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RESUMEN EJECUTIVO DE LA ACTUACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL
Contraloría del Municipio Barinas
DIRECCIÓN DE CONTROL DEL SECTOR
Dirección de Control Sobre la Administración Central
ÁREA
Secretaria Ejecutiva del Poder Popular para la Administración
SUB-ÁREA
Departamento de Contabilidad y Retención
OBJETIVO GENERAL
Evaluar las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras llevadas a cabo por la
Alcaldía del Municipio Barinas, relacionadas con los gastos de la partida presupuestaria
Activos Reales, Adquisición de Bienes; durante el Ejercicio Fiscal 2012 y primer semestre
de 2013.
TIPO DE ACTUACIÓN
Auditoría de Cumplimiento.
CARACTERISTICAS GENERALES DEL OBJETO EVALUADO
El municipio Barinas fue creado según la Ley de División Político Territorial del Estado
Barinas en 1989, constituye la unidad política primaria de la organización nacional de la
República, goza de personalidad jurídica y ejerce competencias de manera autónoma,
conforme a lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Asimismo, el Municipio tiene autonomía, para elegir sus autoridades, gestionar las materias
de su competencia, dictar el ordenamiento jurídico municipal. Corresponde al Poder Público
Municipal, dentro de su autonomía, controlar, vigilar y fiscalizar los ingresos, gastos y
bienes municipales, así como las operaciones relativas a los mismos. Las Ordenanzas
Municipales determinaran el régimen organizativo y funcional de los Poderes Municipales.
El departamento de servicios generales tiene entre otras competencias las siguientes:
Preparar las órdenes de compra y/o de servicio, tramitar su aprobación verificando con
anterioridad la disponibilidad presupuestaria a través de la secretaria ejecutiva del poder
popular para la administración.
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ALCANCE Y OBJETIVO ESPECÍFICO
La actuación está dirigida a evaluar las operaciones administrativas presupuestarias y
financieras realizados por la administración Municipal en relación a la ejecución de los
recursos asignados para la adquisición de Bienes durante el ejercicio fiscal 2012 y primer
semestre 2013. Es importante indicar que el criterio utilizado para la selección de la muestra
fue un muestreo estratificado aleatorio simple, utilizando pruebas selectivas, considerando
que los ingresos se realizaron durante todo el año se realiza una evaluación exhaustiva de la
documentación objeto de estudio.
Durante la ejecución de la Actuación Fiscal se presentaron distintas circunstancias que
afectaron el desarrollo de las actividades y tareas a realizar en cada fase; razón por la cual
surge la necesidad de solicitar prorroga para la entrega de los resultados preliminares
OBSERVACIONES RELEVANTES
1. La Alcaldía Bolivariana y Socialista del Municipio Barinas, elaboró la programación de
compras correspondiente a los ejercicios fiscales 2.012 y 2.013; sin embargo, no se
evidenció la remisión y recepción de la misma ante el Servicio Nacional de Contrataciones
(Modulo de Programación electrónica de Compras del Estado ), así mismo, no se ajusta a lo
descrito en el Instructivo emanado del Sistema Nacional de Contrataciones publicas en
cuanto a, características, códigos y nomenclaturas que deben contener los Bienes a adquirir;
Tal situación se vincula con la falta de adecuados mecanismos de control interno, que
consideren la importancia que reviste la planificación como una herramienta institucional,
sujeta a evaluación, así como poca supervisión y aplicación de la norma que regula dicha
materia por parte de las autoridades competentes, circunstancia que no garantiza que su
ejecución se haya abordado en cumplimiento a los principios de economía, transparencia,
honestidad, eficiencia, igualdad y competencia; y que responda a las necesidades imperantes
en la organización y sus entes adscritos. .
2. Se observó que la Comisión de Contrataciones vigente para el ejercicio fiscal 2.013,
periodo objeto de evaluación, fue creada según Resolución N˚ 483/2012 de fecha 12 de
septiembre de 2.012 y publicada en Gaceta Municipal N˚ 332/2012, sin embargo, la
designación de sus miembros, se realizó al cargo y no a los funcionarios que lo desempeñan
sin indicar nombre y apellido, tanto para los miembros principales como los suplentes.
Lo antes descrito obedece a la no aplicación de la normativa que regula los procesos de
contratación, derivado al poco interés de la máxima autoridad en fomentar el control interno
en la organización, circunstancia que podría manifestarse en deficiencias en el proceso de
selección de contratista, toda vez que no se garantiza que los miembros que la integran
posean la suficiente competencia a los fines de emitir la recomendación más favorable en
cuanto a precios, condiciones, aspectos legales, técnicos y financieros de la empresa que
obtenga la respectiva adjudicación.
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RESUMEN EJECUTIVO DE LA ACTUACIÓN
4. Inadecuado y bajos niveles de seguridad en el sistema de archivo documental de Servicios
Generales (unidad de compras), específicamente en lo que respecta al archivo y registro de
proveedores de la Alcaldía Bolivariana y Socialista del Municipio Barinas, por cuanto no se
pudo obtener información correspondiente a los expedientes y la respectiva documentación
legal y técnica de las empresas que suministraron los bienes muebles adquiridos por la
Alcaldía del Municipio en el periodo objeto de evaluación.
Debe señalarse, que lo antes descrito denota falta de mecanismos de control por parte del
Departamento de Servicios Generales en relación a la información relativa al registro de
proveedores; por cuanto el espacio físico donde se resguardan y custodian los documentos
presenta contaminación, causando pérdida de los expedientes que allí reposan, según
información obtenida por parte de la funcionario jefe de la unidad, trayendo como
consecuencia que al no contar con un registro actualizado de proveedores, el Municipio no
garantiza que la selección de las empresas y las operaciones relativas a la adquisición de
bienes se realice con economía, eficiencia, calidad, transparencia, honestidad, igualdad y
competencia; así mismo no existe el respaldo a los fines de asegurar se cumpla los términos
y condiciones.
5. Se constató la emisión de seis (06) Ordenes de Pago por la cantidad de Un Millón
Doscientos Cincuenta Mil bolívares (Bs. 1.250.000,00), por concepto de adquisición de
Bienes (vehículos); observándose que en los expedientes justificativos de los pagos, no se
evidencia soportes que demuestren la recepción efectiva de los bienes, documentos de
compra-venta y de propiedad de los mismos, Tal situación pone de manifiesto, la falta de
revisión y análisis de las ordenes de pago y sus respectivos soportes, por parte de
administración como órgano encargado de programar y fiscalizar las funciones
administrativas, así como la ausencia de actividades de supervisión dirigidas a verificar la
recepción efectiva de los bienes adquiridos, lo antes señalado, podría ocasionar perjuicios al
patrimonio público, toda vez que no se tiene certeza de que la ordenación de pagos se realizo
para pagar compromisos válidamente contraídos y causados, vulnerando los principios de
legalidad y sinceridad de la gestión pública y los intereses del Municipio.
6. Se constató que la Administración activa, efectuó pago por la cantidad de Un Millón
Trescientos Veintisiete Mil bolívares,(Bs 1.327.000,00), mediante Ordenes de pago N°
36027 y 36028, de fecha 30 de Abril de 2.013, para la adquisición de Ambulancia solicitada
por el Cuerpo de Bomberos del Municipio Barinas, verificándose según soportes
justificativos del gasto, que aún cuando se elaboró el Acta de Entrega del vehículo objeto de
la transacción, el proveedor no tenia la propiedad del bien al momento de recibir el pago. Al
respecto, es pertinente señalar lo dispuesto en el único aparte del artículo 38 numeral 4, de la
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Ley Orgánica de Contraloría General de la República y Sistema Nacional de Control Fiscal.
Articulo 38: “El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos a que se refiere el
articulo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley,…. Asimismo deberá garantizar que antes de proceder a realizar
pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: Que se realicen para
cumplir compromisos ciertos y debidamente comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a
contratistas o avances ordenados a funcionarios conforme a la Ley” En
concordancia con lo establecido
en el articulo 1.483 del Código Civil Venezolano. Articulo 1.483: “la venta de la cosa ajena es
anulable y puede dar lugar al resarcimiento de daños y perjuicios, sí ignoraba el comprador que la cosa era
de otra persona”
Lo antes señalado refleja ausencia de actividades de supervisión dirigidas a verificar la
recepción efectiva de los bienes adquiridos, por parte de los encargados de Servicios
Generales; toda vez que no se pudo cotejar al momento de la actuación fiscal la existencia
física del bien adquirido, en el lugar al cual estaba destinado su uso. Circunstancia que
permite inferir que el Municipio invirtió recursos en un bien que no esta prestando el
servicio previsto, menoscabando los intereses de la comunidad en detrimento de la labor
social que debe ejercer el Municipio, lo que a su vez no garantiza la salvaguarda del
patrimonio público.
CONCLUSIONES
Sobre la base de las observaciones expuestas en el presente informe, relativas a la evaluación
de las operaciones administrativas presupuestarias y financieras realizadas por la
Administración Municipal en relación a la ejecución de los recursos asignados para la
adquisición de bienes durante el ejercicio fiscal 2012 y primer semestre 2013, se concluye
que los mismos presentan debilidades y deficiencias en la implementación de mecanismos
de control interno que consideren la importancia que reviste la planificación como una
herramienta institucional, sujeta a evaluación, así como la poca aplicación de la norma que
regula dicha materia por parte de las autoridades competentes, igualmente se evidenció que
el Departamento de Servicios Generales, no cuenta con un archivo, donde reposen los
expedientes de proveedores que contenga la documentación e información de las empresas
prestadoras de servicios lo que no garantiza que los procesos de adquisición de bienes se
realice bajo los principios de economía, transparencia, honestidad, eficiencia, igualdad y
competencia.
Ausencia de actividades de supervisión dirigidas a verificar la recepción efectiva de los
bienes muebles adquiridos y de los documentos que respaldan las transacciones y
operaciones financieras vulnerando la transparencia de la gestión administrativa.
Considerando que la evaluación comprendió una muestra estratificada aleatoria simple,
utilizando pruebas selectivas, los resultados y conclusión del presente informe no
menoscaban hallazgos y observaciones que pudieran originarse en posteriores actuaciones
fiscales.
RECOMENDACIONES
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RESUMEN EJECUTIVO DE LA ACTUACIÓN
En atención a las observaciones señaladas en el presente informe y con el firme propósito de
que sean atendidas y subsanadas en beneficio de una Gestión Administrativa que se oriente
hacia la aplicación de mecanismos que promuevan el control y las normas básicas sobre los
procesos de la Administración pública se recomienda lo siguiente:
1. Ejercer las acciones pertinentes de manera inmediata ante el Servicio Nacional de
Contrataciones, con la finalidad de obtener el Usuario y la Clave; que corresponde a la
Alcaldía como ente del Poder Público Municipal, con el objeto de accesar al sistema,
además de solicitar los procedimientos pertinentes para la realización extemporánea de la
remisión de la Programación de Compra y dar estricto cumplimiento a lo establecido en
la Ley de Contrataciones Publica
2. Se exhorta a las máximas autoridades del ente, fomentar el Control Interno, a tal efecto
deben adecuar la Resolución donde se crea la Comisión de Contrataciones, tomando en
cuenta las consideraciones descritas en la Ley de Contrataciones Pública referente a la
designación de los miembros que la integran, donde se especifique los funcionarios o
empleados calificados con competencias en todas las áreas.
3. Establecer mecanismos de control interno que permita mantener el resguardo y custodia
del archivo documental con el fin de salvaguardar la información correspondiente a los
expedientes de proveedores, garantizando que se faciliten su oportuna localización y
conservación en buen estado durante el tiempo estipulado por la Ley.
4. Deberán adecuar un sistema de control interno a los fines de garantizar que todas las
transacciones y operaciones financieras estén respaldadas con la suficiente
documentación justificativa, así como la verificación de la recepción efectiva de los
bienes adquiridos.
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