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REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA TERMINOS DE REFERENCIA CONCURSO No. 021 de 2006 CONTRATACIÓN OUTSOURCING DE SERVICIOS TECNOLOGICOS PARA LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGETICA -UPME- Bogotá D.C., Julio de 2006 Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 1 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA TABLA DE CONTENIDO RECOMENDACIONES GENERALES .............................................................................. 4 JUSTIFICACIÓN............................................................................................................... 5 CAPÍTULO I ...................................................................................................................... 6 1. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ............................. 6 1.1 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN................................................................ 6 1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE ................................................................ 6 1.3 PRESUPUESTO ASIGNADO ........................................................................ 6 1.4 CONDICIONES PARA PARTICIPAR ............................................................ 6 1.5 CRONOGRAMA DEL CONCURSO............................................................... 7 1.6 CONSULTA DE LOS PROPONENTES ......................................................... 7 1.7 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES ...................................................... 7 1.8 FECHA DE AUDIENCIA PARA PRECISAR EL CONTENIDO Y ALCANCE DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA ................................................................... 8 1.9 ADENDOS..................................................................................................... 8 1.10 PLAZO DE EVALUACION ............................................................................. 8 1.11 INFORMES DE EVALUACIÓN ...................................................................... 8 1.12 DECLARATORIA DE DESIERTA ..................................................................... 9 1.13 TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO .......................................... 9 1.14 PARTES QUE INTERVIENEN ....................................................................... 9 1.14.1 FIDUCIARIA .............................................................................................. 9 1.14.2 SUPERVISOR ........................................................................................... 9 1.15 CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION ......................... 10 1.16 PLAZO PARA LA EJECUCIÓN Y VIGENCIA DEL CONTRATO ................. 11 1.17 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME ............................................... 11 1.18 FORMA DE PAGO ...................................................................................... 12 1.19 ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO .............................. 12 1.20 CORRESPONDENCIA ............................................................................... 12 CAPÍTULO II ................................................................................................................... 13 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA...................................................... 13 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN..................................................................... 13 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA .......................................................................................................... 14 2.2.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ................................ 14 2.2.2 DOCUMENTOS JURIDICOS ................................................................... 14 2.2.3. DOCUMENTOS FINANCIEROS ........................................................... 18 2.3 DOCUMENTOS SUBSANABLES ................................................................ 19 2.4 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES ...................................................... 19 2.5 RETIRO DE LAS OFERTAS........................................................................ 20 2.6 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES ARITMÉTICAS ............................................................................. 20 CAPÍTULO III .................................................................................................................. 21 3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS ........................................................... 21 CAPITULO IV ................................................................................................................. 23 Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 2 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 4. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ............ 23 4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS ...................................... 23 4.2. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS ....................................................... 24 4.3. PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓNError! Bookmark not defined. CAPITULO V .................................................................................................................. 37 FORMATOS .......................................................................................................... 37 5.1 FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN ................................................... 37 5.2 FORMATO DE PRECIOS ............................................................................ 39 5.3 FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE ........................................ 40 5.4 FORMATO DE CARACTERISTICAS TECNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS .................................................................................................... 41 Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 3 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA RECOMENDACIONES GENERALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: 1. Leer cuidadosamente estos términos de referencia, antes de elaborar la propuesta. 2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas en los presentes términos de referencia. 3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliados. 4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán. 5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 4 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA JUSTIFICACIÓN La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, cuenta con una infraestructura computacional que sirve de soporte a todas las actividades desarrolladas en el cumplimiento de sus funciones. La Unidad cuenta con una red soportada en el sistema operativo Windows 2003 Server con directorio activo, con servidor de correo Exchange 2003, servidor de páginas Web IIS 6, servidor de bases de datos SQL Server 2000, servidores RedHat Linux con bases de datos Oracle 9i y Oracle 10g. Se tienen 10 servidores y una solución de almacenamiento masivo (NAS). El cliente interno tiene servicio de correo electrónico, impresión, acceso a Internet, respaldo de información, publicación de páginas Web y acceso a sistemas de información específicos. Actualmente se tienen 77 PC clientes y 11 portátiles con sistemas operativos Windows XP. Impresoras láser en red: 8, impresoras de inyección: 2, impresora térmica: 1, impresora de matriz: 1, scanners: 2. Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 2304 kbps, a través del cual los usuarios internos acceden a fuentes de información externa y el cliente externo accede a los servicios de información brindados por la Unidad a través de la página Web. La Unidad cuenta con un software de gestión documental para el manejo de la correspondencia, que requiere mantenimiento y soporte técnico. De igual forma, la Unidad permanentemente requiere desarrollos específicos para solucionar necesidades de información puntuales. Para garantizar el cumplimiento de las funciones relacionadas con la administración de las bases de datos en ORACLE, la Unidad de Planeación Minero Energética requiere contar con un recurso especializado que realice estas labores de administración de bases de datos para los sistemas SIMEC, SINFAD y ORFEO. Así mismo se requiere el acompañamiento en el diseño y documentación de bases de datos futuras en ORACLE. En la actualidad la UPME no cuenta con un profesional de planta especializado en estas labores de administración de bases de datos ORACLE, dado que en el manual de funciones no existe este perfil, por lo tanto se requiere contratar un profesional para este servicio y soporte. Para sostener esta plataforma, la Unidad requiere contratar con una firma externa la permanente atención a estos requerimientos de soporte tecnológico. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 5 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA CAPÍTULO I 1. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN 1.1 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME- requiere contratar a través de la modalidad de Outsourcing, los servicios tecnológicos que cubran los siguientes esquemas de trabajo: Soporte en desarrollo administrativo y de propósito específico, soporte en administración Red de Datos y Centro de Cómputo, soporte en la atención a usuarios y soporte en la administración de bases de datos ORACLE; de acuerdo con lo establecido en el Formato de “Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas” del capítulo V de este documento. 1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en su artículo 209, por la Resolución UPME No 206 del 11 de Mayo de 2004, por lo contenido en estos términos de referencia y las adendas y demás documentos que se emitan en desarrollo de este proceso. 1.3 PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto asignado por la Unidad de Planeación Minero Energética para este proceso concursal es de TRESCIENTOS SESENTA MILLONES DE PESOS ($360.000.000), el cual incluye el impuesto a las transacciones financieras (4 por mil), por lo tanto, el presupuesto oficial para esta adquisición es de TRESCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y CINCO MIL SETECIENTOS TREINTA Y SIETE PESOS ($358.565.737), que incluye todos los costos directos e indirectos y los impositivos de ley, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No 1057 del 18 de Mayo de 2006. 1.4 CONDICIONES PARA PARTICIPAR Las personas jurídicas interesadas en participar en el proceso objeto de este concurso deberán inscribirse en la Secretaría General de la Unidad de Planeación Minero Energética, ubicada en la Carrera 50 No. 26-00, en el horario comprendido entre las 7:30 a.m. y 5:00 p.m. y suministrar el nombre de quien pretenda participar en el respectivo concurso, dirección, número de teléfono, número de fax y una dirección de correo electrónico, para lo cual deberán firmar la respectiva planilla de inscripción. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 6 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA QUIEN NO SE HAYA INSCRITO NO TENDRÁ DERECHO A PARTICIPAR EN EL PRESENTE CONCURSO. 1.5 CRONOGRAMA DEL CONCURSO PUBLICACIÓN DE PRE-TÉRMINOS DE REFERENCIA Y RECEPCION DE OBSERVACIONES ANALISIS DE OBSERVACIONES – PRE TÉRMINOS APERTURA Y PUBLICACION TERMINOS DEFINITIVOS INSCRIPCIÓN DE OFERENTES RECEPCIÓN ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS AUDIENCIA PUBLICA DE PRECISION DE TERMINOS CIERRE PLAZO DE EVALUACIÓN PUBLICACIÓN DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y ADISPOSICIÓN EN SECRETARÍA GENERAL Y RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES A LOS INFORMES DE EVALUACION RESPUESTA A OBSERVACIONES DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y SECRETARIA GENERAL ADJUDICACIÓN 1.6 14 junio 2006 al 30 junio 2006 14 junio 2006 al 10 julio 2006 13 julio 2006 13 julio 2006 al 2 Agosto 2006 14 julio 2006 al 21 julio 2006 26 julio 2006 a las 3:00 p.m. 3 Agosto 2006 a las 10:00 a.m 8 agosto 2006 a 15 agosto 2006 15 agosto 2006 16 Agosto 2006 al 18 Agosto 2006 16 agosto 2006 al 23 Agosto de 2006 24 agosto 2006 CONSULTA DE LOS PROPONENTES Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Carrera 50 No. 26-00 en Bogotá D.C. y en la página web de la UPME (www.upme.gov.co) de acuerdo al cronograma descrito. 1.7 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso, para este efecto, los proponentes inscritos podrán solicitar aclaraciones mediante comunicación escrita dirigida a la Secretaría General –Contratos-, ubicada en la Carrera 50 No. 26-00 en Bogotá D.C. y/o al Correo Electrónico [email protected]. La responsabilidad de Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 7 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA las respuestas dadas será del grupo técnico, jurídico o financiero, según se trate la inquietud planteada. Todas las inquietudes serán resueltas en la Audiencia de Precisión de Términos. 1.8 FECHA DE AUDIENCIA PARA PRECISAR EL CONTENIDO Y ALCANCE DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA En la fecha y hora indicada en el cronograma del concurso se celebrará una audiencia con el objeto de dar lectura, por parte de la UPME, a las respuestas de aclaraciones presentadas por los oferentes en el término establecido en el cronograma para este propósito, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes. Esta acta se publicará a través de la página Web, en un término no mayor a dos días hábiles siguientes a la audiencia. Esta Audiencia se celebrará en el Auditorio de la UPME, ubicada en la Carrera 50 No. 2600 en Bogotá D.C. Como resultado de la lectura a las respuestas de aclaraciones presentadas por los oferentes en el término establecido en el cronograma para este propósito y cuando resulte conveniente, la UPME expedirá las modificaciones o adendos pertinentes a los términos de referencia. 1.9 ADENDOS En el evento en que se efectúen cambios al presente documento de términos de referencia, éstos serán realizados únicamente mediante adendos escritos, los cuales pasarán a formar parte del mismo. Los adendos serán publicados en la página Web y comunicados a través de correo electrónico a los interesados inscritos. Ninguna declaración verbal podrá afectar en manera alguna los términos, condiciones y adendos de los presentes términos de referencia. 1.10 PLAZO DE EVALUACION La UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso, realizará los estudios técnicos, financieros, económicos y jurídicos de las propuestas presentadas 1.11 INFORMES DE EVALUACIÓN La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 8 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Carrera 50 No. 26-00 en Bogotá D.C, y serán publicados en la página Web de la entidad (www.upme.gov.co) por el término de tres (3) días hábiles de acuerdo con el cronograma del concurso, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Dichas observaciones serán resueltas por la UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso. 1.12 DECLARATORIA DE DESIERTA La declaratoria de desierto de este concurso, procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntaje técnico mínimo definido, cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. Es entendido que la UPME no será responsable por los gastos en que hayan incurrido los oferentes con ocasión de la presentación de la propuesta. 1.13 TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación de la UPME en donde se indique que el contrato se encuentra a disposición para la firma del contratista. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable. 1.14 PARTES QUE INTERVIENEN 1.14.1 FIDUCIARIA Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad y con quien se realiza la suscripción del contrato y los actos que se deriven del mismo. 1.14.2 SUPERVISOR La supervisión de este contrato será ejercida por el Subdirector de Información de la Unidad de Planeación Minero Energética, o a quien este designe y así se dará a conocer Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 9 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA al contratista en su oportunidad. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. El Supervisor deberá cumplir con las funciones estipuladas en el contrato que se derive de este proceso concursal. 1.15 CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. 3) Que exista el respectivo registro presupuestal. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá aprobación de las garantías, pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratistas y firma de la respectiva acta de iniciación. Previamente a la firma del contrato el contratista seleccionado deberá presentar debidamente diligenciado, el formulario Único de Hoja de Vida adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. El formato respectivo se encuentra en la dirección electrónica www.dafp.gov.co/publicaciones/formatos Tratándose de personas naturales deberá además : -Aportar el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación y certificado de antecedentes judiciales ( pasado judicial) vigente - Manifestar por escrito si es su voluntad o no afiliarse al sistema de riesgos profesionales (art. 3º. Decreto 2800 de 2003). - Manifestar por escrito si el valor de la Consultoría que va a recibir es lo único que percibe o si tiene otros ingresos derivados de otras actividades, para efectos de determinar la base de liquidación de los aportes parafiscales y seguridad social integral. Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso concursal o adjudicar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 10 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA El CONTRATISTA dispondrá de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicación en el Diario Único de Contratación Pública y constituir las garantías requeridas. En cuanto al impuesto de timbre, éste será cancelado por EL CONTRATISTA, de acuerdo con lo establecido por la Ley 6° de 1992 y sus Decretos reglamentarios. Los gastos de legalización del contrato correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no serán reembolsados. 1.16 PLAZO PARA LA EJECUCIÓN Y VIGENCIA DEL CONTRATO El plazo para la ejecución del Outsourcing de servicios tecnológicos que cubra los esquemas de trabajo: Soporte en desarrollo administrativo y de propósito específico, soporte en administración Red de Datos y Centro de Cómputo, soporte en la atención a usuarios y soporte en la administración de bases de datos ORACLE, es de doce (12) meses contados a partir del 01 de octubre de 2006, fecha en la cual se deberá suscribir el acta de iniciación. Quince días antes de esta fecha y una vez suscrito el contrato, el contratista deberá hacer empalme con la empresa que actualmente presta el servicio. Este empalme debe ser recibido con el personal que prestará sus servicios durante la ejecución del contrato. El proponente deberá indicar sin estar por debajo de los términos aquí establecidos, el plazo en el cual se compromete a ejecutar el contrato objeto de este concurso y el empalme exigido para su iniciación. La propuesta que presente un plazo de ejecución inferior al anteriormente señalado, será rechazada, lo cual significa que no será tenida en cuenta para ningún parámetro de la evaluación. El plazo de vigencia del contrato comprende el de ejecución y 4 meses más. 1.17 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de LA FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.- FIDEICOMISO UPME expedida por una compañía de seguros debidamente establecida en Colombia. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato: Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 11 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Clase de Riesgos % Cumplimiento del 20 Contrato Calidad del servicio 20 Salario y Prestaciones 5 sociales 1.18 Sobre el valor Del Contrato Del Contrato Del Contrato Vigencia La del contrato y cuatro (4) meses más. La del contrato y un año más La del contrato y tres años más FORMA DE PAGO La Fiduciaria, previa autorización de la UPME, realizará los pagos de la siguiente manera: Pagos mes vencido en cuotas iguales. No habrá anticipos ni pagos anticipados. Los pagos se harán previa presentación de la factura y certificación del cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de los pagos efectuados al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, o en su defecto del certificado expedido por el representante legal y/o revisor fiscal de la persona jurídica, según fuere el caso. El contratista asumirá todos los impuestos, tasas y/o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia. 1.19 ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO El servicio y sus elementos inherentes ofrecidos objeto del presente concurso, se prestarán e instalarán en la sede de la UPME, ubicada en la Carrera 50 No. 26-00 en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad. 1.20 CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente concurso, deberán dirigirla a la Secretaría General – Contratación -, ubicada en la Carrera 50 No. 26-00 en Bogotá D.C. ó vía correo electrónico a la Dirección: [email protected]. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 12 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA CAPÍTULO II 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá radicar en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética ubicada en la Carrera 50 No. 26-00, hasta la fecha y hora señalada para el cierre en el respectivo cronograma del Concurso. Se tomará como hora oficial de entrega de la propuesta, la hora y fecha indicada en el reloj de radicación de la Unidad. Vencido el plazo de prestación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un acta. Si se presenta alguna discrepancia entre el original y alguna de las copias prevalecerá el original. La propuesta se deberá entregar en original y una (1) copia, en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia) y firmadas, contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para el estudio de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. El original y la copia se presentarán con idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, su dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así: UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPMEProceso Contractual No. 021 de 2006 “Propuesta para la contratación de Outsourcing de servicios tecnológicos para la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME” Nombre del proponente: Dirección: Teléfono: Fax: E-mail: Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 13 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Original / copia 1 Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y Formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA 2.2.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo suministrado en el Formato establecido. Así mismo, declarará el proponente que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades establecidas por la Ley, y que por tanto, no se encuentra impedido para contratar con la UPME. El Formato deberá estar firmado por el Representante Legal o apoderados. En caso de que la propuesta sea presentada por una persona jurídica o por un consorcio o unión temporal, LA CARTA DE PRESENTACION deberá ser suscrita por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento de consorcio o unión temporal. En la carta de presentación el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. 2.2.2 DOCUMENTOS JURIDICOS 2.2.2.1 GARANTÍA DE SERIEDAD Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, –UPMEpor una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial asignado a este proyecto. La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha y hora del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 14 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada. En el evento de presentación conjunta de propuestas, la garantía de seriedad deberá expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unión temporal según el caso. En el evento de prórroga en el plazo de adjudicación, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el contratista deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término. La garantía de seriedad y el original de las ofertas les serán devueltas, previa solicitud, a todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo previsto. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la póliza de seriedad de la propuesta. Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta póliza y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 15 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 2.2.2.2 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos otorgados en el exterior y exigidos en este capítulo deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Lo establecido en este artículo se entenderá sin perjuicio del deber a cargo de la Entidad Estatal respectiva de exigir a dichas personas documentos o informaciones que acrediten su experiencia, capacidad o idoneidad, de acuerdo con lo expresado en la parte inicial de los presentes términos de referencia. 2.2.2.3 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado. Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente. 2.2.2.4 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso, deberá presentar el acta de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado. 2.2.2.5 DOCUMENTO TEMPORAL DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 16 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes. Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el término de la vigencia del contrato y sus prórrogas. Por lo tanto, deberá indicarse expresamente que el consorcio o unión temporal no podrá ser disuelto ni liquidado durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriba. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal. Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser modificados. Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento de conformación del consorcio o unión temporal. La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las normas vigentes en la materia. Toda la información solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas jurídicas que integran el consorcio o unión temporal. En el evento de suscribir contrato la Unión Temporal o Consorcio deberá solicitar el número de Registro Único Tributario- RUT - ante la DIAN y la facturación deberá realizarla la persona jurídica conformada. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el concurso, suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial, por lo menos por el término del contrato y un (1) año más. Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma, consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la oferta. Cuando se presente Consorcio o Unión Temporal bastará que uno de los integrantes se haya inscrito, de conformidad a lo establecido en el Capitulo I de estos términos de referencia. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 17 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 2.2.2.6 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DEL O LOS REPRESENTANTES LEGALES 2.2.2.7 FOTOCOPIA DEL RUT DE LA EMPRESA O EMPRESAS 2.2.2.8 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo a los requerimientos de ley y/o el Representante Legal si no estuviere obligado a tener aquel, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta. 2.2.2.9 BOLETIN FISCAL Presentar certificación expedida por la Contraloría General de la República en la cual se indique que la persona jurídica y su representante legal no se encuentran incluidos dentro del último Boletín de responsables fiscales. 2.2.3. DOCUMENTOS FINANCIEROS La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian: Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al valor de la propuesta. El capital de Trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente. Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>=1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 18 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 70%. El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total. Los siguientes son los documentos e información esenciales para el análisis financiero de las propuestas: 2.2.3.1 2.2.3.2 El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General detallado, Estados de Resultados del año 2005 y Notas a los Estados Financieros del mismo periodo, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación. El proponente deberá adjuntar fotocopia del certificado de vigencia de registro de inscripción profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este concurso. 2.2.3.3 Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios. 2.2.3.4 DECLARACION TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Para este punto, la UPME solicita fotocopia de la Declaración de Renta del año 2005. 2.3 DOCUMENTOS SUBSANABLES Se consideran documentos subsanables, es decir, aquellos que pueden ser presentados con posterioridad al cierre del proceso, en caso de ser requeridos por la UPME, únicamente los siguientes: 2.4 Todos los documentos jurídicos establecidos en el numeral 2.2.2. de estos términos de referencia, a título de adición, aclaración o modificación. Los documentos establecidos en el numeral 2.2.3.2. de estos términos de referencia. OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 19 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en estos términos de referencia, no se aceptan propuestas parciales, ni alternativas. 2.5 RETIRO DE LAS OFERTAS Las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes. 2.6 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES ARITMÉTICAS En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 20 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA CAPÍTULO III 3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS La propuesta será rechazada cuando se presente al menos una de las siguientes causales: 3.1 Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes. 3.2 Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del análisis de las propuestas. 3.3 Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes. 3.4 Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea. 3.5 Cuando el plazo propuesto de prestación de servicios tecnológicos, sea inferior al exigido en estos términos de referencia. 3.6 Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso concursal. 3.7 Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la Entidad haya verificado la información y consultado su veracidad. 3.8 En consorcios ó uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita la firma de uno de sus integrantes. 3.9 El encontrarse incurso contempladas en la ley. dentro de las inhabilidades e incompatibilidades 3.10 Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la que hizo la inscripción, salvo en caso de Consorcio o Unión Temporal, en el que bastará que uno de sus integrantes haya realizado la inscripción. 3.11 No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia. 3.12 Cuando no se presente los documentos indicados en el numeral 2.2.3 o cuando no se alleguen los documentos subsanables en el plazo establecido por la UPME en el momento de solicitarlos. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 21 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 3.13 Cuando alguna de las razones financieras evaluadas del numeral 2.2.3 presente como resultado la no viabilidad de la firma proponente. 3.14 Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las anteriores a cada uno de sus integrantes. 3.15 Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Términos de Referencia. 3.16 No diligenciar completamente el Formato de Precios. 3.17 No diligenciar completamente el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas. 3.18 No cumplir con las características mínimas exigidas en el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas. 3.19 No demostrar la experiencia mínima exigida en los presentes términos de referencia, conforme lo exigido en el numeral “Experiencia del Proponente” de este documento. 3.20 Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía e-mail. 3.21 Las demás contempladas en la Constitución, la Ley, y en el presente documento de Términos de Referencia. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 22 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA CAPITULO IV 4. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS 4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS La UPME analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento de términos de referencia. Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento de términos de referencia. El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje. Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y económica resultantes. Previamente a realizar la evaluación técnica y económica, se deberá realizar el análisis de los documentos jurídicos y financieros solicitados, los cuales no asignan puntaje pero estos conducen a determinar si el oferente es hábil o no para realizar la evaluación técnica y económica de su propuesta. El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director de la Unidad. Previamente a la adjudicación, el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME y en la página Web de la Unidad, por el término indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y presente las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se adjudicará. El Ordenador del Gasto mediante Resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido teniendo en cuenta la Recomendación del Comité Evaluador, o declarará desierto el concurso, de lo cual se comunicará a todos los proponentes. En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en precio. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 23 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 4.2. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS La evaluación de las propuestas, se realizará con base en los siguientes parámetros: Formato CARACTERISTICAS TÉCNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS. Es de carácter obligatorio el diligenciamiento de la columna “Ofrecido y Garantizado” de este Formato. Si los espacios en este formato no fueren suficientes, los detalles que no puedan incluirse en él, deberán agregarse en apéndices debidamente referidos. La Unidad de Planeación Minero Energética verificará el cumplimiento de las características ofrecidas por los proponentes frente a las características mínimas exigidas en estos términos de referencia. Las propuestas que cumplan con el mínimo establecido serán tenidas en cuenta para la calificación. 4.2.1 CARACTERISTICAS DE LA SOLUCION El Outsourcing para los servicios tecnológicos requeridos por la entidad, se enmarca dentro de cuatro grandes esquemas de trabajo, que agregados proporcionan a la Unidad de Planeación Minero Energética –UPME-, una efectiva sostenibilidad de las actividades diarias estratégicas y operativas propias de cada área. Estos esquemas de trabajo son: Desarrollo Administrativo y de Propósito Específico: La Unidad de Planeación Minero Energética cuenta en la actualidad con un sistema administrativo y financiero – SINFAD, que apoya los procesos de soporte administrativo y financiero, y el de recursos humanos. Así mismo existe un sistema de información para la gestión documental – ORFEO, que administra el flujo documental al interior de la Unidad. Estos sistemas se encuentran en producción sobre plataformas computacionales específicas. A su vez, el día a día de la Entidad exige desarrollos de software particulares y de propósito específico, que coadyuven desde el punto de vista de agilidad, celeridad y funcionalidad a las diferentes áreas tanto a nivel misional como a nivel de apoyo. SINFAD SINFAD es un Sistema de Información Administrativo y Financiero que está conformado por las siguientes aplicaciones: Contabilidad Presupuesto Tesorería administrada por Fiducia Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 24 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Control cuentas por pagar Cuentas por cobrar Almacén e inventario de devolutivos (incluyendo activos fijos) Compras Contratación Nómina Recursos Humanos SINFAD es un desarrollo que funciona sobre motor de base de datos ORACLE 10g. El alcance del apoyo requerido para este sistema se enmarca en lo siguiente: Ser el soporte primario de los usuarios de SINFAD (recibirá una capacitación básica) y decidir el escalamiento de los requerimientos al servicio de soporte y asistencia técnica. Ser el interlocutor con los ingenieros de soporte del proveedor (Gestión Informática Ltda.) Efectuar las labores de instalación de actualizaciones. Canalizar y filtrar todos los requerimientos de garantía, ajustes y soporte. Efectuar el seguimiento de los casos de soporte y garantía. Verificar y hacer seguimiento de los ajustes y respuestas a los requerimientos de los usuarios. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO ORFEO es un sistema de gestión documental inicialmente desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos en Colombia, bajo licencia GPL, que permite a la UPME administrar virtualmente la documentación interna, evitando el manejo de papel. Caracteristicas de Orfeo: Interfaz gráfica Web amigable e intuitiva. Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff. Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, resoluciones, memorandos etc). Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 25 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Operaciones básicas sobre los documentos de un usuario tales como agendar, modificar, reasignar, devolver, solicitar Vo.Bo., archivar, anular, consultar. Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación. Generación de reportes de gestión. Recepción de documentos para radicación vía fax. ORFEO es una aplicación Web que trabaja sobre motor de base de datos ORACLE 10g. El alcance del apoyo requerido para este sistema se enmarca en lo siguiente: El profesional de este esquema debe realizar el ajuste y adaptación del sistema de Gestión Documental – ORFEO, así como la realización de desarrollos de nuevas funcionalidades para el sistema, de acuerdo a las necesidades de la UPME. Atender todos los requerimientos y solicitudes de soporte que se generen alrededor de este sistema. Situación que obliga a que la persona encargada de este esquema conozca a profundidad la estructura, funcionalidad y manejo general del ORFEO. APLICATIVOS DE PROPOSITO ESPECIFICO En esta parte, el proponente favorecido debe suministrar toda la estructura de desarrollo adecuada a la UPME, en términos de recurso humano y logístico, con el propósito de desarrollar aplicativos que durante la ejecución del Outsourcing requieran las áreas internas de la Unidad. En importante precisar que cada proyecto encaminado al desarrollo de aplicativos de propósito específico que se requiera, debe cumplir como mínimo con las siguientes fases: - Levantamiento de la información - Cuantificación del tamaño del proyecto y su duración - Programación - Documentación - Pruebas - Soporte De acuerdo a la disponibilidad de tiempo y definido el tamaño del proyecto de manera conjunta entre la UPME y el contratista, se programa el tiempo de entrega y los controles necesarios de avance del proyecto. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 26 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Las herramientas utilizadas y las licencias que se requieran en el marco de estos desarrollos en particular, serán propias de la UPME y la Entidad las facilitará para el desarrollo de los mismos. Administración Red de Datos de la Entidad y Centro de Cómputo: En la actualidad la Entidad cuenta con una red de datos que conecta los bloque K y T, en los cuales existen 77 clientes igualmente conectados que comparten los recursos informáticos propios de la Unidad. Esta red de datos se encuentra soportada en el sistema operativo Windows 2003, con servidor de correo, servidor de páginas Web, servidor de bases de datos y firewall. El cliente interno cuenta con servicios de correo, impresión, acceso a Internet, respaldo de información, publicación de páginas Web y acceso a sistemas de información específicos. Los clientes poseen sistemas operativos Windows XP. Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 2304 Kbps a través del cual los usuarios internos acceden a información externa y el cliente externo accede al Sistema de Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-, el cual proporciona información de carácter misional y se constituye en el sistema de consulta por excelencia para los sectores de Minas y Energía. El centro de cómputo de la Unidad de Planeación Minero Energética, está compuesto por once servidores, dentro de los cuales se tiene: Un Servidor de Dominio, el cual maneja el directorio activo de Windows 2003 Server. Un servidor de bases de datos con motor SQL Server 2000. Un servidor de correo Exchange 2003 Server sobre Windows 2003 Server, el cual administra los buzones de correo de todos los usuarios de la Entidad. Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra instalada la página Web Internet de la entidad. Este servidor además, cuenta con las herramientas ARC IMS para la administración de mapas y Tomcat para la administración de páginas activas, tiene el motor Java del Sistema de Información Minero Energético –SIMEC-. Un servidor Linux Red Hat 4, que administra el motor de Base de Datos Oracle 9i, en este servidor se encuentra instalada la Bodega de Datos del Sistema de Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 27 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Un servidor Linux Red Hat 4, con motor de Base de Datos Oracle 10g, para aplicaciones internas (ORFEO y SINFAD). Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra instalada la página Web Intranet de la entidad. Este servidor además, realiza labores de servidor de impresión. Un servidor que soporta las aplicaciones del Sistema de Información Gerencial de los Sectores de Minas y Energía –SIGE-. Un servidor Windows 2000 Server, que actualmente tiene montado el software “Symantec Security Mail for SMTP”, el cual realiza las labores de filtrado de correo electrónico para el correo entrante. Y por último, un Servidor Windows 2003 Server con Network Attached Storage (NAS), el cual realiza labores de Backup de la información institucional, a través del software propio del sistema operativo. De la misma manera, por lo anterior, se hace necesario garantizar la participación de un grupo de profesionales especializados que brinden el soporte y la seguridad requerida para la administración de todos los elementos que componen la red de datos y el centro de cómputo de la entidad. Soporte y Atención a Usuarios: La Unidad de Planeación Minero Energética, cuenta en la actualidad con un parque computacional de 77 equipos, los cuales están asignados en una relación uno a uno a funcionarios de la entidad, personal contratista, personal de entidades fiscalizadoras externas (Contraloría) y usuarios externos que requieren de estas herramientas computacionales para las consultas realizadas en la Biblioteca de esta entidad. COMPUTADORES DE ESCRITORIO Marca y Modelo Cant. Fin Garantía Dell Optiplex GX 260 32 Sin Garantía Dell Optiplex GX 270 6 19-Ago-07 Dell Optiplex GX 280 30 15-Jul-08 Dell Precision 470 3 1-Sep-07 Dell Precision 470 3 18-Jul-08 IBM NetVista 3 Sin Garantía TOTAL 77 Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 28 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA PORTÁTILES Marca y Modelo Compaq Armada E500 Compaq Armada 1750 Toshiba Satellite Dell Latitude D800 TOTAL Cant. 1 2 4 4 11 IMPRESORAS Tipo Marca y Modelo Láser HP LaserJet 4 Láser HP LaserJet 4000 N Láser HP Color LaserJet 4600 N Láser HP Color LaserJet 8500 N Láser Lexmark T 522 Láser Lexmark T 634 Inyección HP Deskjet 820 CXI Inyección HP DeskJet 1220 Matríz Epson LX 810 Térmica Zebra TLP2844 TOTAL Fin Garantía Sin Garantía Sin Garantía Sin Garantía 19-Ene-08 Cant. 1 2 1 1 1 2 1 1 1 1 12 Fin Garantía Sin Garantía Sin Garantía Sin Garantía Sin Garantía Sin Garantía 24-Ago-08 Sin Garantía Sin Garantía Sin Garantía Sin Garantía SERVIDORES Marca y Modelo HP Net Server LC 2000 Dell Power Edge 6400 Dell Power Edge 4400 Dell Power Edge 2600 HP DL380 (NAS) HP DL380 G4 TOTAL Cant. 1 1 2 2 1 4 11 Fin Garantía Sin Garantía Sin Garantía Sin Garantía 22-Feb-07 13-Feb-08 1-Feb-11 SCANNERS Marca y Modelo HP ScanJet C7710A HP ScanJet 8290 TOTAL Cant. 1 1 2 Fin Garantía Sin Garantía Sin Garantía Estos equipos demandan para su normal funcionamiento, de un mantenimiento preventivo y correctivo, el cual debe ser incluido dentro del presupuesto asignado para este proyecto. Es importante precisar que dentro de este mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos incluidos, también se involucran todos los servidores y equipos de comunicación que se encuentran en el centro de cómputo de la entidad y los cuales Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 29 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA estén sin garantía durante la ejecución del contrato. Esto mismo aplica para los demás recursos informáticos de la Entidad. Así mismo, se requiere de la atención a las actualizaciones de software de antivirus, sistemas operativos, al igual que la instalación y configuración de hardware periférico necesario. Estas actividades, dada su frecuencia incluyen entre otros: reinstalación de sistema operativo, soporte en herramientas de usuario final (Word, Excel, Power Point, Access, Acrobat), soporte en aplicativos de propósito específico, limpieza a microcomputadores y periféricos, escaneo de documentos que requieren ser publicados en la página Web. En este sentido, el proponente favorecido deberá facilitar toda la estructura necesaria para atender lo relacionado con estas solicitudes diarias, en tiempo real y con permanencia de tiempo completo en las instalaciones de la Unidad de Planeación Minero Energética. Administración de Bases de Datos ORACLE: Para este esquema de trabajo la Unidad de Planeación Minero Energética requiere un profesional especialista en administración de bases de datos ORACLE, el cual deberá como mínimo cumplir con las siguientes funciones: Adelantar la supervisión, vigilancia y mantenimiento de las bases de datos existentes ORACLE del SIMEC, SINFAD y ORFEO y demás bases de datos en ambiente ORACLE que sean requeridas por la UPME durante la ejecución del contrato, monitoreando el desempeño de las mismas y aplicando las acciones preventivas y correctivas cuando se requiera de manera permanente. Desarrollar actividades de instalación, configuración, monitoreo, afinamiento o tunning y recuperación de las bases de datos. Realizar los backups de las bases de datos de ORACLE de cada uno de los sistemas de información mencionados, con el fin de disponer de un respaldo que evite las pérdidas de información. Ofrecer el servicio de DBA durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. Participar en las labores de sostenibilidad del SIMEC, SINFAD y ORFEO en lo que se relaciona con funciones de DBA apoyando en la supervisión de los contratos que se adelanten en este sentido, en coordinación con las firmas que presten estos servicios, acompañando y recomendando a la UPME en todo lo que ella requiera. Establecer procesos de actualización y aplicación de rutinas requeridas en el ambiente de Producción de las bases de datos existentes. Gestionar todo lo relacionado con el control, monitoreo y registro de licenciamiento de software de bases de datos ORACLE de la UPME. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 30 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Diagnosticar permanentemente las bases de datos ORACLE de la UPME. Diagnosticar y gestionar los procesos de intercomunicación entre plataformas de bases de datos cuando esto se requiera. Documentar los procesos propios de las bases de datos ORACLE de la UPME. Definir, gestionar y documentar los procesos de respaldo y recuperación de datos. Definir y documentar los lineamientos y políticas relacionadas con los procedimientos de seguridad de las bases de datos ORACLE de la UPME. Realizar dimensionamiento de las bases de datos ORACLE para recomendar la planeación de su crecimiento. Realizar afinamiento de las bases de datos ORACLE de manera permanente. Definir y aplicar políticas relacionadas con la Auditoría de las bases de datos ORACLE de la UPME. Definir y aplicar los procedimientos y políticas para gestionar planes de contingencia en las bases de datos ORACLE de la UPME. Definir y aplicar procedimientos relacionados con la Calidad de los datos en las bases de datos ORACLE de la UPME. Generar y aplicar planes de actualización de software de bases de datos ORACLE cuando esto sea requerido. Conocer y manejar herramientas de bodega de datos para ORACLE, en especial herramienta Oracle WareHouse Builder, programación de procesos almacenados de JAVA y procesamiento masivo de archivos Excel usando herramientas JAVA u Oracle. Definir y aplicar políticas de almacenamiento y gestión de datos en bodega de datos ORACLE. Desarrollar todas las actividades periódicas inherentes a un DBA, acordes con las necesidades propias de la UPME. 4.3. PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN Las propuestas viables se evaluarán de cero (0) a mil (1000) puntos, conforme los siguientes criterios de evaluación: PUNTAJE PARCIAL FACTORES DE EVALUACION EVALUACIÓN TÉCNICA Experiencia del Proponente Certificación de “Certified Partner de Microsoft” Certificado de Calidad ISO 9001:2000 Certificación de “MCSD” para la PUNTAJE TOTAL 850 100 150 50 100 Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 31 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA persona que se ofrece para el primer esquema Certificación de “MCSE” para la persona que se ofrece para el segundo esquema Certificación de “Asistencia a curso de mínimo 80 horas en Administración Linux” para la persona que se ofrece para el segundo esquema Certificación de “MCDST” para la persona que se ofrece para el tercer esquema Certificación de “Oracle Database Administrador Asociado Certificado” para la persona que se ofrece para el cuarto esquema 100 100 100 150 EVALUACIÓN ECONÓMICA 150 Valor de la propuesta 150 PUNTAJE TOTAL 1000 1000 Experiencia del Proponente De acuerdo con el numeral 4.3 “Experiencia del Proponente”, el proponente deberá presentar mínimo dos (2) y máximo cinco (5) certificaciones en los que conste que la empresa ha realizado Outsourcing de alguno de los esquemas de trabajo requeridos para este proceso. La firma que presente el mayor número de certificaciones válidas (hasta 5) obtendrá el máximo puntaje (100 puntos), las demás de manera proporcional. Certificación de “Certified Partner de Microsoft” El proponente que anexe en su propuesta la certificación de “Certified Partner de Microsoft”, expedida por el ente certificador, se le asignará el siguiente puntaje, de acuerdo al número de competencias Microsoft activadas, así: Numero de Competencias Activadas Menos de 2 2 Puntaje 0 30 Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 32 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 3 4 5 o más 70 130 150 Certificado de Calidad ISO 9001:2000 El proponente que anexe el certificado de calidad ISO 9001:2000 vigente, obtendrá el máximo puntaje (50 puntos). El proponente que no anexe esta certificación obtendrá cero (0) puntos. Certificación de “MCSD” para la persona que se ofrece para el primer esquema El proponente deberá anexar en su propuesta la Hoja de Vida del profesional presentado para el primer esquema de trabajo solicitado. Si dentro de la Hoja de Vida se incluye el certificado de “Microsoft Certified System Developer”, se asignará el máximo puntaje (100 puntos) para este aspecto. Si no se presenta esta certificación, obtendrá cero (0) puntos. Certificación de “MCSE” para la persona que se ofrece para el segundo esquema El proponente deberá anexar en su propuesta la Hoja de Vida del profesional presentado para el segundo esquema de trabajo solicitado. Si dentro de la Hoja de Vida se incluye el certificado de “Microsoft Certified System Engineer”, se asignará el máximo puntaje (100 puntos) para este aspecto. Si no se presenta esta certificación, obtendrá cero (0) puntos. Certificación de “Asistencia a curso de mínimo 80 horas en Administración Linux” para la persona que se ofrece para el segundo esquema El proponente deberá anexar en su propuesta la Hoja de Vida del profesional presentado para el segundo esquema de trabajo solicitado. Si dentro de la Hoja de Vida se incluye el certificado de un centro autorizado de capacitación LPI (Linux Professional Institute) de asistencia a un curso de mínimo 80 horas en Administración Linux, se asignará el máximo puntaje (100 puntos) para este aspecto. Si no se presenta esta certificación o se presenta con menos de 80 horas, obtendrá cero (0) puntos. Igualmente, para que tenga validez la certificación, se deberá anexar el certificado del Linux Professional Institute donde conste que es centro autorizado. Certificación de “MCDST” para la persona que se ofrece para el tercer esquema El proponente deberá anexar en su propuesta la Hoja de Vida del profesional presentado para el tercer esquema de trabajo solicitado. Si dentro de la Hoja de Vida se incluye el certificado de “Microsoft Certified Desktop Support Technician”, se asignará el máximo puntaje (100 puntos) para este aspecto. Si no se presenta esta certificación, obtendrá cero (0) puntos. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 33 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Certificación de “Oracle Database Administrador Asociado Certificado” para la persona que se ofrece para el cuarto esquema El proponente deberá anexar en su propuesta la Hoja de Vida del profesional presentado para el cuarto esquema de trabajo solicitado. Si dentro de la Hoja de Vida se incluye el certificado de “Oracle Database Administrador Asociado Certificado”, se asignará el máximo puntaje (150 puntos) para este aspecto. Si no se presenta esta certificación, obtendrá cero (0) puntos. EVALUACIÓN ECONOMICA Los precios del presente proceso concursal se deberán indicar conforme el Formato de precios, cuyo diligenciamiento es de carácter obligatorio. Los precios deberán expresarse en PESOS COLOMBIANOS, discriminando el IVA. Para la comparación de precios, se calificará inversamente proporcional de cero (0) a ciento cincuenta (150) puntos, así: Ppip = 150*Pb/Pi Donde Ppip : Puntaje asignado a una propuesta i para el precio. Pb : Precio más bajo de las propuestas. Pi : Precio de una propuesta i. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Los proponentes deberán, obligatoriamente, diligenciar y relacionar en el Formato Experiencia del Proponente, mínimo dos (2) y máximo cinco (5) certificaciones en las que conste que la empresa ha realizado el Outsourcing de alguno de los esquemas de trabajo requeridos para este proceso. Adicionalmente, se debe anexar al Formato Experiencia del Proponente, las certificaciones de los contratos relacionados, expedidas por personal autorizado de la entidad ó empresa contratante, donde se detalle claramente la siguiente información en cada certificación: Nombre de la Empresa Contratante. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 34 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Número del Contrato. Fecha de Suscripción del Contrato. Objeto del Contrato. Valor Total del Contrato. Valor discriminado del Outsourcing de alguno de los esquemas de trabajo requeridos para este proceso. Fecha de Inicio del Contrato. Fecha de Finalización del Contrato. Estado de la Ejecución del Contrato (Excelente, Bueno, Regular, Deficiente ó Muy Deficiente). Nombre completo, Cargo y Número Telefónico de la persona que firma la Certificación. Fecha de expedición de la Certificación. Para que un contrato relacionado y debidamente Certificado se valide y se contabilice para la calificación, debe cumplir con las siguientes condiciones: La fecha de Suscripción del contrato certificado, debe ser con posterioridad al 31 de diciembre de 2000. El monto de los valores discriminados del servicio de Outsourcing de alguno de los esquemas solicitados, por cada contrato certificado, debe ser igual o superior a CIEN MILLONES DE PESOS ($100’000.000). Los proponentes que no ofrezcan como mínimo dos (2) certificaciones válidas, se les rechazará la propuesta. La UPME se reserva el derecho de verificar la información consignada en estas Certificaciones. 4.4. CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en el factor de evaluación correspondiente a experiencia del proponente ; de continuar el mismo se escogerá a quien haya ofertado menor valor y si persiste el empate se escogerá mediante sorteo efectuado en audiencia pública y para tal fin se señalará fecha y hora. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 35 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 4.5 VISITAS La Unidad de Planeación Minero Energética se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrolla su actividad económica los oferentes personas naturales o jurídicas. 4.6 EVALUACIÓN TOTAL DE LA PROPUESTA El puntaje total de evaluación de cada propuesta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en la evaluación de la propuesta técnica y la propuesta económica. El Comité evaluador se reserva la facultad de verificar la información suministrada por los proponentes y solicitar aclaraciones sin que dicha solicitud implique mejora en la propuesta. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 36 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA CAPITULO V FORMATOS 5.1 FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Señor DIRECTOR UPME Ciudad ___________________________________________________, mayor de edad, vecino de _______ identificado con la cédula de ciudadanía número ___________ expedida en ___________, en mi calidad de representante legal ( o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) __________________, legalmente constituida y domiciliada en _____________ de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para la contratación de outsourcing de servicios tecnológicos. En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente al proponente. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 37 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella se derive. Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato. Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellas exigidas. Que hemos recibido los términos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus condiciones. Que me (nos) comprometo (emos) a suministrar el servicio de outsourcing de servicios tecnológicos requerido por la UPME, incluyendo los repuestos necesarios, así como a proporcionar el personal para el empalme, de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia. De igual forma el soporte y garantía también de acuerdo a lo establecido en los términos de referencia y sus adendos, en un plazo de ___________ ( ) meses contados a partir de la fecha de firma del Acta de inicio de ejecución del Contrato. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas y a suscribir el contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma de éste. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación. Que el valor total de mi oferta es de : $ ______________________ discriminado así: Valor total antes de impuestos $ ______________ IVA $ ______ Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados. El (los) suscrito(s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes: Nombre de la Empresa ________________________________________ Dirección ___________________________________________________ Teléfono ____________________________ Fax __________________ Ciudad ____________________ Correo Electrónico _______________________________________ Atentamente, _____________________________________ Nombre del Representante Legal Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 38 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA ______________________________________ Firma del Representante Legal 5.2 FORMATO DE PRECIOS El diligenciamiento de este formato es de carácter obligatorio. No se debe modificar este formato. Concepto Costo del Proyecto Valor sin IVA IVA Valor Total ----------------------------------------------------------Firma del Representante Legal Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 39 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 5.3 FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE En este Formato, además de relacionar la experiencia, deberá anexar las Certificaciones Expedidas por la Entidad ó Empresa Contratante conforme a lo indicado en los presentes términos. No. Empresa No. del Fecha Contratante Contrato de Inicio del Contrato Fecha de Valor Objeto del Finalización Total del Contrato del Contrato donde se Contrato discrimine el servicio de Outsourcing Valor discriminado del Outsourcing 1 2 3 4 5 Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 40 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 5.4 FORMATO DE CARACTERISTICAS TECNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS CONTRATACIÓN OUTSOURCING SERVICIOS TECNOLOGICOS ESQUEMA 1. Desarrollo Administrativo y de Propósito Específico: No. Características 1 Personal requerido 2 Disponibilidad 3 Labores realizar Mínimo Exigido por la UPME Ofrecido y Garantizado El proponente deberá presentar en su propuesta la hoja de vida de la persona que prestará el servicio para este esquema de trabajo, esta persona debe tener conocimientos en desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, con el siguiente perfil profesional --> Ingeniero de Sistemas con experiencia certificada de 2 años en plataformas de desarrollo Visual Studio .Net, Java, PHP y Bases de datos SQL Server y Oracle. Ofrecer este servicio durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. a Dar soporte al sistema de información administrativo y financiero (SINFAD). Soportar, mantener y actualizar el Sistema de Gestión Documental Orfeo y en general las aplicaciones propias de la Unidad desarrolladas en Visual Studio .Net, Java y PHP trabajando con bases de datos SQL Server y Oracle. Mantener las aplicaciones propias de la entidad funcionando todo el tiempo. Realizar desarrollos de aplicativos de propósito específico que requiera la UPME. Capacitación en los nuevos desarrollos, cuando se trate de aplicativos de propósito específico. Realizar recomendaciones sobre las mejoras a los productos existentes. Soporte y documentación a los nuevos programas realizados y a las mejoras realizadas a los programas existentes. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 41 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Los derechos sobre propiedad intelectual e industrial resultantes del presente contrato, serán de propiedad de la UPME. Para todos los efectos legales, se aplicará: la Ley 23 de 1982, la Ley 44 de 1993, el Decreto reglamentario 460 de 1995 y la Decisión 351 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena expedida en 1993 y demás normas que las aclaren, modifiquen o adicionen. ESQUEMA 2. Administración Red de Datos y Centro de Cómputo: No. Características 1 Personal requerido 2 Disponibilidad 3 Labores realizar Mínimo Exigido por la UPME Ofrecido y Garantizado El proponente deberá presentar en su propuesta la hoja de vida de la persona que prestará el servicio para este esquema de trabajo, esta persona debe tener conocimientos en administración de redes de datos y centros de cómputo, con el siguiente perfil profesional -> Ingeniero de Sistemas o Electrónico con experiencia certificada de 2 años en administración de redes de datos y centros de cómputo con ambientes Windows 2000/2003 Server, administración de servidor de correo Exchange Server y RedHat Linux, con conocimiento de motores de bases de datos SQL Server y Oracle. Ofrecer este servicio durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. Se deberá anexar en la propuesta carta de compromiso suscrita por el Ingeniero que se presenta para este esquema de trabajo, donde exprese su voluntad de participar y cumplir las condiciones mínimas exigidas para este profesional. Se solicita que este profesional posea algún medio de comunicación móvil directo para facilitar su ubicación en cualquier momento. a Administrar el correo electrónico: Crear Usuarios, modificar usuarios, administración de permisos y demás actividades que exige esta labor. Todo ello en las versiones de los productos que la UPME tiene instalados. Administrar los equipos Servidores que durante la ejecución del contrato tenga instalados la UPME. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 42 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Mantener actualizados los equipos Servidores con los últimos patch de seguridad, driver y modificaciones que los fabricantes recomienden para el normal funcionamiento de los mismos. Administrar y mantener la red de datos tanto en la parte pasiva como activa, suministrando los repuestos que sean necesarios para mantener operativa la red. Mantener y administrar la seguridad de todo el sistema, esto es: Hacer recomendaciones sobre políticas de seguridad, Implementar las políticas de seguridad que el supervisor defina, Mantener operativos los sistemas de seguridad tales como el Firewall, Proxy, entre otros, Chequear vulnerabilidades del sistema, corregirlas y las que no se puedan por algún motivo, informarle al interventor de esta situación. Y demás actividades propias para un efectivo soporte a los sistemas de seguridad. Realizar periódicamente y bajo un esquema de planeación recomendado por el contratista, copias de seguridad a los servidores, base de datos y de todo el sistema de información que se posee la Unidad. Desarrollar planes de contingencia para los sistemas de información, utilizando los recursos existentes y con los cuales cuenta la Unidad. Realizar inventario de la red de datos en su parte activa, y mantener actualizado el universo de equipos activos que se tiene. Realizar inventario de la red de datos en su parte pasiva, y mantener actualizado el universo de puntos existentes y sus asociaciones y ubicación por cada puesto de trabajo. Remover o instalar los programas en los equipos Servidores, que el interventor del contrato autorice. Mantener actualizadas las últimas versiones de antivirus en los equipos Servidores. Proveer los repuestos necesarios a los equipos Servidores, para mantenerlos siempre operativos. Informar semanalmente al Supervisor, sobre los pendientes y actividades realizadas en la semana. Tramitar garantías con los proveedores cuando haya lugar a ello. Generar tiquetes de servicio por cada evento que ocurra y mantener un historial de los mismos con miras a sacar datos estadísticos de comportamiento. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 43 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA ESQUEMA 3. Soporte y Atención a Usuarios: No. Características 1 Personal requerido 2 Disponibilidad 3 Labores realizar Mínimo Exigido por la UPME Ofrecido y Garantizado El proponente deberá presentar en su propuesta la hoja de vida de la persona que prestará el servicio para este esquema de trabajo, esta persona debe tener conocimientos en mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo, productos Microsoft (Windows y Office), con el siguiente perfil profesional -> Ingeniero de sistemas o electrónico con experiencia certificada de 2 años en mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo, atención a usuarios y productos Microsoft (Windows y Office). Ofrecer este servicio durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. a Realizar mantenimiento preventivo tanto software como hardware a todas las estaciones de trabajo de la UPME y demás recursos informáticos, una vez cada tres (3) meses. Realizar mantenimiento preventivo del hardware a los equipos Servidores y de comunicaciones del centro de cómputo de la UPME, una vez cada cuatro (4) meses. Mantener actualizados los equipos con los últimos patch de seguridad, driver y modificaciones que los fabricantes recomienden para el normal funcionamiento de los mismos. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 44 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Realizar inventario de hardware y software que exista instalado en la UPME. En esta labor, el personal técnico revisará cada PC y llevará una hoja de vida con los siguientes datos: Marca, modelo y número de serie. Software instalado (S.O., herramientas, productos, y demás). Capacidad disponible en disco duro. Procesador, Memoria y Disco instalado. Actualizaciones ó modificaciones físicas y lógicas realizadas al equipo. Cualquier otro dato adicional, a solicitud del supervisor del contrato. Llevar y presentar informe por escrito con los detalles de las hojas de vida de cada equipo inventariado. Verificar, monitorear y controlar las licencias con las que cuenta todos los usuarios de la UPME. Así mismo debe verificar los programas instalados vs. las licencias existentes en cada equipo de la UPME. Presentar un reporte técnico de las fallas presentadas en cada equipo. Llevar inventario y control de las licencias adquiridas por la UPME. Informar al Supervisor sobre anomalías en el licenciamiento del software y programas instalados, encontrados en los equipos. Remover los programas de los equipos, cuando el Supervisor del contrato lo autorice. Mantener actualizadas las últimas versiones de antivirus en las estaciones de trabajo. Culturizar a los usuarios sobre metodologías de copias de seguridad a sus máquinas, de acuerdo a la importancia del tipo de información que manejen. Informar semanalmente al Supervisor, sobre los pendientes y actividades realizadas en la semana. Tramitar garantías con los proveedores cuando haya lugar a ello. Generar tiquetes de servicio por cada evento que ocurra. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 45 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA El proponente debe ofrecer el servicio de Help Desk en el sitio, instalando una herramienta que administre los requerimientos y genere estadísticas y reportes. 4 Servicio de Para todos los recursos informáticos de la UPME mantenimiento incluyendo los servidores y equipos de comunicación Correctivo del centro de cómputo, se deben incluir sin costo incluido adicional todos los repuestos originales que se repuestos necesiten durante la ejecución del contrato. Si estos repuestos corresponden a monitor, teclado o mouse, estos deben ser de la misma marca del equipo a reparar. El mantenimiento correctivo debe incluir como mínimo las siguientes actividades: Reemplazo de cualquier dispositivo del CPU (incluyendo discos duros, drives, tarjetas, unidades de cinta, unidades de CD-ROM, motherboard y demás elementos que la compongan), mouse, teclado e interfases, parlantes, entre otros. Se exceptúan diskettes, CD, minicartridge, cartridge QIC ó DAT, u otros elementos de consumo. Reemplazo de cualquier dispositivo de los scanners e impresoras de matriz, inyección o láser, incluyendo elementos fungibles como cabezas de impresión, piñonería, fusores y demás. Se exceptúan cintas, tonners y tintas El tiempo máximo de atención y solución de cualquier problema luego de la solicitud, será de cinco (5) horas. La empresa debe contar con la logística para que los repuestos necesarios lleguen a su destino dentro de este tiempo para la solución. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 46 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Para todos los recursos informáticos de la UPME incluyendo los servidores y equipos de comunicación del centro de cómputo, en caso de determinarse que el problema no puede ser resuelto dentro de las cinco (5) horas, el contratista debe reemplazar el elemento averiado con uno de su propiedad, de características idénticas o superiores e instalarlo temporalmente en el sitio dentro del plazo establecido por un tiempo máximo de quince (15) días hábiles, dentro del cual se dará la solución definitiva. La acción correctiva para dejar los equipos y periféricos en perfecto estado de funcionamiento no será en ningún caso superior a los tiempos aquí descritos. Una vez realizado el mantenimiento correctivo, los equipos o periféricos se deberán dejar en perfecto estado de funcionamiento. Para el caso específico de sustitución de discos duros, éstos deben quedar instalados por el contratista con todo el software que antes tenía, dicho software lo proporcionará la UPME. Los repuestos instalados deben contar con una garantía de tres (3) meses. El mantenimiento correctivo no incluye daños derivados por acciones de la naturaleza ampliamente comprobados como terremotos, rayos, entre otros. Tampoco se obliga a responder por daños ocasionados por actos vandálicos o terrorismo. ESQUEMA 4. Administración de Bases de Datos ORACLE: No. 1 ACTIVIDADES MÍNIMAS EXIGIDAS POR LA UPME Personal requerido Ofrecido y Garantizado El proponente deberá presentar en su propuesta la hoja de vida de la persona que prestará el servicio para este esquema de trabajo, esta persona debe tener conocimientos en administración de BD ORACLE, con el siguiente perfil profesional --> Ingeniero de sistemas con experiencia certificada de 2 años en administración de BD ORACLE. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 47 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA 2 Disponibilidad 3. Labores realizar Ofrecer el servicio de DBA durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. Se deberá anexar en la propuesta carta de compromiso suscrita por el Ingeniero que se presenta para este esquema de trabajo, donde exprese su voluntad de participar y cumplir las condiciones mínimas exigidas para este profesional. Se solicita que este profesional posea algún medio de comunicación móvil directo para facilitar su ubicación en cualquier momento. a Adelantar la supervisión, vigilancia y mantenimiento de las bases de datos existentes ORACLE del SIMEC, SINFAD y ORFEO y demás bases de datos en ambiente ORACLE que sean requeridas por la UPME durante la ejecución del contrato, monitoreando el desempeño de las mismas y aplicando las acciones preventivas y correctivas cuando se requiera de manera permanente. Desarrollar actividades de instalación, configuración, monitoreo, afinamiento o tunning y recuperación de las bases de datos. Realizar los backups de las bases de datos de ORACLE de cada uno de los sistemas de información mencionados, con el fin de disponer de un respaldo que evite las pérdidas de información. Participar en las labores de sostenibilidad del SIMEC, SINFAD y ORFEO en lo que se relaciona con funciones de DBA apoyando en la supervisión de los contratos que se adelanten en este sentido, en coordinación con las firmas que presten estos servicios, acompañando y recomendando a la UPME en todo lo que ella requiera. Establecer procesos de actualización y aplicación de rutinas requeridas en el ambiente de Producción de las bases de datos existentes. Gestionar todo lo relacionado con el control, monitoreo y registro de licenciamiento de software de bases de datos ORACLE de la UPME. Diagnosticar permanentemente las bases de datos ORACLE de la UPME. Diagnosticar y gestionar los procesos de intercomunicación entre plataformas de bases de datos cuando esto se requiera. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 48 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Documentar los procesos propios de las bases de datos ORACLE de la UPME. Definir, gestionar y documentar los procesos de respaldo y recuperación de datos. Definir y documentar los lineamientos y políticas relacionadas con los procedimientos de seguridad de las bases de datos ORACLE de la UPME. Realizar dimensionamiento de las bases de datos ORACLE para recomendar la planeación de su crecimiento. Realizar afinamiento de las bases de datos ORACLE de manera permanente. Definir y aplicar políticas relacionadas con la Auditoría de las bases de datos ORACLE de la UPME. Definir y aplicar los procedimientos y políticas para gestionar planes de contingencia en las bases de datos ORACLE de la UPME. Definir y aplicar procedimientos relacionados con la Calidad de los datos en las bases de datos ORACLE de la UPME. Generar y aplicar planes de actualización de software de bases de datos ORACLE cuando esto sea requerido. Conocer y manejar herramientas de bodega de datos para ORACLE, en especial herramienta Oracle WareHouse Builder, programación de procesos almacenados de JAVA y procesamiento masivo de archivos Excel usando herramientas JAVA u Oracle. Definir y aplicar políticas de almacenamiento y gestión de datos en bodega de datos ORACLE. Desarrollar todas las actividades periódicas inherentes a un DBA, acordes con las necesidades propias de la UPME. Los derechos sobre propiedad intelectual e industrial resultantes del presente contrato, serán de propiedad de la UPME. Para todos los efectos legales, se aplicará: la Ley 23 de 1982, la Ley 44 de 1993, el Decreto reglamentario 460 de 1995 y la Decisión 351 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena expedida en 1993 y demás normas que las aclaren, modifiquen o adicionen. Carrera 50 No. 26 – 00 Bogotá D.C. Colombia PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co 49