificación del almacén pueden
que permiten enviar los pedidos con mayor eficacia,
acelerarse si se implementa una solución de software
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Estrategias de surtido de pedidos
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Gráfico A: Integración de software en operaciones de comercio electrónico
Administración
de pedidos
Comercio electrónico
Seleccionar
y empacar
Carrito de compras
Enviar
Comercio móvil
Administración
de inventario
Sistemas automatizados de surtido de pedidos
• Selección con carrito, selección por medio de luces, selección
por voz
• Mecanización adicional a medida que aumentan los volúmenes
• Escalabilidad para temporadas pico
• Lotes de pedidos y liberación de pedidos
• Planificación de la carga de trabajo
• Monitoreo y ajustes de la productividad en tiempo real
de procesamiento de pedidos. Consulte a un proveedor
de soluciones de software de manejo de materiales con
experiencia que ofrezca análisis de datos de pedidos y
también evaluación de las operaciones del almacén y
diseños del sistema. Consulte el gráfico A.
2. Elija la solución de procesamiento de
pedidos adecuada para administrar los
ciclos de demanda
Cuando el crecimiento de las operaciones llega al
punto de quiebre de 3000 pedidos por día con más de
500 números de referencia en inventario, es momento
CONSEJO: El software de procesamiento de
pedidos exclusivo es una ayuda sumamente valiosa
para establecer perfiles, Ofrece información de
rendimiento histórica que ayuda en la planificación
de fluctuaciones, la logística de almacenamiento y
recuperación, el reabastecimiento y el reingreso al
inventario, la optimización del orden para reducir
al mínimo los desplazamientos y aumentar la
eficacia laboral.
de explorar las soluciones de automatización de
procesamiento de pedidos antes de que la disminución
en la capacidad y la precisión afecten el rendimiento.
El componente básico de la primera etapa de
automatización es un software de procesamiento de
pedidos de fácil implementación, que impulse diversas
soluciones de directivas de recolección. El software
se comunicará con otros sistemas de administración
y soluciones de recolección directa para aumentar la
eficacia en los procesos actuales; incluyendo las que
usan documentos impresos, recolección guiada por
luces indicadoras, recolección en carros o equipos de
recolección dirigidos por voz. Un diseño de software
avanzado permite una integración rápida (con una
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Estrategias de surtido de pedidos
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necesidad de capacitación mínima) de los trabajadores
temporales que se incorporan durante los picos o los
aumentos estacionales de demanda.
3. Capacite a empleados de diferentes áreas
como preparación para los períodos de
mayor exigencia de rendimiento
Además de facilitar la capacitación de los empleados
Anticipar y administrar la fluctuación en la demanda
temporales, el software de procesamiento de pedidos
de números de referencia es uno de los principales
ofrece más ventajas: notificaciones y ajustes en tiempo
desafíos del comercio electrónico en rápido crecimiento.
real para procesar anomalías, menos desplazamientos,
Los artículos de venta rápida y lenta pueden variar de
mayor precisión en los pedidos, capacitación simplificada,
un día al otro y de un mes a otro a lo largo del año, lo
compatibilidad con varios idiomas, informes de
cual afecta la eficacia del procesamiento de pedidos,
rendimiento y carga de trabajo en tiempo real, y la
la densidad de la recolección, los desplazamientos y los
definición de perfiles de datos para el ajuste detallado
ciclos de reabastecimiento. Si bien, es importante seguir
del rendimiento del sistema y la planificación a futuro.
un plan de producción bien definido y eficaz, a veces las
Busque una solución que permita realizar ajustes
automatizados y dinámicos del flujo de trabajo y permita
responder rápidamente a los cambios de velocidad y
empresas deben sacrificar la eficacia y la productividad
de los empleados individuales en pos de lograr una
utilización plena de la capacidad del sistema.
perfil. De esta forma, es posible optimizar las operaciones
Capacitar a todos los empleados (incluso a los dedicados
de organización de los pedidos en lotes y la asignación
a tareas administrativas) para procesar los pedidos ayuda
dinámica para manejar ventas especiales y rápidas y, a la
a satisfacer la demanda y reducir el costo y el impacto
vez, mantenerse a tono con los cambios rápidos en las
de la contratación de mano de obra temporal. Si bien
tendencias de compra.
el personal de otras áreas puede ser menos eficaz
que quienes tienen experiencia en el procesamiento
CONSEJO: Planifique con vistas al éxito.
Seleccione una opción asequible y escalable que
pueda expandir fácilmente en función de su
crecimiento. Busque un proveedor de soluciones
que ofrezca instalación, capacitación en las
de pedidos, pueden ayudar a mejorar el rendimiento
general. Un efecto positivo de esta capacitación general
es que ayuda a evitar el asilamiento dentro de una
organización, ya que los empleados conocen y aprenden
a diferenciar las diferentes facetas del negocio.
instalaciones y asistencia posventa permanente
Planificar la recolección y organizar los pedidos en
para su equipo, a fin de asegurarse de invertir en la
lotes permite a los operadores agregar encargados de
tecnología adecuada en el momento correcto.
procesamiento de pedidos sin crear cuellos de botella
en el flujo. La asignación duplicada (en réplicas) de los
números de referencia de mayor demanda en un sector
de recolección delantero resulta sumamente importante
para aumentar el volumen del proceso y reducir la
congestión y la competencia improductiva de los
productos y los recursos. El software de procesamiento
de pedidos puede distribuir el volumen de recolección
entre las réplicas a fin de aumentar la productividad y la
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Estrategias de surtido de pedidos
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utilización de la mano de obra y los activos.
5. Administre la precisión de los pedidos
Las operaciones de comercio electrónico exitosas y en
CONSEJO: Optimice la organización de los números
crecimiento que usan sistemas de procesamiento de
de referencia de tránsito rápido y preste atención a
pedidos automatizados tienen una ventaja competitiva
la ergonomía de los encargados del procesamiento
respecto de quienes usan un proceso manual, ya que
de pedidos como parte de un método rentable
cuentan con una precisión del 100 % en sus pedidos.
para aumentar el rendimiento. Los elementos de
Para establecer el impacto de las imprecisiones en el
tránsito rápido e intermedio pueden almacenarse
procesamiento manual de pedidos, se debe calcular la
en estantes ubicados en la “zona dorada” a la altura
proporción de pedidos sin errores respecto del total
entre la cadera y el hombro de los encargados de
de pedidos enviados, incluida la cantidad de casos de
procesamiento, mientras que los productos de
escasez y devolución. De esta forma, se obtiene un valor
tránsito lento se almacenan en los sectores para los
de base y una métrica de rendimiento para establecer
cuales hace falta “estirarse”.
objetivos de productividad.
4. Amplíe el plazo de entrega
CONSEJO: Un sistema de administración de pedidos
en tiempo real permite asignar responsabilidades
Admitir pedidos de último minuto es un factor
y tener visibilidad de la precisión de los pedidos, ya
competitivo fundamental para el comercio electrónico.
que alerta a los operadores cuando hay un error
Hay varias estrategias que los gerentes exitosos pueden
antes de que se haga el envío. Este punto es clave
implementar para ampliar el tiempo de cierre de los
para aumentar la eficacia laboral y evitar el envío de
pedidos diarios. Un primer paso es dedicar la mañana
pedidos imprecisos.
al reabastecimiento y preorganizar los artículos de
tránsito rápido para liberar los recursos para las tareas
de recolección vespertinas.
CONSEJO: Enviar a un encargado de procesamiento
de pedidos a recorrer todo el almacén para completar
un solo pedido es un uso ineficaz del tiempo. Aplique
el método de organización en lotes optimizada para
combinar pedidos de números de referencia similares
en un mismo pedido de recolección pospuesto; de esta
forma se ahorra tiempo y se aumenta la eficacia sin
dejar de cumplir el plazo de envío al cliente. El software
avanzado de procesamiento de pedidos puede decidir
en qué momento emitir los pedidos para garantizar la
mayor productividad y, al mismo tiempo, cumplir las
expectativas de nivel de servicio de los clientes.
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Order fulfillment strategies
6. Reduzca el impacto de las devoluciones
Las devoluciones de productos son un componente
integral del comercio electrónico. En parte se deben
a un procesamiento inadecuado, pero también hay
una tendencia costosa hacia los pedidos de productos
en varios colores y tamaños “solo para probarse”,
de los cuales la mayoría serán devueltos. El costo de
las devoluciones, que incluye el envío, la pérdida de
ingresos, el costo de la logística de devolución y la
insatisfacción del cliente, debe calcularse e incorporarse
en la cotización de los productos a fin de reducir
su impacto sobre las ganancias. En muchos casos,
puede ser más rentable descartar ciertos números
de referencia que afrontar los costos de reingreso al
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inventario. Para acelerar el manejo de devoluciones,
especializados que pueden evaluar su trayectoria de
es posible establecer una inspección de calidad en el
crecimiento y determinar el momento ideal para la
punto de recepción que permita tomar decisiones sobre
automatización, y recomendar un enfoque modular y
reabastecimiento y reingresar los productos al inventario
oportuno para una adopción de tecnología exitosa.
tan pronto como sea posible. El mayor desafío es utilizar
los datos de procesamiento para definir una política de
devoluciones y una estrategia de precios que permita
alcanzar un equilibrio adecuado entre la satisfacción del
cliente y el costo total de las devoluciones.
CONSEJO: Consulte a proveedores de sistemas de
procesamiento de pedidos y solicite una evaluación
de sus operaciones. Los proveedores reconocidos
suelen ofrecer asesoramiento y, si es necesario,
hacer una evaluación de sus operaciones en unas
CONSEJO: Una vez que decida qué artículos
pocas horas y a un precio asequible.
aceptar y reingresar en el inventario, utilice las
mismas tecnologías de recolección para envíos en la
reubicación de los artículos en su ubicación con el
Para obtener más información, comuníquese con
método más eficaz para la reventa. Por ejemplo, se
Intelligrated® escribiendo a [email protected],
puede usar una solución de recolección en carros
por teléfono al 866-936-7300, o visite
para reingresar las devoluciones en el inventario
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durante el día, junto con el procesamiento de los
pedidos salientes. También puede aprovechar el
software de procesamiento de pedidos para analizar
el historial de pedidos y anticipar el volumen de
devoluciones de los pedidos “solo para probarse”.
7. ¿Listo para crecer? Consulte a un experto
El crecimiento rápido y el éxito a largo plazo del
comercio electrónico implica más que un buen sitio web
y una estrategia de comercialización. Los vendedores
minoristas exitosos por Internet descubren pronto que
la clave de su negocio es el procesamiento de pedidos y
utilizan muchas de las estrategias antes mencionadas.
¿No está seguro de estar listo para la automatización?
Si comienza demasiado pronto, puede tener capacidad
ociosa. Si actúa demasiado tarde, el efecto de la
pérdida de ventas y de clientes puede ser difícil
de revertir. La buena noticia es que hay asesores
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