Guía de Auditoría Guía para identificar riesgos en el Proceso de

2010
Guía de Auditoría
Guía para identificar riesgos en el Proceso
de Inventarios
www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
31/10/2010
Identificación de riesgos en el proceso de inventarios
Dentro del proceso de planeación de la auditoría, el auditor identifica las transacciones
significativas.
Teniendo en cuenta la NIA 315, identificación y evaluación de los riesgos de error material
mediante el entendimiento de la entidad y sus entorno, en la fase 3 de nuestra
metodología, el auditor debe entrar a determinar los riesgos de los procesos que
administran las transacciones significativas, enfocando su esfuerzo a determinar aquellos
riesgos que amenazan los siguientes objetivos definidos por COSO:
Objetivo 1: Preparación y publicación de información financiera confiable
Objetivo 2: Cumplimiento con las leyes y normas aplicables.
Determinados los riesgos que amenazan estos 2 objetivos en el proceso que administra la
transacción significativa y teniendo en cuenta la NIA 330, Respuestas del auditor a los
Riesgos Evaluados, el auditor debe entrar a identificar los controles relevantes que
mitigan los riesgos y a evaluar el diseño, la implementación y efectividad de estos
controles. (Ver Guía de Auditoría Fase 3)
Relación de las aseveraciones con los riesgos en el proceso de inventarios
Las aseveraciones le ayudan a comprender al auditor los riesgos que se pueden
materializar partiendo de la base que las aseveraciones son las declaraciones que un
tercero interesado en una compañía esperaría encontrar en los estados financieros.
Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe esperar que la información financiara
cumpla con las siguientes aseveraciones dentro de un proceso de inventarios para
cumplir con los objetivos 1 y 2 definidos pos COSO.
Aseveraciones en un proceso de inventarios
Integridad: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso
de inventarios han sido registradas en los estados financieros.
Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso inventarios existen a una fecha
determinada
Exactitud: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso
de inventarios han sido registradas apropiadamente (fechas, conceptos, cantidades,
valores)
Presentación y revelación: Todas las transacciones que afectan las cuentas
relacionadas con el proceso de inventarios han sido clasificadas en las cuentas
correspondientes y se han revelado los temas relevantes del proceso de inventarios y sus
cuentas relacionadas, de acuerdo con las políticas contables y el marco legal vigente.
2
Aseveraciones en las cuentas relacionadas de un Proceso de Inventarios
Cuentas relacionadas
Integridad
Existencia
Exactitud
Inventarios
X
X
X
Presentación
y revelación
X
Costo de ventas
X
X
X
X
3
Proceso de inventarios
El proceso de Inventarios es único debido a su estrecha relación con otros procesos de
operaciones (Compras, Ventas y Recursos Humanos) y a la complejidad de sus
transacciones.
Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditoría de inventarios son:
1)
En la mayoría de las compañías el inventario es una partida significativa en los
estados financieros
2)
El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado y
dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el
producto es vendido.
3)
Se puede encontrar en diferentes ubicaciones.
4)
La diversidad de inventarios puede generar dificultades para el auditor
relacionadas con la valuación y observación (Ejemplo: químicos, Inventario a
granel, oxigeno, joyas).
5)
La valuación del inventario también es compleja debido a factores como la
obsolescencia.
6)
Existen varios métodos de valuación de inventarios que son aceptados pero los
clientes los deben aplicar de manera uniforme año tras año
7)
El inventario en tránsito muchas veces no es reconocido por la compañía
teniendo en cuenta los términos INCOTERMS .
8)
Puede existir inventario en poder de terceros que muchas veces no es
controlado de forma adecuada.
Teniendo en cuenta lo anterior, y antes de entrar a identificar los riesgos y controles del
proceso de inventarios, vamos a nombrar algunos aspectos que el auditor debe tener en
cuenta.
Tipos de inventario:
Se identifican los siguientes tipos de inventario
Materias primas y partes compradas.
Bienes parcialmente terminados, llamados: inventario en proceso.
Inventario de bienes terminados
Partes de reemplazo, herramientas y consumibles.
Bienes en tránsito
Inventario final (que es cada que se cierra el periodo fiscal más conocido al 31 de
diciembre).
Métodos de valuación de inventarios:
Comúnmente se utilizan 4 métodos de valuación de inventarios:
Promedio
Primeras entradas primeras salidas (PEPS)
Ultimas entradas primeras salidas (UEPS
Identificación específica
4
Contabilidad de costos:
Entre los diferentes tipos generales de Contabilidad existe la llamada Contabilidad de
Costos. La Contabilidad de Costos es interna y se utiliza para medir los costos de
producción de algún producto o servicio, para tomar diferentes tipos decisiones en cuanto
a producción, organización de la empresa, proveedores de materias primas o servicios
para la empresa, personal, etc. La Contabilidad de Costos también se usa para generar y
establecer el Costo Estándar o Estándar de Producción para las empresas. A
continuación se describe lo que es un Costo Estándar.
El Costo Estándar se desarrolla con base a los costos directos e indirectos
presupuestados. El Costo Estándar es una medida de qué tanto debe costar producirse
o entregarse una unidad de producto o servicio.
Al cierre de cada mes, la compañía debe ajustar el costo estándar al costo real, que es
como se va a reflejar en los estados financieros.
Inventario en Tránsito: Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro.
Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las
plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
INCOTERMS
Surge de la frase en ingles "International Commerce Terms" que básicamente son los
términos de compra y venta internacional que establecen y determinan los derechos,
responsabilidades y obligaciones de las partes que intervienen en la operación. Es muy
importante destacar que los Incoterms regulan entre otras, cuatro puntos críticos que
soporta toda transacción comercial:
La entrega de la Mercancía
Transferencia de Riesgos
Distribución de Gastos
Trámites documentales
Administración del inventario: El ¿Cuándo? y ¿Cuánto? ordenar son las preguntas en
las que se basa la administración de inventarios, si se reabastece el inventario en
periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequeña lo cual reduce el costo de
conservación pero se incrementa el de ordenar; si se reabastece el inventario en periodos
largos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual reduce el costo de ordenar
pero incrementa el costo de conservación.
En administración de inventarios existen modelos de reabastecimiento de inventario que
tratan de equilibrar los costos y reducirlos al máximo así con dichos modelos el cliente
puede saber: ¿Cuánto inventario ordenar? y ¿Cuándo ordenar inventario?
5
Buenas prácticas para el manejo de inventarios: Las compañías exitosas tienen gran
cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los
inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario
6. Comprar el inventario en cantidades económicas
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios
6
Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de inventarios
1) Entendimiento del proceso de Inventarios
El primer paso es entender el proceso desde la entrada de la materia prima y/o producto
terminado a la bodega hasta la salida del producto terminado de la bodega. Tenga en
cuenta que este proceso lo tenemos que conectar con los procesos de compras, ventas y
nómina.
2) Identificación de riesgos y controles
Con base en el entendimiento del proceso se identifican los riesgos que amenacen la
integridad, existencia y exactitud de las cifras.
Antes de empezar a revisar cada actividad debemos concluir si el proceso cuenta con
una adecuada segregación de funciones.
Si en la evaluación de la segregación de funciones concluimos que no con confiamos en
esta, el auditor puede tomar la decisión de tomar un enfoque sustantivo, por lo tanto no
realizará pruebas a los controles.
Si estamos tranquilos con la segregación de funciones podemos pasar al siguiente paso
que es dividir el proceso de compras en actividades susceptibles a la generación de
riesgos.
Estas actividades son:
1)
Almacenamiento
2)
Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos de
personal, servicios públicos, etc)
3)
Costeo de los productos
4)
Salida de productos
5)
Ajustes al inventario y al costo de ventas
En cada una de estas actividades procedemos a identificar riesgos y controles que los
mitiguen. Seleccionando aquellos controles que cumplan con las siguientes
características:
Los más eficientes de probar
Los que mitigan más número de riesgos.
Los que cubren un mayor número de aseveraciones
Si se trata de un cliente recurrente se debe tener en cuenta la evaluación de los
años anteriores.
A continuación mostramos un ejemplo de cómo podemos identificar riesgos y controles de
una forma sencilla mediante la utilización una matriz de riesgos y controles.
Los ejemplos aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones,
simplemente queremos que sirvan de guía para facilitar la identificación de riegos y
controles por parte del auditor.
7
Riesgo
Control
1
Control
2
Control
3
1) Almacenamiento
Que los inventarios adquiridos o
comprados no sean ingresados
físicamente al almacén.
X
Que los inventarios sean sustraidos sin
autorización
X
Que el inventario en poder de terceros no
se controle de forma efectiva.
X
Que los inventarios registrados en el
kárdex de almacén no existan
X
Que la información del kardex sea
diferente a la registrada en el libro mayor
X
Que no se registre una provisión por
inventario obsoleto, dañado o de lenta
rotación.
X
2) Registro de utilización de materia
prima, costos directos e indirectos
(Gastos de personal, servicios
públicos, etc)
Que no se registren la totalidad de los
costos directos e indirectos de producción
en el inventario.
X
Que los costos directos e indirectos de
producción se registren de forma
incorrecta.
X
Que los inventarios de materia prima
solicitados al almacén no coincidan con
los utilizados en producción
X
3) Costeo de los productos
Sobrevalorización o subvaluación del
inventario y costos de los productos
vendidos
8
X
Control
4
Control
5
Riesgo
Que no los inventarios y el costo de
ventas no se ajusten del costo estandar al
costo real.
Control
1
Control
2
Control
3
Control
4
Control
5
X
4) Salida de productos
Que se retire mercancía sin autorización
X
5) Ajustes al inventario y al costo de
ventas
Que se realicen ajustes al inventario y/o al
costo de ventas no autorizados
9
X