DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA GERENCIA MEMORANDO Para: Gerentes de Área. De: Lic. Walter Ramírez Ramírez. Asunto: Traslado de políticas para administración de la información que se publique en el sitio WEB de la Contraloría General. Fecha: 3 de diciembre, 2003. DFOE-326 Para conocimiento de esa Gerencia de Área, y con el propósito de que lo haga extensivo al personal a su cargo, le remito las “Políticas generales para la administración de la información a publicar en el sitio WEB de la Contraloría General de la República” . En los próximos días , esta Gerencia de División planteará una propuesta para dar cumplimiento al punto A.3 de dichas políticas. MAS Adjunto: “Políticas generales para la administración de la información a publicar en el sitio WEB de la Contraloría General de la República”. POLÍTICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN A PUBLICAR EN EL SITIO WEB DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA1 A A.1 ADMINISTRACIÓN DEL SITIO WEB Y RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN La Unidad de Servicios de Información será responsable de: a) A.2 Administrar la información del sitio WEB de la Contraloría General de la República. Para tales efectos coordinará lo necesario con la Unidad de Sistemas y Tecnologías de Información. La administración debe contemplar la vigilancia y la evaluación periódica, sobre aspectos tales como: funcionamiento técnico, funcionalidad, accesibilidad, interactividad, conectividad, tiempos de respuesta y otros que se estime pertinente. b) La supervisión técnica y la coordinación del cumplimiento de las presentes políticas. c) Implementar los medios informáticos que permitan una eficiente administración y actualización de la información. d) Llevar los registros históricos de toda la información remitida por los responsables de cada dependencia interna para su publicación en el sitio WEB, tanto publicada como no publicada. e) Actualizar oportunamente la información que reciba del funcionario responsable de cada dependencia interna. f) Definir y divulgar los lineamientos específicos relativos a la publicación de información en el sitio WEB, estableciendo para ello, cuando proceda, disponibilidad de espacio, formatos, estándares o parámetros, a efecto de uniformar la recopilación y posterior publicación de la información en el sitio WEB. g) Analizar y seleccionar técnicamente y de conformidad con lo señalado en el inciso f) anterior, la información que reciba de cada dependencia interna. h) Comunicar oportunamente a las dependencias internas las razones técnicas por las cuales la información no es aceptada para su publicación. i) Optimizar el espacio utilizado en la publicación de información en el sitio WEB. j) Solventar aquellas situaciones no contempladas en estas políticas. k) Retirar la información publicada en el sitio WEB en armonía con lo indicado en el punto A.3 incisos d) y e). La Unidad de Sistemas y Tecnologías de Información será responsable de : a) Asesorar y apoyar en materia técnica a la Unidad de Servicios de Información. b) Garantizar la continuidad de la conexión y 2 funcionamiento de los equipos, así como el mantenimiento de los sistemas que soportan el sitio WEB. A.3 Cada Gerencia de División, y aquellas unidades que no dependan de una Gerencia son responsables de definir la información que estará disponible en el sito WEB, para lo cual deben nombrar a un funcionario responsable de coordinar a lo interno de la dependencia la información a publicar en el sitio WEB . Dicho funcionario será responsable de: a) Apoyar a la Gerencia en la determinación de la información a ser incorporada considerando lo establecido en los puntos E.1, F.1 y G.1 de este documento. b) Comunicar formal y oportunamente, mediante oficio, correo electrónico, fax u otro medio electrónico, a la Unidad de Servicios de Información, la información a publicar, así como sus actualizaciones. c) Verificar que la información remitida para publicar en el sitio WEB sea incorporada íntegramente y dentro deL plazo definido por cada Unidad al generar el producto de información respectivo, en cuyo defecto gestionará ante la Unidad de Servicios de Información la corrección de cualquier anomalía. d) Determinar y comunicar a la Unidad de Servicios de Información, formal y oportunamente, la información que se debe retirar del sitio WEB. e) Verificar que la información que no debe continuar en el sitio WEB sea retirada, íntegramente y dentro de un lapso razonable, plazo que será definido por medio de los lineamientos señalados en el punto A.1 inciso f), en cuyo defecto gestionará ante la Unidad de Servicios de Información la corrección de cualquier anomalía de manera inmediata. f) Gestionar la solución de los problemas de índole técnico que impidan la publicación de la información en coordinación con la Unidad de Servicios de Información, en armonía con lo señalado en el punto A.1 inciso h). B C DIVULGACIÓN DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE INFORMACIÓN B.1 La Unidad de Servicios de Información será responsable de la comunicación y divulgación de las políticas y lineamientos relativos al sitio WEB, para lo cual utilizarán los medios (correo electrónico, circulares etc.) que garanticen su recepción por parte de los funcionarios obligados al cumplimiento de estas políticas. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS C.1 La Unidad de Servicios de Información, será responsable de promover la actualización de las políticas generales, relativas a la publicación de información en el sitio WEB. 3 D D.1 La Unidad de Servicios de Información y la Unidad de Sistemas y Tecnologías de Información deberán procurar que la información incorporada en el sitio WEB sea de fácil acceso bajo un esquema sencillo, comprensible y amigable a los usuarios. CONTENIDO E.1 La Unidad de Servicios de Información, los responsables internos y en general el resto de las unidades deberán procurar que la información incorporada en el sitio WEB refleje las actuaciones o actividades de mayor trascendencia y prioridad de la Contraloría General, y con la satisfacción de los requerimientos de información de los usuarios internos o externos. Para la permanencia de la información en el sitio WEB se deberá tomar en cuenta, en cuanto proceda, la Tabla de plazos de Selección y Eliminación de Documentos. F CONFIABILIDAD F.1 Cada dependencia interna es la responsable de verificar que la información divulgada en el sitio WEB corresponde a versiones finales de los documentos. G OPORTUNIDAD G.1 La incorporación de un documento o de información en general al sitio WEB, deberá realizarse en el plazo definido por cada Unidad al generar el producto de información respectivo. H.1 La información y sistemas contenidos en el sitio WEB deberán encontrarse protegidos por la legislación nacional en materia de derechos de autor y propiedad intelectual, en tanto proceda. I.1 La Unidad de Sistemas y Tecnologías de Información es la responsable de promover un mantenimiento preventivo y correctivo oportuno del (de los) equipo(s) que alberga(n) el sitio WEB, de la seguridad de la información contenida en dicho(s) equipo(s), de elaborar e implementar planes de contingencia, de efectuar los respaldos correspondientes que garanticen un servicio continuo y realizar la vigilancia del cumplimiento de los elementos de seguridad orientados a mantener los criterios de la información relativos a integridad, cumplimiento y confiabilidad. ACCESIBILIDAD E H DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL I SEGURIDAD 1 "Aprobadas por el Despacho del señor Contralor General, según oficio CO-492 del 28 de noviembre de 2003".