Una tesorería centralizada para mejorar la eficacia de la gestión diaria

CASO DE ÉXITO
Una tesorería centralizada para
mejorar la eficacia de la gestión diaria
Cliente: Grupo Puma.
Sector: Construcción.
Perfil: Fundado hace más de 35 años, Grupo Puma se ha
consolidado como un conjunto de empresas especializadas
en el sector de la construcción. Su experiencia les ha llevado a
convertirse en líderes en el lanzamiento al mercado de productos
con una excelente relación calidad-precio. Con una capacidad
de producción de más de 1.000.000 de toneladas al año,
Grupo Puma se consolida como el primer fabricante del país
de: adhesivos, aislamientos, morteros, pavimentos y pinturas
destinados a la construcción.
Objetivos: Contar con una plataforma tecnológica que
permitiera una gestión centralizada de su tesorería, agilizando
la relación con los bancos y disponer de una visión global de la
compañía como grupo.
Solución: Sage XRT Treasury
Grupo Puma es un conjunto de empresas especializadas en
el mundo de la construcción. Su catálogo incluye una amplia
gama de productos que son el resultado de un cuidadoso
estudio de sus componentes y cualidades. Cuenta con
dieciocho centros de producción y distribución ubicados
por toda la geografía española y dos en Portugal, dotados
con la más avanzada tecnología, para dar la mejor cobertura
y servicio a su gama de productos. Con sedes en la mayor
parte de las provincias españolas, pero también en Francia,
Argelia y Portugal, Grupo Puma dispone, en cada una de
sus factorías, de un equipo técnico cualificado, así como un
laboratorio central de investigación y desarrollo que apuesta
por la mejora e innovación continua.
asegura José Manuel Romero, Tesorero de Grupo Puma, “el
crecimiento de la compañía y su expansión internacional,
nos obligaba a disponer de una gestión de la tesorería
centralizada, para tener una visión global de todas las
posiciones, de la relación con las entidades bancarias y de
la situación diaria de cobros y pagos”.
Todos los materiales que fabrican son sometidos a los más
exigentes controles de calidad, testándolos en las más duras
condiciones, tanto en laboratorio, como en obra. Todas las
fábricas de Grupo Puma cuentan con certificaciones de calidad.
Esta situación les llevó a decidirse por implantar una
plataforma tecnológica que facilitara el trabajo, que mejorara
la relación con bancos y proveedores, permitiendo la
obtención de informes y un control total sobre la tesorería.
Sus productos disponen de los Documentos de Idoneidad
Técnica, certificados por el Instituto Eduardo Torroja.
Todo ello es una muestra de la preocupación de Grupo
Puma por la sostenibilidad y el respeto al medio ambiente.
Todas las fábricas han implantado un Sistema de Gestión
Medioambiental, según la norma ISO 14.001, que ha sido
auditado y certificado por Bureau Veritas.
Estudiar el mercado para elegir lo mejor
Esta realidad empresarial, que ha permitido a la empresa
conseguir un destacado posicionamiento empresarial,
complicaba la labor del departamento de tesorería. Como
Sin embargo no disponían de una aplicación que permitiera
todo esto, pues como relata Romero, “la herramienta que
estábamos utilizando no cubría nuestra necesidades, no nos
permitía tener una visión global de lo que había en bancos,
de los cobros y pagos a proveedores y clientes, y nos hacía
muy complicada la llevanza de la gestión de tesorería”.
Llegados a este punto, desde el departamento financiero
se inició un proceso de búsqueda de una solución que
respondiera a todas estas necesidades, y a las que en un
futuro pudieran surgir, fruto de la evolución y crecimiento
de la empresa. El departamento realizó un sondeo entre
compañías que utilizaban diferentes soluciones y finalmente,
“optamos por una empresa de reconocido prestigio en el
sector de software de Tesorería como Sage, y en concreto por
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su solución Sage XRT Treasury. Todas las empresas a las que
visitamos y que utilizaban esta herramienta, nos animaron a
apostar por ella, pues cubría perfectamente sus necesidades”
Definición de requisitos
Grupo Puma tenía perfectamente claros cuales eran los
principales requisitos y necesidades que debía cubrir Sage
XRT Treasury. En primer lugar y como señala José Manuel
Romero, “disponer de la tesorería del Grupo centralizada
para mayor comodidad y efectividad de la gestión diaria,
poder realizar liquidaciones automáticas entre sociedades,
establecer las previsiones de Tesorería, la supervisión y
seguimiento diario de las posiciones tesoreras y la mejora de
la toma de decisiones”. “Todo esto”, continua Romero, “es lo
que vimos que nos iba a permitir la solución de Sage”.
“Dentro de la organización disponíamos de las herramientas
necesarias para la gestión diaria, por lo que sólo buscábamos
una plataforma específica para la gestión centralizada de
la tesorería. Que Sage fuera una compañía de prestigio
y puntera en el mercado y que empresas líderes en otro
sectores hubieran apostado por ella, fue suficiente para que
nosotros también lo hiciéramos”, explica Romero.
Hubo también otro elemento que tuvo cierto peso en esta
decisión, la expansión internacional de la compañía. “Aunque
nuestra actividad internacional todavía está en proceso
de desarrollo, era un factor a tener en cuenta”, señala el
tesorero de Grupo Puma. “Contamos con unas 20 sociedades
distribuidas a nivel nacional, cuatro fuera de nuestras fronteras
en Europa y África con tesorerías independientes, y estamos
analizando diferentes mercados en Latinoamérica. Decidimos
crear una división central de cash para unificar las cuentas
y necesitábamos la herramientas que nos aportar una visión
global, trabajar como si todas estas sociedad fueran una sola,
que nos ayudara a la toma de decisiones fundamentales para
el avance en la compañía en ese entorno internacional”.
“
Optamos por una empresa de reconocido
prestigio en el sector de software de
Tesorería como Sage, y en concreto por su
solución Sage XRT Treasury.
José Manuel Romero
Tesorero de Grupo Puma
“
Solución de tesorería
Sage XRT Treasury es una solución de tesorería integrada y
modular que se adapta a las necesidades y complejidades
financieras crecientes del día a día de cualquier organización.
Proporciona una visibilidad en tiempo real de la liquidez de la
empresa, y una visión del medio y largo plazo, del resto de los
recursos financieros, así como las herramientas necesarias
para racionalizar, controlar y automatizar los intercambios de
datos financieros dentro de los grupos de empresas y con los
bancos, garantiza la conectividad e integración (STP) entre
los distintos sistemas de información de la empresa y con el
exterior.
Se trata de una herramienta intuitiva y de última generación,
que permite anticiparse a los cambios, controlar
eficazmente la liquidez, tomar decisiones relevantes y
mejorar las necesidades de capital circulante. Dispone de
funcionalidades que automatizan el envío y recepción de
información con los bancos, además de un potente Business
Intelligence que permite analizar cuadros de mando como
la posición global, o el balance banco empresa. Facilita la
creación de cuadros de mando totalmente personalizados
para la empresa o directamente para cada usuario.
Entre los diferentes módulos de Sage XRT Treasury, que
Grupo Puma ha incorporado a sus sistemas, caben destacar
los de Comunicación Bancaria, Cobros y Pagos y Tesorería.
Como asegura su tesorero, no ha sido necesario desarrollar
ninguna solución a medida. “Con los módulos implantados,
tenemos resuelta la automatización de la comunicación
bancaria, con la integración de movimientos diarios de las
entidades financieras, lo que nos aporta la capacidad de
gestionar grandes volumen de datos y el acceso desde
cualquier lugar y en cualquier momento, con una gran
facilidad de uso y el aumento de la calidad de la información”.
Incrementar la eficacia y la eficiencia
Un aspecto diferencial del proyecto puesto en marcha por
Grupo Puma es que no necesitaron la participación de ningún
partner, sino que la implantación de Sage XRT Treasury se
llevó a cabo desde dentro del departamento de tesorería de la
compañía con la ayuda, el soporte y la colaboración de Sage.
“Teníamos una idea muy clara de cómo queríamos que se
realizara la implantación. La llevamos a cabo en el plazo
de unas tres o cuatro semanas. Desde el departamento de
tesorería mantuvimos reuniones con el director del proyecto
y el director técnico de Sage, para valorar sobre todo los
conocimientos a nivel de tesorería y del departamento que
tenían. Esta fue una pieza fundamental, pues a partir de ahí
Sage estableció una planificación del trabajo, en función de
nuestra situación, de las necesidades del grupo. Desarrollaron
el plan de migración, y nos dieron la formación necesaria”,
comenta José Manuel Romero.
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“Se trataba de una implantación relativamente sencilla, y
empezamos a trabajar con ella desde el primer momento.
Como sucede siempre que implantas algo nuevo, estas en un
proceso de mejora continua. Vas aprendiendo a trabajar con
el sistema en el día a día con todas las sociedades como si
fuera una sola”, asegura Romero.
Apostar por un modelo de pago por uso
La implantación de Grupo Puma ha tenido un matiz novedoso
e innovador, y es que desde principios de este año, la
implantación de la plataforma Sage XRT Treasury se realizó en
formato SaaS, es decir en pago por uso.
“Apostamos por esta forma de utilizar la herramienta porque
creemos que es la que mejor se adapta a las actuales
características de nuestra empresa, al momento económico,
de desarrollo y proyección internacional que estamos
viviendo”, asegura José Manuel Romero.
Canales y procesos de negocio mejorados
Tras la implantación de Sage XRT Treasury distintos procesos
de la compañía están soportados por estas soluciones. Entre
ellos cabría destacar: la gestión del conjunto de relaciones
del Grupo con sus entidades financieras, la elaboración
de informes requeridos por la dirección, como por ejemplo
cash-flow o comunicación de impagados, balance banco
– empresa, y el seguimiento del cumplimiento de las
condiciones bancarias negociadas y estos son también los
principales beneficios obtenidos.
“Muchas de las acciones que ahora llevamos a cabo, no
podíamos hacerlas hasta que no implantamos Sage XRT
Treasury, como por ejemplo la obtención de informes que
son fundamentales y muy importantes para la toma de
decisiones, además del seguimiento y del cumplimento de
las condiciones bancarias negociadas, en las que habíamos
observado que las entidades bancarias cometían algún
error que ahora somos capaces de detectar y rectificar”,
señala el Tesorero de Grupo Puma. “Ha mejorado la gestión
en conjunto de las relaciones del grupo con las entidades
financieras”, continua Romero, “al saber que manejábamos
una información muy actualizada, han cambiado estas
relaciones. Además hemos conseguido un ahorro del personal
dedicado a estas tareas. Ahora tenemos el departamento de
Tesorería perfectamente controlado”.
La mejora del funcionamiento del departamento de Tesorería
ha tenido una repercusión positiva en el resto de los
departamentos, ya que como afirma José Manuel Romero,
“ahora disponen de mayor y mejor información sobre el
circulante de la empresa, de la situación de los cobros y los
pagos, lo que mejora la toma de decisiones de todos ellos.
Además gracias a la plataforma de Sage, llevamos a cabo la
actualización de tipos y divisas on line”.
“Esta aplicación nos permite un ahorro en tiempo, y de esta
manera poder dar mejor servicio a las operaciones de la
empresa para generar mayor productividad y rentabilidad”,
resalta Romero.
Crecimiento como proyecto de futuro
Entre los planes de futuro previstos a corto plazo destacan, la
integración de la tesorería de la sociedad que recientemente
ha constituido el Grupo Puma en Costa Rica, “esperamos
que la utilización de Sage XRT Treasury repercuta
beneficiosamente en esta nueva filial, igual que lo ha hecho
en el resto de las que están en España, permitiéndonos la
plena integración en el organigrama de la empresa”, explica
Jose Manuel Romero. En cuanto a la implantación de algún
módulo nuevo, Romero afirma que: “tenemos cubiertas todas
las áreas que necesitamos aunque las futuras necesidades
vendrán si duda por las áreas de deuda y presupuestos”.
Sage XRT Treasury
Sage ofrece a las pequeñas y medianas empresas una gama de
servicios y software de gestión empresarial fácil de usar, seguro
y eficiente —desde la contabilidad y la nómina, a la planificación
de recursos empresariales, gestión de relaciones con los clientes
y los pagos—. Nuestros clientes reciben asesoramiento y apoyo
continuo a través de nuestra red global de expertos locales,
para ayudarles a resolver sus problemas de negocio y darles la
confianza necesaria para alcanzar sus ambiciones empresariales.
Fundada en 1981, Sage empezó a cotizar en la Bolsa de
Valores de Londres en 1989 y entró en el FTSE 100 en 1999.
Cuenta con millones de clientes en todo el mundo y más de
12.975 empleados en 23 países (Reino Unido e Irlanda, Europa
continental, América del Norte, África del Sur, Australia, Asia y
Brasil). Para más información, por favor visite www.sage.com
Sage XRT Treasury guía a las empresas o grupos de carácter
nacional o internacional en su gestión de la cadena de valor
financiero. La solución proporciona una visibilidad en tiempo real
de las posiciones y la liquidez del grupo que permite gestionar su
tesorería a corto y medio plazo así como definir un presupuesto.
Sage XRT Treasury mejora la productividad al automatizar las
tareas tediosas como la conciliación de tesorería y contabilidad.
La solución permite asimismo optimizar el riesgo de cambios
financieros y reduce los costes de las transacciones bancarias.
El despliegue internacional viene facilitado por un entorno de
trabajo de varios idiomas, países e instrumentos y por el módulo
de comunicación de varios formatos, protocolos y bancos.
Si deseas más información:
Sagexrt.sage.es