Stock - Vialidad Provincial Mendoza Argentina

Sistema Interno de Control y
Seguimiento de Stock
Para
Vialidad Provincial
2012
Versión 1.1
19/12/2012
Sava Systems.
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Descripcion Visual del Sistema. ............................................................................................................... 4
A)
Pantalla de Inicio ..................................................................................................................... 4
B)
Distribución de Funcionalidades e Información. ..................................................................... 4
Opciones de Menu .............................................................................................................................. 5
1)
Menú Tipificadores.................................................................................................................. 5
Descripción .................................................................................................................................. 5
Ejemplo........................................................................................................................................ 6
2)
A)
Crear nuevo Tipificador. .................................................................................................. 6
B)
Modificar Tipificador. ..................................................................................................... 7
C)
Eliminación de un tipificador........................................................................................... 8
Menú Productos ...................................................................................................................... 9
Descripción .................................................................................................................................. 9
Ejemplo...................................................................................................................................... 10
3)
A)
Crear Producto .............................................................................................................. 10
B)
Modificar Producto. ...................................................................................................... 12
C)
Eliminar Producto .......................................................................................................... 13
Menú Entrada de Materiales. ............................................................................................... 14
Descripción ................................................................................................................................ 14
Ejemplo...................................................................................................................................... 14
Crear Ingreso mediante Orden de Provisión ......................................................................... 14
Crear Ingreso mediante P18 .................................................................................................. 20
4)
Menú Listado de Comprobantes. .......................................................................................... 24
Descripción ................................................................................................................................ 24
Ejemplo...................................................................................................................................... 25
A)
Visualización de comprobantes cargados. .................................................................... 25
B)
Inventario ...................................................................................................................... 26
Ing. Raúl Varela.
Pág. 2
Sistema Interno de Control de Stock
5)
2012
Menú Asignación de Comprobantes. .................................................................................... 28
Descripción ................................................................................................................................ 28
Ejemplo...................................................................................................................................... 29
6)
A)
Creación de Cargo Simple ............................................................................................. 29
B)
Creación de Cargo Transporte....................................................................................... 30
C)
Creación de Cargo Patrimonial ...................................................................................... 31
D)
Creación de Cargo Decomiso ........................................................................................ 32
Menú Asignación de Comprobantes. .................................................................................... 34
Descripción ................................................................................................................................ 34
Ejemplo...................................................................................................................................... 35
A)
Reasignación Completa de un Cargo............................................................................. 35
B)
Anulación Completa de un Cargo. ................................................................................. 37
C)
Inicio de procesos de aprobación Patrimonial. ............................................................. 38
D)
Impresión de Comprobantes de Transporte y Asignación Patrimonial. ....................... 39
Impresión Comprobante Cargo Simple o Transporte ....................................................... 39
Impresión Comprobante Cargo Patrimonial ..................................................................... 40
E)
7)
Reasignación Parcial. ..................................................................................................... 42
Menú Aprobación.................................................................................................................. 44
Ejemplo...................................................................................................................................... 44
8)
Menú Decomiso. ................................................................................................................... 51
Ejemplo...................................................................................................................................... 51
9)
Menú Monitoreo de Procesos............................................................................................... 52
Ejemplo...................................................................................................................................... 52
Ing. Raúl Varela.
Pág. 3
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Descripcion Visual del Sistema.
A) Pantalla de Inicio
B) Distribución de Funcionalidades e Información.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 4
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Opciones de Menu
1) Menú Tipificadores.
Descripción
* Definir Usuarios que tendrán Acceso a los botones señalados con el Cuadro de Diálogo Rojo.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 5
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Ejemplo
A) Crear nuevo Tipificador.
1º paso ingresar los valores deseados en los campos numerados.
2º presionar guardar, en caso de no cumplir con alguna/s condición se visualizaran los errores
como a continuación.
3º si los valores cumplen todas las condiciones (validaciones) entonces los mismos serán
almacenados en la base de Datos, y se refrescaran los valores en la tabla de
Ing. Raúl Varela.
Pág. 6
Sistema Interno de Control de Stock
2012
B) Modificar Tipificador.
1º seleccionamos el ítem a modificar.
2º los valores serán actualizados en los campos de la sección “Carga/Modificación”
3º presionamos Guardar o cancelar, según corresponda.
4º será refrescada la tabla de Tipificadores.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 7
Sistema Interno de Control de Stock
2012
C) Eliminación de un tipificador
1º hacemos click sobre el elemento que deseamos eliminar.
2º Confirmamos la operación (presionando sobre “Aceptar”)
3º el elemento será eliminados siempre y cuando este no se siendo ocupado por alguna
otra entidad en el sistema como por ejemplo en la tabla Productos. En cuyo caso la
eliminación fallará y se deberá comenzar nuevamente con otro elemento hasta se que se
modificado el producto/s que lo utiliza.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 8
Sistema Interno de Control de Stock
2012
2) Menú Productos
Descripción
Ing. Raúl Varela.
Pág. 9
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Ejemplo
A) Crear Producto
Si el Producto no existes, entonces procedemos a ingresar los datos del producto que Necesitamos
Ingresar.
Luego de presionar Guardar la lista de productos será actualizada, como se muestra a continuación.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 10
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Para Continuar debemos presionar sobre el link Modificar para poder vincular
Luego observaremos la actualización algunas secciones de la pantalla como figura a continuación.
Como consecuencia de la presionar el link Vincular se actualizara una nueva sección “Catalogo de
materiales asociado al producto”
Ing. Raúl Varela.
Pág. 11
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Finalmente presionamos sobre el botón guardar para Terminar la Creación y Vinculación con un
Catalogo pre existente.
B) Modificar Producto.
Buscamos el producto Deseado y luego lo seleccionamos.
Posteriormente editamos sus valore y/o vinculaciones con Catálogos.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 12
Sistema Interno de Control de Stock
2012
La vinculación/ Desvinculación funciona igual que en la sección de Creación.
C) Eliminar Producto
Para realizar correctamente una eliminación, debemos primero realizar la búsqueda del mismo, a
continuación presionar sobre link “Eliminar” luego de leer el mensaje de consulta, presionamos
aceptar si se está de acuerdo con lo advertido. Como resultado de la operación el producto será
eliminado de la Base de datos junto con sus vinculaciones hacia Catálogos de Materiales. (Los
catalogo no serán eliminados.), Siempre que este no se encuentre vinculado a ningún Comprobante.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 13
Sistema Interno de Control de Stock
2012
3) Menú Entrada de Materiales.
Descripción
Ejemplo
Crear Ingreso mediante Orden de Provisión
En la primera etapa de la carga se debe prestar especial atención a la carga de TODOS los datos,
solicitados, a continuación se detalla su utilización.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 14
Sistema Interno de Control de Stock
2012
A continuación se procederá a seleccionar la Orden de Provisión, carga de F.Notificación,
Emplazamiento
Ing. Raúl Varela.
Pág. 15
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Completada la selección de la Orden, se deberá vincular en los casos necesarios los elementos del
detalle con productos.
A continuación se explicará el proceso de creación y vinculación de catalogo con productos no
existentes en la Base de Datos.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 16
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Vinculamos producto.
Se debe buscar el producto previamente para evitar productos duplicados.
Si no existe se debe crear uno.
Creación de producto.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 17
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Vinculación al producto seleccionado
Regresamos a la carga inicial.
Seleccionamos el ítem del detalle para ingresarlo al detalle de futuro Detalle de Comprobante.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 18
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Una vez cargado la cantidad necesaria de ítem.
Luego de presionar “carga comprobante.” Se actualizara la región “Detalle comprobante” como se
muestra en la figura de abajo.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 19
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Crear Ingreso mediante P18
Antes de continuar con la carga, es posible revisar los productos y cantidades para dicho
comprobante como se muestra debajo.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 20
Sistema Interno de Control de Stock
2012
A continuación se realizará la vinculación de catálogo de Materiales y Producto.
Vinculación
Ing. Raúl Varela.
Pág. 21
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Retorno a “Ingreso de Materiales”
Ing. Raúl Varela.
Pág. 22
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Finalizada la vinculación completa o parcial según sea el caso.
Presionamos el botón “Carga Comprobante”, a continuación se refrescará la región “Detalle
Comprobante” como sigue.
Si los valores son correctos, presionamos “Guardar” si todos los valores son correctos. Se visualizará
una leyenda “Operación Exitosa”
Ing. Raúl Varela.
Pág. 23
Sistema Interno de Control de Stock
2012
4) Menú Listado de Comprobantes.
Descripción
Ing. Raúl Varela.
Pág. 24
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Ejemplo
A) Visualización de comprobantes cargados.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 25
Sistema Interno de Control de Stock
2012
B) Inventario
Realizada la carga se retornará a la página de partida.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 26
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Podemos observar detalles de los inventarios presionado sobre la lupa.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 27
Sistema Interno de Control de Stock
2012
5) Menú Asignación de Comprobantes.
Descripción
Ing. Raúl Varela.
Pág. 28
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Ejemplo
A) Creación de Cargo Simple
Selección del tipo de cargo
Selección del destinatario
Selección de el/los productos
Ing. Raúl Varela.
Pág. 29
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Carga de ítems.
Posteriormente presionamos “Guardar”.
B) Creación de Cargo Transporte
Ing. Raúl Varela.
Pág. 30
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Básicamente la diferencia con los demás cargo es la variedad de productos que se pueden
seleccionar. Por lo que haremos hincapié en la selección de productos.
Luego seleccionar los productos se puede refrescar manualmente el detalle mediante
Finalmente presionamos Guarda para concluir la operación.
C) Creación de Cargo Patrimonial
Como se mencionaba antes este tipo de cargo se realiza solo para productos Inventariables y su
aprobación definitiva necesita de la aprobación conjunta entre 2 representantes de áreas diferentes.
A continuación presentamos la carga de detalles.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 31
Sistema Interno de Control de Stock
2012
El detalle de Cargo se refrescará, como se muestra de bajo.
D) Creación de Cargo Decomiso
Ing. Raúl Varela.
Pág. 32
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Los Cargos de Tipo “Decomiso” tienen la particularidad que se forman, a partir del cambio de estado
de productos inventariables. Por lo que al buscar un producto durante esta práctica, se visualizarán
solo aquellos productos en mediante otros procesos fueron modificados de estado y al momento de
la redacción de este tutorial estaban en estado “para_decomizar.”
Por otra parte la este tipo de cargo también debe atravesar un proceso diferente al del cargo de
Patrimonial. Pero en esencia similar ya que los productos involucrados en él permanecerán en un
estado de transición hasta tanto este proceso de Decomiso se finalice satisfactoriamente.
Ejemplo de búsqueda.
Selección de productos y posterior actualización del “Detalle Cargo”
Posteriormente se deberá guardar la operación para que dicho cargo comience su propio de proceso
de aprobación.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 33
Sistema Interno de Control de Stock
2012
6) Menú Asignación de Comprobantes.
Descripción
Ing. Raúl Varela.
Pág. 34
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Ejemplo
A) Reasignación Completa de un Cargo.
El primer paso es la selección del cargo mediante el icono Lupa y posteriormente como se indica con
el numero “2” debemos presionar el icono con la doble flecha de direcciones opuestas.
Inmediatamente presionado el botón de reasignación
Ing. Raúl Varela.
Pág. 35
Sistema Interno de Control de Stock
2012
A continuación aparecerá una ventana emergente, que permitirá la selección nuevamente del tipo de
Cargo, el tipo de destino, el destinatario como se muestra a continuación.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 36
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Luego de presionar “Reasignar.”, se actualizará la sección de “Cargos”.
Si se presta atención se podrá observar que el cargo original ya no aparecerá mas, debido a que este
fue finalizado por no poseer ningún detalle, debido a la transferencia realizada.
Finalizada la reasignación podemos controlar el historio de asignaciones de un ítem. Siguiendo la
figura que sigue a continuación.
B) Anulación Completa de un Cargo.
Seleccionamos un cargo de cualquier tipo.
A continuación presionamos sobre el botón anular como se muestra en la siguiente imagen.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 37
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Inmediatamente el cargo desaparece del listado original. Quedando como se muestra.
Respecto a los productos involucrados en el cargo anulado. Estos recuperarán su disponibilidad para
ser asignados. Quedando así a total disposición del cualquier operador, para incorporarse en
cualquier cargo que lo requiera.
C) Inicio de procesos de aprobación Patrimonial.
AL momento actual del sistema, solo los proceso de cargo Patrimonial, se inician manualmente, para
permitir que los usuarios puedan cancelarlos en caso necesario.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 38
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Una vez iniciado el proceso el registro seleccionado cambiará su estado, para indicar que se
encuentra iniciado su proceso de aprobación.
D) Impresión de Comprobantes de Transporte y Asignación Patrimonial.
Vale la pena aclara, que los reportes o comprobantes solo podrán imprimirse, si el estado del cargo
es “ACTIVO”.
Impresión Comprobante Cargo Simple o Transporte
Ing. Raúl Varela.
Pág. 39
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Una vez clickeado el icono de señalado en la figura se descargará el reporte en formato “pdf” de
dicho cargo, como se muestra en la figura siguiente.
Impresión Comprobante Cargo Patrimonial
Seleccionamos un cargo de tipo Patrimonial
Si este está en estado “ACTIVO” podremos imprimir el comprobante de Movimiento Interno de
Patrimonio como se puede observar.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 40
Sistema Interno de Control de Stock
Ing. Raúl Varela.
2012
Pág. 41
Sistema Interno de Control de Stock
2012
E) Reasignación Parcial.
Esta función permite la Reasignación de elementos incluidos en un cargo existente, como figura a
continuación.
Ha luego de presionar el botón de “reasignación”
Ing. Raúl Varela.
Pág. 42
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Aceptado la advertencia, se desplegara una ventana emergente.
Grabada la reasignación mediante el botón “REASIGNAR”, se refrescara el listado de cargos y se
podrá visualizar el nuevo cargo creado .
Ing. Raúl Varela.
Pág. 43
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Y por supuesto los cambios realizados sobre el cargo original también se podrán observar.
7) Menú Aprobación.
Ejemplo
A) Toma de Proceso.
Como primer paso en cualquier proceso de este sistema se Debe SIEMPRE, tomar la tarea para
luego evaluarla y tomar una decisión.
Por lo que la imagen siguiente explicara cómo hacer esta sencilla tarea.
Como consecuencia el registro señalado desparecerá y comenzara a formar parte de las tareas
del usuario loguedo que realizo la tarea anterior.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 44
Sistema Interno de Control de Stock
2012
B) Aprobación o Desaprobación Proceso de Aprobación de Cargo Patrimonial.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 45
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Previa aprobación o no. Se buena práctica la consulta del cargo en cuestión mediante el
icono lupa, como se muestra.
En caso de aprobar el paso actual del proceso para el cargo seleccionado., el cargo
desaparecerá como se muestra.
Y volverá a aparecer en la bandeja de proceso pendiente de aprobación con otro número de
tarea.
Nuevamente el usuario deberá tomar la tarea para poder decidir sobre la misma.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 46
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Tomada la tarea por el usuario con rol habilitado para ello. Deberá consultar la bandeja de
procesos Tomados. En ella también podremos revisar el cargo y los pasos transitados hasta el
momento.
Verificado todos los elementos pertinentes
Se puede aprobar, esta elección refrescara la bandeja actual con la consiguiente modificación
sobre el cargo pasando este último al Estado Activo, lo que permitirá la impresión de
comprobante.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 47
Sistema Interno de Control de Stock
2012
C) Toma de Tarea de Procesos para Decomiso.
Al igual que para los procesos anteriores, primero debemos apoderarnos de una tarea para
luego poder decidir sobre su futuro, tal como indica la figura.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 48
Sistema Interno de Control de Stock
2012
D) Aprobación o Desaprobación Proceso de Aprobación de Decomiso
Una vez tomada la Tarea.
Como para otros procesos en este también podemos visualizar el detalle de cada etapa por la que ha
transitado el Cargo.
Aprobado la primera Etapa del proceso el cargo queda en una bandeja de entrada común para
ciertos usuarios con roles habilitados para esta tarea de aprobación.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 49
Sistema Interno de Control de Stock
2012
Tomada la tarea solo resta aprobar en forma definitiva o cancelar el cargo.
Controlamos los pasos anteriores.
Aprobado el proceso el Cargo de Decomiso quedará Activo y con ellos desaparece la lista tradicional
de búsqueda de cargos, debido a que el cargo ahora SOLO podrá visualizarse en una única pantalla
exclusiva para la finalización de Decomiso.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 50
Sistema Interno de Control de Stock
2012
8) Menú Decomiso.
Ejemplo
A) Decomiso de Materiales
Como se explicó en secciones anteriores. Esta pantalla será utilizada solo para dar de baja a
todos los productos que hayan sido incluidos en Cargos de Decomiso y además que este último
haya superado todo el proceso de Aprobación exitosamente.
Una vez presionado el botón “GUARDAR” los ítems inventariables serán dados de baja
lógicamente y a partir de ese momento serán totalmente invisibles para el resto del Sistema.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 51
Sistema Interno de Control de Stock
2012
9) Menú Monitoreo de Procesos.
Ejemplo
A) Monitoreo
Esta funcionalidad está orientada hacia usuarios externos, que necesitan conocer el estado actual de
los procesos que actúan sobre productos.
Podemos consultar el detalle de cada Cargo.
Ing. Raúl Varela.
Pág. 52