legalización libros contables

LEGALIZACIÓN LIBROS CONTABLES
· 18 de febrero de 2015 ·
PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN DE LIBROS OFICIALES
DE CONTABILIDAD PARA EL EJERCICIO 2014
El pasado 21-1-2015 remitimos la circular correspondiente al procedimiento de legalización de
los libros oficiales de contabilidad para el ejercicio 2014, en la cual informábamos de la obligación
de realizar de forma telemática la legalización de los mismos para los ejercicios cerrados a partir
del 29-9-2013, y en la que nos hacíamos eco de que algunos Registros Mercantiles estaban
admitiendo diversos formatos de presentación de los libros contables para su legalización (en
papel y en CD), al no existir directrices de la Dirección General de Registros y del Notariado en
sentido contrario.
Con posterioridad a nuestra Circular, con fecha 16-2-2015 se ha publicado en el BOE la
Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado
(DGRN), sobre Legalización de Libros de los Empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley
14/2013 de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización.
A través de la citada Instrucción, la DGRN proporciona criterios procedimentales únicos y
uniformes (de aplicación a cualquier Registro Mercantil) para la legalización de los libros que
obligatoriamente debe llevar los empresarios, así como un nuevo formato que recoge los
archivos que conforman la legalización de los libros en un archivo comprimido (“.zip”), aportando
una mayor simplicidad, ahorro de tamaño y disminución del tiempo de proceso en la tramitación
telemática.
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I). Legalización telemática obligatoria de cualquier libros cuya llevanza sea
obligatoria para los empresarios.
Todos los libros que obligatoriamente1 deben llevar los empresarios deberán cumplimentarse
en soporte electrónico y se tienen que presentar por vía telemática ante el Registro Mercantil
competente por razón del domicilio en este soporte para los ejercicios iniciados a partir del
29-9-2013, dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Esta obligación tiene las siguientes consecuencias:
 No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29-9-2013 ni libros
encuadernados en blanco para su posterior utilización, ni libros no encuadernados,
también en blanco, formados por hojas móviles.
 Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29-9-2013 tampoco será posible la
legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo –
véase CD/DVD-, no presentados por vía telemática.
 Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para
contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos con anterioridad al 29-9-2013.
Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos
mediante diligencia que se acreditará en el primer envío telemático de dichos libros.
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En relación a los libros obligatorios nos remitimos a nuestra Circular sobre la Legalización de los Libros de
Contabilidad, remitida el 21-1-2014.
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Si en los mencionados libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social
citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá
igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dichos asientos, contratos o actas al
libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
II). Soporte electrónico y presentación telemática.
El soporte electrónico al que alude el artículo 8 de la Ley 14/2013 deberá cumplir los requisitos
técnicos2 que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el
Anexo I de la Instrucción.
Se señala la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores en la página
web www.registradores.org , como medio de envío telemático.
La información presentada relativa a cada libro dispondrá de un sistema de protección con el
objeto de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto
presentante hasta el momento en que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en
el Registro Mercantil correspondiente. La protección se realizará mediante la utilización de la
huella digital correspondiente a cada libro por medio del algoritmo estándar SHA256.
El Registrador calificará no sólo el contenido de la solicitud según lo que resulte de los ficheros
presentados y los asientos de su Registro, sino también que el algoritmo SHA256 generado
por los correspondientes ficheros coinciden con el que consta en la relación de libros
presentada.
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Tipo y nombre del fichero informático, extensión, etc.
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El contenido de los ficheros legalizados y de los demás documentos presentados se ajustará a
lo establecido en la Instrucción. De lo contrario, el Registrador suspenderá la legalización de
los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil.
III). Excepciones a la presentación en formato electrónico y/o por vía telemática.
Cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por
vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante
dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con los siguientes requisitos:
 Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía
telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de
Registradores.
 Deberá utilizarse soporte de almacenamientos de datos entre los más habituales en el
mercado.
 Los ficheros de los libros presentados para su legalización deberá cumplir los requisitos
técnicos respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el
Anexo I de la Instrucción.
 A la instancia de legalización se acompañará una relación de libros cuya legalización se
solicita con indicación de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicación
del logaritmo de huella digital SHA256, debiendo ajustarse dicha relación al modelo
establecido en el Anexo II de la Instrucción.
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Sin perjuicio de lo anterior, y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29-92013 y cerrados hasta el 31-12-2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación
en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de algunos de ellos, el registrador
permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros
formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos del artículo 333 del
Reglamento del Registro Mercantil3.
Las anteriores reglas también serán de aplicación para la legalización libros cuya legalización
no sea obligatoria y que los empresarios deseen legalizar.
En Madrid, a 18 de febrero de 2015
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Este precepto establece los siguiente: «Los libros obligatorios formados por hojas encuadernadas con posterioridad
a la realización en ellas de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo deberán estar encuadernados
de modo que no sea posible la sustitución de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás
numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados en
ellas. Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados..
Los libros obligatorios a que se refiere el apartado anterior deberán ser presentados a legalización antes de que
transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del
Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones».
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