Catálogo de Requisitos funcionales REDEC

CONSULTAS FRECUENTES
JUSTIFICACIÓN DE AYUDAS
V 1.0
Marzo 2012
Consultas Frecuentes
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
MANUAL DE USUARIO
HOJA DE CONTROL
Título
Consultas_Frecuentes_20120314_V1.0.pdf
Autor
Versión
1.0
Fecha Versión
Revisado por:
Fecha Revisión
Aprobado por:
Fecha Aprobación
Nº Total Páginas
14/03/2012
22
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
1
Causa del Cambio
Responsable del
Cambio
Fecha del
Cambio
Documento inicial
Consultas Frecuentes
Página 2 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
ÍNDICE
CONSULTAS FRECUENTES ................................................................................................................. 1
1.- ¿Cómo saber a través de la aplicación Justificaciones si el Representante Legal debe firmar
electrónicamente una ayuda ó no? ......................................................................................................... 4
2.- ¿Qué Significados tienen los diferentes valores de la celda “Estado Registro”? .............................. 5
3.- ¿Cómo se accede a la aplicación de Registro Electrónico? .............................................................. 6
4.- ¿Quién realiza el proceso de Registro Electrónico de la ayuda en Justificaciones mediante firma y
registro? ................................................................................................................................................... 7
5- ¿Pasos previos antes de realizar la gestión de Firmar y Registrar por parte del Representante
Legal? ...................................................................................................................................................... 8
6.- ¿Antes de gestionar el Representante Legal el proceso de firma y registro que debe conocer? ..... 9
7.- ¿Pasos a realizar por el Representante Legal para efectuar con éxito el proceso completo de
Registro Electrónico de una ayuda? ..................................................................................................... 17
Consultas Frecuentes
Página 3 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
1.- ¿CÓMO SABER A TRAVÉS DE LA APLICACIÓN
JUSTIFICACIONES SI EL REPRESENTANTE LEGAL
DEBE FIRMAR ELECTRÓNICAMENTE UNA AYUDA
Ó NO?
Se parte de la premisa que el Investigador, Delegado o el propio Representante
Legal, según proceda, ha realizado el cierre de la justificación, habiéndose generado
en ese momento el Certificado de Justificación.
Pasos a realizar
Acceda dentro del proyecto visualizara en dos apartados concretos del menú de la
izquierda de la aplicación (Datos Ayudas, Cerrar justificación >> Ver Justificaciones
Cerradas) una frase que le recuerda que debe firmar electrónicamente;
IMPORTANTE: Tiene justificaciones para esta ayuda que necesitan ser
registradas de forma telemática, acceda a la correspondiente aplicación de
registro telemático
En el apartado del menú Cerrar justificación >> Ver Justificaciones Cerradas se
aporta mayor información en la tabla Justificaciones Cerradas que se activa con
valores una vez cerrada la ayuda.
En la celda “Estado Registro” se le informara con mensaje: Necesita Registrar
Consultas Frecuentes
Página 4 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
2.- ¿QUÉ SIGNIFICADOS TIENEN LOS DIFERENTES
VALORES DE LA CELDA “ESTADO REGISTRO”?
No Necesario.- No se requiere realizar el proceso por Registro Electrónico,
entregara el documento PDF definitivo obtenido de la aplicación de
Justificaciones, firmándolo en la casilla correspondiente y realizando su
entrega según las bases de convocatoria.
Necesita Registrar.- La justificación de la ayuda está cerrada y falta realizar
de forma telemática el Registro Electrónico de la misma.
Registrada.- La justificación de la ayuda está cerrada y registrada de forma
electrónica.
En preparación.- Este estado se activa con la justificación de la ayuda
cerrada y cuando el sistema están preparando los datos necesarios en la
aplicación de Justificaciones para pasar al Registro Electrónico. Cuando estén
listos los datos para poder registrarse, el estado cambiará a "Necesita
Registrar" y se podrá realizar el Registro Electrónico. Si pasa más de un día
sin cambiar el estado debe informar al Soporte Técnico CAUIDI enviando un
correo electrónico a la dirección [email protected] facilitando.
o Usuario de acceso, la clave por seguridad no hace falta que la
comunique.
o Referencia de la ayuda
o Breve descripción de la situación, informado del día que efectuó el
cierre de la ayuda en Justificaciones y comunique que el estado del
Registro se mantiene en valor “En preparación” y no pasa al siguiente
estado “Necesita Registrar”
Consultas Frecuentes
Página 5 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
3.- ¿CÓMO SE ACCEDE A LA APLICACIÓN DE
REGISTRO ELECTRÓNICO?
Podrá acceder a la aplicación de Registro Electrónico dentro de la propia aplicación
de “Justificaciones” una vez dentro del proyecto en el menú de la izquierda de la
aplicación
- Datos Ayudas
- Cerrar justificación >> Ver Justificaciones Cerradas
Efectué doble clic con el botón izquierdo del ratón en registro telemático de la frase
que observara en estos apartados como,
IMPORTANTE: Tiene justificaciones para esta ayuda que necesitan ser
registradas de forma telemática, acceda a la correspondiente aplicación de
registro telemático
Recuerde que también podrá acceder directamente por la dirección de la aplicación
Registro Electrónico que se publica en la SEDE del Ministerio como;
https://sede.micinn.gob.es/firmarsolicitud/
Consultas Frecuentes
Página 6 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
4.- ¿QUIÉN REALIZA EL PROCESO DE REGISTRO
ELECTRÓNICO
DE
LA
AYUDA
EN
JUSTIFICACIONES MEDIANTE FIRMA Y REGISTRO?
Deberá ser el Representante Legal de la Entidad beneficiaria de la ayuda o solicitud.
Se podrá acceder a la aplicación Registro Electrónico con el usuario y clave de
acceso del Representante Legal, así como con el certificado electrónico del mismo
que será necesario para poder realizar el proceso con éxito.
Importante: Los usuarios con un tipo de acceso “Delegado” si entran en la
aplicación Registro Electrónico no observaran la Referencia de la ayuda para
poder gestionar el proceso firmar y Registro, solo el acceso de Representante Legal
podrá visualizarla.
Consultas Frecuentes
Página 7 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
5- ¿PASOS PREVIOS ANTES DE REALIZAR LA
GESTIÓN DE FIRMAR Y REGISTRAR POR PARTE
DEL REPRESENTANTE LEGAL?
Antes de comenzar el proceso se recomienda conocer la/s Referencia/s que le
indica la aplicación de Justificaciones una vez cerrada la ayuda.
Esta Referencia se visualiza dentro de la ayuda en el menú de la izquierda en
Cerrar justificación >> Ver Justificaciones Cerradas
Una vez dentro de este apartado en la tabla Justificaciones Cerradas busque la
celda de la tabla Referencia de valor tipo InXnnnXnnnnnXnnnnnXVn donde n son
valores números.
Consejo.- Se puede copiar la Referencia y pegar en un fichero de tipo Word, TXT..
etc. Para facilitar su búsqueda en la aplicación Registro Electrónico en caso de tener
muchas ayudas para firmar electrónicamente.
Aunque la aplicación de Registro Electrónico dispone de opciones de búsqueda por
Referencia, Subprograma, Año, Registros realizados (Si, No) que le facilitaran estas
tareas. Con el RATÓN: Nos situamos al inicio del texto que queremos seleccionar,
hacemos clic con el botón izquierdo del ratón y sin soltar el botón, nos desplazamos
hasta la última letra que queremos seleccionar.
Una vez tengamos todo seleccionado soltamos el botón del ratón.
Para copiar ese texto pulsamos la combinación de teclas CTRL + C o bien, nos
situamos sobre la zona de texto seleccionada y pulsamos con el botón derecho del
ratón y seleccionamos la opción Copiar. La que nos sea más cómodo.
Asegúrese de no dejar espacios en blancos antes o después del primer o ultimo
texto seleccionado y copiado.
Consultas Frecuentes
Página 8 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
6.- ¿ANTES DE GESTIONAR EL REPRESENTANTE
LEGAL EL PROCESO DE FIRMA Y REGISTRO QUE
DEBE CONOCER?
Accedamos a la aplicación de Registro Electrónico por algunos de los métodos que
se explican en la Pregunta 2 de estas consultas, podrá hacerlo con su usuario o
clave, también mediante su certificado electrónico realizando doble clic de ratón con
el botón izquierdo en la frase que visualizara en el Acceso como.
Haga clic aquí para acceder a la aplicación mediante su certificado digital
Observáremos tres zonas a destacar en la pantalla que se nos carga de la aplicación
una vez dentro, así como dos opciones en el menú de la izquierda Registro,
Documentos Entidad en Convocatoria
Opción del menú de la izquierda Registro se observara
En una primera zona Se nos mostrara información sobre los documentos que se
han aportado en la base de datos del "Sistema de Entidades/Administración"
En una segunda zona Se nos facilita opciones de búsqueda para localizar la/s
referencia/s de las ayudas para obtener información sobre los procesos de firma o
realizar la gestión de firmar y registrar una solicitud.
Consultas Frecuentes
Página 9 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
La búsqueda se podrá realizar por uno de los valores de los parámetros dados o
combinándolos indiferentemente, en
Referencia.- En este campo podremos escribir la Referencia copiadas previamente
según explicamos en la Pregunta 4, y efectuar su búsqueda realizando doble clic de
ratón con el botón derecho en el botón “Buscar”
Subprograma.- En el seleccionamos el tipo de ayuda a la que pertenece la ayuda ó
solicitud como ejemplo, Becas FPI, INNPACTO, PROYECTOS I+D, etc.
Año.- Podremos seleccionar el año de la ayuda cuando se solicitó 2010, 2011,
2012...etc.
Registros realizados.- Opción muy interesante para poder localizar referencias de
ayuda para realizar la firmar y registro electrónico, para ello seleccione el valor “No”.
(En la tabla de abajo nos cargara la/s referencia/s pendientes de realizar el proceso
electrónico evidentemente siempre que el plazo de convocatoria este abierto)
Botón Buscar.- Realizando doble clic de ratón con el botón izquierdo del mismo
efectuara las búsquedas según los valores seleccionados anteriormente.
En una tercera zona de la pantalla en la parte inferior visualizaremos una tabla de
título “Listado de Registros de documentación”
En esta se nos cargaran los resultados de las búsquedas efectuadas o en su defecto
todas las referencias de las solicitudes de la Entidad indiferentemente de su estado.
Consultas Frecuentes
Página 10 de 22
Consultas Frecuentes
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
MANUAL DE USUARIO
Significado de las
documentación”.-
celdas
de
la
tabla
“Listado
de
Registros
de
Selección.- Nos permite marcar la línea de la solicitud para efectuar las gestiones
que deseemos realizar mediante los botones que se observan en la parte inferior
como; Iniciar proceso de firma, Justificante de registro, Información del Registro
Referencia.- En esta celda de la tabla se le muestra el valor de Referencia de
gestión de la ayuda.
Descripción.- En esta celda se le da información de los Nombre y Apellidos del
Investigador, para las ayudas de Justificaciones se le facilita el Subprograma al que
pertenece la ayuda.
Fecha de Registro.- En esta celda se le dará la información de la fecha y la hora en
la que efectuó el Registro Electrónico de la ayuda.
Es muy importante conocer que si esta celda se muestra sin valor de fecha en
blanco no se ha efectuado el registrado electrónico de la solicitud
Opciones para moverme
documentación.-
Consultas Frecuentes
por
la
tabla
de
Listado
de
Registro
de
Página 11 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
Siguiente Si hacemos doble clic con el botón izquierdo del ratón en esta opción se
cargaran las siguientes 10 líneas de la lista de ayudas.
En su parte izquierda se les muestra información sobre el número de páginas
existentes, situación actual de la página en la que se encuentra y número total de
ayudas registradas electrónicamente o no de su Entidad.
Por ejemplo.- Página 2 de 7 (70 registros) >>El primer valor numérico nos informa
que estamos en página 2 de 7 páginas totales, con 70 Referencia de ayudas.
Última.- Si hacemos doble clic con el botón izquierdo del ratón en esta opción se
cargaran las últimas ayudas que ocupan las últimas posiciones en la lista de la tabla.
Primera.- Si hacemos doble clic con el botón izquierdo del ratón en esta opción nos
llevara a la primera página del listado.
Anterior.- Si hacemos doble clic con el botón izquierdo del ratón en esta opción nos
llevara a una página anterior a la actual en la que nos encontremos.
Ir a página.- Nos permitirá ir directamente a otras páginas del listado de las ayudas
si conocemos en que página se encuentra la Referencia de la solicitud.
Botones que se visualizan en la parte inferior de la tabla del menú de la
izquierda Registro.-
Iniciar proceso de firma.- En caso de que la ayuda seleccionada no tiene Fecha de
Registro y el plazo para la gestión este abierto nos permite realizando doble clic con
el botón izquierdo del ratón comenzar el proceso de firma y registro en su segunda
pantalla. En cambio la aplicación informa con mensajes en rojo en la parte superior
de la pantalla, cuando el plazo para la gestión está cerrado o se ha firmado y
registrado electrónicamente la ayuda
Justificante de registro.- Siempre que la referencia de ayuda muestre en la celda
correspondiente de la tabla un valor de Fecha de Registro, al realizar doble clic con
el botón izquierdo del ratón nos descargara el documento PDF comprobante de
Registro Electrónico de la ayuda, se recomienda que sea descargado dicho
justificante a su equipo.
Información del Registro.- Al realizar doble clic con el botón izquierdo del ratón nos
llevara a una segunda pantalla Documentos donde se nos presentara información
en una tabla sobre los documentos a firmar o ya firmados.
Significado de las celdas de la tabla Documentos.-
Consultas Frecuentes
Página 12 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
Selección.- Nos permite marcar la línea del documento para efectuar las gestiones
que deseemos realizar mediante los botones que se observan en la parte inferior
Visualizar, Ver Justificante Firma
Documento.- En esta celda se muestra el título del documento.
Usuario Firma.- En esta celda se informa del tipo de usuario que ha firmado o no el
documento, puede mostrar un valor de tipo (NIF, NIE, Pasaporte), significa que la
gestión fue realizada por el Investigador Principal de la ayuda o en caso de otro tipo
tipos de ayudas por ejemplo, INNPACTO fue realizado por su/s participante/s.
Si muestra el valor (Representante Legal) el documento fue firmado o no según se
visualice fecha y hora en la celda “Fecha Firma” por el Representante Legal de la
Entidad
Fecha de firma.- En esta celda se visualiza la fecha y hora en la que se efectuó la
firma del documento, si no tiene valor estando la celda en blanco significa que no ha
firmado electrónicamente.
Botones visibles bajo la tabla.-
Visualizar.- Si efectuamos doble clic con el botón izquierdo del ratón, se nos
descargara el documento PDF que previamente hemos seleccionado y de título el
informado en la celda “Documento”.
Firmar y registrar.- Si efectuamos doble clic con el botón izquierdo del ratón, en el
caso de no estar firmado el documento seleccionado. Se observa que la celda
“Fecha de firma” está vacía esta acción nos permitirá avanzar en el proceso de firma
y registro.
Ver Justificante Firma.- Si efectuamos doble clic con el botón izquierdo del ratón,
siempre que el documento este firmado para ello la celda “Fecha de Firma” muestra
una valor de fecha. Se nos descargara el documento PDF justificante de firma donde
se visiona información relacionada con el proceso de firma
Opción del menú de la izquierda Documentos Entidad en Convocatoria
Consultas Frecuentes
Página 13 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
Normalmente su uso es para aportar documentos adicionales a las solicitudes de
ayuda requeridas por la Subdirecciones del Ministerio mientras la Convocatoria de la
ayuda está con plazo abierto.
Entidad.- Se trata de un tipo de desplegable que nos permitirá cambiar de Entidad
en caso que el Representante Legal gestione varias Entidades.
Subprograma.- En el seleccionamos el tipo del Subprograma como por ejemplo
Becas FPI, INNPACTO, PROYECTOS I+D, etc. Del que se nos requiere
documentación.
Consultas Frecuentes
Página 14 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
Convocatoria.- Se activara una vez se seleccione un valor en el desplegable
Subprograma pudiendo seleccionar el año correspondiente a la convocatoria 2010,
2011, 2012.. etc.
Para continuar avanzando realice doble clic con el botón izquierdo del ratón en el
botón Siguiente que visualizara más abajo.
Nos llevara a una segunda pantalla donde visualizaremos tres botones.
Añadir.- Si realizamos doble clic de ratón con el botón izquierdo del mismo y siempre
que la convocatoria de ayuda esté abierta podremos subir los diferentes “Tipo de
Documentos” solicitados por la parte administrativa.
Visualizar.- Si realizamos con éxito la subida del documento con esta opción
podremos descargar y visualizar el documento PDF subido y previamente
seleccionado
Consultas Frecuentes
Página 15 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
Eliminar.- Nos permite previamente seleccionado el documento subido y realizando
doble clic con el botón izquierdo del ratón eliminar el documento subido permitiendo
realizar su nueva subida en caso de habernos equivocado.
Ejemplo de Documentos subidos en convocatoria.-
Consultas Frecuentes
Página 16 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
7.- ¿PASOS A REALIZAR POR EL REPRESENTANTE
LEGAL PARA EFECTUAR CON ÉXITO EL PROCESO
COMPLETO DE REGISTRO ELECTRÓNICO DE UNA
AYUDA?
En caso de no haber leído la Pregunta 5, se recomienda su lectura para comprender
mejor los pasos que vamos a efectuar en este punto.
Paso 1.Una vez dentro de la aplicación de Registro Electrónico en la segunda zona de la
pantalla que se carga efectuaremos la búsqueda de la ayuda por los métodos
explicado en Pregunta 5.
Paso 2.Una vez localizada la Referencia para firmar y registrar, previamente seleccionada
como se visualiza en la imagen realizaremos doble clic con el botón izquierdo del
ratón en el botón de título “Iniciar proceso de firma”.
Consultas Frecuentes
Página 17 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
Paso 3.En esta segunda pantalla se nos muestra una tabla “Documentos”, donde el
Representante Legal debe firmar todos los documentos que en la celda Usuario
Firma tenga valor Representante Legal
Visualice si lo desean previamente los documentos marcando la línea en la celda
Selección con doble clic con el botón izquierdo del ratón y posteriormente efectué
doble clic con el ratón en el botón de título “Visualizar”. Se efectuará la descarga del
documento PDF y podrá guardarlo si lo desea.
Para continuar con la gestiones en la frase que se observa encima de la tabla
seleccione
Declaro que he visualizado todos los documentos que voy a firmar, y que son
correctos. Conforme: Si
Realice doble clic de ratón con el botón izquierdo del mismo sobre el botón de título
“Firmar y registrar” (Cuando indiquemos a partir de ahora “doble clic de ratón”
siempre será con el botón izquierdo)
Paso 4.Se nos carga una pantalla en la que visualizaremos un botón de título “Firmar”
efectuemos doble clic de ratón sobre el mismo.
Consultas Frecuentes
Página 18 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
Se nos abrirá un recuadro para seleccionar el certificado de firma una vez
seleccionado daremos doble clic de ratón en botón Aceptar
Paso 5.Realice doble clic de ratón en el botón de título “Guardar Firma y registrar” en ese
momento observara un mensaje de la aplicación informándole,
Consultas Frecuentes
Página 19 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
Paso 6.Se puede obtener dos tipos de mensajes en rojo en la parte superior de la
aplicación,
Aviso 1.> Firma realizada correctamente
En este caso aún tiene que firmar más documentos pendientes de su firma para
finalmente poder efectuar el registro final.
Repita los Pasos 2, 3, 4, 5 para firmar todos los documentos pendientes de su firma
electrónica.
Consejo.- Recuerde que en el Paso 3 hablábamos de la tabla de Documentos que
nos informa de los documentos pendientes de firma, que serán los que no muestren
en la celda Fecha de Firma un valor de fecha y en la celda Usuario Firma presente
un valor Representante Legal.
Seleccione el siguiente para proceder a la firma, la aplicación está programada para
detectar que si es el último documento pendiente de firmar se efectuara en el mismo
proceso la Firma y registro final dando lugar al Aviso 2
Aviso 2.> Firma realizada correctamente
> Registro efectuado con éxito
Ha conseguido efectuar con éxito la firma y registro de la Referencia de ayuda.
Consultas Frecuentes
Página 20 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
Paso 7.Verificación de la Fecha de Registro y descarga del Justificante de registro.
Busque la Referencia de la ayuda firmada por algunos de los parámetros de
búsqueda explicado en los anteriores puntos.
Una vez localizada se le mostrara en la tabla inferior “Listado de Registros de
documentación”.
Observara que en la misma línea de la tabla de la Referencia, la celda Fecha de
Registro tiene un valor de fecha que coincide con el día en el que efectuó el proceso
de registro.
Una vez seleccionado la Referencia si efectúa doble clic de ratón sobre el botón de
título Justificante de registro se le descargara el PDF de resguardo que acredita
que efectúo con éxito el Registro Electrónico del expediente.
Consultas Frecuentes
Página 21 de 22
MINISTERIO
DE
ECONOMÍA
Y
COMPETITIVIDAD
Consultas Frecuentes
MANUAL DE USUARIO
Al abrir este PDF en su parte superior derecha observara un recuadro de título
Datos de registro: donde se le informa de Número de registro, Fecha de
presentación, Hora de presentación que coincidirán con el momento en el que usted
formalizo el procedimiento.
Más abajo observara los diferentes apartados de tipo PETICIÓN, DATOS DEL
SOLICITANTE, PLAZO DE PRESENTACIÓN, REFERENCIA, DOCUMENTOS
APORTADOS.
Consultas Frecuentes
Página 22 de 22