Título Primero Del Instituto Hidalguense de la Juventud Manual de

Poder Ejecutivo del Estado
Libro Cuarto
Título Primero
Del Instituto Hidalguense de la Juventud
Manual de Procedimientos
Agosto 20 de 2009
Expedido en la Ciudad de Pachuca de Soto, Estado de Hidalgo
INDICE
Introducción……………………………………………………………………………3
Objetivo General………………………………………………………………………4
Descripción de Procedimientos………………………………………..…………..4
Formato de Procedimiento…………………………………………………………..6
Diagramas de Flujo………………………………………………………………..….7
Validación…………………………………………………………………………..….12
Aprobación………………………………………….…………………………………12
INTRODUCCIÓN.
El Gobierno del Estado de Hidalgo representado dignamente por el C. Lic. Miguel
Ángel Osorio Chong, se ha comprometido para cumplir con las metas planeadas,
además de tener la claridad y firmeza en las decisiones, para poder ofrecer más y
mejores servicios a los Hidalguenses.
En este sentido el compromiso que tenemos todos los servidores públicos al
servicio del Estado, es el de mejorar cada día nuestros programas y servicios, así
como la calidad de los mismos; cada una de las funciones, actividades y servicios
ofrecidos se realizan con apego a lo establecido por el ejecutivo Estatal.
El propósito del presente manual es servir como herramienta para describir las
operaciones que permiten efectuar las funciones más importantes de ésta Entidad,
la información generada servirá para precisar cada una de las actividades con el
objetivo de hacerlas comprensibles en términos claros y en un lenguaje sencillo.
El uso de ésta herramienta permitirá ser el marco de referencia para los servidores
públicos con el objetivo de hacer eficientes y eficaces las acciones y decisiones,
de ésta manera la cercanía con los ciudadanos tendrá otro aspecto fundamental
para la vida diaria de nuestra sociedad: proporcionar información oportuna de
manera clara, para contribuir a la cultura por la Democracia.
Lic. Palmira Venero Uribe
Directora General
3
OBJETIVO GENERAL.
Explicar en un lenguaje claro y entendible, los principales procedimientos que se
generan en la Entidad.
DESRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
INSTITUTO HIDALGUENSE DE LA JUVENTUD
Nombre de la función: Aplicación de Recursos Públicos
.
NO
RESPONSABLE
1
DIRECCIÓN GENERAL
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
DIRECCIÓN GENERAL
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
INSTRUYE SEAN APLICADOS LOS MÉTODOS NECESARIOS
PARA LA GESTION Y APROBACIÓN DE RECURSOS
PÚBLICOS PROPUESTOS
RECIBE INSTRUCCIÓN, APLICA LOS MÉTODOS NECESARIOS
Y ENVÍA TARJETA INFORMATIVA
RECIBE TARJETA INFORMATIVA, REVISA E INSTRUYE LA
PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES PARA UTILIZAR LOS
RECURSOS PUBLICOS ASIGNADOS
RECIBE INSTRUCCIÓN Y PROPONE ALTERNATIVAS PARA LA
APLICACIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS
Nombre de la función: Elaboración del Programa Operativo Anual
.
NO
RESPONSABLE
1
DIRECCIÓN GENERAL
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
4
DIRECCIÓN GENERAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
INSTRUYE SEAN APLICADOS LOS MÉTODOS NECESARIOS
PARA ELABOARAR EL POA
RECIBE INSTRUCCIÓN Y APLICA LOS MÉTODOS PARA
ELABORAR POA, PROPONE ALTERNATIVAS
REVISA LAS ALTERNATIVAS Y ACUERDA EL FORMATO Y
CONTENIDO DEL POA
ELABORA POA
4
Nombre de la función: Conformación de las Juntas de Gobierno
.
NO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
INSTRUYE SEAN APLICADOS LOS MÉTODOS NECESARIOS
PARA LA REALIZACIÓN DE AL MENOS 4 JUNTAS
ORDINARIAS DE GOBIERNO
RECIBE INSTRUCCIÓN, APLICA MÉTODOS Y EMITE
PETICIÓN PARA LA CONFORMACIÓN DE LA INFORMACIÓN
NECESARIA
RECIBE INSTRUCCIÓN Y APLICA MÉTODOS PARA
ELABORAR UN FORMATO HOMOGENEO CON LA
INFORMACIÓN REQUERIDA POR CADA ÁREA DE LA
ENTIDAD
1
DIRECCIÓN GENERAL
2
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
ÁREA DE EVALUACIÓN Y CONTROL
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
RECIBE FORMATO APLICA MÉTODOS Y ELABORA TARJETA
INFORMATIVA
5
DIRECCIÓN GENERAL
RECIBE TARJETA, ELABORA INVITACIÓN DIRIGIDA A LOS
MIEMBROS DE LA JUNTA, PARA ACORDAR FECHA DE
REALIZACIÓN Y CONVOCA A LA REALIZACIÓN DE LA JUNTA
Nombre de la función: Elaboración de reporte trimestral y semestral para SIIEH
.
NO
RESPONSABLE
1
DIRECCIÓN GENERAL
2
ÁREA DE EVALUACIÓN Y CONTROL
3
ÁREAS Y PROGRAMAS DE LA ENTIDAD
4
5
ÁREA DE EVALUACIÓN Y CONTROL
6
DIRECCIÓN GENERAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
INSTRUYE LA APLICACIÓN DE MÉTODOS PARA LA
ELABORACIÓN DE REPORTE
RECIBE INSTRUCCIÓN, INSTRUYE LA ENTREGA DE
REPORTES DE ACTIVIDADES A CADA ÁREA DE LA ENTIDAD
RECIBEN INSTRUCCIÓN, ELABORAN SEMANALMENTE
REPORTES DE ACTIVIDADES, REALIZAN FORMATO
INDIVIDUAL
RECIBE FORMATOS POR ÁREA Y CONFORMA UN NUEVO
FORMATO CON LA INFORMACIÓN RECIBIDA
RECIBE FORMATO CON EL CONCENTRADO DE LOS
REPORTES Y DA VISTO BUENO
RECIBE FORMATO Y PROPONE ALTERNATIVAS
5
Nombre de la función: Registro único de beneficiarios
.
RESPONSABLE
NO
ACTIVIDAD
1
DIRECCIÓN GENERAL
2
ÁREA DE EVALUACIÓN Y CONTROL
3
ÁREAS Y PROGRAMAS DE LA ENTIDAD
4
ÁREA DE CAPTURA DE RUB
5
DIRECCIÓN GENERAL
INSTRUYE SE APLIQUEN LOS MÉTODOS NECESARIOS PARA
REGISTRAR LOS DATOS DE LOS USUARIOS Y/ O
BENEFICIARIOS DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS
RECIBE INSTRUCCIÓN, EMITE INSTRUCCIÓN PARA LA
CONFORMACIÓN DE LA INFORMACIÓN POR ÁREA
RECIBEN INSTRUCCIÓN, APLICAN METODOS PARA
REGISTRAR LA INFORMACIÓN REQUERIDA, ENVÍAN
REPORTES
RECIBE REPORTES DE CADA ÁREA DE LA ENTIDAD Y
CONFORMA UN FORMATO CON EL CONCENTRADO DE LOS
DATOS OBTENIDOS, ENVÍA REPORTE
RECIBE REPORTE, PROPONE ALTERNATIVAS
FORMATO DEL PROCEDIMIENTO
FIRMA
NOMBRE
PATERNO
MATERNO
FECHA NAC.
DIRECCION (CALLE,NUMERO.COLONIA)
CORREO ELECTRONICO
ENT. NAC.
MPIO. NAC.
C.P.
SERVICIO PRESTADO
EDO. CIVIL
TELEFONO
DE:____HRS
FECHA
CURP
CELULAR
A:_____HRS
6
DIAGRAMAS DE FLUJO.
INSTITUTO HIDALGUENSE DE LA JUVENTUD
APLICACIÓN DE RECURSOS PÚBLICOS
DEPARTAMENTO
DIRECCIÓN GENERAL
ADMINISTRATIVO
INICIO
INSTRUYE SEAN APLICADOS LOS
MÉTODOS NECESARIOS PARA LA
GESTION Y APROBACIÓN DE
RECURSOS PÚBLICOS
PROPUESTOS
RECIBE INSTRUCCIÓN, APLICA
LOS MÉTODOS NECESARIOS
Y ENVÍA TARJETA INFORMATIVA
TARJETA
INFORMATIVA
RECIBE TARJETA INFORMATIVA,
REVISA E INSTRUYE LA
PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES
PARA UTILIZAR LOS RECURSOS
PUBLICOS ASIGNADOS
TARJETA
INFORMATIVA
RECIBE INSTRUCCIÓN Y
PROPONE ALTERNATIVAS
PARA LA APLICACIÓN DE
LOS RECURSOS PÚBLICOS
FIN
7
INSTITUTO HIDALGUENSE DE LA JUVENTUD
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
DEPARTAMENTO
DIRECCIÓN GENERAL
ADMINISTRATIVO
INICIO
INSTRUYE SEAN APLICADOS
LOS MÉTODOS NECESARIOS
PARA ELABOARAR EL POA
RECIBE INSTRUCCIÓN
Y APLICA LOS
MÉTODOS
PARA ELABORAR POA,
PROPONE
ALTERNATIVAS
REVISA LAS ALTERNATIVAS
Y ACUERDA EL FORMATO
Y CONTENIDO DEL POA
ELABORA POA
POA
FIN
8
INSTITUTO HIDALGUENSE DE LA JUVENTUD
CONFORMACIÓN DE LAS JUNTAS DE GOBIERNO
DEPARTAMENTO
ÁREA DE EVALUACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL
ADMINISTRATIVO
Y CONTROL
INICIO
INSTRUYE SEAN APLICADOS LOS
MÉTODOS NECESARIOS PARA LA
REALIZACIÓN DE AL MENOS 4
JUNTAS ORDINARIAS DE
GOBIERNO
RECIBE INSTRUCCIÓN, APLICA
MÉTODOS Y EMITE PETICIÓN PARA LA
CONFORMACIÓN DE LA INFORMACIÓN
NECESARIA
RECIBE INSTRUCCIÓN Y APLICA
MÉTODOS PARA ELABORAR UN
FORMATO HOMOGENEO CON LA
INFORMACIÓN REQUERIDA POR
CADA ÁREA DE LA ENTIDAD
FORMATO
RECIBE FORMATO APLICA
MÉTODOS Y ELABORA TARJETA
INFORMATIVA
RECIBE TARJETA, ELABORA
INVITACIÓN DIRIGIDA A LOS
MIEMBROS DE LA JUNTA, PARA
ACORDAR FECHA DE REALIZACIÓN
Y CONVOCA A LA REALIZACIÓN
DE LA JUNTA
FORMATO
TARJETA
INFORMATIVA
FORMATO
TARJETA
INFORMATIVA
INVITACIÓN
FIN
9
INSTITUTO HIDALGUENSE DE LA JUVENTUD
ELABORACIÓN DE REPORTE TRIMESTRAL Y SEMESTRAL PARA SIIEH
DIRECCIÓN
GENERAL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ÁREA DE
EVALUACIÓN Y
CONTROL
ÁREA Y
PROGRAMAS DE
LA ENTIDAD
RECIBE INSTRUCCIÓN,
INSTRUYE LA ENTREGA DE
REPORTES DE ACTIVIDADES A
CADA ÁREA DE LA ENTIDAD
RECIBEN INSTRUCCIÓN,
ELABORAN SEMANALMENTE
REPORTES DE
ACTIVIDADES, REALIZAN
FORMATO INDIVIDUAL
INICIO
INSTRUYE LA
APLICACIÓN DE
MÉTODOS PARA LA
ELABORACIÓN
DE REPORTE
FORMATOS DE
REPORTES
RECIBE FORMATO CON EL
CONCENTRADO DE LOS
REPORTES Y DA VISTO
BUENO
RECIBE FORMATO Y
PROPONE ALTERNATIVAS
FORMATO
CONCENTRADO
DE REPORTES
FORMATO
CONCENTRADO
DE REPORTES
RECIBE FORMATOS POR
ÁREA Y CONFORMA UN
NUEVO FORMATO CON LA
INFORMACIÓN RECIBIDA
FORMATOS DE
REPORTES
FORMATO
CONCENTRADO
DE REPORTES
FIN
10
INSTITUTO HIDALGUENSE DE LA JUVENTUD
DIRECCIÓN
GENERAL
REGISTRO ÚNICO DE BENEFICIARIOS
ÁREA DE
ÁREA DE
ÁREAS Y
EVALUACIÓN Y
CAPTURA DE
PROGRAMAS DE
CONTROL
RUB
LA ENTIDAD
INICIO
INSTRUYE SE APLIQUEN
LOS MÉTODOS NECESARIOS
PARA REGISTRAR LOS
DATOS DE LOS USUARIOS
Y/ O BENEFICIARIOS
DE LOS SERVICIOS
OFRECIDOS
RECIBE REPORTE,
PROPONE ALTERNATIVAS
RECIBE INSTRUCCIÓN,
EMITE INSTRUCCIÓN PARA
LA CONFORMACIÓN DE LA
INFORMACIÓN POR ÁREA
RECIBEN INSTRUCCIÓN,
APLICAN METODOS
PARA REGISTRAR LA
INFORMACIÓN
REQUERIDA, ENVÍAN
REPORTES
RECIBE REPORTES DE
CADA ÁREA DE LA
ENTIDAD Y CONFORMA
UN FORMATO CON
EL CONCENTRADO
DE LOS DATOS
OBTENIDOS, ENVÍA
REPORTE
REPORTES
(10)
DE ACTIVIDADES
REPORTES (10)
DE ACTIVIDADES
REPORTE
REPORTE
FIN
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VALIDACIÓN.
La Dirección General formuló el presente Manual de Procedimientos conforme a
las atribuciones conferidas en el artículo 23 de la Ley Orgánica de la
Administración Pública del Estado de Hidalgo y de acurdo a lo señalado por el
Decreto de Creación de ésta entidad.
LA DIRECTORA GENERAL
Lic. Palmira Venero Uribe
APROBACIÓN.
LA SECRETARIA DE FINANZAS
C.P Nuvia Magdalena Mayorga Delgado
EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN
Lic. José Alberto Narváez Gómez
EL SECRETARIO DE CONTRALORIA
L.A. Fernando Q. Moctezuma Pereda
12