Nota

Nuevas reglas relativas al reembolso de los gastos de personas ajenas
a la OAMI invitadas o convocadas a reuniones por la OAMI
en aplicación de la Decisión n° ADM-13-37 del Presidente de la
Oficina de 30 de Octubre de 2013
Cualquier persona ajena a la OAMI invitada o convocada a tomar parte en una
reunión, con independencia del lugar en que ésta se celebre, podrá solicitar este
reembolso.
Esta persona puede proceder del sector privado (representante de la sociedad civil)
o del sector gubernamental (representante de una autoridad pública).
Salvo que se indique lo contrario en la carta de invitación, la persona invitada
tendrá derecho:
1. al reembolso de los gastos de desplazamiento,
2. al pago de una dieta diaria, y
3. en su caso, a una indemnización en concepto de alojamiento,
a condición de que declare por su honor que no está percibiendo, por la
misma visita, indemnizaciones similares de su administración,
institución o empresa.
1. Reembolso de los gastos de desplazamiento
Las personas invitadas tendrán derecho al reembolso de sus gastos de
desplazamiento desde el lugar de convocatoria hasta el lugar de la reunión. Dicho
viaje deberá realizarse de acuerdo con el medio de transporte más adecuado e
intentando beneficiarse de las tarifas más económicas.
Nota importante: los servicios responsables de los pagos tendrán derecho a efectuar
todas las verificaciones necesarias y a solicitarle todos los comprobantes que
puedan resultar útiles a tal efecto. Asimismo se reservan el derecho, si les parece
justificado, de limitar el reembolso a las tarifas que se practican normalmente en el
trayecto habitual entre el lugar de convocatoria y el lugar de la reunión. Así pues,
organice detenidamente su viaje.
Por norma general, los medios de transporte serán:
- tren en primera clase para desplazamientos inferiores a 400 km (viaje de ida);
- avión en clase económica para desplazamientos superiores a 400 km. Se
autorizará la clase preferente para trayectos con una duración sin escalas de 4
horas o más ;
- automóvil personal. El reembolso se basará en la tarifa ferroviaria de primera clase
o, en su defecto, a razón de 0,22 €/km.
Los gastos de desplazamiento se reembolsarán previa presentación de los
siguientes justificantes:
- billetes y facturas (en caso de compra de billetes en línea, la reserva electrónica
impresa), y
- las tarjetas de embarque o equivalentes del itinerario de ida.
Los gastos de viaje incluyen la facturación del equipaje, los gastos de Speedy
boarding, los gastos de asignación de plaza y gastos similares.
Estos documentos deberán permitir determinar la clase de viaje utilizada, los
horarios de los trayectos, así como los precios pagados.
Version revised 22/07/2015
No se reembolsarán los gastos de traslado hacia y desde los aeropuertos o
estaciones ferroviarias, como gastos de autobús o de taxi, ni los gastos de seguro
de viaje y de anulación. Dichos gastos se incluyen en la dieta diaria.
2. Pago de una dieta diaria a tanto alzado
Se trata de una dieta diaria establecida a tanto alzado. Esta dieta diaria incluye los
gastos de comidas, los traslados a los aeropuertos (y desde éstos), los
desplazamientos locales (autobús, tranvía, tren, metro, taxi, aparcamiento, peajes
de autopistas, etc.), así como los seguros de viaje y de anulación.
El importe de esta dieta diaria será de 92 euros por cada día de reunión. Además
de esta última, se abonará media dieta diaria suplementaria de 46 euros por día de
viaje, en su caso, antes y/o después del/ de los día(s) de la reunión.
Nota importante: En el caso de las reuniones que tengan lugar en la sede de la
Oficina, no se pagará indemnización diaria alguna a las personas invitadas cuyo
domicilio profesional se encuentre en la provincia de Alicante. Para las demás
reuniones, no se pagará indemnización diaria alguna a las personas invitadas cuyo
domicilio profesional se encuentre a una distancia inferior o igual a 100 km por vía
aérea del lugar de la reunión.
3. Pago de una indemnización en concepto de alojamiento a tanto alzado
Si debe pasar una o varias noches en el lugar de la reunión debido a la
incompatibilidad entre los horarios de la reunión y los de los transportes, se le
concederá igualmente una indemnización en concepto de alojamiento. El importe de
esta indemnización se fija a tanto alzado y se eleva a 125 euros por noche; el
número de noches no podrá ser superior al de los días de reunión más una noche.
Se le podrá conceder excepcionalmente una indemnización de alojamiento y/o
diaria suplementaria, previa autorización expresa, si la prolongación de su estancia
permite obtener un descuento de los gastos de transporte superior al importe de las
indemnizaciones que se le deban pagar.
Nota importante: En el caso de las reuniones que tengan lugar en la sede de la
Oficina, no se pagará indemnización de alojamiento alguna a las personas invitadas
cuyo domicilio profesional se encuentre en la provincia de Alicante. Para las demás
reuniones, no se pagará indemnización de alojamiento alguna a las personas
invitadas cuyo domicilio profesional se encuentre a una distancia inferior o igual a
100 km por vía aérea del lugar de la reunión.
4. Documentos que deberá presentar
Para poder recibir el reembolso de sus gastos deberá presentar obligatoriamente
a los secretarios de la reunión los siguientes documentos:
- el formulario de reembolso;
- billetes y facturas con las tarjetas de embarque o equivalentes del itinerario de ida
(a menos de que lo pagó ya la agencia de viaje contratado por la OAMI).
Todos los documentos que falten deberán enviarse 30 días naturales desde el
último día de la reunión.
Una vez transcurrido dicho plazo, la OAMI quedará eximida de toda obligación de
reembolsar los gastos de desplazamiento y el pago de toda indemnización.
Los gastos de viaje serán reembolsados en euros, si procede, al tipo de cambio
aplicable el día en que OAMI prepare la orden de pago.
Version revised 22/07/2015