ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA DE BODEGAS

CONFERENCIA MAGISTRAL
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA DE
BODEGAS
CONFERENCISTA
LUIS HURTADO RIERA
Marzo 2011
QUÉ DEBEMOS ENTENDER POR
ADMINISTRACIÓN
• Koonzt & O`Donnell : “ La dirección de un organismo
social y su efectividad en alcanzar sus objetivos,
fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes“.
• George Ferry : “ Lograr un objetivo predeterminado
mediante el esfuerzo ajeno“.
• Henry Fayol : “ Prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar”.
• Agustín Reyes Ponce : “ Conjunto sistemático de
reglas, para lograr la máxima eficiencia en las formas
de estructurar y manejar un organismo social “.
• ADMINISTRACIÒN, es entonces la función de lograr
que las cosas se realicen por medio de otros o de
obtener resultados a través de otros.
LA ADMINISTRACIÓN COMO UN PROCESO
NIVELES ADMINISTRATIVOS
DIRECTIVO
ASESOR
OPERATIVO
AUXILIAR
DESCENTRALIZADO
BODEGA O ALMACÈN
La BODEGA o también llamada ALMACÈN, es el sitio donde se
guardan o almacenan los inventarios y bienes de la empresa,
para su posterior utilización.
La BODEGA, es el corazón de una empresa. La piedra angular
de todo negocio. El sitio donde se encuentra el capital de una
compañía.
La BODEGA, es una de las áreas más importantes de una
empresa y dependiendo su estructura interna, ésta ocupa
lugares tan trascendentales como un Departamento con
secciones.
ETIMOLOGÌA
La palabra Bodega o Almacén viene de la voz antigua
ALMAGACEN, que procede del árabe: al – makhzen =
TESORO
ADMINISTRACIÒN DE BODEGAS
Administración de Bodegas, es parte de la Administración
moderna, que se encarga de prever, planificar, organizar,
integrar, coordinar, dirigir, ejecutar y controlar todas las
actividades, que tienen que ver con la movilización de
inventarios, desde y hacia los centros de consumo,
cumpliendo fielmente con las políticas, procedimientos,
normas y reglas dispuestas por la empresa.
BODEGAS CENTRALIZADAS
= PRINCIPALES CARACTERÌSTICAS =
El tiempo de manejo de los materiales es menor
El nivel de existencias del inventario, puede determinarse más rápidamente.
Mejor inspección, con el fin de obtener un funcionamiento más eficiente.
Son necesarias menos personas para custodiar, despachar y controlar.
El personal de estas Bodegas, se familiariza con todos los artículos almacenados.
Hay menos retrasos en las entregas departamentales.
Más fácil comprobación periódica del inventario.
Se reducen los costos administrativos del almacenamiento.
Todos los registros del Almacén están en el mismo sitio y funcionan bajo el
control directo del J/B
El personal se permanece ocupado : TIF, limpieza , Mantenimiento, etc. .
BODEGAS DESCENTRALIZADAS
PRINCIPALES CARACTERISTICAS
Permite el almacenamiento de elementos afines.
Rapidez en el despacho a clientes internos y externos.
Eliminación de retrasos de producción, debido a la falta de sub
Almacenes.
Permite almacenajes cercanos a los usuarios.
Mejor conservación de materiales especiales.
Las BD podrán suministrar materiales durante el 2do. y 3er.
Turno, por lo que el Almacén Central, permanecerá cerrado al
terminar el 1er. Turno.
Las BD reducen costos de manejo de stocks, ya que es abastecido
una sola vez, para un periodo corto de producción a la semana.
INFORME DE DISPOSICIÒN Y CONSERVACIÒN
DE LAS INSTALACIONES DE BODEGA
Área: Bodega de Materiales
No.
Aspecto a evaluar : Pasillos Fecha de elaboración : 29.03.11
PREGUNTA
1
¿Están marcados los
bordes?
2
¿Están limpios y
despejados?
3
¿Están identificados?
4
¿Tienen fácil acceso?
SI
NO
MEDIDA CORRECTIVA
FECHA
x
Marcarlos
20.07
x
Identificarlos
20.07
x
x
Observaciones : Estas labores se realizarán a partir de las 17h00.
Inspeccionado por :
Fecha de revisión :
INFORME DE DISPOSICION DE LAS
INSTALACIONES FISICAS DE BODEGAS
Área: B / Materiales
No.
Evaluar a :
PREGUNTA
Fecha : 29.03.11
SI
NO
MEDIDA CORRECTIVA
1
2
3
4
Observaciones :
Inspeccionado por :
Fecha :
TALLER
FECHA
SEGURIDAD EN LAS BODEGAS
Los robos, mermas, pérdidas, etc. en las Bodegas, se pueden evitar en un
gran porcentaje, adoptando para ello ciertas medidas. No obstante, resulta
casi imposible evitarlos en su totalidad
Los inventarios no desaparecen sin explicación, tampoco se pierden sin razón
alguna. Algunas de esas razones pueden ser indeseables. Por ejemplo :
Robos, incendios, evaporación, etc..
No obstante, todas son razones y el personal de las Bodegas siguen siendo
responsables de ellas. Puede considerarse legítima cierta cantidad de
pérdidas debido a esos motivos, pero no hace desaparecer la responsabilidad
de éste personal por esas pérdidas, ni constituye una excusa de las mismas.
ALGUNOS PASOS PARA EVITAR MERMAS,
FALTANTES, ROBOS, ETC.. …
Las puertas y ventanas de las Bodegas, deben cerrarse con llaves que
sólo permanecerán en manos del J/Bodegas.
Los artículos clase “A”, deben almacenarse en pequeñas secciones
bajo llave, de la Bodega Principal, en lo posible.
El acceso a las Bodegas debe ser restringido.
Una o dos personas de Bodega, deben acompañar a los visitantes
durante su recorrido dentro de ellas, por cualquier motivo.
Todo articulo saldrá de Bodega con su respectivo Egreso.
Realizar constantes
recomendable.
micro
Tomas
de
Inventario
Físico
es
Verificar siempre antes de entregar a los clientes lo preparado.
Cambio periódico de picaportes, cerraduras y candados.
Verificar los medios de transporte propios o no, antes, durante y
después de los despachos, garantiza la seguridad.
EJERCICIO – TALLER 2
INSTRUCCIONES :
Trace una línea para unir los sinónimos que constan en las
columnas de abajo :
BODEGA
Resultado entre ingreso y egreso
INVENTARIO
Despacho
SOBRANTE
Kardex Computarizado : 4 Físico : 2
INGRESO
Área de almacenamiento
DEVOLUCIÓN
Existencia
FALTANTE
Material que resta luego de haberlo pedido a Bodega
EGRESO
Mercaderías que entran a Bodega u otro lugar
DIFERENCIA
Entregar algo que se recibió
EJERCICIO TALLER DE AGILIDAD MENTAL
¿ Qué signo, + o - , hay que situar entre
los
números,
para
que
las
equivalencias
den
el
resultado
indicado y que al sumarlos, sean igual
al total de horas que tiene el día ? :
a)
b)
c)
d)
2
4
3
8
9
4
6
4
3
5
5
3
5
7
2
5
7
2
4
2
1
8
4
1
=
=
=
=
9
8
0
7
STOCK MINIMO
CÀLCULO DEL STOCK MÌNIMO
EL STOCK MÌNIMO TIENE UNA ÌNTIMA RELACIÒN, CON EL CONSUMO
DIARIO DE UN MATERIAL EN UN TIEMPO DETERMINADO ( # DE DIAS ), Y
EL TIEMPO DE REPOSICIÒN QUE ESTIMAMOS PARA LA LLEGADA DEL
PRODUCTO.
Sm = Cd . Tr
LOS TIEMPOS DE REPOSICIÒN DEBEN SER ESTABLECIDOS POR CADA EMPRESA U ORGANIZACIÒN.
TIEMPO DE REPOSICIÒN ESTIMADO
DESDE EL MOMENTO QUE SE TRAMITA LA O/C o C/C
INTERIOR DEL PAIS
CIUDAD
TIEMPO
Guayaquil
3 Días
Quito
4 Días
Capitales de Provincia
7 Días
Se considera transporte terrestre
EXTERIOR
Colombia
15 Días
Otros países de Latinoamérica
20 Días
Costa Este USA (NY, Norfolk, Miami)
30 Días
Costa Oeste USA (LA, San Francisco)
25 Días
Europa Central
45 Días
Europa Oriental
60 Días
Asia
60 Días
África
90 Días
Se considera transporte marítimo
TALLER
• ENCUENTRE EL STOCK MÍNIMO Y DE SEGURIDAD
a) Un producto que se compra en Guayaquil, con un consumo de
900 kg por mes.
b) Un Producto comprado en la Provincia del Pichincha cuyo
consumo es de 400m c/24Hrs.
c) Un producto importado de Colombia, con un Cd de 10 litros.
d) Importamos un material desde Taiwán : Consuno trimestral 1,500
galones.
e) Importamos un producto desde Los Ángeles (USA). Consumo
semestral 360 sacos de 100 libras de urea.
f) Compramos un material en Quito cuyo consumo es de 800
pulgadas al año.
• FIN