PLAN DE COMUNICACIÓN AGROLCAmanager

PLAN DE COMUNICACIÓN
AGROLCAmanager
INDICE
1. Introducción …………………………………………………………………………………….3
2. Estrategia de comunicación………………………………………………………………......5
2.1.Contexto LIFE +……………………………………………………………………….5
2.2.El concepto LIFE +. …………………………………………………………….........6
2.3 Principios de Comunicación……………………………………………………........7
3. Los elementos de la Estrategia de Comunicación…………………...……………..9
3.1. Objetivos ………………………………………………………………….................9
3.2. Destinatarios ………………………………………………….…….………...........11
3.3. Mensajes ……………………………………………………….…………………...17
4. Estrategia y Actividades ……………………………………………….…………………….21
4.1 Comunicación Interna ………………………………………………….………......23
4.2 Imagen, Comunicación Externa y Difusión ………………………….………......24
4.3 Responsable de Comunicación del Proyecto ……………………….……..........26
5. Herramientas ………………………………………………………………………….….......27
6. Presupuesto…………………………………………………………………………………...36
7. Cronograma ………………………………………………………………………….……….37
8. Seguimiento y Evaluación – Resultados esperados …………………………….……….38
9. Requerimientos del Programa LIFE ……………………………………………….……….39
9.1 Reglamento y Logotipo LIFE + ………………………………………….………...39
9.2 Logotipo AGROLCAmanager………………………………………………….......41
2
1. Introducción
Las estadísticas del Eurobarómetro y otros estudios internacionales indican que la
protección del medio ambiente es una de las prioridades de los ciudadanos europeos. El
contexto por lo tanto juega a nuestro favor al ser favorable a las actividades de
comunicación dirigidas a un público en general.
Los proyectos LIFE tiene tienen una serie de factores favorables que hay que tenerlos en
cuenta en el contexto de la estrategia de comunicación:
•
LIFE es un acrónimo particularmente apropiado en la comunicación sobre
cuestiones relacionadas con el medio ambiente.
•
LIFE es el único instrumento comunitario especializado en el medio ambiente, lo
que permite cubrir una amplia gama de posibilidades.
•
LIFE crea un refuerzo en comunicación al asociar anualmente determinados
proyectos y su continuidad en el tiempo.
•
LIFE tiene un lugar especial entre la investigación y el desarrollo.
•
Forja un vínculo entre las políticas europeas y la población local.
LIFE no es una etiqueta, sino un impulso para cada proyecto y beneficiario que
contribuye a crear una imagen positiva, del mismo.
3
La difusión de los resultados es una obligación contractual de los beneficiarios al apoyo
del Programa LIFE de la Unión Europea. Los proyectos financiados bajo este Programa
tienen un gran potencial de transferencia a situaciones similares, en cuanto a los
conocimientos, prácticas, tecnologías o productos desarrollados. Por ello, es importante
ser capaces de promover la aplicación generalizada de prácticas y tecnologías
favorables a la protección del medio ambiente. Es por ello, que la difusión se considera
una parte importante de cualquier proyecto LIFE. Además no hay que olvidar que el éxito
y la aplicación de los resultados obtenidos en un proyecto innovador dependen en gran
medida de las actividades de comunicación y difusión que se desarrollen.
AGROLCAmanager es uno de los 29 proyectos españoles seleccionados por LIFE+
entre los que se presentaron en la convocatoria de 2010, repartidos en los tres apartados
de Política y Gobernanza Medioambiental, Naturaleza e Información y Comunicación,
perteneciendo concretamente al apartado de Política y Gobernanza.
Este programa de la Unión Europea financia proyectos de defensa y conservación del
medio ambiente en los estados miembros, países candidatos y países vecinos. Para
lograr estos fines es fundamental conseguir la mayor difusión posible del trabajo que
cada entidad desarrolla, para que la sociedad sea consciente de su importancia.
Con el objetivo de asegurar y garantizar desde el inicio una planificación estratégica y
una gestión eficaz de las actividades, herramientas y medios de comunicación y difusión
se elabora por los socios de AGROLCAmanager este PLAN DE COMUNICACIÓN Y
DIFUSIÓN.
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2. Estrategia de comunicación.
2.1.Contexto LIFE +
Las actividades de difusión desarrolladas por los beneficiarios dentro de LIFE + deben
estar dirigidas a grupos específicos para cada tema aprobado o elemento desarrollado,
público especializado, contactos institucionales, y público en general. A la hora de
elaborar
el
plan
de
comunicación,
hemos
tenido
en
cuenta
que:
La principal orientación de la estrategia tiene como objetivo crear una dinámica de
comunicación tanto interna como externa, haciendo que la información sea más
accesible y más comprensible para el ciudadano y el diseño de medidas para generar
conciencia entre los sectores específicos de la población.
La estrategia de difusión debe ser coherente con la política de medio ambiente en
general y en particular con la estrategia general de comunicación de los socios.
El cambio climático, la protección de la naturaleza y la biodiversidad, mejorar el medio
ambiente y la salud, el uso sostenible de los recursos naturales y la gestión de residuos
son algunos de los temas en los que muchos proyectos LIFE han llevado a cabo y
alineado también con los objetivos de nuestro proyecto.
Las
líneas
estratégicas
de
AGROLCAmanager
convergen
con
los
métodos
recomendados por LIFE, facilitar la aplicación de la legislación vigente, la integración
5
de consideraciones medioambientales en otras políticas, la cooperación con las
empresas y los consumidores, una mejor información a los ciudadanos, un mayor
acercamiento
del
medio
ambiente
en
la
planificación
del
uso
del
suelo
.
La estrategia también pretende tener en cuenta la oportunidad que surgen de la
adopción, a nivel de toda la Comisión, de la Estrategia para el Desarrollo Sostenible,
donde el medio ambiente tiene consideraciones en las políticas económicas y sociales.
2.2 El concepto LIFE +.
El concepto LIFE es la combinación en Europa de los objetivos del proyecto con la
proximidad al ciudadano y la creación de redes entre las partes interesadas en el medio
ambiente.
De ahí que se mantenga el concepto LIFE a lo largo de los años.
De conformidad con las nuevas tendencias de los programas de Acción Comunitaria,
este concepto ha sido seleccionado para provocar y despertar a los ciudadanos. Expresa
la responsabilidad y la capacidad que tenemos todos de promover acciones para apoyar
y mejorar el medio ambiente. Una forma de dar vida a este concepto ha sido a través de
los proyectos, como AGROLCAmanager. La identidad actual del programa LIFE son sus
proyectos y los resultados de los proyectos son la esencia para promover la vida. Las
tecnologías obtenidas a través de ellos, son los propios medios de "mejorar el medio
ambiente", la razón de la existencia del instrumento LIFE.
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2.3 Principios de comunicación.
El éxito de los proyectos depende de manera crítica, de una efectiva estrategia de
Información, Educación y Comunicación de los componentes. Incluso algunos de los
programas mejor diseñados han obtenido escasos resultados porque las personas que
toman las decisiones en el proyecto y los beneficiarios no fueron consultados
adecuadamente, informados, educados y movilizados.
Por lo tanto, para conseguir esto en el sector del medio ambiente agroalimentario en el
que se centra el proyecto, se debe crear una cultura de comunicación, donde el
diálogo, la confianza y la participación se conviertan en un componente
importante.
Para ello hemos consensuado los objetivos de la estrategia de comunicación, recordando
que la estrategia es apoyar las metas del sector, y forma parte integrante de la
consecución de esos objetivos.
En ese marco, los objetivos generales de la estrategia de comunicación son los
siguientes:
9 Reconocimiento de la importancia de un amplio entendimiento y de los beneficios
de la promoción de este innovador software para el análisis del ciclo de vida y
la reducción de emisiones de CO2.
7
9 Optimizar la eficiencia de los recursos humanos y financieros, a través de la
coordinación de los socios. Plena efectividad de la aplicación de las lecciones
aprendidas.
9 Maximizar la participación de la cooperación y apoyo, tanto humano como
económico.
La comunicación es un instrumento para la colaboración y la participación sobre la base
de un diálogo de dos vías, donde los emisores y receptores de información interactuan
en igualdad de condiciones, conduciendo esto a un intercambio y descubrimiento mutuo.
La comunicación es fundamental en el proceso de desarrollo, ya que atiende a la
dimensión humana.
El Plan de Comunicación y Difusión estará por lo tanto compuesto de los siguientes
elementos:
•
Objetivos y grupos destinatarios.
•
Estrategia y contenido de las medidas de publicidad.
•
Presupuesto indicativo de aplicación de las medidas previstas.
•
Indicación de los resultados esperados de las medidas de publicidad y difusión.
•
Requerimientos formales y obligaciones legales del LIFE+.
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3. Los elementos de la Estrategia de Comunicación
La estrategia identifica los objetivos a alcanzar y las herramientas / soportes, que serán
utilizados.
La estrategia de comunicación se complementa con un plan de difusión que será
implementado durante el período del proyecto, y reunirá información sobre los
desarrollos de comunicación, que se proponen.
3.1.Objetivos
Los objetivos generales del Plan de Comunicación y Difusión del Proyecto
AGROLCAmanager son los siguientes:
•
Optimizar el flujo de la información entre los socios del proyecto y organizar una
comunicación eficiente entre las instituciones participantes en el proyecto y
potenciales empresas interesadas.
•
Dar a conocer el proyecto y sus resultados a los potenciales actores involucrados
y a los principales beneficiarios.
•
Informar y comunicar los resultados del mismo a empresas, organismos y
entidades públicas y privadas de otras regiones europeas y de las instituciones
nacionales y europeas que podrían estar interesadas en el proyecto.
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Los objetivos específicos de la comunicación interna son:
•
C1. Sistematizar la comunicación entre los socios, especialmente entre los socios
y el socio líder, ya que de ella dependerá la correcta gestión y ejecución del
proyecto.
•
C2. Mantener informados a los socios sobre las acciones comunes y las
obligaciones administrativas, financieras así como de seguimiento y evaluación.
Los objetivos específicos de las actividades de difusión y comunicación externa
son:
•
D1. Poner en conocimiento del público objetivo el Proyecto AGROLCAmanager:
en qué consiste; sus objetivos; motivo de su creación; conformación del
partenariado; sus resultados; etc.
•
D2. Divulgar los avances realizados y los resultados obtenidos en el transcurso del
proyecto.
•
D3. Proporcionar una base documental y material de referencia para la realización
de futuros trabajos o estudios de apoyo al crecimiento y competitividad de las
empresas.
10
•
D4. Difundir nuevos conocimientos, desarrollos o material de referencia para los
decisores políticos a nivel local regional, nacional y europeo.
•
D5. Incentivar a emprendedores y empresarios a lanzar actividades
empresariales, innovar, crecer o a adoptar técnicas y prácticas más sostenibles,,
innovadoras, creativas y eficaces.
•
D6. Realizar una comunicación eficaz y transparente y entendible a toda la
sociedad, sobre los temas del proyecto: emisiones, inventarios, evaluaciones de
impacto, modelos de cálculo, gestión eficaz de los recursos, desarrollo y manejo
de la herramienta informática…
3.2. Destinatarios
Una estrategia de comunicación eficaz y coherente requiere la identificación de los
grupos destinatarios a los que los dirigirnos con los diferentes productos y acciones de
difusión.
La estrategia de comunicación tiene como objetivo promover la conciencia pública
sostenida de la urgente necesidad, de reducir las emisiones e impactos ambientales.
La segmentación de las audiencias y sus necesidades de comunicación es esencial
para una comunicación efectiva. Sin la comprensión de las diferencias entre los distintos
segmentos o subsegmentos, es difícil diseñar mensajes efectivos que provoquen un
cambio en la forma de actuar.
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Aunque el proyecto es el mismo, la puesta a punto del contenido del mensaje, la elección
del mix de medios, y la elaboración y envasado de los mensajes puede variar. La
variación dependerá de las circunstancias de cada caso.
Hemos identificado tres categorías de grupos:
1. Los destinatarios directos: beneficiarios directos del proyecto y futuros usuarios
potenciales del software que se desarrolle en AGROLCAmanager.
2. Los destinatarios indirectos: beneficiarios del uso y utilización de los desarrollos
obtenidos en AGROLCAmanager
3. El público en general: La sociedad y los medios de comunicación.
Para cada grupo objetivo, será necesario establecer prioridades, con el fin de llevar a
cabo acciones de comunicación, que se desarrollarán en el tiempo.
1. Destinatarios directos:
a. internos:
•
Los socios.
b. externos:
•
Pequeñas y medianas empresas de la región, especialmente
o Cooperativas agrarias.
o Bodegas de la D.O. Rioja Alavesa y otras Bodegas con D.O.
(Txakolis).
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o Elaboradores de Sidra
o Bodegas industriales o empresas de elaboración de bebidas.
o Centros de envasado y selección de hortalizas.
•
Potenciales prescriptores y futuros empresarios: profesores y alumnos de
últimos años de carreras tecnológicas, profesores y alumnos de doctorado
de vitivinicultura, profesores y alumnos de Formación Profesional Agraria
(IMK) y otras personas o cursos relacionados.
•
Colaboradores: para la mayoría de los proyectos, la cooperación entre
agentes es un medio a través del cual la comunicación del proyecto puede
ser amplificada. Por ejemplo, si un proyecto ofrece la posibilidad de
importantes beneficios para la comunidad local, las organizaciones que
operan dentro de esa comunidad, como organizaciones sectoriales y otros
grupos de interés, pueden multiplicar los resultados. Esto podría tomar la
forma de comunicaciones compartidas, co-organización de eventos,
organización de visitas a los sitios de la organización en particular, o de
acuerdo con la colaboración con la organización, la distribución en red a
sus miembros de información.
La cooperación también puede tomar la forma de, por ejemplo, el
intercambio de banners con sitios web relevantes para aumentar la difusión
en línea.
El desarrollo de la cooperación requiere la identificación de sus
necesidades y donde los colaboradores pueden contribuir, y la identificación
de las posibles organizaciones o individuos que podrían satisfacer esas
necesidades. Al acercarse a potenciales colaboradores, hay que elaborar
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una propuesta específica, identificando claramente los beneficios mutuos
que pueden surgir. Entre ellos nos fijamos como objetivo:
ƒ
Agrupaciones sectoriales y sindicatos agrarios y empresariales
(Consejos Reguladores, UAGA, SEA, ABRA, AIRA….
ƒ
Administraciones locales y territoriales con competencias en
agricultura (Diputaciones Forales)
ƒ
Organismos intermedios, como centros tecnológicos, universidades,
casa del vino, etc.
2. Destinatarios indirectos:
•
Responsables de la gestión y coordinación del Programa LIFE+.
•
Responsable de las administraciones locales y regionales.
•
Organismos y entidades públicas de otras regiones de España y Europeas.
•
Decisores políticos a nivel local, regional, nacional y europeo.
•
Otros agentes económicos y sociales, entre otros grupos de interés.
3. El público en general: La sociedad y los medios de comunicación.
14
•
La sociedad.
Para la mayoría de los ciudadanos europeos, el desarrollo sostenible de las zonas
rurales es esencial para el bienestar de la Comunidad en su conjunto.
Los ciudadanos que habitan en zonas urbanas densamente pobladas y de consumo
alimentario globalizado, están influenciadas por los frecuentes impactos de las
consecuencias del cambio climático y de la salud pública.
La comunicación con la sociedad es necesaria para promover la respuesta social y
económica, la identificación de cuestiones y problemas, la movilización de recursos, el
diseño de mensajes específicos. El medio ambiente se convierte en una preocupación
importante para los ciudadanos europeos y los esfuerzos para facilitar el acceso del
público en general a los resultados de los proyectos ambientales es muy importante.
Mostrar como los proyectos pueden mejorar su vida, combinar la proximidad y la
visibilidad las campañas de difusión se convierte en un impacto positivo en que el
ciudadano se interese particularmente en el empleo y la calidad de vida.
•
Los medios de comunicación
Los medios de comunicación pueden ayudar a los sectores implicados a alcanzar sus
objetivos principales. Estos con el fin de convertirse en aliados, primero deben estar
convencidos, y por lo tanto, deben ser también un público objetivo para el sector, con
enfoques específicos.
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Para este proyecto intentaremos utilizar todos los medios de comunicación modernos
disponibles, entre ellos:
•
Televisión, radio, prensa generalista
•
Canales especializados (técnicos o publicaciones de investigación,
revistas especializadas, conferencias, sitios web especializados ),
•
Canales directos (cartas, contacto directo con las decisores).
•
Las redes sociales y/o otras herramientas de comunicación 2.0. Gran
parte de la población y, en concreto, algunos grupos objetivos que
hemos definido y son destinatarios de la comunicación del proyecto
(bodegas, empresarios, agrupaciones sectoriales, etc.) están en las
redes sociales (como Twitter o Facebook) y tienen sus propios canales
profesionales. Pero, además de las redes sociales generalistas, también
existen redes sociales especializadas (e.j. O2Spain, la red social de
ecodiseño en España)
La elección de los canales debe establecer el vínculo entre la audiencia y el
mensaje. Para llegar a los beneficiarios y decisores locales, los mejores
canales pueden ser directos: por escrito, cartas, hacer presentaciones,
organización de reuniones. Para llegar al sector industrial en particular, los
mejores canales pueden ser la prensa, conferencias, sitios web, etc.
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3.3. Mensajes
El llegar a todos los públicos es un propósito del Proyecto Life, y para ello pretendemos:
•
Informar a los beneficiarios directos e indirectos de los beneficios que va a
reportar la herramienta de ACV con el objetivo de fomentar la participación de los
principales representantes del sector.
•
Abrir líneas y sistemas de colaboración de la población, en general y de los
propietarios de fincas en particular, para que los habitantes de estas zonas se
sientan partícipes activos del proyecto.
•
Desarrollar el conocimiento sobre el manejo, prácticas de producción y
elaboración y uso sostenible de los recursos naturales y los residuos, mejorar el
comportamiento medioambiental de productos y modelos de producción, mediante
la aplicación de técnicas de ACV.
•
Dar a conocer las mejoras que se podrían llevar a cabo en los sistemas de
producción agraria y vitivinícola, a nivel de:
o Reducción de la erosión del suelo y mejorar su estructura y porosidad y la
infiltración del agua.
o Reducción de pases de maquinaria agrícola
o Reducción de la aportación de fertilizantes y lixiviación de nitratos
o Reducción de las emisiones de óxido nitroso
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o Reducción de las emisiones de amoniaco.
o Reducir el uso de pesticidas.
o Disminución de las necesidades de agua
o Mejora la salud del suelo
•
Asesorar a la administración en la revisión de las medidas de los Planes de
Desarrollo Rural, que pueden reformar medidas de prevención y gestión ambiental
en Agricultura.
•
Trasmitir la necesidad de conservar nuestro medio ambiente, con el sector
vitivinícola como abanderado y compartir experiencias sobre el impacto ambiental
relacionado con la producción en el sector primario.
•
Conseguir una buena proyección internacional, sirviendo de referente para
otras denominaciones de origen de diferentes regiones.
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Para ello debemos definir el mensaje o los mensajes que se transmiten a través del
proyecto, centrándose en los logros positivos y los beneficios que el proyecto trae
consigo. Para ello es necesario un acuerdo claro y una cuidadosa coordinación entre
todos los socios del proyecto que pueden actuar como portavoces o fuentes de
información.
A fin de evitar hechos inconsistentes, los mensajes del proyecto dirigidos a los grupos
identificados se detallan y se desarrollan en estrecha consulta con todos los socios del
proyecto. Además se pondrán en común entre los responsables de la comunicación de
las empresas asociadas todas las notas de prensa y formatos de difusión.
El público objetivo debe ser segmentado, de manera que los enfoques y los mensajes
pueden ser hechos a la medida. Esto no es un proceso mecánico. La configuración de
los mensajes a la audiencia en particular, significa tomar en cuenta los conocimientos
actuales, actitudes y prácticas de cada audiencia.
Los mensajes del proyecto resumen la “esencia” del proyecto. Siendo simples y
concretos, suponen la base para todas las actividades de difusión y deben ser relevantes
para los públicos objetivo. Los mensajes recordarán los objetivos y pondrán de relieve el
valor añadido y los beneficios que el proyecto aportará.
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Como mensajes clave para las acciones de difusión y comunicación externa se han
desarrollado los siguientes mensajes:
Aspecto a Difundir
Mensaje
Proyecto Europeo a favor
de la conservacion del
medio ambiente
Agrolca-Manager, proyecto europeo LIFE+.Iniciativa que contribuirá a mejorar la
sostenibilidad del sector agroindustrial y reducir al mínimo el impacto ambiental
de sus productos.
Objettivos de
Agrolca_Manager
Este software ambiental permitirá a las empresas del sector primario analizar el
ciclo de vida de sus productos, gestionará los principales impactos ambientales
e incorporará las mejores técnicas Disponibles para el cultivo y la producción
vitivinícola
Beneficios directos e
indirectos del ACV y de la
Herramienta
Apoyo en el cumplimiento de las exigencias medioambientales, mejora su
competitividad al reducir gastos y mejorar su imagen ante los consumidores al
producir de forma respetuosa y responsable desde el punto de vista
medioambiental.
Trasmitir la necesidad de
conservar nuestro medio
ambiente, con el sector
vitivinícola como
abanderado
El cambio climático tiene una incidencia muy importante sobre los viñedos, que
se ven afectados por las variaciones climáticas y el aumento global de la
temperatura
La aplicación del ACV
puede suponer un ahorro
para las empresas
La metodología de analisis de ciclo de vida integra el medio ambiente en la
actividad economica e impulsa una produccion respetuosa con el medio
ambiente, además de la concesion de ecoetiquetas que garanticen al
consumidor las condiciones medioambientales
Corresponsabilidad social
en la reduccion de
impactos medio
ambientales
El sector agroindustrial es consciente de la necesidad de mejorar
sustancialmente sus sistemas sus sistemas de producción desde un punto de
vista de la utilización eficaz de los recursos, como del posible impacto ambiental
que generan estos sistemas intensivos en el medio ambiente.
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4. Estrategia y Actividades
Es necesario dar a conocer los objetivos y resultados del proyecto en las zonas
potenciales de aplicación de los resultados. Estos deberían presentarse de forma clara y
didáctica, explicándose el origen, los objetivos, resultados, participantes, beneficiarios y
beneficios económicos y sociales del proyecto. Esto facilitará enormemente el trabajo.
En cualquier caso, esta difusión puede agilizarse enormemente y llevarse a cabo en un
breve espacio de tiempo si tenemos en cuenta las nuevas tecnologías y los canales de
comunicación online.
Con el fin de responder de manera específica a los diversos grupos destinatarios, las
diversas acciones y materiales elaborados para su difusión se agruparán en tres ejes de
actuación:
Socios
Comunicación interna
Beneficiarios directos
Comunicación externa
Sociedad
Difusión general
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1. Comunicación Interna: Entre los socios del proyecto. Incluye la difusión de
borradores e informes de evaluación intermedia, artículos, notas de prensa, final
del proyecto, así como otro tipo de documentos.
2. Comunicación Externa: Con los destinatarios directos y los potenciales
beneficiarios de los resultados del proyecto.
3. Difusión General: Se informará a los stakeholder indirectos y al público en
general a través de la publicación en prensa de información relativa al proyecto.
Estos tres ejes de actuación que forman los pilares de la estrategia de comunicación y
difusión prevén la adecuación coherente de las actividades y herramientas de
comunicación a los diferentes objetivos y grupos destinatarios. La relación entre
objetivos, grupos destinatarios y actividades/herramientas:
Destinatarios directos
Objetivos
Internos
Externos
Destinatarios
indirectos
Publico general
Medios de
Comunicación
Sociedad
Página Web,
Herramientas Web,
Informes de
C1. Sistematizar la
comunicación entre los socios. Actividad
C2. Mantener informados a los
socios sobre obligaciones
administrativas, financieras, así Reuniones,
Herramientas de
como de seguimiento y
telecomunicación
evaluación.
D1. Dar a conocer el Proyecto
AGROLCA_Manager.
D2. Divulgar los avances y los
resultados
D3. Proporcionar una base
documental y material de
referencia para la realización de
futuros trabajos
D4. Difundir nuevos
conocimientos, desarrollos o
material de referencia para los
decisores políticos.
D5. Promover creatividad e
innovacion.
D6. Realizar una comunicación
eficaz y transparente y
entendible a toda la sociedad.
Pagina Web,
Folletos
Pagina Web,
Folletos
Pagina Web,
Pagina Web, Folletos Folletos
Pagina Web,
Pagina Web, Folletos Folletos
Pagina Web,
Folletos
Pagina Web,
Folletos
Publicaciones,
Publicaciones,
articulos, jornadas articulos, paginas web
y eventos
y talleres
Publicaciones,
articulos, paginas web
y eventos
Publicaciones,
pagina web y
folletos
Publicaciones,
articulos, jornadas
y talleres
Notas de prensa
Nota de presna
y eventos
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La estrategia general se divide, según los grupos destinatarios y objetivos de la
comunicación y difusión en tres bloques:
4.1 Comunicación Interna
La estrategia de la Comunicación interna tiene como objetivo la sistematización y
estructuración de la información de forma que garantice una gestión eficaz y transparente
del proyecto, así como asegurar una fluida y eficiente comunicación entre los
directamente involucrados, es decir, los socios del proyecto y el Secretariado Técnico del
Programa LIFE+.
Esto se pretende alcanzar mediante el uso de las siguientes herramientas:
•
Elaborar conjuntamente y compartir los textos, notas de prensa, artículos e
Informes de Actividad
•
Blog habilitado en la página Web del proyecto con las siguientes herramientas de
gestión y de intercambio de información:
o Acceso habilitado y seguro para cada socio
o Archivo compartido de documentos – posible subida y descarga de
documentos
o Acceso a documentos actualizados de planificación y gestión (Plan de
Trabajo, Distribución Tareas, Acuerdo de Colaboración, Plantillas de
Informes, Modelos de Notas de Prensa, Modelos de Cuestionarios de
Satisfacción, Manual de Imagen Corporativa o Enlaces útiles para el trabajo
de los socios.
23
•
Reuniones periódicas de Gestión.
•
Herramientas de telecomunicación (teléfono, correo electrónico,
videoconferencia).
4.2 Imagen, Comunicación Externa y Difusión
La estrategia de la comunicación externa y difusión incluye tanto la difusión y
comunicación a los potenciales beneficiarios directos como a los grupos de destinatarios
indirectos (decisores, otras regiones europeas, medios de comunicación y sociedad).
La estrategia que se dirige a los beneficiarios directos y a otros destinatarios generales
abarca las siguientes líneas de actuación y herramientas de difusión:
•
Imagen Corporativa o creación de un logotipo y una imagen corporativa
(platillas doc, ppt , notas de prensa)
•
Web y Tecnologías de la Información:
o Página web propia del proyecto
o Paginas acerca de AGROLCAmanager en los sites de cada socio y/o en
su caso links a la página del proyecto.
o Información en las redes sociales de las empresas participantes.
Por las características del proyecto, parece recomendable emplear para la
difusión sobre todo la red social Twitter. Cada vez que uno de los socios
publique contenido relacionado con AGROLCAmanager empleará siempre
dos hashtags en cada publicación: #AGROLCA y otra palabra clave que
se asocie el proyecto (#sostenibilidad, #vino, #alimentación, etc.)
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•
Material promocional:
o Folletos con Información general del proyecto y divulgando información
sobre actividades y publicaciones especificas
o Papelería y material promocional para seminarios, ruedas de prensa,
reuniones, talleres, mesas y conferencia final
o Cartas de presentación e invitaciones a empresas y colaboradores
•
Trabajo con medios de comunicación:
o Notas de prensa
o Artículos
o Introducción de noticias en la página web del proyecto y en las paginas
corporativas de los socios
•
Actos y eventos:
o Jornadas de presentación
o Mesas de encuentro (2 en cada región)
o Conferencia Final del proyecto (1 en Logroño)
o Alguna acción de marketing, en función de la evolución del proyecto
•
Publicaciones y material de referencia:
o Guía de Buenas Prácticas
En el siguiente capítulo se presentan con más detalle las herramientas clave en las
estrategias de comunicación y difusión.
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4.3. Equipo de Comunicación del Proyecto
El Proyecto AGROLCAmanager nombra como Responsable de Comunicación del
Proyecto al responsable de comunicación de NEIKER-Tecnalia.
Como responsable de comunicación velara por el buen desarrolla de este Plan,
controlará que todas las actividades que están incluidas en el formulario del proyecto, se
llevan a cabo de forma exitosa y que las actividades de comunicación de cada
beneficiario sean coherentes entre sí. Ello ayudará a coordinar las diferentes actividades
de comunicación del partenariado.
El equipo de comunicación estará compuesto por las siguientes personas:
Coordinación
Socio
Neiker
Gerardo Besga
Olatz Unamunzaga
Personas
Amaia Barredo Martin
Alejandro Fernandez
Iranzu Telletxea
IKT
Amaia Garrastazu
IK Ingeniería
Ruben Carnenero
Helena garcia
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5. Herramientas
La difusión de los resultados es de vital importancia para este proyecto, ya que la
metodología que se desarrolle se debe divulgar y utilizar con el fin de crear una red de
usuarios y empresas con un interés común de mantenerla actualizada y en
funcionamiento.
Los socios han asumido que van a ser capaces de atraer el interés de las empresas en el
proyecto. Sin embargo, se han establecido medidas para garantizar que esto realmente
sucede, como la definición de las tareas a desarrollar herramientas efectivas de
comunicación.
Las herramientas y elementos clave de difusión y comunicación son las siguientes:
Actos
Y
eventos
Medios
de
Comunicación
Web
y redes
sociales
Publicaciones
Soportes y
material
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1. Web
El sitio web es necesario con el fin de dar amplia difusión y conocimiento al proyecto y
sus resultados. La Página web del proyecto será un elemento central que sirve no sólo
para ofrecer Información directa, de los objetivos del proyecto, la organización, los
socios, etc..,sino también como herramienta de difusión y alojamiento de otros
materiales, como por ejemplo, el material de referencia, las publicaciones, los folletos, el
logotipo, informes, ... Esta información se actualiza periódicamente (como mínimo una
vez al trimestre).
Asimismo, se podrá utilizar la página web para invitar a actos y eventos, así como para
crear un acceso específico para la prensa y los medios de comunicación que facilitara el
trabajo con este grupo destinatario y recogerá los impactos generados en los medios de
comunicación.
En segundo lugar, pero no menos importante, cumple – a través de una intranet segura
de acceso restringido a los socios del proyecto – la función de comunicación interna
entre los socios. La creación de la página web es responsabilidad del socio líder (Neiker),
que se encargará de su gestión y actualización, ubicándola en los servidores de la
entidad. Asimismo, los socios del proyecto también se comprometen a utilizar el link de
acceso a la web del proyecto.
El sitio web se incluirá en todos los sitios web de los socios del proyecto, así como en la
página de LIFE +. La notas de prensa que se generen en el proyecto serán publicadas
en las webs de los socios y en las redes sociales que tengan abiertas, para impulsar
difusión en red.
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Los socios deberán realizar un esfuerzo activo en animar a los interesados y
colaboradores en incluir el sitio web del proyecto como un enlace a sus sitios web por
ejemplo, las autoridades locales (tanto a nivel nacional y de Europa), las asociaciones
profesionales (por ejemplo, las asociaciones agrarias ...).
Número de accesos a la página web serán monitoreados y revisados durante el proyecto.
El sitio web se desarrollará en el mes 3 y se actualiza cada 3 meses
2. Publicaciones técnicas, catálogos y folletos.
Las publicaciones del proyecto se requieren a fin de comunicar los propósitos y objetivos
del proyecto a todos los posibles interesados. Esto ayudará a que se involucren e
impliquen con el proyecto en una etapa inicial.
En este apartado contemplamos las publicaciones que se tienen que desarrollar a lo
largo del transcurso del proyecto.
Una vez que los socios han intercambiado propósitos, objetivos, información y resultados
del proyecto se abordarán los siguientes desarrollos:
•
Folleto presentación del proyecto, que recogerá los fines, duración, objetivos y
socios del proyecto. Este elemento ayudará a involucrar a la gente en el proyecto
y dar a conocer lo que el proyecto está tratando de lograr. Se realizarán 300
copias en castellano/ingles.
29
•
A través de una publicación estilo boletín (Newsletter), se informará con una
periodicidad anual, de los resultados conseguidos y de las actualizaciones que se
producen a lo largo del proyecto.
•
Los resultados del proyecto se comunicarán a través de un informe final que se
realizará en un estilo que sea accesible para todos. Desde este punto los
interesados y colaboradores tendrán acceso y pleno conocimiento de los logros
del proyecto. (500 copias en castellano/ingles)
De manera general, los folletos incluirán, al menos: logo del proyecto, logo del
programa LIFE+, logos de los socios y una visión general del proyecto. Además se
destacará la importancia de los temas tratados; resultados e impactos esperados del
proyecto o de la actividad; detalle de actividades diseñadas. Si existen colaboraciones
establecidas, hay que explorar la posibilidad de que las organizaciones y/o personas que
han participado, puedan ser incluidas en alguno de los desarrollos a realizar.
Todas las publicaciones dispondrán de una versión digital que estará accesible a través
de la página web.
Además del público objetivo señalado en el cuadro de acciones, no hay que olvidar que
este material debe incluir a los departamentos de medio ambiente de la administración
pública regional.
Su realización será coordinada por el líder del proyecto que recibirá las opiniones y
sugerencias del resto de socios.
30
3. Campañas dirigidas a los medios de comunicación.
Se desarrollarán campañas dirigidas a los medios de comunicación tanto locales,
regionales y estatales, con el fin de obtener un mayor alcance y potencial de distribución
del proyecto.
El trabajo con los medios de comunicación es otro elemento importante. Estos se
desarrollarán a dos niveles:
•
Notas de prensa para medios locales y regionales. Existe un compromiso de
envío de al menos (2 por año) y una conferencia de prensa en el inicio del
proyecto. El impacto esperado en los medios de comunicación es de 6 impactos
en medios regionales y 6 en la prensa local. Se indicará siempre la página web del
proyecto y una persona y dirección de contacto de cada empresa y que pertencerá
al grupo de comunicación..
•
Artículos de divulgación: Se prepararán artículos divulgativos para dar a
conocer el proyecto y con los resultados obtenidos. Los indicadores planteados
fijan un mínimo de 3 artículos en la prensa especializada
Las notas de prensa y los artículos que se difunden deben estar adaptadas al lenguaje
de los medios de comunicación, utilizando titulares, subtítulos, organizando la
información según su importancia, utilizando herramientas visuales (gráficos, fotografías,
etc.) y ofreciendo datos para tratar de atraer la atención. El lenguaje debe ser claro y
directo. Frases cortas que ofrezcan información relevante y comprensible. Si es posible,
31
intentaremos hablar directamente con el periodista para asegurar que efectivamente la
nota va a aparecer en los medios de comunicación.
Su realización será coordinada por el responsable de comunicación del proyecto que
recibirá las opiniones y sugerencias del resto de socios y de quien se determine en cada
caso.
La celebración de reuniones, grupos de trabajo, talleres o seminarios son buenas
oportunidades para realizar notas de de prensa o una presentación pública del proyecto
a los medios de comunicación.
4. Informe Laymans
Para dar a conocer el desarrollo del proyecto y sus resultados, se elaborará un informe
en papel y en formato electrónico con los detalles del desarrollo del proyecto, sus metas
y objetivos y resultados.
Este tendrá una extensión de 5-10 páginas y se presentará en versión electrónica en
Inglés y en el lenguaje de los socios del proyecto. Este informe recogerá un plan de
comunicación con las acciones que se pretenden desarrollar al finalizar el proyecto (sitios
web, folletos y prospectos..) y el tipo de difusión que se le va a dar a cada acción para
dar continuidad a los resultados obtenidos.
32
5. Paneles informativos.
Se diseñarán paneles informativos que se colocarán en las fincas y bodegas que
participan en el proyecto, y en los espacios o lugares en los que se desarrollen algunas
fases del proyecto (granjas experimentales, bodegas experimentales, etc.).
El panel proporcionará información general sobre el proyecto y las acciones específicas
desarrolladas en cada lugar y se desarrollará en un material que aguante las
inclemencias climáticas.
6. Networking y difusión internacional
En este apartado se indican las acciones propuestas para lograr el efecto de
transferencia y puesta en común del conocimiento generado en este proyecto a los
profesionales y expertos interesados en estos temas. Para ello se desarrollará las
siguientes acciones:
•
Trabajo en red con investigadores de otros proyectos relacionados con el
mismo tema. Con el fin de mejorar la calidad de los resultados obtenidos en el
proyecto, la fijación de criterios y el aprendizaje de las experiencias de otros, en
esta actividad se establecerá una red con otros proyectos en el campo de la LCA.
Las primera tarea de las actividades técnicas de trabajo será la de identificar
aquellos proyectos que son de interés debido a su similitud con el presente, para
establecer los contactos adecuados. El objetivo es intercambiar información y
aprender de las experiencias de cada uno.
33
•
Acciones de comunicación: a través de los contenidos de carácter científico y
técnico que se incluirán en el sitio web y se difundirán en revistas y plataformas de
divulgación científicas (alphagalileo, Basque research…).
•
Las presentaciones y la asistencia a seis seminarios internacionales, para
presentar, discutir y compartir la experiencia de este proyecto.
7. Sesiones de formación y capacitación
En cuanto a los actos y eventos, están previstos jornadas de difusión, talleres y mesas
de encuentro.
•
Jornada de difusión. Se celebrará una jornada inicial y otra al final del proyecto,
en la Rioja. La jornada final será una de las actividades más importantes de
difusión de los resultados del proyecto. Estarán presentes todos los socios del
proyecto, otros expertos y, de manera explícita, se invitarán a los actores
involucrados en actividades concretas del proyecto, a los beneficiarios reales y
potenciales y a los medios de comunicación.
El Material de Referencia incluye, por un lado, las Publicaciones que tendrán una
divulgación direccionada y de edición mayor, y otro tipo de materiales de
referencia accesibles (formato electrónico o PDF) que, aunque no publicados,
podrán servir como base documental o material de trabajo a determinados
colectivos interesados (decisores políticos, organismos y entidades de producción
y elaboración , centros académicos, etc.).
34
•
Talleres de trabajo. Estos se van a llevar a cabo simultáneamente con las
acciones 1, 2, 3 y 4 del proyecto, en la tabla también se muestra al público
objetivo y la asistencia esperada:
ACTIVIDAD
DISEMINACIÓN
1
2
3
4
5
6
7
8
DE
ACCIÓN
1
1
2
2
3
3
4
4
PÚBLICO
Agricultores y tecnicos
Viticultores y Bodegas
Agricultores y tecnicos
Viticultores y Bodegas
Agricultores y tecnicos
Viticultores y Bodegas
Agricultores y tecnicos
Viticultores y Bodegas
AUDIENCIA
ESPERADA
20
30
20
30
20
30
20
30
También se publicará un acta cada día de entrenamiento y una lista de acciones o tareas
para facilitar el seguimiento de estas acciones a los participantes. Los resultados de
todas las sesiones de capacitación estarán disponibles en la página web del proyecto.
Además, otro mecanismo de difusión será el programa de educación y formación, en
relación con EUSKALIT, desarrollada por Ihobe y que cuenta con áreas de transferencia
de conocimiento, que puede variar en la intensidad de 2 a 50 horas.
Por último, hay varias iniciativas dentro de la Red Rural Nacional del Gobierno español y
los gobiernos de las Comunidades Autónomas para favorecer la competitividad del sector
rural, así como el cumplimiento de las normas ambientales, que trabajan con
herramientas como el Análisis de Ciclo de Vida, huella de carbono , etc
Todos los instrumentos de difusión utilizados en esta acción, que incluyen el logotipo de
LIFE + como un elemento obligatorio de la imagen oficial del proyecto. También se
incluirá una referencia de que se trata de un proyecto financiado por el programa LIFE +.
35
6. Presupuesto
En el proyecto está previsto el siguiente presupuesto para actividades de comunicación y
difusión, presentado a continuación por actividad y socio (en EUR):
La distribución del presupuesto de cada socio por las distintas actividades puede variar
según las preferencias de los socios. Sin embargo, se prevé mantener el gasto total de
cada socio para las actividades de comunicación y difusión.
Nº
Ac. Acciones de comunicación
AG5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
AG6
6.4
COMUNICACIÓN GENERAL
Web Site interactiva
Publicaciones Técnicas:
catalogos y folletos
Acciones de comunicación
Informe Layman
Paneles informativos proyecto
Trabajo en red y difusion
transnacional
Jornadas y seminarios de
formacion y desiminacion
OVERALL PROJECT
OPERATION AND
MONITORING
Plan de Comunicación AfterLIFE
Indicador
TOTAL
1 (9000 visitas)
1 presentacion proyecto (200 cast e ingl)
1 prensentando resultados (500 cast e ingl)
1 Rueda de prensa (inicio)
2 Notas de prensa/año
1 Informe final con resultados
1 por empresa
6 congresos, ideas aplicadas
3 jornadas, 60 asistentes, 50 agentes
contactados
Presupuesto
Personal
(todos)
89.209,50
9.460,00
Viajes y
contratación
Dietas
externa
Otros gastos
26.640,00
19.000,00
10.000,00
10.000,00
TOTAL
163.849,50
19.460,00
17.382,00
4.000,00
21.382,00
16.715,00
4.460,00
7.793,33
1.666,67
18.382,00
4.460,00
9.460,00
31.223,50
1.666,67
26.640,00
21.175,33
10.000,00
1.666,67
67.863,50
22.842,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
36
7. Cronograma
Las actividades de comunicación y difusión a prior se realizarán según el siguiente
calendario:
Actividad
Comunicación
2011
7 10 11 12
2012
1
2
3
4
5
6
7
2013
8
9 10 11 12
1
2
3
4
5
6
7
2014
8
9 10 11 12
1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
Logo, plantillas y
manual
Plan Comunicación
Folleto presentación
proyecto
Boletines evolución
Folleto final
Notas prensa
Articulos
Página Web
Actualizaciones Web
Jornadas de difusión
Paneles informativos
Informe Laymans
Articulos cientificos
Seminarios
internacionales
37
8. Seguimiento y Evaluación – Resultados esperados
Para garantizar la realización de las medidas previstas en materia de comunicación y
difusión, y para facilitar una gestión eficaz y transparente del proyecto en general, se
incluyen los objetivos cuantitativos y los resultados esperados de las actividades de
difusión y comunicación, definidas al inicio del proyecto.
Tipo
Indicador
N º de publicaciones
N º de notas de prensa
Realización
Resultado
Objetivo
Proyecto
Objetivo Objetivo
Año 1
Año 2
500
2
N º de tablón de anuncios
6
un lugar por
aplicación
Asistencia seminarios internacionales
6
N º de sesiones de formación/
Jornadas realizadas
N º de contactos (Empresas
contactadas
Articulos publicados
N º de visitas a la web del proyecto
N º de personas, para asistir a las
sesiones de entrenamiento
Impactos en medios de comunicación
Objetivo
Año 3
2
2
2
2
2
3
1
1
1
50
25
25
2
3
1
1
1
9000
3000
3000
3000
60
20
20
20
100
30
30
40
La identificación de indicadores de seguimiento y la cuantificación de los objetivos es un
elemento fundamental para la realización de actividades de seguimiento y evaluación.
La tabla y los indicadores servirá como punto de partida y como criterio de valoración en
las evaluaciones de proyecto que se realizarán a lo largo del mismo. Especialmente en la
evaluación intermedia, la revisión de los indicadores y evaluación de las actividades hace
posible la detección de problemas internos y su corrección a tiempo, de modo que se
consiga una gestión y coordinación más eficaz y eficiente.
38
9. Requerimientos del Programa LIFE +
9.1 Logotipo Programa LIFE
Todos los beneficiarios de un proyecto se comprometen a que toda documentación y
material elaborados en el marco del Programa deberán mencionar que se han realizado
gracias a la cofinanciación de la Unión Europea y más concretamente del Programa
LIFE+.
Asimismo, la co-financiación del proyecto por parte del programa LIFE+ obligan a
considerar y respetar la normativa vigente , así como a utilizar correctamente el emblema
europea y la imagen corporativa del LIFE +.
Como requerimientos del LIFE + destacan especialmente:
•
Publicar los proyectos y sus resultados.
•
Cualquier acción elaborada en el marco del programa debe mencionar que la
operación realizada ha sido financiada en el marco del Programa LIFE+. Esta
publicidad deberá llevar insertado obligatoriamente el logotipo del Programa,
emblema europeo (bandera azul con estrellas y el texto LIFE), en todos los
documentos y medios:
o
o
o
o
o
libros,
folletos,
comunicados de prensa,
videos, software,
material audiovisual
39
•
Detallarlo en cada informe de actividades
•
La marca LIFE+ deberá ser utilizada de acuerdo a lo establecido en el “Manual de
Identidad Corporativa”.
http://ec.europa.eu/environment/life/toolkit/comtools/resources/logos.htm
•
Se recomienda incluir siempre los logotipos de las instituciones socias que aporten
las contrapartidas nacionales.
Errores frecuentes que se suelen cometer en el uso de los logotipos y emblemas que se
deben evitar son:
•
A distinta altura y tamaño.
•
Ausencia de la mención relativa a la Unión Europea y al Fondo.
•
Superposición parcial de un logo por otro.
•
Logotipo del Programa LIFE+ incorrecto.
•
Inserción incorrecta de la mención relativa a la Unión Europea y al Fondo.
•
Ausencia del emblema europeo o del logotipo del LIFE +.
En las páginas webs de los proyectos los logotipos antes mencionados deben figurar al
menos en la página principal. Es recomendable además incluir enlaces a la página del
Programa LIFE+, a otras páginas webs de la Comisión Europea y a las webs de las
instituciones beneficiarias. El enlace a la web del Programa LIFE puede ser realizado
sobre el propio logo LIFE o a través de la inclusión en la página web del proyecto del
siguiente banner.
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9.2 Logotipo AGROLCAmanager.
El proyecto dispone de un logotipo propio y un manual de uso de la imagen corporativa.
Los socios están invitados a utilizar este logotipo y las plantillas de informes,
presentación y boletines en sus actividades y en la elaboración de documentos y
materiales de difusión en relación al proyecto.
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