Las instalaciones y el mobiliario y su importancia para la protección

Las instalaciones y el mobiliario y su importancia para la protección de
los documentos contra el deterioro.
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Hemos mencionado el EDIFICIO y el DEPÓSITO como primeros y
principales niveles de protección (los últimos elementos en los que
nos fijamos cuando se trata de conservación).
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Un escalón por debajo à LAS INSTALACIONES DENTRO DEL DEPÓSITO
à Elementos donde está dispuesta la documentación.
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ESTANTERÍAS – FICHEROS – PLANEROS – ARMARIOS, además de MESAS
AUXILIARES – ESCALERAS – TABURETES O POYETES DE AYUDA.
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El mobiliario de los depósitos DETERMINA de forma importante la
CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN à En muchos casos estará
en CONTACTO DIRECTO con la misma.
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Hay que distinguir dos frentes:
o MOBILIARIO YA EXISTENTE EN LOS DEPÓSITOS.
o NUEVAS ADQUISICIONES DE MOBILIARIO.
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Escasez de recursos económicos – Dificultad para la sustitución de
muebles inadecuados à Posibilidad de adaptarlos en la medida de
lo posible à Menor impacto sobre la conservación de la
documentación.
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Tres cuestiones determinan su idoneidad:
o CONFIGURACIÓN FÍSICA.
o MATERIALES de FABRICACIÓN.
o ACABADO conseguido.
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Si se trata del mobiliario YA INSTALADO en el depósito:
o ESTADO DE CONSERVACIÓN.
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Si conocemos el ESTADO DE CONSERVACIÓN del mobiliario instalado,
sabremos las PRIORIDADES ante la posibilidad de sustitución.
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REVISIÓN DEL MOBILIARIO à DATOS NECESARIOS à Depende de las
características del mobiliario en cuestión à Todos aquéllos que
estimemos necesario conocer à VISIÓN REAL ACTUALIZADA de la
situación.
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POR EJEMPLO:
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ESTANTERÍAS:
o Exentas.
o Adosadas.
o Lateral abierto.
o Lateral ciego.
o Anclajes a muro.
o Anclajes a estantería.
o Estado de Conservación:
§ Arañada / Desconchada.
§ Oxidada.
§ Baldas / Perfiles de Estructura deformados.
§ Pérdida de ensamblajes / Elementos de unión.
§ REPARACIÓN.
§ SUSTITUCIÓN.
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PLANEROS:
o Número de cajones sencillos.
o Número de cajones de doble altura.
o Estado de Conservación:
§ Arañado / Desconchado.
§ Oxidado.
§ Cajones descolgados / Encajados.
§ REPARACIÓN.
§ SUSTITUCIÓN.
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FICHEROS:
o Número de cajones sencillos (fichas).
o Número de cajones de doble altura (carpetas colgantes).
o Estado de Conservación:
§ Arañado / Desconchado.
§ Oxidado.
§ Cajones descolgados / Encajados.
§ REPARACIÓN.
§ SUSTITUCIÓN.
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ARMARIOS:
o Tipo de instalación:
§ Baldas.
§
Sin distribución interior.
o Puertas correderas.
o Puertas abatibles.
o Estado de conservación:
§ Arañado / Desconchado.
§ Oxidado.
§ Puertas deterioradas.
§ REPARACIÓN.
§ SUSTITUCIÓN.
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Si se prevén nuevas adquisiciones --> INFORMACIÓN ACTUALIZADA
sobre DISEÑO - MATERIALES - RECUBRIMIENTOS DE PROTECCIÓN y
ACABADOS --> Facilita la elección del mobiliario que más se adapte
a nuestras necesidades.
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ESTRUCTURA - ELEMENTOS DE ENSAMBLAJE - MATERIALES - ACABADOS
APLICADOS --> RIESGO POTENCIAL para la conservación de la
documentación que van a albergar.
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PUNTOS A TENER EN CUENTA.
o Configuración Física.
o Acabado liso - No abrasivo --> Evitar erosiones no deseadas en
la DOCUMENTACIÓN si no está protegida, en las CAJAS, si está
dispuesta en estos estuches. También en los VOLÚMENES
ENCUADERNADOS --> En archivos hay numerosos libros.
o ACERO PINTADO o PROTEGIDO con alguna imprimación -->
RESISTENTE AL DESCONCHADO --> Acero expuesto al aire -->
Más susceptible de OXIDACIÓN --> DETERIORO.
o Estructura --> CARENTE DE BORDES y ESQUINAS AFILADAS o con
ELEMENTOS SOBRESALIENTES del conjunto del mueble --> EVITAR
ACCIDENTES NO DESEADOS.
o TUERCAS - TORNILLOS - PLETINAS de ensamblaje --> S I N
EXPONER --> Riesgo de DAÑO MECÁNICO para CAJAS,
DOCUMENTACIÓN y para los propios TRABAJADORES.
o RESISTENCIA SUFICIENTE para aguantar el
documentación que va a contener y
DEFORMACIONES cuando soporte la carga.
peso d e l a
que evite
o ASPECTO MUY IMPORTANTE --> ANCLAJE A SUELO o PARED ANCLAJE ENTRE ELLAS MISMAS (especialmente cuando están
colocadas de forma exenta) --> Riesgo de CAÍDA --> EFECTO
DOMINÓ --> Daños materiales y humanos.
o Posibilidad de estantes AJUSTABLES al formato de los objetos a
instalar --> AHORRO DE ESPACIO.
o LINEA INFERIOR de baldas --> 10 - 15 cm del SUELO --> Facilita la
LIMPIEZA - PROTECCIÓN ANTE POSIBLES INUNDACIONES
MODERADAS.
o Armarios con puertas --> Proporcionan
PROTECCIÓN contra el polvo ambiental.
SEGURIDAD
y
o Normalmente con BALDAS en su interior.
o PUERTAS --> Apertura completa para facilitar la retirada de la
documentación --> Bisagras tipo "PIANO" --> Apertura de 180º.
o Espacios cerrados HERMÉTICOS --> Posibles CONDENSACIONES
DE HUMEDAD, especialmente cuando las condiciones
ambientales externas son fluctuantes --> OXIDACIÓN de los
materiales - DESARROLLO DE HONGOS en la documentación
depositada.
o Necesidad de instalar algún sistema sencillo de medición para
su control --> HIGRÓMETRO o TARJETAS INDICADORAS.
o APERTURA PERIÓDICA --> Evitará este inconveniente.
o Planeros --> Cajones NO demasiado PROFUNDOS --> 5 cm
impide SOBRECARGAS --> Deterioro de los carriles lateriales.
o Documentación interior SIN PROTECCIÓN --> PLANCHA o
CUBIERTA INFERIOR y otra SUPERIOR --> MITIGA el DEPÓSITO DE
POLVO y DETERIORO de la documentación.
o MANTENIMIENTO ADECUADO de los RODAMIENTOS --> MENOR
VIBRACIÓN de los cajones --> Documentación de su interior.
o LUBRICACIÓN INICIAL de los rodamientos o bisagras -->
MANCHAS en la documentación y cajas contenedoras -->
LIMPIEZA INICIAL previa a la instalación de documentos -->
Evitará RIESGOS innecesarios.
o Materiales.
o Acero con Recubrimiento de Esmalte Secado al Horno.
o Muy recomendado hasta hace poco --> PERFILES DE ACERO
recubierto de una CAPA DE ESMALTE SECADO EN HORNO.
o Producto a PRECIOS COMPETITIVOS - RESISTENTE - ALTA
DURABILIDAD --> Soportan grandes pesos y una supuesta
ESTABILIDAD QUÍMICA.
o Productos MAL HORNEADOS (temperatura no suficientemente
alta) - POCO TIEMPO EN EL HORNO --> Emisión de VAPORES DE
FORMALDEHÍDO entre otras sustancias volátiles --> Perjudiciales
para la documentación.
o P R O B L E M A S C R E C E N --> Instalación en recintos POCO
VENTILADOS o mobiliario con PUERTAS CERRADAS durante
largos periodos de tiempo (armarios - ficheros - planeros).
o ANÁLISIS DE LABORATORIO (ASTM E-595 - American Society for
Testing and Materials) --> No todos tenemos acceso a estos
servicios.
o Acero Recubierto de Polímeros en Polvo.
o Última generación en mobiliario --> Lanzamiento al mercado
para evitar los problemas del esmalte al horno.
o De forma sencilla --> POLÍMERO EN POLVO MUY FINO fundido
sobre el metal.
o Pruebas recientes constatan su ESTABILIDAD QUÍMICA - BAJA
EMISIÓN de gases en el envejecimiento --> RECOMENDABLES
PARA LA CONSERVACIÓN DE MATERIALES DE ARCHIVO (incluso
los más delicados).
o Aluminio Anodizado.
o BUENA OPCIÓN sin no tenemos alta capacidad económica.
o Productos LIGEROS de peso, pero muy RESISTENTES.
o Especificaciones técnicas --> Material prácticamente NO
REACTIVO.
o No dispone de recubrimiento --> Evitamos PROBLEMAS
DERIVADOS DE ESTA CARACTERÍSTICA --> Indicado para
MATERIALES MUY DELICADOS.
o Acero Cromado.
o Único problema --> CONFIGURACIÓN FÍSICA --> ENTRAMADO
DE VARILLAS --> Transfieren su huella a la documentación si no
está protegida.
o Madera.
o Material TRADICIONAL en la fabricación de muebles durante
siglos --> También utilizado para ESTANTERÍAS Y ARMARIOS
LIBREROS.
o Su uso responde a diferentes razones:
§ FACILIDAD DE MANUFACTURA.
§ ECONOMÍA
§ En algunos casos --> LUJO y ESTÉTICA.
o PROCESO NATURAL DE ENVEJECIMIENTO --> MADERAS - COLAS
- BARNICES --> EMISIÓN DE GASES y SUSTANCIAS NOCIVAS
perjudiciales para DOCUMENTOS y OBJETOS en contacto
directo con ellas (sobre todo el ROBLE) --> SUSTANCIAS ÁCIDAS
y PERÓXIDOS
o Emisión alta en principio, disminuye con el tiempo.
o Nuevas adquisiciones --> Desestimar los muebles de MADERA.
o Sustitución de muebles existentes --> UTOPÍA --> Mitigar los
efectos sobre los documentos:
§
Recubrimientos de la Madera.
·
Establecen una BARRERA entre la madera y la
documentación --> SELLADORES.
·
Diferentes grados de EFICACIA en el sellado en la
emisión de elementos volátiles perjudiciales.
·
Más comunes --> SELLADORES DE POLIURETANO PINTURAS --> Ambos de base OLEOSA --> Emiten gases
más perjudiciales que las de la propia madera.
·
MÁS RECOMENDADOS --> POLIURETANO con base
ACUOSA.
·
INCONVENIENTES:
o Sellado de la madera no siempre eficaz.
o Cambios de formulación sin aviso previo.
o Necesario --> Pedir información a algún profesional
sobre los más adecuados - Análisis pertinentes.
·
Si se puede SACRIFICAR LA ESTÉTICA DEL MUEBLE -->
Pinturas adecuadas --> Evitar aquéllas de base oleosa
--> Emisión ácida de los aceites secantes.
·
PINTURAS DE DOS COMPONENTES - EPOXI --> Excelente
barrera --> Difíciles de manipular.
·
Cualquier producto a aplicar --> ANÁLISIS PREVIO CONTRASTAR OPINIONES de varios expertos.
·
Una vez aplicado el producto --> VENTILACIÓN de los
muebles al menos 3 ó 4 semanas.
·
IMPORTANTE --> PERJUDICIALES PARA LA SALUD -->
PRECAUCIONES
OPORTUNAS
Y
MEDIDAS
DE
SEGURIDAD PERTINENTES.
§
Materiales Barrera Adicionales.
·
Otra solución eficaz al problema de las emisiones de la
madera.
·
Solución más común --> FORRAR cajones y baldas con
Marvelseal®, 360 y 470, aunque también el
Policlorotrifluoroetileno (PCTFE), el Vidrio, el Plexiglas.
·
Productos más asequibles:
o Cartón de trapos --> Poco eficaz.
o Lámina de Poliéster --> Fácil disposición.
MUEBLES DE ALMACENAMIENTO DE ALTA DENSIDAD
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También llamados MUEBLES COMPACTOS à Recintos alta necesidad
de espacio.
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Compactan las líneas de estantería o armarios mediante CARRILES à
Mantienen únicamente operativo el espacio necesario para el
proceso de retirada o reintegración de la documentación.
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VENTAJAS – Multiplicar el espacio disponible.
*
INCONVENIENTES:
o Transmiten las VIBRACIONES del desplazamiento a la
documentación à Daños a soportes muy deteriorados o
frágiles.
o Una documentación mal colocada, que SOBRESALGA de la
estantería, puede sufrir DAÑOS MECÁNICOS en el cierre.
o Dificultades adicionales para la DETECCIÓN y EXTINCIÓN de
incendios à No siempre visibles desde el exterior.
o Deberemos asegurarnos que el suelo soporta el peso de la
INSTALACIÓN y de la CARGA que va a soportar à MÁS CARGA
EN EL MISMO ESPACIO.
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Si está previsto adquirir este tipo de muebles à Elegir diseño que
permita transitar por la línea operativa sin problema, incluso con un
CARRO AUXILIAR o una ESCALERA.
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Procurar VENTILACIÓN de forma regular à Evitar BOLSAS DE AIRE
HÚMERO o ACUMULACIÓN DE GASES procedentes de determinado
tipo de soportes (copias de planos, cianografías, películas
fotográficas plásticas).
CONCLUSIONES
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ELECCIÓN – MODIFICACIÓN del mobiliario necesario en un ARCHIVO
à TAREA COMPLICADA.
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MALA INSTALACIÓN à POTENCIA y ACELERA en gran medida el
deterioro documental.
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La documentación que debemos PROTEGER nos va a marcar las
CARACTERÍSTICAS DEL MOBILIARIO necesario, el cual tendremos que
elegir el más IDONEO entre el amplio surtido que nos ofrece el
mercado.
*
INFORMACIÓN ACTUALIZADA sobre las novedades del mercado à
AYUDA A DISPONER DE LA INFORMACIÓN NECESARIA en caso de
poder realizar nuevas adquisiciones.
*
ELECCIÓN CORRECTA à
documentales.
Añadirá
VIDA
ÚTIL
a
los
fondos