Disposición de documentos oficiales

6/17/2016
Universidad de Puerto Rico Mail ­ Disposición de documentos oficiales
Maritza Mas Rodriguez <[email protected]>
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Thu, Jul 9, 2009 at 1:36 AM
8 de julio de 2009 A TODO EL PERSONAL DEL RECINTO Prof. José A. Frontera Agenjo, LL.M. Decano de Administración DISPOSICION DE DOCUMENTOS OFICIALES Al inicio del año fiscal es común en nuestras unidades proceder a disponer de los documentos generados durante el año
concluido y de aquellos archivados en años anteriores. Les recuerdo que en todos estos casos es necesario observar la
normativa establecida por el Reglamento para la Administración, Conservación y Eliminación de Documentos de la
Universidad de Puerto Rico (Certificación 040­1998­99 de la Junta de Síndicos), la Ley de Administración de
Documentos Públicos (Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada) y la reglamentación vigente de la
Oficina del Contralor al respecto. En ningún caso se podrán eliminar documentos cuya vigencia y tiempo de
conservación no haya vencido conforme a dichas disposiciones. Conforme a la Política Ambiental vigente en nuestra institución la disposición debe hacerse, preferiblemente, utilizando el
reciclaje como primera alternativa. Al respecto les recuerdo las indicaciones hechas por el Rector, Dr. Jorge Iván Vélez
Arocho, en su comunicación de 1 de diciembre de 2003: "Nuestra preocupación se debe a que, en ocasiones, los mismos pueden contener información sensitiva de tipo fiscal o
confidencial respecto a datos personales de empleados, estudiantes y otros. Esta información puede ser el número de
seguro social, número de estudiante, direcciones, fecha de nacimiento, números de cuentas, entre otras. Queremos
evitar que disponer de dicha información sin tomar las debidas precauciones facilite el acceso de personas ajenas a la
misma." Nuestra obligación de proteger la información confidencial y privilegiada no cesa al disponer de los documentos si al
hacerlo no tomamos las precauciones debidas. Por ello, todo documento que se vaya a reciclar o a disponer debe ser
destruido antes de colocarse en los recipientes correspondientes, asegurándose de que tal información sea inutilizada. Agradecemos la cooperación de todos en velar por el fiel cumplimiento de la normativa aquí dispuesta. https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=cf159c437d&view=pt&q=disposicion%20de%20documentos%20oficiales&qs=true&search=query&th=1225e… 1/2
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