Reglamento para la Administración y Control de Bienes

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL
DE BIENES DE LA UNACH
CAPITULO I
Art. 1.- DEL AMBITO
El presente reglamento rige para los servidores de la Universidad Nacional de
Chimborazo que tengan bajo su responsabilidad bienes que les permite cumplir con
sus funciones.
Art. 2.- DE LOS OBJETIVOS
1. Posibilitar la entrega oportuna de informacion relacionada con los activos, en forma
concisa y clara para la toma oportuna de decisiones.
2. Determinar con precision a los custodios y unidades donde se ubican los activos.
3. Vincular apropiadamente el control contable con la administracion y custodia.
4. Facilitar a los custodios de los activos de un instrumento legal orientado al uso,
conservacion y al conocimiento de los deberes y obligaciones relacionadas con los
bienes que son sujetos de control.
CAPITULO II
Art. 3.- UNIDAD RESPONSABLE DE LOS BIENES.- La unidad de control de bienes sera la
responsable del control de los bienes institucionales.
Art. 4.- FUNCIONES
Son funciones de la Unidad de Control de Bienes las siguientes:
1. Planificar, organizar, dirigir y ejecutar las actividades relacionadas con el registro
detallad' y control de los activos de los bienes de la Universidad.
2. Suministrar oportunamente a todas las dependencias de la institucion los bienes, muebles
y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a la disponibilidad.
3. Entregar al Departamento de Contabilidad el inventario anual actualizado de los bienes
de larga duraci6n, para la conciliacion correspondiente.
4. Actualizar el subsistema de registro y control de activos de los bienes.
5. Codificar cada uno de los bienes de la Universidad;
6. Realizar constataciones fisicas por lo menos una vez al alio en forma normal o cuando
sea requerido por la autoridad competente, y cuando cambie el custodio a fin de
determinar oportunamente las novedades significativas con respecto a la utilizacion,
ubicacion y conservacion de los bienes.
7. Intervenir en los tramites de: Bajas, transferencias gratuitas, ingresos, egresos traspasos
de activos de los bienes y preparar las actas correspondientes;
8. Mantener informacion sobre el movimiento de los bienes, personas responsables de la
custodia y uso, unidades administrativas donde se encuentran, grado de utilizacion y
estado de conservacion.
9. Llevar registro actualizado de los bienes de la entidad calificados como activos con los
datos de las caracteristicas generales y particulares como: Marca, tipo, valor, fecha de
. -scion, color, nUmero de serie, dimensiones, etc.;
10. Proporcionar al Departamento de Contabilidad los movimientos del mes producidos en
los activos de los bienes de la Universidad; A fin de que estos concilien con los
registros y con las cuentas del Mayor General.
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NORMATIVE) INSTITUCIONAL
11. Cumplir con las normas y procedimientos para el control de los bienes Sujetos de
Control.
12. Intervenir en la reception de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con los
contratos celebrados.
CAPITULO III
DEL CUIDADO Y EMPLEO DE LOS BIENES DE LARGA DURACION
Art. 5.-CUIDADO DE LOS BIENES.- La responsabilidad en la tenencia y conservacion de los
bienes corresponde a los funcionarios y trabajadores a quienes inmediata o directamente
se hubieren entregados los bienes para el uso.
Art. 6.- EMPLEO DE LOS BIENES.- Los bienes a los que se refiere este reglamento, solo se
emplearan para los fines propios y nnicos relacionados con las actividades de la
Universidad Nacional de Chimborazo. Es prohibido el uso de dichos bienes para fines
politicos, electorales, o para otras actividades extratias al servicio de la institution.
•
Art. 7.- RESPONSABILIDADES.- Las responsabilidades respecto a la conservacion de los
bienes, cesard solo cuando el egreso o baja correspondiente se hubiere concluido y los
saldos a cargo de los funcionarios y trabaj adores respectivos, de haberlos, se
encuentren cancelados.
Art. 8.- REGISTRO DE LOS BIENES.- La unidad de control de bienes realizard el registro
de los activos, cumpliendo los siguientes procedimientos:
1. Mantener actualizados los registros pertinentes;
2. Participar en las entrega-recepción y actualizar los registros de los activos de
los
bienes de larga duration,
3. Intervenir en tramites de: bajas, transferencias, traspasos de los bienes de larga duraci6n
y preparar las actas;
4. Vigilar que las distintas unidades administrativas mantengan los registros indispensables
y produzcan la information adecuada;
5. Producir information trimestral sobre la existencia de los activos fijos en cada unidad
administrativa.
6. Asesorar a las distintas unidades administrativas sobre la aplicaciOn del subsistema de
control de activos fijos.
Art. 9.- CONTROL PERIODICO.- La unidad de control de bienes realizard el control
periodico de los bienes cumpliendo las siguientes actividades:
1. VerificaciOn de la codificaciOn de cada uno de los bienes.
2. Realization de constataciones fisicas, determinando las desviaciones significativas de
utilization y conservacion de los bienes.
3. Verificaciones periodicas y sorpresivas sobre los siguientes aspectos: codificacion,
estado, utilizacion, y custodio de los bienes.
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NORMATIVO INSTITUCIONAL
•
CAPITULO 1V
BASES CONCEPTUALES PARA LA ADMINISTRACION DE BIENES
Art. 10.- Fundamentos Legates y Normativos
La normativa y los fundamentos legales se ajustan a las disposiciones que consta en el
Acuerdo No. 182 del 29 de diciembre del 2000, del Ministerio de Economia y Finanzas,
publicado en el suplemento del Registro Oficial No. 249 de Enero del 2001, y que en
use de sus facultadles legales, entre otros acuerda:
Art.l. Aprobar y expedir los Principios del Sistema de AdministraciOn Financiera, los
Principios y Normas Tecnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catalogo General de
Cuentas, las Normas Tecnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de
Ingresos y Gastos y las Normas Tecnicas de Tesoreria, para su aplicaciOn obligatoria en
las entidades, organismos, fondos y proyectos que constituyen el Sector Pliblico no
Financiero, normativa que sustituye a los principios, normas tecnicas, catalogo de
cuentas y clasificador presupuestario que se encuentran vigentes a la fecha.
Art. 4. El presente Acuerdo esta en vigencia a partir del 2 de enero del 2001.
Art. 11.- BIENES DE LARGA DURACION
Alcance
Esta norma establece los criterios para el reconocimiento, valuation, erogaciones, capitalizables,
baja y control de los bienes de larga duration, except() la perdida de los mismos.
Aspectos generates
Para determinar los valores de contabilizacion de los bienes de larga duration, se tendra en
cuenta los siguientes conceptos:
1. Costo de adquisicion: comprende el precio de compra más los gastos inherentes a la
misma.
2. Valor de donaciOn: comprende el asignado para su correspondiente registro, incluyendo
los gastos realizados para ser puestos en condiciones de operation.
3. Valor contabie: comprende el costo de adquisicion o de donacion, más los incrementos o
disminuciones durante la vida Util del bien.
4. Valor en libros; comprende el valor contable menos la depreciation acumulada.
Los muebles e inmuebles seran registrados como Bienes de Larga Duration siempre y cuando
cumplan los siguientes requisitos:
1. Que scan bienes de propiedad privativa del Estado
2. Que estén destinados a actividades administrativas y/o productivas.
3. Que generen beneficios econornicos futuros.
4. Que su vida fail estimada sea mayor a un
5. Que su costo de adquisicion sea igual o mayor a 100 Mares Americanos.
6.
a su naturaleza.
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NORMATIVO INSTITUCIONAI,
Art.12.- Valoracion
Las inversiones en bienes de larga duracion deberan contabilizarse al precio de compra,
incluyendo los derechos de importation, fletes, seguros, instalacion, impuestos no
reembolsables, más cualquier valor directamente atribuible para poner el Nen en
condiciones de operation y cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. Los
descuentos o rebajas comerciales se deduciran del costo de adquisicion.
Los gastos de financiamiento de las inversiones de larga duraciOn formaran parte del
costo del bien, en la medida que sean devengados durante el periodo previo a su
entrada en funcionamiento. Los gastos incurridos con posterioridad al periodo antes
indicado, seran reconocidos como gastos de gestion.
Art. 13.-Erogaciones capitalizables.
Las adiciones, mejoras y reposiciones vitales destinadas a aumentar la vida util
estimada, la capacidad productiva, o el valor de los bienes de larga duracion, deberan
registrarse como erogaciones capitalizables del bien. Los costos asignados a las partes
o piezas que se reemplacen o sustituyan, deberan disminuirse del valor contable del
bien.
Las reparaciones extraordinarias que aumentan significativamente la vida util estimada
o la capacidad productiva de los bienes de larga duraci6n, deberan registrarse como
erogaciones capitalizables del bien. Los gastos en reparaciones ordinarias, producto del
mantenimiento y conservation de la capacidad de use del bien, deberan registrarse
como gastos de gestiOn.
Art. 14.-Disminucion y baja de bienes de larga duraci6n.
La yenta, permuta, entrega como parte de pago, donation, exclusion de inventario u otra
forma de traspaso de dominio de los bienes de larga duracion, debera registrarse,
eliminando el valor contable del bien y la depreciation acumulada. La diferencia que se
produzca entre los valores antes indicados constituird el costo del bien y se contabilizard
en la cuenta respectiva del grupo gastos de gestion.
El derecho monetario a percibir por la yenta o liquidation de los bienes de larga
duracion, se registrard como ingresos de gesti6n. La utilidad o perdida por la
liquidation de los bienes de larga duracion, se obtendra como resultado de la aplicaciOn
del metodo indirecto.
Art. 15.-Del Control de bienes de larga duraci6n.
En el catalogo de cuentas institucional sera obligatoria la apertura de los conceptos
contables, en terminos que permita su control e identification y destino o ubicacion.
1.
2.
3.
El valor contable de los bienes de larga duracion debera ser controlado en registros
auxiliares bajo alguna de las siguientes opciones:
Cada bien en forma individual.
Por cada componente del bien, en la medida que la vida util de cada parte o pieza que lo
conforme sea diferente.
Por el conjunto de bienes, cuando la adquisicion sea en una misma fecha y las partes o
piezas de la compra conformen un todo
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NORMATIVO INSTITUCIONAL
•
Art. 16.-DEPRECIACION DE BIENES DE LARGA DURACION
Alcance
Esta norma establece los criterios para determinar la perdida de valor por el uso, desgaste fisico u
obsolescencia de los bienes de larga duracion.
Vida fitil
Los bienes de larga duraci6n destinados a las actividades administrativas, productivas o que se
incorporen a proyectos o programas de inversion, se depreciaran empleando la siguiente tabla de
vida tltil:
VIDA UTIL ESTIMADA (ASIOS)
TIPO DE BIEN
Administ.
Edificaciones
- HormigOn Armado y Ladrillo
- Ladrillo (o Bloque)
- Mixto (ladrillo o Bloque y Adobe o
madera.
- Adobe
- Maiera
Maquinaria y Equipos
Muebles y Enseres
Instalaciones
Equi!.os de computacion
Vehictilos
•
Produccion
Proyectos
50
40
40
35
50
40
35
25
20
10
10
10
-5
5
30
30
15
UPE*
10
UPE
5
UPE
35
25
20
10
10
10
5
5
UPE Unidades de Produccion Estimadas.
La vida Util de maquinarias, equipos, vehiculos e instalaciones especializadas, sera la establecida
en los catalogos o especificaciones tecnicas del fabricante.
Las reparaciones, ampliaciones o adecuaciones que impliquen erogaciones capitalizables
obligaran al recalculo del monto de la depreciaciOn, en terminos de la reestimaciOn de la vida Otil
del bien.
Valor residual
Para los bienes de larga duracion, se determinard un valor residual equivalente at 10% de su
valor contable.
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NORMATIVO INSTITUCIONAI,
Metodo de calculo.
La cuota de depreciacion proporcional de los bienes de larga duracion, destinados a actividades
administrativas o incorporados a proyectos o programas de inversion, se determinard aplicando
el metodo de linea recta, basado en la siguiente formula:
CDP = Valor contable (-) Valor residual
Vida fitil estimada
.N = Niimero de meses a depreciar el activo.
/12 xn
La cuota de depreciacion proporcional de bienes de larga duraciOn, destinados a actividades
productivas, se determinard aplicando el metodo de unidades de tiempo o unidades de
produccion, basado en la siguiente formula:
CDP = Valor contable (-) Valor residual
Total unidades de tiempo o produccion estimadas.
En los bienes de larga duraciOn destinados a las actividades productivas, que por sus
caracteristicas sean imposible emplear el metodo de unidades de tiempo y producci6n, se
aplicard el metodo de linea directa.
La depreciacion determinada bajo el metodo de linea recta, preferentemente se registrard al
termino de cada ejercicio contable; por el contrario, la calculada mediante el metodo de unidades
de produccion, se contabilizard en funcion del proceso productivo.
Art. 17.-Contabilizacion
La depreciacion se reflejard en la contabilidad mediante la amortizacion periodica,
prorrateada en funciOn del valor contable del bien, durante el tiempo establecido en la
tabla de vida util, desde la fecha que se encuentra en condiciones de operation y cumpla
el objetivo para el cual fue adquirido.
Para contabilizar la depreciacion, se empleard el metodo indirecto, manteniendo en las
cuentas de bienes de larga duracion el valor contable y en cuentas complementarias la
acumulacion de la amortizacion respectiva.
El monto de la depreciacion de los bienes destinados a las actividades administrativas se
reflejard como gastos de gestion, en cambio la originada en procesos productivos o en
proyectos o programas de inversion, incrementard el costo del producto esperado.
Art. 18.-AMORTIZACION DE CARGOS DIFERIDOS
Los costos acumulados de software de base o de aplicacion y versiones de
actualization, registrados como inversiones diferidas, se distribuiran como gastos de
gestiOn proporcionalmente durante la vida util estimada.
Los gastos prepagados se amortizaran a la fecha de expiration, use o devengamiento.
Art. 19.-Contabilizacion
En la contabilizacion de la amortizacion se empleard el metodo indirecto, manteniendo
en las cuentas de cargos diferidos el valor contable y en cuentas complementarias la
acumulacion de aquella, de acuerdo con el tiempo transcurrido.
Al termino del tiempo estimado de amortizacion de los cargos diferidos se procederd a
liquidar las cuentas que intervinieron en el proceso.
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NORMATIVO INSTITIICIONAL
•
Los gastos prepagados estaran exentos del procedimiento antes indicado, su
regularizaciOn se registrard directamente contra la cuenta de gastos respectiva, hasta su
extinci6n.
Art. 20.-REGISTROS.-Para conciliar con los informer producidos por la Seccion de Control
de bienes se han diseriado registros que contienen la informacion relacionada con las
caracteristicas de los bienes, el codigo asignado en cuanto a la ubicacion, al usuario de
los mismos, al tipo de bien y el nlimero especifico de ingreso a la Universidad.
Art. 21.-CODIFICACION.-Para identificar cada uno de los bienes de la Universidad Nacional
de Chimborazo se establece una codificacion numerica, que ubicados en los diferentes
campos y niveles proporcionan informaci6n sobre:
I. Tipo del bien;
2. Sub. Tipo del bien;
3. Clase del bien;
4. Codigo del bien;
5. Dirección,
6. Area;
7. SecciOn
8. Sub-seccion.
La estructura y descripcion de la codificacion establecida para el control contable y fisico de los
activos fijos podra incrementarse en funci6n del tamario y estructura organica de la institucion,
volumen de bienes y demos niveles que se consideren necesarios para la identificaciOn de los
bienes.
Art. 22.-INGRESO DE BIENES AL PATRIMONIO UNIVERSITARIO.-Todos los bienes
qr la Universidad ingrese por compra, transferencia gratuita, legados, donaciones y
construcciones seran registrados como parte del Patrimonio institucional.
Art. 23.-EGRESO DE BIENES.- Cuando se produzca la yenta de bienes mediante cualquiera
de las modalidades, a saber, remate al martillo, remate en sobre cerrado o yenta directa
o al producirse la baja o la transferencia gratuita de los bienes, se procedera a registrar
el egreso del patrimonio universitario y la respectiva actualizacion en los registros.
Art. 24.-TRASPASO DE BIENES.-_Es el traslado de los bienes, de una a otra unidad
administrativa; esta situaciOn no afecta al patrimonio de la entidad por constituir un
movimiento interno. Este proceso se realiza utilizando el formulario "Nota de
Transferencia de Bienes", este movimiento se legaliza al llenar y firmar el formulario.
Art. 25.-ENTREGA-RECEPCION Y ACTUALIZACION DE BIENES.- El cambio, la
ausencia temporal o definitiva de los responsables de una dependencia, obliga a
efectuar la entrega-recepción de los bienes entre los custodios entrante y saliente,
participando la Seccion Control de Activos Fijos, la cual procedera a realizar la
corstptacion fisica de los bienes en presencia de los responsables y concluir con la
■
1 -r.pcion de las correspondientes actas.
Art. 26.-CONSTATACION FiSICA DE ACTIVOS FIJOS.-_Con la constataciOn fisica de los
Activos Fijos se persigue los siguientes objetivos:
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NORMATIVO INSTITUCIONAL
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1. Mantener actualizados los inventarios
2. Confirmar la ubicacion, existencia real de los bienes, y estado de conservacion.
3. Conciliar los saldos fisicos con los contables.
4. Realizar acciones correctivas necesarias en caso de establecerse faltantes.
5. Determinar bienes obsoletos o inservibles
Art. 27.-ALCANCE Y PERIODICIDAD.- Las constataciones fisicas de los Bienes de Larga
Duracion se realizaran por lo menos una vez al aiio y cuando lo requiera la autoridad
competente en forma general y parcial, su periodicidad estard en funcion de los montos
involucrados, movimientos, naturaleza y posibilidades de perdida
Control Bienes, por iniciativa propia realizard las constataciones fisicas sorpresivas de
los bienes que estén bajo la responsabilidad de un custodio, gesti6n que tambien
concluye con la suscripci6n de la correspondiente acta y anexos. En estos casos sera
necesaria la presencia del respectivo custodio o su representante legal.
Art. 28.-REPOSICION DE BIENES 0 RECTIFICACION DE VALORES.-En
cumplimiento a las disposiciones legales se ha diseilado el correspondiente
procedimiento que permite identificar a los responsables, facilitando la reposicion de los
bienes desaparecidos o dafiados totalmente sin justificacion, o la restitucion de los
valores pertinentes.
Art. 29.-RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACION DE LOS BIENES DE
LARGA DURACION. Es responsabilidad en primer lugar, del senor Rector, velar
para que se implante y mantenga en funcionamiento las disposiciones del presente
Reglamento.
En relaciOn a los bienes ubicados en las dependencias, y deaths unidades, la
responsabilidad por el cumplimiento de las disposiciones contempladas en este
reglamento corresponde a las respectivas autoridades, jefes departamentales y custodios
que tengan a su cargo bienes..
Art. 30.-RESPONSABILIDAD POR LA CUSTODIA.-En cada dependencia, o unidad se
identificard a los servidores encargados de la custodia de los bienes, y se mantendran
registros individuales por cada clase de bien.
La responsabilidad sobre el
mantenimiento actualizado de tales registros recae en el titular de cada unidad. La
responsabilidad de los bienes faltantes recae directamente en el custodio a cuyo cargo se
encuentren dichos bienes.
Cuando se produzca la ausencia definitiva de los servidores pertenecientes a una
determinada unidad, el titular vigilard que se efectUe la devolucion de los bienes
entregados para uso de dicho servidor y asignard la responsabilidad de la custodia de los
bienes, temporalmente, a otro servidor de la misma unidad, hasta tanto se produzca una
reasignacion definitiva de los correspondientes bienes.
Art. 31.-RESPONSABILIDAD POR EL USO.-Cada servidor universitario, sera responsable
por el uso y conservacion de los bienes que utilice para el cumplimiento de sus
funciones; con tal proposito Control de Bienes y para cada unidad se utilizard la
documentacion respectiva.
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VADEMECUM 2013
NORMATIVO INSTITUCIONAL
Art. 32.-BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS.-_Los bienes que por su costo
inferior a 100 Mares no reiman las condiciones necesarias para ser clasificados como
activo de Larga Duraci6n, pero que tengan una vida superior a un alio, serail
considerados como bienes sujetos a control, tales como los siguientes:
1. Util.:s de oficina: perforadoras, engrapadoras aguzadores, papeleras etc.
2. Utensilios de cocina: cucharas, cuchillos, bandejas, charoles, tazas. platos etc.
3. Instrumental e insumos medicos y de laboratorio: pipetas, buretas, tubos de ensayo,
lancetas, reactivos quimicos en general, etc.
4. Publicaciones, pianos, revistas, periodicos etc.
5. Herramientas menores: desarmadores, martillos, playos, llaves, pinzas etc.
6. Utiles e Insumos de limpieza: escobas, trapeadores, atomizadores etc.
7. Pinturas, cuadros, placas, relojes de pared, nominativos.
8. Otros bienes que sin ser activos tengan una duraci6n mayor a un
•
Los bienes de que trata este Reglamento estaran bajo el control de la Seccion de Control de
Bienes y posteriormente la custodia directamente encargada a los servidores responsables de su
use y conservaciOn. Este acto quedard respaldado con las firmas correspondientes de los
servidores asignados.
Art. 33.-INFORMACION PARA PROGRAMACION
A continuacion se detallan las cuentas con los subtipos que se considera para el ingreso
de los bienes de Larga Duracion.
CODIGO
•
1.4.1.01.
1.4.1.01.03.
1.4.1.01.03.001
1.4.1.01.03.001.01
1.4.1.01 r 3.001.02
1.4.1.01.03.001.03
1.4.1.01.03.001.04
1.4.1.01.03.001.05
1.4.1.01.03.001.06
1.4.1.01.03.001.07
1.4.1.01.03.001.08
1.4.1.01.03.001.09
1.4.1.01.03.001.10
1.4.1.01.03.001.11
1.4.1.01.03.001.12
1.4.1.01.03.001.13
1.4.1.01.03.001.14
1.4.1.01.03.001.15
1.4.1.01.03.001.16
1.4.1.01.03.001.17
1.4.1.01.03.001.18
1.4.1.01.0'2.001.19
' '
'02
1.4.1.01.03.002.01
1.4.1.01.03.002.02
1.4.1.01.03.002.03
DESCRIPCION
BIENES MUEBLES
MOBILIARIO
MUEBLES DE OFICINA Y ADMINISTRACION
ALFOMBRA
ANFORA
ARCHIVADOR
ARMARIO
BANCA
BUTACA
CAJA MONEDERO
CARTELERA
CLOSET
CORTINA
ESCALERA
ESCRITORIO
ESTANTERIA
MESA
MODULAR
PABELLON PERSIANA
SOFA
SILLA
SILLON
MUEBLES DE USO EDUCACIONAL
ANAQUEL
ARCHIVADOR
BUTACA
300
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NORMATIVO INSTITUCIONAL
1.4.1.01.03.002.04
1.4.1.01.03.002.05
1.4.1.01.03.002.06
1.4.1.01.03.002.07
1.4.1.01.03.002.08
1.4.1.01.03.002.09
1.4.1.01.03.002.10
1.4.1.01.03.002.11
1.4.1.01.03.002.12
1.4.1.01.03.002.13
1.4.1.01.03.002.14
1.4.1.01.03.002.15
1.4.1.01.03.002.16
1.4.1.01.03.002.17
1.4.1.01.03.002.18
1.4.1.01.03.003
1.4.0.01.04
1.4.1.01.04.001
1.4.1.01.04.001.01
1.4.1.01.04.001.02
1.4.1.01.04.001.03
1.4.1.01.04.001.04
1.4.1.01.04.001.05
1.4.1.01.04.001.06
1.4.1.01.04.001.07
1.4.1.01.04.001.08
1.4.1.01.04.001.09
1.4.1.01.04.001.10
1.4.1.01.04.001.11
1.4.1.01.04.001.12
1.4.1.01.04.001.13
1.4.1.01.04.001.14
1.4.1.01.04.001.15
1.4.1.01.04.002
1.4.1.01.04.002.01
1.4.1.01.04.002.02
1.4.1.01.04.002.03
1.4.1.01.04.002.04
1.4.1.01.04.002.05
1.4.1.01.04.002.06
1.4.1.01.04.002.07
1.4.1.01.04.002.08
1.4.1.01.04.002.09
1.4.1.01.04.002.10
1.4.1.01.04.002.11
1.4.1.01.04.003
1.4 .1.01.04.003.01
1.4.1.01.04.003.02
1.4.1.01.04.004
1.4.1.01.04.004.01
1.4.1.01.04.004.02
BANCA
CABINA
CANCEL
CARTELERA
CORTINA
ESCRITORIO
ESTANTERIA
MESA
MESON
MODULAR
PIZARRA
PUPITRE
SILLA
TABURETE
VITRINA
MUEBLES DE USO RECREATIVO-DEPORTIVO
MAQUINARIAS Y EQUIPOS
EQUIPO DE OFICINA DE ADMINISTRACION
CALCULADORA
CAMARA FOTOGRAFICA
EQUIPO DE SONIDO
ESTRACTOR DE OLORES
FAX
FILMADORA
GRABADORA
LAMPARA
MAQUINA DE ESCRIBIR
RADIOGRABADORA
REGULADOR DE VOLTAJE
SUMADORA
TELEVISOR
VHS
VENTILADOR
EQUIPO EDUCACIONAL
EQUIPO DE LABORATORIO DE INGENIERIA
EQUIPO DE LABORATORIO CLINIC()
EQUIPO DE LABORATORIO DE FISICA
EQUIPO DE LABORATORIO DE QUIMICA
FILMADORA
PANTALLA DE PROYECCION
PROYECTOR DE SLIDES
RETROPROYECTOR
SINTETIZADOR
TELEVISOR
VHS
EQUIPO ASEO Y LIMPIEZA
ABRILLANTADORA
ASPIRADORA
EQUIPO DE MEDICINA Y SANIDAD
EQUIPO MEDICO
EQUIPO ODONTOLOGICO
301
VADEMECUM 2013
NORMATIVO INSTITUCIONAL
•
•
1.4.1.01.04.005
EQUIPO DE IMPRENTA Y PUBLICIDAD
1.4.1.01.04.005.01
DUPLICADORA
1.4.1.01.04.005.02
FOTOCOPIADORA
1.4.1.01.04.005.03
GUILLOTINA
1.4.1.01.04.005.04
ESPIRALADORA
1.4.1.01.04.005.05
MAQUINA ANILLADORA
1.4.1.01.04.005.06
MATRIZADORA DE PLACAS
1.4.1.01.04.007
EQUIPO DE SEGURIDAD
1.4.1.01.04.007.01
REVOLVER
1.4.1.01.04.007.02
ESCOPETA
1.4.1.01.04.008
EQUIPOS DEPORTIVOS E INSTRUMENTOS MUSICALES
1.4.1.01.04.008.001
EQUIPO DEPORTIVO
1.4.1.01.04.008.002
EQUIPO DE SONORIZACION
1.4.1.01.04.008.003
INSTRUMENTOS MUSICALES
1.4.1.01.04.009
EQUIPOS ELECTRICOS Y TELECOMUNICACIONES
1.4.1.01.04.009.001
CENTRAL TELEFONICA
1.4.1.01.04.009.002
CONSOLA DE OPERACIONES
1.4.1.01.04.009.003
TELEFONO
1.4.1.01.04.011
MAQUINARIA Y EQUIPO DE CONSTRUCCION
1.4.1.01.04.012
MAQUINARIA Y EQUIPO INDUSTRIAL
1.4.1.01.04.012.01
EQUIPO DE INGENIERIA
1.4.1.01.04.012.02
EQUIPO DE LABORATORIO DE ELECTRICIDAD
1.4.1.01.05
VEHICULOS
1.4.1.01.05.001
AUTOMOVILES
1.4.1.01.05.002
BUSES
1.4.1.01.05.003
DOBLE TRACCION
1.4.1.01.0.:, 004
MOTOS
1.4.1.01.05.005
BICICLETAS
1.4.1.01.06
HERRAMIENTAS
1.4.1.01.0C.A1
HERRAMIENTAS
1.4.1.01.07
EQUIPOS SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS
1.4.1.01.07.001
EQUIPO PROCESAMIENTO DE DATOS
1.4.1.01 07.001.01
AMPLIACION DE MEMORIA
1.4.1.01.07.001.02 COMPUTADOR
1.4.1.01.07.001.03
CD EXTERNO
1.4.1.01.07.001.04
HUB
1.4.1.01.07.001.05
MOUSE
1.4.1.01.07.001.06
MEMORIA
1.4.1.01.07.001.07
REGULADOR DE VOLTAJE
1.4.1.01.07.001.08
SCANER
1.4.1.01.07.001.09
TARJETA DE SONIDO
1.4.1.01.07.001.10
UPS
1.4.1.01.C7.001.11
ZIP DRIVE
1.4.1.01.07.002
SOFTWARE
1.4.1.01.09
LIBROS Y COLECCIONES
1.4.1.01.09.001
LIBROS Y COLECCIONES DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS
1.4.1.0 .09.00'?
LIBROS Y COLECCIONES BIBLIOTECA GENERAL
1 3.
LIBROS Y COLECCIONES FAC. CIENC1AS EDUCACION
302
VADEMECUM 2013
NORM ATIVO INSTITUCIONAL
CAPITULO V
DE LOS NIVELES DE RESPONSABILIDAD
DEL CONSEJO UNIVERSITARIO
Art. 34.-El Consejo Universitario implantard las politicas institucionales adecuadas y pertinentes
al cumplimiento de las funciones del personal relacionadas con la administracion,
gestion, custodia y control de los bienes y recursos materiales que constituyen el
patrimonio de la Universidad Nacional de Chimborazo; amparadas en las leyes y
reglamentos emitidos por la Contraloria General del Estado..
DEL RECTOR
Ademas de las funciones asignadas al Rector, que constan en el estatuto, le corresponde la
administraci6n de bienes de la UNACH, en el marco del presente reglamento, siendo las
siguientes:
Art. 35.-Dirigir y controlar los procedimientos relacionados con la organizacion, movimiento y
custodia de los bienes patrimoniales para su cumplimiento en las direcciones,
departamentos y unidades internas de catheter administrativo y en las diferentes
unidades y dependencies institucionales..
Art. 36.-Designar las comisiones encargadas de realizar avalnos, donaciones, bajas, entrega y
recepción de bienes, auditorias internas y otras afines, y su ejecucion segnn
corresponda.
Art. 37.-Estudiar y autorizar las solicitudes de bienes existentes en la Universidad asi como de
traspasos, donaciones y bajas; para estas ithimas observard los reglamentos internos y
de bienes del sector plablico.
Art. 38.-Determinar los procedimientos en caso de detectarse faltantes, o destruccion prematura
de Activos y las responsabilidades, de conformidad con el reglamento general de Bienes
del Sector Pnblico.
Art. 39.-Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales contempladas en el presente
reglamento y las demas establecidas en la ley Orgonica de Administracion Financiera y
Control.
DEL PERSONAL RESPONSABLE DE LOS BIENES
Art. 40.-Todo funcionario tiene la responsabilidad de mantener los activos que ha recibido para
su desemperio, en correcto estado de funcionamiento, dandole las seguridades y
protecciones en el ambiente de sus actividades.
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VADEMECUM 2013
NORMATIVO INSTITUCIONAL
Art. 41.-Notificar a la Unidad de Control de Bienes la necesidad de realizar el mantenimiento,
reparation, reposicion o traspaso de activos, por intermedio del Jefe del departamento o
autoridad que le represente.
Art. 42.-Los bienes institucionales no podran ser alterados o reemplazados totalmente o en sus
partes por atribucion del usuario.
Art. 43.-Los bienes institucionales podran ser trasladados fuera de la Universidad tan solo en
caso de labor social y/o academica debidamente autorizada y bajo la responsabilidad
del custodio.
Art. 44.-Se prohibe el encargo de los bienes a terceros
Art. 45.-En caso de faltantes o destruction, el activo debe ser restituido contemplando la marca
y caracteristicas del original.
En caso de no existir en el mercado local o nacional, la reposicion se hard con
elementos de caracteristica tecnicas similares asi como del origen de FabricaciOn. Se
hard constar en un acta especifica previa a la incorporation al inventario
correspondiente.
Art. 46.-Los faltantes no seran cubiertos con el pago de su valor de inventario, el custodio debe
observar y cumplir el presente reglamento
Art. 47.-El custodio solicitard la constatacion oportuna a la unidad de Control de Bienes, del
activo que presente fallas de fabrication o por circunstancias ajenas al uso correcto
como: problemas de alimentation electrica, de la naturaleza, o por accidente fortuito,
que ura vez, comprobadas y que conste en actas, determine la necesidad de reparaciOn o
sustitucion del bien.
Art. 48.-En caso de ausencia o fallecimiento del funcionario, se contard en la diligencia de
constatacion con sus legitimarios o herederos; de faltar los Altimos, se contard con un
agente fiscal del Canton Riobamba, de acuerdo al articulo 58 del Reglamento General
de Bienes del Sector Pliblico.
CAPITULO VI
DEL TRANSPORTE Y DE LOS VEHICULOS
Art. 49.-El uso de los vehiculos oficiales del patrimonio de la UNACH, se encuentra amparado
en el sistema legal en vigencia:
a)
El articulo 13 de la Ley de RegulaciOn Economica y Control del Gasto PUblico,
publicada en el Registro Oficial No. 453 del 17 de marzo de 1983.
b) El capitulo VIII de Reglamento General de Bienes del Sector PUblico constante en el
Registro Oficial No. 258 del 27 de agosto de 1985.
c) 1 .)s deen-tos y acuerdos de sustento legal publicados en los respectivos Registros
oticiales que consta en el Vademecum Legal de la Contraloria General del estado,
d) El presente Reglamento.
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VADEMECUM 2013
NORNIATIVO INSTITITCIONAL
e) Las disposiciones legales publicadas en el Decreto Nro.1221 que contiene las normas de
restriccion y austeridad en el gasto pablico. , En el Registro Oficial Nro.265 del 13 de
febrero del 2001.
Art. 50.-En el Vademecum Legal de la Contraloria General del Estado se encuentran registrados
como vehiculos: automewiles, bicicletas, buses, busetas, camiones, camionetas,
furgonetas, jeeps, motocicletas, plataformas, tanqueros, trailers, volquetas, troles.
Art. 51.-Los vehiculos de la UNACH se destinaran exclusivamente para el cumplimiento de
labores oficiales como las administrativas, academicas y de servicios.
Art. 52.-La asignacion personal de los vehiculos oficiales sera para el Rector y los Vicerrectores,
en cumplimiento de las funciones institucionales.
Art. 53.-El Rector de la UNACH asignard funciones para la autorizacion, conduccion, uso,
custodia, mantenimiento y control de los vehiculos de la institucion conforme al articulo
383 de la Ley Organica Financiera y Control.
Art. 54.-Los vehiculos llevaran una identificacion de la UNACH, el codigo, y logotipo en una
parte visible y las placas de matricula oficial.
Art. 55.-Los vehiculos del Rectorado y Vicerrectorados, estan exentos de las identificaciones,
llevaran placas oficiales.
DE LOS CONDUCTORES DE VEHICULOS DE LA UNACH
Art. 56.-Los vehiculos de propiedad de la Universidad seran conducidos Unicamente por los
profesionales del ramo, servidores de la institucien especificamente asignados para el
efecto.
Art. 57.-Para ser designado conductor de los vehiculos de la Universidad como automOviles,
camionetas, camiones, buses, se requiere cumplir con los siguientes requisitos:
a)
b)
c)
d)
e)
Poseer el titulo de chofer Profesional.
Aprobar los examenes medicos en general, visuales y reflejos.
Someterse a las pruebas teOrico-practicas que determine la UNACH.
Acreditar experiencia de cinco aiios en vehiculos similares a los livianos
automoviles y camionetas, pesados como: camiones y buses, segim sea el caso.
Presentar cartas de honorabilidad.
como
Art. 58.- Los conductores profesionales seran responsables de la seguridad, integridad y
mantenimiento preventivo de los vehiculos asignados a ellos.
Art. 59.-Los conductores deberan cumplir con los horarios y las agendas respectivas con el
personal asignado para los desplazamientos.
Art. 60.-El conductor que maneje bajos los efectos de alcohol u otros tOxicos o que permita la
conduccion y utilizaciOn de los vehiculos oficiales a terceras personas o miembros
familiares, sera sancionado hasta con destitucion.
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VADEMECUM 2013
NORM ATIVO INSTITUCIONAL
Art. 61.-El conductor, diariamente revisard y hard el control de su vehiculo, observard los
niveles de aceite, agua, liquido de frenos, presion de neumaticos, encendido, tension y
estado de correas, luces y las demds partes, realizard el aseo diario del interior y exterior
del automotor a su cargo.
Art. 62.-El conductor sera responsable del lavado, engrasado y pulverizado que periodicamente
se realice, asi como de efectuar el ABC, cumpliendo con los procedimientos
institucionales.
Art. 63.-Para los casos de mantenimiento el conductor presentard al Rector el "Requerimiento
de mantenimiento y reparacion" para su aprobacion, el mismo que debidamente
legalizado se adjuntard a la factura (s), como documentos habilitantes para el pago.
Art. 64.-Para el abastecimiento de combustible, se deberan llenar las ordenes de combustible,
debidamente aprobadas por el senor Rector de la Universidad. En los casos en los que
se requiera combustible dentro y fuera de la ciudad o provincia el conductor deberd
presentar la factura en el Departamento Financiero para su reposiciOn.
CAPITUL 0 VII
DE LA MOVILIZACION
Art. 65.-El desplazamiento de los vehiculos se hard con la respectiva orden de movilizaciOn
firmada por el Rector de la UNACH o su delegado, en la que constaran la fecha,
motivo, tiempo requerido, lugar de destino, nombre del conductor, y los nombres de las
personas comisionadas. y la determinacion del servidor a cuyo cargo esta el automotor.
E! senor Rector podra designar al o los funcionarios de la instituci6n que deba controlar
determinado vehiculo y emitir las correspondientes ordenes de movilizaciOn.
Art. 66.-En las movilizaciones dentro y fuera de la provincia, los interesados solicitaran por
escrito al Rector la necesidad para el use del transporte en la que conste el destino del
desplazamiento, el justificativo, la agenda de actividades, el personal que participa
(servidores, docentes, alumnos).
Art. 67.-La responsabilidad para el cuidado, protecciOn y mantenimiento del vehiculo en
comisi6n, correspondera al jefe de la comision y al conductor.
Art. 68.-En las comisiones de servicio fuera de la ciudad, el conductor portard la orden de
movilizaciOn, que adjuntard a la liquidacion de viaticos.
Art. 69.-Los conductores (custodios de los vehiculos) una vez terminada la jornada de trabajo 0
la Comision de Servicio, guardaran los vehiculos, en los patios de estacionamiento o
garajes autorizados, donde la persona cncargada de la vigilancia - guardiania, registrars
la hora de su ingreso.
Art.
70.-El conductor y el usuario estan obligados a reportar de inmediato a la Unidad de
Control de vehiculos las averias o percances que afecten al vehiculo y esta Unidad al
Rector de la Universidad.
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NORMATIVO INSTITUCIONAL
CAPITULO VIII
DE LA UNIDAD DE CONTROL DE VEHICULOS
Art. 71.-La Secretaria Administrativa y de Personal, sera la unidad administrativa encargada del
control de los vehiculos de la UNACH.
Art. 72.-La secretaria Administrativa y de Personal utilizard los formularios de registro y
control, que se crean necesarios en cuanto a su inventario, tarjetas para el control,
movilizacion, etc.
Art. 73.-Concluida la jornada de labor, la unidad de control de vehiculos determinard los lugares
en los que se guardaran los automotores y la responsabilidad de quien debe custodiarlos.
CAPITULO IX
DEL MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE LOS ACTIVOS FIJOS
Art. 74.-E1 mantenimiento de los activos fijos en general de la institution estard a cargo del
departamento de infraestructura a traves de la unidad respectiva.
Art. 75.-La conservation de los activos fijos correspondera a cada funcionario a cuyo cargo se
encuentre.
Art. 76.-El mantenimiento preventivo de los activos fijos, sera efectuada por los servidores de
la seccion de mantenimiento de la institution.
Art. 77.-La reparacion de los activos fijos institucionales cuando sea requerida, sera conocida
previamente por la Jefatura de Control de Bienes, quien dispondra lo que fuere
pertinente.
Art. 78.-El mantenimiento y reparacion de los edificios, servicios e instalaciones, sera
igualmente conocido por la Jefatura de Control de Activos Fijos para que se emita la
orden de trabajo respectiva y de requerir se contara con la asesoria tecnica.
Art. 79.-Los servidores de la seccion de mantenimiento, llevaran una tarjeta de control de
mantenimiento y reparacion de los Activos Fijos.
En todo aquello que no este previsto en el presente Reglamento, se aplicaran las disposiciones
constantes en el Reglamento General de Bienes del Sector Pablico.
RAZON: El presente Reglamento fue discutido y aprobado por el Honorable Consejo Universitario en sesi6n de
fechal l de febrero del 2009.
Lo Certifico:
Dr. Arturo Guerrero H.
SECRETARIO GENERAL
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