Procedimiento Reconocimiento de Ingresos Diferidos Enrollment to

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SOX-BC-CO-NA-006 - Procedimiento Reconocimiento de Ingresos Diferidos –
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30 de Noviembre de 2014
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Procedimiento Reconocimiento de Ingresos Diferidos
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CONSECUENCIA, UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR
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ÍNDICE O CONTENIDO
1.
INTRODUCCION ........................................................................................................................... 2
2.
OBJETIVO DEL PROCESO.............................................................................................................. 2
3.
AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO ........................................................... 2
4.
GLOSARIO .................................................................................................................................... 2
5.
ROLES / RESPONSABLES .............................................................................................................. 3
6.
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN ....................................................................................... 4
7.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO........................................................................................................ 5
7.1
Diagrama de Procesos Reconocimiento de Ingresos Diferidos ............................................... 5
7.2
Tabla Resumen Actividades Proceso Reconocimiento de Ingresos Diferidos........................ 6
7.3
Descripción Actividades Proceso Reconocimiento de Ingresos Diferidos ............................. 6
7.3.1
Preparación de Archivos de Inputs ...................................................................................... 6
7.3.2
Generación Base de Ingresos del Mes ................................................................................. 7
7.3.3
Consolidación de Ingresos ................................................................................................... 8
7.3.4
Preparación Bases para Cálculo Devengo ........................................................................... 8
7.3.5
Cálculo de Devengo Ingresos Diferidos ............................................................................... 9
7.3.6
Revisar y ajustar Saldos Negativos, condonaciones, facturas, etc. ................................... 10
7.3.7
Revisión de Resultados Proceso de Cálculo ....................................................................... 10
7.3.8
Aprobación Proceso de Devengo ....................................................................................... 10
8.
REGISTROS ................................................................................................................................. 11
9.
PROTOCOLIZACIÓN ................................................................................................................... 11
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1. INTRODUCCION
El presente procedimiento describe las actividades a desarrollar para realizar el proceso de devengo y
reconocimiento mensual de ingresos en UNAB.
2. OBJETIVO DEL PROCESO
Formalizar las acciones, fuentes de información y oportunidad para cumplir con el reconocimiento del
ingreso diferido mensual en UNAB.
3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO
Este proceso se realiza íntegramente en la Unidad de Control de Gestión de la Dirección General de
Contabilidad y, los resultados que se obtiene son revisados por el Director General de Contabilidad, y
enviados a Servicios Andinos (Contabilidad) para efectos de realizar la imputación contable del
reconocimiento de ingresos.
Forman parte del proceso de cálculo de devengo de ingresos diferidos, las actividades de Mantención de
Bases Históricas, Generación de Archivos GURFEED de Banner y Carga de Bases en aplicación SQL.
4. GLOSARIO
Término
Definición
SQL
Lenguaje de consulta estructurado (SQL por sus siglas en inglés structured
query language) declarativo de acceso a bases de datos relacionales que
permite especificar diversos tipos de operaciones en éstas.
Devengo Lineal
Devengo obtenido mediante la aplicación del modelo SQL para Alumnos
Activos.
Devengo Cash
Devengo obtenido mediante la aplicación del modelo SQL para Alumnos
Inactivos, pero que presentan pagos y/o abonos de su obligación durante el
mes.
Base Histórica
Base SQL con datos de ingresos diferidos acumulados en forma histórica.
Existen dos bases de éste tipo: Pregrado y Postgrado.
Base Forzados
Planilla excel con datos de Alumnos matriculados con beca Vocación de
Maestro y eventualmente otros como Cajas de Compensación.
Base Códidos Clasificación de
Detalle
Planilla excel con detalle de códigos de detalle, cuentas contables y otros
parámetros utilizados en el proceso de devengo.
Archivos GURFEED
Archivo generado en Sistema Banner que contiene la información de
detalle de las transacciones del mes que serán cargadas en Sistema PSFT
Ciclo Alumnos Advance
Base Banner que contiene los ciclos por Alumnos y su período de matrícula.
Actividad
Planilla excel con algoritmo que permite clasificar la actividad de un
Alumno, se denominan: Activos, Inactivos, Graduado Activo, Graduado
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Inactivo.
Fac tores de Devengamiento
Información sobre duración de postgrados necesaria para proceso de
cálculo de devengo.
TYBCO
Tabla Banner con información de Centro de Costo, Disciplina Académica,
Degree (Nivel) necesarias para confeccionar el archivo de imputaciones
contables.
5. ROLES / RESPONSABLES
Analista de Contabilidad
















Mantener Bases Históricas de Devengo.
Generar, Validar y Cuadrar información de ingresos extraídas desde archivos GURFEED de Banner.
Generar emisión de Libro Mayor de la cuenta de ingresos diferidos en sistema PSFT.
Efectuar y validar cuadratura de saldos de transacciones GURFEED versus Libro Mayor.
Preparar y subir archivos Gurfeed al modelo SQL.
Cargar y actualizar tablas de inputs en modelo SQL (Actividad, Ciclos).
Actualizar tablas mantenedoras en modelo SQL (Semanas Devengo Pregrado, Advance, y Factores
Postgrados).
Efectuar consolidación de tablas Histórica y GURFEED en herramienta SQL.
Ejecutar script SQL para cálculo de Devengo Mensual.
Revisar, validar y comprobar cálculo de Devengo Mensual.
Revisar y ajustar saldos Contables negativos a nivel de Rut/Nivel.
Revisar y ajustar devengo de facturas.
Revisar y ajustar Código de Condonaciones.
Generar Base Final de Ingresos Diferidos.
Emitir reporte de Devengo Mensual y solicitar V°B° a Director General de Contabilidad.
Enviar a Servicios Andinos, a través de carpeta compartida, archivo de devengo final, una vez
obtenido el V°B° del Director General de Contabilidad.
Director General de Contabilidad UNAB



Recibir reporte y archivo de cálculo de Devengo Mensual.
Revisar y aprobar cálculo de Devengo Mensual.
Notificar mediante solicitud de ticket de servicio a la Mesa de Servicios de SSC, la contabilización
del devengo mensual.
Contabilidad SSC




Recibir notificación de ticket para registro de Ingresos Diferidos desde Mesa de Servicios de SSC.
Efectuar imputación en sistema contable vía ingreso manual de transacción.
Notificar y enviar voucher de registro a Dirección de Contabilidad de UNAB.
Realizar cierre de ticket de servicio.
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6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
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Descripción
Manual
de
Procedimientos
“Proceso de Devengamiento de
Ingresos”
describe las principales etapas e inputs considerados en el proceso
de cálculo del devengo mensual de ingresos percibidos por la
Universidad
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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 Diagrama de Procesos Reconocimiento de Ingresos Diferidos
PROCESO RECONOCIMIENTO DE INGRESOS DIFERIDOS
Fase
BASE HISTÓRICA
BASE FORZADOS
BANNER
CLASIFICACIÓN
DETALLE
ANALISTA DE PLANIFICACIÓN FINANCIERA
Archivo Final
Devengo
mes anterior
Generar Archivo
GURFEED
Preparar de Bases
Actualizar Bases
NO
Identificar
transacciones del
mes
+
+
Generar Libro
Mayor
Cuenta Ing.
Diferidos
Cuadrar Saldos
Corregir
descuadratura
¿Saldos
cuadrados?
NO
Revisar y corregir
proceso
SI
REPROCESAR
¿Proceso
correcto?
PEOPLE SOFT
Generar Archivo
Final
SI
Consolidación de
Bases
Cálculo Devengo
Emitir Reporte
Resumen
DIRECTOR DE CONTABILIDAD
SI
TYBCO
BASE HISTÓRICA
CÓDIGOS DE
DETALLE
FACTORES DE
DEVENGO
BENNER
INGRESOS
DIFERIDOS DEL
MES
BASE FORZADOS
CICLOS ADVANCE
NO
SQL
+
Generar Reporte
Final
Revisar Reporte
Resumen
NO
+
¿Reporte
Aprobado?
Revisar Archivo
CONTABILIDAD
SSC
¿Archivo
correcto?
SI
Solicitar
Contabilización a
Servicios Andinos
Rescatar Archivo e
Imputar
Transacciones
Contables
PEOPLE SOFT
Revisar ingresos y
coordinar
correciones
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7.2 Tabla Resumen Actividades Proceso Reconocimiento de Ingresos Diferidos
N°
Actividad
Responsable
Periodicidad
1
Preparación de Archivos de Input
Analista de Contabilidad
Mensual
2
Generación Base de Ingresos del Mes
Analista de Contabilidad
Mensual
3
Consolidación de Ingresos
Analista de Contabilidad
Mensual
4
Preparación Bases Cálculo Devengo
Analista de Contabilidad
Mensual
5
Cálculo Devengo Ingresos Diferidos
Analista de Contabilidad
Mensual
6
Revisar y ajustar Saldos Negativos,
condonaciones, facturas, etc.
Analista de Contabilidad
Mensual
7
Revisión Resultados Proceso de Cálculo
Analista de Contabilidad
Mensual
8
Aprobación Proceso de Devengo
Director General de Contabilidad UNAB
Mensual
9
Contabilización Devengo
Contabilidad SSC
Mensual
7.3 Descripción Actividades Proceso Reconocimiento de Ingresos Diferidos
7.3.1
Preparación de Archivos de Inputs
Para iniciar el proceso de cálculo y reconocimiento de ingresos diferidos del mes, Analista de Contabilidad
debe realizar la preparación de las bases que serán utilizadas en la ejecución del modelo en SQL.
Todos los cálculos y consolidación de datos que se realizan durante el proceso, están referidos a nivel
individual, vale decir, calculados y agrupados para cada uno de los RUT de las distintas bases a utilizar.
Para el proceso de preparación de bases, Analista de Contabilidad debe realizar las siguientes actividades:



Actualización de Bases Históricas
o Pregrado
o Postgrado
o Advance
Actualización Base Excepción Alumnos Becados “Vocación de Maestro”, y eventualmente otros alumnos
excepcionados.
Actualización Base Clasificación Códigos de detalle.
Para actualizar planilla de Clasificación de Detalle, Analista de Contabilidad debe realizar las siguientes
actividades:





Abrir Planilla Clasificación Detalle  Excel
Abrir Archivo GURFEED del mes  Excel
Comparar códigos de detalle de ambas planillas
Identificar nuevos códigos  Existen en GURFEED y no en Clasificación Detalle.
Incorpora nuevos códigos en planilla Códigos Clasificación de Detalle:
o
o
o
o
o
o

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Detail Code
Glosa
Tipo
Cuenta Resultado
Cuenta A  Activo / Pasivo
Cuenta B  Activo / Pasivo
Una vez realizadas las actualizaciones en la base Códigos Clasificación de detalle, esta se sube al servidor
SQL.
7.3.2
Generación Base de Ingresos del Mes
Para confeccionar la base de ingresos del mes, Analista de Contabilidad debe realizar las siguientes
actividades:





Generar archivos en Banner denominados GURFEED  Este archivo contiene todas las transacciones de
ingreso diferidos de los Alumnos para un día determinado. Debe generar un archivo por cada día del
mes.
Consolidar GURFEED  cargar a base SQL, el detalle de transacciones de todos los archivos GURFEED
generados.
Generar Mayor de la cuenta de ingresos diferidos desde PSFT.
Verificar saldo final de transacciones consolidadas, por día, en planilla excel con saldo cuenta de PSFT.
Identificar diferencias y realizar proceso de corrección, ya sea en planilla o, en proceso GURFEED con
problemas (Si es GURFEED, se debe realizar a través de Contabilidad).
Una vez terminada la cuadratura de saldos de la planilla de ingresos del mes, Analista de Contabilidad debe
incorporar los datos de las siguientes bases:

Códigos de Actividad  Se obtiene desde Servidor Qlikview (Generada por un modelo QV).
o Activo
o Inactivo
o Nombre del Alumno
o Código de Carrera del Alumno
o Nombre de Carrera
o Sede
o Nivel
Para determinar la condición de Activo o Inactivo, se consideran los siguientes elementos:
o
o
o

Último estado académico del Alumno.
Última fecha de matrícula del Alumno.
Última fecha de toma de ramos del Alumno.
Tabla Banner (Base TIBCO)  Se obtiene desde Mantenedor Base TIBCO.
o Centro de Costo
o Disciplina Académica (Chartfield)
o Nivel (Degree)

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Finalmente, graba archivo y se deja disponible en Servidor Finanzas, modelo Sql.
7.3.3
Consolidación de Ingresos
Analista de Contabilidad, a través de una aplicación de SQL, procede a efectuar el proceso de consolidación
de ingresos en las bases históricas.
Dicho proceso consiste en adicionar a la base histórica, los saldos provenientes de la base consolidada de los
archivos GURFEED. Para los cual, realiza las siguientes actividades:


Ingresa a base SQL y extrae de la carpeta compartida las siguientes bases:
o Base Histórica Pregrado y Postgrado
o Consolidación de Archivos GURFEED del mes.
Ejecuta Script SQL que permite realizar la consolidación de datos de las bases históricas y planilla de
ingresos del mes identificando el origen de la transacción:
o Nivel  Pregrado, Advance, Postgrado
o A1  Anulación de ingresos
o A2  Anulación de descuentos
o I  Ingresos
o D  Descuentos
Finalmente, las transacciones del archivo consolidado contendrá toda la información de las transacciones de
ingresos por Alumno hasta la fecha de proceso.
7.3.4
Preparación Bases para Cálculo Devengo
Para efectuar la preparación de los datos que serán utilizados en el proceso de cálculo de devengo de
ingresos diferidos, el Analista de Contabilidad debe realizar las siguientes actividades:





Obtener desde Mesa de servicios (diariamente), la base denominada Ciclos Advance.
Obtener desde Modelo Qlikview, la actualización de todos los alumnos de la Universidad,
construyendo la base de Actividad del mes.
Mantener base denominada Excepción Alumnos Vocación de Maestro, de acuerdo a la información
enviada por Iván Carcamo.
Mantener base denominada Códigos Clasificación de Detalle.
Mantener base denominada Factores Devengo Postgrado, de acuerdo a la información enviada por
el depto. de Postgrados, donde envían las fechas de inicio y término de cada Rut-Programa.
Una vez obtenida y actualizada toda la información (bases) necesarias para el proceso de cálculo de
devengo, se está en condiciones de proceder a la ejecución del Script de Cálculo.
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Cálculo de Devengo Ingresos Diferidos
Teniendo presente que todas las bases y tablas necesarias para la realización del proceso de cálculo de
devengo se encuentran cuadradas y actualizadas, Analista de Contabilidad, procede a la ejecución del Script
SQL.
Criterios para cálculo de devengo de ingresos diferidos:
Los principales criterios para realizar el cálculo de devengo de ingresos diferidos, están determinados por los
siguientes conceptos:
a.
Criterio de Cálculo  (Ingreso Inicial – Anulaciones / Total de semanas anual) * Semanas del mes.
b.
Actividad  Indicador de actividad académica de los Alumnos (Activo, Inactivo), en donde:

c.
Alumno Activo  Es aquel que cumple con los requisitos de poseer los siguientes atributos:
o Último estado académico activo (Código Banner = AS)
o Última fecha de matrícula dentro del rango establecido (últimos dos años o cuatro
semestres).
o Fecha última toma de ramos dentro del rango establecido.
Ciclos es estudio  Los ciclos de estudio estarán determinado según el tipo de estudio del Alumno:
 Pregrado
 Postgrado
 Advance
Tipos de devengo a aplicar:
Devengo lineal  Aplica para los Alumnos Activos y se calcula según el criterio de cálculo establecido en el
punto a) anterior.
Devengo Cash  Aplica para Alumnos Inactivos pero que han presentado pagos y/o abonos a su obligación
durante el mes. Este algoritmo está determinado de la siguiente manera:
𝑀𝑎𝑥{0; |𝑀𝑖𝑛(𝑆𝑐 − 𝑆𝑡; 𝑆𝑐 − 𝐷𝑑)}
Donde:
Sc  Saldo Contable  Monto de ingreso que queda por devengar
St  Saldo Teórico  Monto de ingreso que debiera quedar
Dd  Deuda del Alumno
Devengo Teórico  Algoritmo que permite normalizar los devengos de ingresos de Alumnos Inactivos y está
determinado de la siguiente forma:
(Saldo Inicial / Total Semanas Anual) * Cantidad de semanas a fecha de corte o proceso.
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Revisar y ajustar Saldos Negativos, condonaciones, facturas, etc.
Una vez terminado el proceso del cálculo de devengo mensual, se procede a revisar todos los saldos
negativos a nivel de Rut-Nivel, y en los casos que corresponde se procede a ajustar la transacción que
provoca el saldo negativo.
En cuando a las Facturas, cuando corresponde de acuerdo al feedback que se tiene con Servicios Andinos, se
procede a reconocer siempre y cuando la factura se encuentre cancelada.
En lo que concierne a las condonaciones, estas se encuentran parametrizadas por el modelo para que sean
reconocidas en el mes que ingresan, por lo cual una forma de comprobar es revisar que todas las
transacciones de condonaciones queden saldadas en el respectivo mes.
Además como una forma de contención, cualquier ajuste que ocurra o que sea solicitado por la gerencia, se
debe realizar en esta sección.
7.3.7
Revisión de Resultados Proceso de Cálculo
Una vez terminada la ejecución del proceso de cálculo de devengo del mes y realizados los ajustes
manuales, el Analista de Contabilidad procede a la revisión de los resultados.
Para ello, se consideran elementos, tales como:


Monto calculado mes actual, versus, monto calculado mes anterior.
Seleccionará una muestra equivalente al 5 % de la base de alumnos y procederá a efectuar un recálculo manual para dicha muestra.
Finalmente, envía correo al Director General de Contabilidad de UNAB, el informe resumen del proceso de
cálculo del devengo y la notificación que el archivo de transacciones se encuentra disponible en la carpeta
compartida.
7.3.8
Aprobación Proceso de Devengo
El Director General de Contabilidad recibe informe resumen del proceso de cálculo del devengo del mes y
verifica consistencia de los montos.
El Director General de Contabilidad revisa el archivo de Ingreso Diferido y, de encontrar inconsistencias,
solicita al Analista de Contabilidad su re-ejecución, en caso contrario, envía correo al Analista de
Contabilidad en señal de aprobación del proceso realizado, y procede a notificar mediante ingreso de ticket
de servicio en la Mesa de Servicios de SSC, que archivo de Ingreso Diferido se encuentra disponible para
registro contable en PSFT.
Recibida la aprobación del Director General de Contabilidad de UNAB al proceso de devengo ejecutado,
Analista de Contabilidad procede a la generación del archivo de transacciones por Alumno, el cual, será
depositado en la carpeta compartida a objeto de que sea utilizado por Servicios Andinos - Contabilidad en su
proceso de imputación contable del devengo de ingresos diferidos del mes.
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Una vez realizado el ingreso del comprobante contable manual solicitado por UNAB, Servicios Andinos Contabilidad realizará el cierre del ticket de servicio, con lo cual, se generará una notificación vía mail del
ingreso exitoso al Director General de Contabilidad de UNAB.
8. REGISTROS
Documento / Registro
Bases Utilizadas
Descripción
Todas las bases utilizadas y descritas en el Glosario de este
documento, deben quedar resguardada en las carpetas
compartidas utilizadas durante el proceso.
Bases SQL
Todas las bases utilizadas y descritas en el Glosario de este
documento, deben quedar resguardada en las carpetas
compartidas utilizadas durante el proceso.
Informe Resumen Devengo
Informe resumen del proceso de cálculo debidamente aprobado
por Director de Contabilidad.
Solicitud de Ingreso (Ticket)
Formulario con detalles de una transacción confeccionado por
Usuario Emisor para solicitar su ingreso manual al módulo de GL
de PSFT.
Archivo / Voucher
Copia del archivo y/o voucher generado por Unidad Solicitante.
9. PROTOCOLIZACIÓN