Colegio Universitario de Cartago Páginas 5 PA-FIN-03 Procedimiento para el Manejo de Caja Chica Versión 1 OBJETIVOS Y ALCANCE OBJETIVO: Garantizar el adecuado cumplimiento de los lineamientos establecidos para el uso, control y distribución del fondo de caja chica. Alcance: Aplica para todos los pagos y autorizaciones que son realizados mediante el fondo de la caja chica del CUC. GENERALIDADES: La función de la caja chica es girar adelantos de dinero en efectivo para adquisiciones de bienes y servicios de poca cuantía, de manera que permita el flujo de operaciones con normalidad. En el proceso de uso y manejo de Caja Chica el Responsable deberá ajustarse a las normas y procedimientos establecida en el presente Instructivo: El Fondo de Caja Chica será destinado para: Compra suministros materiales que no existen en stock de bodega Útiles de aseo, repuestos y accesorios de menor cuantía Elaboración de las llaves y copias de llaves Pequeñas reparaciones de muebles, enseres y equipos de oficina Costo de correo y transporte de correspondencia Gastos de viaje y de transporte dentro del país Gastos menores que se deriven de seminarios y capacitación Útiles de aseo del personal y de oficina Otros pagos de bienes y servicios que no tienen carácter de previsibilidad _________________________________________________ Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad" bajo cualquier forma: electrónica, mecánica, almacenamiento en algún sistema de recuperación de información o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional. Colegio Universitario de Cartago Páginas 5 PA-FIN-03 Procedimiento para el Manejo de Caja Chica Versión 1 REFERENCIAS Y DEFINICIONES Referencias PA-FIN-01 Procedimiento para el Control de Ejecución Presupuestaria IA-FIN-08 Instructivo de solicitud de reintegro de fondos de caja chica al banco. Definiciones Caja chica: Fondo establecido para cubrir los gastos menores de bienes y servicios que no superen el tope, ni la naturaleza del gasto presupuestario. Vale provisional de caja chica: Documento oficial mediante el cual se entregan dineros para realizar las compras menores de bienes y servicios por la caja chica. Factura o recibo: Documento de tipo legal que emite el proveedor a quien el C.U.C. le compra bienes y servicios para el consumo institucional. También constituye el documento legal que justifica el egreso solicitado mediante el vale provisional de caja chica. Código Presupuestario: Número de cuenta, según el clasificador presupuestario del sector público, emitido por el Ministerio de Hacienda Contenido presupuestario: Autorización por medio de la cual se asignan recursos para las compras menores de bienes y servicios a través del fondo. Detalle del gasto solicitado: Descripción del bien o servicio por adquirir, según la necesidad de las Direcciones o Departamentos solicitantes. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Técnico III del Departamento de Financiero la custodia y manejo del fondo de caja chica del CUC. _________________________________________________ Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad" bajo cualquier forma: electrónica, mecánica, almacenamiento en algún sistema de recuperación de información o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional. Colegio Universitario de Cartago Páginas 5 PA-FIN-03 Procedimiento para el Manejo de Caja Chica Versión 1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. El funcionario autorizado por la institución completa el formulario denominado “vale provisional de caja chica” al Departamento de Financiero. 2. El encargado del momento de la caja chica, recibe el vale provisional y comprueba que todos los datos solicitados estén completos y debidamente autorizados. 3. Si el vale provisional de caja chica no contiene la información requerida y el debido contenido presupuestario, será devuelto al solicitante de inmediato. 4. Si la solicitud de vale provisional cuenta con el debido contenido presupuestario, se hace entrega del dinero para efectuar el gasto. 5. Una vez realizado el gasto, y comprobado que se ajusta con la solicitud inicial, la persona solicitante deberá presentar la correspondiente liquidación del vale en el plazo establecido. Según el Reglamento de la Contraloría General de la República son dos días hábiles; excepto los viáticos que tardan un poco más. 6. La documentación de soporte al gasto deben contar la con la firma de la jefatura solicitante, y la persona que recibe el vale. 7. Si el gasto del vale provisional, no se ajusta con lo solicitado previamente, no se recibirá la liquidación respectiva, informando en primera instancia por la vía personal o la telefónica, sobre la incongruencia presentada. 8. Si la liquidación del vale provisional de caja chica se ajusta con los procedimientos establecidos, el encargado procede de inmediato a la salvaguarda del o de los documentos presentados. 9. El encargado del manejo de caja chica valora según la capacidad de operación realizar una solicitud de reintegro de fondos de caja chica al banco. Ver IA-FIN-08 “Instructivo de solicitud de reintegro de fondos de caja chica al banco”. _________________________________________________ Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad" bajo cualquier forma: electrónica, mecánica, almacenamiento en algún sistema de recuperación de información o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional. Colegio Universitario de Cartago Páginas 5 PA-FIN-03 Procedimiento para el Manejo de Caja Chica Versión 1 _________________________________________________ Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad" bajo cualquier forma: electrónica, mecánica, almacenamiento en algún sistema de recuperación de información o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional. Colegio Universitario de Cartago Páginas 5 PA-FIN-03 Procedimiento para el Manejo de Caja Chica Versión 1 _________________________________________________ Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad" bajo cualquier forma: electrónica, mecánica, almacenamiento en algún sistema de recuperación de información o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional.