gestión de talento humano certificaciones bonos pensionales

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3
CERTIFICACIONES BONOS PENSIONALES
CÓDIGO
AP-THU-PR-02
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2016
Página
1 de 6
1. OBJETIVO
Expedir certificaciones pensionales y laborales al personal activo y retirado de la institución.
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de la solicitud y termina con la entrega del certificado Pensional
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO:
Profesional de Gestión Institucional Área de Personal
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver normograma (Decreto 1474 de 1997, Decreto 1513 de 1998, Decreto 1748 de 1995, Decreto 1158 de 1994)
Historia Laboral
5. DEFINICIONES
Bono Pensional: Es un documento, mediante el cual se hace el cómputo de todos los tiempos laborados con anterioridad a la selección de cualquiera de
los dos regímenes pensionales creados por la ley 100 de 1993. Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del
capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones, y se expide para Colpensiones y fondo de pensiones privados.
Certificado laboral: Documento que hace constar el tipo de vinculación, cargo, salario y tiempo de servicio
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión
diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3
CERTIFICACIONES BONOS PENSIONALES
CÓDIGO
AP-THU-PR-02
VERSIÓN:
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
6.1 CERTIFICACIONES BONOS PENSIONALES
ACTIVIDAD
Nº
Recibir y radicar la
solicitud de certificado
1.
Revisión de la solicitud
2.
Revisar el tipo de soli1. citud
Solicitar historia laboral
2.
5
VIGENCIA:
2016
DESCRIPCIÓN
Se recibe la solicitud a persona natural, fondo de pensiones o entidad
que lo requiera.
Cuando la solicitud es personalizada, se diligencia formato solicitud de
certificado para bono pensional y se radica la solicitud. Si es mediante
oficio, éste será igualmente radicado.
Se toma el formato o el oficio de solicitud y se verifica que contenga toda
la información que se describe a continuación.

Nombre y apellidos

Número de Cédula

Cargo

Tipo de vinculación

Dirección

Teléfono

Estado (activo o retirado)

Fecha de la solicitud
En caso de no contarse con toda la información se busca en la historia
laboral y se complementa.
Se revisa que tipo de solicitud es con el fin de establecer la fecha en la
cual debe ser contestado. Si se trata de derecho de petición se dará prioridad sobre los demás requerimientos.
Se solicita la historia laboral al encargado del archivo de gestión del área
de Talento Humano o de archivo central de acuerdo al estado de la Historia y tipo de vinculación (planta, ocasional, contratista y/o convenio).
Página
RESPONSABLE
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REGISTRO
Técnico Operativo
Libro radicador de
solicitudes y recibido
Técnico Operativo
Solicitud de Certificado
Técnico Operativo
Oficio o formato de
solicitud de certificado.
Libro radicador de
préstamo de Historia Laboral
Técnico Operativo
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GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3
CERTIFICACIONES BONOS PENSIONALES
CÓDIGO
AP-THU-PR-02
ACTIVIDAD
Nº
Revisión
Laboral
Historia
3.
Elaborar
oficio
de
respuesta
de
no
1.
expedición de bono
Pensional.
Elaborar el Certificado
Pensional
en
los
formatos 1, 2 y 3(B) o
(A), establecido por el
Misterio de Hacienda
2. para la certificación
laboral y salarial.
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2016
DESCRIPCIÓN
Página
RESPONSABLE
Se revisa toda la historia laboral y se toman los datos necesarios
dependiendo del tipo de vinculación, para la elaboración del certificado y de
acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente teniendo en cuenta
los siguientes puntos.
1.
Si la vinculación es, o fue como docente ocasional, se
verifica en que tiempo laboró y cotizó. Las fechas admitidas son a
partir de enero de 1997 hasta la fecha.
2. Si la vinculación fue por contrato, se verifica en que tiempo
laboró y cotizó. Las fechas admitidas son desde enero 1997 hasta
diciembre del 2003
3. Si la vinculación es o fue de planta o por convenio, se verifica en
que tiempo laboró y cotizó.
De no haber vínculo y de no existir aportes, se elabora la respuesta
mediante oficio, comunicando a los solicitantes que no están cubiertos por la
normatividad vigente, se sigue a la actividad 10.
Técnico Operativo
Se elabora el Formato 1: identificación del trabajador que contiene: nombres
y apellidos, documento de identidad, fecha de nacimiento, periodos de
vinculación laboral, entidad, cargo, interrupciones laborales no remuneradas,
total días de interrupción, fechas de iniciación y finalización de aportes para
pensiones, nombre completo de la caja o fondo al cual se hicieron los
aportes y el Nit respectivo.
Se elabora el Formato 2: Identificación del trabajador que contiene: nombres
y apellidos, documento de identidad, fecha de nacimiento, se determina la
fecha base, entidad responsable para pensiones en la FB, se incluyen los
factores para el cálculo del salario base y factores adicionales no netos para
la determinación del salario base, determinación del salario base.
Técnico Operativo
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REGISTRO
Técnico Operativo
Formatos 1, 2 y
3(B) o (A).
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GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3
CERTIFICACIONES BONOS PENSIONALES
CÓDIGO
Nº
3.
AP-THU-PR-02
ACTIVIDAD
Remisión de certificado
para firma
Entrega de certificados
4.
5.
6.
Recepcionar guía de
envió Certificado
Archivo de documentos
Archivo de copias de
certificados
7.
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2016
DESCRIPCIÓN
Se elabora Formato 3. identificación del trabajador: nombres y apellidos,
documento de identidad, fecha de nacimiento, salarios mes a mes: año
correspondiente al mes que certifica, mes que certifica, asignación básica
mensual, gastos de representación, prima técnica, otros factores (Dto.
1158 de 1994) y total anual incluyendo factores salariales.
Una vez elaborado el certificado, se remite al Profesional de Gestión
Institucional Área de Personal para su respectiva firma.
Se hace entrega de los certificados así:
Personal Natural: Se contacta telefónicamente al solicitante y para la
entrega se hace firmar el recibido.
Fondo Pensional: Se realiza comunicación oficial y se envía por correo
certificado.
Se recibe de administración y recepción de documentos la copia del
oficio y se radica el número de guía como un recibido.
Se archiva la solicitud con su respectiva respuesta en las carpetas de
archivo de correspondencia.
Se relaciona en un formato de control de entrega de documentos para
archivo, el nombre a quien se expide el certificado, el No. De oficio, los
reportes de Linix, la clase y números de formato, No. consecutivo, el No.
De folios, entre otros y se entrega al encargado de archivo de gestión de
Talento Humano para su respectivo archivo
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RESPONSABLE
4 de 6
REGISTRO
Técnico Operativo
Certificado firmado
Técnico Operativo
Libro radicador de
solicitudes y de
recibido.
Técnico Operativo
Técnico Operativo
Técnico Operativo
Formato
Control
Entrega
de
Documentos para
Archivo
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5
VIGENCIA:
2016
6.2 CERTIFICACIONES LABORALES, SALARIALES Y DE APORTES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
Nº
El Técnico Operativo recibe la solicitud verbal por parte del interesado.
1. Recibo de solicitud
Entrega formato de
2. solicitud
Recibo
y
verificación
de
3. formato de solicitud
4.
Revisar
documentos
Elaborar certificado
5.
6.
7.
Entrega para firma
de certificado
Recepción
y
organización
de
certificados
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RESPONSABLE
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REGISTRO
Técnico Operativo
Se entrega al solicitante un formato para que sea diligenciado por este, el cual
contiene: fecha, nombre, cédula, tipo de vinculación e información que desea
obtener.
Se recibe el formato diligenciado y se verifica que los datos solicitados estén
registrados claramente.
Técnico Operativo
Se revisa la Historia Laboral del solicitante o los archivos digitales existentes en
Talento Humano para confirmar datos solicitados, según el tipo de vinculación:
funcionario de planta, retirado, contratista, ocasional, catedrático, convenio,
monitor.
Se elabora el certificado teniendo en cuenta si es por primera vez o se actualiza si
ya está en la base de datos (archivos digitales) de Talento Humano, de acuerdo a
los documentos de la historia laboral o a la información digital contenida en los los
archivos del Área.
Técnico Operativo
Técnico Operativo
Registro
Consecutivo
Certificado
Se entrega el certificado al Profesional de Gestión del Área de Personal para la
firma correspondiente.
Se recibe del Profesional de Gestión Institucional del Área de Personal el (los)
certificado(s) firmado(s) y se organizan en carpetas por orden alfabético para
posteriormente ser entregado al solicitante cuando lo requiera.
Técnico Operativo
Certificado
firmado
Técnico Operativo
Solicitud
certificado
laboral
Formato
Solicitud
certificado
laboral
verificado
Técnico Operativo
Nota: el tiempo máximo para hacer entrega de un certificado laboral, es de quince
(15) días hábiles contados a partir de su solicitud
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VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2016
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7. OBSERVACIONES:

Los certificados no se expiden si no reposan en esta Área Historia Laboral o documentos que registren la vinculación del solicitante.

Para elaborar los certificados se deben verificar con exactitud todos los datos solicitados
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
01
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Aprobación documentos
02
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Actualización documentos
03
CAL-FO 17 Junio 30 de 2011
Actualización de Documentos
04
CAL-FO 17 Septiembre 30 de 2012
Actualización de Documentos
05
EV-CAL-FO-17 Junio 23 de 2016
Actualización de Documentos
ELABORÓ
REVISÓ
EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO
HUMANO
LINA FERNANDA PERDOMO MURILLO
Profesional de Apoyo SGC
APROBÓ
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGC
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