servicios de mensajeria

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
SERVICIOS DE MENSAJERIA
SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
IT-DRM-GS-05
27/02/04
Versión 01
© Derechos Reservados 2003
Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V.
Subdirección General de Administración
Dirección de Recursos Materiales
Viaducto Miguel Alemán No. 105, 2º piso Col. Escandón.
México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00
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expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de
México, S.A. de C.V, dándole el crédito correspondiente.
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Versión 01
SERVICIOS DE MENSAJERIA
CONTENIDO
Número
Tema
Página
1
Objetivo
2
2
Alcance
2
3
Referencias
2
4
Políticas
2
5
Responsabilidades
3
6
Definiciones
4
7.
Método de Trabajo
4
7.1
Diagrama de Flujo
5
7.2
Descripción de Actividades
6
8.
Registros
7
9.
Anexos
7
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SERVICIOS DE MENSAJERIA
1. OBJETIVO
Establecer las actividades y políticas para el uso y control de los Servicios de Mensajería
necesarios para la operación de las diferentes áreas del Consejo de Promoción Turística de
México S.A. de C.V.
2.
ALCANCE
El contenido de este procedimiento, aplica a todas aquellas áreas que dentro de sus
funciones, requieran del servicio de mensajería, para el adecuado desempeño de sus
funciones, así como, aquellas áreas que en forma directa o indirecta, tengan bajo su
responsabilidad la instrumentación de los diversos procedimientos de control o que
participen en estos.
3.
REFERENCIAS
3.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
3.2 Contrato de prestación de servicios
4.
POLITICAS

El servicio requerido por las diversas áreas, deberá solicitarse mediante el “Formato
Múltiple de Solicitud” mismo que deberá ser firmado por un servidor público de nivel
mínimo de director de área.

En el “Formato Múltiple de Solicitud” deberá indicar en forma clara y detallada el tipo de
servicio que se requiere, para garantizar la entrega de los envíos a su destino en forma
eficiente.

Los envíos nacionales e internacionales, deberán ser entregados al coordinador de
mensajería antes de las 14:30 horas, para garantizar que saldrán ese mismo día a su
destino.

No se realizará ningún servicio de mensajería si no entregan la solicitud de servicio
(formato DRM-01) debidamente requisitado.

La Dirección de Recursos Materiales, será la encargada de verificar que la selección y
evaluación de los proveedores que presten sus servicios al Consejo, apliquen los
siguientes criterios:
SELECCIÓN:
I.
II.
III.
IV.
V.
(Buena presentación (corbata indispensable).
Amplio dominio de las ubicaciones en el Distrito Federal y área metropolitana.
Disponibilidad para realizar servicios fuera del horario establecido.
Conducirse con respeto dentro de las instalaciones del Consejo.
Respetar las medidas preventivas establecidas por el Consejo en materia de
seguridad e higiene.
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VI.
Entregar con oportunidad los acuses de recibo a las áreas del Consejo.
EVALUACIÓN:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
5.
Personal solicitado.- 1 conductor y 3 mensajeros
Horario de 09:00 a 18:00 eventualmente el servicio se solicitará fuera del horario
señalado.
Equipo solicitado.- 2 motocicletas y 1 vehículo compacto.
Manifestar por escrito el compromiso de presentar los servicios con confiabilidad,
confidencialidad, seguridad y oportunidad durante la vigencia del contrato.
Los mensajeros deberán contar con licencia vigente para conducir motocicleta o
vehículo.
El proveedor deberá cubrir las fallas de personal en un lapso no mayor a 60 minutos
posteriores al reporte realizado vía telefónica.
Deberán cumplir con el uniforme que los identifique como prestadores del servicio de
mensajería.
El personal de mensajería deberá portar su gafete de identificación como prestador de
servicio.
RESPONSABILIDADES
Director de Recursos Materiales.
5.1
Aprobar esta Instrucción de Trabajo
Gerente de Servicios.
5.2
Revisar esta Instrucción de Trabajo
5.3
Instruir para que el envío de paquetería y mensajería nacional, internacional y
metropolitana, se apegue a lo establecido en el contrato de prestación de servicios.
5.4
Validar y autorizar las facturas para su pago.
5.5
Firmar y validar los oficios enviados a la empresa de mensajería, mediante los cuales
se realiza la reclamación o rechazo de facturas con cobros improcedentes.
5.6
Autorizar el procedimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios
requeridos por las áreas, firmando el formato de requisición enviado por estas.
Subgerente de Servicios
5.7
Elaborar y Mantener actualizada esta Instrucción de trabajo
5.8
Recibir solicitud de mensajería, revisarla y archivarla.
5.9
Recibir guía operativa de servicio de mensajería y capturarla en el sistema de
cómputo para su control y seguimiento.
5.10
Dar el seguimiento de la entrega de los envíos vía Internet.
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6.
5.11
Verificar y validar las facturas contra las guías operativas para el pago de servicio de
mensajería.
5.12
Turnar al asistente administrativo la documentación para obtener validación y
autorización de pago de parte de la gerencia de servicios.
5.13
Archivar la documentación soporte del pago realizado.
DEFINICIONES
6.1 Coordinador de Mensajería.- Persona responsable de recibir, registrar, clasificar y
enviar la mensajería a su destino.
6.2 Solicitud de Servicio.- Documento mediante el cual se formaliza la entrega entre la
gerencia de servicios y el área solicitante el servicio de mensajería solicitado.
6.3 Guía Operativa.- Documento de embarque con número de folio, que expide la empresa
de mensajería al coordinador del servicio, para comprobar el destino del envío.
6.4 Envío.- Documento o paquete que el área solicitante entrega al coordinador del servicio
de mensajería, para que lo registre, clasifique y envíe al destino solicitado.
6.5 Mensajería Metropolitana.- Envíos cuyo lugar de destino se localizan en el Distrito
Federal y zonas conurbanas.
6.6 Mensajería Nacional.- Envíos cuyo lugar de destino se localizan fuera del Distrito
Federal y zonas conurbanas.
6.7 Mensajería Internacional.- Envíos cuyo lugar de destino se localizan fuera del territorio
nacional.
7.
METODO DE TRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para el Servicio de mensajería.
Para mayores detalles ver el punto 7.2 respectivamente, de este mismo documento.
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7.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Formato múltiple de solicitud
Subgerente de
Servicios
1.- Recibe solicitud de
servicios
2.- Turna al
Coordinador de
mensajería
Coordinador de
Mensajería
3.- Clasifica mensajería
y distribuye
11.- Asigna al
proveedor del Servicio
de Mensajería
4.- Es metropolitana
SI
9
5.- Asigna Mensajeros
Mensajero
6.- Entrega y Recaba
acuse
7.- Entrega acuses de
recibo
Subgerente de
Servicios
8.- Registra Acuses de
Recibo
9.- Captura Guías y
Turna al Asistente
Documentación
Asistente Administrativo
10.- Tramita pagos y
archiva
FIN
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7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Responsable
Paso
1
Recibe solicitud de servicios
1.1
Recibe solicitud del servicio de mensajería por parte del
personal de las áreas usuarias.
Subgerente de
1.2
Servicios
Coordinador
de Mensajería
Mensajeros
Actividad
Revisa que el servicio requerido venga debidamente
formulado y firmado a través del “Formato Múltiple de
Solicitud”
2
Turna al Coordinador de Mensajería
2.1
En cuanto se verifique que el formato se encuentre
debidamente requisitado lo turna al coordinador de
mensajería (outsourcing).
3
Clasifica Mensajería y Distribuye
3.1
Recibe los paquetes o envíos, así como, la solicitud y los
clasifica de acuerdo al destino de los mismos (metropolitana,
nacional o internacional)
4
Es metropolitana
4.1
En caso de que el destino de los paquetes sea dentro del
área metropolitana se procede de acuerdo a lo descrito en
el paso 5, si los destinos son fuera del área metropolitana
(nacional o internacional) se procede como se describe en el
paso 12.
5
Asigna Mensajeros
5.1
En función de los destinos dentro del área metropolitana
define ruta así como el mensajero y entrega los envíos al
mismo para su distribución
6
Entrega y recaba acuse
Guía
Acuse de recibo
Copia de acuse
de recibo
Acude al destino del envío, entrega el mismo y solicita la
firme en el recibo de acuse.
7
Documento de
Trabajo
“Formato Múltiple
de Solicitud”
Anexo 1
Entrega acuses de recibo
“Formato Múltiple de
Solicitud”
Acuses
Entrega acuses al Coordinador de Mensajería quien a su vez
lo turna al Subgerente de Servicios
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Responsable
Paso
Documento de
Trabajo
Actividad
8
Registra acuses de recibo
9
Registra los acuses en el listado de acuses y entrega los
mismos al personal que solicitó el servicio de mensajería
Captura Guías y Turna al Asistente
10
Subgerente captura guías dentro del sistema para su
autorización y pago y entrega la documentación
correspondiente al Asistente Administrativo.
Tramita pago y archiva
Subgerente de
Servicios
Asistente 16
Administrativo
Tramita pago al proveedor de los servicios de Mensajería,
recaba acuses y archiva en el expediente.
11
Coordinador
de Mensajería
Con esta actividad termina el procedimiento
Asigna a Proveedor del Servicio de Mensajería
Elabora Guía Operativa y la entrega junto con el envío al
proveedor del servicio de mensajería.
y se procede como se describe en el paso 9 de este
procedimiento.
8. REGISTROS
Tiempo de
Conservación /
Disposición
No. de Control
Nombre
Responsable de
Conservarlo
FO-DRM-GS-03
Formato Múltiple de Solicitud
Asistente
3 Años/Archivo
muerto
S/N
Guías Operativas de Embarque
Asistente
3 Años/Archivo
muerto
9. ANEXOS
Anexo No.
1
Nombre
No. de Control
“Formato Múltiple de Solicitud”
FO-DRM-GS-03
(DRM-01) *
* Guía Electrónica de Servicios Administrativos
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