PROC APRE

PROCEDIMIENTO ACCIÓN PREVENTIVA
PRCD.5.1.3.1.5.
VERSION: 02
DOCUMENTO CONTROLADO
1. Propósito:
El propósito de este procedimiento es establecer la metodología a seguir para
Investigar la causa de no conformidades potenciales y definir las acciones necesarias
para eliminar el riesgo y prevenir su ocurrencia.
2. Alcance:
Este procedimiento es aplicable internamente siempre que se identifique una NC
potencial o riesgo de ocurrencia de una NC.
También es aplicable, siempre que durante la supervisión o interventoría a un
contrato, se identifique una no conformidad potencial en los resultados o procesos del
contratista.
3. Normatividad
4. Definiciones:
Producto:
Bien material o servicio resultado de un proceso.
No conformidad (NC):
Es el no cumplimiento de un requisito especificado. Se aplica a la desviación o a la
ausencia de una o varias características relativas a la calidad, en relación con los
requisitos especificados.
NC Potencial:
Riesgo de ocurrencia de una NC, bien sea de: materiales, de productos, de procesos,
o del SGC.
Acción preventiva:
Acción tomada para eliminar el riesgo de que se presente una NC u otra situación
indeseable.
Tratamiento de NC:
Acción emprendida para corregir o solucionar una NC, busca ajustar un resultado a los
requisitos o especificaciones estipuladas.
Acción correctiva:
Acción emprendida para eliminar las causas de una NC real.
SGC:
Sistema de Gestión de la Calidad
Liberación por urgencia:
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Autorización para que un producto o servicio de requerimiento urgente, sea recibido
sin haber pasado por los controles establecidos o sin el lleno de los requisitos
estipulados.
5. Responsables:
AP NC potencial de productos:
AP NC potencial de procesos: Responsable de cada proceso
AP NC potencial del SGC: Coordinador de calidad
6. Acciones:
6.1 Identificación de riesgo de ocurrencia de una NC
En la entidad de manera general el Coordinador de calidad, y en cada proceso los
Jefes o Directores, tienen bajo su responsabilidad actuar de manera preventiva para
eliminar las causas potenciales de ocurrencia de NC.
Para poder hacer prevención se deben determinar los riesgos de presencia de NC a
través de:

Análisis de todos los procesos, operaciones de trabajo, registros de calidad,
reportes de reclamaciones de partes interesadas, historial de NC y de aspectos
críticos en el desarrollo de las actividades operativas o de interventoría a
contratistas del AMCO.

Aplicación de acciones correctivas a NC reales

Información sobre resultados de revisión del SGC por la Dirección de la entidad.

Planificación de la acometida de ejecución de procesos considerados críticos
teniendo especial cuidado en identificar las posibles NC que se pudiesen
presentar.

Registros de liberación por urgencia.
El análisis descrito permitirá recolectar la información requerida para determinar las
acciones a seguir con el propósito de planificar la prevención de pérdidas originadas
en NC o en situaciones no deseables.
6.2 Análisis De Causas potenciales
Con la participación del personal interno y cuando sea necesario con la colaboración
de personas externas involucradas en el producto, proceso o situación en riesgo de
NC, y bajo la Coordinación del Jefe o Director del proceso involucrado en el riesgo, se
debe analizar la información obtenida en el orden de prioridades determinado, para
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DOCUMENTO CONTROLADO
obtener una orientación clara hacia donde se debe dirigir el control de riesgos para
ser efectivos en la prevención y en el aprovechamiento de la oportunidad de
mejoramiento.
Se debe solicitar participación del Coordinador de calidad, siempre que la situación lo
amerite.
Los resultados del análisis constituyen registro de calidad.
6.3 Acción preventiva
El análisis de riesgos o causas potenciales de NC sugerirán por si solas la solución o
acciones de prevención a emprender. Si la acción preventiva requiere la destinación
de recursos no presupuestados o no disponibles en un proceso, su aplicación debe
contar con la aprobación de la Dirección. En todo caso, la decisión sobre las medidas
que se vayan a adoptar dependerá de la evaluación de diferentes alternativas
posibles, teniendo en cuenta para la decisión que la acción elegida sea practicable, y
económicamente posible.
Las acciones preventivas pueden implicar cambios o mejoras en
procedimientos o recursos humanos y materiales.
actividades,
Se debe registrar la acción preventiva a emprender.
6.4 Seguimiento
Cuando se decide una acción preventiva, se debe seguir muy de cerca su aplicación y
los resultados obtenidos.
Una vez se considere que la acción preventiva ha sido eficaz se debe incorporar al
SGC efectuando los cambios apropiados en los documentos pertinentes tales como
especificaciones, procedimientos documentados planes de calidad.
Los resultados de seguimiento se deben registrar.
El seguimiento y control es responsabilidad de Quién ordenó la acción, pero el
Coordinador de Calidad se mantendrá permanentemente informado sobre el estado de
las acciones emprendidas.
6.5 solicitud de acción preventiva a contratistas
Siempre que en la ejecución de actividades de interventoría se identifiquen riesgos
de ocurrencia de NC en materiales utilizados, obras, productos o servicios en
ejecución u obras, productos o servicios terminados por el contratista, se debe realizar
la solicitud de acción preventiva, haciendo uso del formato establecido para este fin.
A las acciones preventivas propuestas por el contratista se les debe hacer
seguimiento, para verificar su aplicación y la eficacia de los resultados.
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Siempre, que por cualquier motivo se deba autorizar una liberación por urgencia, ésta
se debe acompañar con la solicitud de acción preventiva pertinente.
Los resultados de seguimiento se deben registrar.
El seguimiento y control es responsabilidad de quién ordenó la acción, pero el
Coordinador de Calidad estará permanentemente informado sobre el estado de las
acciones correctivas ordenadas. Para facilitar esta labor se manejará un registro de
control utilizando el formato establecido para este fin.
7. Documentos relacionados (Referencias)
Código
PRO -04
Nombre
Procedimiento para la aplicación de acciones correctivas
8. Registros y formatos de calidad relacionados ( o Anexos )
Contenido del registro
Código formato
Registro de NC y acciones
FOR- 0XX
emprendidas
Titulo formato
Registro de Correcciones,
Acciones Correctivas, Acciones
Preventivas
Solicitud
de
preventivas
Solicitud de acciones correctivas
/ preventivas
acciones FOR-0XX
Estado de implementación FOR - 0XX
y resultados de acciones
correctivas ordenadas
Estado de implementación FOR -0XX
y resultados de acciones
correctivas solicitadas a
los contratistas
Control acciones correctivas y
preventivas
Control de solicitudes acciones
correctivas/ acciones preventivas