legalizacion de inventarios documen - CompromISO

PROCESO: GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA
PROCEDIMIENTO: LEGALIZACION DE INVENTARIOS
Objetivo: Mantener un control sobre las existencias de los bienes devolutivos que fueron puestos al servicio de los servidores
públicos, para el desempeño de sus funciones y que se retiran de la Entidad, verificando que estos nuevamente queden en el almacén
del SENA o en el servicio.
Responsable: Director Administrativo y Financiero,
Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General,
Almacenistas de la Dirección General, Regional o Centros
de Formación y Cuentadantes
Alcance: Este procedimiento aplica a todos los servidores públicos al
servicio del SENA que tengan a su cargo bienes muebles
DEFINICIONES
Cuentadante: Es el servidor público que tiene a su cargo y responsabilidad bienes de la entidad para el desarrollo de las funciones
asignadas.
Faltante de inventario: Son los bienes registrados en los inventarios de la entidad, a cargo y responsabilidad de un cuentadante, que
en el momento de la toma física no se encuentran.
Legalización del bien: acción mediante la cual el Cuentadante traslada los bienes a su cargo a un tercero o los reintegra al almacén.
Sobrante de inventario: Son los bienes que no siendo parte del inventario de la entidad, un cuentadante esta utilizando para el
desarrollo de las funciones asignadas y que en el momento de la toma física se registran y agregan en el inventario inventario.
Cuenta de responsabilidad: movimiento que se realiza en el sistema de información permitiendo hacer responsable contablemente a
un cuentadante por un bien reportado por perdida, hurto o daño y disminuyendo el valor de los inventarios.
N°
GENERALIDADES
1
Verificar que los bienes recibidos por traslado o reintegros correspondan con el bien inicialmente entregado por el almacén, en
cuanto a sus especificaciones técnicas, marca, modelo, serie y demás.
2
Para el reintegro de bienes de cómputo y comunicación, el cuentadante debe solicitar el concepto técnico del área
competente
El cuentadante tendrá tres (3) días hábiles para la ubicación física del bien o en su defecto para la reposición del mismo.
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4
Los bienes que dentro del tiempo establecido no sean legalizados, el Almacenista correspondiente procederá a realizar la
respectiva cuenta de responsabilidad.
5
Los traspasos, traslados reintegros y cuentas de responsabilidad , deben ser debidamente firmados y ratificados en el sistema
de información.
6
Los bienes repuestos por el cuentadante debe ser de iguales o superiores características, con el concepto técnico del área
respectiva y con los documentos soportes para su ingreso (factura compraventa).
7
8
9
10
Todos los servidores públicos deben tener bajo su responsabilidad única y exclusivamente los bienes que son necesarios para
el cumplimiento de sus funciones, los cuales deben estar a su nombre. Los bienes que el servidor público no requiera los debe
reintegrar al almacén de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, o realizar la solicitud de traspaso a nombre del
cuentadante que lo esté utilizando o requiera utilizarlo.
Todos los servidores públicos al momento de retirarse de la Entidad deben tener el paz y salvo firmado por el Grupo de
Almacenes e Inventarios de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, si no es legalizado el inventario al momento
del retiro se procederá a crear la respectiva cuenta de responsabilidad y se informara a la Oficina de Control Interno
Disciplinario para que se realice el debido proceso.
Todos los bienes en servicio deben estar bajo de responsabilidad única y exclusivamente de personas que tienen vinculo
laborar con la Entidad, si son empresas que prestan servicios se debe crear un auxiliar al NIT de la Empresa y esta se debe
hacer responsable de los bienes que le sean asignados para el cumplimiento de sus funciones.
.El Jefe inmediato del servidor público que requiere los bienes, debe diligenciar GIL-F-014 FORMATO SOLICITUD DE BIENES y
FORMATO MOVIMIENTO DE BIENES, según sea el caso y lo envía a través de correo electrónico al Almacenista de la Dirección
General, Regional o Centro de Formación
DOCUMENTOS ASOCIADOS
FORMATO MOVIMIENTO DE BIENES
PROCESO: GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA
PROCEDIMIENTO: LEGALIZACION DE INVENTARIOS
Objetivo: Mantener un control sobre las existencias de losNORMATIVIDAD
bienes devolutivos que fueron puestos al servicio de los servidores
Artículo
públicos,209
para
deelladesempeño
Constitución
dePolítica
sus funciones
de Colombia
y que de
se retiran
1991, que
de la
consagra
Entidad,que
verificando
las autoridades
que estos
administrativas
nuevamentedeben
queden
coordinar
en el almacén
sus
actuaciones
del SENA o en
para
el servicio.
el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control
interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Artículo 267 de la Constitución Política de 1991, por medio del cual se suprime el control previo que ejercía la Contraloría General de
la República, se consagra el control posterior y selectivo.
Artículo 269 de la Constitución Política de 1991, el cual consagra como obligación para las entidades públicas, diseñar y aplicar, según
la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.
Ley 42 del 26 de enero de 1993 “Sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y organismos que lo ejercen”.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones".
Ley 298 del 23 de julio de 1996. “Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política de la República de Colombia, se
crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, y se dictan otras disposiciones”.
Ley 734 del 5 de febrero de 2002. “Por la cual se adopta el Código Disciplinario Único”.
Ley 80 de 1993, “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, y sus Decretos
Reglamentarios”.
Decreto No. 2145 del 4 de noviembre 1999. “Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las Entidades y
Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”
Resolución No. 393 del 28 de septiembre de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se adopta el Manual para la
Implementación del Modelo de Control Interno Contable MCICO 2007:1”.
Resolución No. 248 del 6 de julio de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se establece la información a reportar, lo
requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación”.
Resolución No. 356 del 5 de septiembre de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se adopta el Manual de
Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”.
Resolución No. 354 del 5 de septiembre de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se adopta el Régimen de
Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación”.
Resolución No. 355 del 5 de septiembre de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se adopta el Plan General de
Contabilidad Pública”.
Resolución No. 375 del 17 de septiembre de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se modifica los artículos 10 y 11
de la Resolución No. 248 de 2007, respecto de los puntos de reporte de la información contable a la Contaduría General de la Nación”.
GIL-P-006. V.02
DIAGRAMA DE FLUJO
Fin
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Inicio
1. Recibir notificación de
novedad
NO
¿Es
vinculación?
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación recibe
a través de correo electrónico, por parte de la Secretaría General de la
Dirección General o de quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y
Centros de Formación, en donde se informa el tipo de novedad:
Vinculación: ingreso de un nuevo servidor público a la entidad
Desvinculación o retiro: Retiro, pension o muerte
Traslado: Movimiento de funcionarios
Almacenista de la
Dirección General,
Regional o Centro de
Formación
Correo electrónico
Almacenista de la
Dirección General,
Regional o Centro de
Formación
Relación de bienes
Si el tipo de novedad reportada es vinculación de un contratista, se le solicita
copia del RUT y si es funcionario de planta se le solicita fotocopia de la cedula
de ciudadanía.
SI
Procedimiento de
salida de bienes GILP-002 o
Procedimiento para
Traspaso y Reintegro
de Bienes
GIL-P-003
SI
Se conecta con los procedimientos GIL-P-002-Procedimiento Salida de Bienes
y GIL-P-003-PROCEDIMIENTO PARA TRASPASO Y REINTEGRO DE BIENES.
2. Generar relación de
bienes
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, a
través del sistema de información genera la relación de bienes a nivel
nacional a cargo del cuentadante que va a legalizar los bienes.
3. Verificación física de
inventarios
El servidor público realiza la verificación física de los bienes
que va a legalizar.
¿Hay
faltantes?
Cuentadante
FORMATO
MOVIMIENTO DE
BIENES
Correo electrónico
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación revisa
los inventarios asociados al cuentadante, Si hay faltantes en el inventario,
según la relación de bienes a su cargo, se continua con la actividad 5, de lo
contrario se continua con el procedimiento de Traspaso y Reintegro de
Bienes.
Almacenista de la
Dirección General,
Regional o Centro de
Formación
El Cuentadante con base a la verificación física de los bienes objeto de
legalizar, debe diligenciar el FORMATO MOVIMIENTO DE BIENES, con el fin de
reintegrar o traspasar los bienes que están a su cargo.
Cuentadante
responsable de los
bienes
FORMATO
MOVIMIENTO DE
BIENES
Almacenista de la
Dirección General,
Regional o Centro de
Formación
FORMATO
MOVIMIENTO DE
BIENES
Certificado de Entrega
de inventarios
Almacenista de la
Dirección General,
Regional o Centro de
Formación
Correo electrónico
NO
4. Diligenciar GIL-F-008
FORMATO MOVIMIENTO
DE BIENES
Procedimiento
para traspaso y
reintegro de
bienes
GIL-P-003
5. Informar la existencia de
faltantes al cuentadante
Conecta con el Procedimiento para traspaso y reintegro de bienes GIL-P-003
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación a
través de correo electrónico, informa al Cuentadante los faltantes registrados,
quien tendrá tres (3) días hábiles para la entrega de los bienes.
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Fin
¿Bien fue
entregado?
Si el bien faltante fue entregado por el cuentadante dentro del tiempo
establecido al Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de
Formación , se debe realizar la verificación y el respectivo procedimiento de
traspasos o reintegro. Si no el cuentadante podrá reponer el bien siempre y
cuando corresponda a las mismas o superiores características dentro de los
tres días hábiles establecidos
SI
NO
SI
¿El
cuentadante
repone el
bien?
Si el Cuentadante repuso el bien se realiza el procedimiento de Traspaso o
reintegro. El bien debe ser de iguales o superiores características al bien
faltante. Si no se continua con la actividad 6
RESPONSABLE
DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Almacenista de la
Dirección General,
Regional o Centro de
Formación
Cuentadante
NO
6. Elaborar cuenta de
responsabilidad
7. Verificar el bien repuesto
Procedimiento
Ingreso de Bienes
GIL-P-001
Fin
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación en el
sistema de información genera la cuenta de responsabilidad a cargo del
cuentadante por los bienes faltantes.
Almacenista de la
Dirección General,
Regional o Centro de
Formación
Cuenta de
Responsabilidad
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación
solicita el concepto técnico del bien repuesto por el cuentadante al área
competente o persona idónea, revisando que el bien tenga superiores o
iguales especificaciones técnicas.
Almacenista de la
Dirección General,
Regional o Centro de
Formación
Concepto Técnico
Conecta con el Procedimiento Ingreso de Bienes GIL-P-001
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, a
través del sistema de información ingresa el bien.
Almacenista de la
Dirección General,
Regional o Centro de
Formación
Nota de entrada
Fin
GIL-P-006. V.02