PA-FIN-03 Procedimiento para el Manejo de Caja Chica

Colegio Universitario de Cartago
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PA-FIN-03 Procedimiento para el Manejo de Caja Chica
Versión 1
OBJETIVOS Y ALCANCE
OBJETIVO:
Garantizar el adecuado cumplimiento de los lineamientos establecidos para el uso, control
y
distribución del fondo de caja chica.
Alcance:
Aplica para todos los pagos y autorizaciones que son realizados mediante el fondo de la caja chica del
CUC.
GENERALIDADES:
La función de la caja chica es girar adelantos de dinero en efectivo para adquisiciones de bienes y
servicios de poca cuantía, de manera que permita el flujo de operaciones con normalidad.
En el proceso de uso y manejo de Caja Chica el Responsable deberá ajustarse a las normas y
procedimientos establecida en el presente Instructivo:
El Fondo de Caja Chica será destinado para:
 Compra suministros materiales que no existen en stock de bodega
 Útiles de aseo, repuestos y accesorios de menor cuantía
 Elaboración de las llaves y copias de llaves
 Pequeñas reparaciones de muebles, enseres y equipos de oficina
 Costo de correo y transporte de correspondencia
 Gastos de viaje y de transporte dentro del país
 Gastos menores que se deriven de seminarios y capacitación
 Útiles de aseo del personal y de oficina
 Otros pagos de bienes y servicios que no tienen carácter de previsibilidad
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Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad"
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o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional.
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Versión 1
REFERENCIAS Y DEFINICIONES
Referencias
PA-FIN-01 Procedimiento para el Control de Ejecución Presupuestaria
IA-FIN-08 Instructivo de solicitud de reintegro de fondos de caja chica al banco.
Definiciones
Caja chica: Fondo establecido para cubrir los gastos menores de bienes y servicios que no superen
el tope, ni la naturaleza del gasto presupuestario.
Vale provisional de caja chica: Documento oficial mediante el cual se entregan dineros para
realizar las compras menores de bienes y servicios por la caja chica.
Factura o recibo: Documento de tipo legal que emite el proveedor a quien el C.U.C. le compra
bienes y servicios para el consumo institucional. También constituye el documento legal que justifica
el egreso solicitado mediante el vale provisional de caja chica.
Código Presupuestario: Número de cuenta, según el clasificador presupuestario del sector público,
emitido por el Ministerio de Hacienda
Contenido presupuestario: Autorización por medio de la cual se asignan recursos para las
compras menores de bienes y servicios a través del fondo.
Detalle del gasto solicitado: Descripción del bien o servicio por adquirir, según la necesidad de las
Direcciones o Departamentos solicitantes.
RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Técnico III del Departamento de Financiero la custodia y manejo del fondo de
caja chica del CUC.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. El funcionario autorizado por la institución completa el formulario denominado “vale provisional
de caja chica” al Departamento de Financiero.
2. El encargado del momento de la caja chica, recibe el vale provisional y comprueba que todos
los datos solicitados estén completos y debidamente autorizados.
3. Si el vale provisional de caja chica no contiene la información requerida y el debido contenido
presupuestario, será devuelto al solicitante de inmediato.
4. Si la solicitud de vale provisional cuenta con el debido contenido presupuestario, se hace
entrega del dinero para efectuar el gasto.
5. Una vez realizado el gasto, y comprobado que se ajusta con la solicitud inicial, la persona
solicitante deberá presentar la correspondiente liquidación del vale en el plazo establecido.
Según el Reglamento de la Contraloría General de la República son dos días hábiles; excepto
los viáticos que tardan un poco más.
6. La documentación de soporte al gasto deben contar la con la firma de la jefatura solicitante, y la
persona que recibe el vale.
7. Si el gasto del vale provisional, no se ajusta con lo solicitado previamente, no se recibirá la
liquidación respectiva, informando en primera instancia por la vía personal o la telefónica, sobre
la incongruencia presentada.
8. Si la liquidación del vale provisional de caja chica se ajusta con los procedimientos establecidos,
el encargado procede de inmediato a la salvaguarda del o de los documentos presentados.
9. El encargado del manejo de caja chica valora según la capacidad de operación realizar una
solicitud de reintegro de fondos de caja chica al banco. Ver IA-FIN-08 “Instructivo de solicitud de
reintegro de fondos de caja chica al banco”.
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