MEJORAMIENTO CONTINUO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE

MEJORAMIENTO CONTINUO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE
ALEXCAFE S.A.S
ALEXA ALEJANDRA RAMÍREZ GIL
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS PROFESIONALES
PEREIRA
2013
Informe Final de Práctica Académica.
Mejoramiento continuo en el Sistema de gestión de Alexcafé S.A.S
Alexa Alejandra Ramírez Gil
Tutora.
Susana Casas
Administradora de Empresas
Universidad Católica de Pereira
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas.
Programa de Administración de Empresas.
Pereira
2013
TABLA DE CONTENIDO.
INTRODUCCIÓN. ...............................................................................................9
1.
PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA........10
2.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN .....................................12
3.
EJE DE INTERVENCIÓN. .........................................................................13
4.
JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN. .....................................14
5.
OBJETIVOS...............................................................................................15
5.1. OBJETIVO GENERAL .........................................................................15
5.2
6.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................15
MARCO TEÓRICO. ...................................................................................16
6.1 DESARROLLO SOSTENIBLE. ...............................................................16
6.2PRODUCCIÓN DE CAFÉ EN COLOMBIA...............................................17
Cafés Sostenibles: .....................................................................................17
Cafés orgánicos: ........................................................................................18
6.3 CERTIFICACIONES DE CAFÉ. ..............................................................18
Ecocert.......................................................................................................18
NaturaCert .................................................................................................18
6.4
CADENA DE SUMINISTRO. ...............................................................19
6.5
SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DE SEGURIDAD ....................20
6.6
MEJORAMIENTO CONTINUO. .............................................................7
Auditoría externa: ........................................................................................7
Auditoría Interna: .........................................................................................8
Auditor: ........................................................................................................8
Certificación: ................................................................................................8
No conformidad: ..........................................................................................8
Acción de correctiva:....................................................................................8
Acción preventiva: .......................................................................................8
ISO 9004:.....................................................................................................8
ISO 9011:.....................................................................................................9
6.7 METODOLOGÍA PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS. ....................10
Cinco Porques: ..........................................................................................10
7.
CRONOGRAMA ........................................................................................11
8.
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS. ..................................12
CONCLUSIONES. ............................................................................................17
RECOMENDACIONES. ....................................................................................18
REFERENCIAS ................................................................................................19
APÉNDICES .....................................................................................................20
ANEXOS ...........................................................................................................76
LISTA DE GRÁFICAS.
Gráfica 1: Producción de café por países (En miles de sacos) ............................... 17
Gráfica 2 : Cadena de suministro para café. ..................................................................... 19
LISTA DE APÉNDICES
Apéndice 1“Procedimiento para la implementación de acciones correctivas, preventivas
y de mejora” PR-PP-07 ................................................................................................................. 20
Apéndice 2. Registro de no conformidades F-PO-24 .................................................... 27
Apéndice 3. Procedimiento logística para despacho PR-PO-01 .............................. 35
Apéndice 4 Procedimiento para el control de materia prima, material de empaque y
producto terminado. PR-PO-02 ................................................................................................ 41
Apéndice 5 Procedimiento de limpieza y control de plagas. PR-PO-07 ............... 48
Apéndice 6. Procedimiento para la selección, vinculación formato y competencias del
personal PR-PA-01 ......................................................................................................................... 53
Apéndice 7 Procedimiento para la elaboración y control de los registros PR-PP-02
.................................................................................................................................................................. 63
Apéndice 8 Control de limpieza F-PA-27 ............................................................................. 68
Apéndice 9 Inspección de vehículos de carga, contenedores y entrega de mercancías.
F-PA-38 ................................................................................................................................................ 69
Apéndice 10 Control de plagas. F-PA-46 ............................................................................ 72
Apéndice 11 Producción de Lotes F-PO-07 ...................................................................... 73
Apéndice 12. Autorización de despacho a puerto F-PO-30........................................ 74
Apéndice 13 Recibo y análisis de café pergamino y excelso. .................................. 75
LISTA DE ANEXOS
ANEXO 1 Certificaciones otorgadas a Alexcafé S.A.S ................................................. 76
SINTESIS
SINTESIS
El
mejoramiento
herramienta
que
continuo
ABSTRACT
es una
favorece
la
optimización de los procesos de las
organizaciones, el presente trabajo
relaciona la metodología y acciones
correctivas llevadas a cabo en el
sistema de gestión de Alexcafe S.A.S.
Dada la aplicación de mejoramiento
continuo
en
los
procedimientos
y
formatos involucrados en el sistema de
gestión, la organización se ajusta a los
requisitos de las normas certificadoras
para la exportación de café verde
Continuous improvement is a tool that
supports
the
optimization
of
organizational processes, this paper
relates the methodology and corrective
actions
implemented
in
the
management system Alexcafe S.A.S.
the
implementation
improvement
in
of
continuous
procedures
and
formats involved in the management
system
allowed
the
organization
conforms with the requirements of the
certification standards for the export of
green coffee
Palabras claves:
Mejoramiento continuo, certificación, procedimiento, formato, gestión.
Key words:
Continuous improvement, certification, process, format, management.
INTRODUCCIÓN.
Actualmente las organizaciones se han concientizado de generar en sus
procesos prácticas que promuevan el desarrollo sostenible, en consecuencia
de ello han surgido entidades que respaldan y apoyan dichas intenciones,
estableciendo normas
de estandarización que son supervisadas y se
convierten en requisito
para que las empresas que adquieren dicho
compromiso sean certificadas en calidad y buenas prácticas de sus procesos.
El mejoramiento continuo se convierte en una herramienta sumamente
importante para el alcance de los objetivos organizaciones, con base a ello, el
sistema de gestión de la empresa tiende a funcionar de manera más eficiente,
ejerciendo organización, control y seguridad en los procesos que lleva a cabo.
Alexcafé S.A.S procesadora y trilladora de café, ha alineado sus procesos a los
requisitos establecidos por normas que fomentan el desarrollo sostenible y el
control y seguridad en la cadena de custodia. Por ello son auditados
anualmente por entes certificadores, que verifican el grado de cumplimiento de
los estándares propuestos.
Los requisitos que no son cumplidos a cabalidad por el sistema de gestión de
la empresa, produce el levantamiento de no conformidades por parte de los
auditores delegados, las cuales deben ser solucionadas para ajustarse a la
norma, ahora bien, la implementación de herramientas de mejoramiento
continuo, permite que las causas de dichas no conformidades sean tratadas
eficientemente, evitando que el suceso vuelva a repetirse.
El informe actual hace referencia a los ajustes realizados en el sistema de
gestión de Alexcafé S.A.S, por lo cual fueron creados, modificados
procedimientos y formatos, con el fin de que éstos de alinearán a los requisitos
demandados por los entes certificadores para obtener nuevamente las
certificaciones y promover el mejoramiento continuo de los procesos.
9
1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA.
ALEXCAFE S.A.S es una firma exportadora de café Colombiano que surgió
como resultado del trabajo Honesto, Dedicado y Organizado de una familia que
por más de 20 años ha desarrollado las actividades de producción de café en
finca y de intermediación de café pergamino en Risaralda y zonas cafeteras
aledañas.
La firma fue constituida en junio de 1999 ante la Federación Nacional de
Cafeteros de Colombia; cuenta con dos plantas de producción “ TRILLADORA
SAN JOSE” y “ TRILLADORA ALEXCAFE” ubicadas en el eje cafetero en la
ciudad de Pereira, con capacidad instalada de producción de 20.000 sacos
mensuales de 70 kilos cada una; cuentan con toda la tecnología de punta que
garantiza un proceso de producción acorde a las necesidades de nuestros
clientes Nacionales e internacionales y el cumplimiento de los parámetros de
calidad exigidos por la Federación Nacional de Cafeteros. Desde sus inicios
ALEXCAFE ha sabido convertir la iniciativa individual en una fuerza de equipo
vital para el crecimiento de la empresa. No obstante, actualmente ha tenido
buenos logros, no solo por ser una firma exportadora reconocida en el mercado
nacional por sus prestaciones del servicio de Maquila e intermediación de café
pergamino; sino porque ha evolucionado hacia los mercados internacionales de
café verde, manteniendo como principio “el ofrecer productos y servicios de
excelente calidad”. Todo gracias a nuestros clientes, a nuestra filosofía
fundamentada en la excelente atención, la permanente disposición de servicio
y al talento de nuestra gente. Actualmente ALEXCAFE S.A.S es un miembro
activo de ASOEXPORT agremiación de carácter privado, sin ánimo de lucro
creada con el fin de propender por la organización de los exportadores de café
en Colombia.”
Misión
"ALEXCAFÉ S.A.S es una empresa dedicada a satisfacer las necesidades de
sus clientes a través de la comercialización de los diversos tipos de café en el
mercado nacional e internacional, sin dejar de lado el desarrollo y
reconocimiento de sus trabajadores, las alianzas estratégicas con nuestros
proveedores y la importancia de brindar rentabilidad".
Visión
"En el 2013 queremos que los clientes internacionales y nacionales, prefieran a
ALEXCAFE S.A.S por la calidad de nuestro café y de esta forma garantizar
nuestra permanencia en el tiempo".
10
Política Organizacional.
Cumplir los requisitos acordados con los clientes, por medio de la
administración y mejora continua de nuestros procesos e implementación de
prácticas sostenibles para proteger el medio ambiente, con el apoyo de un
equipo humano competente que busca controlar los riesgos
y
prevenir
actividades ilícitas, para así asegurar la estabilidad económica y financiera de
la empresa.
Objetivos Organizacionales.






Realizar entregas que cumplan los requisitos de calidad, seguridad,
plazos, cantidades y garantizar la trazabilidad y conservación de las
cadenas de custodia.
Revisar y controlar el desempeño global del sistema de gestión.
Velar por el bienestar general de los empleados, la capacitación y la
competencia de los mismos.
Vigilar y controlar los riesgos potenciales y prevenir las actividades
ilícitas, con el fin de mantener el índice de seguridad en el 100% y el
buen nombre de la Empresa.
Generar ingresos que aseguren la sostenibilidad de la empresa.
Garantizar la legalidad y confiabilidad de los proveedores, clientes y de
nuestra Empresa; con el fin de evitar el comercio ilegal y el lavado de
activos.
Valores Corporativos
1. Honestidad
2. Integridad
3. Credibilidad
4. Responsabilidad
5. Trabajo en equipo
6. Calidad Humana
7. Seguridad
11
2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN
ALEXCAFE S.A.S implementa un sistema de gestión muy completo en su
estructura, cuenta con procedimientos documentados que definen claramente
la coordinación de las actividades y la caracterización de los procesos
desempeñados en las distintas áreas de trabajo, enfocados a cumplir los
objetivos organizacionales. Los colaboradores tienen definidas sus funciones y
responsabilidades en cada área, donde se establecen indicadores que
permiten evaluar el desempeño de los procesos relacionados en el sistema de
gestión. Periódicamente se revisa a través de auditorías internas el desarrollo
de las actividades estipuladas, de esta manera la organización identifica
posibles mejoras en el sistema de gestión cuyos esfuerzos están dirigidos a
ofrecer un excelente servicio a proveedores y clientes, velar por la seguridad en
la cadena de suministro y prevenir cualquier tipo de actividad ilícita.
No obstante, un principio trascendental para la organización es la calidad; por
ello sus esfuerzos han sido enfocados a obtener certificaciones que promuevan
el mejoramiento continuo en cada uno de sus procesos.
ALEXCAFE S.A.S obtuvo la certificación BASC (Business Alliance For Secure
Commerce) en el año 2004, posteriormente en el 2011 se certifico con los
programas RAINFOREST Y ORGÁNICOpara café y actualmente está en
proceso de certificación UTZ; así pues, los entes certificadores de las normas
mencionadas anteriormente realizan de manera anual auditoríasexternas para
lleva a cabo la certificación nuevamente, verificando el cumplimiento de los
requisitos estipulados, levantando acciones de mejora y no conformidades para
aquellas actividades que aún no se ajusten a los estándares determinados en
cada certificación.
12
3. EJE DE INTERVENCIÓN.
En el primer semestre del año se solicita a los entes certificadores programar
las respectivas auditorías, con el fin de renovar las certificaciones de cada una
de las normas. Una vez realizada la evaluación de los requisitos, el auditor
levanta acciones de mejora y no conformidades, que deben ser solucionadas.
La organización establece objetivos de mejora continua, por ello el eje de
intervención de la práctica a realizar se basará en este factor, implementando
metodologías de mejoramiento continuo para llevar a cabo acciones correctivas
en aquellos procedimientos, documentos y métodos que impiden optimizar el
sistema de gestión de la organización. Inicialmente para promover soluciones
de mejoramiento continuo, es necesario identificar las causas que originaron
las situaciones no conformes y establecer las herramientas y acciones
pertinentes para eliminar la causa raíz, evitando que dicho evento se presente
nuevamente, de igual manera a cada acción de mejora se le asigna un
responsable y un plazo para su realización, posteriormente se comprueba su
efectividad a través de un seguimiento para verificar la eficacia de las acciones
y el cumplimiento de las normas. Para tal fin, es necesario estandarizar un
procedimiento y formato que permita dar un correcto tratamiento a las acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
Las funciones delegadas por la Directora del sistema de gestión, han sido
definidas con el fin de promover el mejoramiento continuo, implican el
acompañamiento de cada una de las auditorías previstas, realizar la
documentación de las no conformidades, implementar una metodología para su
solución, definirel tratamiento y llevar a cabo un constante seguimiento de su
ejecución. A su vez es esencial revisar y mejorar los procedimientos y formatos
de todo el sistema de gestión de ALEXCAFE, con el fin de optimizar el trámite
documental y minimizar los riesgos en la cadena de custodia.
13
4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN.
Para ALEXCAFE es pertinente iniciar un proceso que garantice la mejora
continua de su sistema de gestión, pues las no conformidades encontradas por
los auditores deben ser acogidas y solucionadas, pues sin lugar a duda, estas
acciones repercuten en la eficiencia de sus procesos y en la seguridad de su
sistema de gestión y calidad. Ahora bien, para llevar a cabo los procesos de
mejoramiento continuo, es necesario analizar la situación existente de las
áreas a intervenir e identificar las causas que le han dado origen a través de
metodologías que garanticen en la medida de lo posible que no se repetirá la
no conformidad levantada.
La correcta solución de las no conformidades levantadas es indispensable para
que la organización obtenga nuevamente las certificaciones RAINFORESTy
ORGÁNICO, y se certifique con el sello UTZ.
Así pues, el tratamiento a los hallazgos de la auditoría, conduce a un
mejoramiento en el sistema de calidad que repercute en la satisfacción de los
clientes y las partes interesadas, los requisitos a cumplir, están enfocados a
proponer medidas que garantice la efectividad de los procesos.
14
5. OBJETIVOS.
5.1. OBJETIVO GENERAL

Implementar metodologías de mejoramiento continuo que garanticen el
cumplimiento de las normas requeridas por los entes certificadores y la
efectividad de los procesos en ALEXCAFE.
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Identificar las necesidades de mejoramiento en los procesos del sistema



de gestión.
Analizar las causas que han dado origen a las no conformidades
detectadas por el auditor y darles un tratamiento para obtener la
recertificación.
Aplicar metodología de análisis y solución de problemas para un
mejoramiento continuo.
Optimizar la trazabilidad, disminuyendo los riesgos de la cadena de
custodia.
15
6. MARCO TEÓRICO.
6.1 DESARROLLO SOSTENIBLE.
Actualmente las organizaciones habitan en un entorno dinámico y competitivo,
condiciones que promueven a la optimización de sus procesos y a la creación
de estrategias que ofrezcan un valor agregado y fácil adaptabilidad al cambio,
dado el comportamiento dinámico en los aspectos sociales, culturales,
económicos, y tecnológicos que repercuten en la actividad de una organización.
Hoy por hoy una organización dirige sus esfuerzos a satisfacer las necesidades
y expectativas de sus clientes, ya que de lo contrario perdería herramientas
para mantenerse en un mercado competitivo; es por ello que los objetivos
organizacionales deben ir acordes a la demanda del mercado, ejemplo de ello,
es el movimiento de conciencia social y ambiental creado en los consumidores
que ha provocado la implementación de estrategias en las organizaciones,
enfocadas a respaldar ésta filosofía.
Como resultado de la conciencia ambiental y social generada en el mundo
entero, han surgido diversos términos, prácticas y sistemas de gestión
organizacionales, cuyo objetivo es promover un equilibrio en aspectos sociales,
económicos y ambientales, en representación de ello es pertinente traer a
colación términos como Responsabilidad Social Empresarial y Desarrollo
sostenible que son sumamente mencionados en las actividades
organizacionales.
La Responsabilidad Social Empresarial (RSE) tiene que ver con la
manera con que las empresas aportan al Desarrollo Sostenible de la
sociedad (…). La RSE debe ser entendida como un elemento esencial de
la estrategia de negocios y debe inscribirse en el ADN de la compañía.
Una buena estrategia de RSE debe desprenderse de un análisis de la
cadena de valor de la empresa a la vez que toma en cuenta el contexto
competitivo de esta y las expectativas de sus grupos de interés.(Sumar)
Las empresas sin importar el sector económico al que pertenezcan, se
reconocen como el principal motor del desarrollo de la sociedad, tienen el
compromiso de responder a las expectativas ambientales y sociales del mundo
actual. Dada la importancia que juegan las organizaciones en el desarrollo
sostenible, han surgido organismos y programas que brindan asesoría,
respaldan y garantizan las buenas prácticas de los procesos organizacionales,
16
6.2PRODUCCIÓN DE CAFÉ EN COLOMBIA.
Colombia se caracteriza por ser un país que produce cafés suaves con un
importante nivel de exportaciones, sin embargo su participación en el mercado
ha disminuido en los últimos años, cediendo espacio a otros países
competidores que han implementado prácticas más productivas en sus
procesos. La Organización mundial del café proporciona los siguientes datos
de volumen de exportaciones en miles de sacos de café verde.
Gráfica 1: Producción de café por países (En miles de sacos)
Miles de sacos
60000
50000
COLOMBIA
40000
BRASIL
30000
VIETNAM
20000
PERÚ
10000
INDONESIA
0
2007 2008 2009 2010 2011 2012
ETIOPÍA
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA.
La gráfica representa los volúmenes de exportación de diferentes países
productores de café, a partir de año 2007 hasta el 2012, se evidencia que
Brasil, Vietnam e Indonesia han superado significativamente a Colombia en
los volúmenes de producción, Perú y Etiopía son países que empiezan a
igualar sus niveles de producción. Colombia se ha visto afectado por difíciles
condiciones climáticas y el desequilibrio existente entre los costos de
producción y el valor remunerado. Dadas estas condiciones los actores de las
cadenas de suministros han optado por darle un valor agregado al producto,
surgiendo así los programas de cafés especiales.
Los cafés sostenibles y orgánicos (certificados) hacen parte de los cafés
especiales que buscan incrementar el posicionamiento del café colombiano en
el mercado internacional, se definen de la siguiente manera:
Cafés Sostenibles: Cultivados por comunidades que tienen un serio
compromiso con la protección del medio ambiente, a través de la
producción limpia y la conservación de la bioriqueza de sus zonas.
También promueven el desarrollo social de las familias cafeteras
que los producen. Los clientes los prefieren porque cuidan la
17
naturaleza y promueven el mercado justo con los países en vía de
desarrollo.
Cafés orgánicos: este café se cultiva sin la utilización de productos
químicos de síntesis como fungicidas, herbicidas, insecticidas y
fertilizantes.(Federación de Cafeteros)
Ahora bien, éste tipo de cafés especiales se encuentran relacionados con
estrategias de desarrollo sostenible, satisfaciendo las expectativas de miles de
consumidores que respaldan el cuidado del medio ambiente y la equidad social.
Hoy por hoy los consumidores internacionales no solamente se interesan por el
sabor, cuerpo y acidez de una taza de café, sino que también se preocupan por
las condiciones en las que fue producido dicho café en todas las etapas de su
cadena de suministro. Por ello surgen programas de certificación que clasifican
un café como especial, ya sea por desarrollar actividades sostenibles en sus
procesos o por producir cafés sin la utilización de productos químicos.
6.3 CERTIFICACIONES DE CAFÉ.
Los programas de certificación se encuentran diseñados para el seguimiento
de las prácticas realizadas en toda la cadena de abastecimiento de los
diferentes productos agrícolas, ahora bien, a lo que al café respecta, los entes
certificadores de mayor representación se denominan: Ecocert y Naturacert.
Ecocert es un organismo de control y certificación fundado en Francia en
1991 por un grupo de ingenieros agrónomos, conscientes de la
necesidad de desarrollar una agricultura que respetara el medio
ambiente y que otorgara reconocimiento a quienes se comprometen con
este modo de producción. (ECOCERT)
NaturaCert es una iniciativa de la Fundación Natura, que ha sido
diseñada para ofrecer servicios de certificación y verificación para
productos agrícolas sostenibles colombianos. El objetivo de la
Fundación, es el de contribuir a la conservación y el uso sostenible de la
biodiversidad que redunda en una mejor calidad de vida para los
pobladores rurales y en la posibilidad de un mayor posicionamiento
nacional e internacional de los productos que cumplen con normas y
códigos sostenibles.(NATURACERT).
El objetivo de estos organismos es certificar productores, organizaciones que
cumplan con normas que promuevan la Red de agricultura sostenible, los
requisitos que apoyen la equidad social, ambiental y económica, los cuales se
encuentran reunidos en sellos como:



Cafés orgánicos
Rainforest Alliance
Utz Certified
18
Los sellos anteriormente mencionados buscan garantizar que el café certificado
cumpla con todos los requisitos incluidos en sus normas, ofreciendo a los
consumidores la plena seguridad de que las actividades de producción y
manejo de cafés sostenibles han sido totalmente transparentes buscando
equidad social, económica y ambiental en toda la cadena de custodia.
6.4 CADENA DE SUMINISTRO.
Ahora bien, el presente documento centrará su interés en el desarrollo de las
actividades agroindustriales, especialmente en el procesamiento del café, por
lo cual es importante traer a colación la cadena de abastecimiento de éste
producto, cuyo proceso de transformación tiene sin lugar a duda un gran
impacto ambiental y social.
La cadena de abastecimiento agroindustrial del café está constituida por
una serie de etapas que conforman su proceso de transformación desde
el cultivo hasta el café procesado: cultivo, recolecta, despulpado,
descascarado, lavado y limpiado de grano entero y separación de las dos
mitades (etapa en la cual el grano es conocido como pergamino),
presecado, café pergamino mojado y secado al sol, pergamino húmedo y
en máquina, pergamino seco. En la etapa de trillado se le extrae, por
medio de máquinas especiales, el endocarpio que lo cubre, etapa en la
cual toma el nombre de café verde no clasificado, el cual posteriormente
se clasifica por tamaños y calidades. En ese momento el café puede ser
comercializado, sin embargo dependiendo de las necesidades del
mercado, puede ser tostado y molido para consumo en su forma
tradicional, o se procesa para lograr productos como descafeinado o
soluble.(García & Érika, 2006).
La certificación de Cadena de Custodia es necesaria para todos los actores de
la cadena de suministro (ver gráfica 2), los requisitos, alcance e identificación
de éstos actores son afines en todos los sellos, por lo cual se traerá a colación
la identificación que hace UTZ específicamente de los actores de la cadena de
suministro, identificando así las actividades pertinentes para el actual
documento y los requerimiento aplicables a la empresa en cuestión.
Gráfica 2 : Cadena de suministro para café.
FUENTE:(UTZ CERTIFIED, 2011)
19
Diversas trilladoras de café se comprometen con el procesamiento y
exportación de cafés recibidos por productores con certificaciones Orgánico
USDA NOP (Estados Unidos) y Orgánico CE 834/2007 & 889/2008 (Europa),
Rainforest y UTZ, comprometiéndose a llevar a cabo en sus procesos buenas
prácticas que aporten a la conservación de la cadena de valor.
Los requisitos asignados en cada uno de los sellos, son evaluados por la
entidad certificadora, quien controla anualmente el cumplimiento de las
prácticas sostenibles en el sistema productivo, usualmente las normas son
actualizadas con el fin de implantar un mejoramiento continuo en la estructura
de sus códigos, cuyos principales temas a cumplir están relacionados con la
correcta trazabilidad y administración, involucrando aspectos sociales y
ambientales.
6.5 SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DE SEGURIDAD
Ahora bien, lograr el cumplimiento de los requisitos impuestos por las normas
de certificación de cafés especiales, exige que la empresa acreedora de éstos
maneje un sistema de gestión de calidad interno que permita responder de
manera efectiva a las expectativas de sus grupos de interés, entre ellos los
consumidores finales del café certificado. A su vez, es indispensable el control
y seguridad de la cadena de suministro en el comercio internacional, por lo cual
la implementación de prácticas que faciliten la trazabilidad y mitiguen el riesgo
es fundamental para alcanzar con éxito los objetivos propuestos por la
organización.
Las organizaciones que realizan comercio internacional y se concientizan de la
necesidad de implantar seguridad y control en su sistema de gestión optan por
aplicar a sus prácticas los estándares propuestos por la Norma BASC,
reduciendo el riesgo relacionado con robo, pérdidas, contaminaciones en la
carga y actividades ilícitas que pueden afectar la cadena de custodia.
20
World BASC Organization, WBO, es una entidad sin ánimo de lucro,
liderada por el sector empresarial y apoyada por Aduanas y Organismos
Internacionales, cuya misión es facilitar y agilizar el comercio internacional
mediante el establecimiento y administración de estándares y
procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística y
actividades relacionadas con el comercio internacional.(World BASC
Organization, 2012)
En este orden de ideas, el Sistema de Gestión y Control BASC, proporciona a
la empresa un enfoque de calidad en cada uno de sus procesos,
implementando procedimientos que garanticen la seguridad y control en las
diferentes situaciones,con un personal capacitado para aportar activamente a
las medidas y requisitos expedidos por la norma.
6.6 MEJORAMIENTO CONTINUO.
La certificación de la norma BASC favorece la imagen y credibilidad de la
organización en el comercio internacional, pues las organizaciones que
adoptan dichos estándares son reconocidos por sus compromisos en cada uno
de los procesos y el mejoramiento continuo de los mismos, a su vez garantiza
la seguridad y legalidad en toda la trazabilidad. La norma determina lo siguiente.
La organización debe revisar y mejorar continuamente la eficacia del
Sistema de Gestión de Control y Seguridad BASC mediante el
cumplimiento de la política y objetivos de control y seguridad .(World BASC
Organization, 2012)
Con un sistema de gestión y control de seguridad consolidado en la
organización, las diferentes normas de certificación son efectuadas con mayor
facilidad. BASC, al igual que los demás entes certificadores que intervienen en
la cadena de suministro, realiza auditorias anuales, cuyo objetivo es verificar y
hacer seguimiento a cada uno de los procesos involucrados en la cadena de
custodia.
Auditoría externa: Proceso sistemático, independiente y documentado
para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoría. Las auditorías externas incluyen lo que se denomina
generalmente auditorías de segunda y tercera parte, las de segunda son
llevadas a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal
como los clientes, o por otras personas en su nombre y las de tercera
parte son llevadas a cabo por organizaciones auditoras independientes,
tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificación de
conformidad de acuerdo con los requisitos de la norma.
7
Auditoría Interna: Es una herramienta eficaz para identificar problemas,
riesgos y no conformidades, así como para realizar el seguimiento del
progreso del cierre de las no conformidades identificadas previamente
(que deberían haberse tratado a través del análisis de las causas raíz y
del desarrollo e implementación de planes de acciones correctivas y
preventivas)
Auditor: Persona con los atributos personales
competencia para llevar a cabo una auditoría.
demostrados
y
Certificación: Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los
requisitos.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Acción de correctiva: La organización debe tomar acciones para eliminar
la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a
ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de
las no conformidades encontradas. La acción correctiva es una
herramienta para la mejora, durante su seguimiento se deben identificar
fuentes de información a partir de:









Quejas de clientes.
Informes de no conformidad.
Los informes de auditoría interna.
Los resultados de la revisión por la dirección
Los resultados de análisis de datos.
Los resultados de las mediciones de satisfacción.
Los registros pertinentes del sistema de gestión de calidad.
El personal de la organización
Las mediciones de los procesos y los resultados de autoevaluación.
Acción preventiva: La organización debe determinar acciones para
eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su
ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos
de los problemas potenciales.(ICONTEC, 2006).
La realización de auditorías y la identificación de acciones correctivas,
preventivas y de mejora se constituyen en una herramienta para el
mejoramiento de los procesos, dichas actividades se encuentran respaldadas
por las normas ISO (Organización Internacional de Normalización), cuyo
objetivo es asistir a las organizaciones en la implementación y operación de
sistemas de gestión de calidad eficaces, algunas de las normas que se ajustan
a los temas tratados actualmente son:
ISO 9004: Proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como
la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de ésta
norma es la mejora de desempeño de la organización y la satisfacción
de los clientes y de las partes interesadas.
8
ISO 9011: Proporciona orientación relativa a las auditorías de sistemas
de gestión de la calidad y de gestión ambiental.(ICONTEC, 2006)
La implementación de las normas de estandarización mundiales, ofrece a la
organización elementos competitivos que responden a las expectativas de los
consumidores, en éste orden de ideas es pertinente que las organizaciones
lleven a cabo procesos de mejoramiento continuo, promoviendo el cambio
constante, en relación al entorno dinámico en el que habitan. A su vez el
mejoramiento continuo promueve a que la organización lleve a cabo sus
objetivos en alineación con los estándares que definen las diferentes normas,
direccionadas a la equidad social, ambiental, económica y al control de sus
actividades comerciales.
La mejora continua es una nueva cultura de trabajo que desarrollan
algunas empresas para todo su personal y es entendida como la actitud
que tiene la gente al no permitir que las cosas sean como han sido,
buscando una mejor forma de trabajar y de lograr resultados óptimos.La
organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de
gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los
objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, en análisis de
datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.
(Sosa, 1998).
A continuación se resume en una serie de pasos, la manera en que las
organizaciones puede optar por prácticas de mejoramiento continuo, cabe
resaltar que para que estas actividades sean llevadas a cabo se debe contar
con un personal de apoyo con disposición positiva frente al cambio y que
participe activamente en la solución de los problemas que afectan el
funcionamiento correcto del sistema de gestión.
1. Definición del problema: efecto que se ha detectado.
2. Análisis de condiciones presentes: plantear de manera clara el problema,
cuestionándose como, que, cuando y donde.
3. Implantar soluciones de contención: eliminar efectos de una manera
provisional
4. Detectando causas. Analizar las causas reales que dieron origen al problema.
5. Soluciones posibles.
6. Estandarización: todo aquello que está documentado y norma el “quehacer”
y el comportamiento de la gente. Es en la estandarización donde se ubican los
procedimientos, pero debemos tomar muy en cuenta que son éstos los planes
centrales de la organización donde se hace la calidad total y la mejora continua.
(Sosa, 1998).
9
6.7 METODOLOGÍA PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS.
Cinco Porques: Ésta herramienta consiste en hacer la pregunta ¿Por
qué? hasta en cinco ocasiones de manera consecutiva. El primer por
qué generalmente produce una explicación superficial de una situación,
pero cada uno de los subsiguientes examina de una manera más
profunda las causas de esa situación y las soluciones potenciales. El
objetivo de los cinco por qué es mejorar la manera en la que se
visualizan las cosas y generar alternativas para su atención. A partir de
este momento el examen se torna más crítico, y permite que, con base
en las nuevas respuestas, se asuma una perspectiva cada vez más
profunda con respecto a las alternativas para respaldar las conclusiones
y juicios del auditor. (Franklin, 2007)
10
7. CRONOGRAMA
ACTIVIDADES
Inducción
Actualización base de datos.
ENERO FEBERO MARZO
ABRIL
MAYO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
x
x x x
Presentación informe de
Ubicación
x
Auditorias entes certificadores
x x
Presentación plan de práctica.
x
Documentación no
conformidades levantadas.
Aplicación del procedimiento de
acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
x x
x x
x x x x
Definición acciones correctivas
Aplicar metodologías de
mejoramiento continuo a las no
conformidades para identificar
las causas.
x x x x x
Presentación informe de avance
x
Estandarizar metodologías para
el mejoramiento continuo de los
procesos.
x x x
Presentación Borrador Final
Proyecto de Práctica.
Presentación informe final
x
x
11
8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS.
En el transcurso de la práctica académica se identificaron las oportunidades de
mejoramiento en los procesos de sistema de gestión, a través del análisis de
las acciones de no conformidad levantadas por los auditores externos.
El procedimiento denominado “Procedimiento para la implementación de
acciones correctivas, preventivas y de mejora” PR-PP-07(ver apéndice 1), se
encontraba dentro de la documentación de la organización, sin embargo
carecía de una metodología para hallar la causa raíz de los problemas que se
presentasen, por lo cual se llevaron a cabo modificaciones aportando
actividades pertinentes a los procesos de mejoramiento continúo.
La metodología implementada por Alexcafe S.A.S para determinar la causa raíz
de un problema se denomina los cinco porques, ésta consiste en encontrar la
causa real, se pregunta por qué cinco veces, cuando a la persona responsable
del proceso se le dificulte responder o explicar la razón que provoca la
situación, se habrá hallado la causa real.
Una vez recibido el reporte de la auditoría, se consignan las observaciones en
el formato Registro de no conformidades F-PO-24(ver apéndice 2). En dicho
formato se diligenciaron las no conformidades levantadas por los entes
certificadores (en el apéndice 2 se encuentran consignadas 10 aplicando el
proceso de mejoramiento continuo) en el formato se evidencia la descripción de
la situación, el análisis de causa empleando el método de los cinco porques, el
tratamiento para solucionar las causas y el seguimiento para identificar si
realmente se llevaron a cabo las acciones correctivas. Adicionalmente el
formato cuenta con un espacio para la verificación de dichas acciones, para
constatar que realmente solucionaron las causas encontradas inicialmente.
Durante la práctica académica fue posible realizar el seguimiento de las
acciones, ya que la verificación debe llevarse a cabo meses después de la
implementación.
En este orden de ideas, cabe resaltar que las no conformidades levantadas por
los auditores, implicaron que diversos procedimientos 1 y formatos que
conformaban el sistema de gestión fuesen modificados y en algunos casos
creados. Los procedimientos son fundamentales para la organización de la
empresa, pues en ellos se menciona los objetivos de un proceso, como lograrlo
y quien o quienes se involucran y son responsables de él. Por ende es
importante que en ellos se encuentren consignados la información pertinente
para que el equipo de trabajo alcance los objetivos propuestos de la manera
más eficiente.
1Es
un conjunto de métodos. Es un conjunto de actividades más o menos detalladas que
muestran cronológicamente cómo realizar las actividades para lograr un fin determinado. Un
procedimiento es un proceso por escrito.(Sosa, 1998)
12
Por su parte, los formatos se constituyen en una fuente de apoyo para el
alcance de los objetivos, documentando las actividades llevadas a cabo y
registrando la información relevante para soportar la trazabilidad de los
productos y los procesos internos de Alexcafe S.A.S.
En las siguientes gráficas se menciona los procedimientos y formatos
modificados con el fin de ajustarlos a las diferentes normas, propuestas por los
entes certificadores. Se describe cual fue la razón de su modificación o
creación y se identifica la norma a la cual se acoge.
GRÀFICA 3. PROCEDIMIENTOS CREADOS O MODIFICADOS EN EL
SISTEMA DE GESTIÓN.
CÓDIGO
NOMBRE
RAZÓN
Este procedimiento fue
modificado con el fin de incluir
en él todas las medidas de
seguridad que se llevan a cabo
PROCEDIMIENTO
para el control del producto
LOGISTICA PARA
certificado, entre ellas la
EL DESPACHO DE instalación de precintos desde la
PR-PO-01
CARGA.
planta de producción, hasta
puerto de exportación, todo ello
(Ver apéndice 3)
debe estar soportado en la
documentación de la
trazabilidad. Se anexa la
solicitud del certificado EIR
(Condiciones del contenedor) al
operador portuario.
PR-PO-02
PROCEDIMIENTO
PARA EL
CONTROL DE
MATERIA PRIMA,
MATERIAL DE
EMPAQUE Y
PRODUCTO
TERMINADO.
(Ver apéndice 4)
PR-PO-07
PROCEDIMIENTO
Se incluyó dentro del
procedimiento el requerimiento
de solicitud para autorización de
uso de sellos, etiquetas o
publicidad, relacionados con los
organismos certificadores,
además es modificado para que
las actividades de limpieza y
control de plagas estén
especificados en un
procedimiento aparte.
Este procedimiento fue creado
13
NORMA
USDA NOP 201
(a)(5).
REGLAMENTO
889/2008 Art. 31
REGLAMENTO
CE 889/2008
Art.64 y Art.63.
USDA NOP
406(a)
REGLAMENTO
DE LIMPIEZA Y
CONTROL DE
PLAGAS
(Ver apéndice 5)
PR-PA-01
PROCEDIMIENTO
PARA LA
SELECCIÓN,
VINCULACIÓN,
FORMACIÓN Y
COMPETENCIAS
DEL PERSONAL.
(Ver apéndice 6)
paraespecificar los métodos y
CE 889/2008
periodicidad con que se hace
Art.64, Art.63 y
limpieza y control de plagas en
Art.63 (1c).
las áreas de la trilladora Alexcafe USDA NOP 201
y en sus respectivos equipos. A
(a)
su vez se explican los principios
para realizar fumigaciones en
áreas que involucren el producto
orgánico. De igual manera se
hace referencia al manejo que
se le da al café sostenible en
puerto de exportación,
mencionando los operadores
responsables de mantener el
producto en óptimas
condiciones.
El procedimiento fue modificado
con el fin de aclarar que todo el
personal de apoyo de la
Trilladora Alexcafe y San José
debe estar capacitado en
RAINFOREST 2.3
relación a la conservación de la
cadena de custodia,
especificando la responsabilidad
de cada proceso.
Fue modificado para especificar
PROCEDIMIENTO
que los documentos que
PARA LA
respalden la trazabilidad de café
ELABORACIÓN Y certificado sea UTZ, Orgánico o
CONTROL DE LOS
Rainforest, deben ser
REGISTROS.
conservados por un periodo de 5
PR-PP-02
(Ver apéndice 7)
años.
14
USDA NOP 400
(d). UTZ 4.2
GRÁFICA 4. FORMATOS CREADOS O MODIFICADOS EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN.
CÓDIGO
F-PA-27
F-PA-38
F-PA-46
F-PO-07
NOMBRE
CONTROL DE
LIMPIEZA
(Ver apéndice 8)
INSPECCIÓN DE
VEHÍCULOS DE
CARGA,
CONTENEDORES Y
ENTREGA DE
MERCANCIAS.
(Ver apéndice 9)
CONTROL DE
PLAGAS.
(Ver apéndice 10)
PRODUCCIÓN DE
LOTES
(Ver apéndice 11)
RAZÓN
NORMA
Este formato fue creado con el fin de
identificar las condiciones de limpieza
de parrillas, silos, básculas,
trilladoras, bodegas de
REGLAMENTO CE
almacenamiento, etc. A la vez se
889/2008, Art
hace referencia a la inspección de
26,2,b y Art. 63,1,c.
hongos, humedad, ranuras y rastros
USDA 272
de aves. Dicho control debe ser
verificado por el Administrador.
En este formato se unificaron dos
documentos que se denominaban
"Lista de chequeo para inspección de
vehículos de carga y contenedores" y
"Recibo y entrega de mercancías",
dicha unificación se realizó con el fin
de disminuir los documentos que
soportaban la trazabilidad, ya que
contenían información similar.
USDA NOP 103
Este formato fue creado con el
objetivo de identificar si en las áreas
y equipos de la trilladora hay
presencia de insectos, rastreros,
REGLAMENTO CE
roedores o chapola, a su vez permite
889/2008, Art
realizar un control sobre productos 26,2,b y Art. 63,1,c.
aplicados para fumigar o trampas
USDA 272
instaladas.
El formato fue modificado para
anexar una casilla que identificara el
número de silo del cual se extrae la
materia prima para procesar, al igual
que la especificación de sus marcas
y contramarcas. Dicha información
facilita la trazabilidad de tipo
documental.
15
USDA NOP 103.
REGLAMENTO
889/2008 Art.66,2
F-PO-30
AUTORIZACIÓN DE
DESPACHO A
PUERTO
(Ver apéndice 12)
F-PO-36
RECIBO Y ANÁLISIS
DE PERGAMINO Y
EXCELSO
(Ver apéndice 13)
En éste formato se unifico la
información registrada en
documentos como "Relación de
vehículos enviados a puerto" y
"Remesa a puerto", a través de él se
describen los lotes despachados y
sus características, datos del
vehículo y precintos instalados, de
igual manera se menciona el código
de aprobación de la cadena de
custodia y organismo certificador.
A este formato se le agrego
información contenida en "Análisis de
compra" con el fin de que en la
trilladora San José y Alexcafé se
diligenciara el mismo formato para
recepción de la materia prima,
identificándose las características del
café a comprar y su procedencia,
para facilitar la trazabilidad de tipo
documental.
USNA NOP 272
(a); 307 (a)(b);
103.
REGLAMENTO
889/2008 Art.66
USDA NOP 103.
REGLAMENTO
889/2008 Art.66,2
A través de los ajustes realizados fue posible optimizar la trazabilidad de tipo
documental, los procedimientos y formatos del sistema de gestión están
actualizados de acuerdo a las necesidades de la organización y conformes a lo
estipulado por las normas de certificación.
A su vez, se llevaron a cabo capacitaciones para brindar al personal de apoyo,
información pertinente a las certificaciones que posee Alexcafe, con el fin de
socializar y retroalimentar los objetivos organizacionales, propósitos e intereses
de los organismos certificadores y la importancia de su aporte en todos estos
procesos.
La capacitación de mejoramiento continuo tuvo como objetivo concientizar al
personal, de la necesidad de cambio constante, de buscar oportunidades de
mejora y acciones preventivas en cada uno de sus procesos. De la misma
forma los responsables de los procesos, conocen la metodología para el
análisis de causas de problemas y el proceso para llevar a cabo su solución.
16
CONCLUSIONES.

Se identifican las necesidades de mejora del sistema de gestión de
Alexcafé S.A.S a través de una revisión documental y las observaciones
dadas por parte de los auditores.

En el procedimiento para la implementación de acciones correctivas,
preventivas se establece la metodología para el análisis de causas de
problemas.

El procedimiento para la implementación de acciones correctivas,
preventivas y de mejora es utilizado para la solución de no
conformidades.

Se especifican en los procedimientos del sistema de gestión de control y
seguridad, las actividades y documentos que respalden la conservación
de la cadena de custodia.

Se optimizó la trazabilidad de tipo documental, creando, modificando y
eliminando procedimientos y formatos del sistema de gestión.

Los formatos son modificados de tal manera que su forma de diligenciar
sea más práctica, brindando información pertinente que facilite la
conexión entre ellos.

Se lleva a cabo una retroalimentación con referencia a las
modificaciones del sistema de gestión y los responsables del proceso.

Alexcafe S.A.S tiene actualizado sus procedimientos y formatos de
acuerdo a las exigencias de las normas de certificación.

Se solucionaron las causas de las no conformidades levantadas por los
entes certificadores, obteniendo la recertificación para orgánico USDA y
CE, Rainforest y certificación UTZ.(Ver anexo 1).
17
RECOMENDACIONES.

Fortalecer la comunicación y retroalimentación de actividades entre el
sistema de gestión de Alexcafe S.A.S y los responsables de los
procesos.

Implementar la metodología de solución de problemas propuesta en el
procedimiento para la implementación de acciones correctivas,
preventivas y de mejora, en cada una de las no conformidades
levantadas por auditores externos e internos en Alexcafe S.A.S, con el
fin de conocer las verdaderas causas de los problemas.

Comprometer al personal de apoyo en el mejoramiento continuo de sus
procesos, a través de incentivos, reconocimiento y participación en las
decisiones.

Las actividades de Alexcafe S.A.S deben desempeñarse de acuerdo a lo
descrito en los procedimientos del sistema de gestión, evitando que se
presente incoherencia entre lo documentado y la realidad.
18
REFERENCIAS
ECOCERT. (n.d.). Recuperado el 01- Abril - 2013 de
http://www.ecocert.com/es/nuestro-enfoque
Federación de Cafeteros. (n.d.). Recuperado 27- Marzo- 2013 de
www.federaciondecafeteros.org/particulares/es/nuestro_cafe/cafes_especiales/
categorías
Franklin, E. B. (2007). Auditoría administrativa: gestión estratégica del cambio.
Pearson Educación.
García, R., & Érika, O. (2006). Caracterización de las cadenas de valor y
abastecimineto del sector agroindustrial del café. Bogotá.
ICONTEC. (2006). Normas fundamentales sobre gestión de la calidad y
documentos de orientación para su aplicación. Bogotá: ICONTEC.
NATURACERT. (n.d.). Recuperado el 01- Abril - 2013 de
http://www.naturacert.org/index.php/naturacert
Sumar. (n.d.). Recuperado 27-Marzo -2013 de http://www.sumar.com.co/comoentendemos-la-rse-y-el-desarrollo-sostenible
Sosa, D. (1998). Conceptos y herramientas para la Mejora Continua. México
D.F: Limusa S.A.
UTZ CERTIFIED. (2011). UTZ CERTIFIED Cadena de Custodia.
World BASC Organization. (2012). Norma BASC.
19
APÉNDICES
Apéndice 1 “Procedimiento para la implementación de acciones correctivas,
preventivas y de mejora” PR-PP-07
PROCEDIMIENTO PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA
Código: PR-PP-07
Fecha V: 15-Abr2013
Versión: 11
Página: 20 de 94
OBJETIVO: Establecer la metodología para identificar, solucionar, realizar
seguimiento y verificación a las Acciones correctivas, preventivas y de mejora
del Sistema de Gestión de la Trilladora San José y Alexcafe.
ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los procesos de la empresa que
tengan influencia en el sistema de gestión.
RESPONSABLES: Los dueños de los procesos con el apoyo de la
Coordinadora del sistema de gestión y los auditores internos.
DEFINICIONES:

No conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en el
sistema de gestión de la calidad y seguridad, que es detectado al interior
de la empresa.

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Las
observaciones serán tratadas como acciones preventivas.

Acción de mejora y/o Recomendación: son oportunidades de mejora
por medio de las cuales se busca aumentar la calidad de los productos,
servicios o procesos, a través de progresos sucesivos sin límite de
tiempo, y brindar beneficios adicionales a la organización y a sus
clientes.
20

Mejora continua: Es una herramienta que favorece la productividad en
todos los procesos de la organización, consiste en ofrecer mejor nivel de
satisfacción y calidad de los servicios a todos los grupos de interés.

Análisis de causas: Metodología que permite identificar los factores
que dan origen a no conformidades o a situaciones indeseadas en la
organización.

Causa raíz: Identificar la causa verdadera de un problema, la razón
esencial por la que ocurrió.
GENERALIDADES:
ACCION CORRECTIVA:
FUENTES DE INFORMACIÓN
ACCIONES CORRECTIVAS:










A
CONSIDERAR
PARA
DETECTAR
Las quejas del cliente.
Los informes de no conformidad.
Los informes de auditoría interna.
Los resultados de revisión por la dirección.
Los resultados de los comités de Calidad
Los resultados del análisis de datos y de las mediciones de satisfacción.
Los registros pertinentes del sistema de gestión de la calidad.
El personal de la empresa.
Las mediciones de procesos.
Los resultados de autoevaluación.
ACCION PREVENTIVA:
FUENTES DE INFORMACIÓN
ACCIONES PREVENTIVAS:










A
CONSIDERAR
PARA
La utilización de herramientas de análisis de riesgos
La revisión de las necesidades y expectativas del cliente
El análisis del mercado
Observaciones
Los resultados de la revisión por la dirección
Los resultados del análisis de los datos
Los resultados del comité de calidad
Las mediciones de la satisfacción
Las mediciones de los procesos
Los análisis de datos
21
DETECTAR




Los registros significativos del sistema de gestión de la calidad
Las lecciones aprendidas de experiencias pasadas
Los resultados de autoevaluación, y
Los procesos que proporcionan advertencias anticipadas
aproximación a condiciones de operación fuera de control.
de
la
ACCION DE MEJORA Y/O RECOMENDACIÓN
FUENTES DE INFORMACIÓN
ACCIONES DE MEJORA




















A
CONSIDERAR
PARA
DETECTAR
Eficacia de los procesos(resultados que cumplen los requisitos)
Eficiencia de los procesos (recursos por unidad de tiempo o dinero)
Efectos externos (cambios legales o reglamentarios)
Debilidades (falta de capacidad y coherencia)
Oportunidad de emplear métodos mejores
Recomendaciones y/o observaciones para los procesos
Control de cambios planificados y no planificados
Medición de los beneficios planificados
Los datos de verificación
Los datos del rendimiento del proceso
Los datos de ensayos / pruebas
Los datos de autoevaluación
Los requisitos establecidos y la retroalimentación de las partes interesadas
La experiencia del personal de la organización
Comités de calidad
Los datos financieros
Los datos del desempeño del producto, y
Los datos de entrega del servicio
Los resultados de revisiones por la dirección
Los resultados de los Comités de calidad
1. IDENTIFICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
Los Dueños de los Procesos y/o los auditores internos o externos son los
encargados de identificar los problemas presentados en el sistema de gestión
para el caso de las acciones correctivas, para las acciones preventivas deberán
identificar la prevención de pérdidas (no conformidades potenciales) con el fin
de mantener el desempeño de los procesos y productos. En este primer punto
es necesario preguntarse: Qué puede suceder? Cómo y por qué puede
suceder?; y deberán identificar las acciones de mejora y/o recomendaciones.
22
2. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD O ACCIÓN DE MEJORA
(Descripción de la situación)
La Coordinadora del Sistema de gestión, el Dueño del Proceso y/o los
auditores internos o externos describen en el formato “Registro de no
conformidades” F-PO-24 en una forma detallada la No Conformidad real lo
cual debe corresponder al qué, dónde y contra que incumple, o describen la no
conformidad potencial indicando el qué, dónde y contra que podría incumplirse
o la acción de mejora que corresponde al qué y dónde se realizará. Todas las
acciones deben ir debidamente numeradas en orden consecutivo por proceso,
al igual que deben contener la firma de quien detecta dicha no conformidad, así
como del responsable del proceso como muestra de su aceptación.
3. DESCRIPCIÓN DE LA CORRECCIÓN PROPUESTA
El responsable del proceso debe describir la acción inmediata a realizar con
respecto a la no conformidad detectada. Cabe anotar que esto aplica para el
caso de las acciones Correctivas y preventivas, en el caso de las acciones de
mejora no aplica. Dicha corrección deberá ser registrada en el “Registro de no
conformidades” F-PO-24.
4. IDENTIFICAR LAS CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD REAL O
POTENCIAL
El dueño del proceso con la Coordinadora del sistema de gestión determinan
las causas reales o potenciales de la no conformidad, causas que deberán
permitir tomar acciones que aseguren que las no conformidades reales no
vuelvan a ocurrir o que permitan tomar acciones para prevenir la ocurrencia de
no conformidades.
Para las acciones de mejora no aplica la identificación de causas.
5. METODOLOGÍAS DE ANÁLISIS DE CAUSAS.
Para identificar la causa raíz de una no conformidad, es necesario llevar a cabo
un proceso que permita identificar el origen del problema, para dar así
soluciones consistentes y definitivas evitando que las inconsistencias dadas en
los procesos se vuelvan a presentar. A continuación se traerá a colación las
herramientas más usadas para la identificación de causas raíz.
a. CINCO PORQUÉS.
Es una técnica que hace uso de frecuentes preguntas para llegar al origen del
problema, se interesa principalmente por identificar los errores ocurridos en el
proceso y no por los responsables; consiste en que el grupo de trabajo
pregunte por qué? aproximadamente cinco veces, o por lo menos hasta que
haya dificultad de responder al por qué, esto retará al equipo a buscar a fondo
las causas no tan evidentes que originan el problema.
23
b. LLUVIA DE IDEAS.
Consiste en que el grupo de trabajo proponga cuanta idea se le ocurra como
causa de un problema, sugiere que haya una retroalimentación entre el equipo,
promoviendo sugerencias y críticas constructivas alrededor de un tema.
c. DIAGRAMA DE PARETTO.
Método que se enfoca a dar prioridad a causas que originaron determinado
problema, llevando a cabo una comparación cuantitativa y ordenada, según su
contribución en determinado efecto. Consiste en clasificar factores en dos
grupos, los elementos más importante y de mayor impacto y aquellos de poca
relevancia.
d. DIAGRAMA DE ISHIKAWA.
Denominado también, diagrama causa-efecto o espina de pescado es una
representación gráfica que pretende mostrar la relación causal e hipotética de
los diversos factores que pueden contribuir a un efecto o fenómeno
determinado.
En el formato “Registro de no conformidades” F-PO-24 se identificará la causa
raíz a través del método de los cinco por qué, con el fin de que el equipo de
trabajo busque a fondo el origen de la no conformidad y se le aplique el
respectivo tratamiento.
6. TRATAMIENTO
El personal involucrado en el proceso determina e implementa la acción a
tomar para eliminar la causa raíz que generó la no conformidad para así
asegurar que no vuelva a ocurrir (Acción correctiva). O en caso de la acción
preventiva se determina e implementa la acción a tomar para eliminar la posible
causa raíz de la no conformidad potencial con el fin reducir la probabilidad de
que ocurra. Para el caso de las acciones de mejora y/o recomendaciones se
determina e implementa la acción a tomar para mejorar la eficacia y eficiencia
interna, así como la satisfacción de los clientes y de las otras partes
interesadas.
Cabe resaltar que las acciones preventivas son tomadas como observaciones
en el “registro de no conformidades” F-PO-24.
En este paso se plasma el plan de acción que establece la no conformidad a
solucionar, el tratamiento a darle y el responsable, a su vez se determina una
fecha para la implementación de la acción y seguimiento a la misma. Es
importante que estas acciones sean implementadas en un lapso no superior a
3 meses, excepto cuando la acción así lo justifique.
En el caso de haber alguna observación relacionada con la acción propuesta
esta deberá describirse en el formato “Registro de no conformidades” F-PO-24.
24
7. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
ACCIÓN
Los Dueños de los Procesos, la Coordinadora del sistema de gestión y/o los
auditores internos deberán hacer seguimiento con el fin de verificar que la
acciones propuestas hayan sido implementadas, así mismo deberán evaluar si
las acciones tomadas fueron eficaces (se eliminó la No Conformidad) o si por el
contrario no lo fueron, caso en el cual se identifica nuevamente la causa raíz
del problema (numeral 4).
En caso de ser efectivas las acciones tomadas se cierra la No Conformidad
real, potencial o acción de mejora, describiendo la evidencia que conllevo a la
solución, con la fecha y la respectiva firma de quien realizó el seguimiento y
verificación. En la mayoría de los casos puede ocurrir que la fecha de
seguimiento y verificación sean diferentes ya que la verificación de la acción
requiere del transcurso de determinado tiempo para garantizar que la acción
fue eficaz.
NOTAS:

TECNICA PARA ANALIZAR LOS RIESGOS DE LA EMPRESA (NTC
5254)
Análisis político,
económico, social
y tecnológico.
Análisis de
fortalezas,
oportunidades,
amenazas y
debilidades
Análisis de
clientes,
productos,
servicios y
proveedores de
los procesos.
Análisis
presupuestal y
financiero
(optimización de
recursos).
 Todas las no conformidades detectadas, a través de estas entradas
deberán ser registradas en el formato F-PO-24 “Registro de no
conformidades” y deberán ser tratadas y solucionadas sin demora
injustificada en las fechas previstas para la implementación.
 La coordinadora del sistema de gestión o el representante de la
dirección serán los encargados de pasar las no conformidades u
acciones de mejora detectadas a través de revisiones por la dirección y
comités de calidad en el formato F-PO-24 “Registro de no
conformidades” y hacer entrega a cada dueño de proceso, los cuales
serán los responsables de dar solución a las mismas.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
25

Norma BASC, Versión 04 de 2012, numeral 4.6.2 Acción Correctiva y
Preventiva.

Requisitos de aprobación cadena de custodia (Rainforest).
REGISTROS GENERADOS

“Registro de no conformidades” F-PO-24.
ELABORADO POR:
Alejandra Ramírez Gil
REVISADO POR:
Cargo: Auxiliar del sistema Cargo: Rep. Dirección
de gestión.
Fecha: 15-Abr-2013
Fecha: 15-Abr-2013
26
APROBADO POR:
Cargo: Rep. Dirección
Fecha: 15-Abr-2013
Apéndice 2. Registro de no conformidades F-PO-24
REGISTRO DE NO CONFORMIDADES
PROCESO: GESTIÓN
DE LOS RECURSOS
FÍSICOS.
NUMERAL, NORMA O
REFERENCIA:
REGLAMENTO CE
834/2007 & 889/2008.
889, Art.63
INDIQUE CON UNA X
Código: F-PO-24
Fecha: 15-Abri2013
Versión : 12
Págna: 1
TRILLADORA SAN JOSE
TRILLADORA ALEXCAFE X
INDIQUE CON UNA X
ACCIÓN
ACCIÓN
ACCIÓN MEJORA O
NO. DE
CORRECTIVA
PREVENTIVA/
RECOMENDACIÓN
CONFORMIDAD O
X
OBSERVACIÓN
ACCIÓN DE
MEJORA
AUDITORIA
RECLAMO
REVISIÓN POR LA
ANÁLISIS DE
NO CONFORMIDAD
INTERNA
CLIENTE
DIRECCIÓN
DATOS
DETECTADA A
COMITÉ DE CALIDAD Y
TRAVÉS DE:
SEGURIDAD
OTRO. ¿Cuál? AUDITORIA EXTERNA.
DETECTACTADA
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
POR:
Feb.27-2013
CARLOS ESCOBAR
La empresa cuenta con diferentes procedimientos que describen
que el barrido con escoba es el único método de limpieza
RESPONSABLE DEL
aplicado; sin embargo, en la práctica adicionalmente, la empresa
CARGO
PROCESO.
también limpia los equipos y zonas de trabajo con aire a presión
FRANCISCO
y aspiradora, según considere.
ORTEGA
AUDITOR EXTERNO
ADMINISTRADOR.
DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA (CINCO POR QUE)
1. Los procedimientos no estaban actualizados 2. Porque la persona encargada del sistema de gestión no estaba
enterada de los métodos realmente aplicados. 3. No se tiene definido la periodicidad para revisar que los
procedimientos escritos estén acordes a las actividades reales.
CAUSA RAIZ
El personal operario de las maquinas no informo de manera oportuna los demás métodos utilizados en la limpieza,
porque no existe una correcta retroalimentación entre el sistema de gestión y los responsables de las actividades
FECHA DE
TRATAMIENTO: ACCIÓN A SEGUIR.
IMPLEMENTACIÓN
RESPONSABLE
1. Modificar el “PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA
MATERIA PRIMA, MATERIAL DE EMPAQUE Y PRODUCTO
ALEJANDRA
TERMINADO PR-PO-02
RAMÍREZ
2. Realizar retroalimentación con los responsables de las
Abril 30 2013
AUXILIAR DEL
actividades con el fin de establecer claramente los métodos de
SISTEMA DE
limpieza e identificar si los procedimientos están acordes a todas
GESTIÓN.
las actividades desarrolladas.
FECHA DE
SEGUMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN.
FIRMA
SEGUIMIENTO
1. Se evidencia la elaboración de un nuevo procedimiento que
describe claramente los métodos de limpieza implementados, el
procedimiento es denominado “PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA
Y CONTROL DE PLAGAS” PR-PO-07.
Mayo 2 de 2013
GLADIS FRANCO
GARCÍA.
REPRESENTANTE
POR LA DIRECCIÓN.
VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN:
FECHA DE
VERIFICACIÓN:
FIRMA
27
PROCESO: Sistema de
gestión de calidad.
NUMERAL, NORMA O
REFERENCIA:
REGLAMENTO CE
834/2007 & 889/2008.
889, Art.66
NO CONFORMIDAD
DETECTADA A
TRAVÉS DE:
INDIQUE CON UNA X
TRILLADORA SAN JOSE
TRILLADORA ALEXCAFE X
INDIQUE CON UNA X
ACCIÓN
ACCIÓN
ACCIÓN MEJORA O
NO. DE
CORRECTIVA
PREVENTIVA/
RECOMENDACIÓN
CONFORMIDAD O
X
OBSERVACIÓN
ACCIÓN DE
MEJORA
AUDITORIA
RECLAMO CLIENTE REVISIÓN POR LA
ANÁLISIS DE
INTERNA
DIRECCIÓN
DATOS
COMITÉ DE CALIDAD Y SEGURIDAD
OTRO. ¿Cuál? AUDITORIA EXTERNA.
DETECTACTADA
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
POR:
Feb.27-2013
CARLOS ESCOBAR
La empresa cuenta con un sistema de calidad que se basa en el
uso de más de 10 formatos que soportan tanto las actividades de
RESPONSABLE
compra y recepción de materia prima como las actividades de
CARGO
DEL PROCESO.
despacho del producto final; sin embargo se observo una falta de
RICARDO
registros que soporten el proceso como tal de manera que también AUDITOR EXTERNO GUTIERREZ JEFE
faciliten la trazabilidad de tipo documental.
DE PRODUCCIÓN.
DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA (CINCO POR QUE)
1. Porque se considero que eran los necesarios para garantizar la trazabilidad documental. 2. Porque son formatos
que se estaban usando por muchos años y no se había considerado su revisión. 3. Porque los formatos han sido
usados por las mismas personas durante mucho tiempo, volviéndose esto una actividad automática y rutinaria 4.
Se daba por obvio la conexión entre los documentos.
CAUSA RAIZ
Se consideraba que con la trazabilidad existente se podría identificar la materia prima que se había utilizado para
la producción de determinado café certificado, ya que el mismo día de la recepción de materia prima se hacía su
procesamiento.
FECHA DE
TRATAMIENTO: ACCIÓN A SEGUIR.
IMPLEMENTACIÓN
RESPONSABLE
ALEJANDRA
1. Identificar los formatos que hacen parte de los procesos de la
RAMÍREZ
recepción de materia prima, producción y exportación, revisando la
AUXILIAR DEL
Abril 30 2013
posibilidad de unificar formatos o hacer modificaciones en ellos que
SISTEMA DE
permitan evidenciar la correcta trazabilidad.
GESTIÓN.
FECHA DE
SEGUMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN.
FIRMA
SEGUIMIENTO
1. Se identificaron los formatos que hacen parte de la trazabilidad
(Recepción, producción y almacenamiento), y se unificaron
quedando vigente el formato “RECIBO Y ANALISIS DE
PERGAMINO Y EXCELSO F-PO-36 versión 5. Donde se describe
de manera clara la procedencia y características del café recibido.
2. En cuanto a la trazabilidad de exportación se unificaron varios
formatos para facilitar la trazabilidad de tipo documental, quedando
vigente
“INSPECCION
DE
VEHICULOS
DE
CARGA,
CONTENEDORES Y ENTREGA DE MERCANCIA F-PA-38 y
AUTORIZACIÓN DE DESPACHO A PUERTO (F-PO-30).
Mayo 2 de 2013
GLADIS FRANCO.
REPRESENTANTE
DE LA DIRECCIÓN.
VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN:
FECHA DE
VERIFICACIÓN:
FIRMA
SI
SITUACIÓN SOLUCIONADA
NO
OBSERVACIONES
CARGO:
28
PROCESO:
EXPORTACIONES.
NUMERAL, NORMA O
REFERENCIA: USDA
NOP 201 (a)(5)
INDIQUE CON UNA X
TRILLADORA SAN JOSE
TRILLADORA ALEXCAFE X
INDIQUE CON UNA X
ACCIÓN
ACCIÓN
ACCIÓN MEJORA O
NO. DE
CORRECTIVA
PREVENTIVA/
RECOMENDACIÓN
CONFORMIDAD O
X
OBSERVACIÓN
ACCIÓN DE
MEJORA
AUDITORIA
RECLAMO CLIENTE REVISIÓN POR LA
ANÁLISIS DE
NO CONFORMIDAD
INTERNA
DIRECCIÓN
DATOS
DETECTADA A
TRAVÉS DE:
COMITÉ DE CALIDAD Y SEGURIDAD
OTRO. ¿Cuál? AUDITORIA EXTERNA.
DETECTACTADA
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
POR:
Feb.27-2013
CARLOS ESCOBAR
En los diferentes documentos que se explican los procedimientos y
actividades relativas a la exportación no describen las diferentes
RESPONSABLE
medidas que se vienen aplicando (por ejemplo uso de sellos al
CARGO
DEL PROCESO.
cierre final del contenedor, etc.) para garantizar la calidad orgánica
GLADIS FRANCO
del producto a nivel de almacenamiento y despacho final en el
GARCÍA.
AUDITOR EXTERNO
puerto.
DIRECTORA DE
EXPORTACIONES.
DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA (CINCO POR QUE)
1. El procedimiento contempla solo las actividades realizadas en las trilladoras 2. Porque los números de sellos
instalados por la policía antinarcóticos venían relacionados en los Bill of lading. 3. Porque no se encontró
pertinente en dicho procedimiento controlar las medidas de seguridad que garantizasen que el café no sufriría
ningún tipo de contaminación.
CAUSA RAIZ
No había conocimiento sobre la necesidad de establecer una relación de los sellos de seguridad instalados por la
policía antinarcóticos con la documentación de despacho de Alexcafe.
FECHA DE
TRATAMIENTO: ACCIÓN A SEGUIR.
IMPLEMENTACIÓN
RESPONSABLE
1. Cumplir con las actividades mencionadas en el procedimiento
¨Logística para el despacho de carga¨ y anexar las acciones
pertinentes de precaución para la seguridad de los productos
Abril 30 2013
FRANCIA ORTIZ.
certificados.
ASISTENE DE
2. Incluir dentro de la documentación información sobre los sellos
EXPORTACIONES.
instalados por Policía Antinarcóticos.
FECHA DE
SEGUMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN.
FIRMA
SEGUIMIENTO
1. Se evidencia las medidas de precaución en el almacenamiento y
despacho del producto certificado tomadas por los operadores de
cada puerto, con el fin de que el café certificado no sufra ninguna
alteración.
2. Se evidencia modificación del formato “Logística para el
despacho de carga¨PR-PO-01, donde se hace mención específica
a
la
instalación
de precintos por parte del operador portuario y policía
antinarcóticos.
Mayo 2 de 2013
GLADIS FRANCO.
REPRESENTANTE
DE LA DIRECCIÓN.
VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN:
FECHA DE
VERIFICACIÓN:
FIRMA
SI
SITUACIÓN SOLUCIONADA
NO
OBSERVACIONES
CARGO:
29
PROCESO:
GESTIÓN DE LOS
RECURSOS
FÍSICOS
NUMERAL, NORMA
O REFERENCIA:
REGLAMENTO CE
834/2007 &
889/2008. 889,
Art.63, 1 c
NO CONFORMIDAD
DETECTADA A
TRAVÉS DE:
INDIQUE CON UNA X
TRILLADORA SAN JOSE
TRILLADORA ALEXCAFE X
INDIQUE CON UNA X
ACCIÓN
ACCIÓN
ACCIÓN MEJORA O
NO. DE
CORRECTIVA
PREVENTIVA/
RECOMENDACIÓN
CONFORMIDAD O
X
OBSERVACIÓN
ACCIÓN DE
MEJORA
RECLAMO CLIENTE
AUDITORIA
INTERNA
COMITÉ DE CALIDAD Y SEGURIDAD
ANÁLISIS DE
REVISIÓN POR LA
DATOS
DIRECCIÓN
OTRO. ¿Cuál? AUDITORIA EXTERNA.
DETECTACTADA
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
POR:
La empresa no proporciono las medidas de limpieza que se
Feb.27-2013
CARLOS ESCOBAR
aplican en el puerto de exportación durante el almacenamiento
RESPONSABLE
de su café excelso orgánico.
CARGO
DEL PROCESO.
FRANCISCO
AUDITOR EXTERNO
ORTEGA.
ADMINISTRADOR
DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA (CINCO POR QUE)
1. Porque Alexcafe no había solicitado a los puerto las medidas de limpieza aplicadas en las bodegas de
almacenamiento. 2. Porque se desconocía la existencia de unas zonas especiales para almacenamiento de
café orgánico.
CAUSA RAIZ
Dentro del procedimiento "PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA Y CONTROL DE PLAGAS" PR-PO-07 no se
encuentra especificado requerir al agente de aduanas las medidas de limpieza tomadas durante el
almacenamiento del café.
FECHA DE
TRATAMIENTO: ACCIÓN A SEGUIR.
IMPLEMENTACIÓN
RESPONSABLE
1. Solicitar a Compañía Operadora Portuaria cafetera S.A,
Sociedad Portuaria Regional de Cartagena y SMITCO la
descripción de las medidas de limpieza, tomadas con el fin de
mantener en óptimas condiciones el café certificado.
2.
Actualizar el procedimiento “PROCEDIMIENTO DE
LIMPIEZA Y CONTROL DE PLAGAS” PR-PO-07, incluyendo
las responsabilidades asumidas por las entidades encargadas
del manejo de café sostenible
Abril 30 2013
GLADIS FARNCO
GARCÍA.
DIRECTORA DE
EXPORTACIONES.
SEGUMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN.
FECHA DE
SEGUIMIENTO
FIRMA
Mayo 2 de 2013
ALEJANDRA
RAMÍREZ. AUXILIAR
DEL SISEMA DE
GESTIÓN.
1. Se evidencia “Procedimiento de actividades de limpieza y
aseo de bodegas” proporcionado por Compañía Operadora
Portuaria Cafetera S.A, donde se describen medidas de
limpieza en el almacenaje y embalaje de café sostenible. Así
mismo, Sociedad Portuaria Regional de Cartagena S.A y
SMITCO proporcionaron información relacionada con la
limpieza y control de plagas en el lugar de almacenamiento de
cafés sostenibles. Dicha información queda plasmada en los
acuerdos de buenas prácticas con cada uno de los operadores.
2.
Se
evidencia
modificación
del
procedimiento
“PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA Y CONTROL DE PLAGAS”
PR-PO-07 incluyendo el numeral relacionado con el manejo del
café certificado en puerto.
SI
NO
30
PROCESO:
INDIQUE CON UNA X
GESTIÓN DE LOS
RECURSOS
FÍSICOS
TRILLADORA SAN JOSE
TRILLADORA ALEXCAFE X
NUMERAL, NORMA
INDIQUE CON UNA X
O REFERENCIA:
ACCIÓN
ACCIÓN
ACCIÓN MEJORA O
NO. DE
USDA NOP 272 (a) CORRECTIVA
PREVENTIVA/
RECOMENDACIÓN
CONFORMIDAD O
and 307 (a)(b)
X
OBSERVACIÓN
ACCIÓN DE
MEJORA
RECLAMO CLIENTE REVISIÓN POR LA
ANÁLISIS DE
NO CONFORMIDAD AUDITORIA
DATOS
INTERNA
DIRECCIÓN
DETECTADA A
TRAVÉS DE:
COMITÉ DE CALIDAD Y SEGURIDAD OTRO. ¿Cuál? AUDITORIA EXTERNA.
DETECTACTADA
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
POR:
Todo producto que se despacha para la exportación se
Feb.27-2013
CARLOS ESCOBAR
acompaña de una remisión donde se detalla el tipo de
RESPONSABLE
producto, cantidades, número de lote OIC, origen y destino,
CARGO
DEL PROCESO.
entre otros datos. Esta remisión no indica los precintos como
están requeridos por el procedimiento, ni tampoco se menciona
FRANCISCO
el organismo de certificación. Caso diferente cuando el
AUDITOR
EXTERNO
ORTEGA.
producto orgánico es embarcado (el BL contiene toda la
ADMINISTRADOR
información requerida).
DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA (CINCO POR QUE)
1. Las personas encargadas no había diligenciado los espacios relacionados con los precintos y organismo
certificador. 2. Porque existían formatos que ya contenían ésta información y por ende esta información fue
omitida en algunos campos. 3. Porque no se cumplió a cabalidad las descripciones del procedimiento.
CAUSA RAIZ
Dentro de los procedimientos se encuentra establecido la identificación de los precintos instalados, sin
embargo no se había informado previamente al proveedor de café excelso este requerimiento para la
documentación de transporte.
FECHA DE
TRATAMIENTO: ACCIÓN A SEGUIR.
IMPLEMENTACIÓN
RESPONSABLE
1. Realizar retroalimentación con el personal responsable, de
las actividades descritas en el del procedimiento “LOGISTICA
PARA
EL
DESPACHO
DE
CARGA”
PR-PO-01
2. Especificar en el formato “Autorización de despacho a
puerto” (F-PO-30) el organismo certificador.
Abril 30 2013
ALEJANDRA
RAMÍREZ GIL.
AUXILIAR SISTEMA
DE GESTIÓN.
SEGUMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN.
FECHA DE
SEGUIMIENTO
FIRMA
Mayo 2 de 2013
GLADIS FRANCO.
DIRECTORA DE
EXPORTACIONES.
FECHA DE
VERIFICACIÓN:
FIRMA
1. Se llevo a cabo retroalimentación del procedimiento
“LOGISTICA PARA EL DESPACHO DE CARGA” PR-PO-01
con la asistente de exportaciones responsable de solicitar la
información relacionada con despacho final de la carga.
2. Se evidencia en el formato “Autorización de despacho a
puerto” (F-PO-30) la descripción del organismo certificador.
VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN:
SITUACIÓN SOLUCIONADA
PROCESO:
CARGO:
INDIQUE CON UNA X
31
GESTIÓN DE LOS
RECURSOS
FÍSICOS
NUMERAL, NORMA
O REFERENCIA:
REGLAMENTO CE
834/2007 &
889/2008. 889, Art.
63, 1 c
NO CONFORMIDAD
DETECTADA A
TRAVÉS DE:
TRILLADORA SAN JOSE
TRILLADORA ALEXCAFE X
INDIQUE CON UNA X
ACCIÓN
ACCIÓN
ACCIÓN MEJORA O
NO. DE
CORRECTIVA
PREVENTIVA/
RECOMENDACIÓN
CONFORMIDAD O
X
OBSERVACIÓN
ACCIÓN DE
MEJORA
RECLAMO CLIENTE
AUDITORIA
INTERNA
COMITÉ DE CALIDAD Y SEGURIDAD
ANÁLISIS DE
REVISIÓN POR LA
DATOS
DIRECCIÓN
OTRO. ¿Cuál? AUDITORIA EXTERNA.
DETECTACTADA
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
POR:
En términos generales, la empresa cuenta con instalaciones
Feb.27-2013
CARLOS ESCOBAR
propicias para el manejo del producto orgánico. Sin embargo,
RESPONSABLE
se observo que en la bodega de materia prima orgánica no
CARGO
DEL PROCESO.
existen suficientes barreras físicas contra las aves y, además,
las paredes tienen varias imperfecciones que pueden
FRANCISCO
convertirse en focos de contaminación por acumulación de AUDITOR EXTERNO
ORTEGA.
polvo u otros residuos.
ADMINISTRADOR.
DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA (CINCO POR QUE)
1. Los operarios responsables de la inspección de las áreas, no manifestaron las condiciones irregulares. 2.
Porque el administrador no había indicado la necesidad de hacer éste tipo de observaciones.
CAUSA RAIZ
Porque en el procedimiento de control de limpieza no se había considerado la revisión de hongos, humedad
en las paredes, ranuras en el piso y rastros de presencia de aves.
FECHA DE
TRATAMIENTO: ACCIÓN A SEGUIR.
IMPLEMENTACIÓN
RESPONSABLE
1. En el formato de “CONTROL DE LIMPIEZA” F-PA-27 incluir
la inspección de la bodega de almacenamiento de materia
prima
mencionando
sus
respectivas
condiciones.
2. En el “ Procedimiento de limpieza y control de plagas” PRPO-07 establecer que las áreas e instalaciones deben ser
supervisadas considerando la presencia de hongos, humedad,
ranuras y rastros de aves.
Abril 30 2013
ALEJANDRA
RAMÍREZ. AUXILIAR
DEL SISTEMA DE
GESTIÓN.
SEGUMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN.
FECHA DE
SEGUIMIENTO
FIRMA
1. Se evidencia que en el formato “CONTROL DE LIMPIEZA”
F-PA-27 se especifica las condiciones de limpieza de la
bodega de materia prima, a su vez hay un espacio para
identificar la presencia de hongos humedad, ranuras y rastro
de
aves
en
las
instalaciones.
2. Se evidencia que en el “Procedimiento de limpieza y control
de plagas” PR-PO-07 se establece la inspección del estado de
las bodegas, verificando paredes, pisos y limpieza en general.
Mayo 2 de 2013
GLADIS FRANCO
GARCÍA.
DIRECTORA DE
EXPORTACIONES.
VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN:
FECHA DE
VERIFICACIÓN:
FIRMA
SITUACIÓN SOLUCIONADA
PROCESO:
CARGO:
INDIQUE CON UNA X
32
EXPORTACIONES
TRILLADORA SAN JOSE
TRILLADORA ALEXCAFE X
NUMERAL, NORMA
INDIQUE CON UNA X
O REFERENCIA:
ACCIÓN
ACCIÓN
ACCIÓN MEJORA O
NO. DE
USDA NOP 103.
CORRECTIVA
PREVENTIVA/
RECOMENDACIÓN
CONFORMIDAD O
X
OBSERVACIÓN
ACCIÓN DE
MEJORA
RECLAMO
CLIENTE
ANÁLISIS
DE
REVISIÓN POR LA
NO CONFORMIDAD AUDITORIA
DATOS
INTERNA
DIRECCIÓN
DETECTADA A
TRAVÉS DE:
COMITÉ DE CALIDAD Y SEGURIDAD OTRO. ¿Cuál? AUDITORIA EXTERNA.
DETECTACTADA
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
POR:
La empresa cuenta con un sistema de calidad que se basa en
Feb.27-2013
CARLOS ESCOBAR
el uso de más de 10 formatos que soportan tanto las
RESPONSABLE
actividades de compra y recepción de materia prima como las
CARGO
DEL PROCESO.
actividades de despacho del producto final. En estos
documentos se indican datos como tipo de producto, cantidad,
GLADIS FRANCO
entre otros. Al realizar un ejercicio sobre trazabilidad se
GARCÍA.
encontró que no hay conexión entre la numeración de los AUDITOR EXTERNO
DIRECTORA
DE
documentos que soportan el ingreso de materia prima con la
EXPORTACIONES.
numeración que soportan los despachos de producto
terminado.
DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA (CINCO POR QUE)
1. No se había encontrado estas falencias. 2. Por mucho tiempo se usaron los mismos formatos
considerándose como apropiados.
CAUSA RAIZ
En Alexcafe es la primera vez que se realizaba un ejercicio de inspección de trazabilidad, por lo tanto no se
había identificado las inconsistencias en la conexión de documentos.
FECHA DE
TRATAMIENTO: ACCIÓN A SEGUIR.
IMPLEMENTACIÓN
RESPONSABLE
1. Revisar en qué momento de la trazabilidad se hallan los
errores de conexión en la numeración de documentos.
2. Crear la documentación necesaria que permita evidenciar el
flujo de productos, desde el proceso de entrada, producción y
salida.
SEGUMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN.
• Se identificaron los documentos que hacen parte de la
trazabilidad, encontrando que se repite la misma información y
no existe conexión entre recepción de materia prima y su
producción, por lo que se optó por incluir en el formato
“PRODUCCION DE LOTES F-PO-07” la columna No de silo
con lo cual se identifica el tipo de materia prima y su
procedencia para la producción de los cafés certificados,
garantizando
así
la
trazabilidad.
• Así mismo se incluyeron en los formatos relacionados con
el despacho del producto terminado
“INSPECCION DE
VEHICULOS DE CARGA, CONTENEDORES Y ENTREGA DE
MERCANCIA F-PA-38 y AUTORIZACION DE DESPACHO A
PUERTO F-PO-30 las casillas para identificar el código de la
cadena de custodia de los cafés certificados.
PROCESO:
EXPORTACIONES
TRILLADORA SAN JOSE
Abril 30 2013
ALEJANDRA
RAMÍREZ. AUXILIAR
DEL SISTEMA DE
GESTIÓN.
FECHA DE
SEGUIMIENTO
FIRMA
Mayo 2 de 2013
GLADIS FRANCO
GARCÍA.
DIRECTORA DE
EXPORTACIONES.
INDIQUE CON UNA X
TRILLADORA ALEXCAFE X
33
NUMERAL, NORMA
O REFERENCIA:
RAINFOREST
RAINFOREST
(2.3)
ACCIÓN
CORRECTIVA
X
INDIQUE CON UNA X
ACCIÓN
ACCIÓN MEJORA O
PREVENTIVA/
RECOMENDACIÓN
OBSERVACIÓN
RECLAMO CLIENTE
NO CONFORMIDAD AUDITORIA
INTERNA
DETECTADA A
TRAVÉS DE:
COMITÉ DE CALIDAD Y SEGURIDAD
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
OTRO. ¿Cuál?
NO. DE
CONFORMIDAD O
ACCIÓN DE
MEJORA
ANÁLISIS DE
DATOS
DETECTACTADA
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
POR:
Alexcafé realizó actividades de capacitación con el personal
CLAUDIA RAQUEL
administrativo y operativo que intervino en el procesamiento de
Feb.28-2013
CORTÉS.
café certificado durante el año 2012. No obstante, a partir de la
RESPONSABLE
inspección de registros y la entrevista con los trabajadores, se
CARGO
DEL PROCESO.
pudo determinar que tres personas que en el año 2013
entrarán a apoyar las actividades con café RAC, han recibido la
GLADIS FRANCO
inducción enfocada a asegurar la integridad del producto
GARCIA.
certificado pero no se encuentran registrados en los formatos AUDITOR EXTERNO
DIRECTORA
DE
diseñados para tal fin. Adicionalmente, el formato usado para el
EXPORTACIONES.
registro de capacitaciones no indica la ubicación de la misma.
DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA (CINCO POR QUE)
1. Se paso por alto el diligenciamiento del formato de capacitaciones. 2. Porque se desconocía que en el
formato Registro de Capacitación y/o entrenamiento F-PA-07 debía estar incluido el lugar donde se lleva a
cabo capacitación.
CAUSA RAIZ
El “Procedimiento para la selección, vinculación, formación y competencias del personal” PR-PA-01 no
resaltaba dichas actividades en el numeral que describe los procesos de capacitación..
FECHA DE
TRATAMIENTO: ACCIÓN A SEGUIR.
IMPLEMENTACIÓN
RESPONSABLE
1. Modificar “Procedimiento para la selección, vinculación,
formación y competencias del personal” PR-PA-01 haciendo
referencia a temas relacionados con capacitación de la cadena
de
custodia.
2. Modificar formato “Registro de capacitaciones” F-PA-07
especificando el lugar donde es llevada a cabo las
capacitaciones.
Abril 30 2013
GLADIS FRANCO.
DIRECTORA DE
EXPORTACIONES.
SEGUMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN.
FECHA DE
SEGUIMIENTO
FIRMA
1. Se evidencia modificación “Procedimiento para la selección,
vinculación, formación y competencias del personal” PR-PA-01
aclarando temas relacionados con la capacitación del personal
en la conservación de la cadena de custodia.
2. Se evidencia modificación del formato “Registro de
capacitaciones” F-PA-07, donde se especifica el lugar donde
son llevadas a cabo las capacitaciones.
Mayo 2 de 2013
ALEJANDRA
RAMÍREZ. AUXILIAR
DEL SISTEMA DE
GESTIÓN.
VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN:
FECHA DE
VERIFICACIÓN:
FIRMA
SITUACIÓN SOLUCIONADA
CARGO:
34
Apéndice 3. Procedimiento logística para despacho PR-PO-01
PROCEDIMIENTO LOGISTICA PARA EL
DESPACHO DE CARGA
Código: PR-PO-01
Fecha V: 10-Abr-2013
Versión: 13
Página: 35 de 94
OBJETIVO:
Garantizar la trazabilidad sobre los movimientos de las cargas de exportación,
estableciendo actividades de control en el despacho y envío de los productos
certificados UTZ, RAINFOREST, FLO, ORGANICO, 4C y café GENERICO
(Que no posee ningún tipo de certificación específica).
ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde que se genera la autorización de despacho,
pasando por la inspección de los vehículos de remolque, contenedores o
cualquier tipo de vehículo que transporte la carga a puerto, la instalación de
precintos hasta la entrega del café a la naviera.
RESPONSABLES:
Los responsables de este procedimiento serán el Jefe de exportación,
Asistente de exportación, jefe de seguridad y Administrador.
DEFINICIONES:


Precinto: Ligadura sellada con que se atan los paquetes.
Café Genérico: Que no posee ningún tipo de certificación específica).
GENERALIDADES:
1. Despacho y Transporte
1.1 Autorización de despacho:
El jefe de exportación es quien autoriza el despacho del café genérico de la
trilladora San José o de la Trilladora Alexcafe, cuando se trate de café
certificado UTZ, Rainforest, FLO, Orgánico, 4C producido en la Trilladora
Alexcafe o en
otras trilladoras donde se compren productos terminados
certificados, se debe tramitar el formato F-PO-30 “Autorización de despacho a
puerto” en el cual se registran datos como la fecha de despacho, la empresa
transportadora, el No de remesa, placa del vehículo, tipo de café sea este con
certificación RAINFOREST, UTZ, FLO, ORGANICO, 4C o café GENÉRICO,
número de lotes, cantidad y marcas, así mismo código de la cadena de
custodia y ente certificador, éste formato es diligenciado por la asistente de
35
exportaciones. Dicha autorización es entregada al Administrador quien a su
vez verifica con las ordenes de cargue entregadas por la empresa de
transporte que la información allí contenida sea veraz y concuerde con la
información suministrada.
1.2 Solicitud servicio de transporte:
Una vez es autorizado el despacho, ya sea de la trilladora San Jose, Trilladora
Alexcafe o de cualquier otro proveedor, la asistente de exportaciones diligencia
el formato F-PO-31 “Solicitud servicio de transporte” que será enviado a la
empresa de transporte y debe ser devuelto vía fax; firmado y aceptando las
condiciones allí expuestas en cuanto al manejo confidencialidad de la
información.
1.3 Inspección documental:
Ver “procedimiento para el ingreso, inspección
contenedores” PR-PA-9.
1.4 Inspección de
mercancías:
y salida
de vehículos y
vehículos de carga, contenedores y entrega de
Ver “procedimiento para el ingreso, inspección y salida de vehículos y
contenedores”
PR-PA-9.
Ver
“INSPECCIÓN
DE
VEHÍCULOS,
CONTENEDORES Y ENTREGA DE MERCANCIA” F-PA-38 en esta inspección
no solamente se verifica si el vehículo se encuentra apto para el cargue sino
que se especifica el tipo de café a cargar es decir si este contiene algún tipo de
certificación RAINFOREST, UTZ, FLO, ORGANICO, 4c o es café GENERICO.
El documento es manejado por el jefe de seguridad, se identifica claramente
información de la carga, del conductor, empresa transportadora y precintos
instalados en el vehículo; adicionalmente se identifican las personas que
intervinieron en el proceso de cargue y los compromisos de responsabilidad
adquiridos entre ALEXCAFE y la empresa transportadora (Conductor). Para
soportar toda la información relacionada a cada formato se le adjuntara copia
de los documentos de ley como: licencia de conducción, tarjeta de propiedad,
registro nacional de carga, seguro obligatorio y cédula de ciudadanía del
conductor. Cuando los vehículos deben ser inspeccionados en un lugar
diferente a las plantas de producción de Alexcafe se debe enviar el formato
“INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS, CONTENEDORES Y ENTREGA DE
MERCANCIA” F-PA-38 con el fin de hacer una inspección que cumpla los
requisitos exigidos por la empresa.
2. Instalación de precintos:
Se debe garantizar la correcta instalación de los precintos en los vehículos de
remolque, camiones y contenedores dentro de las instalaciones de ALEXCAFÉ,
los cambios y la trazabilidad durante el tiempo de ruta hasta llegar al destino,
así como asegurar que la identificación de los precintos queda registrada en los
documentos de despacho. Cabe resaltar que los precintos utilizados son sello
plástico Correilla.
36
1. Después de haberse efectuado el cargue y diligenciado el formato
“INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS, CONTENEDORES Y ENTREGA DE
MERCANCIA” F-PA-38
el administrador de la empresa que es el
responsable de la instalación de los precintos y del manejo de las llaves
donde se encuentran estos, los escogerá a su elección para su instalación.
Los precintos no se entregarán en estricto orden de numeración.
2. Posteriormente el administrador hará la instalación de los precintos
respectivos de seguridad, dejando constancia de ello en la minuta que
deberá llevar el jefe de seguridad donde se registra la fecha en que se
entrego, el vehículo en el cual fue utilizado y su respectivo número; de igual
forma el número de los precintos instalados será registrado en el formato
“INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS, CONTENEDORES Y ENTREGA DE
MERCANCIA” F-PA-38.
3. Si en algún momento fuere necesario el rompimiento o cambio de precintos
durante la ruta deberá quedar constancia del hecho en el formato
“INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS, CONTENEDORES Y ENTREGA DE
MERCANCIA” F-PA-38 y comunicar a las autoridades aduaneras mediante
un anuncio, la numeración de los nuevos precintos y los hechos ocurridos
con los sellos.
4. Cuando el cargue sea realizado en el domicilio de otro proveedor, es este el
responsable de la instalación y reporte de los precintos utilizados.
2.1 Almacenamiento y Control de precintos:
El administrador será el encargado de tener bajo llave, (preferiblemente en caja
fuerte) los precintos en dos sitios distintos en el primero se almacenaran 100
precintos a los cuales se les dará uso en los despachos venideros, los
restantes se almacenaran en un sitio seguro y bajo llave los cuales se irán
utilizando de 100 en 100 en la medida que sea requeridos. Así mismo debe
llevar un control uno a uno en el formato F-PO-40 “Control de inventario de
precintos”.
Los precintos para la trilladora ALEXCAFE son enviados desde la Trilladora
SAN JOSÉ al Administrador con el formato F-PO-40 “Control de inventario de
precintos”.
3. Control de vehículos de carga al interior de la planta:
Durante la permanencia de los vehículos de remolque, camiones, contenedores
y cualquier tipo de vehículo destinados para la carga de exportación dentro de
las instalaciones de la trilladora SAN JOSE se mantiene una estricta vigilancia
por parte del personal de seguridad, además está permanentemente
monitoreado por el circuito cerrado de Televisión lo que nos garantiza que no
hay margen de que sea objeto de acciones que pongan en riesgo la integridad
de la carga.
En las instalaciones de la trilladora ALEXCAFE se cuenta con dos cámaras una
al ingreso de las instalaciones y otra en la zona de carga las cuales son
37
controladas por la empresa que nos presta este servicio y periódicamente esta
empresa envía reportes al asesor de sistemas para verificar el funcionamiento
de las mismas.
Cualquier novedad presentada con los contenedores, remolques, camiones o
cualquier tipo de vehículo de carga deberá ser reportada por el jefe de
seguridad en el formato “INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS, CONTENEDORES Y
ENTREGA DE MERCANCIA” F-PA-38
3.1 Control de vehículos en la ruta:
Se han elaborado acuerdos mutuos de cooperación comercial con las
empresas de transporte, contamos con las especificaciones de ruta, puestos de
control, evaluación de riesgos, rutas y horarios prohibidos, planes de reacción
y manejo de respuestas a eventos críticos. La empresa de transporte envía a la
trilladora reportes del estado de los vehículos en carretera.
Una vez efectuado el Cargue e instalado los precintos, la asistente de
exportación proporciona el formato F-PO-30 “Autorización de despacho a
puerto” el cual es firmado por el conductor del vehículo haciéndose entrega de
una copia del mismo.
3.2 Control y registro fotográfico:
Se ha establecido el registro fotográfico para la carga de exportación y es
responsable el jefe de seguridad o quien este delegue, se debe realizar una
toma al conductor donde se pueda apreciar la placa del vehículo, al empezar
el cargue donde se aprecie el personal que va a intervenir en el cargue, en la
mitad del cargue y con el último arrume donde se pueda apreciar el número del
lote y la identificación del tráiler o el número del contenedor según sea el caso,
también debe incluirse foto, con un tablero que describa la placa del vehículo,
fecha, números de lotes y cantidades, por último se debe realizar una toma
final donde se pueda apreciar todo el personal que participo en el mismo.
De esta manera se deja evidencia de la forma en que fue despachado el
producto de las instalaciones de la Trilladora hasta el puerto. Esto nos
garantiza que las personas que reciben la carga en el lugar de destino puedan
verificar que no se presentaron adulteraciones o manipulaciones durante su
transporte.
Las fotografías será identificadas con el número de despacho que aparece en
el formato F-PO-30 “Autorización de despacho a puerto”, y serán conservadas
en la trilladora SAN JOSE en el computador de exportaciones, las fotografías
de los cargues serán responsabilidad del Jefe de seguridad, quien deberá
conservarlas durante 6 meses. A su vez el asesor de sistemas realiza un back
up para mantener registro de éstas fotografías.
3.3 Escoltas:
38
ALEXCAFE S.A.S, tiene establecido el envío de escoltas para la protección de
nuestro producto de exportación a puerto. Cabe anotar que se han establecido
acuerdos comerciales y se ha solicitado la documentación que nos garantiza
Confiabilidad en el personal que presta sus servicios.
4. Reporte a autoridades Nacionales y extranjeras:
Una vez realizado el despacho, la asistente de exportación envía F-PO-30
“Autorización de despacho a puerto al Agente de aduana, dicho reporte
contiene toda la información como: placas, Numero de lotes, cantidad y
especifica si se trata de un café certificado Rainforest, FLO, orgánico, UTZ, 4C,
con el fin de tomar las medidas y procedimiento acordes al manejo de estos
cafés. Es el agente de aduana quien se encarga de enviar esta información al
Operador logístico quien es el que recibe la carga para su descargue en el
puerto de destino, ya sea Buenaventura, Cartagena o Santa Marta. Una vez se
ha efectuado el respectivo embarque, la asistente de exportación dará aviso al
cliente en el exterior en el formato “Shipping advice” F-PO-17.
5. Registros de Venta de Café certificado Rainforest y Orgánico :
La Directora de exportación deberá registrar todas las ventas de café
certificado Rainforest en la página del Market Place según lo indica el “Manual
de Usuario Exportador - Tostador” y generar los “certificados de transacción de
venta, cuando se trate de cafés Orgánicos estos se deben solicitar al ente
certificador.
6. Faltantes y Sobrantes de carga:
Se ha establecido que se tendrá como punto de referencia los pesos
expedidos en el certificado de repeso que emite la Federación Nacional de
cafeteros y será comparado con el peso neto que debe llevar cada saco,
dependiendo si fue empacado en empaque No. 6,7 y 10. Este control se
llevara en el formato “Despacho a puerto y control de pesos” F-PO-37 por la
Asistente de exportación con el fin de establecer los faltantes o sobrantes. Así
mismo se ha acordado con las empresas de transporte que deben pesar y
repesar en las basculas indicadas para cada despacho y verificar con la
papeleta de repeso generada por la oficina de repesos de Alma café y la cual
debe ser enviada vía correo electrónico para su debido control, igualmente se
ha acordado que tendrán un margen de faltante de 1 kilo por tonelada. Los
faltantes que superen este tope serán cobrados a la empresa transportadora.
7. Recolección y conservación de la información:
Una vez realizado el despacho con destino a la exportación de la Trilladora
San José, Trilladora Alexcafe u otro proveedor, la Asistente de exportación es
responsable de recolectar toda la información que soporte la trazabilidad
39
documental ya sea para café genérico o que cuente con alguna certificación.
Así mismo será la persona encargada de servicios generales la responsable de
revisar el consecutivo de las ordenes de cargue y hacerlo saber a los
responsables en caso de alguna observación.
8. Procedimiento de Trazabilidad:
El producto llega al puerto y es entregado por el escolta a las autoridades
aduaneras; el café queda bajo custodia del operador portuario el cual procede
a llevar el producto a las bodegas del operador portuario. Cuando se trate de
cafés con manejo sostenible (orgánico, UTZ, FLO, Rainforest, 4C) estos
deberán ser trasladados a las zonas destinadas para su almacenamiento
evitando cualquier tipo de mezcla, contaminación o sustitución del mismo en
Puerto. Allí es evaluado por la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia,
organismo que verifica los parámetros de calidad del café con destino a la
exportación.
9. Llenado de contenedores e instalación de precintos:
Es el operador Portuario quien es responsable de la inspección inicial para
verificar el estado del contenedor para lo cual diligencia el formato EIR,
requisito para el caso de cafés certificados Rainforest, Orgánico, FLO, UTZ y
4C. Una vez confirmado el buen estado del contenedor y que es apto, el
operador procede con el llenado,
con la supervisión de la policía
antinarcóticos. Cada una de las partes que interviene instala un precinto de
seguridad que es reportado en la tarja de llenado. El agente de aduana es
responsable de enviar a Alexcafe esta información con el fin de garantizar que
el café certificado no ha sufrido ninguna alteración o sustitución.
DOCUMENTOS RELACIONADOS






Norma BASC versión 04 de 2012. Estándar de seguridad 2.5 Sellos del
contenedor y Furgón.
Norma BASC versión 4 de 2012. Estándar de Seguridad 5.
Procedimientos de Seguridad.
“Procedimiento para el ingreso, inspección y salida de vehículos y
contenedores” PR-PA-9
Requisitos de aprobación de cadena de custodia – RAS, numeral 1.1 d.
Reglamento CE 834/2007 & 889/2008 889,Art. 63
Norma USDA NOP 201(a)(5)
REGISTROS GENERADOS



F-PO-30 “Autorización de despacho a puerto”
F-PO-31 “Solicitud servicio de transporte”
F-PO-40 “Control de inventario de precintos”
40



F-PO-37 “Despacho a puerto y control de pesos”
F-PA-38 “Inspección de vehículos, contenedores y entrega de mercancía”
F-PO-17 “Shipping Advice”
ELABORADO POR:
Francia Ortiz
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Cargo: Asistente de Cargo:
Jefe
de Cargo: Rep. Dirección
exportaciones
exportaciones
Fecha: 10-Abril de 2013 Fecha: 10-Abril de 2013
Fecha: 10-Abril de 2013
Apéndice 4 Procedimiento para el control de materia prima, material de
empaque y producto terminado. PR-PO-02
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE MATERIA
PRIMA, MATERIAL DE EMPAQUE Y PRODUCTO
TERMINADO
Código: PR-PO-02
Fecha V: 24-Mar-2013
Versión: 12
Página: 41 de 94
OBJETIVO:

Demostrar la trazabilidad y el control que se ejerce sobre las materias primas,
con el fin de asegurar, verificar y monitorear los diferentes tipos de café (UTZ,
RAINFOREST, ORGANICO, FLO, 4C, GENERICO) que se reciben de los
proveedores.
 Garantizar un adecuado control sobre la selección del material de empaque
para los diferentes tipos de café (UTZ, RAINFOREST, ORGANICO, FLO, 4C,
GENERICO) y los subproductos.
ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable a la materia prima que ingresa a ALEXCAFE S.A.S,
al material de empaque y al producto terminado para la exportación que tenga
alguna certificación como: UTZ, RAINFOREST, ORGANICO, FLO, 4C; o sea
GENERICO (Café tipo exportación sin ninguna certificación especial).
RESPONSABLE:
41
Los responsables de la aplicación de este procedimiento son el Administrador, Jefe
de exportación y Jefe de seguridad.
GENERALIDADES:
1. CONTROL DE RECIBO DE MATERIA PRIMA
Cuando la Materia prima ingresa a la trilladora ALEXCAFE, en caso de que
contenga certificación UTZ, RAINFOREST, FLO, 4C u ORGÁNICO se debe verificar
que el café que se recibe de los proveedores contiene en realidad dichas
certificaciones, antes que el producto entre a la planta de producción para ser
procesado.
Cuando el proveedor de materia prima RAINFOREST está registrado como
productor debe proporcionar copia del CERTIFICADO generado por el ente con
fecha vigente, en caso de que el proveedor esté registrado como productor y
exportador éste debe suministrar CERTIFICADO DE TRANSACCIÓN como respaldo
de adquisición de la materia prima RAINFOREST.
En el caso del Café Orgánico este debe llegar debidamente etiquetado o identificado
como orgánico, así mismo se debe solicitar el “ CERTIFICADO DE
CONFORMIDAD” expedido por un organismo acreditado y verificar su validez con
Ecocert.
Cuando el café pergamino o excelso ingresa a las instalaciones de la trilladora
ALEXCAFE o Trilladora SAN JOSE se procede a realizar una limpieza (ver
“PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA Y CONTROL DE PLAGAS PR-PO-07). El
Administrador controla los sacos recibidos a través del formato RECIBO Y
ANALISIS DEL PERGAMINO Y EXCELSO F-PO-36 en este formato se registra el
tipo de café a recibir,
es decir si es GÉNERICO, con certificación UTZ,
RAINFOREST, FLO, 4C u ORGANICO, cantidad de sacos, el proveedor, No de la
placa del vehículo, No de remesa, nombre la finca y el código o certificado de la
cadena de custodia; el análisis realizado a la materia prima se evidencia en este
mismo formato. En la casilla de observaciones se relaciona el número de sacos
rechazados que no cumplieron las características necesarias de taza y humedad
según el “Procedimiento para el control de la producción y control del producto no
conforme” PR-PO-03.
2. ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA
Una vez aceptada la materia prima cuyo análisis ha quedado registrado en el
formato
“RECIBO Y ANALISIS DEL PERGAMINO Y EXCELSO F-PO-36
se
procede a su almacenamiento indicando el número de silo en el cual queda
depositada. Cuando se trate de cafés certificados UTZ, RAINFOREST, FLO, 4C u
ORGANICO recibidos en la TRILLADORA ALEXCAFE se deben seguir las
instrucciones de limpieza de acuerdo al “PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA Y
42
CONTROL DE PLAGAS PR-PO-07 antes del almacenamiento y solo se podrán usar
para tal fin los silos 6 y 7.
En las instalaciones de la Trilladora SAN JOSÉ el café pergamino que ingresa es
depositado regularmente en los silos o en épocas de poca producción el café se
arruma en la reja No. 1 para ser trillado inmediatamente.
3. PRODUCCION, EMPAQUE
EXPORTACION
Y
EMBALAJE
DEL
PRODUCTO
DE
La directora de exportación, es la encargada de pasar al Administrador de la
Trilladora SAN JOSÉ o ALEXCAFE el formato F-PO-07 “Producción de lotes” donde
se indica la fecha, No. De contrato, cliente, No. De lote, calidad, cantidad de sacos a
producir, marcas y contramarcas y tipo de café es decir si se trata de producto
certificado UTZ, RAINFOREST, FLO, ORGANICO, 4C o GENERICO (La casilla
denominada silo, es diligenciada exclusivamente en el caso de cafés certificados,
con el fin de conocer la procedencia de la materia prima a utilizar).
Pasos a Seguir
1. Una vez el café es procesado el personal encargado de la producción revisa que
el empaque se encuentre libre de impurezas, Café viejo y sustancias ilícitas, para
así proceder a trasladar el mismo a la sección de empacado.
2. La persona encargada de servicios generales procede a la marcación del
empaque según se lo han solicitado en el formato “Registro de marcación y
entrega de empaque” F-PO-09. Los productos certificados Rainforest, UTZ, Flo,
4C u Orgánico deberán ir identificados en los sacos de café con el logo que
corresponda según sea la certificación.
3. Se calibran bultos de 70.6, 70.7 y 71 Kilos según el empaque, se cosen y son
trasladados manualmente al área de almacenamiento de almendra según lo
indique el jefe de producción en la trilladora SAN JOSÉ o al área de
almacenamiento donde se encuentre la identificación del tipo de café en la
bodega ya sea UTZ, RAINFOREST, FLO, 4C u ORGANICO según lo indique el
Administrador en la trilladora ALEXCAFE, el análisis realizado al producto
terminado se deja en el formato F-PO-34 “Análisis de lotes terminados”, donde
se especifica información relacionada con la calidad del lote, humedad, defectos
y taza, además se menciona el número de bodega donde se encuentra
almacenado el café procesado y nombre del cliente.
NOTA:
Cabe resaltar que las operaciones que emplean el sello Rainforest Alliance
Certified, así como Utz, u orgánico en actividades de mercadeo deben cumplir
con los requisitos de etiquetado y contenido establecidos en el Manual de uso
43
de sello Rainforest Alliance Certified o la norma que corresponda según el tipo
de café a comercializar.
4. ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO
Antes de trasladar el café de exportación ya sea GENERICO, UTZ,
RAINFOREST, FLO, 4C u ORGANICO a los sitios de almacenamiento del
producto terminado se siguen las instrucciones de acuerdo al
“PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA Y CONTROL DE PLAGAS PR-PO-07. En la
Trilladora San José nuestro producto de exportación está debidamente
segregado de la materia prima y del empaque ya que las áreas de
almacenamiento del producto terminado tienen un cerramiento en forro plus
con sostenimiento en los extremos en tubos de 4 pulgadas y ángulos de 2
pulgadas, con asideros y soportes desmontables, que ofrecen mejor
maniobrabilidad. Además se ha dado instrucción precisa a todo el personal
sobre la necesidad de mantener estas áreas libres de todo agente extraño que
pueda facilitar la contaminación de la carga. Estas bodegas son
constantemente monitoreadas por el Circuito cerrado de televisión.
La trilladora SAN JOSÉ cuenta con tres bodegas para el almacenamiento de
producto terminado y 4 silos para el almacenamiento de café pergamino, cada
una de estas áreas se encuentra debidamente separada e identificada. Las
bodegas para el almacenamiento del producto terminado están identificadas
como A, B y C, cuentan con una capacidad de almacenamiento así: La bodega
A cuenta con una capacidad de 1700 sacos, la bodega B y C tienen una
capacidad de 1600 sacos. Estas se encuentran demarcadas con placas que
indican el número de lote, dichos lotes se ubican en lastras de 25 sacos por
arrume hasta completar 250 sacos o 300 según sea el caso, dejando un
espacio de 35 o 45 cts. Entre cada lote.
Las áreas de almacenamiento de materia prima, son silos que están ubicados
en la parte trasera de la Trilladora SAN JOSÉ, son los silos 1, 2 y 3 con una
capacidad de almacenamiento de 80.000 kilos cada uno y el silo 4 con
capacidad de 230.000 kilos.
La trilladora ALEXCAFE cuenta una bodega para el almacenamiento de
producto terminado con capacidad de almacenamiento de 13 lotes
debidamente identificados en la bodega y 7 silos para el almacenamiento de
café pergamino 5 en lámina y 2 en concreto, cada una de estas áreas está
debidamente separada e identificada. Cuando se trata de producto terminado
de café UTZ, RAINFOREST, FLO, 4C u ORGÁNICO en la bodega de la
trilladora ALEXCAFE existe un área específica donde se ubica el café
certificado, esta área se encuentra debidamente identificada con el tipo de café
Certificado y está separada de la materia prima y del empaque, ya que las
áreas de almacenamiento del producto terminado certificado tienen un
44
cerramiento en forro plus con sostenimiento en los extremos en tubos de 4
pulgadas y ángulos de 2 pulgadas, con asideros y soportes desmontable.
5. ALMACENAMIENTO DE EMPAQUE
En la TRILLADORA SAN JOSE y TRILLADORA ALEXCAFE se cuenta con
áreas específicas para el almacenamiento del empaque de exportación, dichas
áreas se encuentran debidamente
cerradas, separadas, controladas y
monitoreadas. El manejo del empaque de exportación sea GENÉRICO (Café
tipo exportación sin ninguna certificación especial) o empaque marcado con
alguna certificación específica como: UTZ, RAINFOREST, ORGANICO, 4C o
FLO es responsabilidad del Jefe de Cuadrilla, para cada una de las trilladoras.
6. COMPRA DE EMPAQUE DE EXPORTACION
Pasos a Seguir
1. Cuando en la trilladora ALEXCAFE se necesite empaque, la Asistente
Administrativa debe comunicarse telefónicamente con el Administrador de la
trilladora SAN JOSÉ para hacer el requerimiento del pedido. Cuando es en la
Trilladora SAN JOSÉ que se necesita empaque es directamente el
Administrador quien conoce los requerimientos del mismo.
2. En el caso de compra de empaque para exportación de cafés UTZ,
RAINFOREST, ORGÁNICO, 4C o FLO este será solicitado por el Jefe de
exportaciones, quien es la persona autorizada para solicitar empaques con
logos y marcas especiales, cuidando de que los artes requeridos cumplan las
especificaciones de imagen y uso del logo y autorizaciones del ente
certificador.
NOTA: No se debe hacer uso de ningún empaque cuya etiqueta no haya sido
previamente autorizada.
3. El Administrador es quien solicita via telefónica o por email a la compañía de
empaques correspondiente el empaque, según el calibre solicitado por el
cliente,
es
decir
número
6,
7
ó
10
según
el
caso.
4. Una vez el pedido del empaque llega a la trilladora SAN JOSÉ, el encargado de
la bodega confirma con el Administrador que las cantidades y las referencias
recibidas sean acordes con las solicitadas; dejándose registro en el formato
“Control inventario de empaque” F-PO-51,en caso de presentarse alguna
discrepancia entre lo solicitado a la empresa que nos suministra el empaque y
ALEXCAFE S.A.S será el Administrador el encargado de realizar el respectivo
reclamo.
45
5. El jefe de cuadrilla será el encargado de recibir y contar el empaque marcado,
además el responsable de que la cantidad de empaque entregada de cada lote
marcado se encuentre completo.
El control de empaque de exportación deberá ser coherente con la guía o
factura de venta del proveedor y se descarga de acuerdo a las remesas de
despacho a puerto y remesas internas de despacho.
7. COMPRA DE EMPAQUE PARA SUBPRODUCTOS
Pasos a seguir
1.
2.
3.
El empaque a granel que es devuelto desde el puerto, es inspeccionado por los
braceros bajo la supervisión del jefe de cuadrilla y administrador, estos son los
encargados de coger uno a uno los empaques de segundo uso, observando
que no se encuentren rotos por ambas caras o por la parte inferior del costal,
además que no se encuentren manchados, mojados o con olores extraños
buscando así seleccionar el empaque reutilizable para la exportación.
Los costales que estén en buen estado serán trasladados a la bodega de
empaque de exportación, dándosele ingreso a la misma en el “Control de
inventario de empaque, manejado por el jefe de cuadrilla, los demás serán
utilizados para empaque de subproductos e igualmente se les dará ingreso, así
mismo estos empaque serán señalados con una X hecha con tinta para
evitar que estos se confundan con los seleccionados para empaque de
exportación.
En el momento que se despacha la pasilla o el consumo se tiene en cuenta la
Remisión para darle salida al empaque de subproductos, este empaque es
manejado por el jefe de cuadrilla.
8. APROBACIÓN Y USO DEL SELLO DE CERTIFICACIÓN RAINFOREST,
UTZ, ORGANICO, 4C Y FLO
Todas las operaciones que emplean el sello Rainforest, Utz, Orgánico, 4C o Flo
en actividades de mercadeo deben cumplir con los requisitos de etiquetado y
contenido establecidos en cada una de estas normas según corresponda.
Las operaciones no deben usar el sello en productos no certificados y se debe
asegurar que se use el sello en productos 100% certificados.
La operación debe mantener copias de los documentos oficiales de Rainforest,
Utz, Orgánico, 4C o Flo según corresponda sobre la aprobación del uso del
sello.
Es importante tener en cuenta que todos los materiales de promoción externa
de la operación que utilice ALEXCAFE y que contienen el sello ya sea de
Rainforest, Utz, Orgánico, 4C o Flo tales como empaque u otros textos deben
ser aprobados por el organismo que corresponda previo a su uso.
46
En ALEXCAFE deben mantenerse a disposición todos los documentos de
promoción internos y externos que contienen el sello ya sea de Rainforest, Utz,
Orgánico, 4C o Flo, cualquier texto que contemple alguna de estas
certificaciones, así como toda la información divulgada interna o externamente
por la operación sobre cualquiera de estas certificaciones.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
 Norma ISO 9001:2008, numeral 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.5
 Norma BASC, versión 4 de 2012. Estándar de Seguridad 5.5 Control de
Materias primas y Material de Empaque.
 Norma de la cadena de custodia RAS mayo de 2012 – Rainforest, numeral 1.1d
– 3.1 – 3.1.b – 3.1.c.
 USDA NOP Ref. 201(a)(5), 271(a), (b), (d), (f).
 “Procedimiento para el control de la producción y control del producto no
conforme” PR-PO-03.
 Procedimiento de limpieza y control de plagas PR-PO-07
REGISTROS GENERADOS:







F-PO-36 “Recibo y análisis de café pergamino y excelso”
F-PO-51 “Control inventario de empaque”
F-PO-09 “Registro de marcación y entrega de empaque”
Libro:“Control de inventario de empaque
F-PO-34 “Análisis de lotes terminados”.
F-PO-07 Producción de lotes
Cronograma de actividades año 2013.
ELABORADO POR:
Alejandra Ramírez Gil
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Cargo: Aux Sist. Gestión
Cargo: Administrador
Cargo: Rep. Dirección
Fecha: 24-Mar-2013
Fecha: 24-Mar-2013
Fecha: 24-Mar-2013
47
Apéndice 5 Procedimiento de limpieza y control de plagas. PR-PO-07
PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA Y
CONTROL DE PLAGAS
Código: PR-PO-07
Fecha V: 26-Mar-13
Versión: 1
Página 48 de 94
OBJETIVO

Garantizar el buen estado en cuanto a limpieza e inocuidad delas áreas que
intervienen en todos los procesos para el manejo de cafés certificados UTZ,
RAINFOREST, FLO, ORGÁNICO, 4C y GENÉRICO.
ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a las áreas de recepción de materia prima,
producción y el almacenamiento de producto terminado, sea café UTZ,
RAINFOREST, FLO, ORGÁNICO, 4C o GENÉRICO tanto en la trilladora
Alexcafe como en la trilladora San José.
RESPONSABLES
Los responsable de la aplicación de éste procedimiento son el Jefe de cuadrilla,
quien se encargará semanalmente de la limpieza e inspección de presencia de
plagas; posteriormente el administrador será responsable de verificar las
condiciones finales de las respectivas áreas y maquinaria.
1. RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA
Antes del ingreso de café pergamino o excelso para producción de cafés
certificados UTZ, RAINFOREST, FLO, ORGÁNICO, 4C y GENÉRICO a las
instalaciones de la trilladora ALEXCAFE se procede a realizar una limpieza en
toda el área de recepción de café y de las basculas según lo indica el formato
“CONTROL DE LIMPIEZA F-PA-27 con el fin de garantizar que no se
presente contaminación del café con agentes extraños.
2. LIMPIEZA DE SILOS, PARRILLASY TRILLADORAS.
En las instalaciones de la Trilladora ALEXCAFÉ, en la zona de parrillas se
hace limpieza de los cárcamos de manera manual con barrido y con aire a
presión, para retirar toda impureza tal como polvo, ripio, piedras, cabuya antes
de vaciar
materia prima certificada UTZ, RAINFOREST, FLO, 4c u
ORGANICO. Los silos de almacenamiento se encuentran previamente
identificados con el tipo de café a recibir ya sea certificado Rainforest, UTZ,
48
Orgánico, Flo, 4c o Genérico y son debidamente revisados, barridos y
aspirados antes de almacenar la materia prima. Antes de iniciar el proceso de
trilla de cafés certificados se debe hacer una limpieza con aire a presión,
acompañado de un barrido a todo el sector de producción (maquina trilladora,
monitores, catadoras, sala de maquinas electrónicas) con el fin de evitar
cualquier tipo de contaminación con productos no certificados, de todas estas
actividades se deja registro en el formato “CONTROL DE LIMPIEZA F-PA-27 y
son verificadas por el administrador o quien este delegue con el fin de
determinar si las maquinas cuentan con las condiciones de inocuidad y
limpieza dejando constancia en el formato mencionado anteriormente.
NOTA : En el caso de la Trilladora SAN JOSE que solo maneja producto
GENERICO no es necesario realizar la inspección de limpieza cada que se
inicie una trilla, pero se deben hacer los controles semanalmente.
3. ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA Y PRODUCTO TERMINADO
Las bodegas de almacenamiento de materia prima y producto terminado de
café certificado, sea GENERICO, UTZ, RAINFOREST, FLO, 4C u ORGÁNICO,
se inspeccionan periódicamente, verificando el estado de sus paredes, en
cuanto a presencia de hongos, humedad y grietas. A su vez se examina las
condiciones del piso, identificando posibles ranuras con acumulación de granos
o exceso de polvo. De encontrarse cualquier rastro de aves se deberá revisar
inmediatamente las barreras físicas instaladas para evitar tal incidente. Una vez
inspeccionadas las instalaciones se tomarán las acciones correctivas para
evitar cualquier tipo de contaminación que afecte la calidad del café certificado.
Antes de trasladar el café de exportación ya sea GENERICO, UTZ,
RAINFOREST, FLO, 4C u ORGANICO los sitios de almacenamiento del
producto terminado son debidamente barridos, aspirados y limpiados de toda
impureza, y se deja registro en el formato “CONTROL DE LIMPIEZA F-PA-27,
así mismo se ubican estibas en perfectas condiciones para hacer los arrumes
del café, retirados de las paredes con el fin de evitar su deterioro por humedad
o contaminación por roedores.
4.
PREVENCION Y CONTROL DE PLAGAS
La firma Alexcafé S.A.S es conocedora de los estándares actuales que rigen el
saneamiento ambiental de sus procesos de producción, envase,
almacenamiento, transporte, distribución y comercialización de insumos
agrícolas, en especial frente a los productos orgánicos.
Por ende, según el decreto 3075 de diciembre de 1997, del Ministerio de Salud
en su Capítulo VI donde se estipulan los aspectos relacionados con el
Saneamiento, y el artículo 29 plantea que “el plan de saneamiento debe estar
escrito y a disposición de la autoridad sanitaria competente”; Alexcafé se ha
propuesto según lo dispuesto por la norma establecer en sus procesos de
comercialización y transformación del café un programa de prevención y
49
control de plagas, apoyándose en el formato F-PA-46 “CONTROL DE
PLAGAS” en el cual se registran todas las actividades de control y supervisión
para establecer las condiciones de inocuidad de las siguiente áreas.

Áreas a controlar:














Total de áreas construida.
Áreas de recepción del café
Sala de basculas
Parrillas
Bodegas de almacenamiento de materia prima
Silos de almacenamiento de materia prima
Maquinas trilladoras
Monitor de almendra
Tolvas
Cárcamos y stiles
Áreas de almacenamiento y marcación de empaques
Cuarto de maquinas electrónicas
Bodegas de almacenamiento de producto terminado
Laboratorio de calidades

Responsables:
Son responsables en la Trilladora San José y en la Trilladora Alexcafé el Jefe
de cuadrilla.

Descripción de los trabajos preventivos:
El control será de carácter preventivo teniendo en cuenta que se deben utilizar
métodos físicos, mecánicos o biológicos, con el fin de eliminar hábitats, fuentes
de alimentación y accesos.
 Control de insectos rastreros: cucarachas, hormigas, arañas, alacranes: Este
se hará limpiando todos los residuos de polvo y barriendo constantemente, en
especial los lugares con poca iluminación y susceptibles a la humedad.
 Control de roedores menores: ratas y ratones: Este se hará instalando
trampas y planchas adhesivas con el fin de evitar la contaminación del
producto ecológico con residuos de sustancias o material orgánico en
descomposición.
 Control de insectos voladores: moscos, mosquitos, zancudos etc. Este se
hará evitando que al interior o en la parte externa de las instalaciones de la
trilladora Alexcafe se encuentren recipientes o lugares con aguas estancadas.
 Control de la Chapola: Este tratamiento se realiza mínimo una vez al mes
como tratamiento preventivo y es complementado con otros controles a nivel
de saneamiento como son: Almacenar granos con un contenido de humedad
50
baja, retiro de la mercancía infectada, buena distribución de los bultos y en
general buena limpieza de las estibas y empaques.
Las enfermedades como La Roya del Cafeto, Ojo de Gallo y Mancha de Hierro
atacan la salud de las plantas en general en el proceso de producción y no se
reproducen en las trilladoras. Aun así, plagas como el gorgojo y broca pueden
entrar a la trilladora vía ingreso de pergamino y estas pueden contaminar no
solo el producto terminado orgánico, Rainforest, UTZ, 4C sino también el
excelso e inferiores.
Medidas de prevención
Teniendo en cuenta las fuertes lluvias que se presentan en el sector lo que
atrae la presencia de algunas enfermedades para el café por la alta humedad,
se han evitado infiltraciones de agua o ventanas amplias dentro de las bodegas
de almacenaje de producto terminado. Para lo anterior se han remachado los
diferentes techos y cobertizos que contaban con posibles infiltraciones de agua.
Se debe mantener bien regulados las estructuras de la trilladora y sus
alrededores.

Periodicidad de los trabajos
El control de plagas se debe hacer mensualmente y las actividades de limpieza
de manera semanal.
NOTA: Cuando en la trilladora ALEXCAFE haya recepción de materia prima
para la producción de cafés certificados, se deberá hacer una limpieza previa a
la recepción y esta deberá ser verificada por el Administrador.
Estas actividades están incluidas en el CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
PARA EL AÑO 2013, así mismo se deja evidencia de las revisiones periódicas
y las observaciones encontradas en el formato “Control de limpieza F-PA-27”
y “Control de plagas F-PA-46”
El control de plagas para el café orgánico, Rainforest, Flo, UTZ, 4C y genérico
dentro de la trilladora Alexcafé tendrá los siguientes principios:
 Separación del producto terminado ecológico, Rainforest, Flo, UTZ, 4C y
genérico de cualquier otro producto, subproducto o empaques.
 En caso de ser necesario una fumigación se debe hacer en lo posible cuando
no se tenga producto ecológico, Rainforest, Flo, 4C o UTZ dentro de las
instalaciones.
 En caso de que haya producto ecológico, Rainforest, Flo, UTZ, 4C o genérico
este debe ser cubierto por plástico para evitar su contaminación con productos
o sustancias no conformes.
 Solo en caso de ser necesario realizar una fumigación o usar sustancias no
conformes con la lista nacional para el control de plagas; se deberá solicitar a
51
la empresa encargada de realizar la fumigación, la ficha técnica del producto a
utilizar con el fin de obtener la previa autorización por parte de ECOCERT.
Nota: El producto a emplear debe estar autorizado por las autoridades
competentes Nacionales para el uso en la industria alimentaria.
5. MANEJO DE CAFÉS SOSTENIBLES EN PUERTO DE EXPORTACIÓN.
ALEXCAFE S.A.S está al tanto de las actividades llevadas a cabo en los
diferentes puertos para el manejo de su café certificado, así mismo conoce las
respectivas entidades responsables de dichas actividades. Compañía
Operadora Portuaria Cafetera S.A es responsable del proceso de descargue en
los tres puertos, Buenaventura, Cartagena y Santa Marta, así mismo participa
en el proceso de almacenamiento, entrega y embalaje de café certificado en el
puerto de Buenaventura. Ahora bien, las entidades encargadas de de
almacenamiento, embalaje y actividades de limpieza en el puerto de Cartagena
y Santa Marta son Sociedad Portuaria Regional de Cartagena S.A y SMITCO
S.A (Santa Marta International Terminal Company S.A), respectivamente. Los
compromisos adquiridos para el manejo de cafés sostenibles, están
especificados claramente en los Acuerdos de seguridad realizados con cada
una de las entidades responsables.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
 Norma BASC, versión 4 de 2012.
 Procedimiento para el Control de Materias primas y Material de Empaque y
producto terminado PR-PO-02
 Norma de la cadena de custodia RAS mayo de 2012 – Rainforest,
 Norma 889/2008 Art.63.1 (CE)
 Norma FIPA
 Norma NOP
 “Procedimiento para el control de la producción y control del producto no
conforme” PR-PO-03.
REGISTROS GENERADOS:

F- PA- 27 “Control de limpieza”

F-PA-46 “Control de plagas”
52
ABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Alejandra
Ramirez Gil
Cargo: Aux Sist. Cargo: Administrador
Gestión
Fecha:26-MarFecha:26-Mar-2013
2013
Cargo: Rep. Dirección
Fecha:26-Mar-2013
Apéndice 6. Procedimiento para la selección, vinculación formato y
competencias del personal PR-PA-01
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN,
VINCULACIÓN, FORMACIÓN Y COMPETENCIAS DEL
PERSONAL
Código: PR-PA-01
Fecha V: 12-Mar-13
Versión: 16
Página: 53 de 94
OBJETIVO:
Establecer los métodos necesarios para seleccionar, vincular y formar el
personal que realiza trabajos que afectan la calidad y seguridad del producto,
así como asegurarnos de que el personal es competente y consciente de la
pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de
los objetivos de la calidad y seguridad.
ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable a todos los cargos que inciden en la calidad y
seguridad de los procesos para garantizar un producto confiable y seguro.
RESPONSABLES:
Gerente, contador y Jefe de Seguridad.
DEFINICIONES:

Competente: Habilidad demostrada para manifestar conocimientos y
aptitudes en determinados cargos.
53

Inducción: Transmitir a una persona o grupo de personas los criterios,
conocimientos o requisitos básicos para desarrollar una determinada
función dentro de la empresa.

Formación: Es una actividad sistemática, planificada y permanente
generalmente en programas a mediano y largo plazo, cuyo propósito
es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso
productivo.

Operativo: Trabajo esencialmente rutinario con bajo grado de dificultad y
que requiere medianamente experiencia.

Técnico: Nivel de trabajo con autonomía y análisis para desarrollar las
funciones asignadas y resolver problemas específicos del cargo.

Profesional: Nivel de formación universitaria, requiere potencial intelectual
y experiencia directa en las funciones del cargo.

Directivo: Nivel de trabajo que exige espíritu analítico y creador para
solucionar problemas y tomar decisiones.

Capacitación Externa: Capacitación dictada por terceros al personal de la
empresa.

Capacitación Interna: Capacitación dictada por el mismo personal de la
empresa que posee los conocimientos necesarios para enseñar a los
demás.
GENERALIDADES:
CONOCIMIENTO DEL PERSONAL
1.1 Proceso de Preselección:
Es el Gerente quien por recomendación directa recibe y selecciona las hojas
de vida, las analiza teniendo en cuenta el perfil del cargo (OTD-PA-05 “Ficha
técnica de los cargos”) donde se describe la experiencia, educación, formación,
habilidades, así mismo se considera la posición crítica del cargo a ocupar ya
que este puede afectar directamente a la seguridad (manipulación, recepción, y
entrega de carga, acceso a documentación e información confidencial, manejo
de sistemas de información y gestión); seleccionando la persona que mas se
ajuste al perfil del cargo requerido.
1.2 Autorización del aspirante a investigación de antecedentes:
El aspirante debe ser informado que dentro de los requisitos de la empresa
para iniciar el proceso de selección, él o ella deberá autorizar a la empresa a
adelantar las investigaciones pertinentes y es un acto voluntario, que bien
54
puede no aceptar. Esto con el fin de que la empresa pueda obtener una idea
sobre si la persona puede estar implicada en un hecho grave sobre sus
antecedentes. En caso de aceptar deberá firmar el Formato “Autorización” FPA-20.
De igual forma el aspirante al cargo deberá diligenciar el “formato de
Actualización de datos” F-PA-17, “declaración patrimonial” F-PA-14, y “Archivo
dactiloscópico”F-PA-13; estos formatos deberán ser diligenciados a mano,
firmados y colocarles la huella dactilar en aquellos en que se requiera; lo cual
permitirá a la empresa obtener un primer rasgo de caligrafía del trabajador,
además deberá adjuntar las referencias laborales, certificados de estudio, 2
fotos tamaño cedula, fotocopia de la libreta militar si el aspirante la posee, ya
que según el artículo 111 del Decreto 2150 de 1995 en el caso de
contratación por parte de las empresas privadas no constituye un requisito,
fotocopia de la cédula, fotocopia del pasado judicial estos últimos ampliados al
200%.
1.3 Verificación de antecedentes:
Una vez obtenida la autorización la empresa quedara facultada legalmente por
el aspirante para investigar, verificar y conocer todo su pasado y poder tener
más claridad de quien es realmente el aspirante y cuál es el medio de donde
viene, con quien vive, cual es su nivel de vida, cual es su formación al interior
del núcleo familiar, cuáles son sus amistades y cuales sus aspiraciones.
Recibida la documentación del aspirante, se hará una verificación de referencias
laborales, familiares y comerciales, las cuales deberán quedar documentadas
en la misma “hoja de vida” F-PA-42, así mismo se verifican certificados de
estudio y pasado judicial. Toda esta información deberá ser confrontada con los
datos consignados en el formato F-PA-17 “actualización de datos” y F-PA-14
“Declaración Patrimonial”, así mismo se realizara una visita domiciliaría con
base en los parámetros fijados en el formato F-PA-11 “visita domiciliaria“. Toda
esta información quedara registrada en el formato “Estudio y concepto de
seguridad” F-PA-21.
1.4 Entrevista:
Se realiza la entrevista al aspirante con un especialista en psicología o el jefe
de seguridad, quien además debe realizar las pruebas especificas para el
cargo a desempeñar y deberá preguntar verbalmente sobre algunos datos
consignados en el formato F-PA-21 “Estudio y concepto de seguridad“, con el
fin de reducir la posibilidad de fachadas. Adicionalmente, durante la entrevista
se buscara determinar el carácter, la motivación, la honestidad y otros
parámetros. Igualmente se recalcara sobre la política organizacional de la
empresa en contra del robo, tráfico ilícito, piratería, entre otros; esto con el fin
de conocer la posición del empleado ante estos aspectos, el jefe de seguridad
o el sicólogo deberán emitir un concepto favorable o desfavorable sobre el
aspirante. Todos estos resultados serán remitidos al Gerente General quien lo
55
entrevistara y será el encargado de dar un concepto final sobre su aceptación;
Una vez aceptado se le practicará un examen médico ocupacional.
2. SELECCIÓN DEL PERSONAL
2.1 Vinculación directa:
La persona que sea seleccionada para laborar en la trilladora San José o
Alexcafe S.A.S deberá adjuntar las fotocopias de la libreta militar, cédula y
pasado judicial vigente las cuales deben presentarse ampliadas al 200%, así
mismo anualmente deberá realizarse una verificación de antecedentes la cual
se llevara a cabo en coordinación con el Capitulo BASC-CAFÉ. Si se trata de
un menor de edad debe diligenciar ante el Ministerio de trabajo el permiso para
laborar, con toda esta documentación se procederá a realizar la firma del
contrato de trabajo o de prestación de servicios. Igualmente la empresa deberá
realizar pruebas de laboratorio para detectar el consumo de drogas y alcohol.
2.2 Resumen de documentos que deben soportar la hoja de vida:
Ver lista formato “Lista de chequeo requisitos y documentación” F-PA-34
2.3 Vinculación a través de terceros:
Cuando se trate de vinculación a través de terceros en el caso de contratistas
independientes como braceros, entre otros; se verificaran los antecedentes
personales teniendo en cuenta los pasos consignados en el numeral 1.3 por
parte de la trilladora San José. Así Mismo en el caso de personal contratado
para la prestación de un servicio se debe solicitar mensualmente el soporte de
pago de la seguridad social y ARP lo que garantiza que no corren ningún
riesgo en caso de algún accidente dentro de las instalaciones.
2.4 Cuando es un Reintegro:
El gerente analiza las causas por las cuales el solicitante haya tenido que
retirarse de la empresa y de igual forma deberá llenar los formatos
mencionados en el punto anterior.
2.5 Inducción y Entrenamiento:
Después de la contratación se le realiza al trabajador una inducción por parte
de su jefe inmediato o la Contadora. El plan de inducción debe ser el siguiente:
1. Horario de trabajo asignado
2. Responsabilidades y funciones (“Ficha técnica de los cargos” OTD-PA05)
3. Política organizacional, visión, misión y objetivos
4. Entrenamiento sobre los procedimientos de seguridad y calidad (ver
procesos y procedimientos propios del cargo a desempeñar)
56
5. Atención de emergencias en bodegas
6. “Procedimiento para el reporte de actividades sospechosas” PR-PA-08
7. Normas de seguridad para el ingreso a las instalaciones, acceso de
visitantes y elementos varios
8. Uso de carnet, uniformes y dotación de seguridad industrial
9. Áreas restringidas
10. Normas sobre ingresos en horas no laborables
11. Charla sobre las consecuencias jurídicas y administrativas en caso de
no cumplir la política de la empresa
NOTA: La capacitación sobre planes de emergencia, actualización sobre
normas de calidad, seguridad y control, programa de prevención de consumo
de drogas y alcohol (debe incluir avisos y material de lectura), practicas anti
contrabando, mantenimiento e integridad de la carga y técnicas de inspección
entraran dentro del programa anual de capacitación y el nuevo empleado se
compromete a asistir a ellas cuando se programen. Se debe diligenciar el
formato F-PA-07 “Registro de capacitación y/o entrenamiento” como evidencia
de la realización de las mismas.
La trilladora cuenta con el “procedimiento para el reporte de operaciones o
actividades sospechosas” PR-PA-08 sobre el cual debe ser entrenado todo el
personal.
Se dejara evidencia de la inducción al personal nuevo en el formato “Programa
de inducción” F-PA-35.
De igual forma esta inducción será evaluada, en las competencias para los
cargos en el formato F-PA-12 “Evaluación para la competencia de los cargos”.
2.6 Entrega de dotación
Se debe hacer entrega de una dotación de los elementos necesarios para el
buen desempeño de su labor (calzado, uniformes, tapa oídos, tapa boca, casco
etc.) El personal que ocupa cargos críticos como ensaque, operarios de
maquinas, cargue y descargue debe estar identificado con uniformes de
acuerdo a la actividad que desempeña, las camisetas deben estar marcadas
con el nombre de la trilladora y numerados en el bolsillo y en la parte trasera
con el número que los identifica de tal modo que cuando haya terminación de
contrato o despido con justa causa se deberá solicitar la devolución del bolsillo
de la camiseta y se dejara el debido registro en el formato “entrega de
implementos” F-PA-07, así mismo se procederá a su incineración; en el caso
de los braceros temporales se les asignara un chaleco o peto debidamente
identificado y numerado.
2.7 Carné de identificación
Al personal contratado se le debe hacer entrega de un carné, elaborado en un
material resistente de difícil duplicación.
57
El carné debe contener foto, número de identificación, cargo y tipo de sangre,
para su debida identificación en las instalaciones de la Trilladora San José y
trilladora Alexcafe. Cabe resaltar que este debe ser portado en un lugar visible
dentro de las instalaciones. El carnet debe estar identificado con bandas de
color para determinar a qué áreas el funcionario puede tener acceso. A
continuación detallamos cual es el área identificada:
Área de oficinas: color amarillo
Área de laboratorio: color blanco
Área de producción: color rojo
En caso de pérdida el empleado deberá presentar denuncia ante las
autoridades y presentarla a la Contadora para su respectiva reposición. En
caso de deterioro el empleado deberá entregarlo a la contadora quien
procederá a realizar la reposición del mismo, el costo del carné será asumido
por el empleado.
Para el personal operativo es indispensable el carné para controlar el ingreso y
la salida de las instalaciones. No es necesario, especialmente por seguridad
industrial, que el carné se porte de manera permanente en la planta o donde se
genere riesgos de accidentes laborales.
3. MANTENIMIENTO DEL PERSONAL
3.1 Pruebas uso de droga y alcohol:
Antes de la contratación del personal y cada dos años aleatoriamente cuando
hallan sospechas sobre el consumo de drogas ilícitas y alcohol se solicitarán
pruebas de laboratorio (orina, sangre, entre otros). Dentro del programa anual
de capacitación “Plan de formación” F-PA-03 con que cuenta la trilladora se
tiene previsto dictar charlas de sensibilización sobre el consumo de alcohol y
drogas.
3.2 Autorización de Visita domiciliaria y Actualización de información:
Cada año se realiza una “actualización de datos”en el formato F-PA-17 que
debe estar acompañada de fotografía reciente del empleado, así mismo se
debe realizar una Visita domiciliaria antes de la contratación y como parte del
proceso de selección. De acuerdo al análisis de riesgos del personal, la
empresa determinara los cargos críticos quienes deberán ser visitados
aleatoriamente cada dos años, dicha visita deberá documentarse en el
formato “Visita domiciliaria” F-PA-11, el cual debe ser firmado por quien
atiende la visita y quien la realiza (para verificar situación económica, riesgos
del entorno, nuevas amistades, evidenciar cambios de difícil justificación en su
estilo de vida u otros aspectos que generen alertas sobre el personal o que
muestren señales de conspiración interna). Igualmente deberá presentarse un
58
análisis general de todo el personal tomando como base estos dos
documentos, y se realizaran las respectivas observaciones en caso de
evidenciarse cambios significativos en los niveles de vida, además se debe
hacer una actualización del registro fotográfico de las vías de acceso a la
vivienda, fachada, interior de la vivienda y habitación del aspirante. Este
análisis se debe presentar al Gerente quien en coordinación con el jefe de
seguridad, tomaran las acciones respectivas.
Cabe resaltar que anualmente deberán verificarse los antecedentes
disciplinarios, penales, contractuales, fiscales y de pérdida de investidura de
las personas que laboran en la empresa; este proceso podrá realizarse
mediante dos maneras, solicitando a la organización BASC la verificación del
mismo
o
consultando
la
página
http://www.procuraduria.gov.co/html/servicios/servicios_antecedentes.htm
La contadora mantiene una lista actualizada de empleados propios y
subcontratados que incluyen datos personales de mayor relevancia del
personal como lo son: Nombres y apellidos, cedula, cargo, numero celular,
fecha de cumpleaños, tipo de sangre, Entidad de EPS, ARP y contacto en caso
de emergencia, toda esta información la lleva en el formato “Relación de
empleados”.
3.3 Programa de incentivos
Se cuenta con un programa de incentivos encaminado a la denuncia de
cualquier acto sospechoso que sea comprobable, este programa debe ser
difundido y conocido por todo el personal. Se debe hacer entrega de folletos
informativos al personal que labora en la Trilladora San José y trilladora
Alexcafe, vecinos, escoltas y conductores que indican los medios por los
cuales se puede presentar la denuncia, como los buzones de sugerencias que
se encuentran ubicados al interior de la Trilladora o través del correo
electrónico. A la persona que presente la denuncia o información se le dará un
incentivo (bonos, recreación, días libres compensados, entre otros). Así mismo
la Trilladora San José y Trilladora Alexcafe tiene establecido bonos escolares,
regalos para los hijos de los empelados a fin de año e integraciones del
personal.
3.4 Clima laboral
Cada año en el mes Mayo se realizará a todo el personal que labora en las
instalaciones de la Trilladora San José y Trilladora Alexcafe una encuesta
sobre clima laboral en el formato F-PA-22 “Encuesta sobre clima laboral”, dicha
encuesta será elaborada, aplicada y evaluada por una persona asignada por la
dirección, la cual permitirá medir el grado de satisfacción de todo el personal.
La encuesta evalúa aspectos como: La empresa, posibilidades de creatividad e
iniciativa, a cerca de sus compañeros de trabajo,
jefe y superiores,
ergonomía, condiciones ambientales del puesto de trabajo, la encuesta es
tabulada por tipo de cargos para identificar y analizar los resultados obtenidos.
59
4. CAPACITACIÓN.
El jefe inmediato de cada empleado deberá realizar la evaluación de la
competencia de cada cargo una vez al año teniendo en cuenta el formato FPA-12 “Evaluación para la competencia de cargos” en relación con los
registros de inducción y entrenamiento según formato F-PA-35, “Ficha técnica
de los cargos” OTD-PA-05 que debe cumplir cada empleado, el jefe inmediato
debe informar las observaciones que considere necesarias en cada parámetro.
Para realizar dicha evaluación se debe contemplar si el personal a evaluar es
Jefe de alguna área y el personal subordinado. La siguiente tabla muestra el
porcentaje dado a cada grupo en: educación, formación, experiencia,
habilidades, calidad del trabajo, mejoramiento continuo, capacitación y
disciplina, factores personales y seguridad y salud ocupacional.
Al terminar las evaluaciones estas serán entregadas a la Contadora, quien es
la encargada de analizar los resultados de las mismas.
4.1 Metodología:
Se evalúan todos los parámetros y se califica 1 (si no cumple) 3 (si cumple
parcialmente) 5 (si cumple totalmente) la sumatoria de estos resultados se
multiplica por el % asignado a cada aspecto evaluado. En el caso de de la
educación se califica con 5 si el empleado homologa su educación con la
experiencia.
Si la calificación obtenida es mayor ó = a 4 se considera competente y se
procede a realizar la evaluación de estos en el año siguiente, pero si por el
contrario el personal obtiene una calificación inferior a 4 se procederá así:
La contadora analiza las evaluaciones y entrega a la alta dirección unos
resultados consolidados donde deberá determinar el nivel de competencia de
cada cargo y la necesidad de capacitación o formación específica de cada
evaluado; así mismo debe elaborar y presentar al comité de calidad un “plan
de formación“ F-PA-03 el cual será elaborado con base en las necesidades
diagnosticadas a través de las evaluaciones para las competencias de los
cargos y deberá tener el tipo de capacitación ya sea interna o externa,
indicando el tema, personal dispuesto, fecha prevista así como el conferencista
o facilitador de la actividad a desarrollar; dicho plan será considerado como una
propuesta ante el comité de calidad quienes deberán aprobar el desarrollo del
mismo, teniendo en cuenta el beneficio para el mejoramiento de la
competencia del personal. Los temas sugeridos por los jefes inmediatos
deberán ser tenidos en cuenta para realizar el “plan de formación” F-PA-03.
Es importante resaltar que para la empresa es primordial el mejoramiento de su
talento humano, por tal motivo aquel personal que según la “evaluación para la
competencia de los cargos” F-PA-12 es competente de igual manera deberá
60
recibir continuas capacitaciones en temas que contribuyan al desempeño de su
labor o que la empresa considere conveniente.
La empresa periódicamente adelantara programas para educar y sensibilizar a
todo el personal en los aspectos de las políticas y prácticas de calidad y
seguridad con que cuenta la compañía.
4.2
Evaluación,
Control
y
seguimiento
de
la
Capacitación.
Se realiza la capacitación, esta puede ser interna o externa, la primera es
realizada por el personal que posea el conocimiento para dictar esta, y la
segunda es brindada por personas o entidades externas que puedan ofrecer la
capacitación. Se debe diligenciar el formato F-PA-07 “Registro de capacitación
y/o entrenamiento” como evidencia de la realización de las mismas,
especificando el lugar donde fue realizada.
En algunas ocasiones cuando el personal reciba capacitación externa y
obtenga con esta un certificado, se debe anexar una fotocopia del mismo a su
hoja de vida.
Una vez realizada la capacitación el conferencista o facilitador deberá emitir su
juicio a cerca de la eficacia de la capacitación, para lo cual este podrá utilizar
su propia metodología sea esta a través de una ronda de preguntas, un juego o
la evaluación que el Capacitador externo considere, entre otros; no obstante
independientemente de la metodología a utilizar el conferencista o facilitador
deberá informar a la Contadora sobre la eficacia de la misma y está a su vez
deberá documentar esto en el “Plan de formación” F-PA-03. Cuando la
formación sea dictada por un organismo externo la eficacia de esta será
demostrada a través del certificado.
Después de recibir los informes de los capacitadores o facilitadores internos o
externos en los cuales se manifiesta el nivel de eficacia de las mismas, en el
caso de que la capacitación no arroje los resultados planificados y el personal
continué con falencias y dificultades, aun después de haber proporcionado
toda la atención y capacitación necesaria, se procederá a informar al
comité de calidad a fin de que este tome acciones al respecto.
El seguimiento a la eficacia de las capacitaciones también podrá realizarse en
el “plan de formación” F-PA-03, donde la Contadora podrá emitir un concepto
sobre la capacitación dictada indicando como se evidencia la eficacia de la
misma.
NOTA: En caso de brindar capacitaciones relacionadas con la conservación de
la cadena de custodia, éstas serán dictadas a todo el personal que labore en la
Trilladora Alexcafe y Trilladora San José, dado que si se presenta rotación de
empleados entre trilladoras, éstos tengan conocimiento de la norma y este en
la capacidad de participar en el procesamiento de café certificado.
61
5. Terminación de empleo
Cuando se vaya a retirar una persona de la empresa es necesario hacerle
diligenciar el “Formato para entrevista de retiro” F-PA-19 con el fin de conocer
la percepción de esta persona sobre la empresa y el formato “Paz y Salvo
personal en retiro” F-PA-26, esto con el fin de garantizar que tanto la persona
que se desvincula de la empresa como ALEXCAFE S.A.S queda al día con
esta persona. Como paso seguido la Contadora deberá actualizar el Libro
“Ingreso, salida de empleados y personal subcontratado” que se encuentra en
la portería esto con el objetivo de que a partir de la fecha se le prohíba el
ingreso como empleado de la empresa. Para finalizar la Contadora deberá
enviar un correo a los funcionarios de la empresa informándoles el retiro de
esta persona a partir de la fecha y para que el coordinador de sistemas
deshabilite el correo interno de dicha persona.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS


Normas BASC CAFÉ, versión 4 de 2012. Estándar de seguridad 4.
“procedimiento para el reporte de operaciones o actividades
sospechosas” PR-PA-08
7. REGISTROS GENERADOS
















“Ficha técnica de los cargos”OTD-PA-05
“Formato de Actualización de datos” F-PA-17
“Declaración patrimonial” F-PA-14
“Archivo dactiloscópico”F-PA-13
“Autorización” F-PA-20
“Visita domiciliaria“. F-PA-11
“Estudio y concepto de seguridad” F-PA-21.
“Lista de chequeo requisitos y documentación” F-PA-34
“Registro de capacitación y/o entrenamiento” F-PA-07
“Programa de inducción” F-PA-35.
“Evaluación para la competencia de los cargos” F-PA-12
“Entrega y devolución de implementos” F-PA-05
“Plan de formación” F-PA-03
“Encuesta sobre clima laboral” F-PA-22
“Paz y Salvo personal en retiro” F-PA-26
“Formato para entrevista de retiro” F-PA-19.
ELABORADO
POR:
Alejandra
Ramírez Gil
Cargo: Aux. del
sistema de
REVISADO POR:
Cargo: Rep. De la Dirección
62
APROBADO POR:
Cargo: Rep. Dirección
gestión.
Fecha:12-Mar-13
Fecha:12-Mar-13
Fecha:12-Mar-13
Apéndice 7 Procedimiento para la elaboración y control de los registros
PR-PP-02
PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS
REGISTROS
Código: PR-PP-02
Fecha V: 29-Mar-2013
Versión: 11
Página: 63 de 94
OBJETIVO:
Establecer un procedimiento documentado con el fin de definir los controles
necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
retención y disposición de los registros en el sistema de gestión de la calidad,
seguridad, así como en las certificaciones Rainfortest, UTZ, Orgánico, Flo, 4C y
café genérico implementadas en ALEXCAFE.
ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos de la empresa donde se
realizan actividades que inciden en el sistema de gestión de la calidad,
seguridad, así como en las actividades que incluyen la trazabilidad de los
productos certificados Rainforest, UTZ, Orgánico, Flo, 4C o Genérico en
ALEXCAFE.
RESPONSABLES:
Es responsabilidad del personal que maneje registros guiarse por los
parámetros aquí establecidos. El comité de calidad y seguridad es responsable
de inspeccionar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento y
evaluar el desempeño de este procedimiento.
DEFINICIONES


Registro de Origen Interno: Documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Registro de Origen Externo: Son formatos que no son generados por la
empresa pero interactúan en el desempeño del sistema de gestión de la
63



calidad, seguridad, certificación Rainforest, UTZ, Orgánico, Flo, 4C y
Genérico.
Almacenamiento: Corresponde a la metodología que se elija para archivar.
Tiempo de retención: Tiempo durante el cual se conservaran los registros.
Disposición: Se refiere a la actividad a seguir con el registro, una vez este
ha cumplido el tiempo de retención.
GENERALIDADES.
1. Directrices:



Papel: Los registros podrán ser elaborados en papel tamaño carta u oficio
según sea la necesidad y podrán ser impresos en papel reciclable.
Letra: El texto de los registros puede ser diligenciado en cualquier tipo de
letra, en imprenta o a máquina de escribir.
Espacios: Los textos de los registros se elaboran a espacio y medio o
sencillo
según
sea
necesario.
Aspectos de Redacción:
 Claridad, precisión y coherencia en la redacción.
 Utilización de un solo término para designar cada concepto.
 Los verbos utilizados deben estar en tiempo presente
2. Conservación de la Información:
Los registros pueden mantenerse en cualquier forma adecuada; en copia
impresa o electrónica.
Todos los documentos que acompañan los productos certificados Rainforest,
UTZ Orgánico o 4C, deben
indicar que son productos certificados,
incluyendo el código de aprobación de Cadena de Custodia asignado y deben
ser conservados por un periodo de 5 años tal como está definido en el
“LISTADO MAESTRO DE REGISTROS F-PP-11”
3. Almacenamiento y manejo del archivo Físico:
Cada proceso es responsable de mantener la confidencialidad de la
información y de almacenar sus registros en carpetas identificadas con un
nombre y archivadores debidamente identificados con un código alfa numérico
de la siguiente manera:
ARC –P_-Letras-###, donde:

ARC = Archivador

P = Proceso
PP = Proceso de planeación
PO = Proceso operativo
64
PA= Proceso de Apoyo

Estas letras identifican el área, es decir:
SGC = sistema de gestión de calidad
EXP = Exportación
FIN = Financiero
CON = Contabilidad
PCC = Producción
SEG = Seguridad
CAL = Calidades
REP = Recepción

Los siguientes dígitos indican número del cajón del archivo al cual
pertenece el documento.
4. Protección:
Debe tenerse presente que los medios utilizados para el almacenamiento de
los registros deben ofrecer las mejores condiciones de seguridad y protección
para evitar que estos se pierdan, se dañen o deterioren. Los cargos
responsables de cada registro deben ser definidos y consignados en el formato
“Listado maestro de registros” F-PP-11.
5. Control de los Registros:
Se maneja un “listado maestro de registros” F-PP-11 donde se especifica el
proceso, código, titulo, ubicación, responsable, versión, clase de información,
tiempo de retención y disposición final de los mismos. No obstante aquellos
registros con los cuales se transfieren responsabilidades deben ser firmados
tanto por quien entrega como por quien recibe. Cuando existan espacios en los
registros que no apliquen, este deberá ser diligenciado con la sigla N.A (No
Aplica).
Cada proceso o área maneja en su correspondencia un consecutivo interno
especificado así:

Las primeras tres letras indican el área o proceso al que pertenecen:
EXP = Exportación
FIN = Finanzas
CON = Contabilidad
SGC = Sistema de Gestión de la calidad

Los siguientes 4 números indican el consecutivo de la correspondencia
enviada.
Todos los registros deben ser controlados desde el momento en el cual son
recibidos o producidos evitando la acumulación en los puestos de trabajo ya
que se puede generar perdida de la información o traspapeleo.
65
6. Conservación de la información Electrónica:






Toda la información se encuentra guardada en CD o DVD debidamente
identificados con etiquetas o con un marcador de tinta indeleble. Igualmente
se diligencia el formato “Registro de Backups” F-PA-18 en el cual se
registran los días en que se realizan los backups.
Cada computador tiene definidas claves de acceso, que deben ser
alfanumericas minimo de 8 caracteres con el fin de restringir el ingreso para
el personal no autorizado; dichas claves se dejarán por escrito y bajo llave,
el asesor en sistemas sera el encargado de supervisar con cada usuario
que se esten haciendo los respectivos cambios de claves cada tres meses.
Adicionalmente se programaran salvapantallas y contraseñas para que se
activen en un tiempo no superior a 2 minutos cuando no se esten
utilizando.
Cada uno de los equipos que se encuentra en red tienen restricción de solo
lectura o no compartir sus discos duros para evitar que sean ingresados
desde otro computador. Así mismo para la seguridad de la información se
encuentran instalados antivirus, los cuales se actualizan semanalmente por
Internet.
Periodicamente se diligencia el formato denominado “hoja de control” F-PA02 donde se registran las tareas realizadas al Hardware de cada equipo, y
además se incluye el mantenimiento preventivo y correctivo a realizar.
La empresa cuenta con una protección para ataques externos conocida
como firewall provista por el software windows y por el Router.
El archivo inactivo que se encuentre en versiones anteriores o vigentes sera
debidamente guardado, ya que se hace necesaria su conservación; para
ello estos documentos serán ubicados en un archivador debidamente
identificado.
7. Clasificación de la Información:
La clasificación de la información se presenta de acuerdo a cuatro niveles que
identifican la protección requerida para la misma:




Clase 1 – Pública: información no sensible, disponible a todo el público.
Clase 2 – Interna: información que generalmente es accesible a empleados
y a no empleados previamente autorizados.
Clase 3 – Confidencial: información que es sensible dentro de la empresa
y que debe ser usada exclusivamente por el gerente, el responsable del
registro o quienes estos autoricen.
Clase 4 – Restringida: información que es extremadamente sensible y que
debe ser usada únicamente por el gerente o responsables de los procesos
dentro de la empresa.
8. Recuperación:
66
La recuperación de un registro se puede realizar consultando el formato
“Listado maestro de registros” F-PP-11, en la casilla correspondiente a
ubicación donde se relaciona el código de los archivadores por proceso y área.
9. Tiempo de Retención y Disposición Final de los registros:
Para cada registro se definen los tiempos de retención y la disposición final de
estos una vez que el plazo ha vencido. Cabe anotar que cada responsable de
proceso es quien define el tiempo de retención de los registros exceptuando
para aquellos en que la ley exija un plazo determinado, o para aquellos
registros que evidencian la trazabilidad del café certificado Rainforest, UTZ,
Orgánico Flo o 4C los cuales deberán conservarse por un periodo mínimo de
5 años.
Igualmente la disposición final podrá ser como obsoleto, inactivo o reciclaje.
Ver “Listado maestro de registros” F-PP-11.
10. Control de correspondencia enviada y recibida:
Cada que se envíe o reciba correspondencia se debe llevar un control sobre la
misma en “Control de correspondencia enviada” del cual es responsable la
secretaria y “Control de correspondencia en portería” del cual es responsable
el Jefe de seguridad.
DOCUMENTOS RELACIONADOS




Norma ISO 9001:2008, numeral 4.2.4
Norma BASC, Versión 4 de 2012, Numeral 4.5.3 Control de registros.
Requisitos Aprobación Cadena de Custodia versión 02 Septiembre de
2008, numeral 1.6
Norma UTZ versión Julio de 2011 numeral 4.1
REGISTROS GENERADOS





“Listado maestro de registros” F-PP-11.
“Registro de Backups” F-PA-18
“hoja de control” F-PA-02
“Control de correspondencia enviada”
“Control de correspondencia en portería”.
ELABORADO POR:
Alejandra Ramírez Gil
REVISADO POR:
Cargo: Auxiliar del sistema Cargo: Rep. Dirección
de gestión.
Fecha:29-Mar-2013
Fecha:29-Mar-2013
67
APROBADO POR:
Cargo: Rep. Dirección
Fecha:29-Mar-2013
ALMACE. PRODUCTO
TERMINADO
ÁREA MARCACIÓN DE
EMPAQUE.
Método
Método
Método
Método
Aire a presión.
Aire a presión.
68
HONGOS
¿En donde?
HUMEDAD
¿En donde?
RANURAS
¿En donde?
RASTROS DE
AVES
¿En donde?
LIMPIEZA REALIZADA POR:
OBSERVACIONES
EN LAS ÁREAS DE INTERVENCIÓN EXISTE PRESENCIA DE:
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
VERIFICADA POR:
EXCELENTES
BUENAS
REGULARES
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
MALAS
EXCELENTES
Otro ¿Cuál?
Aspiradora
Aire a
presión.
Barrido
Otro ¿Cuál?
Aspiradora
Aire a
presión.
Barrido
Otro ¿Cuál?
Aspiradora
Aire a
presión.
Barrido
CONTROL DE LIMPIEZA
BUENAS
REGULARES
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
MALAS
EXCELENTES
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
BUENAS
Aspiradora
Otro ¿Cuál?
TRILLADORA
APOLO
Método
REGULARES
MALAS
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
BUENAS
Método
EXCELENTES
Método
REGULARES
Método
Barrido
Aire a
presión.
Método
MALAS
MONITORES
Otro ¿Cuál?
Barrido
Aire a
presión.
Aspiradora
Otro ¿Cuál?
Barrido
Aire a
presión.
Aspiradora
Otro ¿Cuál?
Aspiradora
Barrido
Aire a
presión.
Otro ¿Cuál?
BÁSCULAS
EXCELENTES
BUENAS
REGULARES
MALAS
EXCELENTES
BUENAS
REGULARES
MALAS
EXCELENTES
BUENAS
REGULARES
MALAS
EXCELENTES
SILOS
Otro ¿Cuál?
Aspiradora
Barrido
Otro ¿Cuál?
Aspiradora
Barrido
Otro ¿Cuál?
Aspiradora
Barrido
Aire a
presión.
Aspiradora
Barrido
Aire a
presión.
PARRILLAS
EXCELENTES
BUENAS
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
REGULARES
ALMACE. MATERIA
PRIMA
Otro ¿Cuál?
BUENAS
REGULARES
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
MALAS
EXCELENTES
BUENAS
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
REGULARES
LABORATORIO DE
CALIDADES
Aspiradora
MALAS
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
MALAS
EXCELENTES
BUENAS
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
REGULARES
Barrido
Aire a
presión.
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
MALAS
EXCELENTES
BUENAS
REGULARES
MALAS
Apéndice 8 Control de limpieza F-PA-27
Código: F-PA-27
Fecha V: 26- Mar- 2013
Versión: 4
Página: 1
FECHA:
MÁQUINAS
ELECTRÓNICAS.
TOLVAS.
CARCAMOS STILES
Método
Método
Método
CONDICIONES DE
LIMPIEZA
Apéndice 9 Inspección de vehículos de carga, contenedores y entrega de
mercancías. F-PA-38
DESPACHO NO:
Fecha de inspección
y cargue:
Hora de Inicio
Placa:
Marca:
Tipo de vehículo
Trailer No.
Placa.
No. Serie y Digito de
control
Modelo:
No. Contenedor
Remolque
Camión
Contenedor
IDENTIFICACIÓN DEL CONDUCTOR
Nombre y apellido del conductor.
Cédula:
Expedida en:
Teléfono de
Residencia:
Número de celular:
IDENTIFICACIÓN DEL PROPIETARIO
Nombre y apellido del propietario.
Cédula:
Expedida en:
Celular:
IDENTIFICAR EMPRESA DE TRANSPORTE
Empresa de Transporte
Teléfono:
INSPECCIÓN Y CARGUE A REALIZAR EN:
Trilladora San José
Alexcafe
Otro
Si el vehículo cuenta con las condiciones mencionadas en la pág.2 continué identificando la carga que se
efectuará.
IDENTIFICAR CARGUE A REALIZAR
UTZ:
Cantidad de
sacos:
Rainforest:
Genérico:
Orgánico: X
Código de aprobación cadena de
custodia.
FLO:
4C:
Ente Certificador
Identificación
de lotes:
Números de Precintos instalados en el vehículo:
Nota: Si el vehículo a cargar es tipo remolque o camión inspeccione lo que se indica en los numerales 1
y 2, si es tipo contenedor realice las inspecciones anunciadas en el numeral 1 y 3.
69
1.INSPECCIÓN DE CABEZOTE Y CHASIS
SI
NO
2. INSPECCIÓN DE CARROCERÍA
N/A
SI
1. Compartimiento del motor.
2. Defensa delantera.
3. Llantas delantera
izquierda.
4. Cabina lado del conductor.
5. Tanques de aire y
compartimiento de batería.
6. Cuello de ganso o área de
enganche del tráiler.
7. Cajuelas de herramientas o
baúl.
8. Tanques de combustible.
9. Estructura de chasis y
cajuelas.
10. Ejes y sistema de
transmisión.
11. Llantas
12. Llantas de repuesto
13.Cabina y camarote lado
del ayudante.
3. INSPECCIÓN DE CONTENEDOR
1.Los números del contenedor cumplen con la fórmula del Ultimo dígito de verificación
2.Pared delantera en buen estado y sin novedad
3. Lado izquierdo en buen estado y sin novedad
4. Lado derecho en buen estado y sin novedad
5. Pisos:
 Se encuentra desnivelado
 Tiene reparaciones nuevas
 Existen rastros de que la tornillería que sujeta el piso a los travesaños se ha
modificado
6. Techo interior/Exterior
 Existe visibilidad de los soportes
 Se encuentra desnivelado
 Existen marcas de soldadura recientes
 Existen rastros de pintura nueva en parches
 La posición de las vigas laterales superiores y frontales es la adecuada
7. Puertas interiores/ exteriores :
 El número del contenedor es igual en la puerta y la placa
 No existen rastros de adhesivo o pegante nuevo en uniones de laminas
 Existen marcas o quemaduras recientes de soldaduras


NO
N/A
1. Parachoques.
2. Área del motor.
3. Llantas.
4. Tanque de combustible.
5. Cabina.
6. Litera.
7. Tanque de aire.
8. Carpa en buen estado.
9. Varillas de carrocería en buen
estado.
10. Evidencia de reparaciones
recientes
11. Llantas
12. Número de tráiler y placa
corresponden a los registrados
en los documentos.
13. Se encuentra presencia de
granos u otros elementos.
14. Presenta olores extraños que
puedan contaminar la carga.
15. Cuenta con plásticos para
cubrir la carga
3. INSPECCIÓN DE CONTENEDOR
Pintura nueva en partes o parches
Ondulaciones desiguales
70
SI
NO
N/A
SI
NO
N/A
 Estado de las bisagras sin novedad
8. Exterior del contenedor en buen estado y sin novedad
9. Sección inferior en buen estado y sin novedad
10.Se encuentra presencia de granos u otros elementos
11.Presenta olores extraños que puedan contaminar la carga
INSPECCIONADO POR: ________________________
FIRMA: ____________________
CERTIFICA QUE EL VEHÍCULO ESTA EN CONDICIONES APTAS PARA EFECTUAR EL CARGUE SI____
NO____
PERSONAL PRESENTE Y PARTICIPE EN EL CARGUE.
CARGO
NOMBRES Y
IDENTIFICACIÓN No. DE LA
FIRMA
APELLIDOS
CAMISETA
PERSONAL QUE ENSACO LOS LOTES
NOMBRES Y APELLIDOS
IDENTIFICACIÓN
CARGO
FIRMA
CERTIFICACIÓN Y COMPROMISO POR PARTE DEL CONDUCTOR.
Yo……………………………………………… conductor de vehículo relacionado en esta acta, certifico que los
documentos de ley exigidos para el transporte están actualizados y en regla; el vehículo está en
excelentes condiciones mecánicas para cumplir con las exigencias de contrato, agrego que estuve
presente durante el cargue identificando la carga y calidad de producto aquí especificado. Terminado el
cargue y colocados los precintos, me comprometo a que la carga no sufrirá ningún tipo de alteración, ni
contaminación. Se evitará cualquier actividad que pueda afectar el estado del café cargado, ya sea UTZ,
orgánico, Rainforest o genérico.
Firma del conductor:
Cédula:
CONSTANCIA POR PARTE DE LA PERSONA QUE CONTROLO EL CARGUE
Siendo las....………..horas de ………. de 20….. Se terminó el cargue, el que controle como
funcionario designado para esta actividad con las novedades que a continuación
relaciono……………………………………………………………………………………… Y en constancia firmo a
continuación.
Firma del funcionario de la
empresa:
Cédula:
71
Apéndice 10 Control de plagas. F-PA-46
Código: F-PA-46
Fecha V: 26- Mar- 2013
Versión: 1
Página: 1
CONTROL DE PLAGAS
FECHA:
Chapola
Roedores
Chapola
Insectos
rastreros y
voladores.
Roedores
Chapola
Insectos
rastreros y
voladores.
Roedores
INSPECCIONADO POR:
Chapola
Roedores
Insectos
rastreros y
voladores.
Presencia de:
Chapola
Chapola
Presencia de:
Insectos
rastreros y
voladores.
Roedores
Insectos
rastreros y
voladores.
Presencia de:
Chapola
Roedores
Insectos
rastreros y
voladores.
Presencia de:
ALMACE. MATERIA ALMACE. PRODUCTO ÁREA MARCACIÓN DE
PRIMA
TERMINADO.
EMPAQUE.
Roedores
LABORATORIO DE
CALIDADES
Insectos
rastreros y
voladores.
Presencia de:
Chapola
Presencia de:
Roedores
Presencia de:
Chapola
Presencia de:
Insectos
rastreros y
voladores.
Presencia de:
Roedores
Presencia de:
Insectos
rastreros y
voladores.
Presencia de:
Chapola
Presencia de:
Roedores
CARCAMOS STILES
Chapola
TOLVAS.
Insectos
rastreros y
voladores.
MÁQUINAS
ELECTRÓNICAS.
Roedores
TRILLADORA APOLO
Chapola
MONITORES
Insectos
rastreros y
voladores.
BÁSCULAS
Roedores
SILOS
Insectos
rastreros y
voladores.
PARRILLAS
OBSERVACIONES.
En caso de llevar a cabo fumigaciones o actividades relacionadas con el control de plagas (Trampas y planchas adhesivas) diligencie la
siguiente información:
CONTROL
FECHA
PLAGA A TRATAR
PRODUCTO
APLICADO/TRAMPA
INSTALADA
SUPERVISAR ACCIÓN EFECTUADA.
ÁREA DE
INTERVENCIÓN
FECHA
72
OBSERVACIONES DE LA ACCIÓN.
Apéndice 11 Producción de Lotes F-PO-07
Código: F-PO-07
Fecha V: 3-Abr-2013
Versión: 05
Página: 1
PRODUCCIÓN DE LOTES
PRODUCCIÓN PARA:
TRILLADORA SAN JOSE
ALEXCAFE
X
TIPO DE CAFÉ (Seleccione con una equis)
FECHA
No.
SILO
No.
CONTRATO
CLIENTE
No. DE LOTE
CALIDAD
UTZ RAINFO ORGA FLO 4C GENER CANT
TOTAL
MARCAS
0
FIRMA DE QUIEN ENTREGA
FIRMA DE QUIEN RECIBE
73
CONTRAMARCAS
CALIBRE
DEL
EMPAQUE
#
Apéndice 12. Autorización de despacho a puerto F-PO-30
AUTORIZACIÓN DE DESPACHO A PUERTO.
Ciudad y fecha:
Despacho No.
Código: F-PO-30
Fecha V: 06- Mar-2013
Versión: 5
Página: 1 de 1
Remesa No.
Despacho realizado desde:
Trilladora San José
Empresa Transportadora
Agente
Alexcafe
Otro
Tipo de Café (Seleccione con una x)
Número de
Lote
Cantidad
RAINF. UTZ
Conductor:
Placa de vehículo:
Placa Trailer:
FLO ORGA.
Marcas y
Calidad No. Empaque
Contramarcas
4c GENER.
Código de
aprobación
cadena de
custodia.
Organismo
de
Certificación.
Cédula:
Modelo:
Precintos No.
Color:
Observaciones
Autorizado por:
Conductor:
74
Agente de aduana:
Muelle
Apéndice 13 Recibo y análisis de café pergamino y excelso.
Código: F-PO-36
Fecha V: 03-Abr-13
Versión: 05
Página: 1
RECIBO Y ANÁLISIS DE PERGAMINO Y EXCELSO
FECHA
TRILLADORA SAN JOSÉ
ALEXCAFE
COMPRA NO.
NO. DE RECIBO (CONTROL INTERNO)
FECHA
TRILLADORA SAN JOSÉ
ALEXCAFE
COMPRA NO.
NO. DE RECIBO (CONTROL INTERNO)
PROVEEDOR
NOMBRE DE LA FINCA
REMESA
PLACA DE VEHÍCULO
PRODUCTO RECIBIDO
EXCELSO
PERGAMINO
CÓDIGO O CERTIFICADO
TIPO DE CAFÉ
FLO ORGA RAINF 4C
UTZ
GENERICO
SISPRO
SACOS
KILOS
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
TOTAL
DESTARE
PESO NETO
ALMENDRA
PASILLA %
MERMA
EXCELSO
FACTOR
DESCUENTO
BONIFIC.
BROCAS
RIPIO %
HUMEDAD
CONCEPTO DE TAZA:
OBSERVACIONES
PROVEEDOR
NOMBRE DE LA FINCA
REMESA
PLACA DE VEHÍCULO
PRODUCTO RECIBIDO
EXCELSO
PERGAMINO
CÓDIGO O CERTIFICADO
TIPO DE CAFÉ
FLO
ORGA RAINF 4C
UTZ
GENERICO
SISPRO
SACOS
KILOS
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
TOTAL
DESTARE
PESO NETO
ALMENDRA
PASILLA %
MERMA
EXCELSO
FACTOR
DESCUENTO
BONIFIC.
BROCAS
RIPIO %
HUMEDAD
CONCEPTO DE TAZA:
OBSERVACIONES
NO. DE
CORTE
NO. DE
BODEGA
NO.
SILO
NO. DE
CORTE
75
NO. DE
BODEGA
NO.
SILO
ANEXOS
ANEXO 1 Certificaciones otorgadas a Alexcafé S.A.S
76
77
78
N a t u r a Ce r t
Ce r t ific a q u e la
T R ILLA DO R A A LEXCA FÉ
A LEXCA FÉ S.A .S.
Ub ic a d a e n la Ca lle 1 6 No . 1 7 – 1 7 Pe r e ir a , Ris a r a ld a - Co lo m b ia
Cu m p le c o n lo s r e q u is it o s d e la No r m a d e Ca d e n a d e Cu s t o d ia d e la Re d d e
Ag r ic u lt u r a So s t e n ib le , ve r s ió n vige n t e e n t o d o s lo s p r o ce d im ie n t o s
in s p e c c io n a d o s p a r a e l a lca n c e :
Pr o c e s a m ie n t o y Exp o r t a c ió n d e Ca fé
N a t u r a Ce r t e s u n a e n t id a d in d e p e n d ie n t e a c r e d it a d a a n t e e l In t e r n a t io n a l
Or ga n ic Ac cr e d it a t io n Se r vic e IOAS d o in g b u s in e s s a s SESAC “So cia l,
En v ir o n m e n t a l & Su s t a in a b le Ac cr e d it a t io n " d e a c u e r d o a lo s r e q u is it o s d e la
Re d d e Ag r ic u lt u r a So s t e n ib le , c e r t ifica d o d e a cr e d it a c ió n Nº 0 1 2 . Lo s
p r o ce d im ie n t o s d e in s p e cció n a p lica d o s p o r N a t u r a Ce r t o b e d e c e n a la s
Po lít ic a s d e Ce r t ific a ció n y lo s Re q u is it o s d e Acr e d it a c ió n d e la Re d d e
Ag r ic u lt u r a So s t e n ib le .
Ce r t if ic a d o v á lid o d e s d e : 1 5 / 0 4 / 2 0 1 3
Ha s t a :1 4 / 0 4 / 2 0 1 6
Ac t a d e c o m it é d e ce r t ific a c ió n No : 0 6 7
No . Ce r t if ic a d o : NAC-C-0 0 0 4 2 4
SANDRA MARCELA REST REPO M.
Dir e c t o r a Eje c u t iv a
N a t u r a Ce r t
Nit. 900.270.539-1
PBX: (57+1) 7434296 7434297 -2455700 Cel. 3203053713 FAX: (57+1) 2854550
[email protected] – http//www.naturacert.org – Carrera 21 No.39-43 – Bogotá, D.C. – Colombia
79
80