política de conflicto de intereses

POLÍTICA DE CONFLICTO DE
INTERESES
I.
INTRODUCCIÓN.
II.
DEFINICIONES.
A. ¿Qué es un conflicto de intereses?
B. ¿Quién está sujeto a esta política?
C. ¿Quién es un pariente de una persona sujeta?
D. ¿Qué es un interés sustancial?
III.
POLITICAS DE CONFLICTO DE INTERESES
A. Presentación de informes de intereses externos
i. ¿Qué debe notificarse?
ii. Periodo de ejecución de los informes requeridos
iii. Forma de presentación de informes
iv. Formatos de notificación
B. Grupo de Revisión Institucional (GRI)
a. Revisión de procedimientos.
b. Los conflictos de interés en la investigación.
c. Composición del Grupo de Revisión Institucional.
d. Responsabilidades del Grupo de Revisión Institucional
e. Revisión de las determinaciones del GRI.
C. Revisión de la supuesta falta de cumplimiento y sanciones
a. Informes por parte de terceros de presunto incumplimiento
b. Definición de incumplimiento
c. Revisión de la supuesta falta de cumplimiento y de
Apelaciones,
d. Las sanciones y medidas disciplinarias
D. Disposiciones Generales
I.
INTRODUCCIÓN
El Centro de Investigación Científica de Yucatán, A.C. (EL CICY, El Centro o La
Institución) defiende los principios de libre e imparcial investigación, la
transferencia de ideas y tecnologías para el beneficio del público y la
administración de los recursos confiados a ellas. El CICY reconoce que los
investigadores y los empleados participan en muchas relaciones con entidades
externas, algunas de las cuales podría crear un conflicto de interés. Estos conflictos
son cada vez más comunes y, a veces inevitables en una Institución de
investigación moderna. La Institución reconoce por lo tanto su obligación de
proteger contra los conflictos sin paliativos y garantizar que la investigación,
docencia, y las actividades comerciales se lleven a cabo bajo los más altos
estándares de integridad y conducta ética. Los siguientes objetivos deben guiar la
investigación y las relaciones con entidades externas:
1) Promover la objetividad y la integridad en las actividades de investigación de la
Institución, de compras, y todas las otras transacciones comerciales,
2) Proteger la seguridad y el bienestar de todos los participantes en la investigación
realizada en la Institución,
3) Promover y proteger la confianza del público en la Institución, sus profesores,
personal, personal subcontratado, mandos medios y superiores y otros empleados;
4) Cumplir plenamente con las leyes federales y estatales.
Esta política describe:
•Métodos para informar las actividades externas que podrían dar lugar a un
conflicto de interés.
•Procedimientos para la revisión y gestión de los conflictos de interés reportados
•Procedimientos para la revisión de supuesta falta de cumplimiento de esta
Política.
Nada en esta Política tiene la intención de restringir a los investigadores de elegir el
tema de su investigación, trabajo académico o de otras actividades, ni se pretende
excluir los tipos de actividades externas o las transacciones comerciales
normalmente permitidas por la Institución, siempre y cuando los intereses
externos y los compromisos se presentan y administran adecuadamente.
II.
DEFINICIONES
A. ¿Qué es un conflicto de intereses?
Un "conflicto de intereses" es una situación en la que los intereses de un individuo
tanto financieros u otros externos de la entidad, parecen estar en conflicto, con la
capacidad del individuo para llevar a cabo sus responsabilidades en la Institución.
Esas responsabilidades incluyen el diseño, la realización o presentación de informes
de la investigación, la toma de decisiones en relación con una transacción de
negocios de la Institución, y los compromisos con los estudiantes, aprendices, y el
personal. Un conflicto de intereses no implica delito o falta, sino que es una
situación que necesita conciliación.
B. ¿Quién está sujeto a esta política?
"Los individuos sujetos" son empleados de la Institución, estudiantes y personas
que contribuyen a la enseñanza, la investigación, la administración pública de
servicios, y operaciones de negocios de la Institución. Los ejemplos de un
"individuo sujeto" incluyen pero no están limitados a:
1. Cualquier persona responsable del diseño, la realización, presentación de
informes o la aprobación de la investigación (financiados o no financiados),
2. Cualquier persona que está directamente involucrado en el tratamiento o la
evaluación de los participantes en la investigación o la evaluación de los resultados
de la investigación en la Institución o cualquier otra instalación relacionada con la
Institución;
3. Cualquier persona que toma las decisiones en relación con los contratos o
subcontratos, las ventas o compras en nombre de la Institución,
4. Estudiantes universitarios, estudiantes de postgrado, investigación y/o asistentes
de investigadores con responsabilidades de supervisión o la enseñanza, y los
instructores,
5. Cualquier persona que representa o actúa en nombre de la Institución y cuyas
acciones pueden obligar a la Institución;
6. Tanto las personas que sean compensadas y no compensadas-están cubiertas
por esta política.
C. ¿Quién es un pariente de una persona sujeta?
Para los propósitos de esta política, "parientes" de los individuos cubiertos son:
1. El cónyuge, hijo, nieto, padre, abuelo, hermano o hermana (incluyendo medio
hermano y medio-hermana), sus cónyuges, y el padre, hermano, hermana o hijo
del cónyuge del individuo Cubierto o
2. Una pareja de convivencia que se define, a efectos de esta política sólo en el
sentido de: un adulto (18 años de edad o más) del mismo sexo o del sexo opuesto
que:
(i) no está relacionado con la persona cubierta por las definiciones anteriores y
(ii) que comparten una residencia principal, o que mantiene una relación de
solidaridad financiera con la persona cubierta, y
(iii) que tiene la intención de permanecer en dicha relación para el futuro
indefinido.
D. ¿Qué es un interés sustancial?
Un "interés sustancial" es cualquier título oneroso, fiduciario, o la propiedad de
una entidad externa, directa o indirecta. Un "interés sustancial" incluye, pero no
limita a, los siguientes:
1. Cualquier ingreso mayor de $50,000 pesos al año cuando se suman para el
individuo cubierto y su cónyuge y los hijos a cargo,
2. La propiedad de más de 0,1 por ciento de las acciones de una corporación que
cotiza en bolsa para la cual el valor de las acciones propiedad del cónyuge cubierto
individual, y los hijos a cargo, es decir, en total, por valor de más de $50,000 pesos,
3. La propiedad de cualquier participación en una empresa privada, asociación u
otra entidad;
4. Regalos a un individuo cubierto o familiar, en efectivo o en especie, por un total
de más de $5,000 al año.
5. Todo ingreso o el regalo de cualquier valor, de algún patrocinador de un estudio
clínico,
6. Las regalías de las patentes, licencias, o la propiedad de la propiedad intelectual.
III. POLITICAS DE CONFLICTO DE INTERESES
A. Presentación de informes de intereses externos
i.
¿Qué debe notificarse?
a. Conflicto con la misión educativa de la institución generadora de
conocimiento: Los empleados de una institución generadora de
conocimiento involucrados en educar, entrenar, supervisar, dirigir y realizar
investigaciones con estudiantes deben asegurar que el trabajo, la
investigación y los resultados de la labor estudiantil no sean influenciados
por los intereses económicos personales del empleado (ni se perciban como
tal).
b. Conflicto en torno a la integridad de la investigación: Los integrantes de la
comunidad académica y científica en la institución generadora de
conocimiento deberán mantener los estándares más altos de integridad
científica al realizar su labor de investigación. Por ende, los intereses
financieros personales de los empleados de la institución generadora de
conocimiento no deben influir en la integridad de las actividades de
investigación o interpretación de resultados que estos realicen.
c. Conflictos de intereses económicos: Los empleados de la institución
generadora de conocimiento y de la OT tienen la responsabilidad de
respetar y promover los intereses económicos de la institución. En la medida
de lo posible, deben asegurar que ésta reciba los beneficios económicos que
le corresponden al realizar cualquier actividad de transferencia de
conocimiento.
d. Conflicto de lealtad/compromiso: Los empleados de la institución
generadora de conocimiento deben estar comprometidos con ésta. En caso
de que un empleado tenga una obligación o responsabilidad con una
entidad externa, las obligaciones con la institución generadora de
conocimiento deberán tener prioridad.
e. Intereses financieros relacionados con la investigación: Los individuos
cubiertos deben informar a la Institución cuando ellos (o su pariente(s))
tienen un interés financiero, en propiedad o fiduciario o relación con la
entidad:
(i) El patrocinio de un proyecto de investigación en la que la persona
cubierta está involucrado o
(ii) En relación a la investigación patrocinada por el gobierno federal ó la
Persona Cubierta.
Los individuos cubiertos deben informar de todos los intereses financieros
de cualquier valor en relación con las actividades de investigación,
incluyendo pero no limitado a:
• Todos los ingresos, la compensación o regalos pagados por la entidad
patrocinadora u otros relacionados, incluidas las rentas de actividades
de consultoría y honorarios;
• Cualquier participación en el capital (incluyendo acciones y opciones
sobre acciones) en la entidad patrocinadora o afines;
• Cualquier puestos de dirección (incluyendo pero no limitado a la
membresía en el Consejo de Administración o Consejo Consultivo
Científico) en las entidades patrocinadoras o relacionados con la
investigación.
• Cualquier derecho de propiedad intelectual, patentes, licencias,
derechos de autor, o regalos de las entidades patrocinadoras o afines.
• Todos los intereses financieros o fiduciarios y las relaciones con el
patrocinador de un estudio clínico en seres humanos.
f. Los intereses financieros relacionados con las transacciones comerciales
Todas las personas cubiertas son responsables de informar los intereses
financieros relacionados con cualquier transacción comercial. Esto incluye
cualquier convenio o acuerdo (incluidos los memorandos de entendimiento,
contratos de compra suscritos por la Institución, y los acuerdos de servicios
de consultoría individual), distintas de las actividades y las disposiciones que
están dentro de la definición de las operaciones de investigación.
ii.
Periodo de ejecución de los informes requeridos
Todas las personas sujetas deben informar de sus intereses financieros y
fiduciarios y las relaciones con nuevos proyectos de investigación, becas o
contratos en el momento de la presentación de la propuesta de proyectos
patrocinados o antes de entrar en cualquier nuevo acuerdo de compra o
adquirir cualquier interés declarable nuevo. Los investigadores de nuevo
ingreso a un proyecto existente deben informar de cualquier interés antes
de unirse al proyecto. Los investigadores solicitarán una revisión continua
para asegurarse de que los informes se envían a todas las personas
cubiertas.
iii.
Forma de presentación de informes
a. Es obligatorio proporcionar información pertinente. Cada individuo
cubierto es responsable de completar y presentar los formularios de
aplicación, y cualquier información adicional solicitada, tal como se detalla a
continuación.
b. La presentación de parte de consultores externos y subcontratistas. En el
cumplimiento de las regulaciones federales, la Institución tomará las
medidas razonables para obtener la garantía de sus consultores externos y
subcontratistas que participan en el patrocinio de proyectos de
investigación, o bien se compromete a cumplir con la política de la
Institución en lugar de una política de conflicto de interés que cumpla con
todos los reglamentos federales aplicables.
iv.
Formatos de notificación
Todos los formatos para la presentación de informes de conflicto de
intereses estarán disponibles en la Oficina de Transferencia de Tecnología.
La persona sujeta deberá firmar todos los formatos del reporte. No se
podrán ceder los derechos signatarios. Al firmar el formato del reporte, cada
individuo sujeto certifica la veracidad y exactitud de la declaración, bajo
pena de perjurio bajo las leyes aplicables en el país.
B. Grupo De Revisión Institucional (GRI)
1. Revisión de procedimientos. Los informes de conflicto de intereses externos,
financieros u otros serán revisados por el Comité de Innovación del CICY el
cual albergará al Grupo de Revisión Institucional (GRI). La Coordinación de
Vinculación e Innovación y la OTT son responsables de enviar cualquier
información relativa a posibles conflictos de interés de cualquier
investigador, empleado de la OTT o de la Institución, según sea el caso.
2. Los conflictos de interés en la investigación; el Grupo de Revisión
Institucional (descrito más adelante) debe examinar todos los informes de
los intereses sustanciales. La OTT actúa como personal de apoyo para el GRI
y mantiene todas las formas, los archivos, y una base de datos de los
informes, las denuncias de incumplimiento y las sanciones que implican
operaciones de investigación, de acuerdo con las regulaciones estatales y
federales.
3. Composición del Grupo de Revisión Institucional. El Grupo de Revisión
Institucional (GRI), será albergado al interior del Comité de Innovación de la
Institución, del cual forma parte la OTT, que consiste en por lo menos 7
miembros titulares que son integrantes del Comité de Innovación de la
Institución: el Director General del Centro, dos profesores investigadores de
Ciencias Biológicas, un profesor investigador de Ingeniería, dos profesores
investigadores en Materiales, y un profesor investigador de otra de las
unidades académicas. Los miembros deben ser investigadores activos con
una comprensión de las prácticas de investigación de sus respectivas
disciplinas y actividades.
El GRI también incluirá, miembros ex-oficio, incluyendo al Coordinador de
Vinculación e Innovación y el Responsable de la OTT, y cuando sea
necesario: personal de Adquisiciones y Compras. Un despacho externo
puede prestar asesoramiento jurídico al GRI. El Grupo podrá invitar a otros
miembros sin derecho a voto, miembros ad hoc para asistir en las
deliberaciones y decisiones, según sea necesario. El quórum de los
miembros votantes será la mitad más uno los miembros votantes presentes.
El Presidente de la GRI puede nombrar subgrupos según sea necesario.
Todos los miembros serán renovables cada 3 años y hasta por un máximo de
9 años.
Un miembro del GRI, se puede excusar de la discusión y votación de un caso
particular, si el miembro del Grupo tiene un gran interés personal en el
asunto (como la investigación o afiliación académica o la colaboración con el
individuo sujeto cuyo caso está en estudio) o si el miembro del Grupo tiene
un interés financiero o de otro tipo en la entidad involucrada en el caso que
nos ocupa.
4. Responsabilidades del Grupo de Revisión Institucional. La OTT podrá solicitar
que los informes sean revisados por el GRI. El GRI revisará los informes y
cualquier otro material o documentos de apoyo necesarios para comprender
la naturaleza y el alcance de los intereses relacionados con la Persona
Sujeta. Es responsabilidad de la persona sujeta el responder a las solicitudes
de información adicional del GRI o personal de la OTT de manera oportuna.
El GRI también revisará los informes que se les remitió a la OTT. Luego de la
revisión de los materiales pertinentes, el GRI tomará una decisión si: a) la
relación informada representa un conflicto de intereses, y, en caso
afirmativo, b) un plan de manejo apropiado para mitigar o eliminar el
conflicto. Ejemplos de planes de gestión posible que la GRI puede
recomendar incluyen, pero no están limitados a:
 Informe de las relaciones financieras y de otro en todas las publicaciones y
presentaciones públicas de la investigación;
 Informe de las relaciones financieras y de otra índole prospectiva y/o
participantes activos de investigación;
 Eliminación de los estudiantes o becarios de proyectos;
 El seguimiento de la investigación por los revisores independientes o un
comité de supervisión o de Garantía de Calidad General;
 Eliminación de la persona cubierta por el proyecto de investigación;
 Indemnizaciones de la relación que haya dado lugar al conflicto (por
ejemplo, la cesión de participaciones de acciones, la dimisión de la junta
directiva, etc.);
5. Revisión de las determinaciones del GRI. La Coordinación de Vinculación e
Innovación y la OTT deberá revisar las determinaciones del GRI. el dictamen
del GRI se enviará por escrito con copia a la persona sujeta y al director de la
unidad o jefe de departamento.
6. La apelación. El individuo sujeto puede apelar la decisión dirigiéndose al
Director del CICY dentro de los 30 días hábiles siguientes a la recepción de la
decisión del GRI. Todas las apelaciones deben ser por escrito, debe incluir
todos los documentos presentados al GRI y todas las comunicaciones entre
el individuo sujeto y los miembros del GRI, y la OTT, y se debe copiar la
Coordinación de Vinculación e Innovación y al supervisor de la Unidad de la
Persona Sujeta o al Jefe de Departamento.
El Director del CICY podrá hacer una determinación basada en los materiales
presentados o podrá convocar una reunión de un Grupo Especial de
Apelaciones integrado por representantes del Comité de Ética y el Órgano
Interno de Control de la Institución, y el Presidente del GRI. Si es convocado,
el Grupo Especial evaluará todos los materiales presentados y permitirá que
la persona cubierta pueda atender las consultas en persona. El Grupo
Especial, o bien puede confirmar la decisión objeto de revisión o puede
devolver el asunto al GRI para su consideración. La decisión del Director
General del CICY o el Grupo Especial, según corresponda, será definitiva.
7. La OTT examinará los informes de conflicto de interés por la participación de
los individuos sujetos en las transacciones comerciales. La persona
designada determinará si existe conflicto de intereses de acuerdo con esta
Política. Si existe un conflicto de intereses, la persona designada notificará a
los compradores de Adquisiciones y Contratación del conflicto. Si la persona
sujeta desea apelar la decisión de la persona designada, la persona sujeta
puede presentar el caso a la OTT en un plazo de 30 días hábiles después de
la decisión. La OTT o su designado notificará a la persona sujeta por escrito
de la decisión, con copia al Director de la Unidad de la Persona Sujeta o al
Jefe de Departamento y el GRI.
C. Revisión de la supuesta falta de cumplimiento y sanciones
a. Informes por parte de terceros de presunto incumplimiento.
Cualquier tercero que considere de manera razonable y de buena fe de que
una persona sujeta no ha cumplido con esta Política podrá notificar a la
Presidencia del GRI, a la OTT, a la Coordinación de vinculación e Innovación
y/o la Dirección General de la Institución.
b. Definición de incumplimiento
El incumplimiento incluye la falta de:
• Informe de los intereses financieros exactos, completos y de manera
oportuna, de conformidad con esta Política;
• Proporcionar la información adicional solicitada por funcionarios de la
OTT responsable de la revisión de los informes;
• Cumplir plenamente y sin demora las recomendaciones y decisiones
adoptadas por el GRI, la OTT o la Institución;
c. Revisión de la supuesta falta de cumplimiento y de Apelaciones:
Una vez reciba la denuncia de incumplimiento, el GRI (Investigación o
técnica) o la OTT examinará la denuncia y determinará si hay causa para la
investigación. Si no es motivo de una investigación, el GRI o la OTT
proporcionarán una copia de la denuncia a la persona sujeta y su director de
la unidad o jefe de departamento. El individuo afectado tendrá la
oportunidad de presentar una respuesta por escrito y podrá solicitar
reunirse con el GRI o la OTT.
Si el GRI o la OTT no encuentran ninguna violación, lo comunicará a la
persona sujeta y al Director de su Unidad o al Jefe de Departamento por
escrito. Una copia de la notificación también será enviada a la Coordinación
de Vinculación e Innovación y a la Dirección General de la Institución.
Si el GRI o la OTT valida el incumplimiento, se harán una conclusión por
escrito y emitirá una recomendación para la acción correspondiente y
enviará una copia de la carta a: la persona sujeta, el Director de la Unidad o
Jefe de Departamento, y la Coordinación de Vinculación e Innovación y a la
Dirección General de la Institución.
La persona sujeta puede presentar una respuesta por escrito y reunirse en
persona con el personal de la OTT o el Presidente del GRI en un plazo de 30
días hábiles después de la conclusión. El GRI o la OTT podrán entonces
decidir sobre un recurso apropiado. El individuo sujeto recibirá la decisión
por escrito (con copia al Director de la Unidad o al Jefe de Departamento).
La GRI o la OTT también notificarán a la parte que formula la denuncia de la
disposición final de la cuestión.
La persona sujeta puede apelar mediante el envío de una notificación por
escrito al Director de la Institución En un plazo de 30 días hábiles después de
que el GRI o la OTT hayan emitido su decisión. El procedimiento de
apelación se llevará a cabo de conformidad con los procedimientos del
Comité de Ética de la Institución.
Después de la recepción de estos materiales, el Director de la Institución
podrá hacer una determinación o convocar a un Grupo de Apelaciones
integrada por representantes del Comité de Ética de la Institución. Si es
convocado, el Grupo Especial evaluará todos los materiales presentados y
permitirá a la persona sujeta atender las consultas en persona. El Grupo
Especial o bien pueden confirmar la decisión objeto de revisión o puede
devolver el asunto al GRI para su consideración. La decisión del Director de
la Institución o del Grupo Especial, según corresponda, serán definitivas.
d. Las sanciones y medidas disciplinarias
El incumplimiento con esta política puede resultar en sanciones o medidas
disciplinarias, incluyendo pero no limitado a una o más de los siguientes:







Remoción de la persona sujeta de un proyecto en particular;
Amonestación escrita;
Suspensión de la financiación de proyectos;
Restricción de los privilegios de investigador;
Suspensión sin goce de sueldo; (dictaminado por el OIC)
Despido, y / o (dictaminado por el OIC)
Otras sanciones adecuadas o disciplinarias, en función de la gravedad y
naturaleza de la falta de cumplimiento.
D. Disposiciones Generales
1. Aplicabilidad de otras Políticas.
Esta política se ocupa de los conflictos individuales de interés, y no los
conflictos que surgen como resultado de los intereses financieros
institucionales de la propia Institución. Esta política no cubre los conflictos
de intereses que surjan en relación con las remuneraciones del personal (es
decir, las cuestiones relativas a su nombramiento, retención, promoción o
compensación, o la responsabilidad de gestionar o evaluar el trabajo de una
parte relativa o de otro tipo con el que exista una relación personal o
romántica).
Esta política incluye todas las políticas y procedimientos relacionados con los
conflictos de interés.