WriteImage CEP Programa ACE: revisión y formación a la medida

Casos de Éxito Microsoft
Programa ACE: revisión y
formación a la medida
Resumen
País: España
Sector: Operadoras y Media
“El Programa nos ha permitido saber cuál es la base
instalada y detectar las prácticas que podemos mejorar”.
Manolo Ortiz, Chief Information Officer Iberia & Latin America de Alcatel.
Perfil del Cliente
Alcatel proporciona soluciones de
comunicaciones a operadores de
telecomunicaciones, proveedores de
servicios Internet y empresas, para la
distribución de aplicaciones de vídeo, voz
y datos.
Situación
En mayo de 2002 Microsoft se puso en
contacto con Alcatel para anunciarle la
revisión de las licencias de software que la
operadora tenía contratadas.
Solución
Alcatel ha empleado el programa ACE de
Microsoft para revisar su parque
informático, ampliar su conocimiento sobre
licencias y mejorar la gestión del software.
Beneficios
 Optimización del software y hardware.
 Mejora de la gestión.
Gestionar correctamente los activos de software, aumentar el
conocimiento de las empresas sobre los programas de licencias y
asegurar que estén instalados los sistemas y procesos adecuados
para gestionar las licencias con la mayor eficacia posible son los
principales objetivos del Programa de Revisión ACE (Awareness,
Compliance and Education), que Microsoft ofrece a sus clientes
como valor añadido dentro de su contrato Select. Gracias a dicho
Programa, la compañía de telecomunicaciones Alcatel ha
conseguido revisar su parque informático, aclarar dudas, ampliar
su conocimiento sobre licencias y mejorar la gestión del software.
"Pensábamos que se
trataba de una mera
auditoría, pero hemos
comprobado que es una
revisión exhaustiva del
parque informático y del
uso que se le da en la
organización”.
Manolo Ortiz, Chief Information Officer Iberia
& Latin America de Alcatel.
Situación
Una de las empresas que se han beneficiado
ya del Programa ACE ha sido la compañía de
telecomunicaciones Alcatel. “En un primer
momento no sabíamos en qué consistía
exactamente el Programa. Pensábamos que
se trataba de una mera auditoría, pero
hemos comprobado que es una revisión
exhaustiva del parque informático y del uso
que se le da en la organización”, afirma
Manolo Ortiz, Chief Information Officer Iberia
& Latin America de Alcatel.
Solución
El trabajo comenzó en mayo de 2002 cuando
Microsoft se puso en contacto con Alcatel
para anunciar la revisión. Tras recibir el
cuestionario de información, se sucedieron
varias semanas de sesiones preparatorias.
“La planificación fue modélica. Tuvimos tres
meses para recopilar los datos: inventarios
de licencias, compras de los últimos años,
contratos vigentes... Después, en septiembre
de 2002, dos personas de Deloitte&Touch, la
consultora contratada por Microsoft,
trabajaron in situ durante cinco días”, explica
Ortiz.
Tal y como reconoce el CIO de Alcatel, el
mayor temor del departamento de
Tecnologías de la Información de la empresa
consistía en transmitir a la consultora cuál
era el modelo de gestión del software. “No
sólo entendieron nuestra división del parque
informático por categorías y nuestra compleja
organización perfectamente, sino que nos
hicieron sugerencias sobre las áreas que
podíamos mejorar, como la que tenemos
para testear prototipos o maquetas. Y, sobre
todo, confirmaron que nuestro modelo de
gestión del software se adapta
satisfactoriamente a la diversidad de
entornos existentes”, asegura Manolo Ortiz.
Y es que, además de verificar el número de
licencias instaladas y el grado de
aprovechamiento del software contratado, el
Programa contempla otros muchos objetivos:
mejorar la gestión del software de la
organización, aclarar dudas sobre las
condiciones del contrato Select, intercambiar
prácticas exitosas y estrechar la relación y
conocimiento del cliente.
Tras los cinco días de revisión, tuvo lugar la
última fase: la puesta en común de
resultados. Microsoft expuso su
convencimiento de que Alcatel podría
beneficiarse de la nueva forma de operación
con el software de gestión de proyectos
debido a su actividad en ese área.
Concretamente, se habló de Microsoft
Project. “Hemos organizado una sesión
previa de análisis de las necesidades de
herramientas de gestión de proyectos, y
Microsoft nos va a proponer una oferta”,
apunta Ortiz.
Alcatel, por su parte, también intercambió
algunas propuestas de mejora con Microsoft.
En cuanto a la compra de software, por
ejemplo, según Ortiz, en ocasiones ha
resultado difícil recopilar toda su historia,
porque Microsoft a veces vende sus
aplicaciones de software mediante
promociones de gran consumo: “Las
facturas, en algunas ocasiones, no reflejan el
número exacto de licencias que se compran,
ya que también pueden incluir licencias
indirectas con determinadas condiciones de
uso”, señala. “Para una corporación, cambiar
el software es una decisión muy importante
que puede afectar a todo el parque instalado.
Por eso, nos conviene comprar a largo plazo y
planificar el coste en el que vamos a incurrir”,
puntualiza.
Para Alcatel el Programa ha superado las
expectativas, sobre todo por su exhaustividad
y profesionalidad. “Los consultores revisaron
un 50 por ciento de los PCs de la empresa,
PCs/servidores y estaciones de trabajo de
diferentes departamentos. Un estudio tan
Para más Información
Para más información sobre los productos
y servicios de Microsoft llame al teléfono
de Atención al Cliente: 902 197 198. Para
acceder a más información sobre los
productos y servicios de Microsoft para
grandes organizaciones, consulte nuestra
Web: www.microsoft.com/spain/enterprise
Para más información sobre los productos
y servicios de Alcatel España, llame al
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www.alcatel.es
minucioso y realizado con herramientas tan
sofisticadas nos ha permitido averiguar cuál
es la base instalada y, lo más importante,
detectar cuáles son las prácticas que
podemos mejorar”, subraya Ortiz.
Beneficios
- Optimización del software y hardware.
Dada la movilidad y reasignación de los
equipos dentro de la empresa y la variedad
de software que utilizan los empleados, en
Alcatel han encontrado especialmente
interesantes las recomendaciones de
Microsoft acerca de la desinstalación del
software: “El software se instala, crece, se
propaga..., pero nunca se destruye. Para
optimizar el funcionamiento de las máquinas
es muy importante conocer la utilización que
las distintas organizaciones hacen de las
licencias y desinstalar aquellas que dejan de
ser necesarias para el negocio”, apunta Ortiz.
- Mejora de la gestión.
“La revisión ACE ha servido también para que
el departamento de Tecnologías de la
Información de Alcatel que gestiona el ciclo
de vida del software comprenda mejor la
gestión y condiciones de uso de las licencias
de Microsoft. Antes, esa información se
quedaba en el departamento de Compras”,
asevera Ortiz. En resumen, la inversión en
tiempo y esfuerzo llevada a cabo por Alcatel
ha merecido la pena: “Nuestros análisis
internos no nos dan una visión tan objetiva
que nos permita mejoras sustanciales. Por
eso son tan importantes estas revisiones
frecuentes”, concluye el CIO de Alcatel.
Software y Servicios
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Fecha de Publicación: mayo, 2004
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