HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO HALLAZGO No. 1

RESUMEN GERENCIAL
Guatemala, 11 de noviembre de 2011
Licenciado
Tereso Marcotulio Meoño Ramírez
Director
Oficina Nacional de Servicio Civil
Su despacho
Señor Director:
Hemos efectuado auditoría financiera de la Oficina Nacional de Servicio Civil con el
objeto de emitir opinión sobre la razonabilidad de la ejecución del presupuesto de
ingresos y gastos.
Nuestro examen se basó en la revisión de las operaciones y registros presupuestarios
y contables ocurridos durante el período comprendido del 1 de enero al 30 de abril de
2011, y como resultado de nuestro trabajo hemos detectado el siguiente aspecto
importante:
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO
HALLAZGO No. 1
APLICACIÓN INCORRECTA DE RENGLONES PRESUPUESTARIOS
Según factura 65826 de Autoservicios Cofal Express de fecha 11 de febrero de
2011, se canceló en concepto de reparación del vehículo, placa P016cmk, que
indica según detalle adjunto: mano de obra Q.350.00, se aplicó el renglón
presupuestario 165 “Reparación y mantenimiento de medios de transporte“.
Con el objeto de subsanar los aspectos descritos anteriormente, estamos
recomendando lo siguiente:
El jefe de la Unidad Administración Financiera y encargado del presupuesto
deben velar por la correcta aplicación de los renglones presupuestarios.
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La explicación respecto al uso del renglón 165 no desvanece el hallazgo, toda vez que no
se realizo la reparación del vehículo. El renglón a utilizar era 199 “Otros servicios no
personales”. Comprende aquellos servicios no personales, no incluidos en los otros
renglones del grupo 1., por lo que a la fecha del presente informe gerencial el
hallazgo se confirma.
HALLAZGO No. 2
APLICACIÓN INCORRECTA DE RENGLONES PRESUPUESTARIOS
Se adquirieron 5 arreglos fúnebres por valor de Q.1,400.00 a Odilia Lopez
(Florales Linda), según factura 522 de fecha 24 de enero de 2010, aplicando el
renglón presupuestario 299 “Otros Materiales y Suministros”.
Con el objeto de subsanar los aspectos descritos anteriormente, estamos
recomendando lo siguiente:
El jefe de la Unidad Administración Financiera y encargado del presupuesto
deben velar por la correcta aplicación de los renglones presupuestarios.
el hallazgo queda firme, en razón que el renglón 299
“Otros materiales y
suministros” no corresponde al tipo de gasto realizado, como se puede observar
en la clasificación que se encuentra dentro del Manual de Clasificaciones
Presupuestarias para el Sector Publico de Guatemala, Grupo 2: Materiales y
Suministros
HALLAZGO No. 3
RENGLON PRESUPUESTARIO APLICADO INCORRECTAMENTE
La Unidad de Administración Financiera erogó pagos, por medio del fondo de
caja chica 01-2011, las facturas 01018, 01151, 01152 de El café de los músicos
invisibles que hacen un total de Q.275.00; 100279 de Operadora del Centro
Histórico, S.A. por Q. 401.50 y 145793 Go Green, S.A. por Q.238.00, haciendo
un monto total de Q.914.50, para la adquisición de alimentos con cargo al renglón
presupuestario 185 "Servicios de Capacitación"; lo cual es incorrecto.
Con el objeto de subsanar los aspectos descritos anteriormente, estamos
recomendando lo siguiente:
El jefe de la unidad de Administración Financiera, debe girar instrucciones al encargado
de Presupuesto, a efecto se analice una adecuada utilización de los renglones
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presupuestarios conforme a la naturaleza los mismos, en virtud de que el renglón utilizado
no fue el correcto, por tratarse de gastos de alimentos para personas. El segundo párrafo
del renglón 185 incluye gastos para logística en la realización de eventos y el renglón 211
es específico para alimentos.
Se confirma el hallazgo en virtud que el argumento presentado por el responsable
no desvanecen el mismo.
HALLAZGO No. 4
PERSONAL CONTRATADO POR RENGLON 189, GOZANDO DE BENEFICIOS
QUE NO CORRESPONDEN
Dentro del Fondo Rotativo Institucional, listado No. 1, existen pagos por alimentos,
los cuales fueron erogados por medio del renglón 185 “Servicios de Capacitación",
donde participa personal contratado por renglón 189 “Otros estudios y/o servicios.
Comprende el pago por servicios técnicos, administrativos y profesionales no
contemplados en los renglones anteriores.
Con el objeto de subsanar los aspectos descritos anteriormente, estamos
recomendando lo siguiente:
Que se reintegre lo derogado en concepto de alimentos por el personal y que el
jefe de la Unidad de Administración Financiera vele porque se cumpla con el
manual de Clasificación presupuestaria.
HALLAZGO No. 5
SE REALIZARON PAGOS INDEBIDOS
1. La Unidad de Administración Financiera tramitó el pago de Q.21,996.00 a
Monte Plata, S.A. en concepto de la compra de 1,692 garrafones de agua pura
para personal de oficina, de conformidad con la factura cambiaria serie P0151577 de fecha 28 de enero de 2011, a través del Comprobante Unico de
Registro No. 209, de fecha 25 de febrero de 2011, el encargado del Almacén
de materiales y suministros del Departamento de Administración Interna le dio
ingreso a los garrafones de agua pura, por medio de la Constancia de ingreso
a almacén Forma 1-H serie “B” 643491, folio libro almacén 5494, sin haber
recibido el producto.
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2. Por medio del Comprobante Único de Registro No. 184, de fecha 25 de
febrero de 2011, se le pagó a Proyectos empresariales sociedad anónima la
cantidad de Q.1,186.08, Factura cambiaria serie B 118677 de fecha 15 de
febrero de 2011 descripción: servicios anticipados aromatizador y servicio
Mandarin Orange tc, período del 15 de febrero de 2011 al 16 de enero de
2012, para el sanitario del despacho de dirección.
3. Con el cheque 531 de fecha 25 de febrero 2011, se canceló a Parqueo Cines
Capitol, la cantidad de Q.7,700.00, por pago de servicios de parqueos, para 2
vehículos de ONSEC, al servicio de Dirección y Subdirección.
Con el objeto de subsanar los aspectos descritos anteriormente, estamos
recomendando lo siguiente:
La Unidad de Administración Financiera, para realizar pagos a los proveedores
debe de apegarse a los aspectos legales y no debe de realizar pagos sin haber
recibido los bienes.
No se realizaron comentarios por parte de la Unidad de Administración Financiera
y el Departamento de Administración Interna, por lo que el hallazgo se confirma.
Todos los comentarios y recomendación que hemos efectuado, se encuentran en
detalle en el correspondiente informe de auditoría, lo cual facilitará un mejor
entendimiento de este resumen gerencial.
Atentamente,
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