Asignación y Control de Vehículos Utilitarios

MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
de Pasajeros del
MP/DA/GSA/12-02/06
PROCEDIMIENTO
ASIGNACiÓN Y CONTROL DE
VEHíCULOS UTlllTARIOS
MANUALADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedinúento: ASIGNACiÓN Y CONTROL DE VEHíCULOS UTILITARIOS
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2
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MP/DAlGSA
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Nombre del Procedimiento: Asignación y Control de Vehículos Utilitarios.
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MP/DAlGSA/12-02I06
NDICE
CONCEPTO
3
20
PÁGINA
OBJETIVO
4
POlÍTICAS
6
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
11
DIAGRAMA DE FLUJO
14
FORMA TOS E INSTRUCTIVOS
17
.
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Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
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Nombredel Procedimiento:ASIGNACION y CONTROL DE VEHíCULOS UTllITARIOS
OBJETIVO
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( De:
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112"{)2106
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Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento: Asignación y Control de Vehículos Utilitarios.
5
De:
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2ü
MP/DA/GSA/12-02l06
OBJETIVO
Establecer las Políticas y Normas de Operación para regular las funciones y
actividades a realizar para la asignación, uso y control de los Vehículos
Utilitarios propiedad de Red de Transporte de Pasajeros del D.F.;
lineamientos de observancia obligatoria, para todo el personal que intervenga
en la asignación y/o resguardo de las unidades.
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MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
ASIGNACION
y CONTROL
DE VEHICULOS
UTILlTARIOS
POLíTICAS DE OPERACiÓN
De:
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112~21 06
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Red de Transporte
Distrito Federal
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Nombre del Procedimiento:
de Pasajeros
del
ASIGNACiÓN y CONTROL DE VEHíCULOS UTILlTARIOS.
POlÍTICAS
Día
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Mes
DIC
Año
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7
m
MP/DA/GSA/12-02l06
DE OPERACiÓN
o El nivel de estructura orgánica autorizado por el Director General para tener derecho
a Vehículos Utilitarios, quedará comprendido dentro de la siguiente clasificación:
Funcionario.- Vehículo Asignado a la Dirección General.
Apoyo Administrativo y Servicios Generales.-Vehículos destinados para la
ejecución de actividades de carácter oficial.
o El Director de Administración será responsable de analizar las solicitudes de
Vehículos Utilitarios, así como de autorizar su asignación; con base a las medidas de
austeridad emitidas por el Jefe de Gobierno del D.F., la disponibilidad de vehículos y
los recursos financieros del Organismo.
o La Gerencia de Servicios de Apoyo, tendrá bajo su responsabilidad el Control y
Asignación de los Vehículos Utilitarios propiedad del Organismo; así como de
efectuar las gestiones para dar cumplimiento a los Programas de Verificación
Ambiental, Revista Vehicular y Pago de Tenencia.
o Los funcionarios y empleados de Red de Transporte de Pasajeros del D.F., que
tengan asignado un Vehículo Utilitario propiedad del Organismo, serán directamente
responsables de su uso y cuidado, destinarlo exclusivamente a actividades propias
de las funciones a su cargo y por ningún motivo, podrán hacer uso de éste para otros
fines, ni salir de los límites de la zona conurbada; excepto en los casos, en que se
disponga de una Orden de Comisión autorizada por el Director General.
o El Resguardatario de Vehículos Utilitarios, deberá realizar diariamente la revisión de
los niveles de aceite, agua, anticongelante, líquido de frenos y presión de aire de
llantas, que permitan mantener en optimas condiciones de operación las unidades;
por lo que de comprobarse daños a los Vehículos ocasionados por no haber aplicado
las medidas preventivas señaladas, corresponderá al signatario del resguardo el
pago de los importes correspondientes.
o La anterior disposición, se aplicará de igual manera para el Titular de la Unidad
Departamental de Servicios Generales; de acuerdo a los Vehículos que estén bajo su
resguardo.
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Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
ASIGNACiÓN y CONTROL DE VEHíCULOS UTILlTARIOS.
De:
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Año
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MP/DA/GSA/12-02l06
o El personal que tenga asignado Vehículos Utilitarios, deberá conservarlos con los
accesorios y características originales, solo podrá efectuar adecuaciones con la
autorización de la Gerencia de Servicios de Apoyo; siendo su responsabilidad,
mantenerlo en las mismas condiciones de operación en que lo recibió.
o Con la finalidad de racionalizar el uso de los Vehículos Utilitarios, la Gerencia de
Servicios de Apoyo, destinará una parte de los mismos para el servicio de transporte
de mensajería o actividades operativas urgentes, que requiera el personal de las
unidades administrativas que no tengan unidades asignadas; transporte que deberá
ser solicitado con un día de anticipación, para que el área responsable los programe'
oportunamente.
o Los Vehículos Utilitarios asignados y/o a préstamo, requeridos por el personal que
desempeña actividades de mensajería o supervisión, deberán ser utilizados
exclusivamente para las funciones y actividades oficiales encomendadas, debiendo
permanecer en las instalaciones de Red de Transporte de Pasajeros del D.F., al
término de cada jornada de trabajo; así mismo, será requisito indispensable para su
asignación o préstamo, contar con la correspondiente Licencia de Conducir vigente.
o Salvo previa autorización de la Gerencia de Servicios de Apoyo, no se permitirá la
asignación de dos o mas Vehículos Utilitarios a un solo resguardatario; al respecto,
los vehículos destinados para actividades de mensajería, deberán estar bajo el
resguardo del Titular de la Gerencia, quién será el responsable de autorizar su
préstamo.
o Cuando por necesidades del Servicio, se requiera utilizar un vehículo fuera del
horario normal, fines de semana ó días festivos, el Titular del área requeriente deberá
enviar un oficio a la Dirección de Administración, indicando el itinerario de la
comisión; con un plazo de veinticuatro horas de anticipación.
o El incumplimiento a lo establecido en la política anterior, el día hábil siguiente, el
Titular del área a la que se encuentra adscrito el vehículo, deberá elaborar y turnar
un informe detallado, donde se justifique ampliamente el motivo y las características
de la comisión; en caso contrario y de sufrir algún percance el Vehículo, la Dirección
de Administración requerirá aJ resguardatario, los importes de los gastos derivados
de su reparación.
o La Gerencia de Servicios de Apoyo, será responsable de asignar Vehículos Utilitarios
en condiciones de operación y que estén debidamente asegurados, resguardados y
registrados en el inventario de Red de Transporte de Pasajeros del D.F.
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Nombre del Procedimiento:
de Pasajeros
del
ASIGNACiÓN y CONTROL DE VEHíCULOS UTILlTARIOS.
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Mes
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Año
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o La
Gerencia de Servicios de Apoyo, proporcionará mensualmente la dotación de
combustible para los vehículos utilitarios asignados a las diferentes unidades
administrativas de Red de Transporte de Pasajeros del D.F.; con base a lo
establecido, en el procedimiento "Dotación de Vales de' Combustible a Vehículos
Utilitarios".
o La Gerencia de Servicios de Apoyo, podrá redistribuir los Vehículos Utilitarios previa
autorización del Director de Administración, cuando así lo demanden las necesidades
del Organismo.
o Todo Vehículo Utilitario deberá ser entregado por la Gereflcia de Servicios de Apoyo,
mediante el formato "Tarjetón de Identificación de Vehículos Utilitarios", en el que se
especificarán sus características y condiciones físicas interiores y exteriores;
haciendo entrega de una copia de la Tarjeta de Circulación y de la Póliza del Seguro
del Vehículo al resguardatario, quién será responsable del buen uso que se dé a los
documentos.
o Será responsabilidad del funcionario o trabajador que tenga Vehículos Utilitarios
asignados, llevar a cabo su manejo observando lo dispuesto en el Reglamento de
Tránsito para la Ciudad de México, así como de conservarlos en las mismas
condiciones de operación en que les fueron entregados; las multas e importes
generados de no aplicar lo dispuesto por la presente política, serán requeridos al
resguardatario.
o En caso de sufrir un accidente o percance vial, el personal que conduzca Vehículos
Utilitarios, deberá notificar de inmediato la situación a la Compañía Aseguradora
contratada para su atención; así como a la Dirección Jurídica, para su asesoramiento.
o La Unidad Departamental de Servicios Generales, será responsable de realizar
inspecciones físicas a los Vehículos Utilitarios, con una periodicidad de al menos cada
dos meses, con él propósito de verificar su estado físico interno y externo; en caso de
identificar daños a las unidades, deberá requerir el pago de los importes que
ocasionen los mismos.
o Los "cajones" de estaciona"miento para los Vehículos Utilitarios asignados a
funcionarios y empleados, adscritos a las Unidades Administrativas radicadas en
Serapio Rendón No.114; se encuentran ubicados en el sótano de esas Oficinas
Centrales, así como en la acera del frente del edificio.
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II:~
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
de Pasajeros
del
ASIGNACiÓN y CONTROL DE VEHíCULOS UTILlTARIOS.
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Día
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Mes
DIC
Año
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MP/DA/GSA/12-02l06
o La
Unidad Departamental de Servicios Generales, establecerá los mecanismos de
supervisión que le permitan constatar que los "cajones" de estacionamiento, son
utilizados por los usuarios autorizados.
o La Gerencia de Servicios de Apoyo, autorizará la cantidad de "cajones" de
estacionamiento que le corresponderán a la Dirección General, Direcciones de área y
Gerencias de Oficinas Centrales, por lo que deberá llevar a cabo la distribución e
información del número de lugares que le corresponderán a cada unidad
administrativa; considerando para el efecto, el total de funcionarios con derecho a
estacionamiento y los lugares disponibles.
o Los "cajones" de estacionamiento ubicados en la acera del frente del edificio, se
destinarán preferentemente para los visitantes de las Oficinas Centrales; cuyo
control, corresponderá a la Unidad Departamental de Servicios Generales.
o El orden de asignación de los "cajones" de estacionamiento, será el siguiente:
Director General.
Directores de Área.
Gerentes.
Jefes de Unidad Departamental.
Visitantes.
o La Gerencia de Servicios de Apoyo vigilará que prioritariamente se asigne "cajón" de
estacionamiento, a las unidades del Organismo que deben permanecer en el edificio,
al término de la jornada de trabajo.
o El personal de la Policía Auxiliar, responsable de la vigilancia de las instalaciones de
Oficinas Centrales, deberá contar con un registro de las entradas y salidas de los
Vehículos Utilitarios.
o La Gerencia de Servicios de Apoyo deberá coordinar a los elementos de la policía
Auxiliar, girando instrucciones para que verifiquen que los Vehículos Utilitarios sean
sP
" ajones" que les fueron asignados; con el propósito de evitar, el
estacionados en los
uso indebido de lueáres de estacionamiento no autorizados.
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IN~,~MENTE
ESPINOSA ROJO
ENTE DE SERVICIOS DE APOYO
J
10
~
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Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
ASIGNACiÓN
Y CONTROL
DE VEHICULOS
de Pasajeros
del
UTILITARIOS
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
I
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[ De:
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j
Año
MANUALADMINISTRATIVO
11m
Red de Transporte
Distrito Federal
de Pasajeros
del
Nombre del Procedimiento: Asignación y Control de Vehículos Utilitarios.
Unidad Administrativa
No.
2002
MP/DAlGSAl12-02/06
Descripción de la Actividad
Tiempo
ASIGNACiÓN DE VEHíCULOS UTILlTARIOS
PROPIEDAD DE RTP.
( Días)
DIRECCiÓN YIO
GERENCIA DE ÁREA
USUARIA
1
Elabora Oficio de Solicitud de asignación de
Vehículos Utilitarios a
la Dirección de
Administración, señalando la justificación y/o
argumentos que avalen la petición presentada.
1
DIRECCiÓN DE
ADMINISTRACiÓN
2
Recibe oficio de Solicitud de Asignación de
Vehículos Utilitarios, analiza la justificación de la
solicitud y tum~ a la Gerencia de Servicios de
Apoyo para su atención.
1
GERENCIA
DE SERVICIOS
DE APOYO
3
Recibe Solicitud de Asignación de Vehículos
Utilitarios y verifica que las actividades del
solicitante se encuentren comprendidas en los
niveles o categorías de Funcionario, Apoyo
Administrativo/Servicios
Generales
o
de
Supervisión Operativa; verifica existencias de
Vehículos Utilitariosy determina.
1
4
DIRECCiÓN YIO
GERENCIA DE ÁREA
USUARIA
5
GERENCIA
DE SERV.DE APOYO
U. DEPTAL. DE
SERVICIOS
GENERALES
6
7
¿ ASIGNA VEHíCULOS UTILlTARIOS?
NO
I Elabora oficio para notificar al Área solicitante,
razones o motivos que impidieron la asignación
Vehículo Utilitario solicitado; en su caso,
considera en lista de espera, recaba acuse
recibo en copia y archiva.
Recibe oficio y archiva
expediente del área. Se
procedimiento.
documentación
remite al fin
las
del
lo
de
en
del
SI
Realiza la asignación de Vehículos Utilitarios,
requisita "Tarjetón de Identificación de Vehículos
Utilitarios", consignando el estado físico del
automóvil a ésa fecha y actualiza el "Resguardo de
Vehículo de Apoyo",
I Entrega Vehículo Utilitario al usuario con la
dotación de "Vales de Gasolina" correspondiente;
archiva documentación en expediente. ENLACE
CON EL PROCEDIMIENTO: "Dotación de Vales de
Combustible a Vehículos Utilitarios",
1
1
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MANUALADMINISTRATIVO
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Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento: Asignación y Control de Vehiculos Utilitarios.
Unidad Administrativa
No. I
Día
Mes
Año
30
DI~
2002
13
20
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MP/DAI GSAl12-02I
Descripción de la Actividad
06
ITiempo
( Días)
DIRECCiÓN YIO
GERENCIA DE ÁREA
USUARIA
8
GERENCIA
DE SERVICIOS
DE APOYO
U. DEPT AL. DE
SERVICIOS
GENERALES
9
I Recibe Vehículo Utilitariocon copia de la Tarjeta I
1
de Circulación y Póliza de Seguro, verifica el
estado físico del automóvil, firma de conformidad el
"Ta~etón de Identificación de Vehículos Utilitarios"
y el "Resguardo de Vehículo de Apoyo"; utiliza el
Vehículo Utilitario, en actividades propias de las
funciones a su cargo.
I Recibe debidamente requisitados y/o actualizados I
el "Ta~etón de Identificación de Vehículos
Utilitarios"y el "Resguardo de Vehículo de Apoyo";
actualiza registros de control, integra documentos
a expediente y archiva.
1
DIARIAMENTE
DIRECCiÓN YIO
GERENCIA DE ÁREA
USUARIA
10
I Revisa los niveles de aceite, agua, anticongelante,
líquidode frenos y presión del aire de las llantas de
los Vehículos Utilitarios bajo su resguardo; a efecto
de mantenerlos, en óptimas condiciones de
operación.
1
AL FINAL DE LA JORNADA DE TRABAJO
PERSONAL DE LA
POLIcíA AUXILIAR DE
OFICINAS CENTRALES
YIO DE MÓDULOS
OPERATIVOS
11
Ingresa el Vehículo Utilitario a las instalaciones de
Oficinas Centrales y/o de Módulos Operativos que
tiene asignadas, colocándolo en el "cajón"
autorizado para su estacionamiento y permanencia
nocturna.
1
12
I Revisa que los vehículos Utilitarios asignados a
cada una de las Unidades Administrativas del
Organismo, sean estacionados en los "cajones"
autorizados, al término de su jornada de trabajo.
1
FIN
I
.
CLEMENTE ESPINOSA ROJO
ERENTE DE SERVICIOS DE APOYO
11
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.
Red de Transporte
Distrito Federal
..
de Pasajeros
del
6.X':811.
Nombre del Procedimiento:
ASIGNACION
y CONTROL
DE VEHlcULOS
UTILlTARIOS
DIAGRAMA DE FLUJO
~
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MP/DAlGSA
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20
112'{)2I 06
j
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del ProcedbnJento:ASIGNACiÓN Y CONTROL DE VEHICULOS UTILlTARIOS
DIRECCIONy/o
GERENCIA DE AREA
USUARIA
15
20
Pag:
De:
MP/DAlGSA
GERENCIA DE SERVICIOS
DE APOYO
U.DEPTAL.DE SERVICIOS GENERALES
/12-02/ 06
DIRECCION
DE
ADMINISTRACION
2
RECIBE
3
VERIFICA
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VERIFICA
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7
ENTREGA
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A
PAG.
16
DFDAACVU
1/2
MANUALADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
ASIGNACION
y CONTROL
GERENCIA DE SERVICIOS
DE APOYO
U.DEPTAL.DE SERVICIOS GENERALES
DE
PAG.I
1S
de Pasajeros
DE VEHlcULOS
del
UTILITARIOS
DIRECCION
Y/O
GERENCIA DE AREA
USUARIA
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De:
MP/DAlGSA
POLICIA
OFICINAS
112'{)21
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AUXILIAR
CENTRALES
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Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento: ASIGNACION y CONTROL DE VEHICULOS UTILlTARIOS
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
De:
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17
20
MP/DAlGSA
/12-021 06
j
RESGUARDO DE
I
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RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL
DIRECCION DE ADMINISTRACION
GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO
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RESGUARDO DE
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DIRECCION DE ADMINISTRACION
GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO
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.
CONTROL DE REASIGNACIONES
...~d~¡\":I~D1
.......................
NOTA: ESTE RESGUARDO AMPARA EL ARTICULO DESCRITO EN EL ANVERSO DE ESTA TARJETA, Y EL USUARIO
DEL MISMO, SE COMPROMETE A DEVOL VERLO AL TERMINO DE LAS FUNCIONES QUE DESEMPEÑE EN
ESTE ORGANISMO, CON EL DETERIORO NORMAL; PRODUCTO DEL USO PARA EL CUAL LE FUE ASIGNADO. .
EL ULTllvIO RESGUARDO CANCELA LOS ANTERIORES.
CONTROL DE REASIGNACIONES
NOTA: ESTE RESGUARDO AMPARA EL ARTICULO DESCRITO EN EL ANVERSO DE ESTA TARJETA, Y EL USUARIO
DEL MISMO , SE COMPROMETE A DEVOLVERLO AL TERMINO bE LAS FUNCIONES QUE DESEMPEÑE EN
ESTE ORGANISMO, CON EL DETERIORO NORMAL; PRODUCTO DEL USO PARA EL CUAL LE FUE ASIGNADO.
EL ULTIMO RESGUARDO CANCELA LOS ANTERIORES.
..
.
-.
..
.
RED DE TRANSPORTESDEPASAJEROSDEL DISTRITOFEDERAL
FE CH.'-\ .'
.
DIRECcrONDE ADMINISTRACION
:
DIA iY!EST~Ño
GERENCIADESERVICIOSDE APOYO
1
1
.
UNIDAD DEPARTAi'r1ENTALDE SERVICIOS GENERi\LES
TARJETON
DE IDENTIFICACION
DE VEHICULOS
UTILlTARIO.S'
2
DATOSDEL VEHICULO
INV.:
AREA:
PLACAS:
MARCA:
MODELO:
TIPO:
COLOR:
ENGOMADO:G
8
PLACA
DELANTERA:G
B
...
CALCA
PUERTAS:
PLACA
TRASERA:
0
EJ
3
SERIE DE CHASIS (ORIGINAL)
.
LETRA:
4
NUlVIERO DE jylOTOR (ACTUAL)
CALCA
LETRA:
OBSERV ACIONES:
5
REVISO
ELABORO
7
6
NOMBRE '( FiR¡'¡1A
y FIRMA
I\JO¡\¡18RE
-
-
A UTO PARiE
SI NO
B
R
M
. Das.
Parabrisas
SI NO
:. AUTOPARiE
B
R
M
d.
Aletas
Tapón gas
Medallón
Unidades
Catre
Umpiadores
Cuartos
Cajuela
Puertas
Calaveras
Pintura
Molduras
Mica
HojaJateria
ManijaS
Oireccionales
Escape
Chapas
Flasher
Torreta
Seguros
Placas
-
Topes
Estrobcs
Uantas
Alarma
Espejos
Rines.
Calc. Tenencia
Antena (radio)
Tuercas llantas
Calc. Placas
Defensas
Cometas
Otros
Tumbaburros
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Tablero
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Cenicero
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Tapetes
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Rellejantes
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Extinguidor
Ctr1.T/gas
Bocinas
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Uave de cruz
Manija
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Suspensión
Dirección
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Baterias
Resortes
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Motor
Bujías
Generador
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10
Depósito de agua
Computadora
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Tapón radiador
Tapón'aceita dir.
OBS.
AutoesWec
tNVENTARIO FISICO INTERIOR
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Luz interior
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-
Odómetro
Luz de Stop
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Sirena
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Consola
Intermitentes
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SI NO B
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AUTOPARiE
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9
INVENTARIO FISICO INTERIOR
SI NO B
AUTOPARiE
B
Sirena
-
P anilla
-
SI NO
..
. .
AUTOPARiE
.08S.
..
Emblemas
:.......
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8
.INVENTARIO FtSICO EXTERIOR
J
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO
NOMBREDELFORMATO TARJETON
VEHíCULOS
MPIDA/GSA/09-02/06
CLASIFICACION
DE LLENADO
DE IDENTIFICACIONDE
DA/GSA/17
UTILlT ARIOS
Inventario Físico de los Vehículos Utilita-
OBJETIVO DEL FORMAT
rios, elaborado
durante
cada cambio
Fecha.
2
Datos del Vehículo.
24
Sep
2002
20
DEBE ANOTARSE
DICE
1
PAG.
de
resguardatario
y como medida de control
dos veces al año como mínimo.
No.
FECHA
El día, mes y año de elaboración de Inventario.
El número y/o característica del Vehículo referente a: Inven.
tario, area, Placas, Marca, Tipo, Modelo, Color, Puertas, en-gomado, Placa Delantera y Trasera (si porta las láminas).
3
Serie de Chasis ( Original ).
Pegar "calca" de Chasis y describir el número con letra.
4
Número de Motor (Actual)
Pegar "calca" de Motor y describir el número con letra.
S
Observaciones.
Breve descripción de aspectos relevantes que se considere necesario, dejar como testimonio
6
Elaboró.
Nombre y firma de la persona que llevó a cabo el levanta-miento de la información.
7
Revisó.
Nombre y firma del Titular de la Unidad Departamental de-Servicios Generales.
8
Inventario Físico Exterior.
Una "X" en la casilla correspondiente; SI, No, B (bien), R (regular), M (mal) y OBS. (observaciones)
9
Inventario Físico Interior.
Una "X" en la casilla correspondiente; SI, No, B (bien), R (regular), M (mal) y OBS. (observaciones)
10
Inventario Físico Interior.
Una "X" en la casilla correspondiente; SI, No, B (bien), R (reguiar), M (mal) y OBS. (observaciones)
(Motor y componentes Automotrices)