DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL DEL PERU (DGAC)

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL DEL PERU (DGAC)
Código: I- DG-SIG-002
Revisión: 07
Fecha: 03.07.14
Estructura de la Documentación Técnica
1. Objetivo
a. Establecer los principios básicos para facilitar la tarea de redactar los documentos
técnicos del SGC de la DGAC.
b. Estandarizar algunas reglas sencillas sobre: el formato, la estructura, redacción y el
contenido mínimo de los documentos (manuales, procedimientos, instructivos y
formatos).
2. Alcance
El presente Instructivo se implementará parcialmente, toda vez que se aplicará en un
primer momento sólo a los procesos que forman parte del SGC de la DGAC,
posteriormente se ampliará su aplicación a todos los procesos que se realizan en la
organización, razón por la cual ya se ha incluido la información pertinente en esta parte.
3. Referencias Normativas
No Aplica
4. Documentos Relacionados
a. P-DG-SIG-001: Procedimiento de Control de Documentos y Registros.
b. I-DG-SIG-001: Codificación de la Documentación.
c. I-DG-SIG-003: Uso de la Aplicación de Sistema Integrado Documentario del MTC.
d. I-DG-SIG-004: Administración de Archivos.
5. Símbolos y Abreviaturas
No Aplica
6. Términos y Definiciones
a. Documentos Administrativos: Se incluyen dentro de ellos los memorando, informes,
reportes y oficios que se elaboran dentro del SGC.
b. Documentos Técnicos: Se consideran dentro de ellos los manuales, procedimientos,
formatos, instructivos y listas de verificación que se utilizan dentro del SGC.
7. Responsables
Todos los miembros de la DGAC que tenga interés en elaborar algún documento técnico.
8. Actividades del Instructivo
a. Generalidades.
Los Manuales en la DGAC tienen una estructura planificada y ordenada de acuerdo a
las necesidades de la organización, por ello se detalla a continuación los tipos,
cantidades, niveles de revisión y aprobación requeridos de todos los manuales.
8.a.1. Tipos de Manuales:
De acuerdo a la funcionalidad:
8.a.1.1. Manual de Calidad.
Contenido Principal:
 Visión, Misión, Valores y Políticas.
 Objetivos de Calidad.
 Procedimiento de Control de Documentos y Registros.
 Procedimiento de Auditoría Interna.
 Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora.
 Procedimiento de Productos No Conformes.
 Procedimiento de Revisión por la Dirección.
 Procedimiento de Medición de Satisfacción al Cliente.
 Procedimiento de Ident. e Implem. de Requisitos Legales, Técnicos y
Reglamentarios.
 Procedimiento de Información para el Personal
 Procedimiento Certificados bajo la norma ISO 9001.
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Estructura de la Documentación Técnica
 Listado Maestro de Documentos y Registros.
 Otros que se identifiquen.
Responsables:
Elaboración: Coordinación Técnica de SIG.
Revisión y Aprobación:
1ra Revisión: Legal.
Aprobación: Director General de Aeronáutica Civil.
Tipo de Documento de Aprobación:
Resolución Directoral.
8.a.1.2. Manual de Normatividad.
Contenido Principal:
 Procedimientos de Normatividad.
Responsables:
Elaboración: Coordinación Técnica de NED.
Revisión y Aprobación:
1ra Revisión: Legal.
Aprobación: DG.
Tipo de Documento de Aprobación:
Resolución Directoral.
8.a.1.3. Manuales de Dirección de Línea.
Las Direcciones de Línea elaborarán Manuales que cuenten con
información general de las actividades de la Dirección así como en
diferentes volúmenes los procedimientos detallados de las
Coordinaciones Técnicas.
Existe la posibilidad de elaborar Procedimientos, Instructivos, Formatos
o Listas de Verificación que luego de las revisiones formaran parte del
Manual de Calidad de la DGAC en un primer momento o hasta cuando
se determine.
Entre ellos:
8.a.1.3.1. Dirección de Seguridad Aeronáutica.
Conteniendo:
 Volumen I: Procedimientos del Centro de Records
Técnicos.
 Volumen II: Procedimientos de Programación y Control.
 Volumen III: Procedimientos de Seguimiento y Análisis.
8.a.1.3.2. Dirección de Certificaciones y Autorizaciones.
Conteniendo:
 Volumen I: Procedimientos de Autorizaciones.
 Volumen II: Procedimientos de Evaluaciones Económico
Financieras.
 Volumen III: Procedimientos de JIAC
8.a.1.3.3. Dirección de Regulación y Promoción.
Conteniendo:
 Volumen I: Procedimientos de Promoción.
 Volumen II: Procedimientos de Desarrollo Aeroportuario.
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Estructura de la Documentación Técnica
8.a.1.3.4. Dirección General.
Conteniendo:
 Volumen I: Legal
 Volumen II: Instrucción
 Volumen III: Coordinación Administrativa
 Volumen IV: Política Aérea
 Volumen V: Seguridad Operacional
 Volumen VI: Proyecto OACI
 Volumen VII: Mesa de Partes
Responsables:
Elaboración: Cada Dirección de Línea a través de sus Coordinaciones
Técnicas.
Revisión y Aprobación:
1ra Revisión: Coordinación Técnica SIG.
2da Revisión: Legal.
3ra Revisión: Coordinación Técnica de NED.
4ta Aprobación: Director de Línea
Tipo de Documento de Aprobación:
Memorando de aprobación.
Nota 1: Los documentos a revisar que son netamente administrativos o de personal no
es obligatorio la revisión de la Coordinación Técnica de NED.
Nota 2: En algunas oportunidades se solicitará la revisión de otras áreas a las
indicadas.
8.a.1.4. Manuales Técnicos.
Existe la posibilidad de elaborar Procedimientos, Instructivos, Formatos
o Listas de Verificación que luego de las revisiones formaran parte del
Manual de Calidad de la DGAC en un primer momento o hasta cuando
se determine.
Los manuales técnicos contienen información que puede ser utilizada
por personal de dos o tres diferentes direcciones, entre ellos:
8.a.1.4.1. Manual del Inspector de Aeródromos (MIAGA).
 Procedimientos de Vigilancia.
Responsables:
Elaboración: Coordinación Técnica de Aeródromos.
Revisión y Aprobación:
1ra Revisión: Coordinación Técnica SIG.
2da Revisión: Legal.
3ra Revisión: Coordinación Técnica de NED.
4ta Aprobación: Director de Línea
5ta Aprobación: Director General
Tipo de Documento de Aprobación:
Resolución Directoral.
8.a.1.4.2. Manual del Inspector de Aeronavegabilidad (MIA).
 Procedimientos de Certificación.
 Procedimientos de Vigilancia.
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Estructura de la Documentación Técnica
Responsables:
Elaboración:
Coordinación Técnica de Aeronavegabilidad (DSA)
Coordinación Técnica de Certificaciones (DCA)
Revisión y Aprobación:
1ra Revisión: Legal.
2da Revisión: Normas, Evaluación y Difusión.
3ra Revisión y aprobación: DG.
Tipo de Documento de Aprobación:
Resolución Directoral.
8.a.1.4.3. Manual del Inspector de Navegación Aérea (MINA).
 Procedimientos de Certificación.
 Procedimientos de Vigilancia.
Responsables:
Elaboración: Coordinación Técnica de Navegación Aérea.
Revisión y Aprobación:
1ra Revisión: Coordinación Técnica SIG.
2da Revisión: Legal.
3ra Revisión: Coordinación Técnica de NED
4ta Aprobación: Director de Línea
5ta Aprobación: DG.
Tipo de Documento de Aprobación:
Resolución Directoral.
8.a.1.4.4. Manual del Inspector de Operaciones (MIO).
 Procedimientos de Certificación.
 Procedimientos de Vigilancia.
Responsables:
Elaboración:
Coordinación Técnica de Operaciones (DSA)
Coordinación Técnica de Certificaciones (DCA)
Revisión y Aprobación:
1ra Revisión: Legal.
2da Revisión: Normas, Evaluación y Difusión.
3ra Revisión y aprobación: DG.
Tipo de Documento de Aprobación:
Resolución Directoral.
8.a.1.4.5. Manual del Inspector de Seguridad de la Aviación,
Mercancías Peligrosas y Facilitación (MIS).
 Procedimientos de Certificación.
 Procedimientos de Vigilancia.
Responsables:
Elaboración:
Coordinación Técnica de AVSEC (DSA)
Coordinación Técnica de Certificaciones (DCA)
Revisión y Aprobación:
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Estructura de la Documentación Técnica
1ra Revisión: Coordinación Técnica SIG.
2da Revisión: Legal.
3ra Revisión: Coordinación Técnica de NED.
4ta Aprobación: Director de Línea.
5ta Aprobación: DG.
Tipo de Documento de Aprobación:
Resolución Directoral.
8.a.1.4.6. Manual de Licencias
 Procedimientos de Certificación.
 Procedimientos de Vigilancia.
Responsables:
Elaboración:
Coordinación Técnica de Licencias (DCA)
Revisión y Aprobación:
1ra Revisión: Coordinación Técnica SIG.
2da Revisión: Legal.
3ra Revisión: Coordinación Técnica de NED.
4ta Aprobación: Director de Línea.
5ta Aprobación: DG.
Tipo de Documento de Aprobación:
Resolución Directoral.
El CTSIG luego que el documento técnico obtiene opinión favorable de las áreas
revisoras, realiza lo siguiente:
1.
Informe al DL o CT mediante documento formal que el documento tiene
opinión favorable de las áreas revisoras (adjunta copia de los documentos)
y que formará parte de la próxima revisión del Manual de Calidad.
2.
Envío de Memorando de CTSIG a la Abogada Principal solicitando
elaboración de Resolución Directoral.
3.
EL CTSIG gestiona la firma de las carátulas por las áreas revisoras.
4.
Informe de CTSIG al Director General sobre la Revisión del Manual,
adjuntando la Resolución Directoral y las dos carátulas del Manual.
5.
En el caso de la aprobación de un Manual, CTSIG envía memorando al
Director de Línea correspondiente informando sobre la aprobación del
Manual, adjuntando copia fedateada de la RD, dos juegos del Manual y las
dos carátulas.
b. Forma de los Documentos Técnicos.
8.b.1.Tipo de Letra: Arial.
8.b.2.Tamaño de Letra: 10
8.b.3.Encabezado: Según se presenta a continuación:
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Código: X-XXX-XXX-XXX
Revisión: Xxxxxxx
Fecha: dd.mm.aa
Nombre del Documento
Donde:
- El “Código” del documento, se asigna de acuerdo a lo establecido en el IDG-SIG-001: Codificación de la Documentación.
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Estructura de la Documentación Técnica
-
-
La “Revisión” cuando se trata de un documento que se elabora por
primera vez, se coloca la palabra “original”, a medida que se realizan las
enmiendas, se va asignando números arábigos correlativos empezando
por el número “01”.
La “Fecha” es la de elaboración del documento.
8.b.4.Pie de Página: Centrar el número de página con la siguiente estructura: Página
## de ##.
8.b.5.Si tiene que imprimirse algún documento debe hacerse en la medida que las
posibilidades tecnológicas lo permitan a ambas caras del papel.
c. Estructura de un Manual.
La estructura para el Manual de Calidad, respeta la estructura de la norma ISO 9001.
Los Manuales del MIO y MIA, respetan la estructura propuesta en el documento
aprobado del Sistema Regional, a través de las LAR. El Manual de Normatividad está
en función a lo indicado por el Manual de Procesos del MTC (MAPRO).
Los Manuales de Dirección de Línea y los Técnicos a excepción del MIA y MIO
utilizarán la estructura detallada en los Anexos 1 y 2 del presente Instructivo.
En la elaboración del Manual puede adicionar más elementos, sin dejar de desarrollar
las partes que se indican.
Siendo las partes de un Manual las que se detallan a continuación.
1. Carátula
Debe conservar la estructura que se muestra en el Anexo 01 del presente
Instructivo, donde estarán indicadas las áreas que revisaron el Manual, área que
elaboró el Manual, el Director de Línea a quien pertenece el Manual y el Director
General.
2. Índice General
Cuadro en el que se presenta de manera ordenada todos los sub-títulos
contenidos en el Manual, especificando la numeración de cada ítem.
El Anexo 02 del presente Instructivo, detalla la estructura que debe contener éste
cuadro.
3. Historial de Cambios
Cuadro en el que se especifica el documentado modificado, contiene información
del número de la revisión, el nombre del Manual revisado, Capítulo o Parte o
Documento revisado, número de RD de aprobación y fecha de aprobación del
cambio.
El Anexo 02 del presente Instructivo, detalla la estructura que deberá contener
éste cuadro.
4. Introducción
Breve resumen del contenido del Manual.
5. Objetivo
Se define el propósito que se persigue al elaborar el Manual.
6. Alcance
Se refiere a qué áreas o personas o procesos dentro de la DGAC involucra.
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Estructura de la Documentación Técnica
7. Referencias Normativas
Indicar cuál es la fuente, guía o requerimiento legal, técnico o normativo para la
elaboración del Manual.
Si fuera necesario especificar más de una referencia normativa, se hace uso de
letras, de la siguiente manera.
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
8. Símbolos y Abreviaturas
Se indica los símbolos y abreviaturas que se utilizan dentro del Manual; si no
fueran necesarios simplemente se pone la nota: No aplica.
Si fuera necesario especificar más de un símbolo o abreviatura, se hace uso de
letras, de la siguiente manera.
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
9. Términos y Definiciones
Breve explicación de terminología o conceptos que se utilizan dentro del Manual y
que es recomendable describirlo para una mayor claridad y entendimiento.
Si fuera necesario definir más de un concepto se
siguiente manera.
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
hace uso de letras, de la
10. Distribución del Manual
Se define que áreas dentro de la DGAC deben recibir una copia del Manual. Para
ello se llena el siguiente cuadro:
Área
Cantidad
Tipo de Copia
Se utiliza el Formato F-DG-SIG-001: Distribución de Manuales que se presenta en
el Apéndice 2 para dejar registro de las personas y fechas en las que se reciben y
entregan los manuales a las áreas, así como evidencia de quiénes y cuándo
recogen los documentos obsoletos.
11. Generalidades
Se puede desarrollar cualquier tipo de información relacionada que sea de utilidad
y que permita la mejor comprensión del Manual. Puede contener partes teóricas si
se consideran necesarias.
12. Matriz Proceso / Responsable
Interrelaciona los procesos, procedimientos con los dueños de los procesos
(responsables). Los dueños de los procesos son responsables de la planificación,
documentación, seguimiento, cumplimiento, ejecución y medición de sus procesos
y también de tomar las acciones de mejora continua de los mismos, es decir de
dar cumplimiento al Ciclo de Deming en sus procesos.
En el Apéndice 2, se muestra el formato F-DG-SIG-002: Matriz de Procesos /
Responsables que se utiliza para desarrollar este ítem.
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Estructura de la Documentación Técnica
Para ello, se han definido tres tipos de procesos: el estratégico, el clave y el de
apoyo; cuyas características son las siguientes:
a. Proceso Estratégico: Comprende a los procesos que son determinantes
para la gestión del área. Puede estar relacionado a la planificación, control,
organización de las actividades.
b. Proceso Clave: Comprende a los procesos que son la razón de ser del
área e impactan directamente sobre la satisfacción del cliente creando
valor.
c. Proceso de Apoyo: Comprende a los procesos que proporcionan los
recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del área.
13. Mapa de Proceso
Es una representación gráfica que permite identificar la interrelación de los
procesos. Debe considerarse para su elaboración el Ciclo de Deming (Planear,
Hacer, Verificar, Actuar).
14. Objetivos de Calidad
Se establecerán los mecanismos de medir la eficiencia o eficacia de los procesos.
Para ello se hará uso del siguiente cuadro:
Objetivo
de
Calidad
Procedimiento
Relacionado
Fórmula de
Medición
Indicador
Criterios de
Evaluación
Meta
Frecuencia
15. Listado Maestro de Procedimientos
En el siguiente cuadro se listan los códigos, el nombre y la ubicación de los
procedimientos.
N°
Código
Nombre del Procedimiento
16. Listado Maestro de Formatos
En el siguiente cuadro se listan los códigos, el nombre y la ubicación de los
formatos.
N°
Código
Nombre del Formato
17. Listado Maestro de Instructivos
En el siguiente cuadro se listan los códigos, el nombre y la ubicación de los
Instructivos.
N°
Código
Nombre del Instructivo
18. Listado Maestro de Listas de Verificación
En el siguiente cuadro se listan los códigos, el nombre y la ubicación de las Listas
de Verificación.
N°
Código
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Nombre de la Lista de Verificación
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Estructura de la Documentación Técnica
19. Apéndices
Se desarrollan todos los procedimientos, instructivos, formatos y listas de
verificación que se hayan identificado en los puntos 15, 16, 17 y 18.
20. Anexos
Se coloca toda la información que se considere necesaria para facilitar la
comprensión del Manual.
En el Anexo 02, se presenta un Modelo de Manual.
d. Estructura de un Procedimiento.
Con excepción de los procedimientos contenidos en el MIA, MIO y Manual de
Normatividad, todos los procedimientos en la DGAC, deben respetar la siguiente
estructura:
1. Objetivo (Obligatorio)
Indicar la finalidad del Procedimiento.
2. Alcance (Obligatorio)
Se refiere a qué actividades, áreas o personas dentro de la DGAC involucra.
3. Referencias Normativa
Indicar cuál es la fuente, guía o requerimiento legal o normativo para la elaboración
del Procedimiento.
Si fuera necesario especificar más de una referencia normativa, se hace uso de
letras, de la siguiente manera.
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
4. Documentos Relacionados
Indicar todos los documentos que interactúan con este documento, colocando el
código del documento, seguido por el nombre de éste, separado por dos puntos.
Si fuera necesario especificar más de un documento relacionado, se hace uso de
letras, de la siguiente manera:
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
5. Símbolos y Abreviaturas
Se indica los símbolos y abreviaturas que se utilizan dentro del Procedimiento; si
no fueran necesarios simplemente se pone la nota: No aplica.
Si fuera necesario especificar más de un símbolo o abreviatura, se hace uso de
letras, de la siguiente manera:
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
6. Términos y Definiciones
Breve explicación de terminología o conceptos que se utilizan dentro del
Procedimiento y que es recomendable describirlo para una mayor claridad y
entendimiento.
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Estructura de la Documentación Técnica
Si fuera necesario definir más de un concepto se
siguiente manera:
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
hace uso de letras, de la
7. Responsables (Obligatorio)
Mencionar a todas las personas que participan en el desarrollo del Procedimiento.
Si fuera necesario definir más de un responsable se hace uso de letras, de la
siguiente manera:
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
8. Actividades del Procedimiento (Obligatorio)
Se explica el proceso detalladamente a fin de que pueda ser entendido por
cualquier persona. Si se considera necesario se inicia con la sección de
Generalidades, que puede ser corto o extenso, según se necesite.
El procedimiento debe ser explicado mediante un cuadro de tres columnas que
contenga:
- Nº: Numeración correlativa de las etapas del procedimiento.
- Responsable: Indica el o los responsables de esta etapa.
- Descripción: Se detalla las actividades, plazos y documentos que se dan en esa
etapa.
De la siguiente manera:
N
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
1
Nombre de la Etapa
2
Nombre de la Etapa
3
Nombre de la Etapa
º
a.
a.
a.
b.
9. Indicadores (Obligatorio)
Definir la cantidad de indicadores necesarios que permitan medir el proceso,
definiendo los tres tipos de criterios de evaluación.
Ítem
Nombre del
Indicador
Fórmula de
Medición
Criterios de
Evaluación
Optimo:
Aceptable:
Crítico:
Meta
Frecuencia
10. Diagrama de Flujo (Obligatorio)
Elaboración del diagrama de flujo del proceso, con la finalidad de visualizar el
proceso, colocando a los responsables en una sola fila en la parte superior, se
utilizarán los siguientes símbolos:
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Estructura de la Documentación Técnica
Símbolo
Significado
Inicio / Término
Acción o Paso
Documento
Decisión
Mensaje al Usuario
Procedimiento Predefinido
Base de Datos
Archivo Físico
Conector dentro de Página
Conector fuera de Página
La presentación puede ser con orientación vertical u horizontal.
11. Registros
Es obligatorio siempre y cuando se requiera mantener evidencia de alguna parte o
todo el proceso.
Si se hiciera mención de algún formato se procederá a indicar primero la
codificación y nombre de este, como se muestra en el ejemplo siguiente:
Ejemplo:
a. F- DG-AGC-001: Listado Maestro de Acciones Correctivas, Preventivas o de
Mejora.
En caso el procedimiento sea uno TUPA, deberá completar los formatos exigidos
por el MTC.
12. Anexos
Es opcional, se puede anexar al procedimiento alguna información que se
considere conveniente. Pueden ser gráficos, estadísticas, etc.
13. Formatos
Mencionar todos los formatos que se utilizan en el desarrollo del Procedimiento.
Si fuera necesario definir más de un formato se hace uso de letras, de la siguiente
manera:
a. Xxxxx
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Fecha: 03.07.14
Estructura de la Documentación Técnica
b. Xxxxx
c. Xxxxx
A fin de facilitar la ubicación de los formatos, estos deben ser colocados como un
Apéndice del Manual.
Nota Importante: Si dentro del desarrollo del Procedimiento no se requiere detallar
alguna de las partes que no son obligatorias, no debe obviarlo. Deberá colocar “No
Aplica”.
En el Anexo 03, se presenta un Modelo de Procedimiento.
e. Estructura de un Instructivo.
Los Instructivos dentro de la DGAC tendrán la siguiente estructura:
1.
Objetivo (Obligatorio)
Indicar la finalidad del Instructivo.
2. Alcance (Obligatorio)
Se refiere a qué actividades, áreas o personas dentro de la DGAC involucra.
3. Referencias Normativas
Indicar cuál es la fuente, guía o requerimiento legal o normativo para la elaboración
del Instructivo.
Si fuera necesario especificar más de una referencia normativa, se hace uso de
letras, de la siguiente manera:
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
4. Documentos Relacionados
Indicar todos los documentos que interactúan con este documento, colocando el
código del documento, seguido por el nombre de éste, separado por dos puntos.
Si fuera necesario especificar más de un documento relacionado, se hace uso de
letras, de la siguiente manera:
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
5. Símbolos y Abreviaturas
Se indica los símbolos y abreviaturas que se utilizan dentro del Instructivo; si no
fueran necesarios simplemente se pone la nota: No aplica.
Si fuera necesario especificar más de un símbolo o abreviatura, se hace uso de
letras, de la siguiente manera:
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
6. Términos y Definiciones
Breve explicación de terminología o conceptos que se utilizan dentro del Instructivo
y que es recomendable describirlo para una mayor claridad y entendimiento.
Si fuera necesario definir más de un concepto se
siguiente manera:
a. Xxxxx
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hace uso de letras, de la
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Estructura de la Documentación Técnica
b. Xxxxx
c. Xxxxx
7. Responsables _(Obligatorio)
Mencionar a todas las personas que participan en el desarrollo del Instructivo.
Si fuera necesario definir más de un responsable se hace uso de letras, de la
siguiente manera:
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
8. Actividades del Instructivo (Obligatorio)
Se explica detalladamente las actividades a fin de que pueda ser entendido por
cualquier persona, si se considera necesario se inicia con la sección de
Generalidades.
El Instructivo debe ser explicado en forma narrativa y se utilizarán si es necesario,
ejemplos, gráficos o cuadros.
9. Registros
Es obligatorio siempre y cuando se requiera mantener evidencia del alguna parte o
todo el proceso.
Si se hiciera mención de algún formato se procede a indicar primero la codificación
y nombre de este.
Ejemplo:
a. F- DG-SIG-001:Listado Maestro de Acciones Correctivas, Preventivas o de
Mejora.
10. Anexos
Se anexa al manual alguna información que se considera conveniente. Pueden ser
gráficos, estadísticas, etc.
11. Formatos
Mencionar todos los formatos que se utilizan en el desarrollo del Instructivo.
Si fuera necesario definir más de un formato se hace uso de letras, de la siguiente
manera:
a. Xxxxx
b. Xxxxx
c. Xxxxx
A fin de facilitar la ubicación de los formatos, estos deben ser colocados como un
Apéndice del Manual.
Nota Importante: Si dentro del desarrollo del Instructivo no se requiere detallar alguna
de las partes que no son obligatorias, no debe obviarlo. Deberá colocar “No Aplica”.
En el Anexo 04, se presenta un Modelo de Instructivo.
f.
Estructura de un Formato.
Los formatos dentro de la DGAC a excepción de los requeridos por el MTC para
trámites TUPA y de los utilizados en el MIA y MIO, tienen por lo menos lo siguiente:
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Estructura de la Documentación Técnica
a. Encabezado y pie de página estándar según ítem 8.2 del presente Instructivo,
incluyendo código, nombre del formato, fecha de elaboración, numeración de
página.
En el Anexo 05, se presenta un modelo de Formato.
g. Estructura de una Lista de Verificación.
Las listas de verificación de la DGAC a excepción de las incluidas en el MIO y MIA
deben contener por lo menos lo siguiente:
a. Encabezado y pie de página estándar según ítem 8.2 del presente Instructivo,
incluyendo código, nombre de la lista de verificación, fecha de elaboración,
numeración de página.
b. Cuadro que considerará el punto de la norma de referencia con la descripción
correspondiente así como las casillas de evaluación de “Sí”, “No”, “No Aplica”.
c. Recuadro de observaciones.
d. Firma y Sello de quien completa la lista de verificación.
En el Anexo 06, se presenta un modelo de Lista de Verificación.
9. Registros
a. F-DG-SIG-001: Distribución de Manuales.
b. F-DG-SIG-002: Matriz de Procesos / Responsables.
10. Anexos
Anexo 01: Carátula del Manual.
Anexo 02: Modelo de Manual.
Anexo 03: Modelo de Procedimiento.
Anexo 04: Modelo de Instructivo.
Anexo 05: Modelo de Formato.
Anexo 06: Modelo de Lista de Verificación
11. Formatos
a. F-DG-SIG-001: Distribución de Manuales
b. F-DG-SIG-002: Matriz de Procesos / Responsables
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