GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA TEMA 7 Las existencias

GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA
TEMA 7
Las existencias
1. Las existencias
Repasar tema1, punto 2.
Las existencias o stock son los productos necesarios
para que una empresa desarrolle su actividad
principal (materias primas, productos terminados,
mercaderías etc.). Todas las existencias son
almacenables (en un almacén).
Las empresas compran estas existencias (materias primas
y mercaderías) o las fabrican (productos terminados),
para ser posteriormente vendidas (mercaderías y
productos terminados). Así, Carrefour compra
mercaderías (todo tipo de alimentos elaborados,
productos de higiene etc.) para luego ser vendidos.
Si las empresas no mantienen un almacén suficiente de
existencias, no podrán satisfacer la demanda de sus
clientes al no poder disponer de los artículos solicitados.
2. Clasificación de existencias
Se va a representar esquemáticamente el proceso
productivo de una empresa que se dedica a la fabricación
y venta de muebles. Los centros de actividad son: el de
serrado y planchado, el de encolado y el de barnizado.
Según el Plan General Contable las existencias pueden
clasificarse en:
1. Mercaderías: Bienes adquiridos por la empresa y
destinados a la venta sin transformación. Así, si la
empresa indicada compra cómodas inglesas a un
anticuario y las vende en la forma originaria en que las
adquirió, sin transformación alguna, éstas se
catalogarían como mercaderías.
2. Materias primas: Bienes que, mediante elaboración o
transformación, se destinan a formar parte de los
productos fabricados. Ejemplo: La madera, clavos.
3. Otros aprovisionamientos:
a. Combustibles: Materiales energéticos susceptibles
de almacenamiento (gasolina para que funcione la
máquina de serrar etc.), La luz eléctrica, el gas
natural NO son almacenables, por lo que NO son
combustibles, sino un suministro de energía.
b. Repuestos: Piezas de instalaciones o máquinas
para sustituir otras semejantes (una bombilla de
una máquina).
c. Embalajes: Cubiertas o envolturas, destinadas a
resguardar las existencias que se venden y han de
transportarse para que no se dañen.
d. Envases: Recipientes o vasijas, normalmente
destinadas a la venta juntamente con el producto
que contienen (vaso del yogur).
4. Productos en curso: Existencias que se encuentran en
fase de formación o fabricación en un centro de
actividad (fábrica) al cierre del ejercicio (generalmente
el 31 de diciembre). Ejemplo: madera que se está
serrando.
5. Productos semiterminados: Fabricados por la
empresa y no destinados a la venta hasta que no se les
haya realizado otra transformación posterior. Por
ejemplo, esqueletos de madera sin barnizar. En
principio no se venden sin pintar, pero podrían
venderse teóricamente así.
6. Subproductos: productos de carácter accesorio a la
fabricación principal. Ejemplo: con los restos de madera
sobrantes, la empresa puede construir muebles para
casas de muñecas. Es un producto que vende, pero
accesorio a la fabricación principal de la empresa.
7. Residuos: Son existencias que se obtienen,
inevitablemente, al fabricar los productos o
subproductos, que tienen valor intrínseco (propio) y
pueden ser utilizados o vendidos. Ejemplo: el serrín,
que posteriormente se puede vender a una empresa de
limpieza industrial.
8. Materiales recuperados: Son las existencias que, por
tener valor intrínseco, entran nuevamente en almacén
después de haber sido utilizadas en el proceso
productivo. Ejemplo: las virutas de madera que, más
tarde, se prensan en la misma empresa para fabricar
conglomerado de madera, que será empleado en la
producción de nuevos muebles.
3. Nivel de existencias
La empresa debe prever cuándo se agotarán las
existencias para así comprar nuevas existencias y
reponerlas en el momento oportuno.
Cuando las existencias o stock en almacén no pueden
cubrir las ventas (por ejemplo tengo 5 muebles en
almacén y me quieren comprar 20) se produce la
“ruptura de stock”, pues no tengo suficientes
existencias para atender a las ventas que me demandan.
Es importante que la empresa tenga un volumen
mínimo de existencias en almacén, llamado “stock de
seguridad” para hacer frente a estos posibles
imprevistos de la demanda.
¿Cómo podemos representar gráficamente la existencia
de la ruptura de stock? Supongamos que una empresa
vende una media de 20 productos al día, y tiene en el
almacén un stock de 100 productos.
Días
1
2
3
4
5
Existencias
en stock
100
80
60
40
20
Demanda de
Existencias
20
20
20
20
20
6
7
0
-20
20
20
Hacer pedido
Rotura stock
Nivel de
existencias
Existencias en stock
120
100
80
60
40
20
0
-20
-40
100
80
60
40
Existencias
en stock
20
0
1
2
3
4
Días
5
6
7 -20
Si antes del día 6, no se reponen las existencias, llegado
ese día, se produce la ruptura de stock. Es especialmente
importante en la gestión de almacenes analizar los plazos
de entrega de los proveedores, ya que si por ejemplo un
proveedor tarda 2 días en suministrarnos las
mercancías, tendremos que pedirlas con suficiente
antelación antes de que se nos rompa el stock. En este
caso, tendríamos que hacer el pedido, el día 4, pues ese
día nos quedan 40 unidades, y tardamos 2 días en
quedarnos sin ninguna (por término medio) y ese es el
tiempo que tardamos en recibir el nuevo pedido.
Pero para hacer frente a imprevistos (que un día haya por
ejemplo un pedido mayor) necesitamos además un stock
de seguridad. Lo podemos establecer por ejemplo en 20
unidades que reservamos para esos ‘imprevistos’. Por
tanto, hacemos el pedido de mercancías, cuando nos
quedan 60 unidades (40 + 20 unidades). Veamos otro
ejemplo con otros datos de ventas o demandas de
existencias.
Existencias en stock
Nivel de existencias
120
100
Pedido
Nuevo
100
80
60
100
100
80
60
60
40
40
20
20
Stock
seguridad
20
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Dias
Hago el pedido cuando me quedan 60 unidades, pues:
 Tardan 2 días en traerme el nuevo pedido. Y en esos
días vendo por término medio 40 unidades.
 Tengo un stock de seguridad de 20 unidades.
 Por tanto, tengo que calcular CUANDO hacer el
pedido, para recibirlo el día en que me queden 20
unidades que es el stock de seguridad. Para ello:
o calculo las unidades que estimo que venderé en
los días que tardan en suministrarme el pedido
(2 días X 20 unidades = 40 unidades)
o Les sumo el stock de seguridad (20 unidades)
o TOTAL: 40 + 20 = 60 unidades. Haré el pedido
siempre que me queden 60 unidades en el
almacén. 60 es el punto de pedido, pues
llegada esa cantidad, haré un nuevo pedido.
4. El almacén
No todas las existencias que se compran están expuestas
a la vista del cliente (en una tienda por ejemplo) sino que
están en el almacén, que es el lugar donde se guardan
las existencias que tiene una empresa para su posterior
uso o venta.
Funciones del personal de almacén:
1. Control de las existencias recibidas: verificar que se
ha recibido la cantidad de mercancías pedidas con
la calidad adecuada. Si se detecta que algún producto
no cumple las condiciones acordadas en el pedido, se
encargará de devolverlo al proveedor.
2. Ordenar las existencias: La organización dentro del
almacén va a permitir conocer en qué lugar está
situado cada artículo, para poder acceder a él de forma
inmediata cuando se necesite.
3. Conservas las existencias en perfecto estado,
utilizando los métodos de protección adecuados.
4. Registrar todas las entradas (compras) y salidas
(ventas) de existencias.
5. Atender sin retrasos los pedidos de los clientes,
ofreciéndoles el producto cuando lo solicitan. Esto sólo
es posible cuando se dispone de un número suficiente
de existencias de cada producto.
6. Hacer el inventario de existencias. Inventariar es
hacer un recuento de los productos que quedan en el
almacén, es decir, contarlos y anotar cuantos hay.
La relación entre el almacén, el departamento de compras
y el departamento de ventas es directa. ¿a través de qué
documentos entran en comunicación? A través de los
pedidos, albaranes, facturas y notas de abono.
Documentos hechos por
otra empresa
Documentos hechos por la
empresa
Albaran de
entrada
Existencias
PEDIDO
Dpto. de la empresa
Entradas
Empresa
Vendedora:
Proveedor
Dpto.
Compra
s
PEDIDO
FACTURA
De compra
Almacén
Salidas
Dpto.
Venta
s
FACTURA
De venta
Existencias
Albaran de
salida
Empresa
Compradora:
Cliente
5. Valoración de existencias
ENTRADAS EN ALMACÉN
Las existencias que entran en almacén, se valoran por el
precio de adquisición o por su coste de producción.
PRECIO ADQUISICION = PRECIO BIENES + GASTOS
Respecto al IVA soportado en las compras, será un gasto
más si NO es deducible, pues no lo podemos recuperar de
Hacienda.
Cuota de Iva deducible
No es un gasto
Cuota de Iva no deducible
Si es un gasto mas
ENTRADAS DE ALMACÉN
Cuando en un almacén han entrado artículos a distintos
precios (esto es lo habitual), tenemos que tener algún
criterio para valorar esas existencias, ya que tenemos que
saber en qué precio está valorado el almacén y además, a
qué precio saco las existencias cuando las vendo. Vamos
a estudiar los 2 métodos de valoración que permite
nuestro plan Contable:
1. Precio Medio Ponderado: es el resultado del
cociente entre el importe total y el número de
unidades. En el numerador se refleja la suma de las
unidades por su precio y en el denominador el total
de unidades.
P.M.P. = Suma (precios · cantidades) / Suma de
cantidades
2. FIFO (FIRST IN; FIRST OUT): Las primeras
mercancías que entran, son las primeras que salen.
Ejemplo1: En un almacén entran las mercancías
siguientes:
Día 2-2-2010: 20 unidades a 0,36 €/unidad.
Día 9-2-2010: 50 unidades a 0,30 €/unidad.
Día 12-2-2010: 10 unidades a 0,18 €/unidad.
El 15-2-2010 se venden 30 unidades. Valorar la salida y el
almacén resultante.
Fecha
2-2-2010
9-2-2011
12-2-2012
SUMA
Cantidad
20
50
10
80
Precio/ud
0,36
0,3
0,18
Precio total
7,2
15
1,8
24
PMP = (7,2 + 15 + 1,8)/ (20+50+10) = 24/80= 0,3 €
 Valoración 30 uds vendidas: 30 x 0,3 = 9 €.
 Valoración almacén restante: 50 x 0,3 = 15 €
FIFO: Salen las 20 primeras (valoradas a 0,36) pues
fueron las que primero entraron en el almacén. Y salen 10
a 0,3 pues fueron las segundas que entraron.
 Valoración 30 uds vendidas: (20 x 0,36) + (10X
0,3) = 10,20 €.
 Valoración almacén restante: (40 x 0,3) + (10 x
0,18) = 13,8 €.
6. Fichas de control
Estas fichas tienen el objetivo de controlar las existencias
que entran, salen y se encuentran en el almacén
indicando sus valoraciones. Hay una ficha por cada
producto y no se pueden mezclar en una ficha de control
de almacén distintas clases de un mismo producto.
En cada ficha se indican las entradas y sus valoraciones,
las salidas, y la valoración del almacén restante. Se indica
qué método de valoración se utiliza.
Un ejemplo de ficha de almacén es:
Ejercicio1: ¿Cuál será el precio medio ponderado
resultante de los siguientes movimientos de almacén?
 10/02 Existencias Iniciales: 100 unidades a 0.48
euros.
 05/03 Compra al suministrador BOU, fra. nº 210: 50
unidades a 0.60 euros.
 09/04 Compra a BOU, fra. nº 220: 100 unidades 0.30
euros.
 10/05 Compra a BOU, fra. nº 222: 50 unidades a
0.30 euros.
Ejercicio2: Hacer las fichas de almacén, aplicando
primero el método FIFO de Existencias, y en otra ficha de
almacén el método de PMP. Con la información siguiente,
completa las frases del final.
1. Existencias Iniciales: 50 unidades a 0.30 euros.
2. 04-06-2009: Compra al proveedor SAL, fra. nº 211:
100 unidades a 0.36 euros.
3. 15-06-2009: Venta de 60 unidades al cliente 001
(fra. 310).
4. 28-06-2009: Compra a SAL, fra. nº 222: 100
unidades a 0.42 euros.
5. 30-06-2009: Venta de 90 unidades al cliente 008
(fra. 320).
 El precio de la primera venta es de:……...€ por el
método FIFO, y …..€ por PMP.
 El precio de la segunda venta es de:……...€ por el
método FIFO, y …..€ por PMP.
 El valor de las existencias finales es de: ……€ por el
método FIFO, y …..€ por PMP.